Вивантаження даних із програми 1С у книгу Excel

Не секрет, що серед офісних працівників, зокрема тих, що зайняті у розрахунковій та фінансовій сфері, особливо популярні програми Excel та 1С. Тому досить часто доводиться проводити обмін даними між цими додатками. Але, на жаль, не всі користувачі знають, як швидко це зробити. Давайте з'ясуємо, як вивантажити дані з 1С документ Excel.

Вивантаження інформації з 1C в Excel

Якщо завантаження даних з Excel в 1С - це досить складна процедура, автоматизувати яку можна тільки за допомогою сторонніх рішень, зворотний процес, а саме вивантаження з 1С в Ексель - це порівняно простий набір дій. Його можна легко виконати за допомогою вбудованих інструментів вищезгаданих програм, причому зробити це можна декількома способами, залежно від того, що саме користувачеві потрібно перенести. Розглянемо, як це виконати на конкретних прикладах у 1С версії 8.3.

Спосіб 1: копіювання вмісту комірки

Одна одиниця даних міститься в комірці 1С. Її можна перенести в Ексель звичайним способом копіювання.

1. Виділяємо комірку в 1С, вміст якої потрібно скопіювати. Клацаємо по ній правою кнопкою миші. У контекстному меню вибираємо пункт «Копіювати». Можна скористатися також універсальним способом, який діє у більшості програм, що працюють на ОС Windows: просто виділяємо вміст комірки та набираємо комбінацію клавіш на клавіатурі Ctrl+C.
2. Відкриваємо чистий аркуш Excel або документ, куди слід вставити вміст. Клацаємо правою кнопкою миші і в контекстному меню в параметрах вставки вибираємо пункт «Зберегти лише текст», який зображений у вигляді піктограми у вигляді великої літери "А". Замість цієї дії можна після виділення комірки, перебуваючи у вкладці «Головна», клацнути по значку "Вставити", який розташований на стрічці в блоці "Буфер обміну". Також можна скористатися універсальним способом та набрати на клавіатурі поєднання клавіш Ctrl+V після того, як осередок виділено.

Вміст комірки 1С буде вставлено Excel.

Спосіб 2: вставка списку в існуючу книгу Excel

Але вищезгаданий спосіб підійде лише в тому випадку, якщо потрібно перенести дані з одного осередку. Коли ж потрібно зробити перенесення цілого списку, слід скористатися іншим способом, адже копіювання по одному елементу забере дуже багато часу.

1. Відкриваємо будь-який список, журнал чи довідник у 1С. Клацаємо на кнопку «Всі дії», яка повинна розташовуватися вгорі від масиву даних, що обробляється. Запускається меню. Вибираємо у ньому пункт «Вивести список».
2. Відкривається невелике віконце виведення списку. Тут можна зробити деякі опції. Поле «Виводити в» має два значення:
   • Табличний документ;
   • Текстовий документ.

За промовчанням встановлено перший варіант. Для перенесення даних до Екселю він якраз і підходить, так що тут ми нічого не змінюємо.

У блоці «Виводити колонки» можна вказати, які стовпчики зі списку ви хочете перевести в Excel. Якщо ви збираєтеся проводити перенесення всіх даних, то це налаштування теж не чіпаємо. Якщо ж ви хочете зробити конвертацію без якогось стовпця чи кількох стовпців, то знімаємо галочку з відповідних елементів.

Список вставлений у документ.

Спосіб 3: створення нової книги Excel зі списком

Також список із програми 1С можна одразу вивести в новий файл Ексель.

1. Виконуємо всі ті кроки, які були зазначені в попередньому способі до формування списку 1С в табличному варіанті включно. Після цього тиснемо на кнопку виклику меню, яка розташована у верхній частині вікна у вигляді трикутника, вписаного в оранжеве коло. У меню, що запустилося, послідовно переходимо по пунктах "Файл" і «Зберегти як…». Ще простіше зробити перехід, натиснувши кнопку «Зберегти»яка має вигляд дискети і розташована в блоці інструментів 1С в самому верху вікна. Але така можливість доступна лише користувачам, які використовують програму версії 8.3. У ранніх версіях можна використовувати лише попередній варіант. Також у будь-яких версіях програми для запуску вікна збереження можна натиснути комбінацію клавіш Ctrl+S.
2. Запускається вікно збереження файлу. Переходимо до директорії, в якій плануємо зберегти книгу, якщо місце розташування за замовчуванням не влаштовує. У полі "Тип файлу" за замовчуванням вказано значення "Таблічний документ (*.mxl)". Нам це не підходить, тому зі списку вибираємо пункт «Аркуш Excel (*.xls)» або «Аркуш Excel 2007 — … (*.xlsx)». Також за бажання можна вибрати зовсім старі формати – «Аркуш Excel 95» або «Аркуш Excel 97». Після того, як налаштування збереження зроблено, тиснемо на кнопку «Зберегти».

Весь список буде збережено окремою книгою.

Спосіб 4: копіювання діапазону зі списку 1С Excel

Трапляються випадки, коли потрібно перенести не весь список, а лише окремі рядки або діапазон даних. Цей варіант теж цілком реалізований за допомогою вбудованих інструментів.

1. Виділяємо рядки чи діапазон даних у списку. Для цього затискаємо кнопку Shift і клацаємо лівою кнопкою миші по тих рядках, які потрібно перенести. Тиснемо на кнопку «Всі дії». У меню вибираємо пункт «Вивести список…».
2. Запускається віконце виведення списку. Налаштування в ньому робимо так само, як і в попередніх двох способах. Єдиний аспект полягає в тому, що потрібно встановити галочку біля параметра «Тільки виділені». Після цього тиснемо на кнопку "OK".
3. Як бачимо, список, що складається виключно з виділених рядків, виведено. Далі нам потрібно буде виконати такі самі дії як у Способі 2 або в способі 3, в залежності від того, збираємося ми додавати список до наявної книги Excel або створювати новий документ.

Спосіб 5: Збереження документів у форматі Excel

В Excel іноді потрібно зберігати не лише списки, а й створені в 1С документи (рахунки, накладні платіжні доручення тощо). Це пов'язано з тим, що багато користувачів редагувати документ простіше в Екселі. До того ж у Excel можна видалити заповнені дані та, роздрукувавши документ, використовувати його за потреби як бланк для ручного заповнення.

1. У 1С формі створення будь-якого документа є кнопка друку. На ній розташована піктограма у вигляді принтера. Після того, як в документ введені необхідні дані і він збережений, тиснемо на цей значок.
2. Відкриється форма друку. Але нам, як ми пам'ятаємо, потрібно не надрукувати документ, а конвертувати його в Ексель. Найлегше у версії 1С 8.3 це зробити, натиснувши на кнопку «Зберегти» у вигляді дискети. Для ранніх версій використовуємо поєднання гарячих клавіш Ctrl+S або, натиснувши кнопку виведення меню у вигляді перевернутого трикутника у верхній частині вікна, послідовно переходимо по пунктах "Файл" і «Зберегти».
3. Відкриється вікно збереження документа.Як і в попередніх способах, в ньому потрібно вказати місце розташування файлу, що зберігається. У полі "Тип файлу" слід вказати один із форматів Ексель. Не забуваймо дати назву документу в полі "Ім'я файлу". Після виконання всіх налаштувань тиснемо на кнопку «Зберегти».

Документ буде збережено у форматі Ексель. Цей файл тепер можна відкривати в даній програмі і проводити подальшу його обробку вже в ній.

Як бачимо, вивантаження інформації з 1С у формат Excel не складає жодних складнощів. Потрібно знати лише алгоритм дій, оскільки, на жаль, не всім користувачів він інтуїтивно зрозумілий. За допомогою вбудованих інструментів 1С та Ексель можна копіювати вміст осередків, списків та діапазонів з першої програми до другої, а також зберігати списки та документи в окремі книги. Варіантів збереження досить багато і для того, щоб користувач міг знайти відповідний саме для його ситуації, зовсім не потрібно вдаватися до використання стороннього програмного забезпечення або застосовувати складні комбінації дій.

Завантаження даних із книги Excel у програму 1С

Вже давно найпопулярнішою програмою серед бухгалтерів, планувальників, економістів та управлінців став додаток 1C. Воно має як різноманітну кількість змін щодо різноманітних видів діяльності, а й локалізації під стандарти обліку у кількох країнах світу. Дедалі більше підприємств переходить на ведення обліку саме у цій програмі. Але процедура перенесення даних вручну з інших програм обліку в 1C - досить довге і нудне заняття, що забирає багато часу. Якщо підприємстві вівся облік з допомогою Excel, процес переносу можна істотно автоматизувати і прискорити.

Перенесення даних з Екселю в 1С

Виробляти перенесення даних з Excel в 1С потрібно як на початковому періоді роботи з цією програмою. Іноді настає необхідність подібного, коли під час діяльності потрібно занести якісь списки, що зберігаються у книзі табличного процесора. Наприклад, якщо потрібно перенести прайс-листи або замовлення онлайн-магазину. У випадку, коли списки невеликі, їх можна вбити і вручну, але що робити, якщо вони містять сотні найменувань? Для того, щоб прискорити процедуру, можна вдатися до деяких додаткових можливостей.

Для автоматичного завантаження підійдуть практично всі типи документів:

• Список номенклатури;
• Список контрагентів;
• Список прайсів;
• Перелік замовлень;
• Інформація про купівлю або продаж тощо.

Відразу слід зазначити, що в 1С немає вбудованих інструментів, які б дозволяли переносити дані з Ексель. Для цього потрібно підключити зовнішній завантажувач, який є файлом у форматі epf.

Підготовка даних

Нам потрібно буде підготувати дані у самій таблиці Excel.

1. Будь-який список, що завантажується в 1С, має бути однорідно структурований. Не можна виконувати завантаження за наявності в одному стовпці або осередку даних кількох типів, наприклад, ім'я людини та її телефонний номер. У цьому випадку такі подвійні записи обов'язково слід розділяти на різні стовпці.
2. Не допускається наявності об'єднаних осередків навіть у заголовках. Це може призвести до некоректних результатів під час перенесення даних. Тому якщо об'єднані осередки є, їх потрібно розділити.
3. Якщо вихідну таблицю зробити максимально простою та зрозумілою, без застосування щодо складних технологій (макроси, формули, коментарі, виноски, зайві елементи форматування тощо), то це допоможе максимально запобігти проблемам на подальших кроках перенесення.
4. Обов'язково слід навести найменування всіх величин до єдиного формату. Не допускається наявність позначення, наприклад кілограм, що відображається різними записами: «кг», «кілограм», "кг.". Програма їх розумітиме як різні величини, тому потрібно вибрати один варіант запису, а інші виправити під цей шаблон.
5. Обов'язковою є наявність унікальних ідентифікаторів. У ролі може виступати вміст будь-якого стовпця, який повторюється за іншими рядках: індивідуальний податковий номер, артикул тощо. Якщо в існуючій таблиці немає стовпця з подібним значенням, можна додати додаткову колонку і зробити там просту нумерацію. Це потрібно для того, щоб програма змогла ідентифікувати дані в кожному рядку окремо, а не зливала їх разом.
6. Більшість обробників файлів Ексель не працює з форматом xlsx, а лише з форматом xls. Тому, якщо наш документ має розширення xlsx, то потрібно конвертувати його. Для цього переходимо у вкладку "Файл" і тиснемо на кнопку «Зберегти як». Відкриється вікно збереження. У полі "Тип файлу" за замовчуванням буде вказано формат xlsx. Змінюємо його на "Книга Excel 97-2003" і тиснемо на кнопку «Зберегти». Після цього документ буде збережено у потрібному форматі.

Крім цих універсальних дій щодо підготовки даних у книзі Ексель, потрібно буде ще привести документ у відповідність до вимог конкретного завантажувача, який ми будемо використовувати, але про це ми поговоримо трохи нижче.

Підключення зовнішнього завантажувача

Підключити зовнішній завантажувач із розширенням epf до додатку 1С можна як до підготовки файлу Ексель, так і після. Головне, щоб до початку процесу виконання завантаження обидва ці підготовчі моменти були вирішені.

Існує кілька зовнішніх завантажувачів таблиць Ексель для 1С, які створені різними розробниками. Розглядатимемо ми приклад із використанням інструменту для обробки інформації «Завантаження даних із табличного документа» для версії 1С 8.3.

1. Після того, як файл у форматі epf завантажено і збережено на жорсткому диску комп'ютера, запускаємо програму 1С. Якщо файл epf упакований в архів, його попередньо потрібно витягти звідти. На верхній горизонтальній панелі програми тиснемо на кнопку, яка запускає меню. У версії 1С 8.3 вона представлена ​​у вигляді вписаного в помаранчеве коло трикутника, перевернутого кутом донизу. У списку, що з'явився, послідовно переходимо по пунктах "Файл" і «Відкрити».
2. Відкриється вікно відкриття файлу. Переходимо до директорії його розташування, виділяємо той об'єкт і тиснемо на кнопку «Відкрити».
3. Після цього завантажувач запуститься в 1С.

Однією з основних баз даних, із якими працює 1C, є список номенклатури товарів та послуг. Тому для опису процедури завантаження з Excel зупинимося на прикладі перенесення цього типу даних.

1. Повертаємось до вікна обробки. Так як ми завантажуватимемо номенклатуру товарів, то в параметрі "Завантаження в" перемикач має стояти в позиції «Довідник». Втім, його так встановлено за умовчанням. Перемикати його слід лише тоді, коли ви зібралися переносити інший тип даних: табличну частину або регістр відомостей. Далі у полі «Вигляд довідника» клацаємо по кнопці, на якій зображено крапку. Відкривається список, що випадає. У ньому нам слід вибрати пункт "Номенклатура".
2. Після цього обробник автоматично розставляє поля, які програма використовує у цьому виді довідника. Потрібно відразу зазначити, що не обов'язково заповнювати всі поля.
3. Тепер знову відкриваємо документ Excel, що переноситься. Якщо найменування його колонок відрізняється від найменування полів довідника 1С, які містять відповідні, потрібно перейменувати ці стовпці в Екселі так, щоб назви повністю збігалися. Якщо таблиці є стовпці, котрим у довіднику немає аналогів, їх слід видалити. У нашому випадку такими стовпцями є «Кількість» і «Ціна». Також слід додати, що порядок розміщення стовпців у документі має суворо збігатися з тим, який представлений у обробці. Якщо для деяких стовпців, які відображаються в завантажувачі, у вас немає даних, то ці колонки можна залишати порожніми, але нумерація стовпців, де є дані, повинна збігатися. Для зручності та швидкості редагування можна застосовувати спеціальну можливість Ексель для швидкого переміщення колонок місцями. Після того, як ці дії зроблені, тиснемо на значок «Зберегти», який представлений у вигляді піктограми, що зображує дискету у лівому верхньому куті вікна. Потім закриваємо файл, натиснувши стандартну кнопку закриття.
4. Повертаємось у вікно обробки 1С. Тиснемо на кнопку «Відкрити»яка зображена у вигляді папки жовтого кольору.
5. Відкриється вікно відкриття файлу.Переходимо до директорії, де розташований документ Ексель, який нам потрібен. Перемикач відображення файлів за замовчуванням встановлений для розширення mxl. Щоб показати потрібний нам файл, його потрібно переставити в позицію «Аркуш Excel». Після цього виділяємо документ, що переноситься, і тиснемо на кнопку «Відкрити».
6. Після цього вміст відкривається в обробнику. Щоб перевірити коректність заповнення даними, тиснемо на кнопку «Контроль заповнення».
7. Як бачимо, інструмент контролю заповнення повідомляє нам, що помилок не знайдено.
8. Тепер переміщуємось у вкладку «Налаштування». У «Поле пошуку» ставимо галочку в тому рядку, який у всіх найменувань, що заносяться до довідника номенклатури, буде унікальним. Найчастіше для цього використовують поля «Артикул» або «Найменування». Це потрібно робити для того, щоб при додаванні нових позицій до списку дані не подвійні.
9. Після того, як усі дані внесені та налаштування виконані, можна переходити до безпосереднього завантаження інформації до довідника. Для цього клацаємо по напису "Завантажити дані".
10. Виконується процес завантаження. Після її завершення можна перейти до довідника номенклатури та переконатися, що всі потрібні дані туди додані.

Ми простежили процедуру додавання даних до довідника номенклатури у програмі 1C 8.3. Для інших довідників та документів завантаження буде проводитися за тим самим принципом, але з деякими нюансами, з якими користувач зможе розібратися самостійно.Також потрібно зауважити, що у різних сторонніх завантажувачів процедура може відрізнятися, але загальний підхід залишається у всіх однаковий: спочатку обробник завантажує з файлу інформацію у вікно, де проводиться її редагування, а потім вона додається безпосередньо в базу даних 1С.

Злиття документа Microsoft Word з таблицею Excel

За допомогою функції злиття Microsoft Word можна помістити дані, взяті із зовнішнього файлу Excel, у певні місця документа. Це зручно застосовувати для масового розсилання електронної пошти або друку шаблонних матеріалів, відмінності між якими всього в декількох місцях. Під час редагування вихідної таблиці інформація на сторінці документа змінюватиметься динамічно.

Якщо метою злиття є перенесення даних з Excel у таку саму таблицю, лише у Microsoft Word, рекомендуємо скористатися спеціальної вставкою зі зв'язком, що значно полегшить виконання поставленого завдання. На нашому сайті в окремій статті є докладний опис цієї операції.

Важливо! Всі ці дії будуть виконуватися на прикладі програмного забезпечення Microsoft Office 2016. З цієї причини можуть спостерігатися деякі відмінності в інтерфейсі в порівнянні з іншими версіями текстового редактора. Але керівництво все одно є актуальним, а серйозні відмінності позначатимуться.

Крок 1: Підготовка даних таблиці Microsoft Excel

Спочатку необхідно підготувати вихідні дані в таблиці Microsoft Excel, щоб їх можна було коректно інтегрувати в документ Word. Для цього слід позбавитися всіх об'єднаних осередків, інформація повинна знаходитися в кожному стовпці окремо, в іншому випадку під час злиття виникатимуть проблеми.За потреби зверніться за допомогою до іншої нашої статті, де детально описана процедура роз'єднання осередків.

Також рекомендується озаглавити кожен стовпець із даними. Згодом це полегшить виконання деяких дій під час злиття під час вставки поля на сторінку документа. Процедура створення заголовків не вимагає особливих навичок, але при виникненні труднощів можна звернутися до відповідної статті на нашому сайті, де розібрано всі способи виконання поставленого завдання.

Якщо база даних з вихідними значеннями створюється в Microsoft Excel з нуля, рекомендуємо скористатися «Розумною таблицею». Це дозволить полегшити дотримання всіх вищеописаних вимог. На нашому сайті є стаття, де детально розглядається використання цієї функції табличного редактора.

За підсумками таблиця з вихідними даними повинна відповідати лише двом вимогам — наявність заголовків кожного стовпця та відсутність об'єднаних осередків у робочому діапазоні. Це не обов'язкові параметри, зробити злиття можливе і без їх дотримання, але якщо їх виконати, вдасться суттєво полегшити виконання поставленого завдання у майбутньому.

Крок 2: Підготовка шаблону документа Microsoft Word

Злиття найчастіше виконується для створення однотипних документів з відзнаками у певних місцях. Наприклад, цю функцію зручно використовувати для організації масового розсилання електронної пошти або друку документів. Відповідно, попередньо слід підготувати шаблон у Microsoft Word - частина тексту, інформація в якій залишатиметься незмінною.

Особливих вимог до цього етапу виконання злиття немає, лише рекомендації.Для зручності можна підготувати зразок документа, що містить повну інформацію, взяту з Excel, щоб він мав закінчений вигляд. Після цього достатньо видалити персональні дані, а потім можна переходити до наступного кроку цієї інструкції. Приклад готового шаблону показано нижче.

Примітка! Пунктуаційні та орфографічні помилки, які текстовий редактор виділяє синім та червоним кольором, виправляти не потрібно. Вони зникнуть у майбутньому автоматично після того, як злиття буде закінчено.

Читайте також:
Як прибрати червоне / синє / зелене підкреслення тексту в Microsoft Word
Як пропустити всі помилки у документі Microsoft Word

Додатково рекомендується активувати опцію затінення полів, щоб інформація, що вставлена ​​за допомогою злиття, візуально виділялася в майбутньому. Це полегшить редагування документа на завершальних етапах.

1. Відкрийте меню "Файл", натиснувши на однойменну вкладку в Microsoft Word 2013 – 2021 або натиснувши на іконку у верхньому лівому кутку в Microsoft Word 2007 – 2010.
2. На бічній панелі зліва клацніть по пункту «Параметри», щоб відкрити вікно налаштувань програми.
3. Скориставшись навігаційною панеллю в лівій частині інтерфейсу, перейдіть до розділу «Додатково» та в блоці "Показати вміст документа" з випадаючого меню «Затінення полів» виберіть значення «Завжди». Після цього натисніть на кнопку "ОК", щоб зберегти зміни.

Крок 3: Додавання поля злиття на сторінку

Всі інструменти для злиття знаходяться на вкладці «Розсилки». На даному етапі виконання поставленого завдання важливі лише два блоки інструментів. «Початок злиття» і «Складання документа та вставка полів».

Процедура злиття передбачає додавання на сторінку документа полів з відповідною інформацією, яка братиметься із заздалегідь підготовленої таблиці Microsoft Excel. Для цього необхідно зробити таке:

Розкрийте список, що випадає «Почати злиття», що знаходиться в блоці «Початок злиття». Потім клацніть в ньому за відданим шаблоном. Як приклад буде обрано пункт «Листи»Але робота з іншими практично нічим не відрізняється.

Примітка! Якщо у випадаючому меню вибрати «Конверти» або «Наліпки», з'явиться додаткове діалогове вікно, в якому потрібно встановити початкові параметри. Кожна дія супроводжується текстовою підказкою, тому проблем не має виникнути. В іншому злиття виконується описаним нижче способом.

Зверніть увагу! Якщо базу даних із вихідними значеннями необхідно буде змінити в майбутньому, скористайтесь опцією в блоці «Початок злиття»яка називається "Змінити список одержувачів". Під час її виклику відкриється файловий менеджер, у якому потрібно вибрати нову таблицю Excel.

Примітка! Решту інструментів у блоці «Складання документа та вставка полів» практичного застосування не потребують, вони служать для автоматизації деяких процесів при роботі з великим обсягом даних. Наприклад, за допомогою інструменту «Правила» можна задати деякі умови вставки певних полів, а викликавши діалогове вікно «Підбір полів» — налаштувати додаткові поля, щоб швидко вставляти їх за допомогою інших опцій.

Крок 4: Перевірка результатів

Після додавання полів злиття на сторінку документа інформація з таблиці Excel не відображатиметься, через що не вдасться візуально визначити коректність підстановочних даних. Для цього необхідно скористатися іншим інструментом вкладки «Розсилки», Який так і називається "Перегляд результатів".

Перш за все необхідно включити відображення даних у полях. Для цього клацніть по кнопці «Переглянути результати». На сторінці документа відразу з'явиться інформація у відповідних місцях. У правій частині блоку інструментів "Перегляд результатів" можна скористатися стрілками, щоб ознайомитись з кожним зразком майбутніх документів. Дозволяється навіть вручну вводити номер рядка Excel, з якого було взято дані.

Якщо необхідно перевірити заповнення полів певного одержувача, слід скористатися діалоговим вікном «Знайти одержувача». Клікніть по ньому і в меню введіть в поле «Знайти» інформацію з будь-якого стовпця таблиці Excel. Потім визначте область пошуку. Щоб підвищити точність при обробці великого обсягу даних, встановіть перемикач у положення «по полю» і зі списку виберіть безпосередньо потрібне поле. Потім натисніть на кнопку Знайти далі.

Інструмент, що залишився в блоці "Перегляд результатів" необхідний для пошуку помилок, які можуть виникнути через наявність об'єднаних осередків у таблиці Excel або невідповідність форматування деяких полів. Текстовий процесор Word автоматично обчислює всі помилки та складає відповідний звіт. Для цього клацніть по кнопці «Пошук помилок» і в діалоговому вікні, що з'явилося, визначте тип перевірки, після чого натисніть по кнопці "ОК".

Крок 5: Завершення злиття

Після додавання всіх необхідних полів на сторінку документа та перевірки коректності їх відображення можна переходити безпосередньо до масової розсилки чи друку. Усі необхідні для цього інструменти розташовані на вкладці «Розсилки» у блоці «Завершення».

Відкривши список пункту, що випадає «Знайти та об'єднати», можна побачити три опції:

1. "Змінити окремі документи". Дозволяє вибрати один документ для редагування та подальшого застосування (друку або розсилки). Для цього необхідно буде у блоці "Перегляд результатів" визначити потрібного одержувача, потім встановити позначку на пункті «поточний запис» і клацнути по кнопці "ОК". Якщо вибрати кілька документів або всі, вони зіллються воєдино.
2. «Друк документів». Відкриває подібне діалогове вікно, в якому необхідно вибрати кількість записів та натиснути на кнопку "ОК". Надалі відкриється стандартне вікно для друку документів. На нашому сайті є окрема стаття, де детально описаний процес налаштування друку. Якщо виконання цієї процедури викликає труднощі, ознайомтеся із викладеним там матеріалом. Докладніше: Як налаштувати друк документів у Microsoft Word
3. «Надіслати електронні повідомлення». Надає діалогове вікно для налаштування розсилки. Для коректної роботи потрібно, щоб у базі даних Excel був окремий стовпець з переліком адрес електронної пошти кожного одержувача, інакше цією функцією скористатися не вийде.

Варіант 2: Microsoft Office 2003

На відміну від Microsoft Word 2007 - 2021 у версії 2003 всі раніше описані дії виконуються інакше. Обумовлено це інтерфейсом програми, що кардинально відрізняється. Але слід зазначити, що етапи виконання поставленого завдання залишаються незмінними.З цієї причини нижче буде пропущено частину підготовки бази даних у таблиці Microsoft Excel і створення шаблону в текстовому редакторі. Також опис кожної функції буде стислим, оскільки повне вже наводилося вище у статті.

Примітка! Microsoft Word 2003 не має сумісності з найновішим форматом XSLX, тому, щоб виконати злиття, базу даних в Excel необхідно зберігати у форматі XLS.

У версії програми, що розглядається, немає звичної панелі інструментів, поділеної на окремі блоки, через що користуватися функціями злиття недосвідченому користувачеві досить важко. З цієї причини нижче всі дії виконуватимуться за допомогою спеціального Майстра.

Розкрийте меню «Сервіс», що знаходиться у верхній частині інтерфейсу вікна, та наведіть курсор на пункт «Листи та розсилки», потім натисніть на опції «Злиття».

Зверніть увагу! Залежно від вибраного типу створюваного злиття, який визначався на другому кроці вищезазначеної інструкції, в завершальній частині будуть запропоновані різні дії. В даному випадку це друк документа, але якщо було вибрано "Електронне повідомлення", пропонувалося б запровадити контактну інформацію одержувачів.