Надання документів до ІФНС - що відповідати і як запевнити

Продовжуючи тему про подання документів на запит податкової інспекції, яку ми почали висвітлювати у попередній статті, обговоримо, як запевнити необхідні документи, за якими правилами відбувається надання документів в ІФНС, а також як відповідати на запити. Ви дізнаєтесь, як діяти, якщо запитали документи щодо контрагенту, і що буде, якщо вимоги податкової проігнорувати.

1. Відповідь на вимогу про подання документів

2. Повторне надання документів до ІФНС

3. Коди документів у вимогах ІФНС

4. Як завірити документи для податкової на вимогу

5. Податкова запитує документи щодо контрагенту

6. Ненадання документів на вимогу податкової

Тепер детальніше розберемо кожне з питань.

1. Відповідь на вимогу про подання документів

У випадках, коли платник податків вважає, що документи в нього запитуються неправомірно, може у відповідь вимоги відправити свої пояснення, аргументуючи власну позицію.

приклад

ІФНС у рамках камеральної перевірки уточненої Декларації із сумою, що підлягає сплаті до бюджету, запросила документи, що підтверджують дані, відображені у рядку 010 розділу 3 уточненої Декларації. Чи правомірною є вимога ІФНС?

При камеральній перевірці Декларації з ПДВ (у тому числі уточненої) перевіряючі мають право вимагати не будь-які документи. У разі вимога ІФНС відповідає законодавству. Платник податків у відповідь на вимогу про подання документів у такому разі повідомляє, що документи не подаватимуться.

Якщо вимоги ІФНС є правомірними, платник податків у встановлені законодавством строки надсилає відповідь на вимоги з додатком витребуваних документів.

Якщо вимога надійшла за ТКС, відповідь на вимогу про подання документів має бути також отруєна в електронній формі. Для ряду документів затверджено електронні формати (наприклад, рахунки-фактури). Документи, для яких не затверджено електронний формат (наприклад, договори), попередньо скануються і також надсилаються ТКС.

2. Повторне надання документів до ІФНС

З 3 вересня 2018 року набули чинності зміни щодо ситуації, коли ІФНС запитує документи, які вже раніше запитувалися (можливо, в рамках перевірки з інших податків).

Надання документів до ІФНС у такому разі тепер супроводжується поданням повідомлення про те, що запитані документи або їх частина раніше вже подавалися. Форму повідомлення на момент написання статті не затверджено. Повідомлення можна заповнити за формою повідомлення про перенесення термінів надання документів або за самостійно розробленою формою. Термін подання такого повідомлення – до закінчення строку, встановленого для подання документів.

Документи, надані в ІФНС можуть мати неточності, помилки. Єдиної позиції щодо того, чи вважати такі документи представленими, немає. Є судова практика на підтримку обох поглядів.

3. Коди документів у вимогах ІФНС

Найчастіше у вимоги ІФНС вказується код документа чи код групи документів.

Нагадаємо, що вимогу про подання документів інспектор ІФНС формує в автоматичному режимі у програмі податкового органу.Дані коду документа (коду групи документів) заповнюються із відомчого довідника ФНП.

Раніше коди 11 документів згадувалися у Наказі ФНП від 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Наприклад:

• 0924 - рахунок-фактура,
• 1665 - товарно-транспортна накладна,
• 2181 - акт приймання-передачі робіт (послуг).

Але з 15 січня 2018 року цей наказ припинив свою дію.

Як правило, коди документів у вимогах ІФНС супроводжуються розшифровкою їх найменування, якщо розшифровки у вимогі немає, можна запросити до ІФНС уточнення щодо найменувань запитаних документів.

4. Як завірити документи для податкової на вимогу

Щодо паперових документів слід врахувати таке. Для багатосторінкового документа завіряти кожен аркуш його копії необов'язково. Можна виготовити копію, прошити і завірити її в цілому на зворотному боці останнього листа (або на окремому аркуші) підшивки, що вийшла.

Якщо ІФНС запросила велику кількість документів, можна копії документів скомплектувати в пошиви. Правила їх підготовки наведені у Листі Мінфіну Росії від 29 жовтня 2015 р. № 03-02-Р3/62336:

— у зшиві має бути не більше 150 аркушів, сторінки повинні бути пронумеровані арабськими цифрами,

— листи мають бути прошиті на 2 - 4 проколи. Кінці ниток на зворотному боці останнього листа зв'язуються, місце кріплення наклеюється паперова стрічка (прямокутник розміром 40 — 60 мм на 40 — 50 мм).

- на паперової наклейці пишеться «Вірно. Прошито, пронумеровано, скріплено печаткою (за її наявності в організації) стільки листів (кількість арабськими цифрами та прописом). Вказується посада, підпис, розшифрування підпису керівника чи представника організації, дата завірення.

— за наявності друку в організації вона ставиться так, щоб частково захоплювала паперову наклейку, що заклеює кінці нитки, особистий підпис, прізвище, ініціали особи, яка засвідчила документи (копії документів), дату їх засвідчення.

При цьому слід врахувати, що з липня 2018 року діє новий ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.97-2016, згідно з яким засвідчувальний напис повинен містити й дані про місце зберігання оригіналу документа. Так як НК РФ такої вимоги не містить, ІФНС має приймати завірені копії без такого напису.

Надання документів в ІФНС рекомендується оформляти з супровідними листами, в яких зазначаються дані вимоги про подання документів, кількість документів (сшивів), а також аркушів у кожному зшиві.

Документи, що надсилаються до ІФНС за ТКС, засвідчуються електронним підписом директора чи уповноваженого співробітника.

Як запевнити документи для податкової на вимогу, якщо електронні документи складені не за затвердженим ФНП форматом, пояснюється в Листі ФНП Росії від 11.12.2017 № ОД-4-15/25048. Такі документи для надання до ІФНС роздруковуються у вигляді паперових копій, засвідчуються платником податків у звичайному порядку, потім на таких документах проставляється відмітка про їхнє підписання електронним підписом.

5. Податкова запитує документи щодо контрагенту

У випадках, коли податкова запитує документи щодо контрагенту, за так званої зустрічної перевірки, можуть бути потрібні документи за будь-якими періодами та податками щодо:

• третіх осіб, за якими проводиться перевірка, у тому числі щодо працівників,
• конкретних угод, які привернули увагу перевіряючих.

Надання документів в ІФНС у цьому випадку відбувається так.Податкова запитує документи щодо контрагенту через ІФНС, у якій контрагент перебуває на податковому обліку. Саме туди прямує доручення про витребування документів. ІФНС вже за місцем обліку контрагента платника податків, що перевіряється, направляє контрагенту вимогу щодо подання документів. До вимоги додається копія доручення.

Насправді, запитуючи, наприклад, документи з конкретної угоді, ІФНС може у вимогі ніяк цю угоду навіть позначити (не ідентифікувати). У такому разі можна порекомендувати у відповідь на вимогу запитати пояснення про правочин, адже згідно з п. 3 ст. 93.1 у дорученні про витребування документів щодо конкретної угоди повинні зазначатися відомості, що дозволяють ідентифікувати цю конкретну угоду.

Термін надання документів щодо контрагенту – 5 робочих днів. У цей же термін необхідно повідомити про відсутність документів, що витребуються, по контрагенту (у разі, якщо така ситуація має місце).

На жаль, позиції контролюючих органів під час перевірок дедалі посилюються і поширюються на дедалі більше платників податків (по ланцюжку контрагентів).

ФНП вважає, що компанії немає права оцінювати перелік документів, зазначених у вимогі ІФНС (наприклад, пов'язані вони з контрагентом чи конкретною угодою). На думку ФНП, отримавши таку вимогу, платник податків зобов'язаний подати всі запитані документи (Рішення ФНП за скаргою від 12 квітня 2018 року № СА-4-9/7037@ «Про правомірність відмови у поданні Банком документів та інформації щодо контрагентів за вимогами податкового органу »).

При зустрічній перевірці ІФНС може запитувати документи по всьому ланцюжку контрагентів (Рішення ФНП за скаргою від 12 квітня 2018 року № СА-4-9/7037@, Постанова Арбітражного суду Уральського округу від 02.08.2018 № Ф09-4001/18 у справі № А60-47578/2017).

6. Ненадання документів на вимогу податкової

Ненадання документів на вимогу податкової завжди тягне за собою неприємні наслідки для платника податків. Це і штрафні санкції, і негативний вплив на репутацію платника податків.

Ненадання документів на вимогу податкової тягне штраф у розмірі 200 рублів за кожен непредставлений документ (П.1 Статті 126 НК РФ).

Ненадання документів про платника податків (надання документів з недостовірними даними) у рамках зустрічної перевірки обернеться штрафом у 10 000 рублів для організації або ІП та у 1 000 рублів для фізичної особи (П. 2 статті 126 НК РФ).

Якщо є пом'якшувальні обставини, штраф можна спробувати зменшити.

У нашій статті ми розглянули основні вимоги щодо надання документів до ІФНС, якщо щось залишилося незрозумілим, ставте запитання у коментарях до статті.

Пояснення до повідомлень: як відповісти на запит податкової

Повідомлення про податки, що сплачуються за допомогою ЄНП, – новий документ, який зобов'язали складати бізнесменів з 2023 року. І хоча НК РФ прямо не надає податківцям право вимагати пояснення щодо сповіщень, компанії почали отримувати такі повідомлення від інспекторів. Про те, як реагувати на ці послання, розповімо у нашій статті.

Як випливає з підпункту 7 пункту 1 статті 21 НК РФ, підприємцю надано право давати податківцям та їх посадовим особам пояснення щодо обчислення та сплати податків, а також за актами проведених податкових перевірок.

Невикористання свого права надання пояснень при виявленні помилок, протиріч (невідповідностей) може обернутися для компанії виїзною перевіркою. Оскільки ФНП РФ у Наказі від 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ передбачила, що неподання пояснень у відповідь на повідомлення ІФНС про виявлення невідповідності показників діяльності, неподання інспекторам запитуваних документів або наявність інформації про їх знищення, псування є одним із критеріїв щодо ВНП.

Тому, хоча у підпункті 7 пункту 1 статті 21 ПК йдеться про право, а не про обов'язок, безпечніше пояснювати.

Є випадки коли пояснення податківцям подати потрібно. Їх потрібно подавати, якщо у відповідній вимогі податкова запитує інформацію. Наприклад, при камеральній перевірці, якщо податківці:

– виявили помилки чи протиріччя у декларації чи розрахунку;

- Виявили протиріччя між відомостями, що містяться у поданих документах;

– дійшли висновку про невідповідність даних, поданих платником податків, відомостями, які містяться в документах, що є в ІФНС.

Крім цього, запити податкових органів можна отримати:

– якщо в уточненій декларації заявлено суму до сплати меншу, ніж у початковій звітності;

– у звітності було заявлено збиток;

– за операціями чи майном було використано пільги;

– у декларації з податку на прибуток було заявлено ІНВ;

– компанія бере участь у податковому моніторингу.

Податкові повідомлення надаються, коли податки сплачено без декларації або до терміну здачі декларації чи розрахунку.

Повідомлення про обчислені податки та внески не відноситься до декларацій та розрахунків, тому в даний час воно не входить у предмет камеральної перевірки.Однак на практиці податківці почали надсилати вимоги про подання пояснень до повідомлень, у тому числі у зв'язку з перевіркою декларацій та розрахунків.

Законодавець не перерахував випадки, коли податківці мають право зажадати пояснення до повідомлення. Запит податкової може прийти:

1. Якщо компанія замість повідомлень подає платіжні доручення. Таке правило діє у 2023 році за умови, що підприємець з початку року жодного разу не подав до ІФНС повідомлення ЄНП на затвердженому бланку.

У цьому випадку до кінця поточного року можна скористатися правом на подання повідомлення у вигляді розпоряджень на переказ коштів у сплату обов'язкових платежів до бюджету. У цьому заповненню підлягають все реквізити, необхідних однозначного визначення належності платежу, зокрема і податковий період, визначальний термін виконання відповідної обязанности.

У разі якщо платник податків протягом року одного разу надасть повідомлення щодо ЄНП затвердженої форми, то до кінця року він зобов'язаний продовжити подавати таке повідомлення.

У цьому випадку, відповідаючи на запит ІФНС, компанія може зазначити: «У 2023 році ТОВ «Дельта» перераховує податки та внески платіжними дорученнями. Через використання розпоряджень на сплату обов'язкових платежів до бюджету замість повідомлення ТОВ «Дельта» не надала повідомлення про обчислені суми ПДФО. Скан-копії платіжних доручень із відмітками банку про виконання додаємо».

1. Якщо при заповненні повідомлення компанія припустилася технічної помилки, наприклад, у вказівці КБК.

При цьому компанія може пояснити: «Повідомляємо, що в повідомленні про обчислене ПДФО, направлене по ТКС 23.05.2023, у полі 3 КБК була допущена технічна помилка: було зазначено 182 1 01 01010 01 1000 110 замість 18 1000 110. Також повідомляємо, що для виправлення виявленої технічної помилки ТОВ «Дельта» 24.05.2023 направила уточнююче повідомлення про обчислене ПДФО. На підтвердження додаємо квитанцію про прийом від 24.05.2023 № 98765».

1. Якщо сума платежу у виправленому повідомленні менша, ніж у первинному. Наприклад, компанія подала повідомлення із сумою, яка перевищує розмір нарахованого податку. В цьому випадку в уточнювальному повідомленні слід відобразити повну суму за звітний період, а не різницю, оскільки виправлений документ повністю замінює первинний. Якщо в уточнюючому повідомленні сума платежу зменшилася, податківці можуть звернути на це увагу.

При цьому компанія може пояснити: «Повідомляємо, що у поданому 25.05.2023 повідомленні за травень 2023 (код 31/02) зазначено повну суму ПДФО до сплати за період з 23.04.2023 по 22.05.2023 у розмірі 35. карбованців. У повідомленні, поданому 24.05.2023, було допущено помилку – сума ПДФО до сплати становила 370 тис. рублів, включаючи ПДФО з винагороди за договором надання послуг від 12.02.2023 № 32/03, виплаченого 24.05.2023».

1. Якщо податківці виявили, що у повідомленні щодо ЄНП збільшився розмір платежу, що перераховується, порівняно з попереднім періодом.

У такому разі в поясненнях слід зазначити причину, через яку збільшилася сума платежу.Наприклад: «Збільшення суми внесків у повідомленні за липень 2023 року в порівнянні з даними в РСВ за II квартал 2023 пов'язане зі збільшенням з липня 2023 штату на 20 відсотків і нарахуванням премій за підсумками роботи за II квартал 2023 ».

1. Якщо поточний податковий платіж менший за податок за такий же період минулого року. Податківці можуть порівняти суму із повідомлення з даними звітності попереднього періоду. Якщо буде виявлено розбіжність 50 відсотків, різницю у показниках потрібно пояснити, оскільки перевіряльники можуть запідозрити технічну помилку чи застосування схем податкової економії.

У цьому випадку можна пояснити податківцям: «Повідомляємо, що суму ПДФО за липень 2023 року утримано повністю. У поданому за липень 2023 року повідомленні з ПДФО (код 33/01) сума утриманого податку становила 62 тис. грн. рублів, що нижче за утриманий ПДФО за липень 2022 року (132 тис. рублів). Зменшення суми утриманого ПДФО пов'язане зі скороченням штату компанії».

1. Якщо повідомлення не надіслано до ІФНС через відсутність нарахувань з податку. У цьому випадку нульове повідомлення не надається. Таке можливе за авансової системи сплати податків.

Наприклад, можна пояснити податківцям: «Під час розрахунку авансового платежу по УСН з об'єктом «Доходи мінус витрати» за II квартал 2023 року сума витрат перевищила суму доходів. Сума авансового платежу за ІІ квартал 2023 року дорівнює нулю». Тому подавати до ІФНС нульове повідомлення про обчислені суми податку з УСН за II квартал 2023 року не потрібно.

Затвердженої форми для пояснень немає. Тому їх можна складати у довільній формі.

При цьому якщо в повідомленні була допущена помилка, яку потрібно виправити, пояснення подавати не потрібно.У такому випадку потрібно надіслати нове повідомлення з правильними даними. Наприклад, якщо помилку було допущено в КБК, звітному періоді чи сумі платежу.

Якщо податкова запитала документи, відповісти на запит податкової слід у строго відведений термін. Для подання пояснень є 5 робочих днів із дня отримання вимоги з податкової інспекції.

При цьому граничний термін відповіді безпосередньо залежить від способу, яким надіслано вимогу. Податківці можуть передати підприємцю вимогу такими способами:

– особисто на руки підприємця чи його представника під підпис. У цьому випадку дату отримання відобразять у полі «Вимога про подання документів (інформації) отримав»;

- Через МФЦ. У разі направлення документа інспекцією через МФЦ датою його одержання вважається день, що настає за днем ​​отримання зазначеного документа центром «Мої документи»;

– поштою рекомендованим листом. При надсиланні документа поштою рекомендованим листом датою його отримання вважається 6-й робочий день від дня надсилання листа;

– через ЛК платника податків. У разі направлення документа інспекцією через ЛК платника податків датою його одержання вважається день, наступний за днем ​​розміщення документа до ЛК;

- В електронній формі по ТКС. Дата прийняття документа від податківців у разі – число, вказане у квитанції про прийом.

Наприклад, податкова надіслала вимогу про подання пояснень щодо ТКС 10.07.2023, у квитанції про прийняття вимоги зазначено дату її прийняття – 11.07.2023. У вимогі сказано, що на нього потрібно дати протягом 5 робочих днів.

Відлік п'ятиденного строку ведеться з робочого дня, що настає за датою отримання вимоги, зазначеної у квитанції про прийом – тобто з 12.07.2023.Закінчення терміну посідає 18.07.2023. Отже, пояснення слід подати не пізніше 18 липня.

Податківці виявили кілька поширених помилок, які допускаються при заповненні повідомлення ЄНП. У тому числі:

Період необхідний для коректного визначення терміну сплати, а також встановлення однозначного зв'язку платежу з декларацією (розрахунком, повідомленням про обчислені суми податків) або новим повідомленням.

Якщо у повідомленні неправильно вказано код періоду, подається нове повідомлення з вірним кодом та із зазначенням помилкового коду з «нульовою» сумою.

У 2023 році повідомлення потрібно подавати лише за строками сплати, які будуть цього року, якщо не здається декларація, або декларацію (з податку на майно) здано після 25.02.2023.

Так, наприклад, якщо за I–III квартали 2023 року податок з УСН було сплачено 2022 року в повному обсязі, подавати повідомлення за цей період не потрібно. Потрібна лише декларація за підсумками року, якщо обов'язок щодо її подання передбачено Податковим кодексом.

1. Помилка в КБК або ОКТМО або заповнений КБК, яким не потрібно надання повідомлення.

Завжди потрібно вказувати КБК і ОКТМО, що діють, у поточному фінансовому році. Якщо повідомлення подано з неправильним КБК або КБК, за яким надання повідомлення не потрібне, прийде повідомлення: "За КБК (його значення) надання повідомлення неможливе".

У разі зазначення неактуального ОКТМО його значення замінюється на ОКТМО наступника.

У разі вказівки неправильного КБК та (або) ОКТМО слід сформувати повідомлення з правильними реквізитами та обнулити суму за неправильними реквізитами та подати його заново.

1. Повідомлення здано після подання декларації за той же період або одночасно з нею (за винятком повідомлення про обчислену суму податку на майно організацій).

Якщо декларацію (розрахунок) вже подано, для інспекції достатньо інформації про обчислені суми з отриманої звітності.

У прийомі такого повідомлення відмовлять. Податківці надішлють повідомлення, що декларацію за даними, зазначеними в повідомленні, прийнято.

Виняток: подання повідомлення про обчислену суму податку на майно організацій можливе після подання декларації з цього податку за аналогічний податковий період, якщо повідомлення відноситься до обчислення податку за об'єкти оподаткування, за якими обов'язок подання декларації не встановлено (об'єкти нерухомості російських організацій, податкова база за якими визначається з кадастрової вартості).

1. У повідомленні із зазначенням періоду за весь 2022 рік зазначено суму останнього платежу за 2022 рік або платежу 2023 року.

За Податковим кодексом РФ попри всі сплачені до 31.12.2022 суми, якими діє авансова система (сплата раніше подання декларації), встановлено режим «резерву». Такі суми вважаються обчисленими у розмірі їх фактичної сплати досі, коли буде отримано необхідну декларацію.

Тому якщо за I–III квартали суму податку було сплачено у 2022 році в повному обсязі, надавати повідомлення за цей період не потрібно.

Якщо за 2022 рік повідомлення було подано помилково, при цьому суми авансів були занижені (наприклад, за УСН, ЕСХН), всі платежі перестануть вважатися вчасно сплаченими, і можуть бути нараховані пені. Суми уточнять за допомогою декларації за 2022 рік.

По транспортному та земельному податках, податку майно організацій діють такі особливості. Якщо сплата авансових платежів з податку за I–III квартали була у 2022 році, то у 2023 році (до 25.02.2023) надається повідомлення, в якому зазначається сума обчисленого податку за 2022 рік за мінусом суми сплачених у 2022 році авансових платежів.

1. Помилка в реквізитах у платіжці, яка подається натомість повідомлення. Наприклад, в КБК, ОКТМО невірно вказано або взагалі не вказано звітний період.

Наприклад, якщо у платіжці з ПДФО поставити І квартал 2023 року або просто дату сплати (17.02.2023), то неможливо визначити, до якого терміну відносити платіж.

У платіжці важливо вказувати реквізити, які дозволять однозначно співвіднести їх із відповідною звітністю чи повідомленням про обчислені суми податків. Інакше у платника можуть продублюватися нарахування за повідомленням, поданим у вигляді платіжки, та підсумковою декларацією (розрахунком);

1. Уточнене повідомлення здається не із зазначенням повної суми до сплати за строком 28 число поточного місяця, а на дельту з останнім повідомленням за цим же терміном.

Слід здати лише одне повідомлення щодо одного терміну сплати. У повідомленні потрібно вказати повну суму оплати до строку. При поданні повторного повідомлення за цим же терміном та податком воно вважається уточнюючим та замінює попереднє, а не збільшує суму нарахувань.

Обговорюємо порядок дій у ситуації, коли податкова запитала документи, а в нас їх немає

Розбираємось, як вийти ситуації: податкова запитує відсутні документи за минулий період. Які варіанти розвитку подій?

Обговорюємо порядок дій у ситуації, коли податкова запросила документи, а в нас їх немає

Як відповісти податковій на вимогу надати документи, якщо вони відсутні?

Податкова інспекція запросила у нас документи за попередній рік, але виявилося, що акти та інші документи у нас відсутні. Тепер треба пояснити податковій, чому ми не можемо надати ці документи. Як правильно сформулювати відповідь, щоб уникнути штрафів та негативних наслідків?

Якщо ви отримали вимогу, пов'язану з наданням документів, то відповісти на неї повинні протягом 5 днів (ст. 93.1 НК РФ) при зустрічній перевірці, для інших видів контролю у ПК встановлено інші терміни. Розповідати податківцям про те, що будь-яких актів та іншого у вас просто немає, звичайно, не потрібно. Але й запізнюватися з відповіддю на запит не слід, тим більше, що платник податків має право попросити у податкової служби розумну відстрочку. Рекомендована схема дій така:

1. Підтверджуєте прийом вимоги, якщо воно направлене ТКС.
2. Надсилаєте до ФНП заяву на надання відстрочки.
3. За цей час слід звернутися до постачальників та отримати від них дублікати.

Врахуйте, що ФНП має право, але не зобов'язана надавати відстрочку, проте наявність такої заяви від платника податків допомагає знизити розмір штрафів при подальшому розгляді.

Що робити, якщо контрагент не надав документів і не виходить на зв'язок?

Наш підрядник надіслав лише рахунок без акта та контактів. Спроби зв'язатися з ним не мали успіху. Ми оплатили його послуги, але актів, які підтверджують виконання робіт, ми не маємо. Яким чином можна вийти із цієї ситуації?

Відповідає Дорофєєва Ірина

З питання випливає, що роботи підрядником було виконано.Якщо це так, то за відсутності акта від виконавця факт виконання робіт доведеться підтверджувати власними документами.

Такими, наприклад, як висновок експертної комісії та бухгалтерська довідка.

Експертами зможуть виступити як співробітники підприємства, так і запрошені спеціалісти. Їхнє завдання — підтвердити фактичне виконання сплачених робіт. Висновок комісії оформіть у довільному вигляді. Головне, щоб документ містив опис у стилі «до» та «після». Дуже стануть у нагоді фотографії, наприклад, офісного приміщення до і після ремонту, або знову встановленого обладнання в торговому залі.

Бухгалтерська довідка знадобиться для обґрунтування виконаних витрат.

Крім того, запасіться всіма документами від вашого виконавця, які є у вас: договір, рахунок, платіжні доручення, банківські виписки. Зберігайте будь-яке листування — паперове, електронне. Дуже важливо підтвердити, що перш ніж скликати експертну комісію, ви доклали максимум зусиль для отримання акта від підрядника, але він на заклики не відгукнувся.

Чим загрожує компаніям відсутність документів, що підтверджують оплату?

Нас непокоїть, що відсутність документів з оплати може призвести до небажаних перевірок чи штрафів. Які наслідки можуть виникнути для нашої компанії та як їх можна мінімізувати?

Відповідає Дорофєєва Ірина

Незалежно від того, відсутні документи щодо отримання або оплати, їх відновлення не становить складності. Особливо за безготівкових розрахунків.

Навіть якщо підприємство не використовує онлайн-сервіс банку, всі надходження та списання з розрахункового рахунку кредитна організація підтвердить на запит клієнта.Причому, за будь-який період з моменту відкриття розрахункового рахунку. І навіть якщо рахунок уже закрито. Головне щоб сам банк не припинив діяльність. Але й у цьому випадку не все зникло — ЦП вам допоможе.

При готівкових розрахунках підтвердженням платежу є касовий чек або БСО, виданий вам чи вами (залежно від того, чи є платником або одержувачем цієї оплати).

Усі чеки, які формує підприємство-одержувач платежу, крім «пам'яті» фіскальних накопичувачів, зберігаються ОФД (оператором фіскальних даних) протягом 5 років, так що підтвердити отриманий або досконалий платіж зовсім не проблема.

Підтвердження оплати при податкових перевірках важливе, тому дуже корисно потурбуватися про відновлення платіжних документів, не чекаючи візиту чи вимоги ФНП.

Чи є спосіб підстрахуватися на випадок втрати документів у майбутньому?

Наразі ми зіткнулися з проблемою втрачених документів, і це створює труднощі. Яких заходів можна вжити надалі, щоб убезпечити себе від таких ситуацій та уникнути їх повторення?

Відповідає Дорофєєва Ірина

Ви маєте рацію, збереження документів - важливе завдання. Відповідальність за організацію зберігання документів, необхідні бухгалтерського та податкового обліку та звітності, несе керівник організації (п. 101 Наказу Мінфіну РФ від 29.07.1998 № 34н).

Правила зберігання організація чи ІП встановлюють самостійно. У невеликих фірмах, як правило, обмежуються шафами чи стелажами. Великі підприємства відводять під архіви окремі приміщення.

У будь-якому випадку важливо забезпечити такі умови, щоб паперові документи не зазнавали агресивного впливу надто високої або низької температури, підвищеної вологості.Тобто були максимально збережені протягом усього періоду зберігання.

Крім паперових, все більшого поширення набувають електронні документи, правила зберігання яких намічені Наказом Мінфіну № ПЗ-13/2015. Це, зокрема:

• наявність щонайменше двох копій кожної одиниці зберігання, що знаходяться на різних пристроях;
• наявність у підприємства технічних можливостей та ПЗ для відтворення, копіювання, перезапису електронного архіву.

Можна оцифрувати паперову первинку, завірити її ЕП та зберігати в електронному вигляді, але до паперових оригіналів слід як і раніше ставитись шанобливо та зберігати їх відповідно до вимог законодавства.