Графік відпусток

Розглянемо всі важливі аспекти складання цього документа із зразками як графіка відпусток, а й супутніх необхідних документів.

Зміст теми "Графік відпусток":

15. Приклади додаткових документів:

01. Для чого використовується графік відпусток і чи обов'язковий він?

Графіком визначається черговість надання відпусток з урахуванням інтересів виробничого та господарського процесів, а також особистих інтересів працівників та можливості для їх відпочинку.

У графіку встановлюється конкретний період надання щорічних відпусток, тобто дата початку та закінчення відпустки. Якщо заздалегідь неможливо визначити конкретні терміни відпустки, можна вказати орієнтовний період, коли працівник найімовірніше відпочивати (у разі працівникові може бути надано відпустку з дня місяця, зазначеного у затвердженому графіку відпусток).

Більшість працівників хочуть відпочити влітку. Але всі відразу не можуть піти у відпустку, тому що комусь треба залишитися та підтримувати поточну діяльність роботодавця. Доводиться домовлятися: хто йде влітку цього року, хто — наступного, в черговості йдуть у відпустку взаємозамінні співробітники, передаючи справи один одному, намагаючись досягти максимальної зручності для всіх або більшості працівників.

Чи обов'язковий цей документ?

Згадки про його застосування є й у Законі про відпустки (ст. 10) та у КЗпП (ст. 79). Отже, він є обов'язковим для роботодавців (і підприємців у тому числі).

Підкреслю: !! обов'язковий він лише для щорічних відпусток. Адже саме про них йдеться у згаданих статтях Закону про відпустки (ст. 10) та КЗпП (ст. 79). А це – основна та додаткова відпустки.Для соціальних (наприклад, відпустки на дітей) та інших видів відпусток графік формально не є обов'язковим. Але, якщо деякі відпустки можна спланувати (на відміну, наприклад, від відпустки у зв'язку з вагітністю/пологами), то краще їх передбачити у графіку, адже інакше планування людських ресурсів буде утруднено.

Нагадаю, що в районах активних бойових дій порядок організації трудового діловодства (зокрема складання графіків) визначається роботодавцем самостійно (згідно зі ст. 7 Закону № 2136, див. Зміни при військовому становищі >>). Роботодавці у таких районах самі вирішують, складати графіки чи ні.

02. Строки затвердження графіка

Спочатку складається проект графіка. Потім проект узгодять із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом (дивіться Приклад Протоколу, яким обирається представник трудового колективу >> плюс 29 питань (включаючи проекти графіків відпусток), які підлягають погодженню з профспілкою >> ).

Результати таких домовленостей фіксуються у графіку відпусток.

Коли затверджується графік?

Закони не містять точних термінів затвердження. Є старовинний підзаконний акт (радянські типові Правила №213 трудового розпорядку), де написано: цей документ має складатися щороку не пізніше 05 січня поточного року (згідно з пунктом 20 Правил № 213).

Але Типові правила №213 - лише підзаконний акт, що діє у частині, що не суперечить законам.

А в законі про відпустки (у статті 10) є вимога письмово повідомити працівника щонайменше за два тижні (це важливо.) до початку відпустки. Тому краще затвердити графік до 17 грудня попереднього року.Тоді збережеться можливість повідомити працівника, який іде у відпустку з початку року.

Але, якщо ваші працівники не прагнуть йти у відпустку взимку, можна затвердити графік і пізніше. Адже, як сказано вище, законами граничного терміну не встановлено. Так відбувається, наприклад, для вчителів та інших освітян. Вони здебільшого йдуть у відпустку влітку, під час канікул. Тому на практиці школи та інші навчальні заклади затверджують свої графіки у січні-березні, а не до початку року.

Графік затверджує керівник роботодавця (відповідно до частини десятої статті 10 Закону про відпустки).

Після затвердження доводимо графік до всіх працівників.

03. Етапи та правила розробки, затвердження графіка відпусток

03.1. Перерахуємо основні етапи розробки, затвердження графіка відпусток:

01) керівниками підрозділів опитуються працівники про бажані дати відпусток (див. пункт 06 >>);

02) можна скласти проекти графіків відпусток кожного підрозділу (керівниками підрозділів для своїх підлеглих, дивіться приклад проекту графіка >>);

03) складається графік по підприємству (за всіма підрозділами);

04) графік погоджується з профспілкою або з представником колективу (згідно з частиною 4 статті 79 КЗпП та частиною 10 статті 10 3акона про відпустки (приклад напису про погодження дивіться у пункті 08 >>);

06) дати початку та закінчення відпусток доводяться до відома працівників (див. пункт 09 >>);

03.2. Основні правила складання графіка відпусток:

01) до графіка включаємо всі обов'язково-оплачувані відпустки, які можна запланувати попередньо (у пункті 01 розібрано, які саме види відпусток обов'язково включати до графіка згідно із Законом, але, з практичної точки зору, для роботодавця краще включати всі види відпусток, які можна спланувати );

02) при формуванні графіка не забудьте нікого з працівників (тобто враховуються сезонні та тимчасові працівники, сумісники [дивіться Відпустку сумісникам], за строковими трудовими договорами [читайте Терміновий трудовий договір]; якщо у плановому році жінка повинна вийти з відпустки після догляду за дитиною , то її теж врахуйте у графіку);

03) період надання відпусток потрібно погодити між працівником та роботодавцем (див. пункт 06 >>);

04) спочатку враховуємо побажання працівників, які мають переважне право вибору часу щорічної відпустки (див. пункт 05 >>);

05) працівників, які відпрацювали у цього роботодавця менше ніж 6 місяців іноді (з деякими особливостями), можна включати до графіка (див. пункт 12 >>>);

06) працівники, які перебувають у трудових відносинах з цим роботодавцем рік і більше, вносите до графіка без обмежень - хоч з першого дня нового робочого року працівника можете відправити у відпустку (наприклад: співробітник працює з 15 січня 2024 року, перший робочий рік для нього вважається з 15 січня 2024 року по 14 січня 2025 року; починається з 15 січня 2025 року і тому вже з цієї дати можна запланувати працівникові другу щорічну відпустку);

07) враховуємо правила поділу відпусток на частини (дивіться тему Поділ відпустки на частини >>); якщо чиюсь відпустку ділите, то на кожну її частину робіть у графіку окремий рядок;

08) деякі невикористані відпустки не переносяться на наступний рік (наприклад, "чорнобильські відпустки", учасникам бойових дій);

09) можна вказати конкретні дати початку відпусток, а можна вказувати лише місяць початку відпустки (якщо відпустка планується «перехідною», то вкажіть місяць її початку та закінчення). Якщо точну дату початку відпустки не вказуєте, то на початку попереднього місяця перед місяцем планованого надання відпустки, вказаної у графіку, варто узгодити між працівником та роботодавцем, з якої дати розпочнеться відпустка. Для цього працівнику можна направити запит про те, з якої дати він вважає за краще піти у відпустку. У запиті краще вказати граничний термін, на який працівнику потрібно відповісти (наприклад, 5 робочих днів).

Дивіться у пункті 13 >>, чи застосовувати ДСТУ 4163:2020.

Додатково для використання:

04. Основні обмеження, яких потрібно дотримуватись у Графікі

Щорічна відпустка включає в себе не тільки основну та додаткову відпустку, але й невикористані працівником календарні дні за попередні періоди. Не включаються до графіка відпустки, які не плануються заздалегідь (наприклад, відпустка без збереження зарплати, за сімейними обставинами, навчальна відпустка).

Щорічні відпустки за попередні робочі періоди (які не вдалося використати раніше) можуть надаватися або в рамках графіка відпусток на черговий календарний рік або за згодою співробітника з роботодавцем (згідно з частиною четвертою статті 11 3акона про відпустки). Не забудьте, що згідно з частиною другою статті 12 Закону про відпустки щорічна відпустка повинна бути використана не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за яку ця відпустка надається.

Основна щорічна відпустка надається тривалістю не менше 24 календарних днів. У статті 6 Закону про відпустки передбачені категорії працівників, яким встановлено іншу тривалість основної відпустки. Причому святкові та неробочі дні (див. статтю 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, до його календарних днів не включаються (частина друга статті 5 Закону про відпустки). Тому багато працівників хочуть такі дні «захопити» у свою відпустку.

!! Уточнення щодо "залишків" відпусток минулих років та тривалості відпусток понад 24 дні при військовому становищі

Роботодавці можуть відмовити працівникам у разі військового стану у наданні їм невикористаних днів щорічної відпустки та обмежити щорічну відпустку 24 днями.

Якщо роботодавець не відмовляє працівникам надати їм невикористані дні щорічних відпусток минулих робочих років у воєнний період, то ці "залишки" слід відобразити у графіку.

А якщо роботодавець вирішив тимчасово відмовляти працівникам у використанні «залишків» попередніх років та запровадити обмеження 24 дні для щорічних відпусток?

Тоді не плануйте використання цих "залишків" та надання відпусток довше 24 днів до дати закінчення військового стану, яка випливає з Указу №64/2022 з урахуванням продовжень. А на періоди після цієї дати варто вказати "залишки" минулих років і вказати відпустки повної тривалості (якщо вона перевищує 24 дні) у графіку з приміткою, що вони будуть надані лише у разі скасування військового стану.

"Залишки" соціальних відпусток на дітей також варто включити до графіка. І зауважу: законодавством не передбачено тимчасове право роботодавців відмовляти у разі військового стану надання соц. відпусток на дітей.Виняток передбачено лише для працівників критичної інфраструктури (їм можна відмовити у будь-якій відпустці, крім декретного у зв'язку з вагітністю/пологами та доглядом за дитиною).

У працівника виникає право на відпустку повної тривалості, якщо він пропрацював на даного роботодавця безперервно не менше 6 місяців (частина п'ята статті 10 Закону про відпустки). Якщо працівник, відпрацювавши півроку, просить надати відпустку тривалістю 24 календарні дні, які покладаються за цілий рік роботи, роботодавець повинен включити її до графіка. Причому частиною шостою статті 10 зазначеного Закону передбачено надання неповної щорічної відпустки до закінчення шестимісячного періоду безперервної роботи - пропорційно до відпрацьованого часу.

Докладніше про особливості застосування цього шестимісячного терміну читайте у пункті 12 >>.

Роботодавець зобов'язаний надати повну відпустку ряду категорій працівників, перерахованих у частині сьомій статті 10 3акона про відпустки (читайте про них у пункті 05 >>), за їх заявою, незалежно від часу роботи цього роботодавця.

Право на наступні 24 календарні дні відпустки виникає у працівника після початку другого робочого року, а не з 1 січня найближчого календарного року. Такий порядок закріплений у частині першій статті 6 Закону, тому що робочий рік для кожного співробітника починається з дня прийому на роботу на підставі трудового договору. Відпустка за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час року відповідно до черговості надання щорічних відпусток, встановленої в графіку цього роботодавця (дивіться частини дев'яту і десяту статті 10 3акона про відпустки).

При визначенні стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, слід керуватися нормами ст. 9 Закону. Якщо деякі періоди часу, згідно з цією статтею Закону, не включаються до стажу роботи для відпустки, то закінчення робочого року «відсувається» на кількість днів відсутності працівника, виключених зі стажу роботи для відпустки. .

Заборонено ненадання щорічної відпустки протягом 2 років поспіль, а також ненадання її працівникам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (згідно з частиною п'ятою статті 1). за шкідливі умови).

На прохання працівника відпустка може розділятися на частини, найбільша з яких (будь-яка, незалежно від порядку) не може становити менше 14 календарних днів (частина перша статті 12 Закону про відпустки). Роботодавці не мають права самостійно вирішувати питання не тільки про поділ щорічної оплачуваної відпустки на частини, але і про тривалість цих частин (наприклад, вимагати від працівника в обов'язковому порядку включення в період відпустки вихідних днів). Наприклад, при наданні працівникові частини відпустки, тривалістю 2 календарні дні (четвер і п'ятниця), згідно з його заявою, вихідні дні не включаються до відпустки.

Але на практиці часто роботодавці, надаючи відпустку на 5 календарних днів (з понеділка по п'ятницю), додають до них ще 2 календарні дні (суботу та неділю). І виходить, що працівник формально йде у відпустку на 7 календарних днів.

Дивіться у пункті 13 >>, чи застосовувати ДСТУ 4163:2020.

05. Категорії працівників, які мають перевагу вибору часу відпустки

При складанні графіків потрібно враховувати, що відповідно до статті 10 3акона деяким категоріям працівників щорічні відпустки повинні надаватися у зручний для них час.

Такими особами є:

01) особи віком до вісімнадцяти років;

03) жінки перед відпусткою по вагітності та пологах [дивіться збірку Декретна відпустка в Україні плюс Калькулятор розрахунку декретних] або після неї;

04) жінки, які мають двох і більше дітей [читайте тему Праця матерів] у віці до 15 років або дитини-інваліда;

05) самотні матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);

06) опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей у віці до 15 років за відсутності батьків;

07) дружини (чоловіки) військовослужбовців;

08) ветерани праці, особи, що мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

09) ветерани війни, особи, що мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється дія Закону "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту";

10) батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.

Таке право може бути передбачено й у окремих законодавчих актах. Наприклад, пункт 22 частини першої ст. 20 Закону України № 796 від 28.02.91 «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» громадянам, віднесеним до категорії 1 осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, чергова відпустка має надаватися у потрібний для них час.

Колективним або трудовим договором можуть визначатися й інші особи, яким щорічні відпустки надають у зручний для них час.

06. Як врахувати інтереси працівників при складанні графіка

Графік відпусток складається для всіх структурних підрозділів на рік.При його складанні враховуються інтереси господарського процесу, особисті інтереси співробітників та можливості для відпочинку. Щоб легше було дотриматися інтересів працівників, можна розробити їм форму заяви чи опитувального листа.

При цьому можливі два варіанти опитувального листа:

01) Для кожного працівника - окремий опитувальний лист (дивіться Приклад опитувального листа >>), в якому співробітник висловлює свої плани на відпустку. Далі опитувальний лист оцінюється безпосереднім керівником співробітника, який знає ситуацію у підрозділі загалом, і, якщо потрібно, коригує запитаний період відпустки. Свою думку можуть вносити в опитувальний лист не тільки безпосередній керівник, а й управлінці більш високого рівня або суміжних підрозділів. Думка керівника управління/департаменту є остаточною. Якщо думка останнього відрізняється від первісного запиту працівника на свою відпустку, то важливо, щоб працівник письмово в цьому аркуші підтвердив своє ознайомлення (а краще — згоду на зміни), поставивши дату та підпис.

02) На одному аркуші збирається інформація про відпустки всіх співробітників підрозділу: по кожному оформляється рядок у таблиці.

Якщо у роботодавця будуть заповнені документи, з яких видно, хто коли хоче піти у відпустку, це означає, що роботодавець провів роботу з обліку інтересів працівників при підготовці графіка (саме цього вимагає частина десята ст. 10 Закону про відпустки від роботодавця). Після того як побажання всіх співробітників зібрані в таблиці одного документа або в окремих опитувальних аркушах, керівнику легше проаналізувати інформацію і побачити, які побажання легко здійсненні, а які взаємовиключні і вимагають коригування.

Графік відпусток – зразок

(форма графіка та приклади заповнення)

Форму графіка відпусток не затверджено будь-якими нормативними актами, тому вона може бути довільною з урахуванням особливостей конкретного роботодавця.

Важливо, щоб у ньому були зазначені такі дані: прізвище та ініціали працівника, його посада, структурний підрозділ, в якому він працює (якщо на підприємстві є підрозділи), вид та період надання щорічної відпустки (дата початку та закінчення), підпис працівника.

Нижче наведені можливі варіанти його складання. Таблична частина графіка може бути складена як в алфавітному порядку, так і в порядку підпорядкованості.

Можете додавати або видаляти деякі графи. У прикладі №1 є графа для заповнення фактичного періоду використання відпустки. саме так зручніше працювати чи співпрацювати з колегами та керівництвом, дублюйте інформацію.

08. Бланк графіка відпусток

Ви можете завантажити у форматі Excel варіанти бланків, які використовувалися у відео:

1) варіант №1 (ексель) >> завантажити бланк >>

2) варіант №2 (ексель) >> скачати бланк >>

У форматі .doc (Word) є три бланки:

1) варіант №1 (розглядався у відео) >> скачати бланк >>

2) варіант №2 (розглядався у відео) >> скачати бланк >>

3) у попередньому розділі розглядався другий приклад та його бланк наведено у форматі .doc (Word) >> скачати бланк >>

09. Як стверджується графік

Погодження графіка з виборним органом первинної профспілкової організації або з іншим органом, уповноваженим на це трудовим колективом, органом засвідчується написом приблизно такого змісту:

Голова первинної профспілкової організації

_______________ /Б. Б. Працелюбченко/

Керівник може затвердити графік написом приблизно такого змісту:

_______________ /М. М. Крутюк/

Можна затвердити графік не записом, а наказом. Дивіться приклад наказу: Наказ на графік відпусток >>.

10. Повідомлення працівників про відпустку

Для ознайомлення з графіком відпусток підходять різні варіанти.

Наприклад, можна завести журнал, в якому відображається факт повідомлення.

Можна ввести в графік відпусток додаткову графу, де працівники поставлять підпис про ознайомлення під своїми даними про відпустку:

Роботодавець зобов'язаний письмово попередити співробітника про дату початку відпустки не пізніше, ніж за 2 тижні до його початку (відповідно до частини одинадцятої статті 10 Закону про відпустки).

Читайте докладніше на сторінці:

11. Зміна графіка

Затверджений графік відпусток стає обов'язковим як для співробітника, так і для роботодавця.

Можливість відступу від графіка в більшості випадків допустима лише за згодою обох сторін.

Якщо трудовий договір укладено зі співробітником вже після затвердження графіка відпусток, можна внести до графіка відповідні зміни та доповнення.

Інші випадки зміни та приклади їх оформлення описані у темі Перенесення відпустки >> (з прикладами внесення до графіка записів про перенесення та відповідних наказів, заяв).

Також можете передбачити у формі графіка графу «Перенесення відпустки».

Після змін заново узгоджувати з профкомом графік по всіх працівниках і заново затверджувати його не потрібно.

12. Штраф за відсутність графіка

Як правопорушення потрібно класифікувати відсутність графіка відпусток описано в листі Мінсоцполітики №191/10/136-15 >>.

Читайте також список Помилки під час оформлення відпусток >> .

13. Особливості для працівників, які відпрацювали менше 6 місяців

За загальним правилом у перший рік роботи право на щорічну основну відпустку повної тривалості виникає у працівника тільки після того, як він безперервно відпрацював 6 місяців у цього роботодавця. [дивіться, як розрахувати тривалість ( приклад) >>], відповідно до частин 5 і 6 статті 10 Закону про відпустки).

За погодженням між працівником і роботодавцем можна такому співробітнику запланувати частину щорічної відпустки включити до графіка до моменту наступу 6 місяців безперервної роботи.

Надання соціальної відпустки на дітей (відповідно до статті 19 Закону про відпустки, дивіться збірку Відпустка на дітей), додаткової відпустки бійцям (ст. 16 2 Закону про відпустки) та «чорнобильської» відпустки (згідно з Законом № 796 про соц. захист "чорнобильців") не залежить від часу відпрацьованого даного роботодавця.

Тому наступного року навіть для недавно прийнятих працівників плануйте у графіку ці додаткові відпустки.

Також є категорії працівників, яким щорічні відпустки надають за їх бажанням до відпрацювання шести місяців (частина 7 статті 10 3акону про відпустки).

Побажання цих категорій працівників також слід врахувати під час опитування перед складанням графіка.

А як бути з новими працівниками, прийнятими на початку року, вже після затвердження графіка?

Після відпрацьованих шести місяців (як було сказано вище) вони отримують право на першу щорічну відпустку повної тривалості. Якщо такий новий працівник не планує йти у відпустку в першому ж календарному році, коли був прийнятий на роботу, і роботодавець не заперечує цього рішення працівника, то вносити цього працівника у графік на поточний рік не потрібно. Краще таке рішення працівника письмово зафіксувати: наприклад, при оформленні прийому на роботу вручити йому письмовий запит (або анкету) для визначення бажаного для працівника періоду щорічної відпустки у поточному році та його тривалості. Отримайте письмове підтвердження від нового працівника з цього питання.

Якщо новий працівник захоче оформити відпустку у другій половині цього календарного року та роботодавець не заперечує, доведеться внести зміни до графіка.

14. Чи застосовується ДСТУ 4163:2020 для графіка?

Коротка відповідь: так, графіки відпусток підпадають під ДСТУ 4163:2020, можете застосовувати цей стандарт.

Детальну відповідь щодо графіків дивіться на сторінці ДСТУ 4163:2020 >>.

Інші сторінки на тему:

Зміни у графіку відпусток

Відпусткам присвячена гол. 19 ТК РФ. Графік відпусток є обов'язковим елементом кадрового документообігу кожного підприємства, його зобов'язані дотримуватися всіх сторін трудових відносин.Затвердження документа здійснюється не пізніше двох тижнів до початку чергового календарного року, проте закон не забороняє вносити зміни до графіку відпусток.

У цій статті ми розповімо, як внести зміни до графіка відпусток та дотриматися при цьому вимог законодавчих актів, а також інтересів усіх сторін.

Причини зміни графіка відпусток

Перед початком календарного року кожен співробітник зобов'язаний надати керівництву передбачувані дати відходу в оплачувану відпустку, а також їхню тривалість. ТК РФ допускає розбирати загальну кількість днів відпустки, покладеного співробітнику, на кілька періодів, проте кожна частина не може бути меншою за 14 календарних днів. Усього ж щорічна відпустка триває 28 днів (ст. 115 гол. 19 ТК РФ). Це дозволяє дотримуватися інтересів як трудового колективу, а й адміністрації підприємства. При цьому на час відпочинку за працівником зберігається його місце та середній заробіток (ст. 114 гол. 19 ТК РФ).

Право на відпустку у працівника виникає після 6 місяців праці на підприємстві (ст. 122 гол. 19 ТК РФ).

При складанні графіка відпусток слід враховувати, що певні категорії громадян можуть використовувати належні дні відпустки на власний розсуд у будь-який час. До цього переліку входять:

• неповнолітні працівники;
• сумісники, які мають відпустку за основним місцем роботи;
• суб'єкти, які мають статус «Почесний донор»;
• жінки, які мають не менше двох дітей віком до 12 років;
• дружини осіб, які проходять службу у лавах ЗС РФ (вони мають право піти у відпустку одночасно зі своїм чоловіком);
• інші категорії працівників із пільговим статусом.

Для перерахованих категорій громадян відомості про передбачувану дату та тривалість відпустки не вносяться до графіка. За фактом подання заяви про надання часу відпочинку необхідно винести наказ про внесення змін до графіка відпусток та вказати реальну дату надання відпускних днів.

Розглянемо різні причини зміни графіка та нюанси правильного оформлення документів на підприємстві.

Прийом нового співробітника

Чи потрібна зміна графіка відпусток при прийомі нового співробітника? У разі працевлаштування нового співробітника після початку календарного року, він з об'єктивних причин не буде вказаний у графіку відпусток. Чи потрібно вносити зміни до графіка за таких обставин? Закон не передбачає обов'язку вказувати дані про час відпочинку громадянина, ухваленого на роботу протягом календарного року.

Надання належної відпустки здійснюватиметься на підставі заяви нового працівника.

Під час підготовки графіка відпусток на наступний календарний рік інформація від такого співробітника буде враховуватися на загальних підставах. Внесення змін може знадобитись, якщо час відпустки працівників збігається.

Ініціатива працівника

Зміна графіка відпусток з ініціативи працівника залежатиме від поважності причин. У таких випадках внести редагування керівництво компанії зобов'язане:

• через виникнення захворювання;
• видача лікарняного листа для догляду за декретом, а також у відпустку для догляду за малолітньою дитиною;
• перенесення відпустки за основним місцем роботи для сумісника;
• інші випадки, перелічені у нормативних актах.

У разі виникнення таких причин заява про внесення змін до графіка подається працівником.Крім цього, співробітник та керівництво вправі дійти взаємної угоди про внесення правок, якщо це не порушує права інших членів трудового колективу.

Ініціативою співробітника може бути отримання відпустки з наступним звільненням (ст. 127 гл. 19 ТК РФ). У такій ситуації вирішення питання залежатиме від думки керівника, він не зобов'язаний задовольняти прохання підлеглого. Якщо така згода отримана, виноситься розпорядчий акт про надання відпустки з подальшим припиненням трудового договору. Одночасно видається наказ про зміну графіка.

Ініціатива роботодавця

Чи можна до графіка відпусток вносити зміни на вимогу керівництва підприємства? Така можливість настає лише у виняткових випадках за погодженням з конкретним працівником, а зміна графіка з ініціативи роботодавця відображатиметься у розпорядчому наказі на підприємстві. До таких ситуацій можна віднести:

• виникнення виробничої необхідності, коли може постраждати нормальний робочий процес (відпустку можна перенести на іншу дату або наступного року, для цього потрібно узгодити питання зі співробітником);
• необхідність у відкликанні співробітника з наданої відпустки, коли дні відпочинку можуть переноситися в межах поточного року або на наступний календарний рік;
• виникнення необхідності надати позачергові відпустки іншим співробітникам, якщо вони не були враховані у графіку (наприклад, вагітність співробітниць та догляд у декрет).

За відсутності згоди працівника одностороння зміна графіка не допускається, це буде порушенням трудового законодавства.

Як оформити

Підготовка форм кадрового документообігу є обов'язком роботодавця.Щоб посадові особи кадрової служби внесли зміни до графіка, має бути винесений розпорядчий наказ на підприємстві. Якщо ініціатива про нову дату відпустки належить працівникові, він має подати заяву на зміну графіка. Воно реєструється за загальними правилами документообігу і розглядається керівником.

Ключовим документом для внесення змін до графіка є наказ керівника. Навіть якщо працівник має законне право змінити дату щорічного відпочинку, тільки видання наказу дозволить відобразити цей момент у графіку.

Наказ про внесення змін до графіка відпусток

При виявленні необхідності змінити дату надання відпустки або тривалість відпочинку керівник компанії повинен видати наказ. У змісті цього документа зазначаються такі пункти:

• дата та номер розпорядчого акта;
• відомості про працівника, щодо якого будуть вноситись зміни до графіка відпусток на поточний рік;
• підстави та причини для зміни (наприклад, дата та вхідний номер заяви від співробітника із зазначенням причин перенесення дат);
• розпорядження відповідальній особі кадрової служби внести зміни до графіка.

З наказом має бути ознайомлено громадянина, для якого змінюється дата або тривалість щорічної відпустки.

Наказ підлягає реєстрації у системі діловодства, після чого кадровик вносить відповідні зміни у форму графіка. Про внесені зміни співробітника має бути повідомлено письмово під розпис, про це робиться відмітка в особовій справі або в окремій розписці.