Бітрікс24. Інструкція для початківців

Бітрікс24 – популярний сервіс, призначений для ефективної роботи компаній будь-яких масштабів завдяки широкому набору інструментів. З одного боку, у деяких користувачів це викликає складнощі: з чого почати та як із цим працювати? З іншого боку, кожен клієнт у міру розвитку бізнесу може розширювати функціонал сервісу під поточні вимоги та завдання.

Важлива перевага – розробник пропонує організаціям зі штатом до 12 співробітників безкоштовний тариф із базовими інструментами.

Погоджуся, переїзд на Бітрікс24 можна порівняти зі зміною локації офісу компанії. Спочатку ви зберете все необхідне і перевезете, а потім знову розпакувати на новому місці. Але не так складно. Досить покроково виконати мою інструкцію.

У цій статті розглянемо:

Ключові можливості

Спільна робота над завданнями та проектами:

• постановка завдань;
• встановлення режиму роботи (план, термін, календар, списки);
• присвоєння ролі та права доступу;
• шаблони;
• роботи для роботи за заданим сценарієм;
• канбан-дошки;
• відстеження ефективності працівників;
• програми для iPhone та Android.

• перегляд історій угод за картками;
• об'єднання угод шляхом пошуку дублів;
• автоматизація продажів за допомогою роботів;
• CRM-маркетинг;
• дзвінки та листи з CRM;
• онлайн-чат на веб-сайт (безкоштовно);
• звіти;
• генератор продажів;
• автоматизація створення договорів, рахунків та актів;
• AI Скоринг CRM (прогноз успіху угод за допомогою ІІ);
• обмін даними з 1С у реальному часі;
• Наскрізна аналітика.

Контакт-центр: телефонія, чат на сайт (безкоштовно), коллтрекінг, CRM-форми в соцмедіа та на сайті, автовідповідач.

Сайти: можливість створення сайтів у простому конструкторі.

Магазини: створення інтернет-магазинів у конструкторі та за шаблонами.

Офіс: Віртуальний простір для комунікації співробітників компанії.

Початок роботи в Бітрікс24

Реєстрація та створення

Відкрийте сторінку реєстрації Бітрікс24, натисніть «Почати безкоштовно». Виберіть зручний спосіб реєстрації.

Ви створили свій Бітрікс24. Далі потрібно вказати назву компанії, за необхідності перейменувати домен, ім'я якому система надала випадковим чином.

Підключення співробітників

Відкрийте вкладку «Жива стрічка»-«Запросити співробітників». Опція доступна адміну, в налаштуваннях є функція "Дозволити всім запрошувати користувачів на портал".

Система пропонує 5 способів запрошення співробітників:

• «швидка реєстрація» – скопіюйте посилання у відповідному полі та надішліть його колегам, при переході у них з'явиться можливість реєстрації;
• «по sms » – вводьте номери телефонів колег, які отримають повідомлення на телефон із посиланням на реєстрацію;
• «по e-mail»- аналогічно, але вводяться поштові скриньки колег;
• «зареєструвати» – вносите e-mail, ім'я/прізвище співробітника та посаду, на його поштову скриньку прийде лист із паролем та логіном для входу;
• «запросити інтегратора» – укладання договору із сертифікованими партнерами сервісу для налаштування вашої організації.

Налаштування структури компанії

Перегляд та редагування структури здійснюється у «Меню»–«Співробітники». Структура складається з підрозділів, за кожним із яких закріплюється назва, керівник, співробітники.

Натисніть кнопку "Додати підрозділ", заповнюйте дані.

До кожного підрозділу можна додавати дочірній підрозділ та підвідділи без обмеження за їх кількістю. Вийде приблизно так, як на скріншоті.

Тут є кнопка «Запросити співробітників». При необхідності переносіть співробітника до якогось із підрозділів, затиснувши іконку з ім'ям лівою кнопкою миші та перетягуючи її у потрібне вікно.

Основне меню сервісу: огляд

Розділи меню знаходяться у лівій колонці екрана. Коротко по них пройдусь.

Жива стрічка – сторінка подій порталу

Вміщує кілька підрозділів:

1. «Повідомлення» – вкладка, де можна писати повідомлення та переглядати смс інших колег, відправка можлива всім співробітникам або групам, відділам, поштовим користувачам.

1. «Завдання» - Вкладка, призначена для формування завдань. Натисніть «Надіслати», і вона автоматично з'явиться у списку повідомлень Живої стрічки. У правому верхньому куті ставте галочку для надання статусу «Важливе завдання».

1. «Подія» – вкладка, де створюються події, вказуються потрібні відомості, налаштування та співробітники, у яких з'явиться повідомлення у Живій стрічці.

1. «Опитування» – вкладка для створення опитувань, які з'являться у стрічці (для всіх співробітників чи вибраних вами груп, підрозділів тощо).

1. «Ще» – тут знаходяться додаткові вкладки для надсилання файлів, подяки, важливих повідомлень до Живої стрічки.

Завдання, підзавдання та проекти – організація робочого процесу

У цьому розділі ви отримуєте наочну інформацію про завершені, поточні та заплановані справи. Я не зупинятимусь на кожній опції, а перейду до головного – створення завдань. До речі, цей інструмент знаходиться практично у кожному розділі.

Як створити завдання в Бітрікс24?

Натисніть кнопку «Додати завдання». Далі внесіть дані: назву та опис завдання. Якщо потрібно, складіть чек-лист зі списком дій, щоб зафіксувати виконані кроки.Біля піктограми полум'я можна відзначити галочкою пріоритет завдання – важлива. Призначте співробітників, відповідальних за виконання, та крайній термін (дедлайн).

Коротко про ролі співробітників, які беруть участь у виконанні завдання:

• відповідальний - Виконавець завдання;
• постановник - Співробітник, який призначив завдання, він отримує підтвердження про виконання;
• співвиконавець – помічник у виконанні завдань, що має ідентичні права ролі «відповідальний»;
• спостерігач – співробітники, яким надходитимуть повідомлення про виконання завдання, мають можливість залишати свої коментарі.

Вкладка «Додатково» дозволяє виконати такі дії:

• прив'язати завдання до обраного проекту (тут створюється новий ПРОЕКТ);
• підключити облік часу;
• встановити нагадування;
• створити шаблон завдання за допомогою опції "Повторювати";
• сформувати ПІДЗАДАЧУ і т.д.

Канбан дошки у завданнях

Звична багатьом методологія є в Бітрікс24. Завдання одразу створюються у підрозділі «Канбан». Інтерфейс схожий з аналогічними сервісами: виділення колонок кольором, фільтр пошуку завдань. Для наочності зробив кілька завдань, щоб показати вам скріншот дощок.

Коротко за діаграмою Ганта

Діаграма дозволяє відстежувати хід виконання завдань, контролюючи останні терміни. Під час наведення на горизонтальний блок завдання у календарній сітці відображаються загальні дані.

Шаблони завдань

Натисніть вкладку «Шаблони»-«Додати» , заповніть поля та збережіть. Якщо вам потрібно створити аналогічне завдання, потрібно вибрати необхідний шаблон та натиснути на 3 горизонтальні лінії, далі «Додати завдання за шаблоном». Як правило, вони використовуються для регулярних і часто повторюваних завдань.

Роботи у завданнях – що це?

Натискаєте на кнопку «Роботи» та переходьте в розділ «Налаштування».

Потрібно задати 2 параметри:

• тригери - Дія (ситуація), при появі якого завдання переходить на задану стадію, в цей момент спрацює заздалегідь налаштований робот;
• роботи - Послідовний набір дій, що виконуються автоматично при переході завдання на задану стадію.

Приклад: є завдання із встановленими термінами виконання. За допомогою тригера ми вказуємо ситуацію «швидко прострочено». Коли завдання досягне цього статусу, робот автоматично здійснить дію – я вибрав надсилання повідомлення до Живої стрічки.

Чат та дзвінки

У цьому розділі у вас автоматично з'являються 2 чати – з помічником від Бітрікс24 та загальний чат для всіх колег, який можна використовувати додатково до Живої стрічки.

• рядок пошуку;
• створити новий чат - закритий (для обраних колег), відкритий (для всіх колег), віч-на-віч з обраним співробітником.

Також у системі доступні голосові та відео дзвінки між співробітниками. Для цього створіть чат та виберіть тип дзвінка. Для здійснення групових дзвінків необхідно створити груповий закритий чат. Відео- та аудіо дзвінки між співробітниками не записуються.

Групи

Тут відображаються вже сформовані робочі групи та створюються нові: відкрита, закрита, зовнішня та група для зовнішніх публікацій.

У цій вкладці формуються проекти із заданим типом: відкритий, закритий чи зовнішній.

Диск

Зберігання документів та файлів організації. Для роботи з диском запропоновано 5 вкладок:

• "мій диск" - ваше особисте сховище файлів;
• "загальний диск" - колективне зберігання файлів організації з можливістю видачі прав доступу;
• «диск для Windows» – на цій сторінці ви можете завантажити та підключити програму від Бітрікс24.Диск, щоб працювати з документами, не відкриваючи сам сервіс;
• «диск для macOS» – опція, аналогічна до попередньої;
• "очищення місця" – показує відомості про вільне місце на диску, надає кілька інструментів "Безпечне очищення" та "Експертний режим".

Календар

Розділ містить 2 основні вкладки: "Мій календар" та "Календар компанії". Події відображаються в таблиці, під кнопкою «Розклад» – те саме представлене у вигляді списку по днях. При наведенні курсору на завдання праворуч на екрані відображаються основні відомості. Під кнопкою «Додати» 2 опції – подія та завдання. Під значком шестерні знаходяться налаштування, включаючи права доступу.

Час та звіти

Корисні інструменти для відділу кадрів та керівників доступні у платних тарифах.

• «Графік відсутності» - Табличне відображення відпусток, лікарняних, декретів, тобто у звіті видно: хто, коли і чому немає на робочому місці.
• «Робочий час» - Автоматичне формування звітів про робочий годинник співробітників, при появі на роботі ними використовується кнопка «Почати робочий день», йдучи вони клікають на неї ж.
• «Bitrix24.Time» – тотальний контроль над персоналом (моя думка), передбачає підключення програми на планшет та використання його камери. Крім натискання кнопки початку часу роботи, система з допомогою камери розпізнає співробітника.
• «Робочі звіти» – вкладка для збору звітів співробітників з можливістю перегляду статистики та виставлення оцінок.
• «Збори та планерки» - Організація зборів співробітників із зазначенням дати, організатора, місця проведення.

Пошта

Робота з поштовими скриньками систем на скріншоті в режимі одного вікна. Є багато корисних налаштувань та можливостей, але у платних тарифах.

Бізнес-процеси

Платний інструмент швидкого узгодження різних документів всередині організації. За допомогою редактора налаштовується бізнес-процес, а саме його ланцюжок. По ній документ і надсилатиметься по черзі кожному зі співробітників.

CRM

Даному інструменту я наведу окрему статтю – інформації та функціоналу дуже багато. Тут зберігаються всі угоди з переглядом у формі канбан-дошки, списку або календаря, дзвінки та листування з клієнтами на сайті та в соцмедіа, докладна статистика з продажу, ефективності менеджерів тощо.

Програми

Зі своєї сторінки Бітрікс24 ви отримуєте доступ до програм (платні та безкоштовні). Для зручності запропоновано пошуковий рядок і фільтр, що налаштовується – за категоріями, вартістю, кількістю скачування і т.д.

Тарифікація в Бітрікс24

Безкоштовний тариф без обмежень за часом є з можливістю підключення не більше 12 співробітників. Під час реєстрації ви можете підключити демо-режим на 30 днів з доступом до платних інструментів бізнес-пакету «Команда». Детальне порівняння тарифних планів тут.

Розробник пропонує скористатися сервісом:

• З коробки – встановлення на вашому сервері (кінцева ліцензія, тобто ви стаєте власником ліцензії на продукт).

Мобільний додаток Бітрікс24

Скачується безкоштовно та працює з пристроями iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ та iOS 10.0+. Через додаток ведеться робота над завданнями, користування CRM, комунікація з колегами та клієнтами, є доступ до голосових та відеодзвінків.

Інтеграція із зовнішніми платформами

1. Сервіси для роботи над документами – MS Office, OpenOffice, LibreOffice, хмарні сервіси GoogleDocs, Office 365.
2. Microsoft Outlook, продуктами Google та Apple – реалізована для коробкової версії.
3. Системою обміну повідомленнями та спільної роботи – MS Exchange Server 2007/2010.
4. Active Directory/LDAP – модуль AD/LDAP інтеграція.
5. Продуктами 1С.

Як видалити Бітрікс24?

Неактивні облікові записи з безкоштовним доступом видаляються автоматично. Якщо ви не зайдете в обліковий запис протягом 45 днів, він буде заблокований. На відновлення доступу видається тиждень – слід писати на техпідтримку. За добу до видалення на електронну пошту власника Бітрікс24 буде надіслано листа з попередженням про видалення.

Портали на платних тарифах не блокуються та не видаляються. Достатньо не оплачувати наступний період, після чого портал буде переведений на безкоштовний пакет та видаляється, як описано вище.

Налаштування повідомлень в Битрикс24

У верхньому правому куті екрана натисніть на стрілочку поруч із вашим ім'ям, далі «Налаштування повідомлень».

Вибирайте потрібний режим – простий чи розширений. У кожному режимі можна проставляти/прибирати галочки, зберігаючи необхідні настройки.

Висновок

Я коротко показав лише основні нюанси по роботі з Бітрікс24. Він був і залишається популярним потужним порталом, що поєднує інструменти управління проектами та функції CRM. Як висновок я коротко узагальню переваги та недоліки системи.

• простий старт без початкових вкладень можна скористатися демо-режимом протягом 30 днів для користування ключовим функціоналом;
• наявність безкоштовного пакету назавжди з обмеженим набором опцій для невеликих команд (12 осіб), наприклад, фрілансерів;
• значний набір інструментів, включаючи CRM, готові інтеграції зі сторонніми сервісами, мобільні програми системи.

• як правило, користувач отримує більше, ніж планував, відповідно непотрібні опції ускладнюють навігацію та роботу в сервісі;
• У більшості випадків для правильного налаштування та роботи CRM буде потрібна допомога спеціаліста, тоді як інші аналогічні продукти можна впроваджувати з мінімальним залученням фахівців, а далі розбиратися самому.

Бітрікс24: як працювати у програмі

Одна з причин, чому компанії втрачають прибуток, — не налагоджені бізнес-процеси. Часто це відбувається через те, що немає єдиної платформи, де можна зберігати інформацію про клієнтів, відстежувати продаж та рекламні кампанії, спільно працювати над проектами, автоматизувати рутинні завдання. В результаті на угоди йде більше часу, менеджери забувають зв'язатися з клієнтами та помиляються, а важлива інформація втрачається «в дорозі» між відділами. Вирішити ці проблеми допоможе єдина система. Розповідаємо, як працює Бітрікс24 і для чого він потрібний.

Що таке Бітрікс24 і з чого почати

• організувати спільну роботу команди;
• вести проекти;
• ставити завдання співробітникам та контролювати їх виконання;
• спілкуватися в чаті та відеозв'язку;
• вести клієнтську базу;
• створювати сайти та інтернет-магазини;
• зберігати документи та ін.

Платформа постійно доопрацьовується, з'являються нові функції, які допомагають спростити роботу команди. Наприклад, у сервісі є AI-асистент CoPilot Pro, який вміє генерувати тексти, брати на себе одну з 30 ролей, вигадувати та обговорювати ідеї. А завдання можна ставити в Потоках, які вирішують проблему «пляшкового шийки» у процесах. Докладніше про останні оновлення сервісу читайте у статті.

Спільна робота

Бітрікс24 працює як віртуальний офіс - загальний робочий простір, ніби онлайн-опенспейс. Співробітники можуть разом вести проекти та завдання, навіть якщо перебувають у різних містах: спілкуватися в чатах, надсилати файли, телефонувати.Також у сервісі є «жива стрічка» та канали.

Спільна робота

В онлайн-календарі співробітники планують час: завдання, дзвінки, зустрічі, консультації. Також тут відзначають майбутні заходи та запрошують колег взяти участь у них, наприклад у відеоконференціях та навчальних вебінарах. в одному календарі.

Корпоративна пошта

Вона пов'язана з іншими інструментами Бітрікс24: CRM, проектами та завданнями, IP-телефонією, стрічкою новин.

Хмарне сховище

Усередині платформи є хмарне сховище, в якому можна створювати та зберігати робочі документи.

Читайте також

У розділі "Підтримка" є інструкція з Бітрікс24. Ви можете додати і власну базу знань, наприклад, завантажити скрипти спілкування з клієнтами.

У Бітрікс24 є картки для постановки завдань. У них можна додати опис, прикріпити робочі файли, призначити відповідального та вказати дедлайн.

Також у сервісі доступні Скрам, Канбан-дошки, діаграма Ганта.

Групи та проекти

Усередині сервісу співробітники можуть об'єднатися за групами та проектами. Наприклад, ретейл відкриває нову торгову точку та створює у Бітрікс24 робочу групу з керівником, менеджерами із закупівель та продажами, маркетологами, бухгалтером.Такі команди можна створювати для будь-яких активностей: корпоративного свята, благодійної акції чи велопробігу.

У програмі Бітрікс24 співробітники надсилають керівнику звіт, як вони працювали над завданнями на тижні.

Бітрікс24 Сайти

В Бітрікс24 можна зробити сайт або інтернет-магазин, дотримуючись покрокового керівництва.

Сайт та інтернет-магазин вже будуть інтегровані з вашою CRM.

CRM-система

CRM (Customer Relationship Management, або «Управління взаємовідносинами з клієнтами») — це система, в якій бізнес зберігає всі заявки, записує дані клієнтів, відстежує продажі. Навіть якщо зараз людина не готова щось купити, її контакт все одно потрапляє в Пізніше можна відправити йому промокод на першу покупку або добірку вигідних товарів, щоб нагадати про себе.

Не має значення через який канал прийшов клієнт — сайт, інтернет-магазин, месенджер або соціальну мережу. Всі дані та звернення автоматично потраплять у систему.

Дані про всі телефонні розмови, листування і куплені товари або послуги зберігаються в картці клієнта. У CRM можна дізнатися, на якому етапі знаходиться угода і чи слідував співробітник скриптам. .

Ще CRM-система допомагає автоматизувати рутинні бізнес-процеси. Наприклад, розподілити завдання між співробітниками, відправити кадрові документи, записати та зберегти телефонні розмови, розіслати клієнтам рекламні повідомлення, сформувати рахунки та звітність, прийняти оплату через онлайн-касу. CRM – найбільший розділ Бітрікс24, тому співробітникам може знадобитися докладний гайд по роботі з ним.

CRM візьме під контроль усі канали комунікацій з клієнтами та автоматизує продаж у вашому бізнесі.

Які завдання вирішує Бітрікс24

У системі кожен інструмент закриває певні бізнес-завдання. Ось кілька прикладів, як Бітрікс24 працює та які проблеми компанії вирішує.

• Зберігає в єдиній базі дані про клієнтів та продажі. У картці фіксуються всі його дані та взаємодії з компанією. Будь-який менеджер легко знайде ім'я, пошту чи соцмережі. Вийде прочитати минулі листування з клієнтом або прослухати дзвінки, щоб підготуватися до нової зустрічі або дзвінка.
• Автоматизує прийом заявок та оплату. Інформація про нове замовлення автоматично потрапляє до CRM – вносити вручну не доведеться. А коли угода відбудеться, система сама надішле рахунок клієнту.
• Дозволяє співробітникам разом працювати над проектами. Так легше позбутися хаосу в процесах та гри в «глухий телефон». Кожен співробітник команди може перечитати інформацію або дізнатися, хто займається іншими завданнями цього ж проекту.
• Автоматично розподіляє та відстежує навантаження всередині команди. Бітрікс24 може призначати робочі завдання працівникам залежно від посади та зайнятості. Статуси та дедлайни теж відстежуються системою – вона відзначає активні, виконані чи прострочені завдання.
• Формує звітність. Бітрікс24 складає звіти про продаж та всі маркетингові активності. Не доведеться збирати всі цифри та вручну вносити їх у таблицю чи документ.
• Робить розсилки. У Бітрікс24 можна надсилати повідомлення клієнтам через різні канали зв'язку - email, СМС, Viber, WhatsApp і Telegram, ВКонтакте. Це можуть бути персональні знижки та бонуси, акції чи новини. Так компанії встановлюють прямий контакт із потенційними покупцями та підвищують конверсію.
• Створює сайти, лендинги та інтернет-магазини. В онлайн-конструкторі можна вибрати готовий шаблон, налаштувати дизайн, додати контент та функції. Всі дії користувачів на сайті автоматично потрапляють до CRM.

Користуватись Бітрікс24 можна як з комп'ютера, так і смартфона. Мобільний додаток підійде співробітникам, які часто виїжджають на зустрічі або у відрядження.

Як бізнесу впровадити Бітрікс24

Щоб почати працювати в Бітрікс24, на сайті сервісу виберіть тариф: "Безкоштовний", "Базовий", "Стандарт", "Професійний" або "Ентерпрайз". Коли ухвалюєте рішення, враховуйте кількість співробітників та інструменти, які вам потрібні для роботи.

Покрокова інструкція: як працювати з Бітрікс24 новачкові

1. На сайті сервісу натисніть кнопку «Отримати безкоштовно».
2. Зареєструйтесь у Бітрікс24 за допомогою e-mail, облікового запису у ВКонтакті, Mail.Ru, Яндексі, Windows LiveID або Ощадбанк Бізнесі.
3. Встановіть десктопну та мобільну програму Бітрікс24.
4. Зайдіть у сервіс та виберіть, з яким інструментом плануєте працювати найчастіше – CRM, «Завдання та проекти», «Онлайн-офіс», «Сайти». Наприклад, якщо Бітрікс24 потрібний в основному для управління продажами, зупиніться на CRM-системі. Якщо плануєте спільно працювати над проектами, підійде варіант «Завдання та проекти».
5. У розділі "Контакт-центр" інтегруйте інші бізнес-інструменти з Бітрікс24. Це може бути сайт, інтернет-магазин, e-mail, хмарна АТС, Telegram, Viber, WhatsApp, «Авіто», «ВКонтакте», «Однокласники». Підключати послуги можуть лише користувачі з правами адміністратора.
6. Якщо є база клієнтів, перенесіть її в сервіс. Якщо даних небагато, їх можна вбити вручну. Якщо база велика, її потрібно перевести у формат CSV та імпортувати до Бітрікс24.
7. Перевірте, чи всі функції сервісу коректно працюють. Наприклад, ви налаштували CRM на прийом заявок через месенджери. Зробіть пробне замовлення через чат-бот у «Телеграмі». Якщо налаштування правильні, система сама створить картку клієнта, зафіксує замовлення, відправить рахунок на оплату та запланує дату наступного контакту.

Робота з Бітрікс24 розписана покроково на сайті, як запровадити сервіс та розпочати роботу з ним. Якщо виникли труднощі, зверніться до партнера зі списку. Це сертифіковані компанії, які спеціалізуються на установці Бітрікс24. Вони допоможуть вибрати оптимальний тариф, налаштувати програму під потреби вашого бізнесу, навчити співробітників працювати у ній.

Як користуватися Бітрікс24: посібник

Розібратися, як працювати в програмі Бітрікс24, можливо навіть для чайників. Не потрібно вміти програмувати та розбиратися в тонкощах налаштування CRM.

Бітрікс24: інструкція користувача:

Крок №1. Виберіть працівника, який впроваджуватиме сервіс у компанії. Для цього йому потрібно заздалегідь вивчити інструкцію до Бітрікс24 для співробітників, щоб потім відповідати на запитання колег та налаштовувати програму. Або зверніться до партнера Бітрікс24, який знає всі тонкощі.

Крок №2. Вкажіть назву вашої компанії. Після реєстрації адреса Бітрікс24 складається з рандомних букв - ви можете її змінити, але лише один раз. Наприклад, адресу fnhkwl2.bitrix24.ru можна перетворити на mirokon.bitrix24.ru за назвою компанії "Світ вікон".

Крок №3. Оформіть робочий простір сервісу у корпоративному стилі. Для цього створіть власну тему: завантажте основне тло, виберіть на панелі кольору сторінки та тексту.

Крок №4. Додайте співробітників у сервіс за посиланням, електронною поштою або номером телефону. Вони зможуть одразу ним користуватися.

Крок №5. Налаштуйте структуру компанії. Вкажіть, хто в якомусь відділі працює, хто керівник команди.

Крок №6. Дайте працівникам права доступу. Наприклад, менеджер продажів може змінювати клієнтські картки, а працівники інших відділів лише переглядати.

Крок №7. Створіть базу знань у Бітрікс24. Додайте посадові інструкції, чек-листи та скрипти розмов. Писати свій гайд не доведеться, на сайті вже є докладна покрокова інструкція користувача Битрикс24. Якщо співробітник раніше не працював у таких сервісах, вона допоможе розібратися.

Крок №8. Налаштуйте сервіс під цілі, що поставили перед собою. Якщо хочете отримувати заявки з різних джерел, інтегруйте їх із системою. Це можуть бути телефонні дзвінки, інтернет-магазин, сайт компанії, Telegram, Viber та WhatsApp, «ВКонтакті». Щоб аналізувати продажі та рекламні кампанії, виберіть показники та періодичність звітів.

Приклад застосування Бітрікс24

Московська компанія «ТК Інжиніринг» постачає обладнання, трубопроводи та арматуру для будівництва інженерних мереж. Керівники звернулися до SkySoft, партнера Бітрікс24, щоб запровадити сервіс.

• зробити прозорими етапи роботи над проектами;
• зберігати інформацію у єдиній базі;
• зменшити кількість помилок;
• отримувати дані про замовлення та складати звіти про роботу менеджерів.

Експерти SkySoft порекомендували підключити тариф "Стандартний". Завдання вони вирішили так:

1. Налаштували вирву продажів і додали до неї етапи «Проектування», «Будівництво», «Постачання», «Угода провалена», «Успіх».
2. Створили поля картки угоди, в яку можна завантажити файл специфікації. Частину полів заповнювати обов'язково – без цього не вдасться пересунути продаж на наступний етап.
3. Налаштували картки компаній, щоб зберігати всю інформацію на одному місці.
4. Перенесли актуальну клієнтську базу з Excel до Бітрікс24.
5. Додали роботів, які нагадують менеджерам, що настав час зателефонувати або написати клієнту.
6. Налаштували права доступу для менеджерів, щоб вони бачили лише свої угоди.
7. Запросили співробітників у сервіс та навчили працювати у ньому.

З Бітрікс24 керівники можуть контролювати проекти: швидко дізнаватися про деталі угоди та вивантажувати аналітику. Менеджерам легше знаходити потрібну інформацію про клієнтів, згадувати деталі минулих розмов чи планувати наступні зустрічі.

Повний текст кейсу читайте тут.

Часті запитання

Бітрікс24 підходить більшості компаній, тому що в ньому багато інструментів, корисних для бізнесу. Наприклад, інтернет-магазин може використовувати його, щоб автоматично приймати замовлення та контролювати оплату, робити рекламні розсилки. А IT-компанія – щоб відстежувати роботу над проектами.

Завдання, які вирішує Бітрікс24:

• зберігає дані про клієнтів та продажі в одній системі;
• автоматизує заявки та оплату;
• спрощує роботу та взаємодію співробітників;
• розподіляє навантаження команди;
• формує звіти про продаж та маркетингові активності;
• дозволяє надсилати розсилки поштою, в соцмережах та месенджерах;
• допомагає створювати сайти на основі готових шаблонів.

Як впровадити Бітрікс24 самостійно:

1. На стартовій сторінці сервісу натисніть «Отримати безкоштовно».
2. Зареєструйтесь у програмі та виберіть, як її використовуватимете. Наприклад, CRM або "Онлайн-офіс".
3. Виберіть тариф.
4. Підключіть до Бітрікс24 інші бізнес-інструменти. Часто сервіс пов'язують із сайтом, месенджерами та соціальними мережами.
5. Перенесіть клієнтську базу на сервіс.
6. Протестуйте Бітрікс24 на невеликому обсязі даних. Якщо сервіс коректно виконує поставлені завдання, поступово запускайте їх у роботу всієї компанії. Якщо ні — спробуйте змінити налаштування, поки не отримаєте потрібний результат.

Як почати користуватися Бітрікс24: інструкція для чайників

1. Призначте співробітника, який відповідатиме за роботу сервісу або зверніться до компанії-інтегратора.
2. Вкажіть у програмі назву компанії та поміняйте адресу своєї сторінки Бітрікс24.
3. Налаштуйте інтерфейс.
4. Запросіть співробітників до Бітрікс24.
5. Задайте структуру компанії, розподіліть співробітників та керівників відділів.
6. Дайте користувачам необхідні доступи.
7. Завантажте базу знань у сервіс, щоб працівники могли швидко знаходити довідкову інформацію.
8. Налаштуйте систему CRM під свої завдання.

Що в результаті

• Бітрікс24 - це онлайн-сервіс з безліччю інструментів для бізнесу.
• У Бітрікс24 можна спільно працювати над проектами та завданнями. Співробітники спілкуються у чатах та разом редагують документи. Керівник контролює роботу кожного співробітника, може вивантажити звітність за будь-яким параметром. CRM-система дозволяє автоматизувати рутинні процеси, керувати продажами та працювати з клієнтською базою.