Довідка про доходи та суми ПДФО для співробітника: як сформувати в 1С

Роботодавець за заявою співробітника повинен видавати довідку про отримані доходи та утриманий ПДФО. Таку довідку працівник може запросити у будь-який час, наприклад, у середині року, щоб звернутися потім до інспекції за соціальним вирахуванням або до банку за отриманням кредиту. З 2019 року діють дві форми довідки про доходи та суми ПДФО фізособи: по одній потрібно звітувати до ІНФС, іншу – представляти працівникам. Експерти 1С розповідають, як сформувати довідку про доходи та суми ПДФО співробітника у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3.

Порядок подання фізособам довідки про доходи та суми ПДФО

Податкові агенти з ПДФО повинні видавати фізичним особам за їх заявами довідки про отримані доходи та утримані суми податку за формою, затвердженою федеральним органом виконавчої влади, уповноваженим з контролю та нагляду в галузі податків і зборів (п. 3 ст. 230 НК РФ).

З 01.01.2019 роботодавець зобов'язаний видавати співробітнику довідку про доходи та суми податку за новою формою згідно з наказом ФНП Росії від 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Відомості про доходи та суми податку за податковий період 2018 року надаються за новою формою довідки.

Податкове відомство затвердило дві нові форми регламентованого звіту:

• довідка для видачі співробітнику «Довідка про доходи та суми податку фізичної особи» (Додаток № 5 до Наказу)
• машиноорієнтована форма - відомості для податкової інспекції «Довідка про доходи та суми податку фізичної особи» (форма 2-ПДФО) (Додаток № 1 до Наказу).

Про терміни підтримки змін у формі 2-ПДФО у «1С:Підприємстві 8» відповідно до наказу ФНП Росії від 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ можна дізнатися в «Моніторингу змін законодавства».

По суті, показники в новій довідці залишилися незмінними, як у формі 2-ПДФО, утв. наказом ФНП Росії від 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ і діяла раніше. Зміни незначні: у довідці для співробітника за новою формою немає штрихкоду; ознака (можливість утримання податку); код податкового органу; дата видачі та номер повідомлень про відрахування та повідомлення, що підтверджують право на зменшення податку на фіксовані авансові платежі.

Довідка про доходи та ПДФО фізособи в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» (ред. 3)

Для складання довідки про доходи та суми податку фізичної особи, що видається співробітникам (та іншим фізичним особам, які отримували доходи від організації), у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 призначений документ 2-ПДФО для співробітників.

Для складання довідки кожному співробітнику та з кожної підстави видачі за кнопкою Створити вводиться окремий екземпляр документа: розділ Податки та внески - Всі документи з ПДФО або розділ Податки та внески - 2-ПДФО для співробітників (Рис. 1).

У полі Рік вибирається рік, протягом якого формуються відомості. Поле Організація заповнюється за замовчуванням. Якщо інформаційної базі зареєстровано більше однієї організації, необхідно вибрати ту організацію, від імені якої формується довідка.

Співробітник (фізична особа), якому необхідно сформувати довідку про його доходи та суми податку, вибирається в полі Співробітник з довідника Фізичні особи (розділ Кадри - Фізичні особи).

У полі Формувати вибирається:

• Зведено - якщо необхідно скласти єдину довідку за всіма доходами співробітника (безвідносно ОКТМО та КПП) для подання, наприклад, до банку чи інших організацій та установ;
• У розрізі кодів ОКТМО/КПП та ставок податку - якщо необхідно скласти довідку у розрізі кодів ОКТМО/КПП, зазначених у полі ОКТМО/КПП (яке стає активним) та ставок податку.

У полі ОКТМО/КПП автоматично вказується ОКТМО/КПП обраної організації. Якщо в організації є відокремлені підрозділи, зареєстровані в ІФНС з присвоєнням коду з ОКТМО та КПП, але не мають виділеного балансу, необхідно вибрати комбінацію ОКТМО/КПП, за якими були зареєстровані доходи за даний податковий період.

Коди ОКТМО та КПП для організацій та їх відокремлених підрозділів, виділених на окремий баланс, зберігаються у довіднику Організації (розділ Налаштування - Організації - Закладка Головне - розділ Реєстрація у податковому органі). Для структурних підрозділів організацій (не виділених на окремий баланс), місце яких відрізняється від місця знаходження організації, ОКАТО та КПП зазначаються у довіднику Підрозділи (розділ Налаштування - Підрозділи).

Код податкового органу, де зареєстровано організацію чи відокремлений підрозділ, автоматично вказується в полі ІФНС. Код ІФНС заповнюється у довіднику Організації або Підрозділи.

Дата складання довідки вказується у полі Дата. За промовчанням у документі буде вказано поточну робочу дату комп'ютера.

На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% у табличній частині помісячно відображаються нараховані фізичній особі доходи, що оподатковуються відповідно за ставками податку 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% та надані податкові відрахування.

В іншій табличній частині (праворуч) відображаються надані податкові відрахування (стандартні, майнові, соціальні).

1С:ІТС

Дивіться докладніше у довіднику «Кадровий облік та розрахунки з персоналом у програмах "1С"» розділу «Кадри та оплата праці», яким чином відобразити в 1С стандартні відрахування, майнові відрахування, соціальні відрахування.

Якщо фізичній особі надавалися майнові або (і) соціальні відрахування, то розділ Повідомлення на надання відрахувань (див. рис. 1) заповнюється автоматично даними (номер та дата повідомлення, а також код податкового органу, який видав повідомлення), зазначеними в документах реєстрації цих відрахувань Повідомлення ПЗ про право на відрахування.

У розділах Суми доходу і Суми податку документа відображаються суми доходу (загальна та оподатковувана) та податку (обчисленого, утриманого та неутриманого податку, суми надмірно утриманого та перерахованого податку, авансові платежі з податку) по кожній закладці. Зазначені дані у друкованій формі довідки наводяться у Розділі 3 «Доходи, що оподатковуються за ставкою _%», 4 «Стандартні, соціальні та майнові податкові відрахування» та 5 «Загальні суми доходу та податку» (див. рис. 3). Якщо фізичній особі протягом податкового періоду нараховувалися доходи, що оподатковуються за різними ставками податку, розділи 3-5 довідки заповнюються для кожної зі ставок. Якщо після формування документа відбулися зміни щодо доходів або сум податку фізичної особи, можна врахувати ці зміни, натиснувши на кнопку Заповнити.

На закладці Особисті дані (рис. 2) відображаються дані про фізичну особу, для якої складається довідка про її доходи, та сума податку. Ці дані у друкованій формі довідки наводяться у Розділі 2 «Дані про фізичну особу – отримувача доходу» (рис. 3).

Зверніть увагу, у довідку про доходи, що видається співробітнику, включаються всі доходи працівника, у тому числі дивіденди, які не завжди відображаються у довідці для ІФНС за формою 2-ПДФО. Дивіденди з акцій російських організацій відображаються в Додатку № 2 до декларації з податку на прибуток (утв. наказом ФНП Росії від 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@), що подається за рік. Тому акціонерні товариства не включають дивіденди у довідку для ІФНС за формою 2-ПДФО.

Дивіденди, отримані фізичною особою - учасником товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ), відображаються у довідці для ІФНС за формою 2-ПДФО.

Якщо будь-які особисті дані співробітника виявляться некоректними або не заповненими, слід внести та зберегти дані, що відсутні, у довідник Фізичні особи за посиланням Редагувати. Зроблені зміни автоматично відобразяться у розділі Особисті дані. Також на цій закладці автоматично заповнюються реквізити повідомлення на право заліку авансових платежів податку, що були вказані у документі Авансовий платіж з ПДФО.

У нижній частині форми документа за посиланням Підписи у полях Підписав, Посада, Телефон зазначається П.І.Б., посада особи, яка підписує цю довідку, та телефон. Потім слід натиснути кнопку Провести.

Для перевірки коректності заповнених даних можна скористатися вбудованою перевіркою за кнопкою Перевірити. У цьому випадку відомості перевіряються за вбудованим у програму 1С алгоритмом перевірки. Під час перевірки вбудованим механізмом у разі виявлення помилок виводиться повідомлення. Місце в довідці, де саме виявлено помилку, виділяється зображенням знака оклику.

Для формування та друку довідки про доходи та суми податку фізичної особи використовується кнопка Довідка про доходи (2-ПДФО), див. рис. 1, 2.

1С:ІТС

Докладніше про формування довідки про доходи та суми ПДФО для співробітника в інших програмах 1С див. у довіднику «Кадровий облік та розрахунки з персоналом у програмах "1С"» розділу «Кадри та оплата праці». Як сформувати в 1С довідку 2-ПДФО для передачі до податкової інспекції, передати до ІФНС, див. у довіднику «Звітність з податку на доходи фізичних осіб» розділу «Звітність».

Від редакції Про особливості формування звітів з ПДФО в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» редакції 3 див. 8" редакції 3" за участю В.Д. Волкова (ФНП Росії) та експертів 1С. Детальніше - в 1С:ІТС на сторінці 1С:Лекторія.

Довідка про доходи та суми податку фізособи за 2023 рік у «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» ред. 3

За заявою працівника або фізособи, яка отримала виплати у податковому періоді, або при звільненні працівника роботодавцю необхідно видати «Довідку про доходи та утримані суми податку» у паперовому чи електронному вигляді. Експерти 1С розповідають, як сформувати довідку про доходи для співробітника за 2023 рік на прикладі програми «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3.

Протягом 3 робочих днів з дня отримання заяви від працівника (від фізичної особи – протягом 10 днів) або в останній робочий день працівника, який звільняється, роботодавець зобов'язаний надати Довідку про доходи та утримані суми податку формою, затвердженої ФНС Росії (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Довідку про доходи необхідно надати формою, що діяла у відповідний період. За 2023 діє форма, затверджена наказом ФНП Росії від 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 @ в ред. наказу ФНП від 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@.

За допомогою сервісу 1С:Кабінет співробітника працівник організації може запросити у будь-який час і отримати довідку про доходи у своєму особистому кабінеті без безпосереднього звернення до бухгалтерії.

Довідка про доходи (2-ПДФО) для співробітника в «1С:Зарплаті та управлінні персоналом 8» ред. 3

Для формування довідки про доходи працівникам (фізичним особам) у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3 передбачено журнал документів Довідки про доходи (2-ПДФО) для співробітників, що знаходиться в розділі Податки та внески. Також створити довідку про доходи можна за посиланням Усі документи з ПДФО (розділ Податки та внески).

У відкритому вікні форми документа Довідка про доходи (2-ПДФО) для співробітника необхідно вибрати рік, за який формується довідка, співробітника, а також вказати спосіб складання форми: Зведено або У розрізі кодів ОКТМО/КПП та ставок податку (Рис. 1).

Мал. 1. Довідка про доходи (2-ПДФО) для співробітника у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3

За кнопкою Заповнити автоматично відобразяться нараховані суми доходу співробітника (фізичної особи) за відповідними місяцями та ставками податку.

2023 року змінився порядок визначення дати фактичного отримання доходу у вигляді оплати праці в обліку ПДФО (Федеральний закон від 14.07.2022 № 263-ФЗ). З 1 січня 2023 датою фактичного отримання зарплати стала дата її виплати, у тому числі за першу половину місяця (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

У зв'язку із змінами в обліку ПДФО в Довідки про доходи та суми податку фізичної особи Усі доходи за 2023 рік відображаються на фактичну дату виплати (рис. 1).Якщо працівник має право на податкові відрахування (стандартні, майнові, соціальні), то інформація про них також відображатиметься автоматично у відповідній таблиці (рис. 1).

У нижній частині форми документа відображаються Суми доходу: Загальна і Оподатковуваний, а також Суми податку. Суми за рядками Не утримано податку і Не утримано заповнюються вручну та відображаються у Розділі 4 друкованої форми Довідки про доходи та суми податку фізичної особи (Рис. 2).

Мал. 2. Друкована форма «Довідка про доходи і сумах податку фізичної особи» у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3

Зверніть увагу, з 2023 року не заповнюються суми перерахованого податку у формі 6-ПДФО та доданих до неї довідок про доходи та суми податку фізичних осіб (Федеральний закон від 28.12.2022 № 565-ФЗ). У зв'язку із змінами, внесеними в 2023 році до пункту 2 статті 230 НК РФ, з версій 3.1.27.129 та 3.1.28.35 програми 1С у довідках про доходи з 2023 року рядок Перераховано (Сума податку перерахована) Не заповнюється (рис. 1, 2). Дані працівника (фізичної особи) з його особистої картки автоматично заповнюються на вкладці Особисті дані. Тут же відображаються реквізити повідомлення на право заліку авансових платежів з документа. Авансовий платіж з ПДФО.

Сформувати друкарську форму Довідки про доходи можна за кнопкою Довідка про доходи (2-ПДФО) (Рис. 1). При підключеному сервісі 1С:Кабінет співробітника друкарську форму Довідки про доходи (2-ПДФО) можна передати в особистий кабінет працівника за кнопкою Передати до «1С:Кабінет співробітника» (Рис. 2).

При звільненні (розділ Кадри – Прийоми, перекази, звільнення) співробітника оформити довідку 2-ПДФО можна за відповідним посиланням з документа Звільнення (Вкладка Довідки під час звільнення), рис. 3.

Мал. 3. Посилання «Оформити довідку 2-ПДФО» з документа «Звільнення» у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3

формування 2-ПДФО в 1С: Бухгалери 8

Багато користувачів програм 1С при формуванні Довідки про доходи фізичних осіб 2-ПДФО зіткнулися з тим, що зарплату виплачено, ПДФО начебто нараховано, утримано та перераховано, залишків на рахунку 70 та 68.01 немає, але у довідці 2-ПДФО сума обчислена податку сумі податку утриманого та (або) суми податку перерахованого.

Для того, щоб зрозуміти як і через що це могло статися, перш за все треба розібратися в облікових регістрах ПДФО.

Особливістю програм 1С:Підприємства 8 і зокрема 1С:Бухгалтерія 8 редакція 3.0, у частині обліку ПДФО, є те, що облік цього податку ведеться не на рахунках бухгалтерського обліку, а на спеціальних регістрах накопичення. І якщо ми, наприклад, зробимо проведення ручною операцією Д70 К68.01, то дана сума не тільки не відобразиться в жодному звіті з ПДФО, але навіть і заробітна плата при формуванні відомості на виплату не зменшиться на суму ПДФО.

Для того, щоб зрозуміти як заповнюється довідка 2-ПДФО у програмі 1С:Бухгалтерія 8 редакції 3.0, звернемося до схеми на рис. 1.

Для обліку обчисленого, утриманого та перерахованого ПДФО призначені 2 основних регістри накопичення та один «допоміжний» регістр накопичення.

Основними регістрами є: Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО та Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО.

Розглянемо порядок взаємодії цих регістрів ПДФО у програмі 1С: Бухгалтерія 8 редакція 3.0.

При проведенні документів щодо нарахування доходів (Нарахування заробітної плати, Відпустка або Лікарняний лист) у наших співробітників з'являється нарахований дохід та обов'язок щодо сплати податку на доходи фізичних осіб з цього доходу. Дані про обчислений податок формуються по кожному співробітнику в регістрі накопичення Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО. Підсумкові дані щодо цього регістру по кожному співробітнику за певний податковий період та відображаються у Розділі 5 Довідки 2-ПДФО як Сума податку обчислена.

Відповідно до Статті 226 НК РФ організації та індивідуальні підприємці повинні не тільки обчислити суму ПДФО з доходів фізичних осіб, а й утримати ці суми при виплаті доходу, а також перерахувати утримані суми до бюджету РФ як податкові агенти.

У програмі 1С:Бухгалтерія 8 редакції 3.0 при виплаті заробітної плати при проведенні документа Списання з розрахункового рахунку або Видаткового касового ордера, програма «шукає» дохід по кожному співробітнику в регістрі накопичення Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО і якщо знаходить, регістр з видом руху Витрата суму обчисленого ПДФО.

Цим же документом на цю суму робиться запис з видом руху. Прихід у регістр накопичення Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО.

Тобто. у платника податків (співробітника) обов'язок зі сплатою ПДФО закінчився і тепер після утримання цього податку з доходу співробітників обов'язок щодо перерахування ПДФО до бюджету з'явився у податкового агента, тобто у нашої організації.

Підсумкові суми Приходу до регістру Розрахунки податкових агентів з бюджетом по кожному співробітнику та відображаються у Розділі 5 Довідки 2-ПДФО як Сума податку утримана.

Для перерахування ПДФО до бюджету призначено документ Списання з розрахункового рахунку з Видом операції Сплата податку.

Цей документ «шукає» суми утриманого ПДФО по кожному співробітнику та зіставляє із сумою ПДФО, якою ми сплачуємо до бюджету.

Зверніть увагу, що ми перераховуємо ПДФО до бюджету однією сумою, без зазначення фізичних осіб, з яких ми утримали цей податок. Тому якщо в регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом є залишки по співробітникам, то сума ПДФО, яка перераховується документом сплати ПДФО, буде розподілена пропорційно між усіма співробітниками, за якими є залишки.

І якщо ми думаємо, що ми сплачуємо ПДФО за конкретного співробітника (який, наприклад, звільняється або йде у відпустку), то на жаль, це не так. Суму ПДФО буде розподілено між усіма співробітниками у яких було утримано, але ще не перераховано ПДФО до бюджету.

Підсумкові суми Витрати у регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом по кожному співробітнику та відображаються у Розділі 5 Довідки 2-ПДФО як Сума податку перерахована.

Та й залишилося розібратися навіщо нам потрібен «допоміжний» регістр накопичення Сплата ПДФО податковими агентами (до розподілу).

Цей регістр використовується у тому випадку, якщо документ перерахування ПДФО не знайшов достатньої суми в регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО. Наприклад, при завантаженні виписок банку з банк-клієнта може вийти так, що документ Списання з розрахункового рахунку на сплату ПДФО буде раніше, ніж документи Списання з розрахункового рахунку на виплату заробітної плати.

У цьому випадку документ перерахування ПДФО не знайшовши необхідних записів у регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО, зробить Прихід у регістр Сплата ПДФО податковими агентами (до розподілу).

Якщо є суми сплаченого ПДФО за цей же період у даному регістрі, то документ перерахування заробітної плати зробить запис у регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО не тільки до Приходу, а й одночасно до Витрати на суму раніше сплаченого ПДФО податковими агентами (до розподілу) . Таким чином, цей ПДФО відобразиться в Розділі 5 Довідки 2-ПДФО і як утриманий і як перерахований.

Розглянемо як це виглядає у програмі 1С:Бухгалтерія 8 редакції 3.0.

Організація розпочала діяльність у грудні 2014 року та 01.12.2014 року на посаду генерального директора з окладом 100 000 рублів призначено Сальдіна Володимира Петровича.

31.12.2014 нараховано заробітну плату.

12.01.2015 заробітну плату перераховано на банківську картку співробітника повністю, ПДФО перераховано до бюджету.

Документ Нарахування зарплати крім бухгалтерських проводок Д26 К70 і Д70 К68.01, сформує запис у регістр накопичення Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО з Видом руху Прихід у сумі обчисленого ПДФО 13 000 рублів (див. рис.2).

Документ Відомість до банку проводок з ПДФО не формує.

На підставі Відомості сформуємо Платіжне доручення до банку, яке теж не формує проводок, та на підставі Платіжного доручення сформуємо документ Списання з розрахункового рахунку.

Документ Списання з розрахункового рахунку крім бухгалтерських проводок Д70 К51 сформує записи до регістра накопичення Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО з Видом руху Прихід за Місяць нарахування Грудень 2014 на суму 13 000 руб на суму утриманого ПДФО 13 000 рублів (див. рис 3).

Для перерахування ПДФО до бюджету призначено документ Списання з розрахункового рахунку з Видом операції Сплата податку, який крім бухгалтерської проводки Д68.01 К51 сформує записи в регістр накопичення Розрахунки податкових агентів з бюджетом по ПДФО з Видом руху Витрата на суму перерахованого податку та 2 взаємовиключні записи регістр Сплата ПДФО податковими агентами (до розподілу) з видом руху Прихід та Витрата (див. рис. 4).

З 12 січня 2015 приймаємо на роботу головним бухгалтером Бульдіна Олексія Вікторовича з окладом 80 000 рублів.

22.01.2015 виплачуємо аванс за лютий у розмірі 40 000 кожному працівникові через банк.

30.01.2015 нараховуємо заробітну плату

12.02.2015 заробітну плату перераховано на банківську картку співробітника повністю, ПДФО перераховано до бюджету.

Для виплати авансу на картки співробітників у програмі 1С:Бухгалтерія 8 редакції 3.0 призначений документ Відомість до банку, де у реквізиті Виплачувати встановлюємо Аванс.

З Відомості формуємо Платіжні доручення на перерахування зарплати працівнику, і підставі платіжних доручень формуємо документи Списання з розрахункового рахунки.

Перераховані вище документи не формують проводок по регістрам ПДФО, оскільки аванс не є доходом співробітника.

Нарахування заробітної плати вводимо документом Нарахування зарплати, який робить 2 записи до регістру накопичення Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО з Видом руху Прихід на суми обчисленого ПДФО по кожному співробітнику (див. рис 5)

При виплаті зарплати документами Списання з розрахункового рахунку формуються записи до регістру Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО з видом руху Витрата та Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО з Видом руху Прихід.

При перерахуванні ПДФО до бюджету, сума перерахування розподіляється між співробітниками за якими є залишки в регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО (див. рис. 6).

Проведемо експеримент:

Перерахуємо до бюджету ПДФО лише за Сальдіна 13 000 рублів.

Як бачимо, в регістрі Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО буде відображено Витрата по співробітникам і Сальдін - 7222 рубля, і Бульдін - 5778 рублів. Тобто сума все одно розподілилася пропорційно утриманому ПДФО у всіх співробітників.

Другий експеримент:

Припустимо, що ми помилилися і в документі сплати ПДФО вказали податок не за січень 2015 року, а за грудень 2014 року.

Ось у цьому випадку програма не знайде сум утриманих у співробітників за грудень 2014 року (ми весь ПДФО за грудень 2014 року утримали та перерахували до бюджету ще в січні) і замість записів до регістру Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО, буде зроблено запис до регістру Сплата ПДФО податковими агентами (до розподілу) з видом руху Прихід.

До чого це спричинить?

Це призведе до того, що ця сума ніколи не потрапить до Довідки 2-ПДФО, оскільки по ній немає руху по регістру Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО з видом Витрата і ніколи не буде, оскільки регістр ) буде чекати на документ виплати заробітної плати за грудень 2014 року, а ми вже за грудень 2014 року все виплатили.

При цьому зверніть увагу, що і за рахунком 70, і за рахунком 68.01, у нас все красиво закрилося.

У лютому Сальдін Володимир Петрович пише заяву на надання йому відрахування на дитину з 01.01.2015 року.

20.02.2015 виплачуємо плановий аванс

27.02.2015 нараховуємо зарплату

12.03.2015 заробітну плату перераховано на банківську картку співробітника повністю, ПДФО перераховано до бюджету

У цьому приклад я хочу звернути увагу на відображення Стандартного відрахування на дитину, якщо за минулі місяці ми не врахували це відрахування.

Так як стандартне відрахування надається за всі місяці податкового періоду з початку року, то виходить, що у Сальдіна Володимира Петровича ПДФО був надмірно обчислений, утриманий і перерахований до бюджету (було утримано 13 000 рублів, а фактично податок за січень склав (100 000 - 1) 400) х13% = 12818, тобто різниця становить 182 рубля).

І оскільки ця різниця відноситься до доходів за січень 2015 року, то в документі нарахування зарплати за лютий на закладці ПДФО ми й побачимо ці мінус 182 рублі (див. рис.7).

Після виконання Прикладу 3, давайте розберемо, як можна подивитися рухи по регістрах ПДФО за певний період і в розрізі співробітників і в межах місяців нарахування.

Для цього можна скористатися Універсальним звітом (Меню Звіти — Стандартні звіти — Універсальний звіт)

Для того, щоб подивитися, чи все ми правильно утримали у співробітників, треба побудувати Універсальний звіт з регістру накопичення Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО.

Встановимо Період з 13.01.2015 до 29.04.2015.

Натиснувши кнопку Показати налаштування на закладці Групування, потрібно додати поля Фізична особа та Дата отримання доходу (див. рис 8).

В результаті ми бачимо підсумкові суми по співробітникам у колонці Прихід, які і будуть відображені у Розділі 5 довідки 2-ПДФО як сума обчислена.

Далі сформуємо Універсальний звіт з регістру накопичення Розрахунки податкових агентів з бюджетом з ПДФО з угрупуванням з Фізичних осіб та Місяць податкового періоду.

У цьому звіті у колонці Прихід ми побачимо суми ПДФО утримані з доходів співробітників та у колонці Витрата суми перерахованого ПДФО у розрізі працівників та місяців податкового періоду.

Саме з цих звітів можна зрозуміти чому за деякими співробітниками суми нарахованого, утриманого та перерахованого податку у довідці 2-ПДФО не рівні, хоча за рахунками 70 та 68.01 все сходиться.

Причин такої нерівності може бути багато. Але найпоширеніша - це порушення послідовності введення документів (введення або зміна документів заднім числом без переведення пізніших пов'язаних документів).

Зробимо документ Нарахування зарплати за січень не проведеним, потім зробимо всі документи обробкою Групове перепроведення документів, після чого проведемо документ Нарахування зарплати за січень.

Тепер якщо ми подивимося оборотно-сальдові відомості за рахунками 70 та 68.01, то побачимо, що у нас все добре: зарплата вся виплачена, ПДФО весь утриманий та перерахований до бюджету, сальдо за рахунками 70 та 68.01 відсутнє.

Але якщо ми сформуємо Універсальний звіт з регістру накопичення Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО з угрупуванням за Фізичними особами та Датою отримання доходу, то побачимо, що утриманого податку за січень не утримано. І в довідці 2-ПДФО ми побачимо те саме. (Див. рис. 11).

У нашому експерименті все стане на свої місця після запуску обробки Групового перепроведення документів.

Але, на жаль, перепроведення документів за допомогою цієї обробки не завжди дасть позитивний результат, а іноді і навпаки може збити раніше вивірені дані з ПДФО.

Це пов'язано з тим, що трапляються випадки, коли треба не просто перепровести заново документи із суворої послідовності, ще їх і перезаповнювати документи.

І ще один важливий момент, який призводить до помилки в обліку ПДФО: це правильне введення початкових залишків у програму за рахунком 68.01.

Якщо ми починаємо вести облік у програмі 1С:Бухгалтерія 8 не з початку діяльності організації, то необхідно запровадити початкові залишки за рахунками та регістрів.

Для цього використовується Помічник уведення початкових залишків.

Але на жаль цей при введенні залишків за рахунками 70 та 68.01 не робить записів у регістри із зарплати та ПДФО.

Так зокрема, якщо на 31 грудня ми маємо нараховану зарплату за грудень та обчислений ПДФО, то крім залишків за рахунком 70 у розрізі співробітників та залишку на рахунку 68.01 загальною сумою, необхідно за допомогою ручної операції ввести залишки у регістрах із заробітної плати та залишки у регістрі Розрахунки платників податків з бюджетом з ПДФО щодо кожного співробітника. Якщо цього не зробити, то документ виплати зарплати у січні просто не побачить обчислений ПДФО за грудень.

На додаток до цієї статті я рекомендую завантажити та переглянути відеоматеріали з проблем ПДФО у зарплатних програмах, зокрема Зарплата та Управління Персоналом 2.5. Деякі освітлені проблеми можуть виникнути і в програмах 1С: Бухгалтерія редакції 2.0 та 3.0.

Відеоматеріали надані компанією ПрофБух8 http://www.profbuh8.ru/

Сергій Голубєв