Облік дорожніх листів

Необхідність заповнення, порядок заповнення, облік дорожніх листів – тема, що хвилює як початківців, і досвідчених бухгалтерів. Особливо актуальною є тема для нетранспортних організацій тому, що немає чіткої позиції з цих питань для таких організацій.

1. Дорожній лист на автомобіль. Законодавча база.

2. Вимоги до дорожнього листа нетранспортних організацій

3. Облік ведення дорожніх листів

4 . Облік видачі дорожніх листів

5. Облік ПММ та дорожніх листів

6. Якщо не вести дорожні листи

1. Дорожній лист на автомобіль. Законодавча база.

Шляховий лист (ПЛ) є обов'язковим при здійсненні перевезень різним транспортом згідно з Федеральним законом від 08.11.2007 № 259-ФЗ «Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту».

АЛЕ цей федеральний закон - для тих, хто надає транспортні послуги, є транспортною організацією.

Обов'язкові реквізити згідно з наказом Мінтрансу:

• найменування та номер дорожнього листа,
• термін дії дорожнього листа,
• дані про власника (власника) транспортного засобу,
• дані про транспортний засіб,
• інформація про водія.

Затверджено та уніфіковані форми дорожніх листів для різних видів транспорту - Постанова Держкомстату Росії від 28.11.1997 р. № 78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації щодо обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті». Слід врахувати, що ця постанова не була ніде офіційно опублікована і не була зареєстрована в Мін'юсті РФ.

На думку Мінфіну РФ, дорожній лист, незалежно від того, складено він за уніфікованою, або за самостійно розробленою формою, повинен містити реквізити за Наказом Мінтрансу № 152. Зупинимося на них докладніше.

При зазначенні даних про власника автотранспортного засобу Мінтранс для організацій рекомендує вказувати не лише їх найменування, організаційно-правову форму та місцезнаходження, а й номер телефону та ОГРН. Якщо власник транспорту є ІП — йому доведеться вказати повну поштову адресу, номер телефону та ОГРІП.

У складі загальних відомостей про транспортний засіб, поряд з типом транспорту, його моделлю та держномером, Мінтранс вимагає вказувати

показання одометра (пробіг за кілометри):

У складі даних про водія вказуються дані медичного огляду:

Дорожній лист виписується на автомобіль. Тому допускається виписувати один дорожній лист на кілька водіїв, які керують одним автомобілем протягом одного тривалого рейсу (листи Мінтрансу від 08.04.2019 № Д3-531-ПГ, від 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). Важливо при заповненні підводного човна — передбачити можливість проставлення штампів про медогляд кожного водія.

Зазначені листи Мінтрансу рекомендуємо бухгалтерам транспортних організацій використовувати під час роботи з дорожніми листами.

У майбутньому облік дорожніх листів дещо спроститься. У законодавчих планах Мінтрансу та Мінкомзв'язку – запровадження можливості застосування електронних дорожніх листів (грудень 2021 року), запуск єдиної системи оформлення дорожніх листів (липень 2022 року). Докладніша інформація — у Розпорядження уряду від 24.10.2019 № 2519-р.

2. Вимоги до дорожнього листа нетранспортних організацій

Із транспортними організаціями все зрозуміло.Як бути нетранспортним компаніям, які використовують у своїй роботі автомобіль, який може бути як на балансі організації, так і взятий, наприклад, в оренду?

На наш погляд, для таких організацій для цілей бухгалтерського та податкового обліку чинне законодавство взагалі не містить вимоги заповнювати саме дорожній лист. Але доводиться зважати на роз'яснення Мінфіну та ФНП РФ, які постійно відсилають нетранспортні організації до вимог і документів, обов'язкових для компаній, що здійснюють діяльність у сфері транспорту. Основний аргумент на користь того, що дорожній лист має бути — податковий облік витрати ПММ.

Важливо у своїй обліковій політиці прописати, який саме документ використовуватимемо: дорожній лист або інший первинний документ.

Нетранспортна компанія може використовувати уніфіковану форму дорожнього листа, обов'язково заповнюючи у своїй всі необхідні реквізити, і може розробити свою форму, містять обов'язкові реквізити, встановлені Федеральним законом № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Потрібно врахувати, що Федеральний закон від 10.12.1995 № 196-ФЗ
"Про безпеку дорожнього руху" містить вимоги для всіх організацій, у т.ч. нетранспортних, організувати технічний та медичний огляд, причому перший – «у порядку, встановленому виконавчим органом державної влади…». Виходить - з обов'язковим заповненням дорожнього листа.

І Мінтранс, аргументуючи тим, що дорожній лист є обов'язковим для забезпечення безпеки дорожнього руху, вважає, що вимоги щодо обов'язкових реквізитів дорожнього листа поширюються не тільки на транспортні організації, а й ті компанії, які використовують автотранспорт для власних потреб (Лист Мінтрансу Росії від 04.04.2019 р. № ДЗ-514-ПГ). Суди часто вважають інакше.

3. Облік ведення дорожніх листів

Щодо дорожніх листів нетранспортних організацій є кілька тонких моментів, за якими є різні точки зору контролюючих органів та судів.

Тонкість 1 – термін дорожнього листа

Відповідно до останньої редакції Наказу Мінтрансу № 152 дорожній лист виписується перед рейсом у разі тривалого рейсу, що перевищує робочий день (зміну) водія. Якщо протягом робочого дня водій здійснює кілька рейсів, то перед першим рейсом.

Виходить, що в даний час необхідно виписувати або дорожній лист щодня, якщо протягом дня водій здійснює кілька рейсів, або на тривалий рейс.

У попередній редакції Наказу № 152 було інше формулювання, яке припускає виписку дорожнього листа: як на день, так і на інший термін. І було встановлено верхню межу такого терміну — 1 місяць. Наразі таких обмежень немає. Для тривалих рейсів необхідно вказувати дати початку та закінчення рейсу (терміну, коли дорожній лист може бути використаний).

Але повторимося, це вимоги для транспортних організацій.Для інших фірм, в яких іноді навіть посада водія не передбачена штатним розкладом, на наш погляд, локальним нормативним актом (ЛНА) організації, або обліковою політикою фірми може бути передбачена виписка дорожнього листа та термін, що перевищує 1 день.

Тонкість 2 – маршрут прямування

Мінфін змінював свою позицію щодо цього питання. У листі Мінфіну 2006 року (від 20.02.2006 р. N 03-03-04/1/129) зазначалося, що маршрут вказувати у дорожньому листі потрібно обов'язково. Інакше не можна врахувати у витратах ПММ. У деяких пізніших листах (з 2009 року) Мінфін уже не заперечував проти того, щоб нетранспортні організації, які використовують самостійно розроблену форму дорожнього листа, маршрут проходження не вказували. Також вважають деякі суди.

Нагадаємо, якщо нетранспортна організація використовує уніфіковану форму дорожнього листа, маршрут слідування вказувати доведеться, оскільки це обов'язковий реквізит.

Тонкість 3 - обов'язковість відмітки про медичний огляд

Мінфін вважає, що навіть якщо організація розробила свою форму дорожнього листа, обов'язкові реквізити за наказом Мінтрансу № 152 мають заповнюватись. У тому числі, відомості про водія, до складу яких включені відомості про проходження медичного огляду. Інакше не можна врахувати податкові витрати на ПММ.

Але є й інший підхід. Відповідно до нього Наказ № 152 на нетранспортні організації не поширюється. Витрати відповідно до статті 252 НК РФ можна підтвердити іншими документами. Такої позиції дотримуються, наприклад, деякі суди (Ухвала ФАС Московського округу від 10.08.2009 р. у справі № КА-А40/7253-09).

Платнику податків доведеться самостійно вирішувати, яку позицію він використовуватиме.Якщо вказуватиме дані про медогляди, то потрібно буде керуватися Порядком проведення медичних оглядів, затвердженим Наказом МОЗ Росії від 15.12.2014 р. № 835н.

Звернемо лише увагу на формулювання нормативних актів, які можна використовувати у випадках, коли водія (посади, рядки у штатному розкладі) взагалі немає:

«Обов'язкові передрейсові медичні огляди проводяться протягом усього часу роботи особи як водія транспортного засобу…» (п.3 статті 23 Закону № 196-ФЗ, п.6 Порядку, затвердженого Наказом МОЗ № 835н).

Формулювання суддів ще конкретніші:

«ТОВ … водіїв у штаті не має, факт надання послуг чи виконання будь-якими конкретними особами трудової функції водія, так само як і факт використання будь-яких конкретних транспортних засобів для перевезення… не підтверджений, дійшли висновку, що… обов'язок організовувати та проводити передрейсовий та післярейсовий медичні огляди водіїв, на суспільство… не поширюються» (Постанова АС ЦО від 15.04.2015 № Ф10-863/2015 у справі № А35-7124/2014, Визначення ЗС РФ від 06.10.2015 № 310-КГ15-8439).

Тонкість 4 - обов'язковість позначки про передрейсовий контроль технічного стану автомобіля

Тут також існують два протилежні підходи.

Підхід 1 - в організації повинен бути визначений порядок контролю технічного стану автомобіля та особа, відповідальна за такий контроль (Правила забезпечення безпеки перевезень пасажирів та вантажів автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом, затверджених Наказом Мінтрансу Росії від 15.01.2014 р. № 7).

Підхід 2 – такі правила не поширюються на нетранспортні організації.

Потрібно врахувати, що у Федеральному законі № 196-ФЗ «Про безпеку дорожнього руху» вимоги щодо контролю технічного стану транспортних засобів, що використовуються для власних потреб, відноситься лише до автобусів та вантажних автомобілів (п. 2 статті 20 Закону № 196-ФЗ, Лист Мінтрансу від 17.03.2017 № 03-525ПГ, п. 3 Постанови Пленуму ЗС РФ від 26.06.2018 (№ 26).

Тонкість 5 - норми витрати ПММ

Облік ведення дорожніх листів та визначення норм витрати палива безпосередньо не пов'язані. Але вважаємо за необхідне торкнутися і цієї тонкості.

Відносно норм витрати ПММ для нетранспортних організацій на даний момент є підхід, суть якого в тому, що норми, затверджені Розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.2008 р. №АМ-23-р обов'язкові для транспортних організацій.

Але відповідь на запитання «чи можна врахувати у витратах фактичну витрату ПММ» не така однозначна.

По НК РФ такі витрати не нормуються (на відміну від сум компенсацій, що виплачуються співробітникам, які використовують особистий транспорт у службових цілях).

Але, наприклад, при виїзній перевірці, контролери перевіряють відповідність витрати ПММ пройденій відстані, керуючись нормами витрати ПММ для певного класу автомобілів. Але перевіряльники, зазвичай, не заперечують, якщо у компанії було встановлено власні норми витрати ПММ. Але такі норми мають бути обґрунтовані. Наприклад, при встановленні норм були зроблені виміри палива, виходячи з умов експлуатації транспорту в організації. Якщо в організації своїх норм не встановлено, то контролери вважають, що потрібно враховувати норми для транспортних компаній.

4. Облік видачі дорожніх листів

Чи потрібно якось фіксувати видачу дорожніх листів?

Відповідно до того ж Наказу № 152 так, потрібно вести журнал реєстрації дорожніх листів. І ми знову повертаємося до неоднозначної відповіді на запитання «Чи застосовуються вимоги наказу № 152 до нетранспортних організацій?».

Облік видачі дорожніх листів вимагає, таким чином, самостійного рішення платника податків. Ми лише нагадаємо, що журнал може бути як уніфікованою, так і самостійно розробленою формою.

5. Облік ПММ та дорожніх листів

При використанні уніфікованої форми дорожнього листа в окремих графах вказується кількість ПММ у баку автомобіля, його витрата та залишок. Тому за дорожнім листом легко обчислити фактичну витрату ПММ.

Якщо організації використовується своя форма дорожнього листа, що містить обов'язкові реквізити, встановлені Наказом Мінтрансу № 152, то ньому заповнюються показання спідометра початку і поклала край шляху. Виходячи з цих даних, визначається кількість пройдених кілометрів. У цьому випадку розраховується витрата ПММ виходячи із встановлених норм.

Ще раз нагадаємо, що можна використовувати норми витрати як встановлені розпорядженням Мінтрансу № АМ-23-р, так і обґрунтовані норми витрати, розроблені організацією самостійно.

З колійного листа проводиться розрахунок чи фактичного, чи нормативного списання ПММ. Розраховані таким чином дані використовуються для відображення в обліку.

Облік ПММ та дорожніх листів для цілей бухгалтерського обліку зводиться до розрахунку витрати палива та відображення цієї витрати на рахунках обліку.

Незалежно від застосовуваного способу, у бухгалтерському обліку списання ПММ проводиться за фактичною вартістю, навіть якщо є наднормативні витрати палива при нормативному способі обліку.

Для списання ПММ застосовують один із методів (ПБО 5/01):

• за середньою собівартістю,
• за собівартістю перших придбаних закупівель ПММ (метод ФІФО).

Бухгалтерські проведення – у таблиці 1.

Дорожній лист у 2024 році: для чого потрібен і як його заповнити

З березня минулого року перевізники вантажів та пасажирів можуть обирати, як оформляти дорожні листи: в електронному вигляді чи на папері. Очікувалося, що з 1 червня 2024 року обов'язковий електронний формат перевізних документів запровадять для алкогалузі, проте термін перенесли. Електронний формат для супровідних документів при транспортуванні етилового спирту, алкогольної та спиртовмісної продукції буде обов'язковим з 1 березня 2025 року. і як заповнити дорожній лист у 2024 році на папері та електронно.

Що ви дізнаєтесь

Дорожній лист у 2024 році: для чого потрібен і як його заповнити

Дорожній лист — це документ, який підтверджує пересування автомобіля та водія під час перевезення вантажу чи пасажирів. По ньому можна відстежити кілометраж, підтвердити мету поїздки та графік роботи водія, а також обґрунтувати витрати на ПММ та зарплату водія. Це основне, для чого потрібен дорожній лист для ІП чи компанії.

Вимагати дорожні листи можуть:

Інспектор ДІБДР. Якщо водій перевозить вантаж чи людей, на вимогу інспектора він повинен надати дорожній лист, документи на вантаж (транспортну накладну, супровідну відомість, замовлення-наряд), а також дозвільні документи (п. 2.1.1. Постанови Уряду РФ від 23.10.1993 № 1090 "Про правила дорожнього руху").

ФНП. Як підтвердження витрат на ПММ та зарплату водія в обліку.

Роструд. Як документ, що підтверджує робочий час водія та доручені йому обов'язки. Наприклад, у разі виникнення трудового спору.

• Наказ Мінтрансу РФ від 28.09.2022 № 390 «Про затвердження складу відомостей і порядку оформлення або формування дорожнього листа» (у редакції від 05.05.2023 № 159).
• Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту (Закон від 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Хто має заповнювати дорожні листи

Дорожній лист заповнює компанія (ІП) — власник або власник автомобіля під час перевезення вантажів, пасажирів (робота таксі), багажу або надання автомобіля в оренду з екіпажем. З 1 вересня 2023 року оформляти дорожні листи повинні також самозайняті перевізники таксі, які не є ІП.

Якщо компанія здає в оренду авто без екіпажу, складати дорожній лист для такого автомобіля вона не зобов'язана це робить орендар (ч. 1 ст. 6 Статуту автомобільного транспорту).

Яку форму дорожнього листа використовувати

Поки що компанія (ІП) самостійно вирішує, який вид путівки використовувати — паперову чи електронну. І закріплює це у своїй обліковій політиці. Поступово держава запроваджуватиме обов'язковий електронний формат (так званий галузевий імператив).

Перша галузь, яка має використовувати електронні дорожні листи з 1 березня 2025 року, — алкогалузь, усі виробники та продавці алкоголю (підп. 1 п. 1 ст. 10.2 Закону від 22.11.1995 № 171‑ФЗ у редакції від 03.04.202 ФЗ, п. 3. ст. Закону від 03.04.2023 № 108-ФЗ). Паперову товарно-транспортну накладну (ТТН) як супровідні документи, що засвідчують легальність виробництва та обігу етилового спирту, алкогольної та спиртовмісної продукції, можна використовувати до 1 вересня 2026 року.Перехідний період передбачили у год. 3 ст. 3 Закону від 29.05.2024 № 102-ФЗ.

Дорожні листи формуються:

• В електронному (цифровому) вигляді - у бухгалтерській програмі, яка вміє працювати з електронними листами. Наприклад, у НВІС. Також працювати з електронними дорожніми листами (ЕПЛ) можна з 1С через розширення НВІС. Формат ЕПЛ - у наказі ФНП
• На папері — за формою, яку розробили та затвердили самостійно, із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів (навели в таблиці нижче). За основу можна взяти бланк дорожнього листа з Постанови Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Наприклад:
• форма № 4 – для легкового таксі;
• форма № 4-с - для вантажного автомобіля при відрядній оплаті роботи водія;
• форма № 4-п - для вантажного автомобіля при погодинній оплаті;
• форма № 6 - для автобуса.

Уніфікованої паперової форми дорожнього листа немає.

На вантажний та легковий автомобілі можна заповнювати ту саму форму дорожнього листа. Розробляти кілька бланків, залежно від виду службового транспорту, не треба.

Навіщо в добровільному порядку переходити на ЕПЛ у 2024 році

Держава планує поступово зробити електронний формат обов'язковим всім галузей бізнесу. Тому вже зараз логічно освоювати новий варіант, не чекаючи, коли вашу галузь переведуть на експеримент із електронних перевізних документів (ЕПД). Зокрема, важливо бути напоготові, якщо водії возять марковані, підакцизні товари.

Оформлення дорожніх листів у НВІС спрощує документообіг. Такий варіант виключає помилки при заповненні дорожнього листа та прискорює робочі процеси. Електронні дорожні листи можна створити та заповнити в НВІС за пару кліків: вибирайте автомобіль, водія, види сполучення та перевезення з доступних.Документ не потрібно передавати від спеціаліста спеціалісту: ЕПЛ автоматично доступний відразу всім відповідальним, включаючи водія. Для різних співробітників можна налаштувати доступ із різними правами.

Електронний дорожній лист не потрібно друкувати для водія, зберігати в архіві — після всіх підписань програма передає дані до держсистеми електронних перевізних документів (ГІС ЕПД). У водія у мобільному додатку чи месенджері формується QR-код, який може працювати без інтернету, офлайн.

Електронні дорожні листи у Saby

Проконсультуємо, розповімо про тарифи та допоможемо оформити заявку на впровадження

Як перейти на електронні дорожні листи

Обговоріть використання ЕПЛ з акредитованим оператором ЕДО. Наприклад, з оператором НВІС (Saby).

Для переходу на електронні дорожні листи отримайте підписи на відповідальних співробітників. Зробити це можна у програмі.

В обліковій політиці пропишіть, що складаєте путівки в електронному вигляді. Вкажіть, яка використовується програма для дорожніх листів.

Хто підписує дорожній лист в електронному вигляді

ЕПЛ підписують із комп'ютера або телефону (смартфону):

• власник авто (посиленою кваліфікованою (УКЕП);
• медпрацівник (УКЕП);
• механік (УКЕП або некваліфікованим електронним підписом (УНЕП));
• що випускає (може бути механіком - УКЕП або УНЕП).

• ✔️ Мобільний додаток для водія
• ✔️ QR‑код для ДІБДР
• ✔️ Інтеграція до будь-якої облікової системи

Як заповнити дорожній лист

Обов'язкові реквізити дорожнього листа

Компанія (ІП) має право розробити свій бланк дорожнього листа. Головна вимога – щоб у шаблоні були обов'язкові поля:

• Для компанії – повне найменування, ОГРН, адреса, номер телефону.
• Для ІП - ПІБ підприємця, ОГРНІП, адреса прописки, номер телефону.
• Для фізосіб (при перевезенні пасажирів та багажу легковим таксі) — ПІБ, ІПН, адреса місця проживання, номер телефону

• Тип автомобіля (причепа), марка, модель та держномір.
• Дата та час передрейсового (передзмінного) контролю, випуску на лінію та повернення.
• Результат проведення передрейсового (передзмінного) контролю, якщо воно є обов'язковим.
• Показання одометра при випуску на лінію, після повернення та при прийомі-здаванні іншому водієві

• ПІБ.
• СНІЛС (реквізит запроваджено з 01.09.2023).
• Серія, номер та дата видачі посвідчення водія (реквізит запроваджено з 01.09.2023).
• Дата та час передрейсового (передзмінного, післярейсового) медогляду

• Комерційні:
  • регулярне перевезення пасажирів та багажу;
  • перевезення вантажів за договором перевезення вантажів чи договором фрахтування (зокрема за договором оренди з екіпажем);
  • перевезення пасажирів та багажу на замовлення;
  • перевезення пасажирів та багажу легковим таксі;
  • організоване перевезення груп дітей автобусами (якщо здійснюється за договором фрахтування).
  • Місто.
  • Бердичів.
  • Міжміське

  Заповнення дорожніх листів у 2024 році: схема роботи за етапами

  Пояснюємо покроково, якої послідовності дотримуватись при заповненні путівки.

  1. Створіть дорожній лист у бухгалтерській програмі або Excel (якщо працюєте з паперовим форматом). Зазвичай це робить логіст за відсутності такого співробітника — бухгалтер чи диспетчер. Якщо в поїздку виїжджає кілька автомобілів, на кожен із них готуйте окремий документ.
  2. Заповніть обов'язкові реквізити дорожнього листа: термін дії, інформацію про вашу компанію (ІП), автомобіль та водія. Вкажіть вид перевезення та сполучення.
  3. Передайте дорожній лист медпрацівнику, а потім механіку. Для цього надрукуйте документ, якщо працюєте з паперовим форматом. Якщо ви використовуєте електронний формат, путівка автоматично буде доступна всім відповідальним.

  Фахівці проведуть передрейсовий (передзмінний) медогляд водіїв та техконтроль автомобіля. Внесуть інформацію про стан здоров'я працівника та техстан автомобіля.

  Якщо дорожній лист складено на папері, фахівці підписують його власноруч. ЕПЛ візують електронним підписом. Наприклад, прямо зі свого смартфона.

  1. Передайте дорожній лист водію, якщо документ складено на папері. Якщо в електронному вигляді в НВІС, то він з'явиться у водія у його мобільному додатку. У цьому випадку на папері нічого не можна передавати.

  Під час або одразу після рейсу водій заповнює у путівці фактичну інформацію: запізнення, очікування, простий, час прибуття та простою, пройдена відстань. У програмі можна налаштувати автозаповнення електронного колійного (пробіг та залишки палива) за даними датчиків транспортного засобу.

  Якщо на дорозі машину зупинить співробітник ДІБДР, водій повинен пред'явити дорожній лист на папері або у вигляді QR-коду, якщо це електронний дорожній лист.

  1. Після повернення з поїздки для закриття електронного дорожнього листа водієві не потрібно носити документ по відділах. Усі відповідальні одразу отримують ЕПЛ. Якщо документообіг паперовий, водій передає заповнений дорожній лист техспеціалісту, а той — логісту. Після дорожній лист передається до бухгалтерії.

  Техфахівець заповнює блок «Рух пального» та приймає автомобіль у водія. Логіст або інший відповідальний співробітник зазначає фактичний час повернення водія та пройдений маршрут.

  Бухгалтер перевіряє путівки на наявність обов'язкових реквізитів, коректність заповнення. На підставі путівок враховує понесені на поїздку витрати, робочий час та зарплату водія. Облік оплати праці зручно вести у програмі НВІС. Система автоматично розрахує необхідні податки із зарплати. Заповнить повідомлення та звіти з ПДФО та внесків.

  Спробувати НВІС Бухгалтерію

  Який порядок заповнення журналу обліку дорожніх листів

  Журнал обліку дорожніх листів, як правило, ведуть усі організації, які використовують у роботі транспортні засоби. Чи є обов'язковою уніфікована форма журналу обліку дорожніх листів? Який термін встановлено для його зберігання та який порядок його заповнення? Відповіді на вищезгадані питання, а також зразок журналу руху дорожніх листів ви знайдете в нашій статті.

  Загальне поняття дорожнього листа

  Організації та індивідуальні підприємці, які використовують у своїй роботі транспортні засоби різних категорій, зобов'язані видавати водіям дорожні листи. Дорожній лист — це документ, який дає водієві право використовувати транспортний засіб. У ньому відображається інформація про маршрут, витрату палива та роботу водія.

  Про те, чи існують особливості дорожнього листа, що оформляється ІП, читайте у статті «Які особливості у дорожнього листа для ІП (бланк)».

  З 01.09.2023 організації та ІП повинні застосовувати форму підводних човнів з реквізитами, які зазначені у наказі Мінтрансу від 28.09.2022 № 390 у ред. наказу від 05.05.2023 № 159. Змінилися з вересня та деякі правила виписки підводного човна. Докладніше про зміни ми розповідали у цій публікації. Зразок підводного човна з новими реквізитами та рекомендації щодо закріплення в облікових цілях нової форми дорожнього листа з вересня 2023 року див. тут.

  Якщо у вас є доступ до «КонсультантПлюс», перевірте, чи правильно ви оформляєте дорожні листи. Якщо доступу немає, отримайте пробний доступ до правової системи безкоштовно..

  Загальні відомості про журнал обліку руху дорожніх листів

  Для контролю руху виданих дорожніх листів може (до 01.03.2023 мав) вестися журнал обліку руху дорожніх листів за формою 8, затвердженої постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Ведення журналу - це право, а чи не обов'язок.

  ВАЖЛИВО! З 01.01.2013 використання уніфікованих форм документів є необов'язковим. Організації мають право розробити власні бланки з усіма обов'язковими реквізитами первинних документів та затвердити їх в обліковій політиці. А з 01.01.2022 набрав чинності ФСБО 27/2021 «Документи та документообіг у бухгалтерському обліку», який встановлює перелік реквізитів первинних документів, їх формати в електронному вигляді та порядок роботи з ними. Положення у тому, що документи слід зберігати лише біля РФ, набирає чинності з 01.01.2024. Докладніше про це ми писали у статті.

  Про те, як оформлюють наказ про затвердження самостійно розробленої форми дорожнього листа, читайте тут.

  З березня 2023 року введено в дію електронні дорожні листи. Докладніше про це ми писали в матеріалі.

  Як правило, журнал оформляється на період не більше 1 року, проте за потреби цей період можна скоротити до 1 місяця. Журнал дорожніх листів у разі його використання повинен зберігатись не менше 5 років.

  Порядок заповнення журналу обліку руху, реєстрації та видачі дорожніх листів

  Бланк журналу обліку руху, реєстрації та видачі дорожніх листів ви можете завантажити безкоштовно, клікнувши по картинці нижче:

  Журнал складається із двох частин:

  1. Титульний лист, на якому прописується найменування організації або ІП, код ОКПО, а також період, за який заповнюється журнал.
  2. Таблична частина, в якій зазначаються:
  • номер дорожнього листа та дата його видачі;
  • дані водія та його табельний номер;
  • гаражний номер автомобіля;
  • підписи осіб, відповідальних за ведення журналу:
    • водія - про отримання дорожнього листа;
    • диспетчера (співробітника, який виконує його функції) - про отримання документів від водія;
    • бухгалтера - про перевірку та прийняття дорожнього листа до обліку.

    Також за потреби робиться примітка.

    До журналу обліку видачі дорожніх листів вноситься інформація про всі видані дорожні листи. Яких-небудь винятків у цьому випадку не передбачено. Журнал має наскрізну нумерацію та ведеться у хронологічному порядку. Після того, як журнал повністю заповнений, він прошивається, скріплюється печаткою та підписом керівника.

    Ведення журналу доручається співробітника, призначеного наказом керівника, чи співробітника, у трудовому договорі якого прописані обов'язки з ведення журналу обліку колійних листів.

    У ряді випадків керівництво підприємства передає відповідальним працівникам декларація про підпис первинних документів. Докладніше тут.

    Обов'язки щодо заповнення дорожніх листів та журналу їхнього обліку можуть бути передані іншій юрособі чи ІП на підставі договору надання послуг. У такому разі обов'язки щодо заповнення дорожніх листів та журналу їхнього обліку покладаються на співробітників залученого контрагента.

    Експерти «КонсультантПлюс» підготували добірку всіх форм, пов'язаних із використанням транспорту. Отримайте пробний доступ до системи та безкоштовно переходьте до зразків документів.

    Завантажити зразок журналу обліку руху дорожніх листів (форма 8)

    Багато організацій під час заповнення журналу дорожніх листів стикаються з певними труднощами. Для зручності читачів ми підготували зразок заповнення журналу дорожніх листів, який ви можете завантажити, перейшовши за посиланням.

    Підсумки

    Журнал обліку дорожніх листів не є обов'язковим до заповнення для організацій та ІП, які використовують у своїй роботі транспортні засоби. Але його може бути доцільно. Це один із документів, за допомогою яких підтверджуються витрати на паливо. Крім цього, журнал є джерелом відомостей для нарахування заробітної плати водіям організації, оскільки в ньому детально відображається інформація про їхню роботу.