Електронний документообіг: що це та як працює

У будь-якому бізнесі відбувається обмін документами: договорами, актами виконаних робіт, рахунками-фактурами, діловою кореспонденцією, бухгалтерськими звітами. Діловодство можна здійснювати на паперових носіях, проте це – часвитратний процес: від друку документа до необхідності доставки поштою або кур'єром. Заощадити час та оптимізувати процес обміну кореспонденцією допоможе електронний документообіг (ЕДО). Розповідаємо, що таке електронний документообіг, хто може користуватися та які є типи електронних підписів.

У цій статті розповіли:

Що таке ЕДО?
Схема роботи із сервісами електронного документообігу
Види електронного документообігу
Хто може використати ЕДО?
Переваги та недоліки систем ЕДО
Чи можливе суміщення паперового та електронного документообігу?
Коли компанії потрібно перейти на ЕДО?
З чого розпочати перехід на електронний документообіг?
Типи електронних підписів
Оператори ЕДО

Що таке ЕДО?

Електронний документообіг (абревіатура – ЕДО) – обмін документами в електронному вигляді за допомогою цифрових технологій. Інша поширена назва – система електронного документообігу (скорочення – СЕД).

Визначення «електронний документ» та інші суміжні поняття закріплені у Федеральному законі № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації».

Цифрові технології використовуються для створення електронних версій документів, їх надсилання, зберігання за допомогою ПК або іншого пристрою для обробки даних. Обмін проводиться не лише всередині однієї компанії/організації, а й з партнерами, контрагентами, органами влади та державними організаціями.

Верифікація автентичності електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). Підпис пов'язаний з автором засобами криптографії, що не дозволяє просто скопіювати її та підробити документ. Про те, які типи ЕЦП – читайте у відповідному розділі.

Сервіси ЕДО – цифрові системи реалізації документообігу. Вони включають програми для ПК та хмарні рішення через інтернет.

За допомогою СЕД документ проходить повний цикл: створення документа, присвоєння реквізитів, узгодження з керівниками підрозділів, надсилання контрагенту, отримання відповіді.

Учасники електронного документообігу оформлюють доступ до цифрових систем за допомогою операторів ЕДО. До компетенції таких компаній входить створення платформ для ЕДО, підключення клієнтів, обслуговування систем та надання спеціальних послуг: надання ЕЦП або оптимізація бізнес-процесів.

Процедура обміну документами в ЕДО функціонує аналогічно до діловодства на паперових носіях. Документ складається на ПК, узгоджується всередині організації, передається на підпис керівнику та направляється у службу діловодства для реєстрації та доставки контрагенту. Однак при використанні ЕДО всі етапи виконуються в електронному вигляді, що унеможливлює витрачати зайвий час, робить процес безпечним і скорочує витрати на канцелярію (папір, конверти, марки, заправку принтерів).

Ми у Фінгуру вважаємо, що за ЕДО майбутнє, тому даруємо кожному клієнту, який замовив бухгалтерський облік, програму 1С: УНФ із вбудованим документообігом.

Схема роботи із сервісами електронного документообігу

Розглянемо, як працює система електронного документообігу з прикладу стандартного алгоритму дій, який зазвичай виконується учасниками щодо операції в СЕД:

працівник компанії складає документ: лист, договір, звіт чи запит;
направляє його за допомогою СЕД для затвердження своїм безпосереднім керівником та, якщо це необхідно, керівниками інших структурних підрозділів;
після отримання електронних віз працівник надсилає документ на підпис керівнику компанії;
директор підписує документ своєї ЕЦП, після чого документ автоматично направляється до служби діловодства компанії;
тут йому надається реєстраційний номер, після чого документ через систему ЕДО надходить адресату;
при отриманні документ реєструється всередині організації-отримувача та направляється у відповідний підрозділ для роботи;
якщо документ – договір чи звірочний акт, організація-одержувач підписує його у вигляді ЕЦП, що повідомляє першу організацію й у електронному вигляді;
компанія-відправник отримує повідомлення, після чого починається безпосередня взаємодія контрагентів: постачання товару, оплата чи іншу дію, передбачену документом.

Як бачимо, документ, створений і спрямований у вигляді електронного обороту, проходить повний життєвий цикл усередині системи. Користувачу не потрібно чекати листа або дзвінка у відповідь від представника контрагента, дзвонити самостійно або вести журнал обліку кореспонденції. Процес простий та прозорий – всі повідомлення відстежуються через сервіс ЕДО.

Також варто зазначити, що документи, сформовані через СЕД і підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), мають таку ж юридичну силу, як складені на папері та підписані живим підписом. Ця норма закріплена у статті 6 Федерального закону № 63-ФЗ «Про електронний підпис».

Види електронного документообігу

Використовувати ЕДО можна всередині організації або для надсилання кореспонденції контрагентам. У зв'язку з цим виділяють два види цифрового документообігу.

Внутрішній. Надає можливість обмінюватись даними в рамках однієї компанії. Правильно налагоджене діловодство сприяє оптимізації процесів та спрощенню комунікації між структурними підрозділами.

Наприклад, це може бути відправка звітів до відділу статистики або заяви про відпустку, дей-оффе або звільнення до кадрів.

Зовнішній. Дозволяє спростити та прискорити обмін даними з контрагентами, партнерами, клієнтами, держорганами та установами.

Наприклад, зовнішній документообіг використовується обміну контрактами чи договорами, податковими чи бухгалтерськими звітами, актами виконання робіт, рахунками оплату, офіційними листами, інформаційними запросами.

При використанні зовнішнього ЕДО слід розуміти, що необхідно дотримуватись правил оформлення документів, що діють у контрагента. Особливо це стосується взаємодії з органами влади та підвідомчими їм установами.

Крім внутрішніх та зовнішніх, виділяються ще й вузькоспрямовані системи ЕДО для обробки трудової, корпоративної документації та бухгалтерської звітності.

Хто може використати ЕДО?

Використовувати можливості цифрового документообігу можуть різні типи організацій.

Власники бізнесу. Юридичні особи (компанії) чи індивідуальні підприємці використовують СЕД обмінюватись даними з постачальниками, контрагентами, своїми співробітниками. Застосування ЕДО дозволяє в короткий термін отримати підпис другої сторони, надіслати або запитати відомості, оптимізувати бізнес-процеси та здійснити інформаційне розсилання серед співробітників компанії.

Державні органи та установи. До цієї категорії входять органи влади (міністерства, департаменти, управління) та підвідомчі їм організації: школи, лікарні, установи соціального обслуговування, керуючі компанії. Цифровий документообіг використовується відомствами як для внутрішньої роботи, так обміну даними з іншими органами влади/установами (наприклад, взаємодія регіонального уряду з місцевими міністерствами чи департаментами).

Самозайняті. ЕДО допомагає цій категорії організовувати зручний обмін відомостями з клієнтами, підтвердити легальний характер діяльності та збільшує ступінь довіри контрагентів.

Переваги та недоліки систем ЕДО

Навіщо компанії використовувати цифровий документообіг? Впровадження ЕДО дозволяє отримати такі переваги:

оптимізація та прискорення процесу підготовки документа – достатньо кількох хвилин, щоб документ пройшов усі стадії узгодження та був направлений контрагенту;
зниження витрат на канцелярію - папір, конверти, заправку та ремонт принтерів;
можливість у будь-який момент визначити, на якій стадії узгодження, підписання чи надсилання знаходиться документ, а також дізнатися, хто є виконавцем;
ведення зручної бази документації – пошук здійснюється за заголовком, категорією, реєстраційним номером, виконавцем, адресатом, датою та часом відправлення;
підвищена безпека – документ не може бути підписаний неуповноваженою особою;
надійний захист та ступінь шифрування документів – іншими словами, розшифровувати документ та побачити вміст без доступу до системи та необхідних повноважень вкрай проблематично.

Слід розуміти, що ЕДО, як будь-які цифрові системи, залежить від підключення до мережі. Істотну роль і людський чинник. В електронному документообігу ключове значення має правильне введення даних. Відсутність кваліфікації та недостатність навичок працівників може порушити роботу системи або призвести до того, що кореспонденція не дійде до потрібного адресата. У зв'язку з цим навчання персоналу до відкриття доступу до СЕД є обов'язковим.

Крім перерахованих нюансів виділимо такі недоліки:

можливість технічних неполадок у мережі чи самій системі, що порушує стабільність роботи, а окремих випадках може викликати втрату даних;
ризики безпеки – мінімальні, оскільки витоку інформації з ЕДО відбуваються вкрай рідко, проте можливості хакерів та шкідливого програмного забезпечення ніколи не слід виключати повністю;
суттєві витрати на отримання доступу до систем.

Чи можливе суміщення паперового та електронного документообігу?

Як ми вже зазначили, у РФ цифровий документ, якщо оформлений з КЕП, дорівнює паперовому, підписаному живим підписом. Крім того, будь-який нормативний правовий акт, що обмежує суміщення цифрового та паперового документообігу, у Росії також відсутній.

Це означає, що організація самостійно ухвалює рішення, у якій формі вести діловодство. Також вибір може бути продиктований внутрішнім режимом роботи компанії, її видом діяльності, типом контрагентів, кількістю укладених договорів та контрактів. В окремих випадках використання ЕДО є обов'язковим – про це ми розповімо в наступному розділі.

Розглянемо ситуацію, в якій компанія підключена до СЕД, проте контрагент не є користувачем цифрового документообігу. У такому разі підсумковий документ, пройшовши всі етапи візування та підписання в СЕД, потрібно роздрукувати на паперовому носії, поставити на полі ЕЦП друк компанії та, залежно від терміновості, вибрати належний тип доставки: кур'єром або поштовим зв'язком.

Цифровий тип документообігу дозволяє зберігати в електронному вигляді ділове листування (внутрішнє та зовнішнє), договори та контракти, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, кадрову документацію. Однак у випадку з останньою опцією є низка винятків. Стаття 22.1 Трудового кодексу РФ забороняє зберігати у цифровому вигляді:

накази про звільнення працівників;
акти про нещасні випадки на робочому місці;
відомості про проходження працівниками інструктажів з охорони праці

Навіть якщо компанія вирішила перекладатися на ЕДО, частину документів, крім зазначених вище, у будь-якому випадку необхідно зберігати на паперових носіях. Для зручності роботи всередині компанії ці відомості також можуть використовуватися в цифровому вигляді, однак юридичної сили вони не будуть мати.

Відповідні правила закріплені у Федеральному законі № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» та правила зберігання архівних документів, затверджених наказом Росархіву від 20 грудня 2019 р. № 236.

На паперових носіях потрібно зберігати:

первинні документи бухобліку – протягом п'яти років;
кадрові документи – до 75 років;
розрахунки зі страхових внесків – 50 років;
фінансову звітність – постійно;
правовстановлюючі документи: статут (положення) організації, протоколи зборів засновників, документи про реєстрацію у ФНП – постійно.

Коли компанії потрібно перейти на ЕДО?

Насамперед задуматися про перехід на ЕДО слід у разі потреби зберігати великі обсяги даних. Цифрова база забезпечить швидкий та зручний доступ до інформації.

Також перехід на ЕДО доцільний, коли в компанії працевлаштовано велику кількість працівників або є регіональні структурні підрозділи. ЕДО дозволить інформувати персонал своєчасно.

Ще одна причина – суттєві витрати на відправлення паперової кореспонденції та кур'єрські послуги. Крім того, звернути увагу на ЕДО рекомендується за необхідності доставки документів до інших суб'єктів РФ.

В окремих випадках використання цифрового документообігу є обов'язковим. Йдеться про ЕДО у сфері маркування товарів. Відповідні вимоги закріплені в постановах Уряду РФ № 2464 від 31 грудня 2020 р. та № 64 від 28 квітня 2021 р.

З 1 січня 2022 року учасники обороту маркованих товарів зобов'язані передавати в систему Чесний знак (ЧЗ) через операторів ЕДО дані про введення продукції в оборот, про продаж та виведення з обороту.

Правило відноситься до наступних груп товарів:

медичні препарати;
парфумерна продукція;
вироби з хутра;
фототехніка;
шини та покришки;
вироби легкої промисловості;
взуття;
молочні продукти;
тютюнові вироби.

З чого розпочати перехід на електронний документообіг?

Спочатку слід визначитися, чи підходить ЕДО для конкретного бізнесу. Великі компанії стикаються з масштабними розсилками – особливо якщо йдеться про отримання комерційних пропозицій у рамках майбутніх тендерів. Однак для індивідуальних підприємців та самозайнятих витрати на придбання систем цифрового документообігу можуть становити значну частину бюджету.

Великі компанії стикаються з масштабними розсилками – особливо якщо йдеться про отримання комерційних пропозицій у рамках майбутніх тендерів.

Завершивши з визначенням потреб, компанія розпочинає процедуру впровадження ЕДО. Загалом вона складається з наступних етапів:

Внесення змін до облікової політики компанії. Слід відобразити можливість ведення електронного документообігу у внутрішній документації.
Опрацювання системи документообігу. У внутрішніх інструкціях потрібно прописати: умови зберігання документів, у яких їх застосовується ЕДО, хто володіє ЕЦП, які співробітники здійснюють цифрове діловодство.
Вибір оператора ЕДО. При виборі слід відштовхуватися від кількості контрагентів компанії, які працюють із конкретним оператором. Звертати увагу рекомендується на відгуки про операторів та можливість отримати пробний доступ до системи – так компанія зможе вибрати оптимальний варіант.
Оформлення ЕЦП. Юридично значущими вважаються документи, підписані КЕП (розшифрування – «кваліфікований електронний підпис»).
Вибір методу роботи з ЕДОІснують як онлайн-сервіси з технологіями хмарного зберігання даних, так і програмне забезпечення для ПК.

Детальніше дізнатись про те, як підключити електронний документообіг, ви можете в окремій статті на нашому сайті.

Типи електронних підписів

При обміні даними в ЕДО використовуються такі типи підписів.

Простий електронний підпис (ПЕП). До цього виду підписів відносяться добре логін/пароль, перевірочні коди з СМС або телефонних дзвінків. Застосовується в банківських операціях або на порталах державних послуг. підписи, якщо це обумовлено сторонами ЕДО, закріплено у відповідній угоді та прописано у внутрішніх правових актах.

Некваліфікований електронний підпис (НЕП)Для створення НЕП застосовуються засоби криптошифрування. ПК власника і використовується для підписання документа. ЕЦП. Некваліфікована ЕП використовується як для внутрішнього, так і для зовнішнього документообігу, якщо його сторони домовилися про це та уклали обов'язкову угоду.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП). Суть КЕП та її відмінність від двох інших типів ЕП полягає в наступному:

має обов'язковий сертифікат кваліфікації;
програмний комплекс для роботи з КЕП пройшов сертифікацію у ФСБ;
КЕП оформлюють лише акредитовані центри, що засвідчують.

Кваліфікована ЕП використовується для направлення звітності до держорганів (наприклад, до ФНП або Пенсійного фонду РФ), відкриває доступ для участі в онлайн-тендерах та взаємодії з державними системами інформації.

Для роботи з КЕП також потрібні СКЗІ (розшифровується як «засоби криптографічного захисту інформації»). Дане програмне забезпечення застосовується для підписання документів у вигляді КЕП та її верифікації.

Оператори ЕДО

Оператори електронного документообігу у Росії – це комерційні організації, які забезпечують юридично значимий документообіг електронному вигляді із застосуванням ЭЦП.

Ведення реєстру операторів цифрового діловодства здійснюється Федеральною податковою службою. Необхідні знання про те, які оператори в Росії, як вони називаються, а також які послуги надають, можна отримати у відповідному розділі офіційного сайту відомства.

Тут же є пошук за назвою та зручний фільтр: наявність демо-версії, можливість надсилати звітність до ФНП, оператори ЕДО для маркування, оператори з призупиненою діяльністю та виключені з реєстру. Це означає, що власник бізнесу заздалегідь може скласти список потенційних постачальників послуг та запросити тестовий доступ.

Крім того, в реєстрі пишеться кількість абонентів того чи іншого оператора, вказуються дані про роумінг та підтримувані формати (наприклад, акти виконаних робіт, акти звірки, акти про приймання, УПД, ТОРГ-2, ТОРГ-12).

Також є можливість відсортувати реєстр за будь-яким із потрібних параметрів.

Експерт Фінгуру

Що таке ЕДО

Яким компаніям підходить електронний документообіг?

Робота з ЕДО підходить практично всім компаніям, незалежно від них:

Великі корпорації - зниження витрат на купівлю паперу та обслуговування принтерів, кур'єрів та поштових відправлень, мінімізація обсягу документації, її простий контроль та обробка.
Малі та середні підприємства допомагає уникати проблем, пов'язаних з помилками в документах, втратою документів, які потрібно зберігати, щоб не потрапити на штрафи від податкової.

прискорює реєстрацію пацієнтів та введення документів
дає можливість їх швидкого пошуку
надає одночасний доступ до файлів для спільної роботи
автоматизує процеси візування документів
надає доступ до архівів та багато іншого.

дозволяє перевести документи, що закривають, з постачання та оплати товару в електронний вигляд
виставляти та оплачувати рахунки через ЕДО
швидко знаходити документи за будь-який попередній період
скорочувати ймовірність помилок та втрат документів, оскільки вони зберігаються у цифровому вигляді
давати можливість перевести кадровий документообіг зі співробітниками торгових залів, складів та офісів в електронний вигляд та швидко підписувати кадрові документи.

можна автоматизувати процеси погодження та підписання актів та договорів
надсилати та підписувати їх з контрагентами в електронному вигляді
легко контролювати статус документа та замінювати версію при виявленні помилки
швидко вивантажувати із системи та надавати актуальний документ на запит контрагента.

дозволяє скоротити час на погодження документів
прискорити передачу інформації між відділами та знизити ймовірність помилок при введенні даних
вести більш точний та надійний облік документів
контролювати терміни та етапи їх обробки
відстежувати історію змін
скоротити витрати на паперові носії, друк, доставку та зберігання документів
обмежити доступ до документів з метою безпеки.

суттєво скорочує час рутинної роботи з документами
дозволяє значно полегшити навчально-виробничу, методичну, виховну роботу, а також роботу системи управління якістю
посилює контроль за діяльністю всіх департаментів.

дозволяє зменшити витрати на папір, друк, доставку та зберігання паперових документів
легко відстежувати статус документів, контролювати терміни виконання та отримання підписів
працювати з документами віддалено, у будь-який час та з будь-якого місця.

дозволяє скоротити час на обробку та передачу документів, а також кількість рутинних операцій та усунути можливість помилок, пов'язаних із ручним введенням даних
краще контролювати доступ до документів та встановити різні рівні доступу для різних користувачів
скоротити витрати на друк, копіювання та зберігання паперових документів
дотримуватись вимог законодавства щодо зберігання та передачі документів.

Загалом ЕДО підходить будь-якій компанії, яка хоче спростити та оптимізувати робочі процеси, покращити управління документами, знизити витрати на друк, зберігання та логістику паперових документів, а також підвищити безпеку та конфіденційність інформації.

Переваги впровадження ЕДО

ЕДО – один із найважливіших елементів цифрової економіки бізнесу. Він необхідний сучасним компаніям, щоб залишатися конкурентними та перспективними учасниками ринку. З можливостями системи EDO docuForce від «Інфолоджістікс» ви можете ознайомитись тут.

Розглянемо основні переваги впровадження електронного документообігу:

Передналаштовані маршрути руху документів за допомогою повідомлень та системи дедлайнів не дозволяють співробітникам затримати термін погодження та підписання, забути про завдання чи втратити документ. Співробітники легко відстежують статус документів та отримують повідомлення про необхідні дії.

Впровадження програми ЕДО сприяє скороченню використання паперових документів, що на додаток до значного скорочення витрат позитивно впливає на довкілля та знижує екологічне навантаження.

Зберігання документів у хмарних сховищах у порівнянні з будь-якими іншими носіями інформації забезпечує високу безпеку та доступність документів протягом тривалого часу, а також спрощує їх пошук та відновлення за потреби.

Документи через систему ЕДО надходять миттєво. Поліпшується якість клієнтського обслуговування рахунок швидкого пошуку даних, знижуються витрати на комунікацію і доставку документів.

Як зрозуміти, що вам час переходити на електронний документообіг?

Якщо компанія стикається з труднощами, пов'язаними з обсягом документації, складністю пошуку даних та витратами на обробку паперових документів, це сигнал про необхідність переходу на ЕДО. Розглянемо конкретні ознаки, які вказують, що вам час впровадити систему електронного документообігу:

Якщо компанія генерує велику кількість документів та архіви заповнюються швидко, то ЕДО значно скоротить обсяг паперових документів та допоможе розвантажити архівні площі.

Якщо підписання документів в організації займає багато часу через необхідність передачі документа від співробітника до співробітника чи контрагентів, то з ЕДО ви зможете доставляти документи миттєво, погоджувати їх та швидко підписувати.

В ЕДО завжди видно актуальний статус документа, і вам не потрібно запитувати колег, чи дивилися вони документ, чи погодили його і нагадувати, якщо ні. Також і з контрагентами: не потрібно дзвонити, щоб дізнатися, чи підписали документ, тому що ви дізнаєтесь про це під час підписання.

Коли документи від контрагентів не повертаються чи губляться вже на шляху до офісу контрагента, допомагає ЕДО. Він завжди відображає поточний статус, а головне миттєво повертається після підписання, в результаті підвищується ефективність роботи.

Організація може витрачати великі кошти на друк та зберігання паперових документів. Використання електронних документів знижує ці витрати в середньому в 3 рази. Замовте розрахунок вашої особистої економії під час переходу на ЕДО — зв'яжіться з Інфолоджістікс.

ЕДО дозволяє швидко знайти та сформувати пакети документів для надання на запит аудиторів чи перевіряючих органів.Також ви можете створити окремий доступ до ЕДО аудитору з правами перегляду необхідних документів та звільнити фінансовий відділ від підготовки даних на запит.

Етапи переходу на ЕДО

У кожній організації документообіг має свої особливості, але перейти на ЕДО — не таке складне завдання, як може здатися спершу. Якщо ви сумніваєтеся у доцільності ЕДО для себе, запитайте консультацію зі спеціалістами «Інфолоджістікс». Перерахуємо основні етапи переходу на ЕДО:

Аналіз поточного стану. Необхідно вивчити існуючі процеси документообігу, визначити проблеми та недоліки, які можуть бути вирішені за допомогою електронного документообігу.
Вибір оператора ЕДО. На цьому етапі необхідно визначити базові побажання до системи та надіслати запит на надання КП декільком компаніям, які надають послуги з організації документообігу.
Використання обраної системи. Використання хмарної системи не вимагатиме від вас особливих зусиль. Щоб почати користуватися, вам потрібно буде просто увійти до системи під логіном та паролем. Якщо вам потрібна інтеграція з 1С або іншими обліковими системами, це зробить вибраний провайдер силами своїх співробітників.
Підключити співробітників до ЕДО та видати електронні підписи. Виберіть співробітників, які будуть працювати в ЕДО: ті співробітники, які беруть участь у процесі погодження та підписання документів. В ЕДО docuForсe видача підписів відбувається автоматично після реєстрації користувача. За замовчуванням користувач видає ЕП (простий), при необхідності в docuForce можна інтегрувати КЕП або УКЕП.
Розпочніть обмін документами в електронному вигляді.Перевірте, що всі співробітники в курсі впровадження електронного документообігу та процес не продовжують дублюватися у паперовому вигляді.

Як працювати в ЕДО?

Інтерфейс інтуїтивно простий, тому немає необхідності в проходженні спеціального навчання. Наприклад, в ЕДО docuForce від «Інфолоджістікс» можна додати документ із комп'ютера або створити його одразу в системі:

При завантаженні документа вибирається його тип, від чого залежить маршрут ланцюжка погодження та підписання, яким автоматично піде документ відразу після завантаження.

Розрахунок вашої економії від впровадження ЕДО

При впровадженні ЕДО ваша організація скорочує витрати на папір, друк, доставку, зберігання документів щонайменше на 30%.

Що робити з паперовими документами?

При переході на ЕДО частина документів залишається у паперовому вигляді. Таким чином, формуються два архіви: вести і одночасно незручно. -Копія в цю ж систему електронного документообігу. «Інфолоджістікс» дозволяє працювати і з електронними, і з оцифрованими документами в одному вікні. типи документів у одному вікні.

Після сканування паперових документів та завантаження до електронного архіву їх можна передати на позаофісне зберігання до спеціалізованого архіву. Коли ви передаєте на оцифрування паперові документи і здаєте їх на зберігання, то ви вирішуєте 2 базові завдання:

Забезпечуєте швидкий та цілодобовий доступ до документів, швидко знаходьте будь-який потрібний документ, використовуючи лише комп'ютер.
Звільняєте свої офіси від паперів, звільняєте приміщення, зайняті документами, зберігаючи при цьому всі документи в цілісності та доступності.

На закінчення відзначимо, що електронний документообіг є сучасне та ефективне рішення для управління документами в організації. Він дозволяє скоротити час та витрати на обробку та передачу документів, підвищити їхню безпеку та покращити загальну ефективність бізнес-процесів. ЕДО забезпечує зручний доступ до інформації, підвищує прозорість та контроль над документами, а також сприяє зниженню використання паперових носіїв, що сприятливо впливає на екологічну обстановку. Впровадження електронного документообігу стає невід'ємною частиною цифрової трансформації організацій у світі.

Перехід на ЕДО надає безліч переваг і не потребує колосальних вкладень. Якщо вам потрібно більше інформації, щоб зрозуміти, чи потрібна вам система ЕДО і з чого почати її впровадження, зв'яжіться з Інфолоджістікс сьогодні і отримайте індивідуальний розрахунок вашої економії від переходу на ЕДО.

Що таке розпакування в Едо