Перетворити завдання на щоденну рутину в Бітріксі: найкращі способи та поради

Завдання - Невід'ємна частина організації роботи команди в Бітрікс24. Вони дозволяють зручно керувати робочим процесом, відстежувати прогрес та контролювати виконання завдань. Однак що робити, якщо деякі завдання необхідно виконувати регулярно? Наприклад, щодня. У цій статті ми розглянемо, як зробити завдання щоденним у Бітріксі, щоб воно автоматично створювалося щодня у вказаний час.

Крок 1: Створення шаблону задачі

Перш ніж перейти до створення щоденного завдання, необхідно спочатку створити шаблон завдання. Шаблон завдання – це основа для всіх наступних завдань, що дозволяє задати загальні параметри, які будуть використовуватись при автоматичному створенні завдань щодня.

Крок 2: Створення щоденного завдання

Після того, як шаблон завдання створено, можна перейти до створення щоденного завдання. Для цього відкрийте список завдань і виберіть потрібний проект або розділ, в якому ви хочете створити завдання. Потім натисніть кнопку «Додати завдання» та виберіть вкладку «Шаблони завдань».

Тут ви побачите список всіх створених вами шаблонів завдань. Знайдіть потрібний шаблон та натисніть кнопку «Створити завдання». У формі заповніть необхідні поля, вказавши назву завдання, відповідального виконавця та іншу інформацію. Зверніть увагу на поле «Планувати» – тут ви можете вказати необхідний час, коли завдання має створюватися щодня.

Встановлення розширення "Завдання"

Бітрікс пропонує можливості для організації та управління завданнями усередині системи. Щоб використати всі переваги функціоналу завдань, необхідно встановити розширення "Завдання".

Щоб встановити розширення "Завдання", виконайте такі кроки:

1. Авторизуйтесь в адміністративній панелі Бітрікс.
2. У лівому верхньому кутку знайдіть іконку "Marketplace", а потім натисніть на неї.
3. У пошуковому рядку введіть "Завдання" та натисніть на іконку "Знайти".
4. У списку результатів знайдіть розширення "Завдання" та натисніть на нього.
5. На сторінці розширення натисніть кнопку "Встановити".
6. Після встановлення розширення "Завдання" оновіть сторінку.
7. Тепер ви можете використати всі можливості функціоналу завдань у Бітріксі.

Встановивши розширення "Завдання", ви зможете розмежовувати завдання між співробітниками, призначати терміни виконання, відстежувати прогрес, коментувати завдання та багато іншого.

Необхідно зазначити, що встановлення та налаштування розширень у Бітріксі можуть бути доступні лише адміністраторам системи або користувачам з відповідними правами доступу.

Створення шаблону для щоденного завдання

Для надійного та ефективного виконання щоденних завдань у Бітріксі можна використовувати спеціальний шаблон. Створення такого шаблону дозволить значно спростити процес, а також забезпечить послідовність дій та своєчасне виконання.

Для початку створіть нове завдання в Бітріксі з описом усіх необхідних кроків. Потім, у редакторі завдання, виділіть усі інструкції та дії, які мають бути виконані щодня. Серед них можуть бути, наприклад, перевірка електронної пошти, оновлення бази даних, ведення журналу дій тощо.

Далі, виділіть усі знайдені дії та створіть новий блок у шаблоні для щоденного завдання. Організуйте ці дії у вигляді списку або таблиці, щоб було зручно дотримуватися цієї послідовності щодня. Наприклад:

• Перевірити електронну пошту;
• оновити базу даних;
• Вести журнал дій та результатів.

Тепер, після завершення шаблону для щоденного завдання, збережіть його та використовуйте у кожному новому завданні, щоб точно знати, що потрібно робити щодня. Пам'ятайте, що такий шаблон необхідно періодично оновлювати та доповнювати новими інструкціями відповідно до змін робочого процесу та вимог.

Створення шаблону для щоденного завдання дозволить суттєво спростити щоденну роботу, забезпечувати її правильність та акуратність, а також сприятиме більш ефективному використанню часу та ресурсів. Використовуйте цей шаблон та організуйте свою роботу так, щоб кожен день був продуктивним та успішним!

Налаштування завдань, що повторюються

У Бітріксі є можливість створювати завдання, що повторюються, що дозволяє автоматично створювати завдання на основі заданого шаблону з певною періодичністю.

Для налаштування завдань, що повторюються, необхідно виконати наступні кроки:

1. Створення задачі-шаблону:

Необхідно створити завдання, яке буде використовуватися як шаблон. У цій задачі необхідно вказати всі необхідні деталі, такі як заголовок, опис, термін виконання, відповідальні особи тощо.

2. Налаштування події, що повторюється:

Далі необхідно відкрити створену задачу-шаблон і налаштувати періодичність, з якою створюватиметься нове завдання. Для цього потрібно вибрати вкладку "Повторювати" і вказати періодичність, наприклад, щодня, щотижня чи кожного місяця.

3. Збереження задачі-шаблону:

Після встановлення періодичності необхідно зберегти завдання-шаблон. При збереженні система автоматично створить нове завдання на основі цього шаблону із зазначеною періодичністю.

Тепер, щоразу при настанні заданого інтервалу часу, створюватиметься нове завдання на основі завдання-шаблону. У створеній задачі будуть збережені всі дані шаблону, але вам залишається тільки заповнити додаткові деталі, якщо необхідно.

Примітка: Завдання, що повторюються, можна використовувати для автоматизації щоденних рутинних завдань і більш зручного планування роботи команди.

Вибір виконавця та строки виконання

У полі "Відповідальний" необхідно вказати конкретного співробітника або відділу, який займатиметься виконанням завдання. Це дозволяє визначити, хто безпосередньо відповідає за її реалізацію та контролювати її прогрес.

Також важливо встановити терміни виконання, щоб завдання було виконане вчасно. У полі "Термін" можна вказати точну дату та час, до яких необхідно завершити завдання. Бітрікс дозволяє також встановити терміни у вигляді терміновості завдання: "Сьогодні", "Завтра", "Через тиждень" тощо.

Якщо необхідність виконання будь-якої задачі виникає регулярно, можна використовувати функціонал повторення. У полі "Повтор" можна вказати періодичність повторення завдання, наприклад, щодня, щотижня тощо.

Вибір виконавця та встановлення термінів виконання дозволяють оптимізувати робочий процес та забезпечити більш ефективне управління завданнями у Бітріксі.

Відстеження виконання завдання

Після того, як ви створили завдання у Бітріксі, вам може бути цікаво відстежувати її виконання. У платформі є кілька способів дізнатися, наскільки завдання досягло свого завершення.

1. Статус задачі. Кожне завдання в Бітрікс має певний статус, який відображає її поточний стан. Ви можете знайти статус завдання, переглянувши картку.Можливі статуси включають: "Нова", "У роботі", "Завершена" та інші. Якщо статус завдання змінився, це означає, що воно рухається вперед до завершення.

2. Коментарі. Щоб отримати оновлення щодо виконання завдання, ви можете додати коментарі до її картки. Ви можете запитувати учасників команди про хід роботи, робити пропозиції або відзначати важливі моменти. Після додавання коментаря учасники завдання отримають повідомлення та зможуть відповісти на нього.

3. Журнал виконання. У Бітрікс є можливість переглядати журнал виконання завдання, де вказані всі зміни, зроблені із завданням. Щоб відкрити журнал, перейдіть до картки завдання та знайдіть відповідну вкладку. Журнал дозволяє бачити, хто і коли зробив зміни, що допомагає вам відслідковувати прогрес завдання.

4. Повідомлення та повідомлення. Якщо ви хочете отримувати оновлення про виконання завдання, ви можете налаштувати систему повідомлень для вашого облікового запису в Бітріксі. Ви можете вибрати, які події ви хочете відстежувати, і отримувати повідомлення електронною поштою або всередині платформи.

Використовуючи ці способи, ви зможете відстежувати виконання завдання і знати її прогресу. Це допоможе вам керувати своїми проектами більш ефективно та своєчасно досягати поставлених цілей.

Аналіз та підстроювання процесу

Для того, щоб зробити завдання щоденним у Бітріксі, необхідно провести аналіз поточного процесу та внести коригування.

Насамперед оцініть частоту появи завдань та їх пріоритетність. Не всі завдання вимагають повсякденної уваги, тому визначте, які з них необхідно регулярно виконувати.

Далі встановіть оптимальний час для виконання завдання.Врахуйте свій робочий графік, наявність інших щоденних справ і не забувайте про можливі перерви та дистанційні зустрічі.

Налаштуйте сповіщення про завдання, щоб вони доходили вчасно. Використовуйте відповідні налаштування у Бітріксі або використовуйте будильник або календар для нагадування.

Не забувайте про можливість автоматизації завдання. Використовуйте додаткові інструменти або плагіни, які допоможуть вам автоматизувати основні кроки завдання та прискорити виконання.

Грунтуючись на результатах аналізу та внесених коригуваннях, ви зможете зробити завдання щоденним у Бітріксі максимально ефективним та зручним для виконання.

Як працювати із завданнями в Бітрікс24

Зустріли співробітника в коридорі, поставили йому завдання, а чи він забув її виконати? Знайомо, правда? Справа не зроблена, час витрачено і так щоразу. Для того, щоб ніколи не забувати про важливі робочі моменти в Бітрікс24 існує модуль Завдання - один із центральних інструментів системи.

Що таке завдання?

Завдання – головний інструмент Бітрікс24, який допомагає систематизувати спільну роботу співробітників компанії. Створили завдання, додали опис, виставили дедлайн, призначили відповідального та працюєте далі, не турбуючись про те, що ви щось забудете.

Завдання - універсальний інструмент, що допомагає всім співробітникам компанії без винятку:

— Директору та керівникам відділів — економити час і не смикати особисто кожного співробітника під час виконання завдання. Завдання мають дедлайни, нагадування та обов'язкові звіти при виконанні та закритті.

— Менеджерам із продажу — не забувати про важливі речі у роботі з клієнтами: скласти договір, зустрітися з покупцем особисто, скласти план та звіт із продажу.Про завдання в CRM ми докладніше розповімо нижче.

— Маркетологам — складати плани та звіти завдяки шаблонам завдань, ставити тз для штатних копірайтерів, SEO-фахівців, таргетологів, дизайнерів тощо.

— Усім співробітникам компанії мати інструмент, де будуть зведені всі доручення та спільні завдання.

Завдання в Бітрікс24 можна назвати фіксацією або оцифруванням усних переговорів. Наприклад, директор попросив вас підготувати звіт про виконані проекти за останні 3 місяці. Після цього не створив завдання в Бітрікс24 і ви благополучно про неї забули. Створена завдання в Битрикс24 в рази збільшує її успішне виконання. Вам системно приходять нагадування про дедлайн, а як тільки ви його прострочите, керівнику прийде повідомлення.

Як працювати із завданнями

Почнемо із найпростішого — створення завдання. Для цього зайдіть у вашому Бітрікс24 розділ "Завдання та проекти" і натисніть "Додати завдання".

Додавання завдання до Бітрікс24

Після цього відкриється вікно створення завдання, де необхідно заповнити такі параметри:

Приклад заповненої форми створення завдання

- Назва завдання. Воно має бути чітким та зрозумілим. Наприклад, підготувати звіт про підсумки рекламної реклами. В описі завдання розпишіть подробиці, щоб у виконуваного завдання співробітника не залишилося жодних питань.

- Відповідальний. Обов'язково призначте відповідального. Їм може бути лише одна людина. Один відповідальний завдання — один із ключових принципів менеджменту.

- Співвиконавці. Додайте їх, якщо над завданням працюють кілька людей. Допустимо, вам необхідно підготувати креативи для соцмереж. Ви ставите ТЗ дизайнеру та призначаєте його співвиконавцем.

- Спостерігачі. У них можна додати співробітників, які хочуть просто бачити, як іде виконання того чи іншого завдання.

- Крайній термін. Тут все просто це дедлайн завдання. Трохи нижче ви можете позначити поле про запит звіту після завершення завдання. Це означає, що відповідальний не зможе її закрити, доки у коментарі не напише звіт про виконану роботу.

- Результат завдання. Це означає, що при закритті завдання система вас попросить скласти звіт з виконаної роботи або відзначити останній коментарі завдання як опис результату.

- Повторювати завдання. Ви можете зробити завдання регулярним. Наприклад, ваші співробітники щомісяця складають план продажу. Створили завдання, вказали його регулярність і щомісяця у менеджерів з продажу з'являється завдання, всередині якої вони становлять план. Щоб встановити регулярність, натисніть на кнопку “Додатково” під час створення завдання.

Приклад створення регулярного завдання

Крім цього, ви можете вказувати до якого проекту належить та чи інша задача. Наприклад, підготувати акти до проекту “Продаж”, зробити креатив для постів до проекту “Маркетинг” тощо. Це допомагає систематизувати завдання по відділам чи напрямкам вашої компанії. Докладніше про те, як створити завдання та які поля можна заповнити під час її створення, читайте на сайті Бітрікс24.

Завдання у CRM

Якщо до цього ми розглядали завдання у контексті внутрішньої роботи, то CRM завдання допомагають під час роботи з клієнтами. Завдання CRM можна створити вручну або за допомогою роботів. Розглянемо кожен із варіантів.

Створення завдання вручну

Припустимо, у вас компанія з виробництва та продажу меблів.На етапі "узгодження дизайну меблів" вам, як менеджеру, необхідно створити завдання для дизайнера, щоб той намалював ескіз майбутніх меблів.

Для цього ви знаходите необхідну вам угоду, натискаєте на іконку “справу” та створюєте нове завдання.

Створення завдання в CRM вручну з канбан-вистави

Після створення завдання буде відображено у таймлайні картки угоди. Також завдання можна створити і у картці угоди. Для цього зайдіть у картку та натисніть "Завдання".

Створене завдання в угоді

Створення задачі за допомогою роботів

Процес створення завдань у CRM можна автоматизувати за допомогою роботів. Цей варіант підійде в тому випадку, якщо на будь-якій стадії вам потрібно постійно створювати завдання. Наприклад, поставити завдання дизайнеру автоматично щоразу на етапі виготовлення ескізу меблів.

Додавання робота на постановку завдань у CRM

Заходьте в CRM, наприклад в ліди, натискаєте праворуч на іконку "Роботи", додаєте робота на необхідній стадії, вибираєте пункт "Контроль співробітників-створити завдання", заповнюєте необхідні поля і все: тепер щоразу при попаданні угоди на стадію "узгодження дизайну з клієнтом” дизайнеру буде автоматично поставлено завдання.

При створенні робота постановки завдань зверніть увагу на подібний робот - "поставити завдання". Завдання, на відміну завдання, краще використовуватиме невеликих справ. Наприклад, не забути зателефонувати клієнту, уточнити деталі оплати бухгалтера і т.д.

Шаблони завдань

Важлива функція для тих, хто не хоче щоразу створювати завдання вручну. Погодьтеся, у процесах кожної компанії та відділу є рутинні завдання, які доводиться виконувати регулярно. Наприклад, складати звіти про виконану роботу, погоджувати плани на місяць тощо.

Створення шаблону завдань

Для того, щоб щоразу не створювати завдання вручну, існують шаблони завдань. Розглянемо, як працюють на прикладі узгодження плану продажів.

1. У вашому Бітрікс24 зайдіть в розділ "Завдання та проекти" натисніть кнопку "ще" і виберіть пункт "Шаблони".

2. Натисніть кнопку “Додати” та заповніть шаблон завдання. Якщо ви бажаєте, щоб завдання ставилося автоматично 1-го числа кожного місяця, вкажіть дату та зробіть завдання регулярним.

3. Збережіть шаблон. Тепер 1 числа кожного місяця вам буде автоматично поставлено завдання на складання плану продажу.

Докладніше про шаблони завдань ви можете прочитати на сайті Бітрікс24.

Діаграма Ганта

Ще одна важлива функція під час роботи із завданнями — подання завдань у вигляді діаграми Ганта. Натиснувши кнопку “Гант” у розділі “Завдання та проекти”, всі ваші завдання відобразяться на календарній сітці.

З лівого боку представлені ваші завдання, з правого — колонки з датами, на якому візуально відображено тривалість їх виконання. Червона відсікання це крайня дата здачі проекту. Ви можете одразу переміщувати завдання по датах. Терміни виконання у картці завдання зміниться автоматично.

Якщо у вас багато пов'язаних між собою завдань, ви можете налаштувати між ними залежність.

— Ви маєте головне завдання. Допустимо, підготувати дизайн меблів для клієнта.

— Це завдання ви розбиваєте на кілька завдань: скласти тз дизайнеру, погодити дизайн усередині компанії, погодити дизайн із клієнтом.

— Ви налаштовуєте необхідний тип залежності. Допустимо, щоб дедлайн за залежними завданнями змінювався як тільки зміниться дедлайн за основним завданням. Наприклад, клієнт вам пообіцяв надіслати побажання щодо дизайну завтра.Ви склали завдання, вказали залежність, а в результаті клієнт забув про вас і надіслав референси за три дні. Посуньте дедлайн основного завдання на цей термін і дедлайн решти завдань зміниться автоматично.

Залежність завдань у діаграмі Ганта

Докладніше про залежність між завданнями читайте на сайті Бітрікс24.

Діаграма Ганта відмінно підійде для співробітників, які працюють одночасно у кількох проектах або з великою кількістю завдань. Завдяки такому уявленню завдань складається повна візуальна картинка робочого процесу.

Мій план

За замовчуванням завдання Бітрікс24 відображаються у вигляді списку. Але натиснувши кнопку “мій план” ви побачите свої завдання у вигляді канбана. Таке відображення показує поточний статус завдань.

Подання списку завдань у вигляді канбану

"Мій план" - зручний інструмент, який можна налаштувати виключно під себе. Ви можете додати стадії, переміщати по ним завдання та візуально бачити їхній статус. Ви можете налаштувати стадії виходячи з термінів виконання завдань (на тиждень, місяць, без терміну), за терміновістю виконання або в міру просування роботи за завданням (як у CRM).

Якщо ви працюєте у проектах, то список завдань можете відобразити у вигляді канбана. На відміну від Мого плану тут не можна налаштувати стадії канбану під себе — вони однакові для кожного учасника проекту.

Терміни

Ще один вид відображення завдань – за термінами.

Відображення завдань за термінами

Натиснувши на відповідну кнопку, всі ваші завдання розподіляться по стадіях канбану в залежності від терміну виконання: сьогодні, цього тижня, наступного тижня і т.д.

Календар

Ще один вид подання завдань – у вигляді календаря. Підійде для тих, хто любить бачити всі завдання на місяць в одному вікні.

Подання завдань у вигляді календаря

Тут ви можете бачити дедлайн задач на календарній сітці, а також додавати завдання на необхідну вам дату.

Скрам

Важливий інструмент, який зовсім недавно з'явився у Бітрікс24. Переважно скрам використовують в IT-сфері, але підходить абсолютно різним бізнесам, де використовується проектний підхід. Скрам - це робота над проектами (внутрішніми або зовнішніми), де немає чіткого тз, а завдання йдуть безперервним потоком і діляться на короткі ітерації - спринти.

Як це працює

Допустимо до вас звернулися за розробкою сайту. Далі ви:

1. Створюєте скрам-групу і додаєте до неї необхідних співробітників.

2. Заповнюєте беклог. Сюди додаєте завдання, які потрібно буде виконати. Додавати завдання можуть усі співробітники, але відправляти їх у роботу може лише керівник.

3. Визначаєте епіки. Це глобальні цілі, за якими закріплюються завдання беклогу. Допустимо, розробка сайту. Тут ваші фахівці дізнаються про потреби у клієнта, складають тз і оцінюють обсяг робіт виходячи з існуючих можливостей.

4. Готуйтеся та запускаєте спринт. Визначаєтеся з цілями і термінами спринту, а потім переносите завдання з бэклога. Спринт — термін, протягом якого виконуватиметься завдання. Зазвичай він становить 2 тижні, але ви можете виставляти свої часові рамки.

Перед тим, як запускати спринт, визначтеся зі складністю завдань. Для цього існують стори поінти. Складність завдань вимірюється за шкалою від 1 до 10. Якщо вам складно з такою оцінкою, ви можете виставити роботу годинника. Після того, як визначили складність завдань та виставили терміни спринту – запускайте спринт.

Докладніше про те, як працювати в скрамі ми ще напишемо, а поки що можете почитати про цей інструмент на сторінці підтримки Бітрікс24.

У проектах скраму можна використовувати і при роботі з клієнтами через спільні екстранет групи. Цей варіант чудово підійде в тому випадку, коли ви робите клієнту великий проект, з клієнтом у вас склалися довірчі відносини і йому не потрібно докладно розписувати в технічному завданні суть робіт. У такому разі зміни до проекту вносяться за підсумками кожного спринту.

Як ви вже зрозуміли, “Завдання та Проекти” – один із головних, якщо не головний модуль у Бітрікс24. Освоївши його та використовуючи на максимум, ви збільшите не лише ефективність, а й якість роботи всієї команди.

Часті питання

1. Чи можу я перенести завдання з інших сервісів управління проектами.

Звісно. Все, що вам потрібно, це вивантажити свої завдання у файл з розширенням CSV, а після його завантажити в Бітрікс24, підігнавши дані під наданий системою шаблон файлу імпорту. Якщо цей спосіб вам не підходить, ви можете знайти необхідну вам програму в Бітрікс24.Маркет, який здійснює імпорт із необхідної вам системи.

2. У чому різниця між роботами для створення завдань у CRM та шаблонами задач?

Головна відмінність у місці їх застосування. Роботи створюють завдання у CRM, у процесі продажу. Шаблони завдань більше орієнтовані на внутрішні процеси роботи. Наприклад, скласти щомісячний звіт із продажу.

3. Я можу групувати завдання щодо груп?

Так, звичайно. Під час створення завдання вказуйте групу, до якої вона належить. Наприклад, продаж, маркетинг, виробництво і т.д. Такий підхід упорядковує та систематизує робочий процес.

Що таке завдання і як з нею працювати в CRM Бітрікс24

Система Бітрікс 24 – зручний універсальний інструмент для постановки завдань у межах компанії. Це дозволяє впорядкувати роботу співробітників, контролювати виконання робіт, організувати взаємодію між керівництвом та штатом. За організацію роботи відповідає окремий розділ Битрикс 24, який називається «Завдання» і є таск-менеджером.

Структура статті:

Як поставити завдання: покрокова інструкція

Головний плюс функціоналу системи – простота постановки завдання. Це виконується за кілька простих кроків:

1. В основному меню необхідно вибрати розділ «Завдання та проекти» та команду «Додати завдання».
2. У полі, що з'явилося, потрібно провести налаштування, заповнивши всі ключові пункти: задати назву, додати відповідальних, співвиконавців і спостерігачів. Також тут прописується дедлайн і можна поставити відмітку про важливість завдання.
3. У полі опису завдання можна прописати вимоги технічного завдання, додати файл із додатковою інформацією, прикріпити посилання.
4. У вкладці «Ще» можна керувати налаштуваннями приватності для інших користувачів: наприклад, додати можливість зміни терміну виконання, перенесення в інші папки тощо:

Ролі у завданнях

Існує три ролі, які учасник може виконувати.

Постановник. Це людина, яка спочатку ставить завдання та контролює її виконання. Він призначається на цю роль автоматично, але може бути змінений, якщо це потрібно.

Відповідальний. Відповідає виконання завдання. Призначається постановником, а сам, у свою чергу, може додавати додаткових спостерігачів та змінювати статус завдання, якщо це дозволяють налаштування.

Спостерігач. Співробітник, який може контролювати виконання роботи, бачити поточний статус та надавати коментарі. Спостерігачів може бути кілька, зазвичай це вся команда проекту чи керівник відповідального.

Меню завдань

Завдяки меню, розташованому у верхній частині екрана, користувач може спростити свою роботу. Меню містить кілька розділів:

• «Всі». Список завдань, у яких користувач виступає в одній із ролей
• «Роблю». Список завдань, у яких користувач виступає у ролі відповідального
• «Допомагаю». Список завдань, у яких користувач є співвиконавцем
• «Доручив». Список завдань, які поставлені користувачем
• «Спостерігаю». Список завдань, де користувач має статус спостерігача

Поряд із завданнями можуть бути позначки, що вказують на нові непрочитані коментарі:

Шаблони

Шаблони дозволяють спростити роботу із завданнями, що мають стандартні умови. Можна заздалегідь ввести назву, призначити відповідальних та спостерігачів, створити опис. У меню "Завдання та проекти" у вкладці "Ще" необхідно вибрати команду "Додати". У вкладці, що з'явилася, можна внести всю потрібну інформацію, а надалі вибирати цей шаблон при постановці:

Повторювані завдання

Створюються за аналогією із шаблонними. Єдина відмінність – такі завдання ставитимуться в автоматичному режимі у певний час (наприклад, під час підготовки звітності). Налаштування можна зробити в розділі «Додаткові налаштування» – «Зробити завдання регулярним». Далі прописати дати та кількість повторень:

Чек-листи та підзавдання

Чек-лист потрібний у тому випадку, якщо завдання складається з невеликої кількості кроків, виконання яких потрібно проконтролювати.Однойменний пункт є у налаштуваннях під час створення завдання: «Чек-листи» – «Додати пункт». При виконанні вони автоматично викреслюватимуться:

Завдання можна поставити через меню «Додати». Вона буде приєднана до основного завдання, для неї може бути призначений окремий:

Діаграма Ганта

Це зручний спосіб сортування завдань для користувача. Він встановлений у Бітрікс 24 за умовчанням, а завдання у ньому розподілені за термінами виконання. За допомогою діаграми Ганта постановник може контролювати одночасно всю групу, а також змінювати терміни одним кліком:

Завдяки діаграмі Ганта завдання можна пов'язувати один з одним, що буває особливо зручним при виконанні великого проекту. Також з її допомогою можна швидко розподіляти завдання щодо співробітників. У меню можна контролювати особисте завантаження кожного:

Як закрити завдання

Після виконання завдання завдання потрібно завершити. Для цього існує кнопка з такою назвою у меню над вікном надсилання повідомлення. Перед завершенням необхідно переконатися, що всі підзадачі та чек-листи також завершені. Зазвичай Бітрікс 24 вимагає ввести час виконання. Після закінчення роботи завдання потрапляє до розділу «Завершені»:

За потреби її можна відновити:

Як видалити завдання

У розділі «Мої завдання» потрібно відзначити галочкою потрібну та вибрати відповідну команду у меню. Також цю операцію можна виконати і всередині самої задачі. Ті ж операції можна виконати з шаблонами і завданнями, що повторюються. Відновити видалені можна у розділі «Кошик»:

Звіт із завдань

В рамках Бітрікс 24 є також конструктор звітів, за допомогою якого можна відстежувати ефективність роботи.Щоб отримати звіт, потрібно зайти до розділу «Завдання та Проекти» – «Ще» – «Звіти» – «Додати звіт». Потрібно ввести його назву, вказати період, протягом якого потрібно отримати інформацію. Окремо можна налаштувати ключові колонки (наприклад, "Відповідальний", "ПІБ" або "Оцінка"), вибрати тип відображення даних, сортування. Фільтри можна налаштувати за окремим проектом або співробітником. Звіт виводиться у вигляді діаграми, тип якої можна також вибрати у налаштуваннях. За замовчуванням доступ до звітів є лише у того, хто їх створює, але в налаштуваннях приватності можна поділитись звітністю з іншими: