Інструкція: як зареєструвати онлайн-касу у ФНП

ФЗ-54 зобов'язує майже весь бізнес розраховуватися із покупцями через онлайн-каси. Контрольна касова техніка (ККТ) формує фіскальні чеки та моментально передає відомості до Федеральної податкової служби (ФНС). Недостатньо просто купити, активувати та налаштувати касове обладнання. Його необхідно зареєструвати у ФНП. У цій статті подаємо детальну інструкцію, як зареєструвати касу різними способами.

Що таке онлайн-каса

Онлайн-каса — касовий апарат, який фіксує продажі та передає дані чеків до ФНП. Пристрої обладнані фіскальним накопичувачем (ФН), який записує та шифрує інформацію про чеки. Дані моментально передаються на перевірку оператору фіскальних даних (ОФД), а потім у ФНП Росії — це відбувається автоматично. Доказом проведення операції є фіскальний чек, який також формує онлайн-каса. Детально про роботу та види сучасних касових апаратів розповіли тут →

Існують різні типи онлайн-кас, кожен з яких найкраще підходить для певного виду бізнесу. Дізнайтесь, як вибрати ККТ для онлайн-магазину →

Кому потрібно підключати касу

Онлайн-каси повинні використовувати багато підприємців, які ведуть готівкові і безготівкові розрахунки з покупцями. У ст.2 54-ФЗ. перераховані види бізнесу, яким можна обійтись без підключення онлайн-кас. Ось деякі з них:

• Підприємці, які займаються специфічними видами діяльності. Наприклад, якщо ви самозайнята няня або займаєтеся ремонтом взуття, то можете приймати оплату без каси
• Організації та ІП, що працюють у місцевості, віддаленій від мереж зв'язку.Вони повинні використовувати ККТ, що працює в автономному режимі. Устаткування записує інформацію на ФН, а коли він заповниться, підприємець сам передає відомості до податкової.
• Самозайняті на НПД. Вони видають чеки не через касу, а через «Мій податок»
• Підприємці, які торгують лише з юридичними особами. Усі транзакції проходять через розрахункові рахунки, тож касу підключати не треба

Якщо організація не потрапляє до списку винятків, вона має застосовувати ККТ для расчетов. За порушення ФЗ-54 може загрожувати штраф та зупинення діяльності.

Реєстрація ККТ: що потрібно

Щоб законно проводити розрахунки, потрібно спрямовувати дані про продаж у податкову та видавати чеки покупцям. Це неможливо зробити без обладнання - касового апарату, ФН і договору з оператором фіскальних даних. Якщо ви реєструватимете онлайн-касу дистанційно, то знадобиться ще й посилений кваліфікований цифровий підпис (УКЕП). Розкажемо про все по порядку.

ККТ

Контрольно-касовий апарат обов'язково має входити до Реєстру ФНП, де перераховані дозволені до використання моделі. Якщо обладнання у списку немає, зареєструвати касу не вийде. Для ФНП це означатиме, що каси немає взагалі — з'являться підстави накласти штраф за незастосування ККТ. Перевірка моделі касового апарату доступна на сайті податкової →

Можна не купувати ККТ, а взяти в оренду хмарну касу. Цей варіант відмінно підходить різним типам бізнесу, наприклад інтернет-магазинам або службам доставки. Відомості про розрахунки зберігаються у хмарі та власникам хмарної каси видно в особистому кабінеті.

Ще зручніше використовувати комплексне рішення від CloudPayments, яке включає хмарну онлайн-касу та інтернет-еквайринг.Це дозволяє приймати платежі згідно із законом, а також керувати всіма інструментами через єдиний особистий кабінет.

Фіскальний накопичувач

Фіскальний накопичувач фіксує, шифрує та передає платіжну інформацію. По суті, це «серце» онлайн-каси, без якого вона добре не працюватиме. Пристрій можна купити в комплекті з ККТ та окремо. Модель фіскального накопичувача також має потрапляти до реєстру дозволених до використання →

Окрема реєстрація фіскального накопичувача не потрібна. Це відбувається паралельно з реєстрацією онлайн-каси, її підключенням до інтернету та передачі відомостей до податкового органу. Головне – правильно вказати параметри пристрою під час заповнення заяви на реєстрацію ККТ.

Договір з ОФД

Оператор фіскальних даних – це «агент» між власником каси та податковою службою. Дані про розрахунки надходять спочатку до нього, а вже потім у зашифрованому вигляді передаються до ФНП. Без ОФД зареєструвати касу не вдасться. Реєстр організацій, з якими можна укласти договір, є на сайті ФНП Росії →

Якщо ви орендуєте хмарну касу і підключаєте інтернет-еквайринг від CloudPayments, сервіс бере на себе оплату та підключення ККТ з ОФД.

УКЕП

Посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП) — це еквівалент власноручного підпису. З її допомогою можна законно засвідчувати документи та підтверджувати особу власника. «Оригінал» та цифрова версія підпису мають однакову юридичну силу.

Як отримати УКЕП

Якщо платник податків уже має УКЕП, нову випускати не потрібно. Якщо підпису немає, потрібно звернутися до посвідчувального центру ФНП або до однієї з його довірених осіб, наприклад, до Т-банку. З собою треба взяти:

1. Документи: паспорт, ІПН та СНІЛЗ
2. Сертифікований ключовий накопичувач (USB типу А). Він потрібний для безпечного зберігання криптографічних даних підпису і часто купується або видається разом із самим підписом

Подайте заяву про реєстрацію та пройдіть ідентифікацію. Зазвичай, УКЕП записують на ключовий накопичувач за 15 хвилин або швидше. Якщо якихось відомостей не вистачить, вам запропонують відвідати податковий орган іншим разом.

Реєстрація каси у податковій безкоштовна. Є кілька способів зробити це: розповімо докладніше про кожного.

Як зареєструвати касу у територіальному податковому органі

Власник ККТ може особисто подати документи на реєстрацію до податкової через територіальний податковий орган (ТНО). З собою необхідно взяти роздрукований та заповнений бланк за формою КНД-1110061

Після подання заяви власник має згенерувати «Звіт про реєстрацію» на касі та передати його інспектору ФНП. Упродовж 5 днів після цього податкова служба видасть картку реєстрації ККТ. Це означає, що каса фіскалізована, її можна застосовувати на торговій точці.

Спосіб підійде тим, хто не може зареєструвати касу онлайн. Наприклад, тим, хто не має УКЕП.

Як зареєструвати касу онлайн через сайт ФНП: покрокова інструкція

Для цього методу необхідно авторизуватися через індивідуальний кабінет (ЛК) платника податків. Його інтерфейс у юридичних осіб та ІП відрізняється, тому і алгоритм буде трохи різним. Ось інструкція для реєстрації онлайн юридичним особам:

Крок 1. Виберіть розділ «Облік контрольно-касової техніки».

Крок 2. Клацніть «Зареєструвати ККТ» та оберіть «Заповнити параметри заяви вручну».

Крок 3. Порожні вікна заповніть такими даними онлайн-каси:

1. Адреса установки, яку потрібно взяти із довідника ФІАС.Для хмарного рішення вводиться адреса ЦОД його постачальника
2. Місце встановлення: тип точки (наприклад, перукарня або кафе) та фірмове найменування (наприклад, «Тетяна»). Для онлайн-продажів вказується адреса сайту
3. Модель та заводський номер. Його можна знайти на зворотному боці ККТ або в паспорті, а у хмарного варіанта — у листі з виданою касою
4. Додаткові відомості про використання ККТ
5. ОФД, з яким ви уклали договір

Крок 4. Виберіть модель та номер фіскального накопичувача.

Вони є у паспорті пристрою, а користувачі хмарних кас можуть знайти ці дані у листі чи особистому кабінеті.

Крок 5. Вкажіть ОФД, з яким бізнес уклав договір.

ІПН організації підставиться автоматично.

Крок 6. Клацніть «Підписати та надіслати».

Так ви запевните заяву на реєстрацію ККТ УКЕП та направте її до ФНП.

Дочекайтеся, коли у рядку «Стан» статус зміниться на «Присвоєно реєстраційний номер ККТ». Після цього необхідно завершити реєстрацію. Ось як це зробити:

Крок 7. Згенеруйте на апараті «Звіт про фіскалізації».

Алгоритм для різних моделей свій (зазвичай він є в інструкції), але в будь-якому випадку буде потрібно виданий вашій касі реєстраційний номер.

Крок 8. У ЛК клацніть значення у стовпці «РНМ».

Крок 9. У картці виберіть «Завершити реєстрацію».

Крок 10. У вікні вкажіть відомості зі сформованого «Звіту про реєстрацію».

Важливо: фіскальному документу має бути наданий номер «1».

Клікніть «Підписати та надіслати». Зверніть увагу: це потрібно зробити протягом 5 днів після отримання номера реєстрації.

Крок 11. Дочекайтеся, коли на вкладці «Список документів» з'явиться картка реєстрації.

Вона автоматично буде засвідчена УКЕП.Цей документ підтверджує реєстрацію обладнання.

Зайдіть до особистого кабінету ОФД та переконайтеся, що в ньому з'явилася зареєстрована каса, а послуги оператора сплачені. Тепер касу можна використати.

Реєстрація онлайн-каси через особистий кабінет ОФД

У цьому випадку теж знадобиться УКЕП і договір з посередником — оператором фіскальних даних, що діє. Вигляд особистого кабінету для онлайн-каси може відрізнятися у різних ОФД, але «шлях» реєстрації схожий. Ось як виглядає алгоритм загалом:

1. У ЛК користувача знайдіть вкладку «ККТ»
2. Заповніть у заяві на реєстрацію всі порожні поля, підпишіть та надішліть документ до податкової
3. Дочекайтеся, коли поруч із ККТ в особистому кабінеті з'явиться статус «Зареєстрований»
4. Створіть на онлайн-касі «Звіт про реєстрацію»
5. Протягом 5 днів після реєстрації надішліть дані зі сформованого звіту до ФНП
6. Отримайте у відповідь картку про реєстрацію ККТ

Реєстрація каси через Держпослуги

Власнику каси потрібно авторизуватись в особистому кабінеті Держпослуг та вибрати послугу реєстрації ККТ. Далі потрібно виконати такі кроки:

1. Заповнити всі необхідні поля у заяві на реєстрацію
2. Запевнити УКЕП та направити документ до ФНП
3. Отримати реєстраційний номер в особистому кабінеті
4. Ввести реєстраційний номер у ККТ та створити «Звіт про реєстрацію»
5. Заповнити заяву даними зі «Звіту про реєстрацію» та направити її до ФНП. Важливо: це потрібно зробити протягом 5 днів після реєстрації нового обладнання
6. Отримати картку про реєстрацію ККТ

Поширені помилки під час реєстрації онлайн-каси

Реєстрація касового апарату може бути складною, особливо тим, хто робить це вперше.Похибки на одному з етапів можуть призвести до порушень у роботі каси та спричинити штрафи. Ось основні помилки:

• Розбіжність реєстраційних та реальних даних ККТ. Автоматичної синхронізації між ними немає, тому під час перенесення інформації вручну можна помилитися. Якщо виявиться помилка, наприклад, на адресу установки каси, це буде розцінюватися як порушення у застосуванні ККТ
• Неправильний реєстраційний номер. Вносити його потрібно дуже уважно, тому що з помилкою завершити реєстрацію ККТ не вдасться
• Помилковий ОФД. Це може статися, якщо власник каси випадково вибрав не того агента
• Недотримання термінів. Після присвоєння реєстраційного номера касі її власник має 5 днів на подання заяви до податкової з даними з «Звіту про реєстрацію». Якщо він не встигне, то не зможе легально використати ККТ та отримає штраф
• Часта перереєстрація каси. При кожній новій реєстрації інформація на фіскальному накопичувачі оновлюється, проте він може перезаписувати дані не більше 12 разів. Після цього пристрій не працюватиме справно, і його доведеться замінити

За деяких помилок онлайн-каса все одно працюватиме і видаватиме чеки, але вже з порушеннями. Тоді податкова може призупинити діяльність компанії чи накласти штраф.

Щоб уникнути помилок та санкцій, використовуйте хмарну онлайн-касу від сервісу фіскалізації хмарної CloudKassir. Фахівці допоможуть із підключенням та налаштуванням ККТ на всіх етапах, а також інтеграцією з ОФД. Дізнайтесь більше про переваги хмарної онлайн-каси →

Для партнерів платіжного сервісу CloudPayments також є комплексне рішення, що поєднує інтернет-еквайринг і хмарну ККТ.Бізнес зможе цілодобово приймати безготівкові платежі та формувати електронні чеки відповідно до закону.

Підключення онлайн-каси для ІП та ТОВ

Багато покупців онлайн-каси вважають, що на ній можна працювати одразу після придбання. Ця помилка особливо поширена серед підприємців, які починають торгувати в рамках нового податкового законодавства або відкривають свій перший бізнес. Відкрити онлайн-касу для свого ІП або ТОВ, оформити касу у податковій службі та налаштувати параметри, необхідні для підключення до ОФД, ви зможете самостійно, якщо прочитаєте цей матеріал.

Як зробити онлайн-касу для ІП

Введення пристрою в дію підпорядковане певній процедурі, яку необхідно виконувати в потрібній послідовності. При неправильному вчиненні однієї дії весь ланцюжок доведеться повторити заново.

Касовий апарат із вбудованим або придбаним окремо ФН називається онлайн-касою. Накопичувач зберігає всю інформацію про фінансові операції та автоматично по інтернету надсилає дані до податкової служби.

Дані недоступні для корекції та гарантують точність податкових розрахунків. Відкриття онлайн-каси для обслуговування торгової точки позбавляє власника бізнесу від візитів податкової інспекції та дає змогу зосередитись на роботі. Розраховуючись за покупку, клієнт отримує електронний чи паперовий чек.

Обов'язковою вважається встановлення онлайн-каси для всіх типів ІП та ТОВ, що працюють у сфері надання послуг та торгівлі. Чек необхідний при проведенні будь-якої фінансової операції - банківського переказу, оплати карткою, готівкою або за допомогою смартфона.

Якщо каса, яка підходить за опціями вже знайдена, необхідно переконатися у її легальності.Для цього зайдіть у реєстр офіційної реєстрації ККТ при ФНП, знайдіть номер каси та ФН. Дані підтвердилися?

LIFE PAY підбере відповідне для вашого бізнесу

Послідовність встановлення онлайн-каси

Для встановлення та початку роботи потрібно:

• касовий апарат
• блок живлення
• сканер
• КЕП (вид електронного підпису)
• ноутбук чи комп'ютер.

Але спершу необхідно провести оформлення онлайн-каси.

Як оформити онлайн-касу ІП

Заходимо на сайт оператора фіскальних даних, щоб заповнити готову форму для укладання договору. Пройдіть процедуру реєстрації за допомогою електронного підпису та отримайте доступ до «Особистого кабінету».

На наступному етапі для форсування онлайн-каси потрібно відкрити сайт ФНП, щоб заповнити заяву.

Обов'язково внесіть дані у спеціальні поля:

• назву своєї торгової точки;
• повна адреса із зазначенням населеного пункту та ін.;
• індекс поштового відділення;
• заводський номер каси та модель пристрою;
• номер/назва ФН.

Після проходження процедури реєстрації ви отримаєте реєстраційний номер машини, наданий вашому пристрою. Цю вкладку теж не закриваємо.

Послідовність оформлення:

1. Сайт оператора.
2. Сайт податкової.
3. Каса.
4. Сайт податкової.
5. Сайт оператора.

Дотримуйтесь інструкції точно, щоб оперативно оформити онлайн-касу.

Включаємо безпосередньо термінал чи іншу ККМ, яку підключаємо.

Вносимо такі відомості:

1. Параметри із сайту оператора фіскальних даних.
2. Інформацію із сайту податкової служби:

• заводський номер онлайн-каси;
• реєстраційний номер машини із 16 знаків;
• адресу оператора фіскальних даних (ОФД);
• порт ОФД;
• ІПН.

Знову заходимо на сайт ФНП, щоб внести дані з отриманого чека.

Повертаємось на сайт оператора і підтверджуємо підключення каси. Перелічені кроки в жодному разі не варто міняти місцями, інакше обов'язково заплутаєтеся.

Налаштування онлайн-каси для ІП

Перед початком роботи касу необхідно настроїти.

• інструкція, що входить до комплектації вашого пристрою.
• на сайті виробника вибрати відповідні вашої ККМ удосконалення драйвера та завантажити їх;
• встановити потрібну систему драйверів на робочий комп'ютер.

Ця схема налаштування має на увазі користування лише одним пристроєм передачі даних по онлайн-системі.

Підготовка онлайн-каси для запуску в роботу ще не закінчена. Систему необхідно оновити та налаштувати персональне програмне забезпечення.

1. Готове програмне забезпечення, яке може бути в комплекті з пристроєм або купуватися окремо.
2. Якщо настройці підлягає автономна каса, то номенклатура розміщується у пам'яті пристрою за допомогою спеціальної комп'ютерної програми.
3. Під час створення онлайн-каси на основі фіскального реєстратора, потрібно підключити його до терміналу або комп'ютера.У цьому випадку доведеться налаштовувати окрему систему обліку товарів, яка буде підтримувати нову касу.

Онлайн-каси від LIFE PAY для будь-якого типу торгівлі

Підключення онлайн-каси для законної діяльності ІП завершено. Тепер перевірте наявність повного переліку номенклатури в пам'яті пристрою та роздрукуйте свій перший чек.

Чому бізнес обирає LIFE PAY?

Підтримка LIFE PAY – ваш надійний партнер у питаннях проведення оплати. LIFE PAY – ви можете довірити нам свій бізнес.

Чекаємо на вас у нашому Телеграм-каналі!Там ви знайдете актуальні новини, корисну аналітику, лайфхаки та огляди на тему бізнесу, фінансів, банків, економіки та професійного зростання!

Як працює онлайн-каса

За законом 54-ФЗ при розрахунках за товари та послуги майже всі підприємці та організації повинні використовувати онлайн-каси. Але мало вибрати і встановити відповідну техніку. як підприємцю користуватися касовим апаратом, щоб не було проблем із законом та штрафів.

Етапи підготовки каси до роботи та організація роботи

• Попередній - вибір техніки.
• Перший – отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
• Другий — вибір оператора фіскальних даних (ОФД) та реєстрація ККТ у податковій.
• Третій – налаштування під ваш бізнес.
• Четвертий – організація щоденної роботи.

На кожному кроці є свої нюанси, про які далі розповімо докладніше.

Попередній крок – з чого почати, коли каси немає

Якщо ви вже маєте ККТ, переходьте до наступного кроку. Решті рекомендуємо виконати такі дії:

• Перевірте, чи потрібна вашому бізнесу онлайн-каса. У 54-ФЗ достатньо «пільговиків» — тих, хто може працювати без ККТ.
• Виберіть потрібну техніку. Зверніть увагу, що незважаючи на велику кількість різних кас на ринку, всі вони поділяються на чотири типи: автономні, смарт-термінали, фіскальні реєстратори та хмарні каси. У кожного типу є свої плюси та мінуси. Про відмінності автономних кас від смарт-терміналів можна прочитати у статті. Про інші види касового обладнання та в цілому про вибір техніки розповідали тут.
• Перед тим, як купити касу, придивіться до оренди. Можливо, цей варіант буде вам більш підходящим. Оренду та купівлю порівняли у цій статті.

Для роботи з 54-ФЗ, крім каси, вам також необхідно вибрати фіскальний накопичувач (ФН). Модель ККТ, на якій ви зупинилися, а також ФН перевірте у відповідному реєстрі ФНП - касової техніки та фіскальних накопичувачів.

Фахівці Лайтбокс безкоштовно проконсультують щодо вибору контрольно-касової техніки. Залишіть заявку, наш менеджер зв'яжеться з вами найближчим часом.

Крок 1 - отримання КЕП

КЕП необхідна укладання договору з ОФД, реєстрації каси, а майбутньому її перереєстрації.

Електронні підписи отримати безкоштовно у податковій можуть:

• індивідуальні підприємці;
• співробітники юросіб, які представляють свою організацію без довіреності, зазвичай це керівник (генеральний директор, директор тощо).

Для отримання КЕП необхідно:

• залишити заявку в особистому кабінеті ІП або організації,
• записатися на прийом до ФНП і прийти у призначений час із паспортом та СНІЛСом. Також попередньо потрібно придбати та взяти з собою спеціальну флешку — токен, сертифікований ФСТЕК (Федеральною службою з технічного та експортного контролю). Підійде, наприклад, Рутокен або JaCarta.

Видана у податковій КЕП буде дійсна протягом 15 місяців. До закінчення цього терміну підпис можна продовжити онлайн через особистий кабінет, після лише відвідавши інспекцію.

Крок 2 — вибір ОФД та реєстрація каси у податковій

Працювати на незареєстрованій ККТ не можна — це вважатиметься застосуванням каси з недотриманням законодавства. Відповідно до ст. 14.5 КоАП за таке порушення власнику бізнесу загрожують штрафи:

• до 3000 руб. на посадову особу та ІП;
• до 10000 руб. на організацію.

Перед реєстрацією каси необхідно укласти договір із оператором фіскальних даних. Список ОФД, що акредитовані податковою, знаходиться на сайті служби . Вибирайте будь-яку організацію зі списку та укладайте з нею договір.

Якщо ви плануєте продавати марковані товари, зверніть увагу, щоб у договорі з ОФД були умови щодо передачі реалізованих кодів маркування до «Чесного знака».

Далі власнику каси необхідно поставити її на облік у податковій. Для цього потрібно записатися на прийом до ФНП та особисто звернутися за послугою до співробітника податкової.

Або зареєструвати касу в режимі онлайн:

• в особистому кабінеті на сайті ФНП;
• на Держпослугах;
• у кабінеті ОФД, з яким укладено договір.

Для реєстрації каси заповніть заяву, в якій вкажіть:

• Повна назва організації або ПІБ індивідуального підприємця + ІПН.
• Місце встановлення каси (наприклад, магазин, кафе тощо) + адреса, яка має збігатися з адресою в документах на власність (оренду) приміщення. Якщо ККТ використовуватиметься для онлайн-продажів, тоді у заяві вказують адресу сайту.
• Назва та заводський номер моделі ККТ.
• Модель ФН та його заводський номер.
• Особливості застосування ККТ (якщо є) — до них, наприклад, належать надання послуг, інтернет-продаж, торгівля лотерейними квитками та виплата виграшів, продаж маркованих товарів, агентська діяльність. У заяві перераховані всі особливості, вам достатньо поставити галочки навпроти відповідних пунктів.
• Інформацію про ОФД (назва та ІПН оператора).

Готову заяву надішліть до податкової. Там перевірять інформацію та нададуть касі реєстраційний номер, який з'явиться у вашому особистому кабінеті.

Після цього проведіть процедуру фіскалізації. Для цього на вашій касі введіть параметри реєстрації (назва або ПІБ та ІПН власника, відомості про касу та ФН та ін.), а також реєстраційний номер, отриманий із податкової. Потім сформуйте та роздрукуйте Звіт про реєстрацію ККТ. На фіскалізацію у вас є 24 години з моменту отримання номера від податкової та 20 спроб введення.

Важливо! При фіскалізації каси будьте уважні з номером ККТ та ФН. У разі помилки фіскальний накопичувач буде заблокований і доведеться купувати новий.

У Звіті про реєстрацію буде номер, який треба запровадити в особистому кабінеті на сайті ФНП. У податковій для обліку ККТ внесуть дані до журналу обліку та реєстраційної картки, яку розмістять у вашому особистому кабінеті. Тільки після цього можна вважати, що реєстрацію завершено і можна переходити до налаштування каси.

Крок 3 - налаштування ККТ

Налаштування каси — це введення у програму ККТ інформації, яка потрібна на формування фіскальних документів з правильними реквізитами. Додати до каси:

• ПІБ співробітників, які працюватимуть на касі.
• Товари (послуги) з одиницями вимірів, цінами та ставкою ПДВ.
• Податковий режим, яким працює магазин.

Складність налаштування залежить від каси. Наприклад, автономні каси підключають до комп'ютера, через який виконується процедура. Причому товари не просто заводять, але ще надають їм певні коди, які касир має вводити на касі для формування чека.

Смарт-термінали налаштовуються простіше як планшет або смартфон: щоб додати дані на екрані вибирають відповідний розділ меню і вводять інформацію. За бажанням смарт-термінал можна настроїти в особистому кабінеті комп'ютера.

Після налаштування каса готова до роботи - тепер ви можете розраховуватися з клієнтами, дотримуючись вимог 54-ФЗ.

Як простіше підготувати онлайн-касу до роботи

Щоб не вникати в процеси реєстрації, фіскалізації та налаштування каси, скористайтесь послугою Лайтбокс. Наші спеціалісти:

• Укладуть договір з ОФД на 1 або 3 роки. Зареєструють касу на сайті ОФД та у податковій.
• Допоможуть підключити онлайн-касу та налаштувати її під ваш бізнес.
• При необхідності підключать вас до ЄДАІС та «Чесного знаку».
• Проведуть навчання ваших співробітників з роботи з касою

До речі, до орендної плати за каси Лайтбокс включено договір з ОФД, а також послуги з реєстрації та налаштування, тому вам не доведеться платити за них окремо.

Крок 4 - як працювати на касі

До щоденних обов'язків касира або іншого співробітника, який розраховується з покупцями, входять:

• Відкриття зміни на касі.
• Формування та видача паперових чеків покупцю або надсилання електронних чеків на вимогу клієнта на його телефон або email.
• При необхідності оформлення повернення товарів та проведення коригувальних операцій.
• Закриття зміни на касі.

Відкриття зміни

Перед тим як розпочати роботу, касир повинен перевірити:

• Якість інтернет-зв'язку, у тому числі під час використання мобільного інтернету.
• Наявність касової стрічки.
• Працездатність терміналу еквайрингу, сканера, ваги та іншої техніки.

Якщо все гаразд, сформувати та роздрукувати звіт про відкриття зміни. Це фіскальний документ, який каса надсилає ОФД.

У деяких касових програмах відкриття зміни автоматизовано, наприклад, у рішенні Лайтбокс перед роздруком першого чека спочатку сформується необхідний звіт, і тільки після цього касир зможе вести розрахунки з покупцями.

Касові чеки

Якщо ваша каса є у реєстрі податкової, і касова програма своєчасно оновлюється, чеки мають містити всі реквізити, встановлені ст.4.7 закону 54-ФЗ. Детально про правила формування касового чека розповіли у статті.

Зручність проведення касових операцій та кількість помилок залежать від технічних характеристик ККТ, а також від програми, яка встановлена ​​на касі.

• Незручно, коли для додавання товару в чек треба вводити код на клавіатурі, набагато комфортніше сканувати штрих-код на упаковці.
• Помилок більше, якщо касир розраховує суму знижки на калькуляторі, а коли це робить каса, розрахунки точно будуть вірними.
• Набагато зручніше переглядати чек перед роздруком на сенсорному екрані діагоналлю 5-7 дюймів, і практично це зробити на екрані висотою до 5 сантиметрів.

Наприклад, у касах Лайтбокс є всі необхідні функції, які автоматизують касові операції та значно спрощують роботу касира.

Повернення товарів та коригувальні операції

Покупець може повернути неякісний товар, а також якісний, але тільки у випадках, визначених Законом про захист прав споживачів.

Коригувальні операції проводяться, щоб виправити помилки, які податкова може розцінити як порушення 54-ФЗ. передано ОФД. Детально про коригування читайте тут.

Закриття зміни

Закриття зміни - це процедура, під час якої формується фіскальний документ - Звіт про закриття зміни Іноді його називають Z-звітом.

На відміну від відкриття зміни, яку складно пропустити, тому що не вийде пробивати чеки, про закриття зміни важливо пам'ятати. тому ОФД не зможе перевірити такі документи та надіслати підтвердження про приймання. пробиватимуть чеки, вони суперечитимуть законодавству.

Якщо ви або співробітники забули закрити зміну, ваші дії залежать від того, скільки часу пройшло:

• Менше 24 години, наприклад, о 9.00 ви побачили, що зміна не закрита, а напередодні її відкрили о 10.00, пройшло лише 23 години — просто формуйте звіт про закриття зміни. Тут же можете відкрити новий і проводити продаж товарів чи послуг звичайним порядком.
• Понад 24 години — дії на касі мають бути такими ж, як і в попередньому пункті. Відмінність лише в тому, що вам необхідно підготувати заяву до податкової, в якій потрібно описати ситуацію. Такий документ дозволить відбутися попередженням замість штрафів за порушення порядку роботи з касою (до 10 тис. руб. на організацію та до 3 тис. руб. на посадову особу).

Процедура закриття зміни залежить від каси. У деяких програмах, наприклад, у Лайтбокс є «захист» від забудькуватості співробітників — при вимиканні каси з'явиться пропозиція закрити зміну.

Щоб ваші співробітники дотримувалися касової дисципліни, підготуйте зрозумілі інструкції, проведіть навчання та перевірте знання персоналу. Клієнтам Лайтбокс не потрібно витрачати час на підготовку інструкцій – ви можете завантажити «Пам'ятку касиру» у форматі pdf та використовувати її в роботі.

Разом з вами ми пройдемо всі етапи роботи на касі – допоможемо:

• підібрати техніку з урахуванням особливостей вашого бізнесу;
• зареєструвати та налаштувати касу;
• організувати щоденну роботу.

Щоб наші фахівці могли зв'язатися з вами, натисніть на кнопку і залиште заявку.

Дата публікації: 24.10.2023