Як налаштувати папки та фільтри в Outlook. Як налаштувати outlook щоб листи йшли в окрему папку

Можливо не всі знають що Outlook має дуже зручну систему сортування листів по папках. Якщо Вам надходять листи з різних компаній/людей, можна створити структуру папок для того, щоб листи з кожної компанії лежали в окремій папці.

Наприклад, (Мал. 1) у мене створено папки для листів від колег.

Для створення правила автоматичного сортування листів клацніть правою кнопкою миші на листі, який потрібно автоматично перемістити і виберіть «Створити правило» (Мал. 2).

Далі позначте галочками поле «Від:» та «Перемістити до папки:». Натисніть кнопку «Вибір папки» і виберіть папку зі списку, куди автоматично потраплятиме лист.

Якщо такої папки немає, натисніть кнопку «Створити… » для створення папки. (Мал. 3)

Натисніть "Ок". У вікні поставте галочку і натисніть «Ок» (Мал. 4).

Після цього всі листи від цього відправника будуть надходити не до папки Вхідні, а до тієї, яку Ви обрали.

Якщо Вам необхідно налаштувати отримання листів від компанії Company з адресами Ім'я@company.ru, можна налаштувати автоматичне сортування для всіх листів, які закінчуються на @compamy.ru.

Для цього при створенні правила позначте лише галочку «Перемістити елемент до папки» та натисніть кнопку «Додатково» (Мал. 5).

Далі виберіть пункт «Утримувачі на адресу одержувача» (Мал. 6) і в нижньому полі натисніть посилання .

Після цього введіть закінчення e-mail адреси (наприклад, company.ru) і натисніть «Додати». Після цього натисніть "Ок" (Мал. 7).

Після цього натискайте «Далі», поки ця кнопка не стане сірою (неактивною).У вікні виберіть пункт "Виконати це правило для повідомлень, які вже є в папці" і натисніть "Готово" (Мал. 8).

Все правило створено. Тепер усі листи від компанії company будуть надходити не до папки Вхідні, а до тієї, яку Ви обрали. Аналогічно можна налаштувати сортування листів за багатьма іншими параметрами (див. рис. 6).

Як у Outlook 2007 і Outlook 2010 створити правило, щоб усі листи з певної адреси переміщувалися до певної папки. - bearnet.ru

Буває, що до Вас на пошту MS Outlook приходять постійно листи від певного адресата і щоб мати швидкий доступ до них бажано перемістити в окрему папку і при цьому, щоб всі наступні листи від цього адресата переміщалися туди автоматично. Ось тут до нас на допомогу приходить функція «Правила та оповіщення».

Спочатку створимо папку, куди будуть переміщатися листи від певного адресата. Для цього клацаємо правою кнопкою мишки по папці «Вхідні» і в меню вибираємо «Створити папку».

Задаємо ім'я створеної папки і тиснемо "ОК".

Ось у нас з'явилася створена нами папка

Але самі листи туди не переміщатимуться, для цього необхідно налаштувати правило. Для того щоб створити правило клацаємо правою кнопкою миші по будь-якому листі від адресата для листів від якого хочемо створити правило і в меню вибираємо «Створити правило».

У вікні, ставимо галочки, як показано на малюнку нижче

У наступному вікні необхідно вибрати створену нами папку. Тобто, ми вибираємо папку, в яку будуть переміщатися листи від певного адресата. Тиснемо «ОК».

Наступне повідомлення запитує про те, чи виконати наше нове правило для всіх листів поточної папки, тобто, чи перемістити вже отримані листи від певного адресата до створеної нами папки. Ставимо галочку як на малюнку нижче і тиснемо "ОК"

Ну от і все. Правило створено. Вже отримані листи від певного адресата відсортовані до створеної нами папки і всі наступні листи від цього адресата також автоматично переміщуватимуться до цієї папки.

Налаштувати автоматичне сортування листів по папках в Outlook Марк і Марта.Ру. Записки батька-програміста

Якщо у ваші скриньки надходить багато листів, то користуючись поштовим клієнтом Outlook, легко втратити важливий лист, якщо вони всі «валяться» в одну папку. Тому я рекомендую створити папки та налаштувати правила, щоб, наприклад, листи розсилок складалися до своїх папок і не заважали працювати з іншими повідомленнями.

Для того, щоб в Outlook створити нову папку для листів, потрібно натиснути правою кнопкою миші на папку «Вхідні» та створити нову папку (Мал.1). Введіть назву папки, наприклад «Розсилки».

Малюнок 1. Створення папки в Outlook

Перша частина виконана. Тепер потрібно налаштувати правило, щоб листи до створеної папки надсилалися автоматично. Outlook допомагає створити такі правила.

Щоб створити правило, потрібно в закладці «Головна» натиснути на кнопку «Правила» і вибрати пункт «Створити правило» (Рис.2).

Рис.2. Додавання правила сортування

У вікні потрібно ввести параметри правила, тобто. вказати значення тих властивостей листа (відправник, заголовок, тема), які потрібно переміщати в папку (Рис.3). І не забудьте вказати, що листи потрібно переміщувати до створеної папки.Якщо при натисканні кнопки «Створити правило» буде вибрано листа, який ви хотіли б перемістити, Outlook підставить кілька значень для налаштування правила. Вам треба буде лише трохи відредагувати їх.

Рис.3. Налаштування правила сортування

Як налаштувати папки та фільтри в Outlook

Насамперед рекомендується використовувати поштовий клієнт Outlook для роботи з поштою. Це набагато зручніше і ефективніше, ніж працювати з поштою через браузер.

Після того, як ви налаштували пошту, обов'язково створіть папки та фільтри, за допомогою яких ваша пошта буде завжди структурована і ви не пропустите важливих повідомлень.

Створення папки

Щоб додати нову папку, зробіть таке:

У провіднику зі списком папок, розташованому в лівій частині робочого вікна, клацніть правою кнопкою миші та виберіть команду Створити папку.

У полі Ім'я введіть ім'я для папки, наприклад, якщо створюєте папку для листів із JIRA, назва папки буде JIRA — і натисніть клавішу ENTER.

Після створення папки потрібно створити правило обробки вхідних листів для автоматичного сортування листів у ці папки.

У вас не повинно бути настроєно фільтри в браузерній версії пошти Kerio Connect.

Створення правил фільтрації

Правило — це дія, яка автоматично виконується в Microsoft Outlook для повідомлень, що надходять, що відповідають заданим умовам.

Листи від Jira, Confluence, HipChat

Щоб усі повідомлення, отримані з адреси [email protected] (повідомлення від Jira), [email protected] (повідомлення з конфлюєнс), [email protected] (повідомлення з HipChat), направлялися до спеціальної папки, необхідно виконати наступну послідовність дій.

Виберіть шаблон Переміщення до папки всіх повідомлень від певного одержувача.

Натисніть на підкреслене значення і вкажіть повідомлення: необхідно вказати адресу, наприклад, [email protected].

Натисніть кнопку Далі.
Кроки Умови відбору, Дії та Винятки залиште без змін.
На останньому кроці введіть назву правила, поставте галку в чекбокс «Виконати це правило…», якщо хочете, щоб правило застосовувалося до завантаженої пошти і перевірте, щоб стояла галка «Включити правило». Натисніть кнопку Готово, щоб завершити створення правила.

Зробіть ці кроки для листів з інших корп. інструментів. Так само ви можете сортувати в окремі папки листи від конкретних людей, додаючи їхню адресу електронної пошти в нове правило.

Як зібрати повідомлення в окремій папці

Вам дуже часто приходитимуть листи, коли хтось коментує ваше завдання або згадує вас у статті чи коментарі у конфлюєнс. Обов'язково налаштуйте окрему папку для таких листів та перевіряйте її насамперед!

Робиться це так, як описано вище, але до стандартних правил щодо відбору повідомлень з певних скриньок потрібно додати ще ряд умов:

Задати в поле та містить у тексті повідомлення необхідні ключові слова, наприклад, щоб зібрати коментарі з JIRA, напишіть «прокоментував» та натисніть кнопку Додати. Слово перенесеться до списку пошуку.

Далі.
Вказати дії, які виконуються при отриманні повідомлення з вказаної адреси. Необхідно відзначити прапорцем пункт Перемістити їх до папки.

Як призначену папку вказати Коментарі.
Далі.
На кроці «Чи є винятки із правила?» задаються винятки із правила, що задається. Позначте прапорцями ті категорії повідомлень та умови, за яких лист не потраплятиме до папки Коментарі, навіть якщо відповідає зазначеним раніше умовам.

Вкажіть ім'я, під яким буде відображено це правило у загальному списку.

Встановіть прапорці для дій, які будуть виконані для правила, що створюється:

Виконайте це правило для повідомлень, які вже знаходяться у папці “Вхідні”. Дозволяє розсортувати вже отримані листи;
Включити правило — якщо цей прапорець не встановлений, то правило відображатиметься у списку правил, але не працюватиме;
Створити правило всім облікових записів.

Створення правила Згадав

Для створення цього правила необхідно виконати ту ж послідовність дій, що й при створенні правила “Прокоментував”, лише на кроці Які повідомлення слід відбирати? Необхідно встановити прапорець Ті, що містяться в полі Тема, і як текст вказати “Згадав”. На кроці Завершення налаштування вкажіть Ім'я правила «Згадка».

Робота з папками повідомлень у Outlook.com

Примітка: Ми намагаємося якнайшвидше забезпечувати вас актуальними довідковими матеріалами вашою мовою. Ця сторінка переведена автоматично, тому її текст може містити неточності та граматичні помилки. Для нас важливо, щоб ця стаття була вам корисною. Просимо вас приділити пару секунд і повідомити, чи допомогла вона вам за допомогою кнопок внизу сторінки. Для зручності також наводимо посилання на оригінал (англійською мовою).

Якщо потрібно впорядкувати повідомлення в Outlook.com, можна створювати нові папки або перейменувати, перемістити або видалити існуючі папки. Також можна настроїти правила, щоб Outlook.com автоматично переміщує повідомлення в папках залежно від умов.

Яку версію Outlook.com ви використовуєте?

Інструкції трохи різняться залежно від того, яку версію Outlook.com ви використовуєте: звичайну або бета-версію.Виберіть свою версію, щоб переглянути відповідні інструкції.

Інструкції для бета-версії Outlook.com

Якщо не вдається переглянути список папок електронної пошти, перевірте, чи не згорнуто папки. Виберіть > папки для розгортання.
На даний момент деякі папки можуть не відображатися у списку "Папки", проте елементи, які в них збережені, доступні для виявлення за допомогою пошуку. Ми знаємо про цю проблему і вже працюємо над її усуненням.

За промовчанням обліковий запис містить такі папки:

Вхідні. Якщо ви не створили правило для папки "Вхідні", щоб перенаправляти вхідні повідомлення в іншу папку, і вони не розпізнаються як небажана пошта, то потрапляють до папки "Вхідні".
Небажаної електронної пошти Повідомлення, які мають характеристики небажаної пошти, але, не блокуються фільтра небажаної пошти, перш ніж вони досягнуть вашої поштової скриньки автоматично переміститься в цій папці. Щоб отримати додаткові відомості про захист від небажаної пошти та небажаної електронної пошти з папки "Вхідні" в Outlook.com.
Чернівці. Якщо ви створюєте нове повідомлення або відповідаєте на вхідне, але потрібно зробити перерву, таке повідомлення автоматично збережеться в папці "Чернетки". Ви зможете повернутися до нього пізніше, щоб продовжити редагування, а потім відправити.
Надіслані. За промовчанням копія кожного повідомлення, яке ви надсилаєте, потрапляє до папки "Надіслані".
Вилучені. Коли ви видаляєте повідомлення, воно переміщується до папки "Видалені".

Більшість дій з папками можна виконати за допомогою контекстного меню, яке виводиться при натисканні правою кнопкою миші на папці.

Створити нову вкладену папку Використовується для створення вкладеної папки в теці, яку ви клацнули правою кнопкою миші.
Видалити папку. Видаляє папку з усім вмістом, переміщуючи її до папки "Видалені".
Видалити все Переміщує всі елементи у вибраній папці до "Видалені".
Позначити всі як прочитані Позначає всі елементи у вибраній папці як прочитані.
Перейменувати Дозволяє змінити ім'я папки. Стандартні папки, такі як папка "Вхідні", неможливо перейменувати.

Ви можете створити додаткові папки, щоб упорядкувати повідомлення зручним для вас чином. Наприклад, ви можете створити папку для конкретного проекту, для всіх повідомлень, отриманих від однієї людини, або списку розсилки.

У нижній частині області ліворуч виберіть Створити папку.
Введіть ім'я нової папки в полі та натисніть клавішу ENTER.

Створення вкладеної папки

В області зліва клацніть правою кнопкою миші папку, до якої потрібно додати вкладену папку.
Виберіть Створити вкладену папку.
Введіть ім'я нової папки в полі та натисніть клавішу ENTER.

Примітка: Перейменувати стандартні папки, такі як "Вхідні", "Чернетки" або "Видалені", неможливо.

В області зліва клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перейменувати.
Виберіть Перейменувати.
Вкажіть ім'я папки та натисніть клавішу ENTER.

Не можна змінювати порядок папок у списку папок, а не вдається перемістити вкладені папки у головному меню папки . Вкладені папки завжди повинні знаходитися в іншій папці.

У списку "Уподобання" можна змінити порядок папок або інші елементи.

Щоб зробити Вибрані папки, натисніть зірочку, щоб Додати до Вибраного.

Примітка: Якщо випадково переміщення папки стати у вкладену папку, створіть нову папку та скопіюйте всі повідомлення електронної пошти з вкладеної папки до нової папки верхнього рівня.

Примітка: Стандартні папки, такі як "Вхідні" та "Надіслані", не можна видалити.

В області зліва клацніть правою кнопкою миші папку або підпапку, яку потрібно видалити.
Виберіть Видалити папку.
Натисніть кнопку ОК, щоб підтвердити видалення.

Якщо видалити повідомлення або папку, він переміщується до папки Видалені. Можна або видалити повідомлення з папки вручну, або можна задати Outlook.com для автоматичного очищення папки "Видалені" при виході.

Примітка: Вміст віддалених папок видно лише при розкритті папки "Видалені":

Очищення папки "Видалені" при виході

У верхній частині екрана натисніть кнопку Параметры > Повний параметри представления.
Виберіть Пошта > Обробка повідомлень.
У розділі Параметри повідомлень встановіть прапорець поруч із Очищати папку "Видалені".
Натисніть кнопку Зберегти.

Дізнайтеся, як відновити видалені повідомлення у статті Відновлення видалених повідомлень на Outlook.com.

Використовуйте команди на панелі команд Outlook.com або встановити правила для автоматичного переміщення повідомлень папок під час їх отримання Outlook.com.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою команд

Команди очищення та Переміщення дозволяють автоматичне видалення або переміщення повідомлень від певного відправника. Під час вибору повідомлення в папці "Вхідні" на панелі команд Outlook.com відображаються команди.

За допомогою команди Очистити можна швидко видалити непотрібні повідомлення з папки "Вхідні".Вибравши повідомлення, можна автоматично видалити всі вхідні повідомлення від його відправника, зберегти лише останні повідомлення або видалити повідомлення, отримані більше 10 днів тому.
Команда Перемістити дозволяє перемістити певне повідомлення до іншої папки.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою правил

Використовуйте правила для автоматичного переміщення повідомлень до папок під час їх отримання.

У папці "Вхідні" перейдіть до повідомлення, для якого потрібно призначити правило, і виберіть на панелі команд.
Виберіть Створити правило. Відкриється діалогове вікно Створення правила.
Виберіть папку, до якої потрібно переміщувати повідомлення від цього відправника.
Щоб вибрати інші умови та дії, виберіть Додаткові установки. За замовчуванням встановлено прапорець Зупинити подальшу обробку правил. Якщо не зняти його, наступні правила будуть ігноруватися, навіть якщо вони застосовні до повідомлення.
Натисніть кнопку ОК, щоб зберегти правило.

Інструкції для класичної версії Outlook.com

За промовчанням обліковий запис містить такі папки:

Вхідні. Якщо ви не створили правило для папки "Вхідні", щоб перенаправляти вхідні повідомлення в іншу папку, і вони не розпізнаються як небажана пошта, то потрапляють до папки "Вхідні".
Надіслані. За промовчанням копія кожного повідомлення, яке ви надсилаєте, потрапляє до папки "Надіслані".
Вилучені. Коли ви видаляєте повідомлення, воно переміщується до папки "Видалені".

Чернівці. Якщо ви створюєте нове повідомлення або відповідаєте на вхідне, але потрібно зробити перерву, таке повідомлення автоматично збережеться в папці "Чернетки". Ви зможете повернутися до нього пізніше, щоб продовжити редагування, а потім відправити.
Небажаної електронної пошти Повідомлення, які мають характеристики небажаної пошти, але, не блокуються фільтра небажаної пошти, перш ніж вони досягнуть вашої поштової скриньки автоматично переміститься в цій папці. Щоб отримати додаткові відомості про захист від небажаної пошти та небажаної електронної пошти з папки "Вхідні" в Outlook.com.

Створити нову вкладену папку Використовується для створення вкладеної папки в теці, яку ви клацнули правою кнопкою миші.
Перейменувати. Дозволяє змінити ім'я папки. Стандартні папки, такі як папка "Вхідні", неможливо перейменувати.
Видалення Переміщує папку та весь її вміст у віддалені.
Видалити все Переміщує всі елементи у вибраній папці до "Видалені".
Позначити всі як прочитані Позначає всі елементи у вибраній папці як прочитані.
Перемістити. Відкриває вікно, яке дозволяє перемістити вибрану папку до нового місця в ієрархії папок. Також можна перетягнути папку на нове місце. Примітка: Коли ви наступного разу увійдете в обліковий запис, створені папки будуть розміщені в алфавітному порядку.

Поруч із папками виберіть Створити папку . .
Введіть ім'я нової папки в полі та натисніть клавішу ENTER.

Створення вкладеної папки

У розділі Папки клацніть правою кнопкою миші папку, до якої потрібно додати вкладену папку.
Виберіть Створити вкладену папку.
Введіть ім'я нової папки в полі та натисніть клавішу ENTER.

Примітка: Перейменувати стандартні папки, такі як "Вхідні", "Чернетки" або "Видалені", неможливо.

У розділі Папки клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перейменувати.
Виберіть Перейменувати.
Вкажіть ім'я папки та натисніть клавішу ENTER.

Ви можете перетягнути папку в нове місце в ієрархії або використати команду Перемістити в контекстному меню.

Примітка: Коли ви наступного разу зайдете в обліковий запис, папки, які ви створили, будуть розміщені в алфавітному порядку.

У розділі Папки клацніть правою кнопкою миші папку, яку потрібно перемістити.
Виберіть Перемістити.
У вікні Переміщення папки виберіть кінцеву папку, а потім натисніть кнопку Перемістити.

Ви також можете створити нову папку, щоб перемістити в неї потрібну, клацнувши правою кнопкою миші батьківську папку та вибравши Створити папку. Крім того, за допомогою правил для папки "Вхідні" можна автоматично переміщувати вхідні повідомлення до певних папок на основі вибраних умов.

Примітка: Стандартні папки, такі як "Вхідні" та "Надіслані", не можна видалити.

У розділі Папки клацніть правою кнопкою миші папку або підпапку, яку потрібно видалити.
Виберіть Видалити.
Натисніть кнопку ОК, щоб підтвердити видалення.

Коли ви видаляєте повідомлення, воно спочатку потрапляє до папки "Видалені". Ви можете видаляти повідомлення з неї вручну або налаштувати в Outlook.com автоматичне очищення папки "Видалені" при виході з облікового запису.

Примітка: Вміст віддалених папок видно лише при розкритті папки "Видалені":

Очищення папки "Видалені" при виході

У верхній частині екрана клацніть Установки > Установки.
Виберіть Автоматична обробка > Установки повідомлень > Очищати папку "Видалені" під час виходу.
Натисніть кнопку Зберегти.

Дізнайтеся, як відновити видалені повідомлення у статті Відновлення видалених повідомлень на Outlook.com.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою команд

За допомогою команди Очистити можна швидко видалити непотрібні повідомлення з папки "Вхідні". Вибравши повідомлення, можна автоматично видалити всі вхідні повідомлення від його відправника, зберегти лише останні повідомлення або видалити повідомлення, отримані більше 10 днів тому.
Команда Перемістити дозволяє перемістити певне повідомлення або автоматично переміщувати всі повідомлення від цього відправника до іншої папки.

Автоматична обробка повідомлень за допомогою правил

Використовуйте правила для автоматичного переміщення повідомлень до папок під час їх отримання.

У папці "Вхідні" перейдіть до повідомлення, для якого потрібно призначити правило, і виберіть на панелі команд.
Натисніть кнопку Створити правило. Відкриється діалогове вікно (форма) Створення правила для папки "Вхідні".
- Ім'я. Ім'я відправника.
- Коли надходить повідомлення, яке відповідає всім цим умовам: для отриманого стандартного повідомлення задані три умови. Натисніть стрілки, щоб вибрати інші умови. Якщо потрібно використовувати додаткові умови, натисніть кнопку Додати умову.
- Виконати всі наведені нижче дії: За замовчуванням вибрано одну з трьох визначених дій.
- За винятком випадку, коли для нього виконується будь-яка з цих умов: за замовчуванням виняток не заданий.
- Зупинити подальшу обробку правил: за замовчуванням цей прапорець встановлений.
Натисніть кнопку ОК, щоб зберегти правило.

Чи є додаткові питання?

Як створити папку в Outlook

При роботі з великою кількістю електронних скриньок або різним типом кореспонденції дуже зручно сортувати листи по різних папках. Таку можливість надає поштова програма Microsoft Outlook.

Процедура створення папки

У програмі Microsoft Outlook створити нову папку досить просто.

З списку функцій, що відобразився, у стрічці, вибираємо пункт «Нова папка».

У вікні, що відкрилося, вписуємо те ім'я папки, під яким ми хочемо в майбутньому її бачити. У формі трохи нижче вибираємо тип елементів, які будуть зберігатися в даній директорії.

Далі, вибираємо батьківську папку, де буде розміщуватися нова папка. Це може бути будь-яка з існуючих директорій.

Як бачимо, у програмі Microsoft Outlook створено нову папку. Тепер можна переміщати сюди листи, які користувач вважає за потрібне. За бажанням також можна налаштувати правило автоматичного переміщення.

Другий спосіб створення директорії

Існує ще один спосіб створення папки у програмі Microsoft Outlook. Для цього, клацаємо в лівій частині вікна по будь-якій з існуючих директорій, які встановлені в програмі за замовчуванням. Це папки: «Вхідні», «Надіслані», «Чернетки», «Видалені», «RSS-канали», «Вихідні», «Небажана пошта», «Папка пошуку». Вибір на конкретній директорії зупиняємо, виходячи з того, для яких потреб буде нова папка.

Отже, після натискання на вибрану папку з'являється контекстне меню, в якому потрібно перейти в пункт «Нова папка…».

Далі відкривається вікно створення директорії, в якому слід провести всі дії, описані нами раніше при обговоренні першого способу.

Створення папки пошуку

Дещо відрізняється алгоритм створення папки пошуку. У розділі Microsoft Outlook «Папка», про який ми говорили раніше, на стрічці доступних функцій клацаємо по пункту «Створити папку пошуку».

У вікні, виконуємо налаштування папки пошуку. Вибираємо найменування типу пошти, яким буде здійснюватися пошук: «Непрочитані листи», «Листи, позначені до виконання», «Важливі листи», «Листи від зазначеного адресата», тощо. У формі внизу вікна, вказуємо обліковий запис, для якого буде здійснюватися пошук, у разі, якщо їх кілька. Потім тиснемо на кнопку «OK».

Після цього в директорії «Папки пошуку» з'являється нова папка з тим найменуванням, тип якого було обрано користувачем.

Як бачимо, у програмі Microsoft Outlook існує два типи директорій: звичайні та папки для пошуку. Створення кожної їх має власний алгоритм. Папки можна створювати як через головне меню, так і через дерево каталогів у лівій частині інтерфейсу програми.

Ми раді, що змогли допомогти Вам у вирішенні проблеми. Задайте своє питання у коментарях, детально розписавши суть проблеми. Наші фахівці намагатимуться відповісти максимально швидко.

Чи допомогла вам ця стаття?

Використання правил для папки "Вхідні" в Outlook.com

Правила застосовуються до вхідних повідомлень і можуть створюватися у будь-якій папці.

Щоб швидко створити правило, яке переміщає всі повідомлення від певного відправника або набору відправників до папки, у списку повідомлень клацніть правою кнопкою миші лист, для якого ви хочете створити правило, і виберіть команду Створити правило.
Виберіть папку, до якої потрібно перемістити всі повідомлення від цього відправника або набору відправників, і натисніть кнопку ОК.
Натисніть кнопку ОК.

Якщо ви бажаєте, щоб, крім переміщення повідомлення від певного відправника або набору відправників, в папку виконувались інші дії, виберіть Додаткові параметри.

Щоб створити нове правило, у верхній частині сторінки виберіть Установки > Переглянути всі параметри Outlook > Пошта > Правила.
Натисніть кнопку Додати нове правило.

У кожного правила має бути як мінімум три елементи: ім'я, умова та дія. Правила можуть містити винятки для умов. На кожному етапі можна додати кілька умов, дій або виключень за допомогою кнопок Додати умову, Додати дію та Додати виняток.

Якщо ви не бажаєте, щоб після цього правила оброблялися інші, встановіть прапорець Зупинити подальшу обробку правил. Додаткові відомості див.

Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити правило, або кнопку Відхилити, щоб скасувати створення правила.

Перемістити лист до папки

Або виділіть потрібні листи та, не відпускаючи ліву кнопку миші, перенесіть у потрібну папку.

Щоб перемістити відкритий лист, натисніть «До папки» та виберіть папку.

Складати листи до папки автоматично

Щоб листи з певною ознакою автоматично переміщувалися до конкретної папки, налаштуйте фільтр:

Створіть папку.
Відкрийте лист, який потрібно автоматично переміщувати до папки.
Натисніть → Створити фільтр ( Shift+L ).

Пошта визначить ознаки листа та запропонує створити фільтр. Ви можете відредагувати умови або додати інші листи.

За якими умовами можна фільтрувати листи	- Відправник листа - одержувач листа - Тема листа
Які дії можна виконати з відфільтрованим листом	- Помістити лист до папки - Позначити лист прапором або як прочитаний - Надсилати автовідповідь
Додаткові налаштування фільтра	- Застосовувати фільтр до листів, які потрапляють до спаму - Не застосовувати інші фільтри до листа, якщо цей виконався - Виконати дії з листами, які вже є у поштовій скриньці

Докладніше про роботу з фільтрами — у розділі «Правила фільтрації».

Як налаштувати щоб лист від адресата падав у папку