Архівна довідка: зразок. Як отримати архівну довідку

Залежно від регіональних вимог може знадобитися подання заяви з проханням про оформлення такого паперу, тоді працівники точно знатимуть, що вони виконали прохання повною мірою, задовольнивши запит щодо необхідного різновиду документа.

Далі буде прохання а видачі довідки про реєстрацію, причому з варіантів потрібно вибрати і підкреслити потрібні - звичайну або архівну.

Нижче завжди вказують, яким саме чином бажають отримати папір – особисто тут чи поштовим відправленням, далі — контактний, підпис із розшифровкою, дата. Зазвичай для прискорення процесу прийому людей видають готовий бланк, який потрібно лише вписати свої дані, та якщо з варіантів вибрати і підкреслити потрібне.

Інтернет-варіант також не передбачає негайного результату, який можна отримати особисто або поштою. Термін отримання може становити до 10 днів.

Юридична особа зобов'язана скласти на своєму фірмовому бланку лист із проханням про підтвердження прописки будь-якого громадянина, причому має бути зазначена мотивація даної дії. Найоптимальніший варіант – виписати довіреність на представника юридичної особи, який прийде у години прийому та одразу зможе отримати відповідь.

Чи можуть відмовити у видачі довідки за наявності боргу «комуналці»?

На практиці можна зіткнутися з тим, що співробітник паспортного столу відмовляє в оформленні довідки через борги з комунальних платежів. При цьому заявнику пояснюється, що він повинен погасити всю заборгованість, після чого йому буде видано архівну довідку форми 9.Такий метод використовується для впливу на боржників по «комуналці», однак він є незаконним, оскільки відмова у видачі довідки про реєстрацію не може бути мотивована наявністю у заявника будь-яких непогашених боргів.

Іноді можна зіткнутися і з відмовою у видачі архівної «дев'ятки» на тій підставі, що громадянину, на думку співробітника паспортного столу, буде достатньо довідки форми 9. Така відмова також суперечить законодавству.

У випадках неправомірної відмови в оформленні документа можна діяти так:

1. Вимагати письмове повідомлення про відмову у видачі довідки.
2. Написати скаргу на ім'я начальника паспортного столу (як у разі невидачі довідки, так і у разі невидачі письмової відмови).
3. Якщо звернення до начальника паспортного столу не дало результату — подати скаргу керівнику відділення УФМС та (або) заяву до прокуратури про порушення адміністративної справи за статтею «Самовправність».
4. Звернутися до суду — це ще один можливий, хоч і досить тривалий спосіб захисту своїх прав у подібній ситуації.

Підсумовуючи сказане, відзначимо, що архівна довідка форми 9 містить відомості про всіх осіб, які коли-небудь зареєстровані в житловому приміщенні, і дозволяє підтвердити чистоту угоди при продажу цього житла.

Довідка форми 9 отримала у народі безліч назв: «Про склад сім'ї», «Про прописку», «Про реєстрацію», «З місця проживання» — у всіх цих випадках йдеться про документ, в якому відображаються відомості про осіб, які проживають у житловому приміщенні. Зокрема, у такій довідці зазначаються відомості:

Архівна довідка про нарахування заробітної плати - другий зразок

Відповідно до особових рахунків із заробітної плати працівників ФБУ «Іркутського інституту мистецтв» за травень – вересень 2012 р. Павлову Володимиру Ярославовичу нараховано:

травень 2012 р. - 37214,07 руб.;

червень 2012 р. - 36819,98 руб.;

липень 2012 р. - 42514,25 руб.;

вересень 2012 р. - 37880,54 руб.

Інформація про нарахування за серпень 2012 р. в особових рахунках відсутня.

Павлов Володимир Ярославович за 2013 р. мав нарахування:

січень 2013 р. - 38215,35 руб.;

грудень 2013 р - 1027,61 руб.

Суми зазначені як у документах і в масштабі цін, що діяли в період, що запитується.

Ф. 366, оп. 4, д. 26, арк. 234-237.

Ф. 366, оп. 4, д. 39, арк. 199-211.

У цій статті ми наводимо лише два приклади зразків архівної довідки, один із них стосується стажу роботи, а інший – заробітної плати. За наведеними нами формами ви можете складати довідки, що стосуються будь-якої тематики, що вас цікавить. Щоб виконати запит, інформацію можна також підготувати у формі . На цю тему ми поговоримо у наступних статтях.

Якщо вас цікавить, як зробити запит до архіву про родичів, то ця стаття в цьому допоможе. Всі запити, що надходять від населення, можна поділити на три основні типи:

1. Соціально-правового характеру (у вигляді різних довідок – за трудовим стажем та ін.).

2. Тематичного характеру (несучі інформацію біографічного плану про будь-яку конкретну особистість).

Перші два види ми розглядати зараз не будемо. Зупинимося на третьому – як зробити запит до архіву про родичів.

Як оформити архівну виписку

Для оформлення буде потрібний офіційний бланк організації, вказують назву документа «Архівна виписка».У виписку включають лише частину тексту оригіналу документа за запитом, що цікавить, а також потрібно привести архівний шифр і номери аркушів (як показано нижче у зразку) одиниці зберігання, які послужили підставою для її складання.

В архівній виписці необхідно повністю відтворити реквізити бланка архівного документа-основи (включаючи дату та номер). У прикладі показано, як працівник архіву ГУ «НМЦ «Нучниця» (наприклад, на підставі особистої справи) може зробити виписку щодо Травінкіної М.В., колись нагородженою адміністрацією.

Зразок архівної виписки

Державна установа «Науково-методичний (ГУ «НМЦ «Нучниця») вул. Кануннікова, 92, м. Самара, 000000 Телефон; Факс; https://site.ru ОКПО …, ОГРН …, ІПН/КПП …

Адміністрація Піддубенського району Самарської області ПРИКАЗ 18 червня 2012 р. № 485-к м. Піддубенськ

Про нагородження працівників культури у зв'язку зі святкуванням Дня працівника культури

У зв'язку з професійним святом – Дня працівника культури, а також за багаторічну подвижницьку працю НАКАЗУЮ: …

2. Нагородити Почесною грамотою Адміністрації Піддубенського району Самарської області.

Травінкіну Маріанну Леопольдівну – провідного методиста ГУ «Науково-методичний

Глава адміністрації Р.М. Вудочкін

Підстава: ф. 172, оп. 6, д. 34, арк. 121-123.

Правильно Спеціаліст-експерт Н.В. Сімакова 30.10.2014. Друк

Також є можливість підготовки витягу з архівного документа. І тут від попереднього прикладу відрізнятиметься лише оформлення початкової частини: слід додати слово «виписка», а реквізити бланка своєї організації не потрібні. Так, у наведеному прикладі замість назви документа «ПРИКАЗ» зазначено «ВИПИСКА З НАКАЗА».

Приклад витягу з архівного документа

Адміністрація Піддубенського району Самарської області

18 червня 2012 р. № 485-к м. Піддубенськ

(далі все за текстом як у попередньому прикладі)

За наявності преамбули (зазвичай вона присутня) на початку документа-оригіналу (тобто всі слова до «НАКАЗУЮ:») відтворюють повністю.

Зверніть увагу, що інформація наводиться лише на конкретну людину відповідно до запиту. Не можна до неї включати відомості інших осіб, згаданих в архівних документах!. Допускається перепустки в тексті позначати трьома крапками

За наявності неточностей, неможливості прочитання тексту оригіналу в архівній виписці роблять відповідну позначку. Наприклад, «Так у тексті оригіналу»

Допускається пропуски в тексті позначати трьома крапками. За наявності неточностей, неможливості прочитання тексту оригіналу в архівній виписці роблять відповідну позначку. Наприклад, "Так у тексті оригіналу".

Для оформлення реквізиту підпису вказують ПІБ підписала документ та його посаду. Природно, що особистий підпис відсутній.

Архівна довідка: зразок. як отримати архівну довідку

Якщо громадянина був раніше чи є на руках паспорт СРСР, важливо встановити наявність реєстрації за місцем проживання біля РФ на 6 лютого 1992 року, коли набрав чинності Закон «Про громадянство РФ» від 28.11.1991 № 1948-1. Відповідно до частини першої ст.

13 цього закону, громадянами РФ «автоматично» визнаються громадяни, які мали постійну реєстрацію за місцем проживання до РФ на 6 лютого 1992 року. 2.1.Якщо громадянин мав реєстрацію за місцем проживання біля РФ на 6 лютого 1992 року Якщо громадянин мав реєстрацію за місцем проживання біля РФ на 6 лютого 1992 року, слід звернутися у будь-яке відділення ФМС із заявою (див. Додаток: Зразок № 2) "Про документування паспортом громадянина РФ". До заяви необхідно додати паспорт СРСР (якщо зберігся) автобіографію (див.

Якщо громадянин мав реєстрацію за місцем проживання біля РФ на 6 лютого 1992 року Отримати повний текст Якщо громадянин мав реєстрацію за місцем проживання біля РФ на 6 лютого 1992 року, слід звернутися у будь-яке відділення ФМС із заявою (див. Додаток: Зразок № 2) «про документування паспортом громадянина РФ». До заяви необхідно додати паспорт СРСР (якщо зберігся) автобіографію (див..

Додаток: Зразок № 5), довідку з паспортного столу про реєстрацію чи архівну довідку Ф-9. Якщо реєстрація була в іншому регіоні, потрібно надіслати поштою запит до відповідного відділу вселення та реєстрації громадян даного регіону з проханням надіслати запитувану довідку. Якщо громадянин не має документів, ФМС самостійно вживає заходів щодо встановлення його особи (перевіряє картотеку заяв про видачу паспорта, адресно-довідкові обліки та ін.).

Де отримувати: список організацій

Отримати форму 9 можна у нижченаведених органах, звернувшись з відповідною заявою особисто, або через представника:

Через інтернет

Як говорилося раніше, документ про прописку можна отримати за допомогою сервісу «Держпослуги» на просторах інтернету.Для того щоб оформити заявку на отримання документа, необхідно авторизувати на офіційному сайті порталу, вибрати розділ «Категорії послуг», вкладка «Надання довідки з місця проживання». Далі потрібно заповнити рекомендуючі поля.

На сайті (на Держпослугах) є зразок заповнення заяви, бланк, а також можна завантажити шаблон заяви у нас. ↵

Через ЖЕК, МФЦ та ін.

Взяти форму 9 можна звернувшись до органів, які виконують обов'язки з обслуговування житлових приміщень (ЖЕК) або органи, що займаються веденням різного роду обліками (паспортний стіл, МФЦ).

Взяти документ з інформацією про реєстрацію, можна особисто звернувшись до одного із зазначених органів, надавши фахівцеві всі необхідні документи. Видача довідки здійснюється та представникам власника. У цьому випадку необхідно заздалегідь підготувати довіреність, яка буде засвідчена в установленому порядку.

Якщо з тих чи інших причин особисто з'явиться в один із зазначених органів, немає можливості, то слід вдатися до послуг «Пошти Росії». В цьому випадку необхідно самостійно завантажити бланк заяви з інтернету, заповнити його, додати до бланку пакет документів, та надіслати рекомендованим листом з описом вкладення. У заяві необхідно вказати, як направити відповідь.

Де отримати архівну довідку форми 9 та 12

У реальному житті трапляється, що необхідна інформація не про прописані на сьогоднішній день в квартирі особи, а відомості про всіх осіб, які були зареєстровані та зняті з обліку протягом всієї експлуатації квартири, будинку і так далі. До таких випадків відносять:

1. процес приватизації квартири (для підтвердження невикористання права приватизувати житлове приміщення);
2. процес набуття спадщини (фактичне прийняття майна);
3. архівна довідка може бути потрібна покупцеві при продажу квартири, для того, щоб переконатися у відсутності прописаних осіб, на житловій площі, а також відсутності осіб, які тимчасово не проживають, але зберігають право проживання у квартирі (наприклад, ув'язнених).

Видають архівні довідки в паспортному столі за місцезнаходженням квартири, або приватного будинку. Проте підготовка цього документа займе більше часу, ніж підготовка простої форми.

Також можна спробувати отримати витяг із сайту держпослуг.

Порядок дій

Порядок дій заявника

1. Звертається до підрозділу Санкт-Петербурзької державної казенної установи «Многофункціональний центр надання державних та муніципальних послуг» (МФЦ).
2. Подає документи та заяву:

• у разі загального запиту на надання державної послуги – за формою;
• у разі запиту на видачу архівної виписки – за формою;
• у разі запиту на підтвердження факту нагородження медаллю «Ветеран праці» – за формою;
• у разі запиту на видачу довідки про нагородження знаком «Мешканець блокадного Ленінграда» — за формою.

У разі відсутності необхідних документів або за невідповідності поданих документів нормативним вимогам отримує повідомлення про наявність виявлених обставин, що перешкоджають прийому поданих документів.
Отримує розписку у прийомі документів.
Отримує результат надання державної послуги:

• лист із відмовою у виконанні заяви з поясненням її причин;
• архівні довідки за формою;
• архівні виписки;
• архівні копії

Підстави для зупинення та (або) відмови у наданні державної послуги:

1. Не підлягають розгляду заяви у разі відсутності прізвища, імені, по батькові, поштової адреси заявника.
2. У разі відсутності заявника документально підтверджених прав на отримання відомостей, що становлять державну таємницю, або конфіденційну інформацію, заявнику повідомляється про неможливість дати відповідь по суті поставленого в ньому питання у зв'язку з неприпустимістю розголошення зазначених відомостей.

Найбільш поширені запити

Для надання довідок існує Росархівний регламент, де прописані всі нюанси та терміни щодо надання запитів для всіх громадян.

У кожному регіоні є архівний відділ адміністрації міста.

Архівні документи реєструються та зберігаються за всіма вимогами регламенту.

Документи, які зберігаються у архівах, мають свій архівний шифр.

Це буквені та цифрові позначення для обліку та ідентифікації документів.

Ця довідка вважається спеціальним документом, у якому прописується номер справи, шифр, кількість аркушів справи за підписом керівника архіву.

Приклад архівної довідки про підтвердження трудового стажу

За довідкою звертайтесь до бухгалтерії установи, де ви працювали. Такі довідки оформляються за період роботи, з перерахуванням термінів, посад, відомостей про заробітну плату.

Цю довідку оформлюють на підставі наказів установи, особових рахунків та відомостей про заробітну плату.

Архівна довідка форми 9 «Про реєстрацію»

Це довідка про прописаних мешканців, які будь-коли були прописані в цьому приміщенні на момент здачі будинку в експлуатацію.

Цей документ показує історію житлового приміщення.Наприклад, саме з архівної довідки можна дізнатися, що у квартирі раніше проживав громадянин, знятий з обліку у зв'язку з направленням у місця позбавлення волі.

На сьогоднішній день, якщо людина перебуває в місцях позбавлення волі, то вона триває за мету реєстрації.

Ця довідка потрібна при оформленні спадкових прав, приватизації житла, купівлі-продажу нерухомості.

Її замовляє власник житла на прізвище, що підтверджує посвідчення особи, але тільки за той відрізок часу, коли було зареєстровано за цією адресою. Якщо ж знадобиться документ за ранній період, то доведеться розшукувати колишнього власника житла та звертатися до нього з проханням отримати таку довідку.

У якому порядку оформляється архівна довідка за формою 9? Звертаючись до компанії, що управляє, з паспортом, в якому є відмітка про реєстрацію, яка обслуговує будинок замовляють довідку форми 9.

Ці документи бувають потрібні у різних ситуаціях, одна з них – для продажу квартири.

Архівний витяг з домової книги

Як її одержати? Звертатися за довідкою потрібно до архівного відділу адміністрації населеного пункту чи МФЦ.

Її оформляють та видають у 7 денний термін, при пред'явленні паспорта.

Ці довідки потрібні у зв'язку з тим, що раніше вся інформація вказувалася в домовій книзі, 2018 року її скасували, а дані з книги бувають необхідні.

Архівний витяг з домової книги повідомляє, хто прописаний у житловому будинку і буває необхідним у тому випадку, якщо з'явилися претенденти на житло, отримання спадщини, відновлення документів.

Архівна довідка з вузу

Документ підтверджує факт навчання.

Найчастіше такого виду довідка потрібна, якщо потрібно легалізувати диплом або влаштуватися на роботу за кордоном.

Потрібно надсилати згоду для того, щоб ВНЗ міг обробити персональні дані (це можна зробити через сайт). Без офіційного запиту до деяких навчальних закладів довідки не видають.

Для отримання довідки про підтвердження навчання у ВНЗ необхідно надати такі документи:

копія посвідчення особи;

копія диплома із додатком;

Зміни персональних даних: довідку з РАГСа.

Коли можуть знадобитися

Ці довідки можуть знадобитися у таких випадках:

коли потрібно довести свої права на житло та різні операції, пов'язані з нерухомістю;

отримання пенсії чи її перерахунку;

у разі підтвердження трудового стажу;

при втраті документів;

для набуття спадщини;

при влаштуванні працювати в іноземну організацію;

при зміні певних статусів або їх підтвердження.

Випадків складних життєвих ситуацій може бути багато. Архівна довідка допоможе у вирішенні спірних питань, оскільки вона має силу юридичного документа, складається відповідно до вимог чинного на даний момент законодавства.

Основні правила складання архівної довідки

Архівна довідка повинна містити лише ту інформацію, яка має відношення до особи, згаданої у запиті. Якщо документ-підстава містить інформацію і про інших осіб (не згаданих у запиті), то в довідці в жодному разі не повинно бути жодних вказівок на цих осіб.

У тексті довідки має бути дотримано хронологічного принципу послідовності подій, саме в тому порядку, в якому вони викладаються в архівних документах. Жодних виправлень у тексті не повинно бути.

Якщо структурні підрозділи підприємства, саме підприємство, і навіть ті чи інші посади будь-коли були перейменовані, то архівної довідці нічого не винні бути зазначені їх сучасні назви. Таким чином, при створенні архівної довідки про роботу тієї чи іншої особи у певній організації всі найменування мають бути перенесені з справжніх архівних документів у точній відповідності до того, як вони там позначені в той період часу, який необхідний для формування довідки. Якщо протягом того часу, який вказаний у запиті, відбувалися будь-які перейменування, то всі вони повинні знайти відображення у довідці. Це може бути зроблено у довільному вигляді, приклад ви можете побачити у зразку архівної довідки.

Під час підготовки архівної довідки можуть бути виявлені ті чи інші розбіжності з відомостями, що вказані у запиті. Це можуть бути, наприклад, різні варіанти написання імен за умови збігу прізвища та інших даних. Також можуть бути виявлені деякі виправлення, нерозбірливий текст оригіналу або скорочення. У таких випадках у довідці мають бути зроблені відповідні примітки. Наприклад, у потрібній точці тексту ставляться дужки, в яких вказують позначку такого типу: «Так у оригіналі документа» або аналогічний варіант (приклад ви також можете побачити у другому зразку архівної довідки).

Якщо у запиті йдеться про заробітну плату, слід окремо вказати суму, яка нараховувалася щомісяця. Інформація переноситься з документів архіву так само, як вона відображалася в оригіналах, масштаб цін також береться з періоду часу, що запитується. Якщо нарахування відсутні у ті чи інші місяці, це також слід зазначити у довідці.

Під час формування довідки немає потреби розраховувати загальну суму за рік, а також середньомісячний чи середньорічний дохід, проводити поправки на інфляцію тощо розрахунки. Фактично від укладача довідки потрібно лише здійснити перенесення даних із оригіналу до сучасного документа.

Якщо документів про заробітну плату немає, то довідку можна скласти на основі штатного розкладу. За допомогою таких даних можна визначити посадовий оклад за конкретний період. За допомогою вивчення , а також є можливість визначення інших виплат за тимчасовий відрізок, який цікавить заявника.

При необхідності підготовки довідки про нагородження конкретної особи, слід переконатися, що вона міститиме таку інформацію: найменування документа, який став підставою для нагородження (постанова, наказ, рішення та ін.), найменування нагороди, ПІБ нагородженої особи.

Довідка має бути підписана керівником або уповноваженим відповідно до встановленого наказу або посадової інструкції порядку. Цей документ також має бути засвідчений печаткою організації.

Де отримати довідку, що доводить факт проживання моєї бабусі в Росії?

Якщо громадянин, який бажає приватизувати квартиру, раніше (починаючи з 1992 р.) проживав за іншими адресами, то йому доведеться довести, що він ще не використав своє право на приватизацію. Для цього знадобляться довідки за формою 9 за кожною з колишніх адрес реєстрації. Вони будуть відображені відомості про те, в які проміжки часу громадянин проживав за даними адресами, а також про те, з яких причин його виписали звідти.

На основі таких архівних довідок агентство з приватизації оформить довідку, яка б підтверджувала, що за даними адресами громадянин житло не приватизував. По-друге, довідка про реєстрацію форми 9 за минулий час може стати в нагоді для оформлення спадкових прав. Якщо спадкоємець у встановлений термін не звернувся до нотаріуса для набуття спадщини, йому доведеться доводити, що він прийняв спадщину фактично.

Як показує практика, органи ФМС відмовляють у видачі паспорта громадянина РФ, якщо в особи немає підтвердження реєстрації біля РФ на 06.02.1992 р., і рекомендують звернутися до суду за встановленням юридичного факту проживання біля РФ на 6 лютого 1992 року (див. процедуру, описану вище). Отримати повний текст Можна спробувати оскаржити таку відмову ФМС у суді на підставі частини 2 ст. 13 раніше чинного закону «Про громадянство», яким передбачено, що «…особи, народилися 30 грудня 1922 року й пізніше втратили громадянство колишнього СРСР, вважаються які перебували у громадянстві РФ народження, якщо вони народилися біля РФ». Таким чином, такі особи перебувають у російському громадянстві вже з народження і, з ст.

Якщо на 6 лютого 1992 року реєстрації біля РФ був У цьому випадку, для набуття громадянства РФ слід визначити, перебував людина фактично біля РФ і чи не приймав він у період громадянства інших стран. З колишніми громадянами СРСР, які отримували паспорт громадянина СРСР зразка 1974 року в союзних республіках, можлива така ситуація. Людина якийсь час жила за межами РФ, але, не приймаючи громадянства інших країн (колишніх республік СРСР), повернувся на постійне місце проживання в РФ.У цьому випадку додатково необхідно подати до органів ФМС офіційний документ (форму та адресат запиту див. Додаток: Зразок № 4) про неналежність до громадянства тієї держави, в якій громадянин отримував паспорт або перебував до приїзду до РФ. Якщо людина фактично, на дату набрання чинності Законом, тобто Іваново, Волхівського району, Ленінградської області. З народження до теперішнього часу проживаю в Росії, постійної реєстрації за місцем проживання зараз не маю. Як документ, що засвідчує особу, я маю довідку, видану ОУФМС Фрунзенського району Санкт-Петербурга. Паспорт зразка 1974 року серії VI-ХХ №000 від 01.01.19ХХ р., виданий міськрайвиконкому ЛВ, втрачено.

На день набрання чинності законом РФ «Про громадянство» мав реєстрацію за адресою: Ленінградська область, Волхівський район, сел. Іванове, вул. Іванівська, буд. 1. Довідок, що підтверджують даний факт, надати не можу, тому що № 1 по вул. Іванівська згоріла, а даних у сільраді не збереглося. З огляду на п. «а» ст. 5 та ч. 7 ст.

Користувачем архівної інформації може стати будь-який громадянин, який потребує отримання тих чи інших відомостей. Для отримання архівної довідки необхідно з'явитися особисто або надіслати довірену особу, яка діє на підставі документів, що засвідчують. Яка інформація зберігається в архіві Відповідно до закону про архівну справу організації державні органи, фізичні особи, які займаються комерційною діяльністю, зобов'язані надавати заявнику інформацію, яка міститься в архівних документах.

Така послуга має здійснюватись без стягнення плати.Архівна довідка є офіційним документом, оформленим на спеціальному бланку та містить вичерпну інформацію, яку запитує заявник. Крім довідки, громадяни мають право на отримання копій архівних документів, що стосуються заявника.

Як оформити архівну довідку

Нерідко громадянам потрібно отримати інформацію про «справи минулих днів». Найпростіше це зробити, звернувшись до архіву із запитом про видачу архівної довідки. Що це за документ і як виглядає зразок архівної довідки, ви дізнаєтесь із статті.

Навігація

Коротко про головне: 5 пунктів

1. Архівна довідка містить достовірні дані із документів архіву.
2. Вона допомагає дізнатися інформацію про минулі події та зберігає все у хронологічному порядку.
3. У цій довідці наводяться точні пошукові дані з архіву, щоб легко знайти потрібні документи.
4. Найчастіше люди запитують відомості про народження, шлюб, трудову діяльність та освіту.
5. Запросити архівну довідку можна в архіві, організації чи МФЦ, подавши письмову заяву.

Навіщо потрібна

Архівна довідка — це спеціальний документ, за допомогою якого можна відтворити події минулого. Вона видається архівом виходячи з запиту клієнта. У бланку міститься інформація про наявні в архіві папери та відомості, що належать до предмета конкретного запиту.

Складається вона лише з урахуванням оригіналів чи завірених копій документів. Тому вона містить достовірну та вичерпну інформацію.

При цьому обов'язково вказуються пошукові дані. Наприклад: номер справи чи шифр, номер аркушів паперу справи. А всі відомості розташовуються в хронологічному порядку - цей прийом дозволяє якнайкраще зрозуміти хід послідовності подій.

За потреби в архівній довідці наводяться витяги з паперів (але найчастіше вони оформлюються за допомогою окремої виписки). Особисті висновки щодо змісту чи домисли спеціаліста, який виконує запит, не допускаються.

Складена архівна довідка підписується особою, відповідальною за її оформлення та засвідчується керівником архіву (за допомогою підпису та друку). У разі, якщо відповідь складається на кількох аркушах, засвідчується кожний аркуш.

Заповнений бланк видається заявнику під підпис. Він має юридичну силу і є офіційним документом, який згодом громадянин може надати за місцем вимоги.

Найбільш поширені запити

Найчастіше люди шукають інформацію:

• про громадянський стан (наприклад, відомості про дату та місце народження, про реєстрацію шлюбу тощо);
• про трудову діяльність (найчастіше у зв'язку з виходом на пенсію);
• про майнові права;
• про освіту (наприклад, з метою підтвердження справжності диплома).

Приклад архівної довідки про підтвердження трудового стажу

В архівах організацій-роботодавців громадяни найчастіше вимагають зразок архівної довідки про стаж роботи. Отримати його можна безкоштовно.

Бланк цього документа можна знайти в «Основних Правилах роботи архівів організацій» (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). Але часто її оформлюють на фірмовому бланку підприємства.

У документі вказують:

• дату складання та номер;
• П.І.Б. особи, якій видано відомості;
• у разі підтвердження стажу вказують період роботи з посиланням на накази про працевлаштування та звільнення із зазначенням їх реквізитів;
• мета видачі інформації згідно з запитом.

Далі він засвідчується підписом керівника та печаткою.

Щодо термінів можна сказати, що згідно з ТК РФ, за письмовим зверненням працівника (або колишнього співробітника) документи, що стосуються його трудової діяльності, мають надаватися у триденний термін з дня звернення.

Архівна довідка форми 9 «Про реєстрацію»

Бланк формою 9 у народі носить безліч назв: «Про склад сім'ї», «Про прописку», «З місця проживання». У ньому вказуються відомості:

• про громадян, зареєстрованих у квартирі чи приватному будинку;
• власнику житла;
• наявності або відсутності спорідненості між власником та іншими мешканцями;
• дати реєстрації за даною адресою та датою зняття з реєстраційного обліку;
• характеристика житла тощо.

Видається документ заявнику не пізніше ніж за три дні після подання письмового звернення.

Далі він надається за місцем вимоги. Наприклад:

• при вступі дитини до освітнього закладу;
• під час подання документів на приватизацію;
• для здійснення операцій із нерухомістю.

Де отримати архівну довідку

Залежно від того, яка інформація потрібна і наскільки вона є «давньою», за отриманням архівної довідки можна звернутися:

• до територіальних архівів або відразу до Росархіву;
• в організації, які мають у своєму розпорядженні необхідні відомості, якщо термін передачі їх в архіви ще не настав;
• у МФЦ.

Незалежно від того, куди ви звертаєтесь, потрібно подати письмову заяву про надання інформації (запит). У ньому слід зазначити:

• найменування організації, до якої надсилається запит;
• П.І.Б. заявника;
• причини звернення та суть запиту;
• контактні дані.

Письмовий запит особисто підписується заявником, зазначається дата його подання.