Лист-відмова: зразок, правила складання, приклади

Лист-отмова - важливий елемент ділового листування, що дозволяє зберегти партнерські відносини. У статті ми розберемо, як правильно відмовитись від пропозиції в офіційному листі: структура, формулювання, приклади. Читайте та опануйте мистецтво коректної відмови.

1. Що таке лист-відмова і навіщо він потрібний

Лист-відмова - це офіційне письмове повідомлення про негативну відповідь на пропозицію про співробітництво, купівлю товарів/послуг, що надійшла раніше, участь у заході тощо.

Такий лист необхідний у таких ситуаціях:

Отримано пропозицію про співпрацю, яка вас не зацікавила
Надійшло запрошення на конференцію або інший захід, у якому ви не можете взяти участь
Постачальник запропонував придбати товари чи послуги, які вам не потрібні
Вам надіслали резюме на вакансію, але ви вирішили відмовити кандидату

Основні переваги офіційної письмової відмови:

Збереження партнерських відносин та репутації компанії
Запобігання непорозумінню та конфліктам
Можливість пояснити причини відмови
Підтримка ділової етики та ввічливості

Якщо проігнорувати пропозицію, що надійшла, це може:

Негативно вплинути на репутацію компанії
Образити або роздратувати відправника
Викликати додаткові запити та уточнення
Утруднити подальшу співпрацю з цим партнером

2. Як правильно скласти лист-відмову

Лист-відмова має відповідати загальним правилам оформлення ділової документації та включати такі елементи:

Реквізити організації
Дата складання
Адресат
Заголовок, що позначає тему листа
Звернення
Вступ
Основна частина з формулюванням відмови та її причинами
Подяка адресату
Підпис та розшифрування підпису

Текст листа має бути лаконічним та офіційним. Краще уникати емоційно забарвлених фраз. Відмову обов'язково потрібно сформулювати ввічливо, чітко вказавши причини.

Ось кілька варіантів ввічливої відмови:

На жаль, ми змушені відмовитися від вашої пропозиції у зв'язку з.
Дякуємо за пропозицію, але на превеликий жаль, ми не можемо її прийняти.
Ми високо цінуємо вашу зацікавленість, але не маємо змоги взяти участь.

Основні рекомендації щодо складання листа-відмови:

Подякуйте адресату за виявлений інтерес
Чітко сформулюйте відмову
Поясніть причини відмови
Запропонуйте альтернативні варіанти (якщо є)
Вибачтеся та висловіть надію на майбутню співпрацю

3. Зразок листа-відмови від співробітництва

Розглянемо докладний зразок листа-відмови пропозиції про співробітництво. Припустимо, компанія "Ростех" отримала комерційну пропозицію від компанії "Альфа" про спільну розробку та просування нового продукту. Однак у "Ростеху" ухвалили рішення відмовитися від цієї пропозиції у зв'язку із завантаженістю поточними проектами.

Комерційному директору
ТОВ "Альфа" Іванову І.І.
Шановний Іване Івановичу!
Дякуємо Вам за пропозицію про спільну розробку та просування нового high-tech продукту. Ми уважно вивчили цю пропозицію та високо оцінили потенціал майбутньої співпраці.
На жаль, зараз ми не можемо прийняти Вашу пропозицію у зв'язку із завантаженістю наших ресурсів поточними проектами, які мають для нас першочергове значення. Ми змушені відкласти розгляд нових бізнес-ініціатив.
Ми сподіваємося, що надалі у нас з'явиться можливість для співпраці. Високо цінуємо Ваш інтерес до нашої компанії.

З повагою,

Генеральний директор ТОВ "Ростех" Сидоров С.Є.

Цей зразок листа-відмови має класичну структуру:

Звернення персонально до одержувача на ім'я по батькові
Подяка за пропозицію
Формулювання відмови
Пояснення причин відмови
Висловлення надії на майбутню співпрацю
Ввічливий підпис керівника

Причини відмови можна сформулювати по-різному, наприклад:

Дана пропозиція не відповідає нашій стратегії в даний момент
У нас вже є аналогічне рішення/продукт
Ми не маємо необхідних ресурсів для реалізації проекту

Головне – чітко позначити причину відмови та уникати формулювань, які можуть образити одержувача.

4. Відмова від участі у заході

Розглянемо особливості складання листа-відмови від участі у заході.

Зразок: компанію запросили взяти участь у галузевій конференції. Але керівництво вирішило відмовитися через зайнятість співробітників іншим важливим проектом.

Оргкомітету конференції "Інновації у машинобудуванні"
Шановні колеги!
Дякуємо за запрошення взяти участь у Міжнародній конференції "Інновації у машинобудуванні". На жаль, цього року ми не зможемо бути присутніми на цьому значному галузевому заході.
У зв'язку з реалізацією масштабного інноваційного проекту, всі наші фахівці зайняті на даний момент. Ми вимушені з жалем відмовитись від участі у конференції, але обов'язково розглянемо можливість приєднатися наступного року.
Бажаємо успіхів у проведенні конференції та сподіваємось, що вона пройде на високому організаційному та змістовному рівні.

З повагою Генеральний директор ТОВ "Техмаш" Смирнов І.С.

Як видно з прикладу, причиною відмови може бути зайнятість співробітників іншим важливим проектом. Також можна вказати:

Відсутність фахівців з тематики заходу
Наявність більш пріоритетних заходів
Обмеженість витрат на відрядження

Якщо надійшло запрошення особисто виступити з доповіддю, можна відповісти:

Шановний Іване Петровичу!
Дякую Вам за запрошення виступити з доповіддю на конференції "Маркетинг майбутнього". На жаль, у зв'язку з великою завантаженістю в цей період я не зможу взяти участь у конференції як доповідач.
Я високо ціную довіру і сподіваюся, що надалі вибереться найкращий момент для мого виступу на ваших заходах. Бажаю успіхів в організації майбутньої конференції.
З повагою, Іванов Іван Іванович

5. Відмова від пропозиції щодо купівлі товару

Розглянемо приклад листа відмови від пропозиції постачальника про закупівлю обладнання.

Комерційному директору ТОВ "Альфа" Сидорову П.Є.
Шановний Петре Євгеновичу!
Дякуємо за пропозицію поставити обладнання для модернізації нашого виробництва. Ми уважно вивчили вашу комерційну пропозицію і вважаємо, що вона має низку переваг.
Однак зараз закупівля даного обладнання не входить до наших планів. У зв'язку із оптимізацією витрат ми змушені відкласти оновлення виробничих потужностей. Тому, на жаль, ми не можемо прийняти вашу пропозицію на даний момент.
Ми високо цінуємо нашу співпрацю та сподіваємось, що в майбутньому вийдуть проекти, для реалізації яких ми з радістю розглянемо можливість закупівлі вашого інноваційного обладнання.
З повагою, Генеральний директор ТОВ "Гамма" Сергєєв Д.М.

Як видно із зразка, можна вказати такі причини відмови від закупівлі товару:

Оптимізація витрат
Відсутність бюджету
Наявність аналогічного товару
Невідповідність стратегічним цілям

Важливо подякувати за пропозицію та зберегти можливість для співпраці у майбутньому.

6. Відмова від участі у тендері або підписання договору

Розглянемо письмову відмову від участі у тендері або підписання договору за його підсумками.

Генеральному директору ТОВ "Капітал" Іванову П.С.
Шановний Петре Сергійовичу!
Дякуємо за запрошення взяти участь у тендері на постачання обладнання для нового виробничого комплексу.
Ми уважно вивчили конкурсну документацію, але, на жаль, змушені відмовитись від подання заявки на участь у тендері у зв'язку з тим, що не можемо виконати низку обов'язкових вимог до учасників.
Тим не менш, ми зацікавлені у співпраці з вашою компанією. Якщо надалі з'являться проекти, за якими наша участь буде можлива, ми із задоволенням розглянемо ваші пропозиції.
Бажаємо успіхів у реалізації цього проекту.
З повагою, Генеральний директор ТОВ "Гамма" Сергєєв Д.М.

Як видно із зразка, причинами відмови можуть бути:

Невідповідність вимогам конкурсної документації
Зайнятість ресурсів іншими проектами
Відсутність фінансових можливостей

Головне – коректно сформулювати відмову та зберегти зацікавленість у співпраці.

7. Як відповісти відмовою на резюме чи вакансію

Розглянемо особливості листа-відмови претенденту на вакансію або роботодавцю на резюме.

Приклад відмови кандидату:

Іванову Івану Івановичу
Шановний Іване Івановичу!
Дякуємо Вам за відгук на вакансію менеджера з продажу у нашій компанії та за інтерес до роботи у нас.
Ми уважно вивчили Ваше резюме та вважаємо Вас гідним кандидатом. Однак у зв'язку зі зміною бізнес-процесів ця вакансія наразі закрита.
Ми високо цінуємо Ваш професіоналізм та досвід. Обов'язково розглянемо Вашу кандидатуру з появою нових вакансій, що відповідають Вашим компетенціям.
Бажаємо успіхів у пошуку роботи.
З повагою, Начальник відділу персоналу

Приклад відмови роботодавцю:

Директору ТОВ "Альфа" Петрову П.Є.
Шановний Петре Євгеновичу!
Дякуємо за надану увагу до моєї кандидатури на посаду фінансового аналітика.
Я уважно вивчив інформацію про вакансію та компанію. Однак я змушений відмовитися від подальшої співпраці через те, що ця позиція не повною мірою відповідає моїм професійним інтересам.
Я вдячний Вам за інтерес до моєї кандидатури та бажаю успіхів у підборі відповідного фахівця.
З повагою, Іванов Іван

Як видно з прикладів, причинами відмови претенденту можуть бути:

Закриття вакансії
Пошук кандидата з іншим набором компетенцій
Невідповідність зарплатним очікуванням

А здобувач може відмовити через:

Невідповідності посади його цілям
Відсутності перспектив розвитку
Некомфортних умов роботи

8. Відмова студенту в академічній відпустці чи перекладі

Розглянемо приклад листа-відмови студенту у наданні академічної відпустки.

Студенту Іванову І.С.
Шановний Іване Сергійовичу!
Адміністрація університету розглянула Вашу заяву про надання академічної відпустки за станом здоров'я.
На жаль, на даний момент ми не можемо задовольнити Ваше прохання, оскільки згідно з правилами університету основою для академічної відпустки є лише стаціонарне лікування тривалістю понад 30 днів, підтверджене медичними документами.
За наявності необхідних документів Ви можете подати заяву повторно. В іншому випадку просимо Вас продовжити навчання згідно з індивідуальним навчальним планом.
Бажаємо міцного здоров'я та успіхів у навчанні.
З повагою, Декан факультету

Як видно з прикладу, причиною відмови в академічній відпустці може бути відсутність необхідних документів, що підтверджують право на відпустку.

Аналогічно можна відповісти відмовою на заяву про переведення на іншу форму навчання, вказавши як причину недотримання необхідних умов.

9. Відмова у поверненні або обміні товару

Розглянемо приклад письмової відмови у обміні чи повернення товару покупцю.

Іванову І.С.
Шановний Іване Сергійовичу!
Ми розглянули Вашу претензію щодо повернення/обміну товару (найменування, дата покупки).
На жаль, ми не можемо задовольнити Вашу претензію, оскільки термін повернення товару належної якості складає 14 днів з моменту покупки згідно із Законом про захист прав споживачів.
Оскільки Ви звернулися через 14 днів, ми не маємо можливості прийняти товар назад або обміняти його відповідно до чинного законодавства.
Просимо вибачення за незручності. Наступного разу рекомендуємо звертатись протягом 14 днів з моменту покупки.
З повагою, Директор магазину

Як видно із зразка, причиною відмови у поверненні чи обміні найчастіше є порушення покупцем термінів на звернення.

10. Алгоритм складання листа-відмови

Давайте узагальним алгоритм складання листа-відмови:

Визначте адресата
Сформулюйте тему
Напишіть вступне звернення
Коротко нагадайте про отриману пропозицію
Ввічливо висловіть відмову
Поясніть причину відмови
Подякуйте за пропозицію
Висловіть надію на співпрацю у майбутньому
Оформіть заключне привітання та підпис

Дотримуючись цього алгоритму та підбираючи доречні формулювання, ви завжди зможете скласти коректний та ввічливий лист-відмова.

11. Корисні поради щодо складання листа-відмови

Давайте розглянемо кілька корисних порад від експертів для складання коректного листа-відмови:

Відразу переходьте до суті – чим менше слів, тим краще
Уникайте слів і фраз, які можуть образити або образити отримувача
Поясніть відмову максимально ввічливо та з розумінням
Пропонуйте альтернативні варіанти, якщо це можливо
Будьте позитивними і зосередьтеся на можливостях у майбутньому

Щоб зробити відмову максимально коректною:

Висловлюйте подяку за пропозицію
Вибачайтеся, що змушені відмовити
Поясніть відмову обставинами, а не особистостями
Дякуйте за розуміння та терпіння

Ось кілька універсальних формулювань для листів-відмов:

На жаль, ми змушені відмовитись.
Ми високо цінуємо Вашу пропозицію, але.
Ми доклали максимум зусиль, щоб.
Ми щиро шкодуємо, що не можемо.

Пам'ятайте, що відмова сприймається болісно. Намагайтеся пом'якшити його:

Вираженням жалю та подяки
Пояснення причин доступною мовою
Пропозицією альтернатив
Запевненням у повазі та цінності одержувача

12. Типові питання на тему листа-отказа

Розглянемо відповіді на питання, що часто ставляться по темі листів-відмов.

Запитання: Чи можу я взагалі нічого не відповідати на пропозицію про співпрацю?

Відповідь: Не рекомендується ігнорувати отримані пропозиції. Краще відправити ввічливу та аргументовану відмову, зберігши можливість для подальшої співпраці.

Запитання: Як відмовити, якщо не знаю імені одержувача?

Відповідь: Використовуйте нейтральне поводження, наприклад "Шановні панове". Головне правильно вказати організацію.

Запитання: Чи можу я просто написати "відмовляюся від."?

Відповідь: Найкраще розгорнуто пояснити причини відмови. Однозначна відповідь без пояснень може бути сприйнята негативно.

Запитання: Що робити, якщо я побоююся негативної реакції на відмову?

Відповідь: Максимально м'яко та позитивно сформулюйте відмову, висловіть подяку та надію на майбутню співпрацю за сприятливих обставин.

Лист-відмова

Уміння писати листи-отказы одна із найважливіших навичок працівника підприємства, відповідального зовнішні зв'язку організації та ділову листування. Зміст та подання такого листа не лише говорять про освіту та культуру його укладача, а й формують імідж, репутацію підприємства у бізнес-середовищі.

З яких приводів відбувається ділове листування

У кожну активну компанію регулярно надходять листи з різними пропозиціями. Це може бути пропозиція про співпрацю (комерційну), про участь у будь-якому заході (конференції, семінар, святкування) тощо. Також у зверненні між організаціями поширені листи-запити, претензії, нагадування тощо. Таким чином, кореспонденція підприємства, що входить, може обчислюватися десятками, а то й сотнями різних послань, які вимагають відповіді.

Бланк та зразок
Онлайн перегляд
Безкоштовне завантаження
Безпечно

Як оформити відмову

Розгляд того чи іншого листа жодним чином не гарантує того, що представник організації, що його отримав, в обов'язковому порядку відповість згодою на пропозицію, запит або претензію, що міститься в ньому. Навпаки, у часто працівники компаній пишуть відмови.

Але, щоб правильно відмовити, потрібні певні навички. Важливо не образити відправника листа негативним змістом – це диктують не лише правила елементарної ділової ввічливості, а й можливість того, що надалі він може стати замовником, клієнтом чи партнером.

Загальні відомості про діловий лист

Уся офіційна кореспонденція підпорядковується певним правилам складання. Перш за все, необхідно пам'ятати про те, що, незважаючи на те, що зміст листа може бути довільним, його структура і склад повинні відповідати нормам, прийнятим в оформленні ділових паперів, тобто. умовно поділені на три частини: початок (звернення та заголовок листа), основний розділ та висновок (підпис та дата).

Стиль письма має бути стриманим, лаконічним, без надмірно «навантажених» речень, складної специфічної термінології. Відмову слід робити максимально коректною, у ній неприпустимі грубість, ненормативна лексика та інші крайні прояви. p align="justify"> При формуванні листа потрібно обов'язково враховувати норми російської мови в плані культури мови, лексики, граматики, орфографії та стилістики.

Відмова може бути невмотивованою, але все ж таки краще, якщо в листі буде вказано його причину.

Якщо відповідь докладна і докладна, слід поділити її на абзаци чи пункти – так сприйняття тексту істотно полегшується.

При відмові не треба рубати з плеча та «спалювати мости» бажано залишити шляхи до відступу, тобто подякувати за надану увагу та висловити надію на можливість подальшої співпраці. І тому можна зазначити умови, які одержувач може виконати задля встановлення ділових відносин. Якщо є можливість порадити підприємство, яке також погодилося б на співпрацю чи інші пропозиції, висловлені в первісному посланні, то нехтувати нею не слід – це залишить добрий слід у пам'яті адресата.

На ім'я, кого писати

Відмову треба писати строго на ім'я тієї людини, яка підписалася під початковим листом. В іншому випадку, відмова може не дійти до адресата або загубитися в потоці кореспонденції. Однак, якщо під листом-пропозицією підпису конкретної людини не було, можна використовувати нейтральну форму звернення (наприклад, у вигляді простого вітання «Доброго дня»).

Оформлення листа-відмови

Лист можна написати від руки (такий формат буде говорити про особливе, тепле ставлення до адресата) або надрукувати на комп'ютері.

При цьому допустимо використання простого аркуша паперу або бланка з фірмовими реквізитами та логотипом компанії.

Лист-відмова формується в єдиному оригінальному примірнику, обов'язково датується та нумерується (відповідно до документообігу підприємства). При цьому інформацію про нього слід включити до журналу вихідної кореспонденції, наголосивши на його даті, номері та коротко — змісті. Надалі цей журнал може стати свідченням створення та надсилання послання.

Хто має підписати

В ідеалі під листом повинен стояти автограф директора організації, але це далеко не завжди (і практично зовсім виключено на підприємствах з великою чисельністю працівників і безліччю структурних підрозділів). Тому підписати лист про відмову може будь-який співробітник компанії, уповноважений на створення подібної документації та наділений правом підпису кореспонденції. Це може бути секретар, юрист, начальник чи спеціаліст будь-якого відділу.

Як надіслати лист

Лист можна надіслати різними способами, при цьому краще вибрати той, за допомогою якого дійшло початкове послання. Найбільш прийнятна відправка через пошту Росії, але в цьому випадку слід взяти рекомендоване з повідомленням про вручення, також можна застосувати передачу через представника або кур'єра (такий метод гарантує швидшу доставку). Допустимо й використання факсу, електронних засобів зв'язку та навіть соціальних мереж чи месенджерів (але лише за умови, що відправник початкового листа сам користується таким шляхом комунікації).

Лист-відмова від співпраці

Якщо вам потрібно було сформувати лист-відмову від співпраці, перегляньте його зразок та коментарі до нього.

На початку листа напишіть, для кого він призначений: вкажіть назву організації, посаду та ПІБ її представника, на ім'я якого складаєте відповідь. Використовуйте ввічливу форму звернення, подякуйте за виявлену увагу до вашої компанії і після цього переходьте до суті послання.
Обов'язково зішліться на той лист, у відповідь на який ви пишете відмову, вкажіть обставини, якими спричинена негативна реакція.Якщо вашим опонентом до його пропозиції були додані додаткові папери, позначте те, що ви з ними ознайомилися.
При можливості, висловіть у листі висловлення надії на те, що співпраця все ж таки відбудеться, не забувши внести умови, які для цього мають бути виконані.
На закінчення підпишіть листа і датуйте.

Лист-відмова від участі у заході

При складанні листа-відмови від участі у заході, скористайтеся наведеними вище рекомендаціями щодо листа-відмови від співпраці. У листі все стандартно, але обов'язково: інформація про відправника і адресата, потім — звернення, саму відмову зі згадуванням пропозиції, що надійшла, про участь у заході і обов'язкова вказівка обставин, що стали приводом до негативної відповіді, потім — підпис і дата.

Лист-відмова від пропозиції про роботу

Не тільки від підприємства може надійти лист-відмова. У деяких випадках його може виразити особа, яка не має до компанії жодного відношення: наприклад, претендент на якусь посаду. Якщо ви є саме такою людиною, формуйте відмову також відповідно до правил і норм ділової документації. Використовуйте ввічливе звернення, вкажіть найменування запропонованої вам вакансії, а також причину, через яку ви від неї відмовляєтеся (не забувайте про те, що потенційний роботодавець може переглянути умови роботи, що вам пропонується). Наприкінці обов'язково підпишіться та поставте дату.

Як правильно написати листа відмова — навчаємо на прикладі

Сьогодні мова піде про не дуже приємну, але таку, що досить часто зустрічається – лист-відмова.Відмова виникає у найрізноманітніших ділових ситуаціях: відмова у продовженні/відновленні співробітництва, відмова у виконанні вимог, відмова у прийомі на роботу і т.д.

При всій різниці ділових ситуацій написання листа-відмови пов'язане з однаковими труднощами, коли:

ми не можемо піти назустріч нашому адресату (можливо, адресату «непоганого», але не влаштовує нас з низки об'єктивних причин);
нам неприємно відповідати відмовою;
нам (особисто або компанії) важливо зберегти благо розташування та лояльність адресата.

Нещодавно я проводила тренінг із ділового листа для великої виробничої компанії. Учасниками тренінгу були керівники підрозділів, які забезпечують ефективну роботу служби закупівель. За діяльністю їм досить часто доводиться писати листи-відмови. Наприклад, компанія оголосила конкурс (тендер) на вибір постачальника послуг чи сировини, чи виробничих матеріалів. На її адресу надішли заявки від потенційних учасників. Тендерний комітет вибрав одну чи кілька компаній для співпраці. Частина компаній виявилася не обраною. І в цій ситуації потрібно офіційно та ввічливо написати листа-відмову. Здавалося б, що тут складного? Бери та пиши: «В результаті розгляду Вашої заявки прийнято рішення відмовити вам у співпраці».

І ось тут і з'являється труднощі: якщо уявити себе на місці адресата, який отримує такий лист, то для більшості людей таке формулювання звучить якось не зовсім добре і навіть прикро, хоча за фактом жодних поганих слів тут немає. Але є негативні емоції, є почуття образи від того, що пропозицію не оцінили, не вибрали, що перевагу надали іншому.А автори листа мають небезпеку надалі не одержати відгуку на свої пропозиції.

Як уникнути такого ефекту? Як відмовити так, щоб не образити, не ставити хрест на можливості майбутньої співпраці? Важливо знати правила ділового листа, що містить відмову!

Як правильно написати відмову