Товарна накладна

Товарна накладна - первинний бухгалтерський документ, що застосовується для оформлення переходу права власності (шляхом продажу, відпустки) на товар чи інші матеріальні цінності від продавця до покупця.

У накладній вказується найменування (вид) товару, його ціна, кількість та загальна вартість, а також сума ПДВ.

Крім того, товарна накладна повинна містити реквізити передавальної та приймаючої сторін, власноручні підписи уповноважених осіб, печатку організації.

Форма товарної накладної

У силу норм Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" усі факти господарської діяльності організації підлягають оформленню первинними обліковими документами, що затверджуються керівником організації за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

У цьому організація може використовувати як самостійно розроблені документи, і уніфіковані форми первинної документації, які у спеціальних альбомах і затверджуються Держкомстатом Росії.

Так, Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 затверджено Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій, серед яких - товарна накладна (форма N ТОРГ-12), що застосовується для оформлення продажу товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації.

Тому практично організації для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації застосовують товарну накладну формою ТОРГ-12.

Товарну накладну можна сформувати та зберігати як у паперовому вигляді, так і в електронному.

Оформлення товарної накладної

Складання товарної накладної

Товарна накладна складається у двох примірниках, один із яких залишається в організації-постачальника та є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей.

Другий екземпляр товарної накладної передається покупцю (вантажоодержувачу) і є підставою для оприбуткування цих цінностей та відрахування з ПДВ.

Підписання товарної накладної

Первинні документи підписуються керівником та головним бухгалтером або уповноваженими на те особами.

Перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, затверджуються керівником за погодженням із головним бухгалтером. Таким чином, керівник може передати право підписувати товарну накладну та оформляє це право довіреністю чи наказом.

При цьому в ТОРГ-12 може бути проставлено 5 підписів:

• три з боку продавця: (керівник, бухгалтер, відповідальний за відвантаження). У деяких великих організаціях підпис у товарній накладній при відвантаженні ставить одна людина. підписує своїм підписом. Такий порядок роботи має бути закріплений або у наказі, або в довіреності, або у посадових інструкціях «оператора»;
• одна з боку покупця (відповідальний за прийом товару) — у рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач». ), або уповноважена те що особа за довіреністю на право підпису первинних документів.
• ще один підпис - у рядку «Вантаж прийняв» - ставиться будь-якою матеріально-відповідальною особою, яка фактично приймає вантаж (у тому ж рядку заповнюються дані про доручення за перевезення ТМЦ). Це може бути як перевізник сторонньої організації-транспортувальника, так і представник організації. покупця. Керівник підприємства може прийняти товар без довіреності — у такому разі він розписується у рядку «Вантаж прийняв» і не заповнює рядки за вказівкою реквізитів довіреності.

При цьому в обох рядках «Вантаж отримав вантажоодержувач» і «Вантаж прийняв» може розписатися одна і та ж особа (якщо у неї є і довіреність на ТМЦ, і право підпису первинних документів). У цьому випадку підпис ставиться тільки в рядку «Вантаж». отримав».

Заповнення товарної накладної

У графі «Вантажовідправник» має бути зазначено відповідно до установчих документів повне або скорочене найменування вантажовідправника, юридичну адресу (можна разом із фактичною), телефон та банківські реквізити (р./рах. та БІК обов'язково!).

У разі коли відвантаження товару здійснюється не постачальником, а його структурним підрозділом, то необхідно вказувати у графі «Структурний підрозділ» його адресу місцезнаходження.

Графи «з ОКПО» та «Вигляд діяльності з ОКДП» вказуються для організації, яка становить товарну накладну, тобто для продавця ТМЦ.

У графі бланка товарної накладної «Вантажоодержувач» зазначається відповідно до установчих документів його повне або скорочене найменування, поштову адресу, телефон та банківські реквізити (р./рах. та БІК обов'язково!).

Графа «за ОКПО», навпроти «Вантажоодержувач», має бути обов'язково заповнена.

У графах бланка товарної накладної «Постачальник» та «Плательник» найчастіше вказується аналогічна інформація, що й у графах «Вантажовідправник» та «Вантажоодержувач» відповідно.

Але буває, що постачальник і відправник вантажу (платник і вантажоодержувач) - різні організації. Тоді у даних графах зазначається відповідно до установчих документів повне чи скорочене найменування організації, юридичну адресу, номер телефону та банківські реквізити.

У графі бланку товарної накладної «Підстава» мають бути зазначені номер та дата договору.

Якщо організація-постачальник доставку товару здійснює не самостійно, а залучаючи перевізника (вантажовідправника), то заповнюється графа «Транспортна накладна» (номер та дата транспортної накладної).

Перед зведеною таблицею бланка товарної накладної у графах «Номер документа» та «Дата складання» зазначається порядковий номер накладної та дата його складання відповідно.

Податкова інспекція наполягає на тому, щоб дата складання співпадала з датою відвантаження ТМЦ.
При заповненні зведеної таблиці слід враховувати такі моменти:

Дані у зведеній таблиці форми ТОРГ-12 повинні відповідати даним із бланку рахунку-фактури.

• у стовпці 5 бланка товарної накладної зазначається код одиниці виміру;
  
• у стовпці 6 бланка товарної накладної вказується вид тари (скорочено), у якій перевозиться товар (наприклад: ящики, коробки та ін.). Якщо перевозять невпакований вантаж, то прописується у відповідному рядку «н/в»;
• у стовпці 9 бланку товарної накладної вказується маса кожного товару з урахуванням маси тари. Необхідно прописувати одиниці маси (кг., т. ін.).

У графі бланка товарної накладної після слів «Товарна накладна має додаток на» вказується прописом кількість аркушів додатків до цієї форми.

У графі після слів і містить прописом вказується число порядкових номерів стовпця 1 зведеної таблиці.

Далі прописом зазначаються:

• у графі «Усього місць» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 8 зведеної таблиці;
• у графі «Маса вантажу (нетто, кг.)» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 10 зведеної таблиці;
  
• у графі «Маса вантажу (брутто, кг.)» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Всього за накладною» та стовпця 9 зведеної таблиці;
  
• у графі «Усього відпущено на суму» бланка товарної накладної число у перетині рядка «Усього за накладною» та стовпця 15 зведеної таблиці, копійки прописуються цифрами;

З боку постачальника товарна накладна має бути підписана всіма, хто дозволив і зробив відпустку вантажу, а також головним бухгалтером, та завірена печаткою.

Дати з боку продавця та платника повинні співпадати з датою складання накладної.

Електронна форма торгової накладної

Форма та порядок складання електронної накладної нічим не відрізняються від форми та порядку складання її паперового аналога, за винятком того, що електронний документ складається в одному екземплярі, що складається з двох файлів.

Один із них формується на боці продавця, а другий під час пересилання документа — на боці покупця.

Для підписання електронних накладних замість власноручного підпису використовуватиметься електронний підпис (ЕП), причому електронний товарний накладний підписується одним електронним підписом з боку продавця, і одним — з боку покупця. Разом два підписи.

При цьому у рядках «Відпустка дозволила», «Головний (старший) бухгалтер», «Відпустка вантажу зробив», «Вантаж прийняв» та «Вантаж отримав вантажоодержувач» зазначаються ПІБ та посади відповідних осіб, а в рядку «За довіреністю №» - інформація про доручення уповноваженої особи.

Об'єднання рахунку-фактури та товарної накладної в один документ

Рахунок-фактуру та товарну накладну (ТОРГ-12) допускається поєднувати в один документ.

Варіанти об'єднання рахунку-фактури та товарної накладної в один документ

Для того, щоб замість рахунку-фактури та товарної накладної складати один документ, існує два варіанти дій:

Варіант 1. Використовувати рекомендовану ФНП форму універсального передавального документа (УПД). При цьому у полі "Статус" УПД треба вказувати "1".

Варіант 2. Самостійно розробити форму документа. Для цього випливає:

1) доповнити форму рахунка-фактури наступними реквізитами (ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, п. 9 Правил заповнення рахунка-фактури)):

• описом господарської операції - відпустки товарів (наприклад, "товар відпустив" або "відпустку вантажу зробив");
• найменуванням посади представника вашої компанії, який відпустив товари, з його підписом, прізвищем та ініціалами;
• описом господарської операції - приймання товарів (наприклад, "товари прийняв" або "вантаж отримав");
• найменуванням посади представника компанії - покупця або вантажоодержувача, з його підписом, прізвищем та ініціалами;

2) наказом керівника організації затвердити таку доповнену форму рахунка-фактури, як первинний документ, як додаток до бухгалтерської облікової політики.

При цьому виключати будь-які реквізити рахунку-фактури з об'єднаного документа не можна.

Порядок виставлення та реєстрації об'єднаного документа

Доповнений рахунок-фактуру або УПД треба складати:

• при відвантаженні, а не протягом п'яти календарних днів від дня відвантаження;
• у двох примірниках, один із яких передається покупцеві, а другий реєструється у книзі продажів - так само, як звичайний рахунок-фактура.

Доповнений рахунок-фактура або УПД для обчислення ПДВ, податку на прибуток, а також бухгалтерського обліку будуть документами, що підтверджують відвантаження.

Порядок дій із об'єднаним документом у покупця

На підставі доповненого рахунку-фактури або УПД покупець може:

• прийняти товари до бухгалтерського обліку;
• прийняти до відрахування ПДВ, так само як за звичайним рахунком-фактурою;
• врахувати вартість товарів у податкових витратах.

Облік товарних накладних та зберігання

Законодавчо не закріплено жодних правил обліку товарних накладних.

Тому організація має право сама затвердити правила передачі та зберігання документів.

Насправді, зазвичай складі складається товарний звіт (первинний документ, виходячи з якого у обліку відбиваються дані реалізації товарів та його собівартості), якого у хронологічному порядку прикладаються товарні накладні.

Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Вкажіть їх на бухгалтерському форумі.

. основних засобів (ОС-1) чи товарну накладну (ТОРГ-12, М-15). Зазначимо. передати покупцеві рахунок-фактуру та товарну накладну. Оскільки перелік документів прямо. документа (наприклад, рахунок-фактуру та товарну накладну), а продавця звільнено від ПДВ .

. вартість) недостатньо просто наявності оформлених товарних накладних, актів про приймання виконаних робіт. постачання необхідно переконатися в наявності товарних накладних, транспортних та товарно-транспортних накладних. про приймання вантажу, зазначеними у товарній накладній (універсальному передавальному документі) та складській .

. заявки покупця, після чого в товарній накладній вказується найменування, кількість та ціна. товариство у матеріали справи представило товарні накладні (замовлення), товарно-транспортні накладні, рахунки. , предмет яких був узгоджений у товарних накладних, що мають посилання на конкретні договори. розглянутому випадку, поставки здійснювалися за товарними накладними (заявками), у яких і погоджувався.

. продаж товару складається УПД або товарна накладна та рахунок-фактура, при наданні . нього аванс. Постачальник представить суду товарну накладну з підписом та печаткою покупця.

. продукції переходять із дати підписання товарної накладної за формою ТОРГ-12. Організації. передачі продукції (акт приймання-передачі, товарна накладна за формою ТОРГ-12).

. повернення або уцінку товару (реєстр товарних накладних, оборотно-сальдові відомості за рахунками. ;БудАльянс" будівельне обладнання за товарною накладною від 04.04.2016 N .

. , що підтверджують оприбуткування товарно-матеріальних цінностей (товарні накладні, акти про виконання або .

. розрахунках безготівковими коштами) можуть бути товарні накладні, акти виконаних робіт чи наданих . діяльності – товарні накладні, рахунки-фактури, копії касових книг, що заповнюються або підписуються виконавцем.

. підтверджують договори, рахунки на оплату, товарні накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт.

. ) на представницькі цілі (договори, рахунки, товарні накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг).

. з первинним обліковим документом (наприклад, товарною накладною, актом приймання-передачі, іншим відвантажувальним).

Як заповнити товарну накладну у 2024 році

Товарна накладна необхідна, щоб оформити передачу товарів сторонньої організації. З нашої статті ви дізнаєтесь, які обов'язкові реквізити має містити такий документ, як його правильно заповнити та підписати.

01_Зразок заповнення товарної накладної.xlsx

02_Бланк товарної накладної.

Суть товарної накладної

Товарну накладну оформляють, коли потрібно відвантажити зі складу товари, продукції та інші матеріальні цінності. Її форма має бути затверджена в обліковій політиці організації як форма первинної облікової документації (год. 4 ст. 9 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБО 1/2008 «Облікова політика організації»). Більшість компаній користуються уніфікованою формою №ТОРГ-12.

Під відвантаженням (відпусткою) товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) розуміють як їх передачу покупцю під час продажу. Товарну накладну також можна використовувати в інших випадках, наприклад:

• під час передачі ТМЦ комісіонеру для подальшої реалізації;
• безоплатної передачі ТМЦ.

Накладну не застосовують для оформлення продажу (передачі) основних засобів, фінансових вкладень та іншого майна, що не належить до ТМЦ.

Товарна накладна за формою № ТОРГ-12 в електронному вигляді не складається: наказ ФНП від 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, який затвердив формат цього документа, втратив чинність з 01.07.2017.

Разом з тим, для оформлення приймання-передачі товарів використовують формат подання документа про передачу товарів при торгових операціях в електронній формі, затверджений наказом ФНП від 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@. Електронний документ засвідчують електронним підписом (год. 5 ст. 9 закону № 402-ФЗ).

Чи обов'язкова товарна накладна

Товарна накладна - Це первинний обліковий документ, що застосовується для оформлення продажу (відпустки) ТМЦ сторонньої організації. Правильно складена накладна дозволить прийняти ПДВ до відрахування на придбання товарів, а також включити його вартість у витрати. Постачальнику вона потрібна, щоб списати відвантажені цінності.

Ведете облік у торгівлі? Зараз більшість торгових компаній працюють із маркетплейсами. Але облік послуг агента при онлайн-торгівлі має свою специфіку і компаніям дуже потрібні бухгалтери, які розуміються на темі. Займіть нішу та заробляти на тих, хто продає товари через Wildberries, Ozon, Яндекс та інші маркетплейси. Пройдіть курс підвищення кваліфікації «Бухгалтер маркетплейсу», отримайте офіційне посвідчення та станьте спеціалістом у перспективній сфері.

Тепер ви можете купити курс за 9900 руб. замість 28600 руб.!

Хто складає товарну накладну

Товарну накладну складає організація-постачальник.

Реквізити товарної накладної

Для визнання витрат з метою оподаткування прибутку та прийняття до відрахування ПДВ у товарній накладній мають бути заповнені наступні обов'язкові реквізити (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 ПК, год. 2 ст. 9 закону №402-ФЗ, листи ФНП від 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485, Мінфіну від 04.02.2015 № 03-03-10/4547):

• дата складання;
• назва продавця та вантажовідправника, покупця та вантажоодержувача;
• найменування ТМЦ, їх кількість (із зазначенням одиниць виміру), вартість;
• назва посад, підписи, розшифрування підписів осіб, які здійснили операції з відвантаження та приймання ТМЦ та (або) відповідальних за оформлення цих операцій.

Хто підписує товарну накладну

У товарній накладній за формою № ТОРГ-12 передбачені підписи осіб, які здійснили відвантаження (приймання) ТМЦ та (або) відповідальних за її оформлення з боку продавця (відправника вантажу) та покупця (вантажоодержувача) (пп. 6, 7 год.2 ст. 9 закону №402-ФЗ, п. 11 ФСБО 27/2021 «Документи та документообіг у бухгалтерському обліку»).

Право підпису мають особи, внесені до переліку, визначеного керівником компанії за погодженням з головним бухгалтером (п. 16 ФСБО 27/2021).

У товарних накладних на паперовому носії потрібно проставляти власноручні підписи. Первинні облікові документи з факсимільним відтворенням підписів не приймаються контролюючими органами як виправдувальні документи з метою обчислення податку на прибуток або УСНО (п. 7 ч. 2 ст. 9 закону №402-ФЗ, листи Мінфіну від 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, від 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

З боку продавця (постачальника)

З боку продавця товарну накладну підписують:

• у рядку «Відпустка вантажу дозволила» - Керівник фірми або інша уповноважена особа;
• у рядку «Головний (старший) бухгалтер» - Головний бухгалтер або інший працівник бухгалтерії, уповноважений на оформлення накладної;
• у рядку «Відпустка вантажу зробив» - Особа, що фактично відвантажила ТМЦ зі складу. У рядку «Відпустка вантажу зробив» ТОРГ-12 розписується працівник постачальника, який фактично відпустив товар і має право підпису первинних облікових документів на відпустку ТМЦ, якщо товар відвантажений зі складу.

Якщо продавець і відправник вантажу — різні організації (наприклад, при транзитній торгівлі), підпис у рядку «Відпустка вантажу зробив» ставить працівник продавця, відповідальний за оформлення операції, на підставі накладної, оформленої відправником вантажу, в якій є підпис, що підтверджує фактичну відпустку ТМЦ.

Датою підписання ТОРГ-12 продавцем є дата відвантаження (відпустки) ТМЦ.

З боку покупця

З боку покупця у товарній накладній розписуються особи, які мають право підпису.

У рядку «Вантаж прийняв» накладний за формою № ТОРГ-12 розписується особа, яка прийняла вантаж у місці передачі ТМЦ, відмінному від складу покупця (вантажоодержувача). Наприклад, при прийманні ТМЦ на складі продавця або відправника вантажу підпис у цьому рядку може поставити працівник покупця або представник транспортної компанії, найнятої ним.

На осіб, які отримують вантаж від імені покупця, оформлюють довіреність, реквізити якої вказують у рядку «За довіреністю № від «» ____».

У рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач» ставить підпис особа, яка прийняла вантаж на складі покупця (наприклад, матеріально-відповідальні працівники складу), якщо товар доставляється складу покупця.

Якщо товари надходять на склад іншої компанії (вантажоодержувача), минаючи склад покупця (наприклад, при транзитній торгівлі), підпис у рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач» ставить працівник покупця, відповідальний за оформлення операції, на підставі накладної, оформленої покупцем та вантажоодержувачем, в якій є підпис вантажоодержувача, що підтверджує фактичне отримання ТМЦ.

Товарна накладна підписується у рядку «Вантаж прийняв» у момент отримання ТМЦ представником покупця у місці, відмінному від складу покупця.

У рядку «Вантаж отримав вантажоодержувач» підпис ставиться після приймання ТМЦ на складі покупця (вантажоодержувача).

Дата в товарній накладній, проставлена ​​покупцем, це дата приймання ТМЦ складі покупця.

Чи потрібна друк у товарній накладній

Друк на товарній накладній ставити необов'язково, оскільки він не є обов'язковим реквізитом первинного облікового документа (листи Мінфіну від 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНП від 13.01.2016 № СД-4-3/105@).Крім того, організації можуть не мати печатки відповідно до статуту (п. 5 ст. 2 закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» від 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 закону «Про акціонерні товариства» від 26.12.1995 № 208-ФЗ). У той самий час, якщо сторони мають печатки, можуть у договорі поставки вказати необхідність проставлення відбитків печаток на товарних накладних.

Скільки екземплярів товарної накладної оформляти

Накладна складається у двох примірниках. Перший екземпляр залишається у постачальника. Він є основою списання ТМЦ. Другий екземпляр передається покупцю і є основою оприбуткування цих цінностей.

Порядок заповнення товарної накладної

Реквізити організації-відправника вантажу в ТОРГ-12 потрібно заповнити, вказавши найменування, адресу, телефон, банківські реквізити, код по ОКПО, код виду діяльності:

• сторонньої організації, яка є відправником вантажу, якщо ТМЦ відвантажуються з її складу (наприклад, товар відвантажується зі складу виробника покупцю, минаючи склад постачальника);
• постачальника, якщо ТМЦ відвантажується з його складу.

Якщо компанія-постачальник реалізує товари через відокремлений підрозділ, то у рядку «Структурний підрозділ» слід зазначити назву такого підрозділу, а у рядку «Організація-вантажовідправник» — назву головної організації, поштову адресу, телефон та банківські реквізити відокремленого підрозділу. За відсутності підрозділу окремого розрахункового рахунки вказують банківські реквізити головної організації.

Як адресу відправника вантажу можна вказати його поштову адресу. У такому разі розбіжностей між товарною накладною та рахунком-фактурою не буде (листи Мінфіну від 06.02.2018 № 03-07-14/6704, від 21.07.2017 № 03-07-09/46548, пп. "е" п. 1 правил заповнення рахунку-фактури).

У рядку «Реквізити вантажоодержувача» Необхідно заповнити найменування, адресу, телефон, банківські реквізити, і навіть код по ОКПО організації, яка фактично отримує товар.

Якщо ТМЦ відвантажуються на адресу філії чи іншого відокремленого підрозділу покупця, потрібно прописати найменування, адресу, телефон та банківські реквізити такого підрозділу. За відсутності відокремленого підрозділу окремого розрахункового рахунки можна навести банківські реквізити головної організації.

Можна доповнити ТОРГ-12 рядком «Адреса доставки», якщо товар треба передати одержувачу вантажу не за його поштовою адресою, а, наприклад, в порту або на залізничній станції.

У рядку «Постачальник» вказують найменування, адресу організації-постачальника, вказану в ЄДРЮЛ, а також телефон та банківські реквізити.

У рядку «Платник» прописують найменування, адресу за даними ЄДРЮЛ, телефон та банківські реквізити покупця.

У рядку «Підстава» потрібно вказати номер та дату договору (замовлення-наряду). За відсутності договору – номер та дату рахунку, якщо вона є, по суті, договором.

У осередок «Дата складання» потрібно вписати дату відвантаження товару відправником вантажу на адресу одержувача вантажу.

У табличну частину товарної накладної вносять дані про ТМЦ, що відвантажуються. Обов'язково потрібно вказати найменування, кількість, одиниці виміру, ціну, суму без урахування ПДВ, ПДВ (за наявності) та суму з урахуванням ПДВ (пп. 4, 5 год. 2 ст. 9 закону №402-ФЗ).

Найменування товару необхідне продублювати з договору (специфікації до договору) для того, щоб знизити ризики відмови покупця від прийняття та оплати товару або вимог щодо повернення сплаченої суми (п. 1 ст. 468 ЦК).Воно має бути викладено російською мовою, винятком можуть бути лише фірмові найменування (п. 5 ФСБО 27/2021, лист Мінфіну від 18.05.2017 № 03-01-15/30422).

Не є порушенням комбіноване написання найменування (наприклад, мікрохвильова піч SUPRA 20MW70). Вказувати лише артикул без найменування товару, його коду та характеристики допускається форматом подання документа про передачу товарів при торгових операціях в електронній формі. Однак, не рекомендуємо це робити, якщо вказівка ​​артикула не ідентифікує товар однозначно.

Код товару у ТОРГ-12 не є обов'язковим реквізитом. Можна вказати в стовпці «Код» артикул, внутрішній номенклатурний номер товару або код із переліків товарів, що оподатковуються за зниженими податковими ставками або які звільняються від оподаткування ПДВ. Наприклад, під час продажу медичних товарів, які не оподатковуються ПДВ за пп. 1 п. 2 ст. 149 ПК, можна вказати код за ОКПД2, що міститься у переліку, затвердженому постановою Уряду від 30.09.2015 № 1042.

При вказівці кількості товару необхідно вказати одиниці вимірювання ТМЦ (найменування та код за ОКЕЇ).

Як виправити товарну накладну

Виправити паперову накладну можна двома способами.

1. Шляхом внесення правок до первісного документа. Для цього (год. 7 ст. 9 закону №402-ФЗ, пп. 19, 21 ФСБО 27/2021):

• помилковий запис закреслюють однією рисою так, щоб його можна було прочитати;
• вносять вірний запис;
• роблять напис: «Виправлено» та вказують дату виправлення.

Виправлення вносять до всіх екземплярів паперової накладної та засвідчують підписами всіх уповноважених осіб, які підписали документ. Підчистки (зокрема, замазування, стирання) не допускаються.

2. Шляхом складання нових виправлених накладних.

На думку контролюючих органів, для розробки організацією способів внесення виправлень у первинні документи допустимо використовувати правила коригування рахунків-фактур.

Тобто вносити правки до документа можна шляхом складання нового екземпляра, в якому вказують номер та дату документа, складеного до внесення до нього виправлень, а також порядковий номер та дату виправлень. Ці правила можна застосовувати під час упорядкування первинних документів як у паперовому носії, і у вигляді електронного документа (листи ФНП від 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, від 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, Мінфіну від 22.01.2016 № 07-01-09/2235).

Якщо необхідно внести виправлення до товарної накладної, складеної на паперовому носії, то для цього можна скласти нову виправлену накладну з вірними даними, що містить номер та дату виправлення. Нова накладна має бути підписана особами, які підписали початкову накладну, або іншими уповноваженими особами.

Якщо для оформлення приймання-передачі товарів використовують формат подання документа про передачу товарів при торгових операціях в електронній формі, то виправлення до нього вносяться шляхом складання нового документа в електронній формі, в якому вказують номер та дату початкового документа, а також порядковий номер та дату виправлень (п. 20 ФСБО 27/2021).

Як зберігати товарні накладні

Товарні накладні потрібно зберігатие менше 5 років після звітного року (год. 1 ст. 29 закону № 402-ФЗ, ст. 518 переліку типових управлінських архівних документів, затвердженого наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236). У разі необхідності організація може продовжити термін зберігання.Він обчислюється з 1 січня року, наступного за роком складання документа (пп. 4.1, 4.11 інструкції, затвердженої наказом Росархіву від 20.12.2019 № 237).

• #ПДВ
• #відокремлений підрозділ
• #оформлення документів
• #обов'язкові резерви
• #первинні документи
• #облік у торгівлі
• # товарно-матеріальні цінності
• #товарна накладна

• Автор: Юлія Сискова