Створення запиту, форми або звіту в Access

Розділена форма дозволяє одночасно відображати дані у двох уявленнях — у режимі таблиці та у поданні форми. Наприклад, можна знайти запис у режимі таблиці, а потім відредагувати його у режимі форми.

У області навігації виберіть таблицю або запит із даними.
На вкладці Створення натисніть кнопку Інші форми та виберіть пункт Розділена форма.

Щоб отримати додаткові відомості, див. Створення розділеної форми.

Створення звіту

На вкладці Створення натисніть кнопку Майстер звітів.
Виберіть таблицю або запит, двічі клацніть кожне поле у списку Доступні поля, щоб додати його до звіту, та натисніть кнопку Далі.
Двічі клацніть поле, за яким має проводитися угруповання, та натисніть кнопку Далі.
Заповніть інші сторінки майстра та натисніть кнопку Готово.

Створення простого звіту

У Access можна створювати різні звіти, від найпростіших до складних. Почніть із роздумів про джерело записів звіту. Незалежно від того, чи звіт є простим списком записів або згруповано зведення продажів по регіонах, спочатку необхідно визначити, які поля містять дані, які ви хочете побачити у звіті, і в яких таблицях чи запитах вони знаходяться.

Після вибору джерела записів найпростіше скористатися майстром звітів. Майстер звітів — це компонент Access, який створює звіти на основі отриманих відповідей.

У цій статті

Вибір джерела записів
Створення звіту за допомогою засобу "Звіт"
Створення звіту за допомогою майстра звітів
Створення наклейок за допомогою майстра наклейок
Створення звіту за допомогою засобу "Порожній звіт"
Розділи звіту
Елементи керування
Доопрацювання звіту в режимі макету
Доопрацювання звіту в режимі конструктора
Додавання елементів керування до звіту
Збереження роботи
Перегляд, друк звіту та його надсилання електронною поштою
Перегляд звіту
Друк звіту
Надсилання звіту електронною поштою

Вибір джерела записів

Звіт складається з даних, отриманих із таблиць або запитів, та відомостей, що зберігаються в макеті звіту, таких як підписи, заголовки та малюнки. Таблиці або запити, які містять дані, називаються також джерелом записів звіту. Якщо всі необхідні поля містяться в одній таблиці, вкажіть її як джерело записів. Якщо поля знаходяться в кількох таблицях, як джерело записів доведеться використовувати один або кілька запитів. Іноді ці запити вже існують у базі даних, але може знадобитися сформувати нові запити спеціально для цього звіту.

Створення звіту за допомогою засобу "Звіт"

Засіб "Звіт" - це найшвидший спосіб створення звіту, тому що при його використанні звіт формується відразу ж без запиту додаткової інформації. У звіті будуть представлені всі записи базової таблиці чи запиту. Хоча звіт, що вийшов, швидше за все, буде далеким від досконалості, він дозволить швидко переглянути базові дані. Після цього звіт можна зберегти та змінити в режимі макета або конструктора відповідно до поставленого завдання.

В області навігації клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно створити звіт.
На вкладці Створення у групі Звіти виберіть Звіт. Access створить звіт і відобразить його як макет.
Щоб отримати додаткові відомості про перегляд та друк звіту, див. Перегляд, друк звіту та його надсилання електронною поштою.

Після перегляду звіт можна зберегти, а потім закрити його та джерело записів — таблицю або запит. Наступного разу при відкритті звіту Access відобразить у ньому останні дані з джерела записів.

Створення звіту за допомогою майстра звітів

У майстрі звітів можна точніше настроїти поля, які потрібно включити до звіту. При цьому можна вказати спосіб угруповання та сортування даних, а також додати у звіт поля з декількох таблиць або запитів, якщо відносини між ними задані заздалегідь.

На вкладці Створення у групі Звіти виберіть Майстер звітів.
Виконуйте вказівки на сторінках майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово. Попередній перегляд звіту дозволяє побачити, як він виглядатиме під час друку. Ви також можете збільшити масштаб для перегляду деталей. Щоб отримати додаткові відомості про перегляд та друк звіту, див. Перегляд, друк звіту та його надсилання електронною поштою.

Примітка: Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць чи запитів, не натискайте у майстрі звітів кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту. Повторіть процедуру вибору для іншої таблиці або запиту, а також виберіть клацанням миші інші поля, які потрібно додати до звіту. Потім, щоб продовжити, натисніть кнопку Далі або Готово.

Створення наклейок за допомогою майстра наклейок

Майстер наклейок допомагає створювати наклейки більшості стандартних розмірів.

В області навігації двічі клацніть джерело записів для наклейок — таблицю або запит.
На вкладці Створення у групі Звіти виберіть Наклейки.
Виконуйте інструкції на сторінках майстра наклейок. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Відобразяться наклейки в режимі попереднього перегляду, що дає уявлення про те, як вони виглядатимуть у надрукованому вигляді. За допомогою повзунка в рядку стану Access можна збільшити масштаб, щоб переглянути деталі. Щоб отримати додаткові відомості про перегляд та друк звіту, див. Перегляд, друк звіту та його надсилання електронною поштою.

Примітка: Попередній перегляд — це єдиний режим, де видно кілька стовпців. В інших уявленнях дані відображаються в одному стовпці.

Створення звіту за допомогою засобу "Порожній звіт"

Якщо вам не підходять ні засіб "Звіт", ні майстер звітів, можна створити звіт із нуля за допомогою засобу "Порожній звіт". Це дуже швидкий спосіб, особливо якщо до звіту потрібно додати лише кілька полів. Щоб скористатися засобом "Порожній звіт", виконайте такі дії:

На вкладці Створення у групі Звіти виберіть Порожній звіт. У режимі макету буде відкрито порожній звіт, а в правій частині вікна Access з'явиться область "Список полів".
В області Список полів клацніть знак плюс (+) поряд з однією або декількома таблицями, які містять поля, які потрібно включити до звіту.
По черзі перетягніть кожне з полів у звіт або, натиснувши та утримуючи клавішу CTRL, виберіть кілька полів і перетягніть їх одночасно.
Використовуйте кошти у групі Колонтитули на вкладці Конструктор звіту , щоб додати логотип, заголовок, номери сторінок або дату та час звіту.

Розділи звіту

Звіт Access складається з кількох розділів. Розділи можна переглядати як конструктора. Щоб створювати корисні звіти, необхідно розуміти, навіщо використовується кожен розділ.Наприклад, від того, в якому розділі розміщується обчислюваний елемент керування залежить те, як Access розраховує результати. У наступному списку описані розділи звіту та їх використання:

Заголовок звіту. Друкується лише один раз на початку звіту. У заголовок включається інформація, що зазвичай розміщується на обкладинці, наприклад логотип компанії, назва звіту або дата. Якщо до заголовка звіту додано обчислюваний елемент управління, що використовує агрегатну функцію Sum, сума розраховується на весь звіт. Заголовок звіту друкується перед верхнім колонтитулом.
Верхній колонтитул. Друкується вгорі кожної сторінки. Верхній колонтитул використовується у випадках, коли потрібно, наприклад, щоб назва звіту повторювалася на кожній сторінці.
Заголовок групи. Друкується на початку кожної нової групи записів. Заголовок групи використовується для друку імені групи. Наприклад, у звіті, що згруповано за товарами, заголовок групи можна використовувати для друку назви товару. Якщо в заголовку групи є елемент управління, що обчислюється, з агрегатною функцією Sumсума обчислюється для поточної групи.
Область даних. Цей розділ друкується один раз для кожного рядка даних із джерела записів. У ньому розміщуються елементи управління, що становлять основний зміст звіту.
Примітка групи. Друкується наприкінці кожної групи записів. Примітку групи можна використовувати для друку інформації про неї.
Нижній колонтитул. Виводиться наприкінці кожної сторінки. Використовується для нумерації сторінок та друку інформації про сторінку.
Примітка звіту. Друкується один раз наприкінці звіту. Примітку звіту можна використовувати для друку результатів та іншої зведеної інформації з усього звіту.

Примітка: У Конструкторі примітка звіту відображається під нижнім колонтитулом. Однак під час друку або попереднього перегляду цей розділ міститься над нижнім колонтитулом, відразу після останнього примітки групи або останнього рядка даних на останній сторінці.

Відомості про елементи керування

Елементами управління називаються об'єкти, які використовуються для відображення даних або виконання інших дій, а також виводять елементи, що включають інтерфейс користувача (наприклад, написи і малюнки), і дозволяють працювати з ними. Access підтримує три типи елементів управління: пов'язані, вільні та обчислювані.

Пов'язаний елемент керування це елемент керування, джерелом даних для якого служить поле в таблиці або запиті. Такі елементи керування використовуються для відображення значень, отриманих із полів бази даних. Значення можуть бути текст, дати, числа, логічні значення, зображення або графіки. Найпоширенішим типом пов'язаних елементів керування є текстове поле. Наприклад, текстове поле форми, в якому відображається прізвище співробітника, може отримувати ці відомості з поля "Прізвище" у таблиці "Співробітники".
Вільний елемент керування це елемент управління, який не має джерела даних (такого як поле або вираз). Вільні елементи керування застосовуються для відображення відомостей, ліній, прямокутників та малюнків. Наприклад, мітка з назвою звіту є вільним елементом керування.
Обчислюваний елемент управління - Це елемент управління, джерелом даних для якого є вираз, а не поле. Ви вказуєте значення, яке хочете використовувати для елемента керування, визначивши вираз як його джерело даних.Вираз може бути поєднанням операторів (таких як = і +), імен елементів управління та полів, функцій, що повертають одне значення, та констант. Наприклад, наступний вираз обчислює ціну товару з 25-відсотковою знижкою шляхом множення значення у полі "Ціна за одиницю" на постійне значення (0,75): = [Ціна за одиницю] * 0,75 Вирази можуть використовувати дані з поля в базовій таблиці або запит форми, а також дані з іншого елемента управління у звіті.

При створенні звіту, можливо, ефективніше спочатку додати та розмістити всі пов'язані елементи керування, особливо якщо вони становлять більшість елементів керування у звіті. Потім можна додати незв'язані та обчислювані елементи управління, які завершують проектування, за допомогою засобів у групі Елементи управління на вкладці Конструктор звітів .

Елемент управління зв'язується з полем шляхом визначення поля, з якого отримує дані. Елемент керування, пов'язаний з вибраним полем, можна створити шляхом перетягування поля з списку полів у звіт. У списку полів відображаються поля таблиці або запиту, на основі яких було створено звіт. Щоб відобразити панель Список полів , на вкладці Конструктор звіту у групі Сервіс клацніть Додати існуючі поля.

Крім того, ви можете прив'язати поле до елемента керування, ввівши його ім'я в сам елемент керування або поле значення ControlSource на його сторінці властивостей. Сторінка властивостей визначає характеристики елемента управління, наприклад, його ім'я, джерело даних і формат.

Рекомендується створювати елементи керування за допомогою області Список полів з двох причин:

Пов'язаний елемент керування має прикріплений підпис, і цей підпис за умовчанням приймає як заголовок ім'я поля (або заголовка, визначеного для даного поля в базовій таблиці або запит), тому не потрібно вводити заголовок самостійно.
Пов'язаний елемент керування успадковує багато параметрів поля з базової таблиці або запиту (наприклад, властивості Формат, DecimalPlaces і InputMask). Це гарантує, що значення властивостей поля не зміняться під час створення пов'язаного з ним елемента керування.

Якщо ви вже створили вільний елемент керування, який необхідно зв'язати з полем, задайте ім'я поля як значення властивості ControlSource цього елемента керування. Для отримання додаткових відомостей про якість ControlSource виконайте пошук за словом "ControlSource" у довідковій системі.

Доопрацювання звіту в режимі макету

Створений звіт легко доопрацювати як макет. Орієнтуючись на фактичні дані звіту, можна відрегулювати ширину стовпців, змінити їх порядок, додати рівні угруповання та підсумкові значення. Ви можете додати до звіту нові поля, а також змінити властивості звіту та елементів керування, що входять до нього.

Щоб перейти в режим макету, клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду Режим макету.

Access виведе звіт у режимі макету.

Для зміни властивостей звіту, елементів керування та розділів можна використовувати сторінку властивостей. Щоб відкрити сторінку властивостей, натисніть клавішу F4.

Ви можете використовувати область Список полів, щоб додати поля з базової таблиці або запиту до структури звіту. Щоб відобразити область Список полів, виконайте одну з таких дій:

На вкладці Конструктор макету звіту у групі Сервіс клацніть Додати існуючі поля.
Натисніть клавіші ALT+F8.

Після цього можна буде додавати поля до звіту, перетягуючи їх з області Список полів.

Доопрацювання звіту в режимі конструктора

Ви також можете налаштувати структуру звіту за допомогою конструктора. Можна додати нові елементи керування та поля до звіту, помістивши їх на бланк. На сторінці властивостей можна встановити велику кількість властивостей для налаштування звіту.

Щоб перейти на конструктор, клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду Конструктор.

Access виведе звіт у конструкторі.

На вкладці Конструктор звіту у групі Сервіс клацніть Додати існуючі поля.
Натисніть клавіші ALT+F8.

Після цього можна буде додавати поля до звіту, перетягуючи їх з області Список полів.

Додавання поля з області ''Список полів''

Щоб додати одне поле, перетягніть його з області Список полів у потрібний розділ звіту.
Щоб додати кілька полів, клацніть їх, утримуючи клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до звіту.

Під час перетягування полів Access створює для кожного з них пов'язане текстове поле та автоматично розміщує поряд з ним підпис.

Додавання елементів керування до звіту

Деякі елементи керування створюються автоматично, наприклад, елемент керування "Пов'язане текстове поле", який створюється при додаванні поля з області "Список полів Багато інших елементів управління можна створити в режимі конструктора за допомогою коштів у групі Елементи керування на вкладці Конструктор звіту .

Визначення імені засобу

Наведіть вказівник миші на засіб. Access відобразить ім'я засобу.

Створення елемента керування за допомогою засобів у групі "Елементи керування"

Натисніть інструмент для типу елемента керування, який потрібно додати. Наприклад, щоб створити поле перевірка, встановіть прапорець

Натисніть елемент керування, щоб виділити його.
Наведіть вказівник миші на край елемента управління і утримуйте його, доки покажчик не набуде вигляду чотиристоронньої стрілки.

Внаслідок цієї процедури створюється вільний елемент управління. Якщо тип елемента керування передбачає відображення даних (наприклад, текстове поле або прапорець), для цього необхідно вказати його властивості ControlSource ім'я поля або вираз. Щоб отримати додаткові відомості, див. Елементи керування.

Відображення сторінки властивостей

Щоб відобразити вікно властивостей у режимі конструктора, виконайте одну з таких дій:

На вкладці Депорт-конструктор у групі Інструменти клацніть Аркуш властивостей.
Натисніть клавішу F4.

Збереження документа

Зберігши макет звіту, можна надалі виконувати звіт у міру потреби. Макет залишиться без змін, однак до звіту під час друку або перегляду щоразу включатимуться поточні дані. За потреби можна змінити макет звіту або створити на його основі схожий звіт.

Збереження макету звіту

Клацніть Файл >Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S. Крім того, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
Якщо звіт не має назви, введіть його в поле Ім'я звіту, а потім натисніть кнопку ОК.

Збереження макету звіту під новим ім'ям

Клацніть Файл >Зберегти як >Зберегти об'єкт як.
У діалоговому вікні Збереження введіть ім'я у поле Збереження об'єкта "Звіт" у, а потім натисніть кнопку ОК.

Перегляд, друк звіту та його надсилання електронною поштою

Збережіть макет звіту для повторного використання. Макет звіту залишиться незмінним, але під час друку буде використано поточні дані. Якщо вимоги до звіту зміняться, ви зможете змінити макет звіту або створити аналогічний звіт на його основі.

Перегляд звіту

Перегляд звіту можна різними способами. Вибір того чи іншого способу залежить від дій, які передбачається виконати зі звітом та включеними до нього даними.

Якщо ви хочете тимчасово змінити дані у звіті перед його друком або скопіювати дані звіту до буфера обміну, відкрийте звіт у режимі звіту.
Якщо ви хочете змінити макет звіту, переглядаючи його дані, скористайтеся макетом.
Якщо ви бажаєте переглянути звіт перед друком, відкрийте його в режимі попереднього перегляду.

Примітка: Якщо у звіті є кілька стовпців, то їх буде видно лише в режимі попереднього перегляду. У звіті та в режимі макету відображається один стовпець.

Перегляд у режимі звіту

Режим звіту використовується за замовчуванням при відкритті звіту подвійним клацанням в області навігації. Якщо звіт ще не відкритий, двічі клацніть його ім'я в області навігації: звіт відкривається у режимі звіту.

Якщо звіт вже відкритий, клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду Подання звіту.

Робота з даними у режимі звіту

У режимі звіту можна виділити текст звіту та скопіювати його в буфер обміну. Щоб виділити рядки повністю, клацніть поле поруч із ними і, не відпускаючи кнопку миші, протягніть покажчик вниз. Виділені рядки можна скопіювати в буфер обміну, виконавши такі дії:

На вкладці Головна у групі Буфер обміну виберіть Копіювати.
Клацніть правою кнопкою миші виділені рядки та виберіть команду Копіювати.
Поєднання клавіш: CTRL+C.

Відображення лише потрібних рядків за допомогою фільтрів

У режимі звіту можна використовувати фільтри до даних. Наприклад, якщо у звіті є стовпець "Країна/регіон" і потрібно відобразити лише рядки, що містять назву "Канада", виконайте такі дії:

У звіті знайдіть слово "Канада" та клацніть його правою кнопкою миші.
Виберіть команду Рівно "Канада".

Access створить та застосує фільтр.

Увімкнення та вимкнення фільтрів

Перемикатися між режимами відображення із застосуванням та без застосування фільтрів можна за допомогою кнопки Переключити фільтр у групі Сортування та фільтр на вкладці Головна. При цьому фільтр не видаляється - відбувається лише його увімкнення та відключення.

Видалення фільтра

Клацніть правою кнопкою миші поле, з якого потрібно зняти фільтр.
Клацніть Зняти фільтр із поля: ім'я_поля. (Замість ім'я_поля буде вказано фактичне ім'я поля.)

Якщо фільтр видалено, його не можна увімкнути за допомогою команди Переключити фільтр. Вам потрібно буде заново створити фільтр.

Примітка: Якщо застосувати до звіту фільтр, а потім зберегти та закрити звіт, фільтр також буде збережено.Однак при наступному відкритті звіту Access не застосовується фільтр. Щоб повторно застосувати цей фільтр, у групі Сортування та фільтр на вкладці Головна натисніть кнопку Переключити фільтр.

Попередній перегляд звіту

Клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та в контекстному меню виберіть команду Попередній перегляд.

Для послідовного перегляду сторінок звіту або переходу на потрібну сторінку використовуйте навігаційні кнопки.

1. Натисніть, щоб відкрити першу сторінку.

2. Натисніть , щоб вивести попередню сторінку.

3. Натисніть , щоб вивести наступну сторінку.

4. Натисніть, щоб відкрити останню сторінку.

5. Введіть номер сторінки в цьому полі та натисніть клавішу ENTER, щоб переміститися на вказану сторінку.

У режимі попереднього перегляду можна збільшити масштаб для перегляду деталей або зменшити його для перевірки розміщення даних на сторінці. Натисніть звіт один раз. Щоб повернутися до початкового масштабу, натисніть ще раз. Для зміни масштабу можна також скористатися елементом керування масштабом у рядку стану Access.

Щоб закрити попередній перегляд, виконайте такі дії:

На вкладці Попередній перегляд натисніть кнопку Закрити вікно попереднього перегляду.
Клацніть правою кнопкою миші звіт в області навігації та виберіть у контекстному меню пункт Режим макету або Конструктор .

Порада: Після попереднього перегляду звіту можна експортувати результати до Microsoft Word, Microsoft Excel та інших програм Office. На вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть кнопку потрібного формату та дотримуйтеся вказівок.

Друк звіту

Звіт можна надрукувати з будь-якого режиму, а також якщо він не відкритий. Перш ніж приступати до друку, слід уважно перевірити параметри сторінки (наприклад, поля та орієнтацію). Access зберігає параметри сторінки разом зі звітом, тому їх потрібно налаштувати лише один раз. Надалі ці параметри можна буде змінити.

Зміна параметрів сторінки

Відкрийте звіт у режимі попереднього перегляду. Хоча параметри сторінки можна змінити в будь-якому поданні, режим попереднього перегляду для цього є найбільш зручним, оскільки він дозволяє відразу бачити результати внесених змін.
На вкладці Попередній перегляд у групах Макет сторінки і Розмір сторінки клацніть Книжкова

або Альбомна

, щоб задати орієнтацію сторінки, Розмір

, щоб встановити розмір паперу, Поля

Надсилання звіту на принтер

Відкрийте звіт у будь-якому поданні або виберіть його в області навігації.
На вкладці Файл виберіть пункт Друк та натисніть кнопку Друк. Відкриється діалогове вікно Друк.
Вкажіть потрібні параметри, такі як принтер, діапазон друку та кількість копій.
Натисніть кнопку ОК.

Надсилання звіту електронною поштою

Замість друку звіту можна надіслати його користувачам електронною поштою.

Натисніть звіт в області навігації, щоб вибрати його. На вкладці Зовнішні дані у групі Експорт натисніть Надіслати електронною поштою.
У діалоговому вікні Надсилання об'єкта виберіть у списку Вибір формату виводу потрібний формат файлу.
Виконайте дії в інших діалогових вікнах.
У поштовій програмі заповніть необхідні поля повідомлення та надішліть його.

Створення звітів у Access

Якщо вам потрібно поділитися інформацією зі своєї бази даних з кимось, але не хочете, щоб ця людина дійсно працювала з вашою базою даних, подумайте про створення звіту . Звіти дозволяють організовувати та представляти ваші дані у зручному для читача візуально привабливому форматі. Access 2010 спрощує створення та налаштування звіту з використанням даних із будь-якого запиту або таблиці у вашій базі даних.

У цьому уроці ви дізнаєтесь, як створювати, змінювати та друкувати звіти.

Створення звітів

Звіти дають вам можливість подати компоненти вашої бази даних у зручному для читання форматі для друку. Access 2010 дозволяє створювати звіти з таблиць та запитів.

Щоб створити звіт:

Відкрийте таблицю або запит, який потрібно використовувати у своєму звіті. Ми хочемо роздрукувати список замовлень минулого місяця, тому ми відкриємо запит замовлень.
Виберіть вкладку «Створити» на стрічці та знайдіть групу «Звіти». Натисніть «Звіт».
Access створить новий звіт на основі об'єкта.
Ймовірно, деякі ваші дані будуть розташовані з іншого боку розриву сторінки. Щоб виправити це, змініть розмір поля. Просто виберіть поле, потім клацніть і перетягніть його край, доки поле не стане потрібним. Повторюйте з додатковими полями, поки всі поля не підійдуть.
Щоб зберегти звіт, натисніть кнопку «Зберегти» на панелі швидкого доступу. Коли з'явиться запит, введіть ім'я для звіту та натисніть «OK».

Подібно до таблиць та запитів, звіти можна сортувати та фільтрувати. Просто клацніть правою кнопкою миші поле, яке ви хочете сортувати або фільтрувати, а потім виберіть потрібну функцію сортування або фільтрації.

Видалення полів

Ви можете виявити, що звіт містить деякі поля, які вам дійсно не потрібні. Наприклад, наш звіт містить поле Zip Code, яке не є обов'язковим у цьому списку замовлень. На щастя, ви можете видаляти поля у звітах, не торкаючись таблиці або запиту, де ви витягли ваші дані.

Щоб видалити поле у звіті:

Клацніть будь-яку комірку в полі, яку ви бажаєте видалити.
Натисніть клавішу «Видалити».

Коли видаляєте поле, обов'язково видаліть його заголовок. Просто виберіть заголовок та натисніть клавішу «Видалити».

Друк та збереження звітів у режимі попереднього перегляду

Хоча ви можете друкувати звіти за допомогою команд у поданні Backstage, ви також можете використовувати Попередній перегляд. Попередній перегляд показує, як звіт відображатиметься на роздрукованій сторінці. Він також дозволяє вам змінювати спосіб відображення звіту, роздруковувати його і навіть зберігати його як інший тип файлу.

Щоб надрукувати звіт:

На вкладці «Головна» стрічки виберіть команду «Перегляд» та виберіть «Попередній перегляд» у списку, що розкривається. Ваш звіт буде показано, як він з'явиться на друкованій сторінці.
За потреби змініть розмір сторінки, ширину поля та орієнтацію сторінки за допомогою відповідних команд на стрічці.
Натисніть "Друк".
З'явиться діалогове вікно "Друк". Встановіть будь-які параметри друку, а потім натисніть «OK».

Збереження звітів

Ви можете зберігати звіти в інших форматах, щоб вони могли відображатись поза Access. Це називається експорт файлу, і він дозволяє переглядати та навіть змінювати звіти в інших форматах та програмах.

Access пропонує варіанти збереження звіту у вигляді Excel, текстового файлу, PDF, файлу XPS, вкладення електронної пошти, текстового файлу або HTML-документа . Поекспериментуйте з різними варіантами експорту, щоб знайти той, який найкраще відповідає вашим потребам.

Щоб експортувати звіт:

На вкладці «Головна» стрічки виберіть команду «Перегляд» та виберіть «Попередній перегляд» у списку, що розкривається.
Знайдіть групу даних на стрічці.
Виберіть одну з опцій типу файлу на стрічці або натисніть «Додатково», щоб переглянути параметри збереження звіту як Word або HTML.
Збережіть файл.

Якщо ви зберігаєте звіт як PDF або XPS:

Виберіть місце, де потрібно зберегти звіт.
Помістіть курсор у текстове поле імені файлу та введіть ім'я для свого звіту, якщо ви хочете назвати його чимось іншим, ніж заголовок звіту.
У розкривному меню "Зберегти як" виберіть PDF або XPS .
Виберіть якість файлу , клацнувши Стандарт для звітів, які ви плануєте роздрукувати, або Оптимізований для звітів, які ви плануєте використовувати в основному в Інтернеті.
Після того, як ви задоволені налаштуваннями, натисніть «Опублікувати», щоб зберегти звіт.

Якщо ви зберігаєте звіт як будь-який інший тип файлу:

Натисніть «Огляд», щоб вказати розташування та ім'я файлу, а потім натисніть «Зберегти».
У діалоговому вікні «Експорт» встановіть прапорці, щоб вибрати потрібні параметри збереження, якщо це можливо.
Натисніть "OK", щоб експортувати звіт.
З'явиться діалогове вікно з повідомленням, що ваш файл успішно збережено. Натисніть «Закрити», щоб повернутися до звіту.

Як створити звіт за запитом у Access