Чим відрізняється в Access структура звіту від структури форми?

Лекція 14. MS Access: запити, форми, звіти, макроси.
Запит – це об'єкт бази даних, який є основним інструментом вибірки, оновлення та обробки даних у таблицях бази даних. Запит на вибірку дозволяє сформувати уявлення користувача про дані, що не обов'язково відповідає вимогам нормалізації. Результат виконання запиту на вибірку - це нова, найчастіше тимчасова таблиця, яка існує до закриття запиту. Структура такої таблиці визначається вибраними з однієї чи кількох взаємозалежних таблиць полями. Записи формуються шляхом об'єднання записів таблиць, що у запиті. Спосіб об'єднання записів різних таблиць вказується щодо їх зв'язку. Умови відбору, сформульовані у запиті, дозволяють фільтрувати записи, що становлять результат об'єднання таблиць. Найпростіші запити можна створити за допомогою майстра. Будь-який запит можна створити як конструктора. Конструктор надає зручний для користувача діалоговий графічний засіб формування, за допомогою якого легко можна побудувати складний запит.

Запит може отримувати дані з однієї або декількох таблиць, з існуючих запитів або комбінацій таблиць і запитів, об'єднуючи дані, що містяться в них. Таблиці та запити, об'єднані для отримання даних, утворюють джерело записів для запиту. Запит, побудований на іншому запиті, використовує його тимчасову таблицю з результатами як джерело записів.

Призначення та види запитів

Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або кількох взаємопов'язаних таблиць, зробити обчислення та отримати результат у вигляді віртуальної таблиці. Отримана таблиця може використовуватись як джерело даних у формах, звітах, інших запитах. Через запит можна проводити оновлення даних, додавання та видалення записів та таблиць.

За допомогою запиту можна виконати такі види обробки даних:

-сформувати з урахуванням об'єднання записів взаємозалежних таблиць нову віртуальну таблицю;

-Включити в результуючу таблицю запиту задані користувачем поля;

-Вибрати записи, що задовольняють умовам відбору;

-здійснити обчислення в кожному з отриманих записів;

-згрупувати записи, які мають однакові значення в одному або кількох полях, в один запис з одночасним виконанням над іншими полями статистичних функцій;

-Додати в результуючу таблицю запиту рядок підсумків;

-здійснити оновлення полів у вибраному підмножині записів;

-Створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;

У Access може бути створено декілька видів запиту:

-запит на вибірку — вибирає дані із взаємозалежних таблиць бази даних та таблиць запитів. Результатом є таблиця, яка є до закриття запиту. На основі такого запиту можуть будуватись запити інших видів;

зауваження Таблицю з результатами запиту можна використовувати для роботи з даними в таблицях, на яких побудований запит. Наприклад, через таблицю запиту можна коригувати дані у вихідних таблицях бази даних. Запити можуть бути джерелами записів для форм і звітів.

- запит створення таблиці — також вибирає дані із взаємозалежних таблиць та інших запитів, але на відміну запиту вибірку результат зберігається у новій постійної таблиці бази даних;

-запити на оновлення, додавання, видалення - є запитами, в результаті яких змінюються дані в таблицях.

Для створення запиту може бути використаний режим конструктора, або майстер. Якщо користувач знайомий зі створенням інструкцій SQL (таких як SELECT, UPDATE або DELET, що включають пропозиції, наприклад WHERE, ORDER BY або GROUP BY), можна створити запит у режимі SQL.

Обчислювані поля

У запиті для кожного запису можуть проводитися обчислення з числовими, рядковими значеннями або значеннями дат з використанням даних одного або декількох полів. Результат обчислення утворює в таблиці запиту нове поле, що обчислюється. У вихідних таблицях бази даних нових полів не створюється. При кожному виконанні запиту провадиться обчислення на основі поточних значень полів.

У виразах полів, що обчислюються, крім імен полів можуть використовуватися константи і функції. В результаті обробки виразу може виходити лише одне значення.

Ім'я поля, що обчислюється, стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я можна змінити. Для полів, що обчислюються, допускається сортування, завдання умов відбору та розрахунок підсумкових значень, як і для будь-яких інших полів.

Групові операції у запитах Призначення групових операцій

Групові операції дозволяють виділити групи записів з однаковими значеннями у зазначених полях і використовувати для цих груп одну зі статичних функцій. У Access передбачається дев'ять статистичних функцій:

Sum - сума значень деякого поля для групи;

Avg - середнє від усіх значень поля групи;

Max, Min - максимальне, мінімальне значення поля в групі;

Count - Число значень поля в групі без урахування порожніх значень;

StDev – середньоквадратичне відхилення від середнього значення поля групи.

Var -дисперсія значень поля групи;

First, Last — значення поля з першого або останнього запису групи.

Результат запиту з використанням групових операцій містить один запис для кожної групи.

Багатотабличні запити

Багатотабличний запит дозволяє сформувати записи результату шляхом поєднання взаємозалежних записів із таблиць бази даних та вибору т них необхідних полів та записів. p align="justify"> Багатотабличний запит часто здійснює об'єднання даних, які на етапі проектування були розділені їм безліч об'єктів відповідно до вимог нормалізації. Поділ на об'єкти забезпечує, насамперед, відсутність дублюваності даних та бази, повторюються лише значення ключових полів. В результаті виконання запиту формується таблиця з даними, що повторюються, в якій кожен запис збирає необхідні дані з різних об'єктів - таблиць.

Наприклад, при об'єднанні двох нормалізованих зв'язаних 1-М відносинами таблиць, для яких забезпечується зв'язкова цілісність, результуючий запис утворюється на основі запису підлеглої таблиці, в яку додаються поля зі зв'язаного запису в головній таблиці. записів у підпорядкованій таблиці. У цьому дані головної таблиці дублюються у різних записах результуючої таблиці.

p align="justify"> При проектуванні та конструюванні запиту найважливішою умовою є правильне уявлення про те, як йде об'єднання записів таблиць при формуванні результату.

Форми є основою розробки діалогових додатків користувача для роботи з базою даних. Форми, адекватні формам первинних документів, дозволяють здійснити завантаження довідкових, планових та оперативно-облікових даних, у будь-який момент переглянути та відредагувати вміст раніше введених у базу даних документів, оформити новий документ.

Форми забезпечують зручну роботу з даними однієї або кількох взаємопов'язаних таблиць, які виводяться на екран з використанням макета, розробленого користувачем. Працюючи з формою, користувач може додавати, видаляти та змінювати записи таблиць, отримувати розрахункові дані. У процесі роботи може здійснюватися контроль даних, можуть перевірятися обмеження доступу до даних, виводитися необхідні додаткові відомості.

Форма складається з елементів керування, які відображають поля таблиць, та графічні елементи, не пов'язані з полями таблиць. Графічні елементи управління призначені, перш за все, для розробки макета форми: написів, об'єктів, що впроваджуються (рисунків, діаграм), обчислюваних полів, кнопок, що виконують друк, відкривають інші об'єкти або завдання.

Як форма загалом, і кожен із її елементів має безліч властивостей. За допомогою їх зміни можна налаштувати зовнішній вигляд, розмір, розташування елементів у формі, визначити джерело даних форми, режим введення/виводу, прив'язати до елемента вираз, макрос або програму. Набір властивостей доступний у відповідному вікні, де вони розбиті на категорії, кожна з яких представлена ​​на вкладці.Основними вкладками у вікні властивостей є:

Макет представляє властивості, орієнтовані визначення зовнішнього вигляду форми чи його елементів;

Дані— представляє властивості визначення джерела даних форми чи його елементів, режиму використання форми (тільки дозвіл зміну, додавання, видалення тощо. п.);

Події — подіями називають певні дії, що виникають під час роботи з конкретним об'єктом або елементом: натискання кнопки миші, зміна даних до оновлення, після оновлення, відкриття або закриття форми тощо. Вони можуть бути ініційовані користувачем! чи системою. З подією може зв'язуватися макрос або процедура обробки події мовою VBA, яка виконує деякі дії або розраховує значення. Наприклад, у процедурі можна організувати відкриття пов'язаної форми, оновлення даних таблиці розрахунковими значеннями, друк форми, виведення звіту. Запрограмувавши у процедурах виклик різних об'єктів бази даних, можна автоматизувати виконання завдань програми.

Для швидкого створення форми призначені майстри Access. Однак точне формування макета форми, що відповідає заданим вимогам, доповнення процедурами обробки подій, що виникають у формі, забезпечується засобами конструювання. Конструктор форм можна використовувати як створення нової форми, так редагування форми, створеної майстром. Крім того, у Access 2007 включені нові функціональні можливості, що дозволяють виконати доопрацювання форм у режимі макета.

У процесі створення форми вибираються поля таблиці, які мають бути представлені у формі, здійснюється їх розміщення у формі, створюються поля, графічні елементи — кнопки, вимикачі, елементи оформлення, пояснювальний текст і малюнки. Для налаштування різних елементів форми використовується типовий набір властивостей.

Форми Access можуть бути представлені в трьох режимах.

-Режим форми призначений для введення, перегляду та коригування даних таблиць, на яких заснована форма.

-Режим макету забезпечує перегляд даних майже в такому вигляді, в якому вони відображаються в режимі форми і водночас дозволяє змінювати форму. У цьому режимі елементи форми стають виділеними, їх можна перетягувати до інших місць, редагувати вміст написів полів, змінювати формат, розмір тощо. п. Режим макету дозволяє зручно налаштовувати зовнішній вигляд форми та може використовуватись для внесення більшості структурних змін. Якщо деяку частину неможливо виконати у режимі макета, слід переключитися на режим конструктора. У ряді випадків в Access відображається повідомлення про те, що для внесення змін треба перейти в режим конструктора.

Конструктор призначений для розробки форми за допомогою повного набору інструментів, що забезпечує більш детальне опрацювання структури форми, використання всіх елементів керування. У цьому режимі форму можна розробити з нуля або доопрацювати після створення майстром. Перегляд даних під час внесення змін до цього режиму не передбачається.
Етапи створення інтерфейсу в Access

Засоби Access із розробки звітів призначені для конструювання макета звіту, відповідно до якого здійснюється виведення даних із певного джерела записів звіту у вигляді вихідного друкованого документа. Ці кошти дозволяють створювати звіт будь-якої складності, що забезпечує виведення взаємопов'язаних даних із багатьох таблиць, їх угруповання, обчислення підсумкових значень. При цьому можуть бути виконані найвищі вимоги щодо оформлення документа.

Перед початком конструювання користувач має спроектувати макет звіту. При цьому визначається склад і зміст розділів звіту, розміщення в ньому значень, що виводяться з полів таблиць (запитів) бази даних, та реквізитів, що обчислюються, визначаються поля, за якими потрібно групувати дані. Для кожного рівня угруповання визначаються заголовки та примітки, що обчислюються підсумкові значення. Крім того, оформлюються заголовки та підписи реквізитів звіту. Визначається також порядок виведення даних у звіті.

Звіт може створюватись за допомогою майстра або в режимі конструктора звітів. У багатьох випадках зручно використовувати фахівці звітів. Створений майстром звіт можна доопрацювати як конструктора.

При необхідності виведення у звіті результатів розв'язання завдання як основа для звіту може бути використаний багатотабличний запит, що представляє ці результати. На запит можуть бути покладені найскладніші види вибірки та попередньої обробки даних. Різноманітні можливості конструктора звітів дозволять легко структурувати та оформити отримані у запиті дані.

Нові засоби Access 2007 дозволяють створити професійно оформлені звіти не лише за допомогою майстра чи конструктора, а й у режимі макета.При цьому простими засобами перетягування у звіт потрібних полів з таблиць бази даних будується запит - джерело записів звіту, а використання властивостей WYSIWYG дозволяє відразу бачити, як саме виглядатимуть дані на сторінці, і вдосконалити макет.

Щоб правильно створювати звіти, необхідно розуміти призначення кожного розділу. Наприклад, від вибору розділу, в який буде поміщений елемент управління, залежить спосіб обчислення результату. Створення та зміна макету звіту здійснюється у розрахунку на структуру звіту.

Призначення кожного розділу:

-Заголовок звіту зазвичай включає емблему компанії, назву звіту, дату. Заголовок відображається перед верхнім колонтитулом лише один раз на початку звіту;

-Верхній колонтитул відображається вгорі кожної сторінки та використовується у разі, коли потрібно, щоб назва звіту та інша загальна інформація повторювалися на кожній сторінці;

-Заголовок групи (Report Headler) використовується при групуванні записів звіту для виведення назви групи та одноразового відображення полів, за якими здійснюється групування. З'являється перед кожною новою групою записів. Наприклад, якщо звіт згруповано за покупцями, у заголовку групи можна вказати назву покупця, а також адресу, телефон та інші реквізити. Допускається до 10 рівнів угруповання записів, що виводяться;

-Область даних (Detail) відображає записи з джерела даних, що становлять основний зміст звіту;

-Примітка групи (Footer) використовується для відображення підсумків та іншої зведеної інформації групи в кінці кожної групи записів.Якщо помістити в примітку групи обчислюваний елемент керування, що використовує статистичну функцію Sum, сума буде розраховуватись для поточної групи;

-Нижній колонтитул застосовується для нумерації сторінок та відображення іншої інформації внизу кожної сторінки;

-Примітка звіту служить для відображення підсумків та іншої зведеної інформації з усього звіту один раз наприкінці звіту. Якщо у примітці звіту помістити обчислюваний елемент керування, який використовує статистичну функцію Sum, сума розраховується для всього звіту.

У Access існують два уявлення, в яких можна вносити зміни до звіту: режим макета та режим конструктора. Режим макету є найбільш зручним для внесення змін до звіту, оскільки користувач відразу бачить дані звіту. У цьому режимі передбачено більшість інструментів, необхідних для налаштування. У ньому можна змінити шрифт стовпців, поміняти їх місцями, додати чи змінити рівні угруповання та результати. Можна також розмістити в макеті звіту нові поля, а також задавати властивості звіту та елементів керування.

У режимі конструктора відображаються розділи звіту та передбачені додаткові інструменти та можливості розробки. Перейдіть у режим Конструктора, якщо не вдається змінити режим макету. У певних випадках Access відображає повідомлення про те, що для внесення змін слід переключитися в режим конструктора. Переглянути звіт можна в режимах Подання звіту (Report View), Попередній перегляд (Print Preview) або Макет (Layout Preview). У режимі Подання звіту можна відфільтрувати дані для відображення лише заданих рядків, знайти потрібні дані, скопіювати текст звіту або його частину в буфер обміну. Режим попереднього перегляду призначений для перегляду звіту перед друком. У цьому режимі можна збільшити масштаб для перегляду деталей або зменшувати його для перевірки розміщення даних на сторінці, змінити параметри сторінки. Режим макету дозволяє, переглядаючи дані звіту, змінювати його макет.

Макрос - Програма, що складається з послідовності макрокоманд (макрос від слова "макрокоманда"). Макрокоманда — це інструкція, орієнтована виконання певного дії над об'єктами Access та його елементами.

Наприклад, макрокомандою можна відкрити форму, звіт, надрукувати звіт, запустити виконання запит, застосувати фільтр, присвоїти значення, створити своє меню. Макрокоманда Виконати Команду (RunCommand) дозволяє виконати будь-яку вбудовану команду Access, яка виводиться на вкладках стрічки або в контекстному меню. Набір макрокоманд (більше 50), що є в Access, реалізує практично будь-які дії, які необхідні для вирішення задачі.

Мова макросів забезпечує можливість виконання більшості завдань, не вдаючись до програмування VBA. Макроси надають користувачеві засоби вирішення завдань, що не потребують знання детального програмування. Мова макросів є мовою вищого рівня, ніж VBA.

Макрос може бути поряд з іншими об'єктами представлений як окремий об'єкт (ізольований макрос), який відображається в області переходів групи Макроси (Macros). У Access 2007 макрос може бути впроваджений у будь-які події у формі, звіті чи елементі управління (впроваджений макрос).При цьому він не відображається як об'єкт у групі Макроси (Macros), а стає компонентом форми звіту.

Макроси можуть запускатися виконання прямо з області переходів. Можливе вирішення завдань за допомогою ряду взаємопов'язаних макросів, перший з яких запускатиметься на виконання в області переходів. Користувач запускає головний макрос виконання і далі все управління виконанням завдання здійснюється зсередини макросу. Макрос сам відкриває потрібні об'єкти, вибирає та обробляє дані, викликає інші макроси, дотримуючись алгоритму, що призводить до вирішення задачі. При необхідності з макросу може бути ініційований діалог із користувачем. Для переходу по різних гілок макросу в рядку макрокоманди використовується умова.

Впроваджені макроси виконуються у відповідь на численні види події, що виникають у формах, звітах та їх елементах управління. Вони наступають при виконанні певних дій з об'єктами, до яких належать передусім дії користувача. Прикладами подій є зміна даних у полі, відкриття або закриття форми або звіту, натискання кнопки у формі і просто передача фокуса від одного поля до іншого. Зв'язок макросів з подіями дозволяє автоматизувати додатки, використовуючи макроси для відкриття форм, друку звітів, виконання послідовності запитів, для виконання дій, що залежать від значень деякого поля в базі даних, для виведення повідомлень користувача або відключення попереджувальних повідомлень під час виконання запитів дії і багато іншого . Збереження впроваджених макросів разом із формами і звітами полегшує управління об'єктами докладання.

Програми мовою макросів реалізують алгоритми вирішення окремих завдань програми.Механізм зв'язування макросів з подіями в об'єктах дозволяє об'єднати розрізнені задачі докладання в єдиний комплекс, керований користувачем. Користувач, виконуючи різні дії у формах, ініціює виконання макросів, що автоматизують рішення пов'язаних із діями користувача задач.

Конструювання макросу

Створення макросів здійснюється у діалоговому режимі та зводиться до запису у вікні макросу послідовності макрокоманд, для яких задаються аргументи. Кожному макросу надається ім'я. За виконання макросу макрокоманди виконуються послідовно гаразд їх розташування. При цьому використовуються об'єкти або дані, що вказані в аргументах макрокоманд. Є можливість змінити порядок виконання макрокоманд, визначаючи умови виконання.

MS Access - Основи звітів

У цьому розділі ми розповімо про основи звітів та про те, як створювати звіти. Звіти дозволяють переглядати, форматувати та узагальнювати інформацію в базі даних Microsoft Access. Наприклад, ви можете створити простий звіт про телефонні номери для всіх контактів.

• Звіт складається з інформації, що отримується з таблиць або запитів, а також інформації, що зберігається в дизайні звіту, такої як мітки, заголовки та графіка.
• Таблиці або запити, які надають базові дані, також відомі як джерело записів звіту.
• Якщо всі поля, які потрібно включити, існують в одній таблиці, використовуйте цю таблицю як джерело запису.
• Якщо поля містяться в більш ніж одній таблиці, вам потрібно використовувати один або кілька запитів як джерело запису.

Звіт складається з інформації, що отримується з таблиць або запитів, а також інформації, що зберігається в дизайні звіту, такої як мітки, заголовки та графіка.

Таблиці або запити, які надають базові дані, також відомі як джерело записів звіту.

Якщо всі поля, які потрібно включити, існують в одній таблиці, використовуйте цю таблицю як джерело запису.

Якщо поля містяться в більш ніж одній таблиці, вам потрібно використовувати один або кілька запитів як джерело запису.

приклад

Тепер ми візьмемо найпростіший приклад, щоб зрозуміти процес створення дуже простого звіту. Для цього нам потрібно перейти на вкладку "Створити".

Перш ніж натиснути кнопку Звіт, щоб створити базовий звіт, переконайтеся, що вибрано правильний запит. У цьому випадку qryCurrentProjects вибирається на вашій навігаційній панелі. Тепер натисніть кнопку «Звіт», яка згенерує звіт на основі цього запиту.

Ви побачите, що звіт відкритий у режимі макету. Це дозволяє швидко налаштувати розмір чи ширину будь-якого з ваших полів, які ви бачите у звіті. Тепер відрегулюємо ширину стовпців, щоб все було краще.

Перейдіть вниз і налаштуйте керування сторінкою внизу.

Це був дуже швидкий спосіб створити простий звіт. Ви також можете внести незначні зміни та коригування у поданні дизайну звіту.

• Як і форми, звіт складається з багатьох різних розділів.
• У вас є докладний розділ, де всі ваші дані здебільшого зберігаються.
• Ви також побачите верхній та нижній колонтитули сторінки; вони з'являються вгорі та внизу кожної сторінки вашого звіту.

Давайте тепер змінимо заголовок звіту і надамо йому інше ім'я.

Натисніть піктограму збереження, щоб зберегти звіт.

Ви отримаєте діалогове вікно вище.

Введіть ім'я для звіту та натисніть OK. Якщо ви хочете подивитися, як насправді буде виглядати цей звіт, у режимі попереднього перегляду ви можете повернутися до кнопки «Перегляд» і натиснути «Попередній перегляд», щоб побачити, як виглядатиме цей звіт під час друку на папері або у форматі PDF.

Використовуючи інструменти в нижньому правому куті, ви можете збільшувати або зменшувати масштаб. Ви також маєте кілька кнопок на вкладці «Попередній перегляд», які відображаються автоматично при перемиканні в режим попереднього перегляду. У розділі збільшення у вас є перегляд однієї сторінки двох сторінок; або, якщо у вас більший звіт, ви можете переглядати відразу чотири сторінки, вісім сторінок або дванадцять сторінок. Ви також можете налаштувати прості речі, такі як розмір паперу, який ви використовуєте для друку, поля для звіту, орієнтація, кількість стовпців, налаштування сторінки тощо. І так ви можете створювати дуже швидко. простий звіт за допомогою кнопки Звіт на вкладці Створити.

Створити звіт, використовуючи дизайн звіту

Дизайн звітів — це ще один спосіб створення швидкого звіту в Access. Для цього нам потрібно використовувати кнопку "Подання дизайну звіту", яка схожа на кнопку "Дизайн форми". Це створить порожній звіт і відкриє його безпосередньо у поданні «Дизайн», що дозволить вам змінити джерело елемента керування та додати поля безпосередньо до подання «Дизайн» звіту.

Тепер перейдемо на вкладку «Створити» та натисніть кнопку «Дизайн звіту».

Він відкриє порожній звіт або непов'язаний звіт, тобто цей звіт не пов'язаний з жодним іншим об'єктом у нашій базі даних.

На вкладці «Дизайн» у групі «Інструменти» виберіть пункт «Письмо властивостей». Це відкриє панель властивостей.

На вкладці «Дані» призначте джерело звіту, щоб підключити його до об'єкта бази даних, як показано на наступному знімку екрана.

Виберіть qryLateProjects з випадаючого списку , і тепер наступний крок — пройти і додати деякі поля до цього звіту, натиснувши кнопку Додати список існуючих полів на вкладці Дизайн.

Виберіть поля, як на скріншоті вище.

Перетягніть поля у звіт, як на скріншоті вище. Перейдіть на вкладку «Упорядкувати», і у групі «Таблиця» ви маєте кілька варіантів вибору.

Існує макет із накопиченням та табличний макет, який дуже схожий на електронну таблицю. Давайте виберемо табличний макет.

Ви можете бачити, що він переміщає всі мітки в область заголовка сторінки. Ці позначки відображатимуться лише один раз у верхній частині кожної сторінки, і запит даних буде повторюватися для кожного запису в розділі «Довідки». Тепер можна виконати деякі налаштування, щоб розширити поле ProjectName.

Як ви можете бачити на скріншоті вище, між розділом Detail та нижнім колонтитулом є багато місця.

Давайте перетягнемо нижній колонтитул сторінки вгору, щоб зменшити простір, як на наступному скріншоті. Тепер перейдемо на вкладку «Дизайн», натисніть кнопку «Вигляд» та виберіть «Перегляд звіту».

Тепер ви можете бачити, що деякі імена проектів не є повними; Ви можете налаштувати це або в режимі конструктора, або в макеті, щоб це зробити.

Саме так ми створюємо простий звіт лише з подання конструктора.

Лабораторна робота №7 MS Access. Створення звітів

Безкоштовна участь. Свідоцтво ЗМІ одразу.
Миттєві 10 документів у портфоліо.
Грошова премія.

Лабораторна робота №7

MS Access . Створення звітів

Мета роботи: прищепити у студентів навички створення звітів.

Короткі теоретичні відомості

Звіти багато в чому схожі на форми, але мають інше функціональне призначення - вони служать для форматованого виведення даних на друкувальні пристрої і, відповідно, при цьому повинні враховувати параметри принтера та параметри паперу, що використовується.

Для створення звітів існують засоби автоматичного, автоматизованого та ручного проектування. Кошти автоматичного проектування реалізовані автозвітами.

Кошти автоматичного проектування звітів запускаються за командою Створити - Новий звіт - Автозвіт у стовпець. Окрім автозвітів у стовпець існують стрічкові автозвіти.

Засобом автоматизованого створення звітів є Майстер звітів. Під час його роботи виконується вибір базових таблиць або запитів, на яких звіт базується, вибір полів, що відображаються у звіті, вибір полів угруповання, вибір полів та методів угруповання, вибір форми друкованого макета та стилю оформлення.

Структура готового звіту відрізняється від структури форми лише збільшеною кількістю розділів. Крім розділів заголовка, примітки та даних, звіт може містити розділи верхнього та нижнього колонтитулів.

Редагування структури звіту виконують у режимі Конструктора. Прийоми редагування самі, як і форм.

Розробка звіту

27. У вікні База даних активізувати вкладку Звіти та клацнути на кнопку Створити.

28. За допомогою майстра звітів створити звіт для виведення відомостей про студентів групи, вибрати для звіту такі поля: Номер, Прізвище, Ім'я, Дата народження. Як джерело даних використовувати таблицю СТУДЕНТИ.При створенні звіту використовувати сортування по полю Прізвище, вид звіту Табличний, стиль – Суворий. Введіть ім'я звіту.

Закрити звіт та вийти у вікно База даних.

Для створення звіту, де фігурує інформація з різних таблиць бази даних, використовують попередньо формований запит.

Побудувати звіт, сформований на основі створеного запиту Наказ.

6. У вікні База даних активізувати вкладку Звіт та натиснути кнопку Створити.

7. У вікні Новий звіт вибрати Майстер звітів та джерело даних – запит Наказ.

8. Подальші дії роботи з Майстром виконайте самостійно: Тип представлення даних – за таблицею СТУДЕНТИ, рівні угруповання – не задавати, здійснити сортування за групами, усередині кожної групи впорядкувати прізвища в алфавітному порядку, вид макета – табличний.

9. Якщо необхідно зробити будь-які зміни макету звіту, подайте його в режимі Конструктора. Для цього використовуйте меню Вид – Конструктор або піктограму Конструктор.

10. У полі заголовків звіту вставте дату за допомогою команди Вставка – Дата. Звіт повинен мати такий вигляд: