Зшиваємо документи правильно: 7 основних кроків

Проблема прошивки цікавить насамперед того працівника, у посадовій інструкції якого прописано цей обов'язок. Найчастіше тягар цього «ремесла» лягає на тендітні плечі кадровиків та бухгалтерів. Відточити свої вміння дуже важливо: неправильно зроблена прошивка може бути сама джерелом різних проблем, якщо пропаде якийсь важливий аркуш із документації.

Отже, як правильно зшивати документи ниткою (покроково) і навіщо це потрібно?

Які документи зшивають у діловодстві?

[stextbox здебільшого у діловодстві прошивають кадрові та бухгалтерські документи, які належить зберігати більше десяти років. Установчі документи та заяви до ФНП з липня 2013 року дозволяється подавати для реєстрації і не прошитими.[/stextbox]

Первинна документація у бухгалтерії: що це таке та яких видів вона може бути? Дізнайтеся за посиланням.

Навіщо зшивати документи?

Сенс процедури – надійно закріпити папери, щоби нічого з них не загубилося. З прошитої стопки з пронумерованими сторінками не можна непомітно витягнути жодного листа.

До цього додайте зручність зберігання: прошиті справи компактні та займають мало місця.

Оформлення документів для податкової

Щодо пакету документів у ФНП, співробітники податкової сьогодні іноді навіть просять документи не зшивати, оскільки потрібно їх сканувати. А якщо документи пошиті, для сканування їх доводиться розшивати, що робить роботу податківців удвічі складнішим.

[stextbox реєструючий орган зовсім не зобов'язаний перевіряти правильність розташування сторінок у наданих документах.Ось чому потрібно хоча б скріплювати скріпкою ті документи, які згодом повернуться до вас із позначкою реєструючого органу (наприклад, статут організації).[/stextbox]

Законодавче регулювання

Наказ Міністерства культури РФ № 536 від 8 листопада 2005
ГОСТ 51141-98 «Діловодство та архівна справа»
Інструкції Центрального банку з документознавства
Наказ ФНП Росії від 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (набув чинності з 4 липня 2013 року)

Якими законами регулюється лізингова діяльність у Росії? Відповідь міститься у цій статті.

Як правильно зшивати документи у діловодстві?

Як правильно зшивати документи ниткою: фото покроково

Крок 1. Комплектація

Переконайтеся, що в пачці не більше 250 листів, а її товщина менше чотирьох сантиметрів.
Додайте до блоку чистий аркуш для супровідного напису. Спочатку додатково можна вкласти листи для внутрішнього опису.
Параметри архівної книги – максимум 32 х 23 см.

Крок 2. Нумерація

Використовуйте нумератор або чорний олівець. Проставте номери сторінок. Їхнє місце – у верхньому правому кутку лицьової сторони. Цифри не повинні перетинати основний текст. Опис при нумерації за сторінку не рахується.

[stextbox у пачці є аркуш, який за форматом не входить, підшивати його можна за один край і складати, а нумерувати як один аркуш. Але якщо складений лист підшитий за середину, його потрібно рахувати за два аркуші. Ілюстрації нумеруються на звороті листа.[/stextbox]

Що таке коефіцієнт оборотності дебіторської заборгованості та як його самостійно розрахувати, ви можете дізнатися у статті за посиланням.

Крок 3. Підготовка

Складання описи. Запишіть у ній: назва документа, дату його підшивки, термін його зберігання, анотацію (що міститься в документі та для чого його потрібно зберігати), список вшитих документів із зазначенням кількості сторінок у кожному, дані укладача підшивки. Опис може як вклеюватися на обкладинку, так і вшиватися всередину.Окремо зберігати також не забороняється, але щоб уникнути втрати такий варіант застосовувати не радиться.
Вилучення металевих скріплень (булавок та скріпок) із документів.
Підбір матеріалів:

Капронові, суворі чи прошивні нитки ЛШ-210 (можна також брати банківський шпагат чи звичайну нитку, складену кілька разів).
Канцелярський клей (або рідке скло)
Папірний папір 4 на 5 см.
Шило.
Картон

Крок 4. Обкладинка

Стандартний розмір – 22,9 на 32,4 см, формат альбомного листа А4.
Нестандартний розмір – залежить від формату паперів, що підшиваються.
Для тривалого (понад 25 років) зберігання обкладинки виготовляються з дуже твердого картону.

На обкладинці вкажіть:

Назва організації
Який підрозділ (наприклад, бухгалтерія).
Індекс та назва справи.
Термін зберігання.
Номер тому.
Число підшитих листів
Дата підшивки.

Крок 5. Пробивання отворів

[Stextbox робити п'ять отворів, але якщо блок невеликий, можна робити і менше. Перебувати вони повинні зліва на полях, не зачіпаючи тексту. Відступ від краю – 1,5-2 см. Відстань між проколами – не менше 3-х сантиметрів, розташовуватись отвори повинні строго по вертикалі.[/stextbox]

Якщо використовувати не шило, а звичайний дирокол, то достатньо робити два проколи.

Калькулятор і покрокова інструкція щодо розрахунку неустойки за ставкою рефінансування містяться тут.

Крок 6. Прошивка

Документи з великими термінами зберігання прошивати дозволяється наскрізь разом із картонною обкладинкою. Однак загальноприйнята процедура - починати підшивання з листа, що йде слідом за палітуркою.

На перший лист покладіть картонну смужку. Це захистить нитку від швидкого зношування.

Прошиваються документи двічі.

При трьох проколах: починайте зшивати папери з тильного боку, із середнього проколу, залишаючи близько 7 см нитки.

З лицьового боку введіть нитку у верхній отвір.

Голка опинилася позаду; відправте її в нижній прокол.

Далі знову йдіть у середній отвір. Ви опинитеся на тильній стороні.

Залишіть також не менше семи сантиметрів нитки. Цей залишок нитки з'єднайте з попереднім залишком і зав'яжіть вузлик.

Чотири проколи: починайте зшивати з другого зверху проколу. Потім введіть голку у верхній отвір і знову в другий зверху.

Потім голка має потрапити до третього отвір і, далі, з тильного боку – четвертого. Нарешті голку введіть у третій прокол з лицьового боку.

Після зав'язування вузлика має залишитися 5-6 см вільної нитки.

Крок 7. Опечатування та завірення

Шматок цигаркового паперу наклейте так, щоб виявився перекритим і вузол, і частина ниток, що звисають. Щільний папір для цих цілей використовувати не можна: вузлик має бути добре видно.

[stextbox ниток повинні вільно бовтатися. Коли клей просохне, потрібно зробити завірювальний напис: «Прошито, пронумеровано, скріплено підписом та печаткою ___ (_______________________) лист___».[/stextbox]

Що таке облікова політика організації та в якому порядку вона формується – читайте у публікації за посиланням.

Завірювальний напис зразок.

Зазвичай засвідчує документ підписувач оригіналу. Але можна довірити це й іншому, тоді номер та дата довіреності на цю людину також прописується поруч із зазначенням ПІБ та посади підписувача.

[stextbox аркушів вкажіть і цифрами, і прописом. Обов'язково ставиться дата засвідчення чи підписання документа. Відобразіть характер наявних документів (наприклад, креслення).[/stextbox]

Що краще і вигідніше відкрити підприємцю-початківцю: ІП чи ТОВ? Дізнайтесь тут.

Підпис обов'язково розшифровувати. Вона повинна заходити за межі наклеєного паперу. Так само й друк.

Якщо ІП друку немає, можна обійтися і без неї. Можна скористатися і сургучною печаткою.

Відбиток мастичного друку зверху фіксується канцелярським клеєм. При здачі документів до реєструючого органу за вами залишається право вибору – чи їх зшивати.

[stextbox тих пір, поки ФНП не видасть конкретне розпорядження із забороною на дану дію, лінуватися зшивати документи голкою голки не варто. У випадку ж з оформленням архівних томів лінощів і зовсім не повинно бути.[/stextbox]

Як правильно зшивати документи більше одного аркуша? Дивіться наступний відео-урок:

Підписка на FBM.RU в Telegram – зручний спосіб бути в курсі важливих економічних новин! Підписуйтесь та будьте в центрі подій. Підписатись.

Додати FBM.ru до обраних новин Додайте FBM до обраних новин

Як правильно зшивати документи нитками: покрокова інструкція з фото

Зшивати робочі папери необхідно їх систематизації. У компаніях та установах зшивають ту документацію, яку потрібно передати до архіву. Прошиті папери зручно зберігати і по запиту подавати в органи контролю, не переживаючи за збереження і можливість заміни.

Є певні нормативні вказівки, які регулюють, як правильно прошити документи за ДСТУ у 2020 році:

Методичні рекомендації, затверджені Наказами Росархіву №76 від 23.12.2009 №44 від 11.04.2018 №71 від 22.05.2019.
ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Правила діловодства, розроблені галузевими відомствами (ЦБ РФ, Мінфін, Мінекономрозвитку та ін.).

Яку документацію зшивають

Прошивати документи зобов'язані багато структурних підрозділів. Діловоди систематизують вхідну та вихідну документацію. Співробітники кадрової служби за підсумками календарного року зшивають:

накази щодо основної діяльності;
накази з особового складу;
внутрішнє листування.

авансові звіти;
оборотні відомості з матеріальних засобів;
накладні;
рахунки-фактури;
акти виконаних робіт;
дорожні листи;
касову книгу;
відомості отримання заробітної плати (якщо зарплату видають співробітникам на руки).

Зшивайте документацію одним із цих способів:

скріпіть степлером;
зшийте нитками;
Використовуйте спеціальне обладнання.

Найнадійнішим варіантом є зшивання справ нитками – такі папери не підмінять.

Які правила оформлення

Є загальний порядок зшивання паперів. Кілька попередніх кроків, щоб правильно підшити документи, незалежно від інструменту:

Відсортуйте регістри за датою.
Притуліть папери один до одного, вирівняйте по краях.
Пронумеруйте кожен аркуш - зверху праворуч поставте арабські цифри. Починайте із цифри 1.
Підготуйте опис (її не нумерують).
Вкладіть папір у картонну обкладинку належного розміру. Підійде папка із написом «Дело».

Основні вимоги до секретаря-діловода пропишіть у посадовій інструкції.А якщо вам будуть потрібні правила заповнення журналу трудових договорів, прочитайте статтю «Журнал реєстрації трудових договорів».

Для прошивання стандартних регістрів використовується звичайний скорозшивач формату А4. Нумеруються не лише папери, а й конверти. У цьому випадку конверт нумерується в першу чергу, а за ним аркуші та фотографії, що знаходилися в ньому. Якщо ви припустилися помилки, закресліть її однією рисою і продовжіть нумерацію. Завірте лист підписом: «Виправленому вірити», поставте підпис відповідальної особи та скріпіть печаткою.

Як зшивати нитками покрокова інструкція

Перед початком процедури видаліть усі скріпки та скоби від степлера. Систематизуйте папери за датами або за значимістю та пронумеруйте кожний аркуш. Якщо справа складається з багатьох аркушів, то з'єднайте все спеціальними скріпками і приступайте до прошивання. Приготуйте необхідні інструменти та матеріали. Вам знадобляться:

Нитки. Найкраще використовувати капронові.
Голка. Розмір підбирають в залежності від товщини регістрів, що зшиваються.
Паперовий клей.
Аркуш чистого паперу.
Картонний або паперовий швидкозшивач.

Дотримуйтесь встановленого порядку — інструкцію покроково, як правильно зшивати документи ниткою з фото та поясненнями:

Крок 1. Видалити скріпки, скоби.

Крок 2. Акуратно та рівно розкладіть листи, перевірте нумерацію.

Крок 3. Залежно від товщини пачки, що вийшла, візьміть шило або голку і, відступивши від краю, зробіть наскрізні отвори в кількості не менше 3. Отвори повинні знаходитися в ряд, вертикально щодо краю паперу, на відстані 2,5 — 3 сантиметри один від одного . Середній отвір зробіть по центру.

Крок 4. Візьміть нитку довжиною 70-80 сантиметрів (довжина залежить від товщини стоси).

Крок 5. Вставте голку знизу з тильного боку паперу в центральний отвір.

Крок 6. Проведіть зверху у крайній верхній отвір.

Крок 7. Потім через зворотний бік крайній нижній отвір.

Крок 8. Поверніть центральний отвір через лицьову сторону.

Крок 9. Після такого прошивання нитка виявиться з тильного боку. Якщо зшивається папка з великою кількістю аркушів, зшийте папери кілька разів — для їх закріплення.

Крок 10. Зауважте вузол на обороті. Виходить залишок завдовжки щонайменше 8 сантиметрів.

Крок 11. На вузол, що вийшов, наклейте відрізок паперу у вигляді прямокутника. На ньому наперед робиться напис: «Прошнуровано і пронумеровано.____ аркушів. Директор____Прізвище І.О.» (або іншу посаду керівника статутної документації).

На прошитому документі поставте підпис та друк: одна частина підпису та друку потрапить на аркуш паперу, інша — на тильну сторону документації.

Якщо вам потрібно прошити багато листів одночасно, зробіть не менше 4 отворів. Міцний зшив - це гарантія надійності при зберіганні документа. Перегляньте відеоінструкцію про те, як прошити журнал нитками спрощеним способом прошивки.

Хто і як запевняє

Документи підписує керівник підприємства чи індивідуальний підприємець (чи уповноважена їм особа). Важливо, щоб частина підпису була як на наклеєному папері, так і на зшитому документі. Підпис на пошиві означає, що керівник бере на себе зобов'язання за їх вміст.

Особливості оформлення бухгалтерської документації

Для прошивання бухгалтерської документації роблять 5 отворів – товщина справ бухгалтерії трохи більша.Зшивати бухгалтерські документи має право лише уповноважений співробітник (найчастіше це сам бухгалтер). Ось основні правила, як пошити договір нитками (порядок поширюється на інші регістри бухгалтерії).

Пронумеруйте папери простим олівцем.
Складіть опис документів. Включіть до опису такі розділи: найменування, дата складання, список регістрів, підпис відповідального співробітника.
Зробіть отвори.
Прошийте нитками.
Закріпіть наклейкою, поставте підпис керівника та виконавця та друк установи.

Особливості підготовки документів на здачу до архіву

Документи для здавання до архіву готують працівники структурних підрозділів. Первинна підготовка та схема прошивки документів включають:

Систематизацію паперів.
нумерацію.
Зшивання паперів за призначенням.
Заповнення опису.
Оформлення обкладинки.

Зшита вказаним чином документація зберігається щонайменше 25 років. Якщо документи слід зберігати в архіві менше 10 років, скористайтеся спрощеною схемою прошивки. У такому разі дозволяють не проводити:

систематизацію;
нумерацію;
зшивання нитками (залишіть папери в швидкозшивачі).

Порядок прошивання нічим не відрізняється - покрокова інструкція, як правильно прошити журнал нитками і здати справу в архів:

Якщо у справі, що підлягає зшиванню, більше 250 аркушів, розділіть його на кілька томів.
Прошийте кожен том.
Якщо плануєте зберігати журнали більше 25 років, підготуйте до справи додаткову картонну обкладинку. Вона захищає документи та нитки від зайвого тертя.
Зробіть отвори. Протягніть нитки і щільно закріпіть. Слідкуйте, щоб текст залишався читаним.
Пронумеруйте простим олівцем у верхньому правому кутку.Не рекомендується використовувати кулькові та гелеві ручки, кольорові олівці та фломастери.

Аркуш формату А3 нумерується як один лист, підшивається за лівий край і згортається. Якщо один листок підшивають за середину, його нумерують як два листки. Фотографії або картинки, схеми та карти нумеруються ззаду у верхньому лівому кутку. Насамперед нумерують конверти окремо від їх паперових вкладень. Якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер. Обкладинку оформляють так:

Вкажіть назву організації в називному відмінку. Якщо під час зберігання змінилася назва установи, вкажіть оновлену, коректну. Стару назву поставте в дужки, нову під ним.
Пропишіть найменування структурного підрозділу
Позначте назву справи. Крім назви, визначте і тему справи (акти, накладні, накази та інше).
Позначте період (рік), до якого належать папери – дату першого та останнього документа, календарний рік (наприклад, накази щодо основної діяльності за 2020 рік).
Закріпіть термін зберігання справи – постійний чи певний.

При нумерації листів у справі опис не враховується. Справи зазначаються за рівнем значимості: статут, протоколи, плани.

Підготовка для здачі у податкову

Під час реєстрації як юридичної особи (індивідуального підприємця) і за внесенні змін у відомості Федеральної податкової служби необхідні документи прошиваються у присутності нотаріуса. Нотаріус гарантує, що жодних виправлень після посвідчення підпису заявника не буде.

Наразі податкова приймає документи у звичайному вигляді, без зшивання — із Методичних рекомендацій ФНП цей пункт виключено.Організації та ІП мають вибір: здавати документи в скріпленому або прошитому вигляді. Але правила діловодства ніхто не скасовував, тому установчі документи бажано все ж таки прошивати вручну.

Як прошити документи ниткою — з 2, 3, 4 проколами та на куточок

Щоб документація зберегла свою цілісність та комплектність, її необхідно зшивати. Зробити це необхідно у строгій послідовності, пронумерувавши листи і скріпивши їх ниткою або виконавши шнурівку.

Ряд документів зшивають відповідно до внутрішніх правил установи. Для окремих документів обов'язковість шнурування встановлена законодавчо. Розглянемо докладніше правила діловодства та техніки прошивки документації відповідно до стандартних вимог.

Яка документація підлягає зшиванню

Сучасна практика діловодства передбачає прошивку документації у кількох випадках:

передача на архівне зберігання;
надання до банківських та фінансових структур;
здача звітів до податкової служби та фондових організацій.

Для прошивки використовують нитки, шнури, стрічки та спеціальні верстатні пристрої.

Прошивати слід такі типи документів:

бланки звітності;
рахунки-фактури;
касові книги;
накази (всі види наказової документації);
акти про виконання робіт;
відомості (у тому числі фінансові);
аркуші штатного розкладу.

Крім того, необхідно зшивати документи, що надаються для участі у тендерних торгах та деяких інших заходах.

Законодавчі норми

Незважаючи на те, що перелік нормативів та актів, що регламентують порядок ведення документів та обов'язковість їх прошивки, досить великий, чимала їх частина залишилася незмінною вже багато років.

Основним документом, який орієнтується сучасне діловодство, вважається Наказ МНС РФ від 18 квітня 2003 року, який регламентує ведення окремих категорій документації, включаючи порядок їх заповнення і зшивання листів.

Також до базового списку входять такі законодавчі норми:

Державний стандарт ГОСТ Р51141-98, що включає основні поняття та термінологію;
Наказ ФНП №ММВ-7-6/25, що скасовує обов'язковість прошивки для пакета документів, що подаються для реєстрації фізичної особи підприємця або юрособи у податкових службах.

Слід зазначити, що, незважаючи на відміну, податкові структури вважають за краще мати справу з акуратно пошитими паперами.

Для деяких галузей діловодства порядок ведення та прошивки документів деталізований у відповідних нормативних актах. Наприклад, банківська документація оформляється відповідно до Інструкції Центробанку Росії.

Стандарти для держустанов

Стандарти, які пред'являють до документів, що подаються до державних інстанцій, не збігаються зі стандартами, що пред'являються до архівного зберігання або внутрішньої документації.

Правила подання документів у судові чи податкові органи передбачають:

прошивка методом 3 отвори;
дистанція проколу отворів не більше 30 мм;
прошивка виконана ниткою або тонким шнуром;
нитка опечатується на останній сторінці підшивки паперовим листком 30х50 мм, завіреним підписом та печаткою.

При здачі звітної документації бухгалтерії вузол прошивки необхідно заклеювати цигарковим папером. Ця вимога є обов'язковою.

Як прошивати документи нитками - техніка прошивки

Прошивку можна виконувати за допомогою ниток, шнурів або стрічок.Необхідно ретельно та акуратно виконувати кожен крок, контролюючи якість. Не можна допустити можливого роз'єднання шва, адже сама технологія зшивання задумана для недопущення вилучення, заміни або підробки одного або декількох листів.

Якщо зшивають документи для подання до державних інстанцій, то неправильно чи недостатньо якісно виконана процедура може стати причиною відмови у прийнятті цієї документації. Насамперед це стосується судових, податкових та фондових структур.

На 2 отвори

Ця техніка відрізняється простотою виконання. Отвори можна зробити за допомогою звичайної голки або канцелярського дірокола. Якщо прошивати за допомогою шнура чи стрічки, то бажано використовувати для зручності дірокол.

Отвори розташовують на лівому полі (як блокнот із пружиною), на відстані 10-20 мм від краю. Після проколу нитку або шнур кілька разів пропускають крізь нього, після чого формують вузол на останній сторінці підшивки.

Верхні праві кути листів служать для нумерації підшитих сторінок.

Після прошивки та нумерації документів кінці вузла приклеюють до аркуша паперовими фрагментами 30х50 мм, залишаючи вільний край нитки. На наклейці вказується: «Прошито та пронумеровано». Поруч із цим написом вказується номер останньої сторінки (тобто їх загальна кількість).

Залежно від вимог установи, до якої надаються документи, на наклеєному паперовому фрагменті також зазначають дату, печатку та підпис особи, яка засвідчує документацію.

На 3 отвори

Процедура зшивання на 3 отвори дещо складніша. Але саме цей вид прошивки часто вимагають банківських установ. Для виконання процедури краще використовувати дірокол – прошивати за допомогою нитки та голки буде не дуже зручно.

Схематично прошивка на 3 отвори виглядає так:

Нитка або шнур пропускають крізь листи зі зворотного боку, відступивши зверху та знизу однакову відстань. Відступ від лівого краю такий самий, як і у вищеописаному варіанті - 10-20 мм.
Виведений на лицьову сторону шнур (нитку) пропускають у зворотному напрямку через отвір знизу від першого.
По тильній стороні нитку або шнур простягають до третього отвору, розташованого зверху від першого і знову виводять на лицьову сторону.
Після цього шнур або нитку запускають у перший отвір, виводячи кінець знову на тильну сторону.
Обидва вільні кінця затягують, домагаючись щільного шнурівки, і зав'язують вузлом.

На 4 отвори

Ця методика застосовується лише зшивання документації окремих категорій. Наприклад, так можуть зшивати касові звіти. Для акуратного виконання, а також, якщо підшивка досить товста, рекомендується заздалегідь проколоти отвори за допомогою дірокола або верстатного офісного обладнання. Техніка прошивки виглядає так:

Нитка або шнур заводять із зворотного боку у другий знизу отвір.
Через титульну сторону шнур пропускають у нижній прокол, переводячи знову на виворітну сторону.
Далі шнур знову заводять у другий знизу отвір, знову виводячи на передню сторону.
З титульного боку шнур простягають у отвір, що знаходиться вище.
По вивороті кінець шнура вводять у верхній отвір і виводять на передню.
По лицьовій стороні шнур заводять у попередній отвір і виводять на зворотний бік.
Обидва вільні кінця шнура натягують, ущільнюючи шнурівку.
Формують вузол.
Зрізають надлишки довжини шнура.

Після перевірки правильності прошивки роблять нумерацію та запечатують вузол паперовим друком стандартного розміру. На наклейці пишуть: «Прошито, пронумеровано та скріплено печаткою». Після цього вказують номер останньої сторінки, підписують та ставлять печатку з реквізитами особи, яка засвідчує прошивку.

На куточок

Кутове прошивання документації застосовується не для всіх категорій паперів. Технічно такий метод виконується досить просто: за допомогою 1 або 2 проколів, розташованих у верхньому лівому кутку, стос документів прошивається шнуром або ниткою, пропустивши через отвори за аналогією з прошивкою на 2 отвори.

Вузол, як і в попередніх варіантах, заклеюється з відповідними написами та нумерацією.

Нумерація листів

Як правило, із нумерацією сторінок підшитих документів питань не виникає. Але все ж таки необхідно врахувати деякі деталі:

загальноприйнято нумерувати сторінки зростання стандартними арабськими цифрами;
нумерацію розміщують у верхньому правому кутку, без зіткнення з текстом документа;
додатки та доповнення до документальної підшивки нумеруються наскрізним методом;
якщо документи супроводжуються листами конвертах, то спочатку нумерують конверт, та був сам лист;
якщо нумерацію ставлять багатотомному справі, то кожного тома застосовують окрему нумерацію;
незалежно від стандарту документації, нумерацію слід розміщувати у верхньому правому кутку;
якщо один із листів перевищує за розміром загальний формат підшивки, його слід акуратно зігнути, і підшити, як і інші;
якщо одному з аркушів розташовані відскановані зображення кількох документів малого формату, лист слід супроводити описом, який підшивають і нумерують з іншими.

Засвідчення прошитого документа

Після завершення процесу, коли пакет документації прошитий і пронумерований, його обов'язково засвідчують підписом та печаткою. Для цього на вузол, розташований на звороті (на останній сторінці), наклеюють паперовий фрагмент. Клеїти слід так, щоб кінці зав'язаного вузла залишилися вільними.

На цьому фрагменті необхідно вказати такі відомості та реквізитні дані:

кількість листів (сторінок);
наявність пошкоджених документів та додатків (якщо такі є);
ПІБ та посада особи, яка засвідчує підшивку;
підпис та друк.

Відбиток друку повинен розташовуватися так, щоб його частини друкувалися і на самому документі (останньому аркуші підшивки), і на паперовому фрагменті з підписом

Внесення виправлень

Якщо документи співробітником зшиваються вперше, не виключено помилок у процесі. Майже всі вони піддаються виправленню. Найчастіше виникають такі помилки:

Забуто деякі документи. Іноді коли вся підшивка вже скріплена, виявляється пропущена частина листів. Можливі два варіанти виправлення. З документів формують новий том і окремо зшивають його, або прошивку виконують заново. Просто взяти і додати в прошиту папку листи, що бракують, не вийде.
Похибки нумерації. Так само існує 2 варіанти вирішення проблеми. Якщо один і той же номер проставлено двічі, то до дубля приписується буквена приставка, наприклад, 24, 25, 25а, 26 і т. д. Якщо навпаки, пропущено один із номерів, то помилково проставлені номери можна закреслити та переписати. Якщо неправильно вказано загальну кількість аркушів (сторінок) на наклейці, його слід виправити.

Основною метою прошивки є забезпечення документальної безпеки - тобто виключення можливості заміни, підроблення або додавання документів до папки.

Залежно від вимог діловодства, прошивати документацію можна у різний спосіб — у 2, 3, 4 отвори або кутовим способом. Прошиті документи нумерують та опечатують вузол прошивки за допомогою паперу та клею. Наклейка засвідчується підписом та печаткою, а також забезпечується зазначенням загального числа аркушів (сторінок) у підшивці, датою та іншими відомостями за потребою.

Якою ниткою зшивати документи