Авансовий звіт: що можна прийняти до обліку

Видача коштів організацією особі, яка перебуває з нею у трудових відносинах, — стандартна бізнес-практика. Гроші, які компанія за участю бухгалтерії передає під звіт, супроводжуються документацією, що підтверджує їхнє цільове використання. Документи ретельно розглядаються контролюючими органами. Головне питання, яке хвилює співробітників, відповідальних за авансовий звіт: як бухгалтерів, так і підзвітних осіб — що можна прийняти до обліку?

Незважаючи на велику кількість роз'яснюючих листів, вказівок, методичних рекомендацій та інструкцій, багато питань залишаються спірними. Співробітник, чиїм «рукам» довірені підзвітні кошти, постійно змушений думати, як оформити документи, що підтверджують його витрати, а бухгалтерія — перевіряти подані папери та чеки на предмет відповідності податковому законодавству. Загалом для грошей, що видаються авансом, діють такі правила:

1. Кошти видаються на господарсько-операційні потреби та витрати на відрядження.
2. Підстава для видачі коштів – розпорядження керівника. Керівник приймає рішення після подання підзвітною особою заяви.
3. Після здійснення витрат, на які були відпущені кошти, необхідно відобразити їх у звіті, додавши підтверджуючі документи протягом певного часу.
4. Подати авансовий звіт з обґрунтуванням витрат у бухгалтерію підзвітній особі слід у триденний строк після офіційної дати повернення з відрядження. Такою датою вважається дата, зазначена у зворотному квитку або дорожньому листі, якщо працівник користується автомобілем.
5. Якщо працівник одержує кошти на господарські потреби, то подати авансовий звіт він повинен у строки, встановлені спеціальним розпорядженням керівника організації. Як правило, таке розпорядження оформляється як додаток до облікової політики організації.
6. Працівники організації повинні бути ознайомлені з усіма розпорядчими документами щодо порядку видачі грошей під звіт та подання авансових звітів, що підтверджують витрати.

Які документи офіційно приймають як обґрунтування витрат?

• чек ККТ;
• пасажирські білети, посадковий талон;
• товарні чеки/накладні;
• квитанції, бланки суворої звітності (БСО) та інші форми, виходячи з яких можна дійти невтішного висновку про обгрунтованості витрат.

Наведемо кілька прикладів

1. Складені іноземною мовою документи необхідно перекладати російською.

Перекладу підлягає не вся інформація, зазначена в документі, а лише та, яка має важливе значення для обліку.

Якщо розглядаються дні перебування у відрядженнях, вони вказуються у звіті у складі загальної тривалості відрядження, визначеної наказом і пасажирськими квитками (шляховими листами). За ці дні добові виплачуються у звичайному порядку.

Якщо розглядаються дні, коли купуються товарно-матеріальні цінності чи працівнику надаються якісь послуги, можуть виникнути питання, пов'язані із залученням працівника до виконання трудових обов'язків у вихідні дні. Порядок роботи у вихідні дні встановлений Трудовим Кодексом РФ та контролюється трудовою інспекцією. Тому краще уникати оформлення документів у вихідні дні, а як належить відпочивати від роботи.Не рекомендується запрошувати на представницький обід бізнес-партнерів у вихідний день або свято.

Обов'язкове застосування уніфікованої форми АТ-1 скасовано з 2013 року. Насправді багато хто продовжує користуватися старим «перевіреним» бланком, який має дві сторони (затверджений постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55). Перша сторона (титульна) заповнюється підзвітною особою та бухгалтером, затверджується керівником. Друга (оборотна) сторона заповнюється підзвітною особою та підтверджується її підписом. На другій стороні у вільних рядках підзвітна особа перераховує всі документи, які прикладає для підтвердження витрат.

Законодавство не обмежує розмір сум, які може видавати організація у підзвіт, вони можуть бути дуже значними, але враховувати в авансовому звіті необхідно й найменші видані суми. При цьому необхідно пам'ятати про законодавчо встановлені норми за розрахунками готівкою між юридичними особами та індивідуальними підприємцями — не більше 100 тисяч рублів за одним договором. Якщо необхідно закупити товари, матеріали великими партіями, підзвітній особі потрібно заздалегідь подбати про погодження з контрагентами укладання договорів на кожну партію, яка не перевищує зазначений ліміт розрахунків готівкою. На безготівкові розрахунки це обмеження не поширюється.

Обмеження щодо видачі сум у підзвіт на практиці встановлюються корпоративними правилами, що визначаються у внутрішніх політиках компанії.

Касові та товарні чеки - як їх приймати?

Найчастіше у підзвітних співробітників виникають з оформленням касових чеків — з магазинів, пунктів продажу квитків на громадський транспорт, автозаправок (якщо потрібно переміщатися у справах фірми на машині) та проїзних документів у вигляді бланків суворої звітності. Якщо до касових чеках додані інші документи (накладні/товарні чеки), то проблем не виникне, і їх можна брати до обліку.

До авансового звіту можуть бути додані будь-які документи. При цьому ці документи повинні підтверджувати не лише факт оплати матеріальних цінностей, а й факт їх отримання.

Касовий чек підтверджує лише факт оплати, тому його недостатньо для підтвердження факту придбання товарів (робіт, послуг).

Положення про ККТ визначено, що касовий чек - це первинний обліковий документ, надрукований ККТ на паперовому носії, що підтверджує факт здійснення між користувачем та покупцем (клієнтом) готівкового грошового розрахунку та (або) розрахунку з використанням платіжних карток, що містить відомості про ці розрахунки, зареєстровані програмно-апаратними засобами ККТ, які забезпечують належний облік коштів під час проведення розрахунків.

На даний момент застосування касової техніки зазнає суттєвих змін. Перехід на новий порядок, сучасний та технологічний, дозволить передавати відомості про кожну купівлю в режимі on-line до податкової інспекції, а покупцям отримувати та зберігати касові чеки на своїх мобільних пристроях.

Обов'язковим елементом нового касового чека є QR-код, завдяки якому будь-який покупець може перевірити легальність покупки.

Необхідно пам'ятати, що у окремих випадках дозволено видавати не касовий чек, а бланк суворої звітності (БСО).

Касовий чек та бланк суворої звітності повинні містити, за винятком випадків, встановлених законом, такі обов'язкові реквізити:

• порядковий номер за зміну;
• дата, час та місце (адреса) здійснення розрахунку;
• найменування організації чи прізвище, ім'я, по батькові індивідуального підприємця;
• ідентифікаційний номер платника податків;
• застосовувана під час розрахунку система оподаткування;
• ознака розрахунку (отримання коштів від покупця - прихід, повернення покупцю коштів, отриманих від нього, - повернення приходу, видача коштів покупцеві - витрата, одержання коштів від покупця, виданих йому - повернення витрати;
• найменування товарів, робіт, послуг, платежу, виплати, їх кількість, ціна за одиницю з урахуванням знижок та націнок, вартість з урахуванням знижок та націнок, із зазначенням ставки податку на додану вартість;
• сума розрахунку з окремим зазначенням ставок та сум податку на додану вартість за цими ставками;
• форма розрахунку (готівкові кошти та (або) електронні засоби платежу), а також сума оплати готівкою та (або) електронними засобами платежу;
• посада та прізвище особи, яка здійснила розрахунок з покупцем (клієнтом), що оформила касовий чек або бланк суворої звітності та видала (передала) його покупцю (клієнту);
• реєстраційний номер контрольно-касової техніки;
• заводський номер екземпляра моделі фіскального накопичувача;
• фіскальна ознака документа;
• адресу сайту уповноваженого органу у мережі "Інтернет", на якому може бути здійснено перевірку факту запису цього розрахунку та справжності фіскальної ознаки;
• абонентський номер або адреса електронної пошти покупця (клієнта) у разі передачі йому касового чека або бланку строгої звітності в електронній формі;
• адресу електронної пошти відправника касового чека або бланка строгої звітності в електронній формі у разі передачі покупцю (клієнту) касового чека або бланка строгої звітності в електронній формі;
• порядковий номер фіскального документа;
• номер зміни;
• фіскальна ознака повідомлення.

При купівлі паперового залізничного квитка (припустимо один із варіантів):

При покупці електронного квитка:

Або залізничний квиток із надрукованими у ньому реквізитами касового чека, чи QR-кодом. І тут касовий чек не обов'язковий;

Або залізничний квиток та касовий чек, якщо на квитку немає реквізитів чека або QR-коду.

Контрольний купон електронного проїзного документа з реквізитами чека або QR-кодом;

Контрольний купон електронного проїзного документа та касовий чек, якщо на документі немає реквізитів чека або QR-коду.

Оприбуткування організацією товарно-матеріальних цінностей, придбаних для неї співробітником, здійснюється на підставі первинних облікових документів, зокрема авансового звіту, товарних чеків, а також документів, що підтверджують факт оплати - чеків ККМ, квитанції до прибуткового касового ордера (див. лист ФНП від 25). 2013 N ЕД-4-3/11515@).

Водночас частиною 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ визначено перелік обов'язкових реквізитів, які мають містити будь-який первинний обліковий документ. А саме:

1. найменування документа;
2. дата складання документа;
3. найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
4. зміст факту господарського життя;
5. величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
6. найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
7. підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

У 2016 році Верховний Суд РФ вказав (ухвалу ЗС РФ від 09.03.2016 № 302-КГ16-450), що первинні документи визнаються оформленими з порушеннями вимог закону та не приймаються до обліку у випадках:

• відсутності в них відомостей, необхідних для ідентифікації осіб, які їх підписали;
• коли найменування куплених товарів зазначено нечітко (наприклад, "господарські витрати, канцелярські товари, побутова хімія, будматеріали, витрати, дитячі новорічні подарунки");
• відсутня дата складання;
• не заповнені графи "кількість", "ціна товару";
• відсутній підпис продавця.

Вид та зміст рахунків-фактур регламентують ст.169 ПК та постанову Уряду РФ №914 (від 2 лютого 2000).

Відрядження: що можна зважити?

Документи, якими підтверджуються витрати працівників відрядження, як правило, включають:

• квитки в обидві сторони на авіа-, залізничний, автобусний транспорт, касові чеки про видачу постільної білизни;
• підтвердження витрат на проїзд до вокзалів/аеропортів, що знаходяться за межами міст, у важкодоступних районах;
• документи з місця проживання – готельні рахунки, бланки суворої звітності або касові чеки;
• страхові поліси на подорож;
• документи про оплату інших зборів, пов'язаних із поїздкою;
• документи про оплату отримання віз.

• найменування, серія та номер квитанції на оплату користування легковим таксі;
• найменування фрахтувальника;
• дата видачі квитанції на оплату користування легковим таксі;
• вартість користування легковим таксі;
• прізвище, ім'я, по батькові та підпис особи, уповноваженої на проведення розрахунків.

Таким чином, водій легкового таксі зобов'язаний видати пасажиру після закінчення поїздки або касовий чек, надрукований контрольно-касовою технікою, або квитанцію у формі бланка суворої звітності, яка повинна містити встановлені реквізити.

Обов'язково у складі пакета документів повинен бути наказ про направлення у відрядження та посадкові талони у разі авіаперевезення.

Підіб'ємо підсумки

Авансовий звіт перевіряється бухгалтерією на цільове витрачання коштів, наявність первинних документів, що підтверджують зроблені витрати, та правильність їх оформлення.

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником організації чи іншою особою, яка має відповідні повноваження. З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у порядку.

З якими складнощами можна зіткнутися, заповнюючи авансовий звіт, що можна прийняти до обліку та як оформляти документи, завжди готові розповісти співробітники Unicon Outsourcing. У компанії можна отримати весь спектр консультацій та професійних послуг з кадрового обліку та розрахунків зі співробітниками.

Ми пишемо лише про найважливіше.Ви першим дізнаватиметеся про економічні події, які впливають на ваш бізнес, про те, як скоротити витрати, оптимізувати роботу компанії і приймати вірні управлінські рішення без занурення в операційні процеси.

Що включити до авансового звіту: всі можливі витрати у списку

Авансовий звіт – це документ, який працівник повинен складати під час здійснення службових поїздок або відряджень. Він є звітом щодо використання авансових коштів, отриманих від підприємства. Авансовий звіт може бути у вигляді паперового бланка або створено в електронній формі. В даний час все частіше застосовується електронний вид звіту, яким зручно заповнювати та здавати вчасно.

Для створення авансового звіту в електронному вигляді можна використати зразок у форматі Excel або Word. Зразок звіту можна скачати безкоштовно із сайту підприємства або з інтернет-ресурсів, присвячених цій темі. Звіт обов'язково має бути заповнений відповідно до встановленого зразка та правил заповнення.

У авансовий звіт необхідно вказувати всі витрати, пов'язані з відрядженням або службовою поїздкою. Загальні правила та порядок заповнення бланка авансового звіту включені до АТ-1 — це бланк, який використовується для подання звітів щодо відряджень з 1 січня 2024 року. У бланку вказується призначення відрядження, дати початку та закінчення, а також сума авансу, отриманого працівником.

Що включити до авансового звіту про відрядження: повний список можливих витрат

Коли ви відправляєтеся у відрядження, вам необхідно скласти авансовий звіт, в якому буде вказана інформація про заплановані витрати. Цей звіт дозволить вашій компанії надати вам аванс на покриття цих витрат.До авансового звіту слід включити такі витрати:

1. Витрати на проживання

До авансового звіту слід включити витрати на проживання у готелі або орендованій квартирі. Зазвичай у разі необхідно вказувати вартість проживання кожного дня відрядження.

2. Витрати харчування

Вартість харчування також слід зазначати в авансовому звіті. Це можуть бути витрати на ресторани, кафе, купівлю продуктових товарів тощо. Важливо вказати детальну інформацію про кожну витрату.

3. Витрати транспорту

До авансового звіту слід включити витрати на транспорт, пов'язані з поїздкою. Це можуть бути квитки на літак, поїзд, автобус, таксі чи оренда автомобіля. Важливо вказати дати, направлення та вартість кожної транспортної витрати.

4. Витрати на зв'язок та інтернет

Якщо ви плануєте використовувати мобільний зв'язок або інтернет під час відрядження, до авансового звіту слід включити відповідні витрати. Це може бути оплата мобільного зв'язку, інтернету в готелі або орендованій квартирі, а також витрати на міжнародні дзвінки.

5. Витрати таксі

Якщо вам доводиться часто користуватися таксі під час відрядження, авансовий звіт слід включити витрати на таксі. Важливо вказати дати, напрямок та вартість кожної поїздки.

6. Інші витрати

Крім основних витрат, до авансового звіту також можна включити інші витрати, такі як витрати на бізнес-ланчі, витрати на квитки до музеїв або на виставки, витрати на організацію ділових зустрічей тощо. Важливо вказати деталі та вартість кожної витрати.

До авансового звіту слід включити всі заплановані витрати, тому важливо докладно описувати кожну витрату та вказувати її вартість.Також можна додати чеки та інші документи як підтвердження витрат.

Транспортні витрати:

• Транспортні витрати є одним із основних складових авансового звіту.
• Вони покривають витрати на проїзд, пов'язані зі службовим відрядженням або виконанням службових обов'язків.
• Авансовий звіт потрібний для оформлення та обліку авансових витрат, пов'язаних із використанням службового транспорту.
• Транспортні витрати включають такі позиції, як транспортні засоби (оренда, лізинг, паливо, страхування), авіаквитки, поїздки на таксі, громадському транспорті та інші.

Позаштатний працівник має подати авансовий звіт з транспортних витрат до 31 січня 2024 року. Порядок його заповнення та оформлення визначено внутрішніми правилами підприємства.

Проживання та харчування:

• У рамках авансового звіту слід зазначати всі витрати, пов'язані з проживанням та харчуванням на відрядженні.
• Заповнення бланка звіту про витрати здійснюється за зразком, який можна знайти на офіційному сайті компанії.
• При створенні звіту слід вказати період відрядження, тобто з якої дату діяв авансовий звіт.
• У звіті входить інформація про витрати на проживання, включаючи оплату готелю або оренду квартири. Необхідно вказати суму, дату та проведення рахунку.
• Також у звіті слід зазначити витрати на харчування, включаючи оплату ресторанів, кафе чи покупку продуктів у супермаркеті.
• Додатково можна вказати витрати на таксі чи громадський транспорт, якщо вони пов'язані з проживанням та харчуванням на відрядженні.
• Важливо зберігати копії всіх документів, що підтверджують скоєні витрати, оскільки вони можуть знадобитися для підтвердження авансового звіту.
• Правила заповнення бланка звіту про витрати можуть змінюватись в залежності від компанії, тому перед заповненням слід ознайомитися з інструкцією.
• Звіт про витрати на проживання та харчування має бути підтверджений підписом та печаткою керівника.
• Терміни для подання авансових звітів можуть відрізнятися залежно від компанії, тому необхідно уточнити цю інформацію заздалегідь.

Відрядження:

Загальні відомості про витрати на відрядження та звіти

• На підприємстві, при здійсненні службового відрядження, співробітник має подавати авансовий звіт про витрати. Для заповнення запитуються зразки звіту. Зразки можна знайти на спеціальних бланках для безкоштовного використання.
• Авансовий звіт про витрати подається у вигляді електронного документа, який можна створити у форматі Word або Excel і потім зберегти як PDF-файл. Для заповнення звітів застосовується спеціальний бланк – АТ-1.
• Авансові звіти призначені для контролю за використанням наданих коштів на відрядження та зворотну поїздку, а також для відшкодування цих витрат.
• Авансовий звіт оформляється не пізніше 31 січня року, наступного за роком, у якому було здійснено поїздку у відрядження.
• Обов'язком службової поїздки заповнювати авансовий звіт лежить на співробітнику, який здійснив цю поїздку.
• Авансові звіти можуть бути потрібні як для ділових поїздок, так і для відряджень на підприємство сторонніх організацій.

Порядок заповнення авансового звіту

• В авансовому звіті мають бути зазначені всі фактичні витрати, понесені співробітником під час відрядження.
• Для заповнення авансового звіту використається бланк АТ-1.До нього входить загальна інформація про співробітника, а також дані про відрядження та зворотну поїздку.
• Авансовий звіт має бути заповнений відповідно до правил оформлення зазначених у бланку та пред'явлений у строк, встановлений підприємством.
• При заповненні авансового звіту необхідно вказати всі суми витрат за кожною статтею та загальну суму авансу, отриманого співробітником перед відрядженням.
• Якщо відрядження скасовано, авансовий звіт має бути вчасно зданий на підприємство у зворотній поїздці або у разі скасування поїздки у встановлений підприємством термін.

Приклад заповнення авансового звіту

Наведений приклад демонструє, як заповнювати авансовий звіт під час ділової поїздки. У ньому зазначаються номери статей, їх призначення, дати та суми витрат.

Витрати на зв'язок:

В авансовому звіті можна вказати витрати на зв'язок, пов'язані зі службовою поїздкою або виконанням робочих обов'язків. Під витратами зв'язок розуміються витрати на телефонні дзвінки, передачу даних через мобільний інтернет, факсимільні повідомлення та інші комунікаційні послуги.

Для заповнення розділу про витрати на зв'язок у авансовому звіті необхідно використати бланк форми АТ-1. Цей бланк є стандартним документом, який затверджений Міністерством фінансів Російської Федерації.

У формі АТ-1 зазначаються такі дані:

• призначення авансових звітів;
• Дата та номер звіту, а також строки його складання;
• Дані про поїздку та відрядження: дати, місце призначення, ціль та строки;
• Перелік витрат, включаючи витрати на зв'язок;
• способи підтвердження витрат;
• Відомості про надані безкоштовні послуги зв'язку;
• Підписи співробітника та керівника, а також їх дані.

При заповненні бланка АТ-1 можна використовувати як зразок та приклад заповнення, і бланки авансових звітів попередніх років. Проте, варто пам'ятати, що кожен новий рік може вносити зміни до порядку заповнення авансових звітів. Тому рекомендується стежити за актуальними інструкціями та новинами у цій галузі.

Заповнення бланка АТ-1 може здійснюватись як в електронному вигляді (наприклад, у форматі Excel або Word), так і у паперовому вигляді (наприклад, на бланку у форматі PDF). Для отримання зразків заповнення бланка АТ-1 можна звернутися до спеціальних онлайн-сервісів або завантажити їх із офіційних сайтів державних органів.

Складання авансових звітів має бути виконане у встановлений термін, як правило, не пізніше четверга наступного тижня після завершення відрядження або виконання робочих обов'язків. Неподання звіту або його несвоєчасне складання може призвести до затримки виплати авансових коштів.

Витрати на представництво:

Витрати на представництво включають всі витрати, пов'язані з поданням компанії під час відрядження або ділової поїздки.

Для заповнення авансового звіту про витрати на представництво вам знадобиться заповнити форму АТ-1 в електронному або паперовому вигляді. Форма АТ-1 є бланк звіту про витрати. У цій формі необхідно вказувати всі витрати, пов'язані з представництвом компанії на різних заходах, зустрічах та переговорах.

При заповненні авансового звіту про витрати на представництво ви повинні вказувати всі документи, що підтверджують, такі як квитанції, рахунки, накладні та інші документи, що підтверджують здійснення цих витрат.

Для створення зразка авансового звіту за представництвом можна скористатися безкоштовними зразками у форматі Word або PDF. Завантажте потрібний зразок та заповніть його відповідно до правил та порядку заповнення авансового звіту.

Подання авансових звітів про витрати на представництво провадиться в бухгалтерію організації. Звіти мають бути здані не пізніше 31 січня наступного року. Якщо звіти подаються після цієї дати, потрібен зворотний зв'язок з бухгалтерією для підтвердження прийому звіту.

При заповненні авансових звітів щодо витрат на представництво звертайте особливу увагу на правильну вказівку всіх витрат та не забувайте підтверджувати їх відповідними документами.

До авансового звіту про витрати на представництво зазвичай входять витрати на транспорт, проживання, харчування, витрати на відрядження, витрати на перевезення багажу та інші витрати, пов'язані з діловими поїздками.

Якщо авансовий звіт про витрати на представництво подається після скасування відрядження або іншого ділового заходу, обов'язково вкажіть причину скасування та надайте відповідні документи, що підтверджують факт скасування.

Важливо заповнювати авансові звіти про витрати на представництво вчасно та відповідно до встановлених правил та вимог компанії.

Приклад авансового звіту з відрядження:

Авансовий звіт є важливим документом, який потрібно надати в організації після відрядження.Звіт складається з метою підтвердження факту використання авансових коштів на покриття витрат під час відрядження.

Наведемо приклад авансового звіту з відрядження, який застосовується у ТОВ «Бізнес» у 2024 році:

Приклад авансового звіту з відрядження

Під час оформлення авансових звітів необхідно знати, які витрати можуть бути включені до звіту. До складу авансового звіту входять:

• Транспортні витрати (квитки на літак, поїзд, таксі тощо).
• Витрати на проживання (готель, оренда житла тощо).
• Витрати харчування (ресторани, кафе, купівля продуктів).
• Комунальні послуги (телефон, інтернет, електрика в орендованій квартирі).
• Витрати на проїзд у рамках відрядження (таксі, метро, ​​автобус тощо).
• Витрати на офісне приладдя (папір, ручки, канцелярські товари).

Підтвердження фактичних витрат має бути подане у вигляді оригіналів або копій чеків, квитанцій, рахунків та інших документів. Інформація про фактичні витрати заповнюється до відповідних граф авансового звіту.

Оформлення авансового звіту виконується на бланку форми АТ-1 (Авансовий звіт) за затвердженим зразком. Бланки авансових звітів можна завантажити безкоштовно на сайті Федеральної податкової служби Росії.

Коли потрібно скласти авансовий звіт про відрядження? Звіт має бути поданий до організації не пізніше 31 січня року, наступного за роком надання коштів до авансу.

Заповнення авансового звіту в електронному вигляді відбувається за допомогою MS Word або MS Excel. Заповнений звіт має бути підписаний співробітником та керівником для підтвердження правильності та достовірності наданої інформації.

Якщо авансові кошти не були використані повністю або не були підтверджені витрати, залишок авансових коштів має бути повернений до організації в установленому порядку.

При скасуванні відрядження необхідно скласти звіт про скасування посвідчення про відрядження, а також повернути невикористані авансові кошти.

У разі невчасного подання або несвоєчасного подання авансового звіту, а також недотримання правил заповнення та оформлення звітів, співробітник може бути стягнуто сумою авансу автоматично без додаткового рішення керівника.

Професійний юрист відповідає

До авансового звіту можна включити різні витрати, пов'язані з відрядженням або виконанням службових обов'язків. Наприклад, це можуть бути витрати на проїзд, проживання, харчування, оренду автомобіля, сувеніри та подарунки, послуги перекладача тощо.

Зі зворотного боку авансового звіту слід зазначати таку інформацію: дату та місце складання звіту, вказівку на надання оригіналів документів, суму авансу, дату та номер авансового рахунку, дані про осіб, які надали аванс, витрати, що підтверджують документи, підпис співробітника та керівника.

Ні, витрати на купівлю предметів для особистого користування не можуть бути включені до авансового звіту. Авансовий звіт призначений для обліку витрат, пов'язаних виключно із виконанням службових обов'язків.

В авансовому звіті варто зазначати всі дрібні витрати, які було зроблено під час виконання службових обов'язків. Наприклад, це можуть бути витрати на таксі, обіди, проїзні квитки, дрібні покупки тощо.Важливо врахувати, що навіть найменші витрати мають бути підтверджені відповідними документами (чеки, квитанції).

Витрати на розваги і дозвілля не можуть бути включені до авансового звіту, оскільки це не є витратами, пов'язаними з виконанням службових обов'язків.