Які пункти мають бути у посадовій інструкції

Найчастіше у трудовому договорі вказують лише назву посади та найзагальніші обов'язки, а більшість обов'язків керівник пояснює співробітнику особисто. Це може працювати, поки бізнес стикається з лояльними та відповідальними людьми.

Якщо співробітник вирішить проігнорувати розпорядження начальника та відмовиться виконувати роботу, якої немає у трудовому договорі, бізнес нічого не зможе зробити: адже ніде такий обов'язок не вказаний.

Щоб цього не сталося, роботодавець може скласти посадову інструкцію. Розповідаємо, навіщо вона потрібна та як її оформити.

Посадова інструкція – це не обов'язковий документ, у трудовому кодексі вона не згадується. Трудове право розглядає її як локальний нормативний акт, який допомагає зробити відносини між працівником та роботодавцем більш конкретними.

У посадовій інструкції вказують, які у працівника є обов'язки, кому він підпорядковується, на що має право та яку відповідальність несе за порушення трудової дисципліни.

Наявність такої інструкції є вигідною обом сторонам: працівник розуміє, що може і чого не може вимагати від нього роботодавець, а роботодавець застрахований на випадок, якщо працівник вирішить ухилятися від виконання посадових обов'язків.

Посадова інструкція може бути індивідуальною та типовою.

Індивідуальна інструкція У ній пишуть ім'я конкретного працівника та обов'язки, які він має виконувати на робочому місці. Така інструкція стане в нагоді, якщо кілька співробітників працюють на однакових посадах, але виконують різні завдання.

Олег та Денис — робітники в автомайстерні, у трудових книжках в обох написано «автомеханік». Але Олег спеціалізується на шиномонтажних роботах, а Денис – на ремонті двигунів та електроніки. Олег не може ремонтувати двигуни — не вистачає кваліфікації, а відправляти Дениса міняти шини нераціонально: його робочий час коштує дорожче.

Щоб було зрозуміло хто чим займається, для кожного з них потрібно скласти окрему посадову інструкцію. У такому разі Олега не змусять лізти під капот, а Дениса не звільнять, якщо він відмовиться переставляти колеса.

Типова інструкція. Стане в нагоді, якщо всі співробітники на одній посаді взаємозамінні і виконують ті самі завдання.

На будівництві працюють десять різноробів: носять будматеріали, кабелі, штраблять стіни і укладають цеглу. Кожен із них має вміти робити те саме, що й інші. Їх можна скласти типову інструкцію. Працівники знатимуть, на що вони підписуються, а роботодавець зможе відмовитись від послуг тих співробітників, які не виконують жодного з видів робіт.

У яких випадках потрібна індивідуальна інструкція, а в яких типова, вирішує роботодавець.

У посадовій інструкції для бізнесу немає суворої форми. Вона передбачена лише для чиновників, військовослужбовців та співробітників держкомпаній.

Найчастіше структура належної інструкції така:

• заголовок;
• загальні положення;
• посадові обов'язки;
• права;
• відповідальність;
• взаємодія.

Заголовок. Тут пишуть назву організації чи прізвище, ім'я та по батькові ІП, дату затвердження інструкції та посаду співробітника, який її затверджує. Це може зробити ІП, директор компанії чи будь-який співробітник за його наказом.

Загальні засади. У цьому розділі вказують, хто призначає та звільняє працівника, яке у нього має бути освіта та досвід, що він повинен знати, яких правил трудового розпорядку повинен дотримуватись і хто замінює його під час відпустки та хвороби.

Функції та посадові обов'язки. Тут потрібно докладно описати, чим саме працівник займається. Краще писати конкретно, без загальних фраз: кондитер пече торти та робить десерти відповідно до карт страв; редактор пише тексти на тематику, доручену шеф-редактором; офіс-менеджер замовляє канцелярські товари та організує робочі місця співробітників.

Права. Що співробітник може вимагати від інших у своїх посадових обов'язків. Наприклад, яке канцелярське приладдя він може попросити у секретаря і які завдання може ставити людям в інших відділах, якщо безпосередньо йому виконавці не підкоряються.

Відповідальність. За що працівник відповідає: наприклад, своєчасне замовлення обладнання та комплектуючих.

Взаємодія. До кого та з яких питань співробітник може звертатися і кому він підпорядковується. Наприклад, щоб отримати довідки, потрібно звернутися до помічника головного бухгалтера, а по роз'яснення завдань — до керівника підрозділу.

Щоб затвердити посадову інструкцію, потрібні два підписи — працівник і роботодавець. Так працівник погоджується з тим, що виконуватиме прописані в інструкції обов'язки, а роботодавець підтверджує, що створить необхідні умови та не вимагатиме більшого.

Часто роблять так: на титульній сторінці у правому верхньому кутку ставлять гриф «Стверджую», де підписується роботодавець, а працівник підписується наприкінці документа.Але це не обов'язково: обидві сторони можуть поставити підписи на останній сторінці або на кожній сторінці в інструкції, щоб ніхто не міг замінити сторінки в документі.

Разом із юристом ми підготували для вас кілька шаблонів посадової інструкції. Ви можете завантажити універсальний зразок або скористатися типовою інструкцією:

• для бухгалтера;
• для головного бухгалтера;
• для діловода;
• для менеджера з продажу;
• для спеціаліста з кадрів;
• для касира;
• для комірника;
• для кухаря;
• для спеціаліста з охорони праці;
• для юриста;
• для головного інженера;
• для інженера;
• для водія;
• для вчителя;
• для системного адміністратора;
• для економіста;
• для завідувача складу;
• для механіка;
• для вихователя;
• для офіс-менеджера.

1. Посадова інструкція — це документ, де детально прописані всі обов'язки працівника.
2. Інструкція може бути типовою – для посади, або індивідуальною – для конкретної людини.
3. Щоб затвердити посадову інструкцію, її мають підписати дві особи: працівник, який її виконуватиме, та керівник компанії чи ІП або уповноважений ними представник.
4. Правильно оформлена посадова інструкція може стати вирішальним аргументом під час спору у трудовій інспекції чи суді.

Збірник посадових інструкцій

До обов'язків роботодавців входить оформлення різної кадрової документації. У нашій консультації ми розповімо про те, що таке посадова інструкція, як її скласти, і чи роботодавець повинен видавати посадові інструкції. Крім того, ви зможете ознайомитись із зразками посадових інструкцій.

Що таке посадова інструкція

Посадова інструкція – це внутрішній організаційно-розпорядчий документ, що містить конкретний перелік посадових обов'язків працівника з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також його прав та відповідальності (Лист Роструда від 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для яких цілей використовується

Відразу хочемо зазначити, що у загальному випадку законодавством не встановлено обов'язків роботодавця з видання посадових інструкцій. Адже трудова функція працівника має бути розкрито у його трудовому договорі (ст. 57 ТК РФ). Проте складати посадові інструкції рекомендується тоді, як у трудовому договорі не розкрито трудові обов'язки працівника.

До речі, на думку Роструда, посадові інструкції мають сенс розробляти за кожною посадою, яка є у штатному розкладі роботодавця. А відсутність посадової інструкції часом заважає роботодавцю (Лист Роструда від 09.08.2007 N 3042-6-0):

• обґрунтовано відмовити у прийомі на роботу. Адже саме у посадовій інструкції можуть бути додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника;
• об'єктивно оцінити діяльність працівника у період випробувального терміну;
• розподілити трудові функції між працівниками;
• тимчасово перевести працівника в іншу роботу;
• оцінити сумлінність та повноту виконання працівником трудової функції.

Зазвичай посадові інструкції складаються з урахуванням кваліфікаційних показників, які у кваліфікаційних довідниках, наприклад, у Кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців (утв. Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 N 37).Якщо йдеться про робочі посади, то при складанні посадової інструкції використовується єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників. Крім того, гарною підмогою при складанні посадових інструкцій є профстандарти.

Посадова інструкція може бути оформлена окремим документом або бути додатком до трудового договору.

Тепер давайте зупинимося на зразковій структурі посадової інструкції.

Загальні положення

У цьому розділі зазвичай вказується:

• до якої категорії посад належить посада, на яку складається дана посадова інструкція (наприклад, до категорії керівників);
• які вимоги пред'являються до працівника, який претендує на конкретну посаду (рівень освіти, досвід роботи тощо);
• які знання повинен мати працівник, щоб обіймати цю посаду.

Завдання та функції

Як стає зрозуміло з назви, у цьому розділі прописуються завдання та функції працівника, який обіймає відповідну посаду.

Обов'язки

Цей розділ призначений докладного описи посадових обов'язків працівника. Чим детальніше ви все розпишіть, тим менше потім розбіжностей може виникнути між вами та працівником з приводу того, що має робити працівник.

У цьому розділі перераховуються права працівника у його посади. Наприклад, зазначається, які документи має право підписувати працівник.

Відповідальність

Вказується, якої відповідальності може бути притягнуто працівник за наявності тих чи інших порушень, наприклад, за неналежні виконання своїх трудових обов'язків або у разі скоєння злочинів під час виконання посадових обов'язків.

Взаємини

У розділі прописується порядок взаємодії працівника коїться з іншими працівниками, з підрозділами роботодавця, з контрагентами тощо. Наприклад, якщо працівник зобов'язаний складати будь-який звіт для іншого співробітника або передавати йому будь-які документи, то в даному розділі є сенс вказати, у який термін він повинен це робити.

Крім того, у розділі «Взаємини» можна прописати, кого заміщає працівник і ким заміщається сам у разі своєї відсутності.

Обов'язкові реквізити

Посадова інструкція затверджується керівником організації. Відповідно, на інструкції мають стояти:

• гриф затвердження («ЗАТВЕРДЖУЮ»);
• найменування посади керівника (генеральний директор, президент тощо);
• підпис керівника;
• ПІБ керівника;
• дата затвердження.

Також на посадовій інструкції вказується найменування організації. Можна додати й інші реквізити роботодавця (адресу, ІПН, КПП тощо).

Як правило, на посадовій інструкції ставлять свої візи:

• розробник інструкції;
• працівник кадрової служби;
• працівник юридичної служби;
• безпосередній начальник працівника.

З посадовою інструкцією працівник може бути ознайомлений під розпис прийому працювати, тобто до підписання трудового договору (ст. 68 ТК РФ).

Як внести зміни до посадової інструкції

Порядок внесення змін до посадової інструкції залежить від того, тягне це зміна обов'язкових умов трудового договору чи ні.

Зміна посадової інструкції не тягне за собою зміни обов'язкових умов трудового договору.

У цьому випадку роботодавцю зручніше затвердити нову редакцію посадової інструкції та ознайомити з нею працівника під розпис (Лист Роструда від 31.10.2007 р. N 4412-6).

Зміна посадової інструкції тягне за собою зміну обов'язкових умов трудового договору.

У цій ситуації роботодавцю необхідно заручитися згодою працівника такі зміни (ст. 72 ТК РФ). Угода про зміну умов трудового договору укладається між роботодавцем та працівником у письмовій формі. Відповідно зміни до посадової інструкції можуть бути внесені лише після отримання згоди від працівника. При цьому, якщо посадова інструкція є додатком до трудового договору, має сенс вносити зміни одразу і до договору, і до інструкції шляхом підготовки додаткової угоди (Лист Роструда від 31.10.2007 N 4412-6).

Нагадаємо, що є випадки, коли для зміни певних умов трудового договору згода працівника не потрібна. Наприклад, таке можливе, коли з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, певні сторонами умови трудового договору не можуть бути збережені (ст. 74 ТК РФ). Щоправда, у разі зміни трудовий функції працівника однаково знадобиться його згоду.

У яких випадках посадова інструкція є обов'язковою

Як ми вже сказали вище, роботодавець не повинен складати посадових інструкцій. Але, як відомо, із будь-якого правила є винятки. Так, наприклад, у Законі про приватну детективну та охоронну діяльність у РФ прямо прописано, що дії приватних охоронців на об'єктах охорони регламентуються посадовою інструкцією (ст. 12.1 Закону РФ від 11.03.1992 N 2487-1). При цьому законодавством встановлено типові вимоги до посадової інструкції приватного охоронця (Додаток до Наказу Росгвардії від 19.10.2020 р. N 419).

Також належні інструкції мають бути розроблені для персоналу фізичного захисту структурних підрозділів ядерного об'єкта (п. 105 Федеральних норм та правил, затв. наказом Ростехнагляду від 08.09.2015 N 343).

Збірник посадових інструкцій

На нашому сайті в розділі «Форми» ви знайдете зразки посадових інструкцій для різних посад. Крім того, там ви зможете завантажити бланки цих посадових інструкцій.

У вищезгаданому розділі, наприклад, представлені:

• посадова інструкція генерального директора;
• посадова інструкція головного бухгалтера;
• посадова інструкція бухгалтера-касира;
• посадова інструкція програміста;
• посадова інструкція секретаря;
• посадова інструкція водія;
• Посадова інструкція менеджера.

• Головна
• Правові ресурси
• Добірки матеріалів
• Обов'язкові розділи посадової інструкції

Обов'язкові розділи посадової інструкції

Добірка найважливіших документів на запит Обов'язкові розділи посадової інструкції (Нормативно-правові акти, форми, статті, консультації експертів та багато іншого).

• Посадова інструкція:
• Агент із постачання посадова інструкція
• Адміністратор готелю
• Внесення змін до посадового регламенту
• Лікар клінічної лабораторної діагностики посадова інструкція
• Гальванік посадова інструкція
• Показати все

• Посадова інструкція:
• Агент із постачання посадова інструкція
• Адміністратор готелю
• Внесення змін до посадового регламенту
• Лікар клінічної лабораторної діагностики посадова інструкція
• Гальванік посадова інструкція
• Показати все

Статті, коментарі, відповіді на запитання

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Стаття: Посадова інструкція працівника у питаннях та відповідях
(Суховська М.Г.)
(«Головна книга», 2021, N 14) Які розділи мають бути у посадовій інструкції?

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Запитання: Як скласти журнал реєстрації посадових інструкцій?
(Консультація експерта, Мінпраця Росії, 2023) За своєю структурою журнал є книгою фіксації документів і відноситься до категорії реєстраційних облікових форм. На нашу думку, журнал реєстрації посадових інструкцій має складатися з титульного листа (обкладинка журналу), основного розділу та зворотної сторони.

Нормативні акти

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Наказ Ростехнагляду від 07.02.2012 N 85
(Ред. Від 03.06.2013)
«Про затвердження федеральних і правил щодо використання атомної енергії «Вимоги до програм забезпечення якості об'єктів використання атомної енергії»
(разом із «НП-090-11…»)
(Зареєстровано в Мін'юсті Росії 19.03.2012 N 23509) Розділ повинен містити положення про обов'язкову наявність у посадових інструкціях персоналу та (або) в інших документах організації вимог до обов'язків персоналу, його кваліфікації, обсягів знань та навичок.

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Наказ Ростехнагляду від 13.02.2017 N 53
«Про затвердження федеральних норм і правил у сфері використання атомної енергії «Вимоги до змісту звіту щодо обґрунтування безпеки блоку атомної станції з реактором типу ВВЕР»
(Разом з «НП-006-16. Федеральні норми та правила ...»)
(Зареєстровано в Мін'юсті Росії 10.05.2017 N 46663) Розділ повинен містити інформацію про наявність у посадових інструкціях персоналу та (або) в інших документах експлуатуючої організації вимог до обов'язків персоналу, його кваліфікації, обсягів знань та навичок.

Як скласти та оформити посадову інструкцію

У спеціалістів з КДП стільки роботи, що створення посадових інструкцій може здаватися безглуздим марнуванням часу. Проте докладно складений документ допоможе компанії визначити обов'язки співробітника та захиститися у суді у разі спору.

Про те, навіщо складати посадові інструкції, поговорили з екс-керівником відділу кадрів Сітібанку та засновником онлайн-школи Експерт-кадровик Ольгою Смирновою. Ольга розповіла, як скласти посадову інструкцію, а також якихось помилок варто уникати.

Ольга Смирнова, експерт із трудового права та кадрового обліку, засновник онлайн-школи Експерт-кадровик

Що таке посадова інструкція

У Трудовому кодексі немає ухвали, що таке посадова інструкція. Але спираючись на зміст та роль документа, можна дати йому таке пояснення:

Посадова інструкція – це документ, який регулює очікування роботодавця від працівника на певній посаді.

Називати посадову інструкцію можна по-різному, наприклад, посадовий регламент. Але я не бачу сенсу у креативі. Якщо у вас налагоджено процес ознайомлення новачків із посадовими інструкціями, краще залишити звичну для всіх назву документа. Першого робочого дня фахівець і так відчуває стрес, не варто лякати його новими документами.

Навіщо потрібна

Домовитися зі співробітником про його посадові обов'язки

Від фахівця на одній і тій же посаді в різних компаніях чекають на різне.Щоб співробітник розумів, які завдання він має виконувати, варто детально прописати їх у посадовій інструкції та ознайомити фахівця з текстом.

Закріпити елементи системи мотивації

У розділі посадової інструкції про права працівника можна закріпити його право виявляти ініціативу, пропонувати нестандартні розв'язання завдань, впроваджувати роботу послуги для автоматизації. З виконанням цих функцій можна зв'язати KPI та матеріальне заохочення.

Закріпити портрет спеціаліста на посаді

У посадовій інструкції слід прописати, які вимоги ви ставите до співробітника на конкретній позиції. Це, наприклад, рівень та спеціалізація освіти, досвід роботи у певній сфері.

Чіткі вимоги допоможуть убезпечити компанію від поразок у судах за позовами кандидатів, які вирішать оскаржити відмову у прийнятті на роботу. Крім того, цей розділ буде орієнтиром для рекрутерів під час пошуку співробітників.

Захистити цінних спеціалістів від скорочення

Відповідно до частини 1 статті 179 ТК РФ при скороченні чисельності чи штату співробітників переважне право збереження робочого місця мають працівники з вищою продуктивністю праці та кваліфікацією. Якщо ці параметри у фахівців однакові, роботодавець повинен залишити людину з певними особистими обставинами. Наприклад, переважне право на збереження роботи мають сімейні співробітники з двома і більше утриманцями.

Якщо у посадовій інструкції докладно не описані вимоги до кваліфікації працівника, то при скороченні оцінки слід проводити за особистими обставинами. Тоді на роботі може залишитися не найефективніший фахівець.

Визначити яку вакантну посаду можна запропонувати співробітнику при скороченні

Відповідно до частини 1 статті 180 ТК РФ при скороченні чисельності чи штату співробітників роботодавець має запропонувати спеціалісту іншу вакантну посаду, де співробітник зможе працювати з урахуванням стану здоров'я та кваліфікації. Визначити, чи підходить кваліфікація спеціаліста для конкретної позиції можна за допомогою посадової інструкції.

Захиститись у суді

Якщо працівник вважає, що його незаконно звільнили через невиконання посадових обов'язків, детально складена посадова інструкція допоможе компанії довести пул завдань фахівця.

Обґрунтувати витрати на доплату працівникові до окладу

Якщо компанія вирішила розширити перелік посадових обов'язків спеціаліста з надбавкою до окладу, внесення нових завдань до посадової інструкції допоможе бухгалтерії обґрунтувати витрати на доплату.

У яких випадках обов'язкова

За загальним правилом, посадова інструкція — необов'язковий документ.

Однак у деяких сферах певних посад роботодавець зобов'язаний складати цей документ. Це, наприклад:

• державні цивільні службовці (частина 1 статті 47 Федерального закону «Про державну цивільну службу Російської Федерації»);
• муніципальні службовці (частина 1 статті 12 Федерального закону «Про муніципальну службу Російської Федерації»);
• військовослужбовці (стаття 24 Статуту внутрішньої служби Збройних сил Російської Федерації);
• приватні детективи та охоронці (частина 2 статті 12.1 Закону РФ «Про приватну детективну та охоронну діяльність у Російській Федерації»);
• співробітники фізичного захисту структурних підрозділів ядерного об'єкта (пункт 105 Вимог до систем фізичного захисту ядерних матеріалів, ядерних установок та пунктів зберігання ядерних матеріалів).

Хто розробляє

Розробкою посадових інструкцій повинні займатися фахівець із КДП, ейчар та керівник співробітника.

Якщо співробітнику цікаво взяти участь у розробці посадової інструкції для себе, попросіть його допомогти. Але важливо презентувати таку зайнятість як проектну і, якщо спеціаліст не має часу на це, не потрібно наполягати.

Види

Існує 2 види посадових інструкцій - індивідуальні та типові.

Типова посадова інструкція створюється для кількох спеціалістів на одній посаді. Наприклад, у компанії є 3 менеджери з продажу та всі вони виконують однакові завдання. У такому разі є сенс створити єдину неперсоніфіковану посадову інструкцію для цієї позиції. Фахівці, які працюють на цій посаді, мають отримувати однаковий оклад.

Індивідуальна посадова інструкція необхідна, якщо працівники однієї посади виконують різні обов'язки. Наприклад, із трьох менеджерів із продажу перший працює лише з північними регіонами, другий — із південними, а третій — із Уральським округом. У тексті такої інструкції зазвичай зафіксовано ПІБ працівника, який має виконувати завдання. Співробітники однієї посади з різними завданнями можуть мати різні оклади.

Що має бути у посадовій інструкції

1. Загальні положення:
   • до якого грейду та підрозділу належить посада, на яку складено інструкцію;
   • хто може призначити та звільнити співробітника;
   • яких спеціалістів може замінювати співробітник;
   • який документ регулює графік роботи спеціаліста.
2. Вимоги до кваліфікації працівника на посаді:
   • рівень та спеціалізація освіти;
   • досвід роботи;
   • знання та навички, необхідні для зайняття посади.
3. Обов'язки працівника на посаді.
4. Права працівника.У цьому розділі можна передбачити пункт із результатами, за які співробітнику належить матеріальне заохочення.
5. Відповідальність працівника за невиконання посадових обов'язків - за що можна призначити співробітнику дисциплінарне стягнення та яке.
6. Порядок взаємодії — чиї доручення має виконувати фахівець, з ким та навіщо взаємодіяти по роботі.

Як сформулювати обов'язки та вимоги до фахівця у посадовій інструкції

Насамперед потрібно створити посадові інструкції для співробітників підрозділу, де є хаос у процесах та перемішані зони відповідальності. Щоб логічно і конкретно сформулювати блок з обов'язками, дотримуйтесь 5 правил:

1. Попросіть співробітників протягом місяця записувати всі завдання, якими вони займаються щодня, із витраченим часом. Це допоможе закріпити у посадовій інструкції реальні обов'язки, які виконують спеціалісти.
2. Якщо на посаді працює кілька спеціалістів, порівняйте їхні завдання та вирішіть, які посадові інструкції має сенс складати — типові чи індивідуальні.
3. Обговоріть з керівником його очікування від роботи фахівців.
4. Не зловживайте формулюванням "виконувати інші обов'язки за завданням керівника". Важливо, щоб ваші доручення охоплювали зміст діяльності співробітника. Тому просити юриста збирати новорічні подарунки дітям працівників незаконно, і у разі суперечки суд, швидше за все, стане на бік фахівця.

Якщо виконання роботи пов'язане з наданням державних компенсацій та пільг, найменування посади та кваліфікаційні вимоги до неї мають відповідати положенням, зазначеним у кваліфікаційних довідниках чи професійних стандартах.

Наприклад, робота зварювальником дає право на пільгову пенсію.У такому разі у фахівця має бути відповідне найменування позиції у посадовій інструкції, а також зазначені вимоги до кваліфікації із профстандарту.

Як оформити відповідно до ГОСТу

Правил, як оформити посадову інструкцію у законах немає. Тому компанія може надати документу будь-якого виду або скористатися правилами, закріпленими в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила Держстандарту, які можна використовувати для оформлення тексту документа:

• шрифт - 12-14 кегль;
• абзацний відступ - 1,25 см;
• 1-1,5 міжрядковий інтервал.

Також можна врахувати правила щодо оформлення титульного листа посадової інструкції:

1. Назва компанії має відповідати найменуванню юридичної особи. Під назвою компанії в дужках потрібно вказати скорочену назву, якщо вона передбачена статутом.
2. Під назвою організації слід зазначити вид документа посадова інструкція.
3. Якщо на титульному аркуші вказано юридичну адресу компанії, місце видання посадової інструкції не можна вказувати.
4. Вказати дату затвердження та номер документа. У ГОСТі вимога про реєстраційний номер стосується вхідних документів, але й у посадовій інструкції він також необхідний, щоб послатися на неї, наприклад, у трудовому договорі. Реквізит є порядковим номером документа, за бажанням доповнюється цифровим або буквеним кодом, якщо вони використовуються в компанії.
5. Поставити гриф затвердження у верхньому правому кутку титульного листа. Реквізит повинен містити:
   • слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»;
   • найменування посади працівника, який затвердив документ;
   • підпис та ПІБ співробітника, який затвердив документ;
   • дата затвердження документа.

Як затвердити

Як правило, локальні нормативні акти, у тому числі посадові інструкції, затверджує одноосібний виконавчий орган компанії, наприклад, генеральний директор або президент. Він може за дорученням передати цю функцію іншому співробітнику, наприклад, керівнику HR-департаменту, якщо це право не обмежене у статуті організації.

Також у статуті може бути закріплено, що трудові відносини перебувають у віданні колегіального виконавчого органу, наприклад, ради директорів. Тоді затверджуватиме посадові інструкції голова цього органу.

Як ознайомити співробітника

Ознайомлення спеціаліста з посадовою інструкцією має підтверджуватись підписом. Якщо посадова інструкція є індивідуальною, працівник ставить підпис наприкінці документа.

Якщо посадова інструкція є типовою, співробітник може підписати лист ознайомлення. У ньому важливо вказати назву та дату видання документа, з яким ознайомлений співробітник, а потім попросити спеціаліста поставити підпис у таблиці:

Новачка необхідно ознайомити з посадовою інструкцією до підписання трудового договору. Це допоможе роботодавцю захиститися в суді, якщо він звільнить працівника за невиконання обов'язків, а той захоче оскаржити рішення, оскільки вважатиме, що прохання роботодавця він виконувати не зобов'язаний.

Зафіксувати ознайомлення працівника з посадовою інструкцією до підписання трудового договору можна у ознайомчому аркуші чи графі «Ознайомлений» наприкінці посадової інструкції. До тексту достатньо включити фразу: «З посадовою інструкцією ознайомлений до підписання трудового договору».

Як вносити зміни

Порядок зміни посадової інструкції залежить від двох факторів: