"Копія вірна": як правильно завірити документи
паперові та електронні

Досвід експерта: "Копія вірна": як правильно завірити документи

Навіщо завіряти документи

Копія повторює оригінал, якщо в ній та сама інформація і немає правок. Але помилково буде поставити позначку «Копія вірна» та йти з нею до суду чи інших державних органів. Юридична сила є лише у оригіналу.

Розповідаємо, як правильно завірити копії документів за новими правилами на кількох аркушах, та наскільки відрізняється підтвердження електронного файлу від паперового.

Чим відрізняється засвідчення внутрішніх та зовнішніх документів

В організаціях є два типи документів: зовнішні та внутрішні. До перших належать накази адміністрації, посадові інструкції, службові записки, розпорядження, постанови тощо. Зовнішні – це ділові листи, папери від замовників та контрагентів.

Є термін «дублікат» – це не копія. Дублікат теж відтворює оригінал, але він потрібен, щоб замінити оригінал, наприклад, якщо його втратили. У дубліката така ж юридична сила, що в оригіналу.

У діловодстві копії найчастіше потрібні:

• у судову інстанцію як докази;
• при аудиторських та податкових перевірках;
• контрагентам, наприклад, при втраті оригіналів;
• для укладання угод.

Співробітникам часто потрібні засвідчені папери чи довідки від роботодавця, щоб подати їх до СФР, податкової, банків, судів. Для цього вони спочатку надсилають письмовий запит до організації, в якій працюють.

Які закони регулюють процес завірення

Документацію завіряють за правилами та рекомендаціями, прописаними у законодавчій базі:

У Росії ще діє указ Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-Х «Про порядок видачі та свідоцтва підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» (в ред. Федерального закону від 08.12.2003 N 169-ФЗ ).

Наприклад, із ГОСТ Р 7.0.97-2016 ви зрозумієте, як завіряти візу для внутрішньої документації:

У ГОСТ вказано, як правильно ставити відбиток друку - наприклад, не заходити на підпис:

Листи Мінфіну допоможуть підготувати папери для податкової. Припустимо, у листі 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 є інформація, як зшивати листи та нумерувати їх:

Які обов'язкові знаки існують

Є вимоги щодо завірення копій:

• написати словами «Вірно»;
• вказати посадову особу, яка засвідчує;
• поставити дату та підпис.

Позначку «Вірно» можна замінювати на штамп з готовими рядками, куди залишається вписати інформацію. Ті ж правила діють, коли папери готують керівників інших підрозділів усередині компанії.

Щоб передати копію до сторонньої фірми, засвідчувальна позначка розширюється. Тут уже обов'язковий друк організації, яка не повинна перекривати автограф. Ще потрібно вказати, де зберігається оригінал. Якщо в архіві, то треба написати номер оригіналу та рік справи.

Хто має право завіряти копії

Лише певні особи можуть засвідчувати офіційні папери.

Юридична особа

В організаціях цим правом наділено керівника/власника компанії, а також уповноважену особу — зазвичай головного бухгалтера, заступника директора, співробітника відділу кадрів. Ці повноваження зазвичай закріплені у статуті організації, наказі керівника чи довіреності.Індивідуальний підприємець також може довірити процедуру своєму працівникові, або завіряти все самостійно.

До нотаріуса зазвичай звертаються, коли треба зареєструвати суспільство чи укласти угоду з організацією. У другому випадку сторони заздалегідь домовляються, який пакет документації необхідно завірити нотаріально.

Щодо передачі паперів у податкову, то завіряти нотаріально копії первинних документів не потрібно. Але звернутися до нотаріуса все ж таки доведеться за довіреністю, якщо папери подаються, наприклад, від імені індивідуального підприємця.

Фізична особа

Громадянину необхідно звертатися до нотаріуса, якщо потрібно завірити копії паспорта чи трудової книжки. Підтвердити документацію з роботи може бухгалтер/керівник компанії. Підтвердження копії може знадобитися для:

• отримання соцвиплат та пільг;
• оформлення кредиту у банку;
• реєстрації у службі зайнятості;
• подання судового позову про порушення трудових прав тощо.

Де на документі ставиться «Копія вірна»

Точно під оригінальним підписом після реквізитів та іншої інформації обов'язково має стояти рукописна позначка «Вірно» або штамп з аналогічним написом. Якщо автографа в оригіналу немає, то у нижній частині сторінки. Про це йдеться у ГОСТ:

До речі, про штамп «Копія вірна» у держстандарті нічого не сказано. Його можна замовити за своїм дизайном. Також допустиме проставлення одночасно двох варіантів штампу: засвідчувальний напис «Вірно» на документі засвідчує, що екземпляр справжній, а «Копія» підтверджує, що це не оригінал. Подивимося на прикладі. Файл відкриємо у програмі PDF Commander.

Ми використовували готовий штамп із редактора, хоча ви можете завантажити свій варіант. Розмістили його унизу бланка.Доповнили інформацією: посадою завірителя, П.І.Б. та датою. Після примірника можна роздрукувати та власноруч підписати. Або зробити це мишкою всередині редактора, але юридичної сили він не матиме.

Як правильно завірити копію наказу

Певну документацію ще обов'язково засвідчують печаткою: службові записки, угоди, договори, протоколи. Накази також.

На екземплярі наказу про прийом на роботу необхідно:

• поставити напис від руки, штамп "Копія вірна";
• вказати посаду особи та розшифровку ініціалів;
• написати дату;
• підписати та поставити друк.

Як пошити копії документів та завірити їх

Ви вже знаєте правила та порядок завірення копій документів із кількох аркушів. На кожній сторінці потрібно поставити «Вірно», ініціали, дату та автограф. Наприкінці потрібно додатково прописати, де зберігається оригінал.

На зшивання копій У ГОСТі суворих правил немає, і потрібно виходити із загальних рекомендацій. Найзручніше підтвердити весь екземпляр. На звороті останнього листа роблять місце прошивки - скріплюють сторінки ниткою. Сюди ж прикріплюється наклейка. На ній треба:

• вказати кількість аркушів - пропишіть арабськими цифрами, а потім прописом;
• поставити печатку так, щоб вона заходила і на останню сторінку, і на наклейку.

Як завірити електронний документ

Можна підписувати екземпляри віддалено. Так легше та швидше обмінюватися ними з контрагентами, складати звітність, подавати позови тощо. Використовуйте PDF-редактор: оформляйте заяви/акти та завантажуйте їх у програму електронного документообігу.

Нюанси під час роботи редактора:

• треба придбати ліцензійну версію - офіційну та безпечну;
• у програмі має бути можливість додавати криптографічні записи;
• у вас випущено електронний цифровий підпис (ЕЦП).

ЕЦП рівнозначна реальній автографі людини, тому що згенерована у спеціальній програмі для шифрування.

Корисно знати

Бувають три варіанти ЕЦП: проста, некваліфікована та кваліфікована. Некваліфіковану можна отримати через програму «Держключ» або програму СКЗІ, кваліфіковану — лише через центр, що засвідчує. Читайте, як підписати документ за допомогою ЕЦП.

Щоб завантажити ЕЦП у PDF-редактор з комп'ютера, заздалегідь встановіть СКЗІ — засіб криптографічного захисту інформації.

1. Відкрийте файл у PDF Commander - додайте по кнопці або перенесіть з папки.

Можна перевірити, чи актуальна завантажена ЕЦП через функцію «Перевірити підпис».

Інформація, що використовується, прописана в законодавчій базі з електронного документообігу та ЕЦП: 06.04.2011 N 63-ФЗ «Про електронний підпис» (далі — Закон N 63-ФЗ) та 27.07.2006 N 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології інформації».

Розберемо інші зразки.

Договір

Два способи завірити екземпляр договору:

1. 1. Роздрукувати, власноруч підписати та відправити скан по email.
2. 2. Зробити копію електронного файлу, завірити цифровим підписом.

У паперовій копії пишуть, де зберігається оригінал, а в електронному форматі вказують, за допомогою якого програмного забезпечення доступ до оригіналу.

Статути організації

Статут організації зазвичай зберігається у паперовому варіанті. Його можна відсканувати та перевести до файлу. Засвідчити установчу документацію може нотаріус за допомогою електронного цифрового підпису, сам керівник чи його співробітники за дорученням.

Дублікат

Оскільки дублікат — той самий оригінал, то завіряти його копію потрібно за тими самими правилами, що й підтвердження копії оригіналу.

Для суду

До суду надсилають оригінали або їх засвідчені копії. Юридичні особи можуть самі підтвердити папери, а громадянам слід звертатися до нотаріуса. До нього можна принести роздруковані екземпляри. Електронний формат теж варто розглянути, у цьому випадку нотаріус сканує папери і переводить в електронний формат за вас або запевняє їх дистанційно за допомогою ЕЦП.

Акти

Акти засвідчуються згідно з тими ж рекомендаціями. Для різних типів діють свої правила: хто має їх завіряти, кому їх подавати. Наприклад, завірений екземпляр акта з нещасного випадку, як і інші матеріали у справі, потрібно обов'язково направляти до СФР протягом 3 днів.

Заяви

Звичайні заяви запевняють нечасто. Співробітникам частіше потрібні копії наказів про прийом на роботу, звільнення чи переведення, довідки про заробітну плату. Їх підтверджує директор чи бухгалтер. Примірники позовної заяви роблять обов'язково, щоб повідомити інші сторони процесу про пред'явлені вимоги. Їх підтверджує посадова особа фірми чи представник із доручення.

Довіреності

У законодавстві немає суворих розпоряджень про порядок завірення довіреностей, тому її може підтвердити сторона, на яку оформлений папір, наприклад: керівник компанії або його уповноважені особи.

Підіб'ємо підсумки: чи може котируватися електронний документ

Ви дізналися, як завіряти на документах їхню справжність, де ставити штамп «Копія вірна»: зразки фото допоможуть вам підготувати матеріали належним чином. Підписати документацію ЕЦП простіше, але вам потрібно встановити програму СКЗІ та PDF-редактор, наприклад, PDF Commander.Тоді посвідчення паперів займатиме кілька кліків.

Часті питання

Дублікат - це повторний екземпляр оригіналу. Він має таку ж юридичну силу, що оригінал. Часто оформляють після втрати оригіналу.

Ні, не завжди. Будь-яка компанія може завірити копії службових паперів, екземпляри для працівників чи інших організацій. До нотаріуса слід звертатися в окремих випадках, наприклад, коли реєструється ТОВ.

Внутрішня документація не виходить за межі організації – це розпорядження керівництва, службові записки, а також копії, які видаються співробітникам. Зовнішні використовують для взаємодії з державними організаціями та іншими компаніями – підрядниками, замовниками, контрагентами.

"Копія вірна", або Як правильно завіряти документи

Штамп "Копія вірна" - це відмітка про те, що виготовлення дубліката точно відповідає оригіналу і в нього не внесені ніякі доповнення. Повторний документ має законну силу, якщо він правильно завірений цим написом (у вигляді друку або від руки).

Навігація

Навіщо завіряти копії

Якщо акт, що повністю повторює інформацію оригіналу, засвідчений належним чином, то він має аналогічну юридичну силу з оригіналом (підп. 23 п. 3.1 ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Система стандартів»).

Організації запевняють копії у таких ситуаціях:

• для надання контрактів, накладних, установчих документів, свідоцтва про право власності та ін. стороннім компаніям та державним органам;
• для обміну кадровою документацією усередині підрозділів чи філій компанії;
• для надання довідок та виписок працівникам у зв'язку з їх трудовою діяльністю.

Співробітники підприємства (зокрема й колишні) вправі написати запит про видачу будь-яких ксерокопій паперів, що з їх роботою (трудових книжок, розпоряджень прийому працювати, про переведення, звільнення, довідок і виписок тощо.). Роботодавець зобов'язаний безкоштовно видати їх протягом 3 робочих днів (стаття 62 ТК РФ і пункт 7 Правил ведення та зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225).

Завірені дублікати вимагають і різні установи:

• податкові інспекції;
• Пенсійний фонд;
• Фонд соціального страхування;
• банки та мікрофінансові організації;
• наглядові органи (Держтехнагляд, Росспоживнагляд, Ростехнагляд, Трудова інспекція тощо);
• судові інстанції.

Хто має право завіряти документи

У виняткових випадках дублікати запевняють у нотаріуса. Конкретні ситуації передбачено законодавством. Наприклад, довіреність для вчинення закордонних правочинів, вступ у спадок, свідоцтва про власність, коригування установчих документів організацій тощо. Але щоразу при створенні копій та виписок із кадрової документації йти до нотаріуса недоцільно. У більшості ситуацій роботодавець має право самостійно засвідчити їх.

Цю процедуру вправі здійснювати обмежене коло осіб:

• керівник (чи індивідуальний підприємець);
• головний бухгалтер;
• начальник чи спеціаліст кадрової служби;
• інші уповноважені посадові особи, які входять до штату організації.

Без додаткових актів завірити ксерокопії важливих паперів можна лише голові компанії чи індивідуальному підприємцю.Для решти співробітників знадобиться додатковий папір, який наділяє їх такими повноваженнями, наприклад, позначка в посадовій інструкції або довіреність. Глава компанії видає розпорядження, де наголошує, хто і на підставі чого проводить цю процедуру.

Ксерокопію запевняє лише та людина, яка її підготувала або порівняла з оригіналом. Не можна брати на себе відповідальність проставляти відмітку про засвідчення, якщо ви не бачили оригіналу.

Юридичні особи мають право засвідчити лише дублікати власних протоколів та актів. Копіювання чужих паперів допустиме, лише якщо є дозвіл цих організацій. Воно не потрібно, якщо папери потрібні для працевлаштування громадян або стосуються особових справ працівників компанії, що діють.

Експерти КонсультантПлюс розібрали як завірити копії документів для податкової інспекції. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

Якими НПА керуватися

Немає єдиного нормативного акта, регулюючого порядок копіювання документів. У більшості випадків орієнтуються на національний стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, який набув чинності з 1 липня 2018 року. Але він використовується як рекомендації. І стає обов'язковим, якщо затверджено у внутрішній нормативній документації підприємства.

При розробці правил завірення копій документів усередині компанії слід орієнтуватися на судову практику, розпорядження, листи державних відомств та наступні нормативні акти:

• Указ Президії Верховної Ради СРСР № 9779-X від 04.08.83 (ред. від 08.12.2003), цей акт діє досі як закон;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Національний стандарт»;
• положення спеціальних законодавчих актів (наприклад, НК РФ, ДК РФ, АПК РФ).

Процедура завірення в організації

При виготовленні дублікатів важливих паперів необхідно керуватися порядком завірення копій документів, встановленим законодавством ГОСТу Р 7.0.97-2016. До нього входять обов'язкові кроки:

1. Підготовка дублюючого документа (зазвичай з використанням копіювальної техніки).
2. Після тексту та слова "Підпис" за допомогою друку або від руки ставиться позначка "Вірно" (на практиці часто застосовують і напис "Копія вірна").
3. Потім вказують реквізити посадової особи, яка завірила ксерокопію: ПІБ, посада, особистий підпис, її розшифрування.
4. Вказується дата.
5. Ксерокопія засвідчується відбитком печатки організації чи ІП. Якщо організація працює з гербовою печаткою, копії, крім нотаріальних, гербовими печатками не засвідчуються. Для цього необхідно підготувати інші види друку — наприклад, із найменуванням структурного підрозділу (відділ кадрів, бухгалтерія, секретаріат) чи друку за призначенням.

З 1 липня 2018 року ГОСТ Р 7.0.97-2016 розширив реквізити – обов'язково вказуємо місце знаходження оригіналу. Якщо ксерокопія використовується у внутрішньому документообігу, тобто передається з одного підрозділу до іншого, то реквізит не змінюється. Якщо вона видається у сторонню організацію, то нижче слова «Вірно» необхідно вказати «Родужник перебуває в … організації у справі №… за … рік». Цей реквізит ви маєте право писати від руки або у вигляді штампу.

Якщо в дублікаті кілька сторінок, то існують два способи:

1. Слід поставити позначку «Вірно» та інші реквізити кожної з них.
2. Прошити листи, пронумерувати, наприкінці вказати їх кількість та завірити.

Зазвичай завірений документ є дійсним 30 днів. Хоча у законодавстві цей термін не вказано, держоргани та банківські установи не приймають актів, виготовлених раніше. У банках цей термін часто ще менший — від кількох днів до двох тижнів.

Як завірити документ штампом «Копія вірна»

Щоб засвідчити документацію, допускається два види позначки – відбиток печатки та рукописний варіант. Для першого випадку необхідно спеціально зробити штамп з відбитком "Вірно" або "Копія вірна". Але врахуйте, що ДЕРЖСТАНДАРТ не вказано застосування відбитка «Копія вірна». Є можливість зробити два види штампу: «Копія» та «Вірно». Перший вкаже на дублювання документа. Другий – на його запевнення.

Ось принципи, як завірити копії документів за новими правилами за допомогою відбитка:

• штамп проставляють наприкінці тексту під усіма підписами;
• ставлять у вільному місці, зазвичай у нижньому правому кутку;
• заборонено перекривати текст;
• використовувати його припустимо за погодженні з органами, у яких направляєте акти (в повному обсязі держоргани це дозволяють).

Ось приклад, як це виглядає:

Оригінал знаходиться в організації ТОВ «Ppt.ru» у справі № 77-007 за 2022 рік.

Зразок

Подивіться на приклад «Копія вірна» на документах фотографії трудової книжки.

Чи можна завірити документ написом від руки

Законодавство не містить заборони робити від руки позначки із написом «Вірно» на скопійованих матеріалах. Цей метод використовують досить часто. У той час, як штампи застосовують не завжди: найчастіше виготовляють їх на великих підприємствах, яким необхідно щодня засвідчувати велику кількість документації, за допомогою штампу це робити зручніше.

Ось приклад, як запевнити ксерокопію наказу від руки.

Як завірити електронний документ

Засвідчувати цифровий документ необхідно в залежності від адресата та законодавства. Існують різні види електронного підпису, передбачені Федеральним законом № 63-ФЗ (простий, посилений некваліфікований, посилений кваліфікований), які необхідні в різних ситуаціях. Їх виготовляють спеціалізовані компанії. Зазвичай до друку «Копія вірна» для цифрових документів містяться декілька елементів:

• слова про підписання документа цифровим підписом;
• номер сертифіката ключа підпису;
• прізвище, ім'я та по батькові власника сертифікату;
• період придатності до сертифікату.

Іноді до штампу додають емблему компанії або торгову марку.

Друк "Копія вірна": зразок, як правильно завірити документи

Чи завіряли ви коли-небудь копію документа печаткою "Копія вірна"? Здається, це проста операція, яку роблять у будь-якій організації щодня. Але що якщо завірена вами копія не буде прийнята через помилку? Щоб цього не сталося, давайте розберемося, як правильно використовувати друк "Копія вірна". У цій статті ви знайдете докладні інструкції та поради щодо завірення будь-яких документів.

1. Що таке друк "Копія вірна" і навіщо вона потрібна

Друк "Копія вірна" - це спеціальний штамп або напис, які покладаються на копії документа, щоб підтвердити, що ця копія повністю відповідає оригіналу. Таким чином, запевняється, що при копіюванні не було допущено жодних змін або спотворень інформації.
Завірена копія на відміну від простої копії без друку "Копія вірна" має юридичну силу. Тобто така копія дорівнює оригіналу документа і її можна використовувати в офіційних цілях нарівні з оригіналом.

Друк "Копія вірна" застосовується у таких ситуаціях:

• При засвідченні копій документів для податкових органів
• При поданні документів до суду
• Для завірення виписок із трудових книжок та інших кадрових документів на запит співробітників
• Під час передачі засвідчених копій контрагентам
• Для внутрішнього документообігу організації

Основна перевага використання друку "Копія вірна" в тому, що завірена таким чином копія не вимагає пред'явлення оригіналу документа та має таку саму юридичну силу. Це суттєво економить час та спрощує роботу з документами.

2. Які документи можна завіряти печаткою "Копія вірна"

Друкувати "Копія вірна" можна завіряти копії практично будь-яких документів, у тому числі:

• Кадрові документи: трудові книжки, накази, особисті справи, довідки про заробітну плату;
• Фінансові документи: договори, рахунки-фактури, накладні, акти;
• Реєстраційні документи: статут, установчий договір, свідоцтва;
• Внутрішня документація: протоколи, положення, інструкції, звіти.

При завіренні копій трудових книжок та інших кадрових документів важливо зазначати, на чиї запити вони видаються. Наприклад: "Копія вірна. Видана Іванову І.І. на запит від 23.05.2022".

Якщо копії документів надаються до держорганів чи суду, потрібно ретельно стежити за правильністю їх оформлення. Краще заздалегідь уточнити вимоги до засвідчення копій у конкретній ситуації.

3. Хто може завіряти копії документів в організації

Завіряти копії документів від імені організації можуть:

• Керівник організації (генеральний директор, директор, індивідуальний підприємець). Він має право засвідчувати копії документів без довіреності.
• Співробітники, уповноважені завіряти копії на підставі довіреності, наказу чи посадової інструкції.

Для засвідчення копій документів індивідуальний підприємець використовує свій підпис та печатку ІП. Якщо друку немає, ставиться лише підпис.

Держоргани можуть встановлювати особливі вимоги до того, хто може завірити копії, що їм надаються. Наприклад, для податкової інспекції копію фінансового документа має запевнити головний бухгалтер.

4. Порядок засвідчення паперових копій документів

При засвідченні паперових копій документів слід дотримуватись певного порядку, встановленого законодавством та ГОСТами:

1. Зробити якісну копію із оригіналу документа на папері формату А4.
2. Розмістити напис "Копія вірна" або штамп на вільному від тексту місці.
3. Вказати дату засвідчення копії.
4. Поставити підпис уповноваженої особи.
5. Поставити печатку організації.

Якщо копія багатосторінкова, варіанти засвідчення:

• Завірити кожну сторінку
• Зробити завірювальний напис типу: "Усього в копії 8 аркушів, кожен аркуш завірений печаткою".

5. Електронний документообіг: як завірити копії

Для засвідчення електронних копій документів використовуються підписи. Існує кілька видів електронних підписів:

• Простий електронний підпис (поєднання логіна та пароля)
• Посилений некваліфікований підпис (електронний підпис із прив'язкою до фізособи)
• Посилений кваліфікований підпис (найнадійніший вид електронного підпису)

Для подання звітності до податкової та інших держорганів зазвичай потрібна посилена кваліфікована ЕП, яку можна отримати у спеціалізованому посвідчувальному центрі.

Для засвідчення pdf та скан-копій документів використовуються ті ж реквізити, що й для паперових копій:

• Напис чи штамп "Копія вірна"
• Дата завірення
• Підпис уповноваженої особи
• Друк організації

Існують спеціальні програми та онлайн сервіси, які дозволяють швидко та зручно засвідчувати електронні копії всіх популярних форматів документів.

6. Помилки під час засвідчення копій документів

При засвідченні копій документів часто допускаються різні помилки. Розглянемо найпоширеніші їх.

Одна з найчастіших помилок - відсутність повного комплекту обов'язкових реквізитів на завіреній копії: дати, підписи, печатки. Така копія не матиме юридичної сили.

Також нерідко копії засвідчуються особами, які не мають на те повноважень в організації. Або замість власноручного підпису використовується факсиміле.

Неакуратне розташування напису "Копія вірна" або його низька якість - ще одна поширена помилка.

Щоб уникнути подібних помилок, варто заздалегідь визначити відповідальних за свідчення копій осіб та видати їм відповідні повноваження. Також важливо використовувати якісні витратні матеріали та стежити за чіткістю відбитка.

7. Виготовлення та використання штампу "Копія вірна"

Для зручності засвідчення великої кількості копій часто використовують спеціальний штамп "Копія вірна".

При виборі штампу варто звернути увагу на матеріал виготовлення, розмір, тип оснастки. Розрізняють автоматичні та ручні штампи.

На штамп можна нанести найменування організації, посаду та ПІБ особи, яка засвідчує копії. Зберігати штамп потрібно в сейфі або шафі, що замикається.

Правильний догляд дозволяє продовжити термін служби штампу. Рекомендується очищати його від чорнила, промивати спиртом, 1-2 рази на місяць прокочувати спеціальною подушкою.

8. Рекомендації щодо організації процесу засвідчення копій

Для оптимізації процесу засвідчення копій документів рекомендується:

• Розробити регламент та інструкцію щодо завірення;
• Закріпити відповідальних співробітників із відповідними повноваженнями;
• Використовувати автоматизовані системи для обліку та зберігання завірених копій;
• Ввести систему контролю якості засвідчених копій.

Дотримання чітких внутрішніх регламентів і правил дозволить виключити помилки при засвідченні копій та підвищить ефективність цього процесу в цілому.

9. Порядок засвідчення копії паспорта

Засвідчення ксерокопії паспорта має свої особливості:

• Копіюються та засвідчуються лише сторінки з фотографією, особистими даними, відміткою про реєстрацію за місцем проживання.
• На копії робиться напис: "Вірно. Копія паспорта належить Іванову І.І."
• Вказується мета виготовлення копії, наприклад: "Для надання до банку".

Копію паспорта запевняє сам власник паспорта. Її можна використовувати тільки з тією метою, яка вказана під час засвідчення.

10. Куди ставити друк "Копія вірна"

Друк "Копія вірна" ставиться у вільному від тексту місці документа, що засвідчується. Найчастіше її мають під підписами і печатками, що є на копіюваному документі.

На багатосторінкових документах друк можна ставити:

• На кожному аркуші копії
• Тільки на останньому аркуші
• На кожному аркуші в кутку

Головне правило - друк повинен бути добре видно і читати, і не перекривати важливу інформацію документа.

11. Зразок друку "Копія вірна"

Стандартний зразок друку "Копія вірна" включає такі елементи:

• Напис "Копія вірна" або "Вірно"
• Найменування організації
• Місце для дати
• Місце для підпису
• Місце для розшифрування підпису (ПІБ та посада)

Розмір друку зазвичай становить 40-50 мм. Напис робиться російською мовою. Колір, як правило, синій чи фіолетовий.

Такий стандартний друк дозволяє швидко та правильно завіряти велику кількість копій документів в організації.

12. Засвідчення ксерокопії документа

При засвідченні ксерокопії документа важливо дотримуватися таких правил:

1. Копіювати документ потрібно повністю без пропусків інформації
2. Використовувати папір формату А4, якісно копіювати всі реквізити оригіналу
3. Зробити посвідчення з датою, підписом, печаткою на вільному полі
4. При багатосторінковому документі перевірити правильність нумерації та послідовність листів

Ксерокопія вважається завіреною, якщо на ній є всі обов'язкові реквізити, що відповідають оригіналу.

13. Засвідчення копій документів нотаріусом

У деяких випадках законодавство вимагає обов'язкового нотаріального засвідчення копій документів, наприклад:

• Копії установчих документів організації
• Копії довіреностей на здійснення великих угод
• Копії документів, що подаються до суду

Нотаріус порівнює копію з оригіналом документа, засвідчує її та ставить свій підпис та друк. Така завірена копія набуває особливої ​​юридичної сили.

14. Зразок засвідченої копії документа

Копія містить посвідчення на кожному аркуші, підпис, друк, наскрізну нумерацію сторінок.

Така завірена копія матиме повну юридичну силу і її можна використовувати як офіційний документ.