Зведена номенклатура справ

Зведена номенклатура справ є каталог-перелік справ, що ведуть в організації. Зазвичай, вона складається з урахуванням номенклатур підрозділів організації.

Чи завжди потрібно складати

Організації, які передають свої документи після завершення діловодства до державних або муніципальних архівів, складати та вести номенклатуру справ зобов'язані відповідно до вимог законодавства. Цей обов'язок обумовлюють спеціальні Правила (затверджені наказом Міністерства культури РФ від 31.03.2015 № 526).

Приватним організаціям цей обов'язок не зобов'язаний, проте, як показує практика, великі організації вдаються до складання номенклатури справ досить часто, оскільки зазвичай комплектують свої приватні архіви.

Функції

До основних функцій номенклатури справ належать:

• забезпечення обліку справ, що ведуть у підрозділах як за кількістю, так і за найменуваннями (грає роль довідника-каталогу);
• визначення термінів зберігання різних груп документів. На основі номенклатури справ організації складають описи справ постійного та тимчасового зберігання, а також виділяють документи зі строком зберігання, що минув, до знищення.

З чого почати

У невеликих організаціях може одразу складатися зведена номенклатура справ; в більших організаціях зведена номенклатура складається на основі номенклатур справ підрозділів.

Номенклатури справ відділів та служб складаються їх керівниками за участю начальника канцелярії/архіву чи іншої особи, відповідальної за діловодство.

Начальник канцелярії допомагає оформити номенклатуру відповідно до вимог Інструкції з діловодства або іншого документа, що регламентує правила оформлення документації на підприємстві, та визначити термін зберігання документів.

Зведена ж номенклатура справ:

1. після складання та до затвердження підлягає узгодженню (опціонально) з експертною комісією організації (або архівної установи у разі, якщо організація комплектує архів). Потрібно узгодження з ЕПК зазвичай у випадках, коли самостійно відповідальна за архів чи документознавство особа не може визначити термін зберігання конкретних документів. Засідання експертної комісії оформляється протоколом, номер якого також вноситься до документа. Про те, як оформляється робота експертної комісії, можна прочитати за посиланням;
2. складається наприкінці поточного року на наступний рік і затверджується та вводиться в дію наказом керівника підприємства. Після затвердження її використання стає обов'язковим всім підрозділів;
3. повинна бути включена сама до себе під відповідним індексом.

Як привласнити номери справ

Під час складання документа слід спиратися на організаційну структуру підприємства. Відповідно до неї підрозділам присвоюються індекси, під якими вони та їхні справи фігуруватимуть у номенклатурі.

Традиційно присвоєння індексів починають із «верхівки» організаційної структури, тобто з управління. Підрозділи, що знаходяться «нижче», повинні мати в індексі і свій унікальний номер і вказівку на керівника, до чиєї структури підпорядкованості вони входять. Наприклад:

• індекс 01 надається документам генерального директора;
• індекс 02 присвоюється першому заступнику генерального директора - директору з адміністративної роботи;
• індекс 02-01 присвоюється управлінню документаційного забезпечення, яке перебуває у підпорядкуванні першого заступника;
• індекс 02-01-01 присвоюється архіву, який перебуває у підпорядкуванні управління документаційного забезпечення, тощо.

Таким чином, кожна правильно оформлена справа міститиме в собі інформацію:

• про місце справи у структурі справ підрозділу;
• про місце підрозділу в оргструктурі організації.

Якщо організаційна структура змінюється (підрозділи реорганізовуються, виключаються, додаються), то новому підрозділу надається індекс з урахуванням нової організаційної структури. З цією метою в кожному розділі залишається кілька порожніх рядків, в які за потреби від руки вписуються нові індекси.

Зміни затверджуються до номенклатури наступного року. Індекси для новостворених підрозділів можуть бути затверджені наказом керівника протягом року.

Форма та розділи

При оформленні номенклатури справ приватним організаціям можна використати її зразок, який є в Правилах роботи архівів (затверджені Росархівом у 2002 році). Для державних організацій форма є обов'язковою, крім того, окремими відомствами можуть затверджуватись свої форми номенклатур.

На сайті представлений зразок, яким можна скористатися для потреб. У структурі номенклатури справ виділяють:

1. "шапку". У «шапці» міститься гриф затвердження документа з датою, ПІБ та посадою керівника, що його затвердив, та його підписом, а також назва, номер документа та період дії (наприклад, «Номенклатура справ №1 ТОВ «Алмаз» на 2024 рік»);
2. власне таблицю номенклатури;
3. підсумковий запис.

Що включати до таблиці

У таблиці номенклатури справ містяться такі розділи:

1. номер по порядку;
2. номер (індекс) справи;
3. назва (заголовок) справи;
4. кількість справ;
5. термін зберігання справ згідно з Переліком документів, що утворюються у діяльності підприємств (останній затверджений у 2019 році);
6. примітки (у розділі робляться відмітки про вибуття справ, псування, загибель тощо).

Підсумковий запис

Завершується номенклатура справ підсумковим записом. Вона знаходиться під таблицею і містить у собі інформацію:

• про загальну кількість справ, включену до номенклатури;
• про номери справ, у т.ч. літерних;
• про погодження з ЕПК та ЦК архіву, якщо проводилося.

Підсумковий запис заповнюється на підставі розділу «Кількість справ (томів)» наприкінці року.

Що далі

Оригінал номенклатури зберігається у підрозділі, відповідальному за діловодство. Копії (виписки) лунають за відповідними підрозділами для використання у роботі.

Ролі та відповідальності при складанні номенклатури справ в організації: ключові аспекти та практичні рекомендації

Складання номенклатури справ – це важлива частина роботи організації, яка дозволяє систематизувати та оформити всі документи, пов'язані з її діяльністю. Ведення номенклатури справ є обов'язковою вимогою щодо складання та зберігання документації, у тому числі й кадрової.

Основне призначення номенклатури справ – забезпечення правильного порядку організації та обліку документів у організації. Документи повинні бути правильно пронумеровані та впорядковані, щоб легко знаходити потрібні документи. У разі проведення перевірок чи аудиту ця система допомагає швидко та ефективно надати необхідну інформацію.

Хто та як складає номенклатуру справ? Цю роботу може виконувати фахівець із документаційного забезпечення або архівіст.Також деякі організації надають можливість самостійно скласти номенклатуру справ співробітникам, які мають відповідні знання та навички.

Для складання номенклатури справ можна використовувати готові зразки чи розробити приблизну номенклатуру з урахуванням особливостей своєї організації. Номенклатура формується як списку, у якому зазначаються види справ та його номери. При складанні номенклатури важливо врахувати всі різновиди документів, які можуть виникати організації.

Процес складання та оформлення номенклатури справ в організації вимагає узгодження та затвердження керівництвом. Після затвердження номенклатура справ стає обов'язковою використання всіма співробітниками. Щоб правильно скласти номенклатуру справ, доцільно звернутися за консультацією до фахівця з документаційного забезпечення чи вивчити відповідну літературу.

Номенклатура справ – важливий інструмент для правильної та ефективної роботи з документами в організації. Тому вона повинна бути розроблена та складена уважно та ґрунтовно, враховуючи всі особливості та потреби організації.

Насамкінець, складання номенклатури справ є важливим аспектом організації роботи з документами. Вона дозволяє впорядкувати та систематизувати документи, полегшує їх пошук та надання інформації, а також забезпечує правильне оформлення та облік документів в організації.

Приклад складання та зразок номенклатури справ 2024 року

Номенклатура справ – це систематизований перелік всіх документів, що формуються та зберігаються в організації. Вона допомагає забезпечити ефективне організаційно-виконавче управління, упорядковує документообіг та полегшує пошук інформації.

Види документів можуть бути різними залежно від організації, тому доцільно розробити номенклатуру справ відповідно до особливостей вашої організації.

Що таке номенклатура справ?

Номенклатура справ – це зразок переліку різновидів справ, їх призначення, порядку оформлення, номера та зразка заповнення. Вона складається організацією для правильного та одноманітного обліку та зберігання документів.

Хто складає номенклатуру справ?

Складання та погодження номенклатури справ – відповідальність Кадрової служби або спеціаліста з документаційного забезпечення.

Орієнтовний порядок складання номенклатури справ

1. Збір інформації про документи, що створюються в організації.
2. Аналіз документообігу та визначення видів документів.
3. Складання списку розділів та підрозділів номенклатури справ.
4. Опис кожного різновиду справ, зазначення їх призначення та організації.
5. Призначення номерів справ.
6. Розробка інструкції із заповнення справ.
7. Погодження та затвердження номенклатури справ.

Приклад складання номенклатури справ

Інструкція зі складання номенклатури справ кадрової служби

Номенклатура справ - Це структурований перелік документів, який відображає основне призначення, порядок оформлення, різні види роботи та відповідальність при складанні, заповненні та затвердженні документації в організаціях.Кадрова служба також має свою номенклатуру справ, яка визначає порядок ведення та зберігання кадрових документів.

Функціональне призначення номенклатури справ кадрової служби

Основне призначення номенклатури справ полягає у забезпеченні зручного та систематизованого зберігання кадрових документів. Завдяки номенклатурі справ кадрова служба може ефективніше вести облік, контроль та аналіз усіх кадрових процесів в організації.

Складання номенклатури справ кадрової служби

Для складання номенклатури справ кадрової служби рекомендується:

1. Ознайомитись із загальними вимогами та принципами складання номенклатури справ.
2. Скласти список усіх категорій та видів документів, пов'язаних з кадровим діловодством.
3. Розробити структуру номенклатури справ, враховуючи особливості організації та потреби кадрової служби.
4. Пронумерувати категорії та види документів, щоб забезпечити зручність роботи з ними.
5. Затвердити номенклатуру справ кадрової служби наказом керівника.

Приклад складання номенклатури справ кадрової служби

Зразковий зразок номенклатури справ для кадрової служби може виглядати так:

Складена номенклатура справ кадрової служби має бути затверджена керівником організації та використовуватись у роботі зі складання, оформлення та зберігання кадрових документів.

У разі відсутності готової номенклатури справ кадрової служби доцільно розробити її самостійно з урахуванням прикладів та зразків, представлених вище.

порядок роботи. Що таке. Порядок складання.

Порядок роботи – це документ, що визначає процес складання та затвердження номенклатури справ в організації. Він є основним керівництвом, яке допомагає співробітникам організації правильно розробити та оформити номенклатуру справ.

Порядок складання номенклатури справ формується та затверджується організацією відповідно до чинного законодавства. У деяких випадках організацією можуть бути розроблені додаткові інструкції або відеоматеріали для більш детального пояснення процесу складання номенклатури.

Основне призначення номенклатури справ – це систематизація документообігу та забезпечення зручності та ефективності роботи з документами в організації. Номери справ у номенклатурі призначаються для їх легкого пошуку та класифікації.

Складання номенклатури справ має проводитися правильно та послідовно, з урахуванням функціонального поділу служб організації та із залученням співробітників від усіх відділів та підрозділів. Для цього необхідно дотримуватися вказівок, наведених у порядку роботи.

Орієнтовний порядок роботи:

1. Упорядкування проекту номенклатури справ з урахуванням основних різновидів справ, притаманних конкретної організації.
2. Узгодження проекту номенклатури справ із керівниками відділів та підрозділів, а також з кадровою службою.
3. Затвердження остаточної версії номенклатури справ та внесення її до чинного порядку документаційного забезпечення організації.

Приклад оформлення номенклатури справ:

Таким чином, порядок роботи зі складання номенклатури справ в організації дозволяє правильно організувати документаційний процес, забезпечуючи зручність використання та зберігання справ. Дотримуючись зазначених інструкцій та зразка, співробітники можуть самостійно скласти номенклатуру справ, що відповідає специфіці та потребам організації.

Різновиди. Упорядкування номенклатури справ зразок заповнення.

Що таке номенклатура справ та як вона складається?

Номенклатура справ – це документ, який визначає порядок складання та оформлення справ у створенні. Вона є основним інструментом роботи служби документації та архівної справи, та її метою є забезпечення ефективного обліку та зберігання документів.

Упорядкування номенклатури справ є відповідальністю фахівців служби документації. Вони мають розробити номенклатуру справ узгодити її з керівництвом організації та затвердити постановою організації.

Різновиди номенклатури справ

Види номенклатури справ можуть відрізнятися залежно від структури організації, її функціональної специфіки та особливостей роботи. Наступні види номенклатури справ є найпоширенішими:

1. Номенклатура справ організації загалом.
2. Номенклатура справ щодо окремих структурних підрозділів.
3. Номенклатура справ щодо видів документів.

Орієнтовний порядок складання номенклатури справ

Наступний приклад наводить зразок заповнення номенклатури справ в організації:

Зразкове заповнення номенклатури справ та терміни зберігання можуть різнитися залежно від конкретної організації та її потреб. Компетентними працівниками служби документації слід самостійно визначити, які справи доцільно включити до номенклатури та які терміни зберігання встановити.

Упорядкування нормативної номенклатури справ є невід'ємною частиною роботи служби документації. Правильно складена номенклатура справ дозволяє ефективно організувати облік та зберігання документів, а також забезпечує можливість їх швидкого пошуку та надання на вимогу.

Основне призначення. Хтось складає. Як правильно скласти.

Номенклатура справ - це офіційний документ, який визначає порядок складання, затвердження та заповнення ділової документації в організації. Основне призначення номенклатури справ полягає у стандартизації формування та оформлення ділових документів з метою забезпечення ефективної роботи та впорядкованого зберігання інформації.

Складання номенклатури справ – це завдання кадрової чи архівної служби організації. Номенклатуру справ може розробляти також спеціальний підрозділ, відповідальний за облік та організацію документаційного забезпечення.

Для правильного складання номенклатури справ необхідно:

1. Визначити основне призначення та функціональне призначення організації.
2. Вивчити види діяльності та різновиди документів, які складаються та зберігаються в організації.
3. Скласти список справ щодо кожного виду діяльності в організації.
4. Номерувати кожну справу, щоб забезпечити унікальність та можливість швидкого пошуку потрібної інформації.
5. Погодити номенклатуру справ із відповідальними особами та затвердити її керівником організації.

Приблизний зразок заповнення номенклатури справ має такий вигляд:

Доцільно розробити інструкцію щодо правильного складання номенклатури справ, щоб усі співробітники організації могли орієнтуватися в ній та заповнювати справи за встановленими вимогами. Також рекомендується навчити працівників правилам оформлення документів у номенклатурі справ для забезпечення однаковості та впорядкованості.

Хто складає номенклатуру справ в організації

• Кадрова служба
• Архівна служба
• Спеціалізований підрозділ із документаційного забезпечення

Прикладний зразок складання номенклатури справ

1. Договори
   • Договори з постачальниками
   • Договори з клієнтами
2. Кадрові документи
   • Документи з найму
   • Документи зі звільнення
   • Трудовий контракт
3. Бухгалтерські документи
   • Документи щодо фінансової звітності
   • Документи з податкового обліку

Як правильно скласти номенклатуру справ

Для правильного складання номенклатури справ рекомендується слідувати наступним крокам:

• Вивчіть види діяльності та різні типи документів, що складаються в організації.
• Складіть список справ щодо кожного виду діяльності.
• Пронумеруйте кожну справу, щоб забезпечити її унікальність.
• Погодьте номенклатуру справ із відповідальними особами у створенні.
• Затвердіть номенклатуру справ керівником організації.

Складання номенклатури справ є важливим завданням для організації, оскільки це дозволяє забезпечити ефективність роботи, зручність пошуку та обліку документів, а також систематизацію та організацію документаційного процесу.

Функціональне призначення номенклатури справ. Як розробити документ самостійно відео інструкція.

Номенклатура справ – це основне документування організацій, необхідне оформлення та порядку ведення ділової діяльності. Доцільно розробити номенклатуру справ самостійно, щоб повністю відповідала специфіці роботи організації.

Функціональне призначення номенклатури справ

Основне призначення номенклатури справ у тому, щоб забезпечити систематизацію та облік документів, і навіть забезпечити ефективне функціонування організації. Складання та правильне оформлення номенклатури справ дозволяє:

• Визначити порядок зберігання та роботи з документами;
• Встановити відповідальність та ролі співробітників організації щодо документів;
• Забезпечити швидкий доступ до потрібної інформації у рамках офісної роботи;
• Зменшити ризики втрати документів та пов'язаної з цим втрати інформації;
• Упорядкувати процеси, пов'язані з отриманням, обробкою та передачею документів між відділами;
• Поліпшити якість ділової комунікації;
• створити основу для документального забезпечення організаційної діяльності;
• Забезпечити конфіденційність та безпеку інформації.

Як розробити документ самостійно: відео інструкція

Складання номенклатури справ є відповідальним завданням, що вимагає уваги та знань організаційної структури та процесів в організації. Щоб самостійно розробити номенклатуру справ, виконайте такі кроки:

1. Ознайомтеся з правилами та вимогами до номенклатури справ, прийнятими у вашій організації. Використовуйте доступну документацію або консультуйтеся з відповідальними фахівцями.
2. Визначте основні види документів, які будуть включені до номенклатури справ. Зверніть увагу на особливості вашої організації та її діяльності.
3. Складіть зразковий план номенклатури справ. Розділіть документи щодо областей та напрямків діяльності організації.
4. Заповніть номенклатуру справ реальними прикладами документів у вашій організації. Вкажіть їх зразки та порядкові номери.
5. Погодьте розроблену номенклатуру справ із керівництвом та відповідальними співробітниками. Внесіть потрібні коригування.
6. Складіть інструкцію, в якій докладно описані кроки щодо заповнення та використання номенклатури справ.

Розробка номенклатури справ та створення інструкції може бути досить складним завданням для недосвідчених користувачів. Тому доцільно скористатися доступними зразками або використовувати відеоінструкцію, яка докладно розповість про процес складання номенклатури справ та надасть конкретні рекомендації.

Порядок оформлення погодження та затвердження номенклатури справ

Для ефективної організації роботи з документами та підтримання порядку в організації необхідне складання та затвердження номенклатури справ. Це важливий процес, який вимагає узгодження різних сторін та затвердження керівництвом.

Види оформлення номенклатури справ

Оформлення номенклатури справ може проводитись у різних форматах та методах. В основному використовуються такі види оформлення:

1. У вигляді інструкції - основне призначення якої є складання номенклатури справ. Інструкція містить правила складання, зразки та порядок роботи з документами.
   • У вигляді таблиці - зразковий зразок номенклатури справ, складений у вигляді таблиці із зазначенням номерів справ та їх змісту.
   • У вигляді документа — документ, що підтверджує узгодження та затвердження номенклатури справ.

Порядок складання та затвердження номенклатури справ

Для складання та затвердження номенклатури справ необхідно дотримуватися певного порядку.

1. Розробити основне призначення та формат номенклатури справ відповідно до потреб організації.
2. Визначити відповідального співробітника, який складає та погоджує номенклатуру справ.
3. Скласти зразок номенклатури справ самостійно або скористатися готовими зразками та інструкціями.
4. Отримати погодження номенклатури справ від керівництва та інших заінтересованих сторін.
5. Оформити документ про погодження та затвердження номенклатури справ (наприклад, у вигляді наказу чи розпорядження).
6. Поширити затверджену номенклатуру справ на всіх співробітників організації та забезпечити її правильне заповнення та використання.

Доцільно скористатися готовими зразками та інструкціями щодо складання номенклатури справ, щоб грамотно провести процес узгодження та затвердження. Це допоможе уникнути помилок та неоднозначностей при складанні номенклатури справ.

Компетентність у складанні та затвердженні номенклатури справ зазвичай покладається на кадрову службу або спеціаліста з документаційного забезпечення.

Таким чином, правильне оформлення та затвердження номенклатури справ відіграє важливу роль в організації роботи з документами, забезпечує порядок та впорядкованість в організації, а також сприяє швидкому пошуку та доступу до необхідної інформації.

Приклад номенклатури справ:

Номенклатура справ організації. Призначення та види.

Номенклатура справ – це документ, який визначає порядок складання та оформлення справ у створенні. Вона є основою для систематизації та обліку документів, що дозволяє оптимізувати роботу служб та підрозділів.

Призначення номенклатури справ у організації:

• Систематизація документації: номенклатура справ дозволяє структурувати документи та впорядкувати їх зберігання та пошук.
• Спрощення пошуку документів: номенклатура справ надає зручну систему класифікації, що дозволяє швидко знайти потрібний документ.
• Планування роботи: номенклатура справ допомагає планувати та організовувати роботу служб та співробітників на основі певних завдань та обов'язків.
• Контроль за виконанням документів: номенклатура справ дозволяє контролювати стан та виконання документів, відстежувати час їх створення та виконання.

Види номенклатури справ:

1. Основна номенклатура справ: включає основні напрями і види діяльності організації. На основі цієї номенклатури формуються підрозділи, а також розробляються інструкції та правила щодо складання та оформлення документів.
2. Функціональна номенклатура справ: призначена визначення завдань і обов'язків функціональних підрозділів, наприклад, кадрової служби чи бухгалтерії.
3. Допоміжна номенклатура справ: включає додаткові види документації, які не відносяться до основної та функціональної номенклатури.

Складання номенклатури справ:

Складання номенклатури справ відбувається у кілька етапів:

1. Визначення структури номенклатури: визначаються основні розділи та підрозділи, їх назви та номери.
2. Складання зразка номенклатури: розробляється приблизний зразок номенклатури, що включає всі необхідні розділи та підрозділи.
3. Заповнення номенклатури: за зразком заповнюються всі розділи та підрозділи номенклатури справ.
4. Затвердження та погодження: заповнена номенклатура справ пропонується на затвердження та погодження вищим керівникам.

Важливо правильно скласти номенклатуру справ організації та дотримуватися її при оформленні та зберіганні документів. Це дозволить забезпечити ефективність роботи та впорядкованість документообігу.

Питання черговому юрисконсульту

Номенклатура справ - це систематизований перелік документів, який використовується в організації для обліку та зберігання інформації. Вона формується на основі структури та функцій організації, а також вимог законодавства. Для складання номенклатури справ слід визначити категорії справ, розбити їх у підкатегорії, вказати порядок діловодства і описати зміст кожної категорії.

Зазвичай, цим завданням займається спеціаліст з документообігу чи архіваріус. Проте, у малих організаціях чи фірмах цю функцію можна перекласти одного зі співробітників. Важливо, щоб ця людина мала розуміння структури та функцій організації, а також володіла знаннями в галузі документаційного обслуговування.