БДР та БДДС: що це, в чому різниця і як користуватися звітами

Плани для бізнесу, як компас для корабля. Без них його кидає з боку на бік. Тримати необхідну траєкторію допомагають два інструменти: Бюджет доходів і витрат і Бюджет руху коштів. Розповідаємо, що це таке, чим вони відрізняються один від одного, як їх скласти та застосовувати.

фінансовий директор Фінтабло

Що таке БДДС

БДДС - бюджет руху коштів - це таблиця для управління грошовими потоками підприємства. Вона дає інформацію, скільки і звідки грошей має прийти та куди піти. БДДС складається на рік із розбивкою по місяцях.

Ціль. Контролювати рух грошових потоків та уникати касових розривів.

У БДДС враховуються саме гроші, а чи не зобов'язання. Підприємство вказує, які суми та звідки мають надійти, скільки і на що планується витратити і що врешті-решт залишиться. Потім ті самі дані відбиваються за фактом і порівнюються з прогнозними показниками. Бюджет дозволяє отримати відповідь на питання, наскільки ефективно підприємство розпоряджається грошима і чи є ризик їхньої нестачі. У БДДС входять всі платежі: надходження від клієнтів, виплата зарплати, закупівля матеріалів, обладнання, отримання та виплата кредитів (тіла та відсотків), інвестиції. У спрощеному вигляді управлінський БДДС має такий вигляд:

Завдяки БДДС підприємство зможе вчасно помітити, що йому не вистачить коштів на покриття поточних витрат і заздалегідь перерозподілити потоки, змінити терміни постачання, домовитись про відстрочку з постачальником або взяти кредит у банку. Іншими словами, це зручний інструмент контролю за платоспроможністю організації.

Ще одна перевага використання Бюджету ДДС у тому, що з його допомогою можна побачити зайві накопичення на рахунках. Ці кошти можна розмістити на депозиті та отримувати відсотки — так буде корисніше для підприємства, ніж просто зберігати гроші.

Зовнішній вигляд. У Фінтабло Бюджет руху коштів виглядає так:

БДДС у Фінтабло автоматично розраховує відсоток виконання плану

Бюджет ДДС схожий на Платіжний календар. Він також показує, звідки приходять гроші і куди йдуть. Відмінність у тому, що в БДДС рух грошей планується укрупнено — на місяць і наростаючою. У календарі представлені дані за короткий період - від місяця до одного дня, частіше за тиждень. Про особливості та можливості Платіжного календаря можна дізнатися тут.

За 1 годину покажемо, як побудувати фінансовий облік та подвоїти прибуток вашого бізнесу

Отримайте контроль над фінансами та подвійте прибуток за допомогою ефективного обліку, який заощадить ваш час та гроші.

залишити заявку на зустріч

Джерела даних. Оскільки Бюджет ДДС враховує лише рух коштів, облік ведеться з урахуванням:

• прибуткових та видаткових ордерів;
• виписок за рахунками підприємства;
• банківських документів

Метод складання. БДДС формується касовим методом. Це означає, що притоки та відтоки коштів враховуються за фактом — коли гроші приходять на рахунок чи йдуть із нього.

приклад.Підприємство з виробництва меблів «Затишний дім» 25 вересня отримало від постачальника комплектуючі для шаф на суму 100 000 рублів. Акт прийому-передачі підписали 25 вересня, але оплату зробили лише 1 жовтня, тому в БДДС списання 100 000 рублів відобразили за жовтень.

Коли бюджет на місяць готовий, треба відслідковувати його виконання: як прогноз реалізується у житті. Для цього в БДДС вносять фактичні дані щодо руху фінансових потоків і дивляться, чи є відхилення. Планфактний аналіз дозволяє оцінити точність прогнозування та оперативно відреагувати на зміни.

Для наочності у Фінтабло передбачена панель приладів по БДДС. Керівник або відповідальний фахівець можуть відразу оцінити, чи досягаються поставлені основні показники. Якщо потрібно деталі, можна відкрити сам звіт і дізнатися, що сталося за період.

На панелі приладів у Фінтабло виконання цільових показників можна оцінювати за зручними графіками. Чорна стрілка спідометра показує планові показники.

Що таке БДР

БДР — бюджет доходів і витрат — це план, який відображає бізнес-мети компанії та містить дані про планові та фактичні доходи та витрати на період. Він потрібний, щоб планувати чистий прибуток і контролювати досягнення цілей. БДР складається на рік уперед і розбивається по місяцях. Бюджет дає розуміння, наскільки ефективно працює компанія та як змінюється її фінансовий стан.

Ціль. Контролювати досягнення цілей чистого прибутку.

У БДР підприємство прописує, скільки витрачатиме щомісяця і скільки йому потрібно заробляти, щоб покрити витрати та вийти у плюс. Аналізують бюджет щомісяця. Так компанія може вчасно виявити відхилення, розібратися в причинах та вжити відповідних заходів, щоб повернутися у потрібне русло.

приклад. Фірма «Затишний дім» складає БДР наступного року, за підсумками якого хоче отримати 10 млн. чистого прибутку. Щоб дійти цієї цифри наприкінці фінансового року, потрібно щомісяця заробляти 833 000 рублів. Ця сума має залишитись після покриття всіх витрат, включаючи податки.

Ціль поставили. Тепер визначимося із витратами. «Затишний будинок» підрахував усі заплановані витрати: вийшло 500 000 рублів на місяць, або 6000000 на рік. Таким чином, щоб досягти поставленої мети з прибутку, на місяць підприємство має продавати меблів на 833 000 + 500 000 = 1 333 000 рублів.

Ось як схематично може виглядати БДР підприємства «Затишний дім»:

Який вигляд. У Фінтабло Бюджет доходів та витрат виглядає так:

У БДР у Фінтабло легко відстежувати виконання плану завдяки кольоровим осередкам: жовті – виконано понад 50 %, червоні – план провалений.

У Фінтабло планові показники з БДР потрапляють на Панель приладів, щоб можна було з одного погляду оцінити виконання плану виручки та прибутку.

Панель приладів у Фінтабло показує, як компанія виконує план з виручки та з прибутку

БДР схожий на Звіт про прибутки та збитки. Статті та напрямки витрат ідентичні.Відмінність у тому, що ОПіУ відображає лише підсумки діяльності підприємства — фактичні показники, а БДР містить ще й планові показники. Тобто БДР це як ОПіУ в майбутньому.

У Фінтабло структура ОПіУ аналогічна структурі БДР:

У Фінтабло ОПіУ та БДР синхронізовані. Не потрібно переносити дані вручну.

Звіт про прибутки та збитки: що це та як його аналізувати

Скільки дивідендів можна вивести, який напрямок ефективніший, чи не багато ми витрачаємо на офіс — відповіді на ці запитання є у ОПіУ. Пояснюємо, як працювати зі звітом.

Джерела даних. При складанні БДР орієнтуються такі документи:

• акти виконаних робіт;
• акти прийому-передачі;
• рахунки-фактури;
• акти переоцінки матеріальних та нематеріальних цінностей;
• зарплатні відомості;
• інші операції у негрошової формі, наприклад бартер чи взаємозалік із контрагентами.

Метод складання. БДР формується шляхом нарахування. Це означає, що доходи та витрати відображаються у бюджеті на момент підписання актів приймання та інших документів. Розглянемо з прикладу.

приклад. Підприємство «Затишний дім» отримало від постачальника комплектуючі для шаф 25 вересня у сумі 100 000 рублів. Акт приймання-передачі підписали 25 вересня. Гроші за товар передали постачальнику 1 жовтня.

100 000 рублів відобразили як факт у БДР за вересень, бо тоді було підписано акт. Аналогічна ситуація із доходами.

Набір таблиць для управління фінансами бізнесу

Усередині ключові звіти.
Підходять для будь-якої галузі

Відмінності між БДР та БДДС

На перший погляд здається, що обидві звіти про те саме. Насправді між ними велика різниця, кожен із них — важливий інструмент управлінської звітності. Головною відмінністю між ними є те, що у БДР фіксуються витрати та доходи, а у БДДС — надходження та списання коштів.

Доходи та витрати — це те, що впливає на капітал підприємства, на його прибуток та збиток. Наприклад, майно, матеріальні запаси, зобов'язання. Доходи збільшують прибуток, витрати зменшують. Продали товар – отримали дохід, взяли кредит – відсотки за ним будуть витратою.

Надходження та списання - Це живі гроші, які надходять на рахунки і в касу або йдуть з них. Залежно від виду операції вони можуть бути пов'язані з доходами та витратами, а можуть і не бути, тому що не всі дії впливають на капітал.

приклад 1. Підприємство домовилося про продаж товарів у сумі 10 000 рублів. Спочатку покупець вніс лише частину цієї суми – передоплату у розмірі 5 000 рублів. 5 000 рублів, що залишилися, віддасть, коли отримає замовлення.

На рахунку організації виник аванс 5 000 рублів — це надходження. Незважаючи на те, що гроші вже нарахували, їх не можна визнати доходом. Справа в тому, що разом із авансом у підприємства з'явилося зобов'язання відвантажити товар клієнту. Коли воно виконає це зобов'язання і покупець перерахує суму, що залишилася, ці гроші стануть доходом підприємства.

приклад 2. Ірина має невеликий магазин декору для будинку. У жовтні їй знадобилося перевести гроші з розрахункового рахунку до каси, щоби розрахуватися з покупцями. Вона перевела 50 000 рублів. Оскільки ні доходу, ні витрати у цьому випадку немає, у БДР ця сума не потрапила. Переміщення відобразили лише у БДДС.

Крім цього у БДР та БДДС відрізняються цілі, джерела даних, частково статті та способи формування. Для зручності ми зібрали всі відмінності у таблиці.

«В управлінському обліку компанії можуть самостійно вирішувати, які статті відносити до БДР та БДДС.Зазвичай цей вибір ґрунтується на цілях та потребах конкретного бізнесу. При цьому важливо, щоб ваш вибір не порушував правил та принципів обліку: тільки так можна досягти точності та надійності фінансової інформації».

Зв'язок між БДДС та БДР

БДР та БДДС разом утворюють єдиний бюджет компанії, необхідний для управління фінансами бізнесу та оцінки його ефективності. Коли підприємство планує надходження та вибуття до БДДС, найчастіше воно одразу фіксує доходи та витрати у БДР. Але бувають винятки із цього правила, про них розповіли у розділі про відзнаки.

Тепер перейдемо до прикладів та подивимося, як пов'язані між собою два види бюджетів.

приклад 1. Фірма «Затишний дім» у січні уклала договір на постачання меблів на 300 000 рублів. Меблі будуть відвантажувати партіями у січні, лютому та березні – по 100 000 рублів у кожному місяці. Ось як ці суми відіб'ються у БДР та БДДС.

приклад 2. Кав'ярня "Варежка" застосовує УСН "доходи" і щокварталу платить аванси. За перший квартал її дохід становив 900 000 рублів. Авансовий платіж з податку - 6% від суми доходу - 54 000 рублів. Але власник вирішив почекати з податковим платежем та сплатити його наступного місяця. У бюджетах це виглядатиме так.

приклад 3. Фірма "Затишний дім" 25 вересня отримала від постачальника комплектуючі для шаф на суму 100 000 рублів. Акт прийому-передачі підписали 25 вересня, тому витрату 100 000 рублів відобразили в БДР за вересень.

З БДДС – інша історія. Списання враховуються за фактом руху грошей. Заплатили постачальнику лише 1 жовтня, тому в БДДС списання 100 000 рублів відобразили за жовтень. Операція та сама, гроші ті самі, але періоди різні.

Ось як це відобразили б у БДР та БДДС організації:

Крім управлінських бюджетів, формують також бухгалтерські БДР та БДДС. Ними займається бухгалтерія. Різновиди бюджетів відрізняються за цілями та змістом, але разом забезпечують комплексне управління фінансовою та операційною діяльністю організації.

«Бухгалтерські бюджети фокусуються на фінансових показниках, таких як доходи, витрати, прибуток, податки тощо. Вони аналізуються з погляду бухгалтерських стандартів та вимог. Управлінські бюджети охоплюють широкий спектр операційних показників, таких як обсяг продажів, собівартість, витрати на виробництво, ресурси, час виконання робіт та інші операційні аспекти, які є важливими для прийняття управлінських рішень. Вони розробляються з урахуванням стратегічних цілей та тактичного управління підприємством».

Як формувати бюджети, якщо раніше цього не робили

Перед тим, як будувати плани, необхідно підготуватися. Потрібно зарегламентувати деякі моменти в організації, щоб уникнути хаосу.Причому немає значення, будете ви вести облік в Excel, програмі «1С: ERP» чи Фінтабло.

Кроки, необхідні для впровадження бюджетування у компанії

• Розробити алгоритми, як формувати кожну цифру бюджету. Компанія приймає свою облікову політику, щоб визначити, куди які витрати відносити.
• Визначити, хто та коли подає дані. Є кілька варіантів планування. Перший — коли керівництво опускає планові показники для виконання. Другий — коли виконавці самі формують плани та подають їх нагору, щоб звести докупи. Третій — коли всі збираються разом і колективно обговорюють, яких цілей реально можуть досягти.
• Визначити порядок дій на той випадок, якщо щось не піде.
• Сформувати бюджет на перший місяць, а потім перший квартал, щоб перевірити плани на життєздатність.
• Проводити планфактний аналіз. Визначати та усувати причини відхилень. Норми відхилень можуть відрізнятися для різних компаній та галузей.
  При визначенні допустимих інтервалів варто відштовхуватися від цілей та стратегії компанії.
• Коригувати бюджети та затверджувати підсумкові варіанти на залишок року.

• У компанії визначено мету та стратегію розвитку.
• У компанії є система обліку, що дозволяє відстежувати доходи, витрати та інші фінансові показники.
• Підприємство має необхідні ресурси та інструменти для проведення планування та бюджетування: професійними співробітниками, програмним забезпеченням або засобами аналізу даних.
• Керівництво компанії готове брати участь у процесі планування та бюджетування, підтримувати його.
• В організації існує культура відповідальності: кожен відділ та співробітник усвідомлюють свою роль у досягненні спільних цілей.
• Підприємство готове адаптуватися до змін довкілля та внутрішніх змін, коригувати свої бюджети та плани за потреби.

7 днів доступу до сервісу

Спробуйте сервіс вже зараз та заощаджуйте час на складання звітів. Понад 1800 компаній вже автоматизували фінансовий облік.

7 днів пробного доступу, прив'язувати карту не потрібно

Як сформувати БДР

Укрупнено ми вже показали, як вносити до бюджету доходи та витрати. Тепер розкладемо порядок кроками.

Крок 1 Зібрати витрати:

• витрати на виробництво та продаж товарів та послуг;
• адміністративні витрати;
• витрати на просування товарів та послуг;
• витрати на зарплату;
• податки;
• виплати відсотків за кредитами та банківські комісії;
• інші витрати.

Що детальніше розписати витрати, то ясніше буде картина.

У Фінтабло в БДР можна одразу закласти дивіденди для виведення із чистого прибутку. Так власнику відразу видно, скільки може заробити, якщо підприємство виконає план.

У БДР у Фінтабло можна планувати виведення прибутку

Крок 2 Зібрати доходи:

• від продажу товарів та послуг;
• позареалізаційні доходи: відсотки за депозитами, компенсації, дивіденди від акцій;
• одержання кредитів, позик, субсидій, грантів.

Крок 3 Порівняти доходи та витрати та запланувати прибуток.

При формуванні бюджету важливо переконатися, що заплановані доходи перевищують витрати. Якщо це не так, то необхідно передбачити варіанти, як скоротити витрати і збільшити доходи. Оскільки факт частіше від плану, слід відразу визначити допустимі інтервали коливань.

Що робити, щоб план продажу завжди виконувався

Завдання будь-якого бізнесу приносити прибуток. А щоб цей процес був керованим, потрібно планувати надходження. Але що робити, якщо плани регулярно ставляться, але не виконуються? Пояснюємо у статті.

Як сформувати БДДС

БДДС необхідний контролю фінансових потоків, тому перед плануванням необхідно зрозуміти, скільки грошей в підприємства початку періоду. Так від чого відштовхуватиметься.

Крок 1 Порахувати залишок коштів початку періоду.

Для цього необхідно взяти залишок на рахунках на кінець попереднього періоду, додати до нього всі надходження та відняти всі витрати на початку нового періоду, порахувати скільки залишиться. Залишок буде відправною точкою нових розрахунків.

Крок 2 Зібрати надходження.

Необхідно внести до таблиці з розбивкою по місяцях всі очікувані надходження: від продажу товарів та послуг, здачі приміщень в оренду, від інвестицій, комісії з вкладів та інші.

Крок 3 Зібрати списання.

За кожним місяцем до таблиці вносять усі планові списання: виплати заробітної плати, закупівлю сировини, виплату кредитів, дивідендів, податки та інвестиції.

Крок 4. Розрахувати чистий грошовий потік.

Чистий грошовий потік – це різниця між надходженнями та списаннями за певний період.

Негативний грошовий потік свідчить, що компанії загрожує касовий розрив: не вистачить грошей покриття зобов'язань. І тут потрібно шукати вихід: попросити відстрочку у постачальника, відкласти нестрокові витрати, взяти кредит.

Фінтабло автоматизує управлінський облік, тому виявляти відхилення вручну не потрібно. Сервіс сам попереджає підприємство про майбутні касові розриви. У БДДС відображаються повідомлення про планові операції, на які не вистачає грошей.

Повідомлення у Фінтабло дозволяє заздалегідь вжити заходів, щоб запобігти перевитраті

Для чого потрібні БДР та БДДС

Бюджети допомагають компанії тримати правильний курс. Власник та співробітники бачать, куди вони йдуть і яких результатів мають досягти. По ходу руху можна вчасно помітити, що йде не так, і скоригувати плани.

Бюджетування виконує свою функцію, якщо правильно використовувати його. Щомісяця необхідно звіряти план із фактом, записувати в таблицю підсумкові значення та оцінювати, наскільки успішно вдалося впоратися. А якщо не вдалось, то шукати причину.

Наприклад, компанія не виконала плану продажу. Чому? Тому що виробництво випустило менше продукції. Чому? Тому що постачальник не доставив матеріалів. Чому? Бо не сплатили поставку. Чому? Бо не було грошей. Чому? Тому що зламався верстат і довелося екстрено купувати новий, а фонду на екстрені витрати у компанії не було.

• Краще планувати та контролювати витрати. Кожен відділ почав суворо стежити за бюджетними обмеженнями, це допомогло запобігти зайвим витратам.
• Встановити пріоритети та оптимізувати ресурси. У компанії навчилися виділяти пріоритетні проекти та завдання та грамотно розподіляти ресурси під них. Це допомогло сфокусуватися на найбільш прибуткових проектах та призвело до зростання операційної ефективності.
• Прогнозувати та керувати фінансовими потоками. Зараз компанія планує свої доходи та витрати, вчасно виконує зобов'язання щодо платежів і більше не потрапляє до касових розривів.

БДР та БДДС — оперативні інструменти, тому використовувати їх потрібно в моменті.Не виконали план минулого місяця — мабуть, не вдасться виконати і наступного, якщо не усунути причину.

Вносити коригування до бюджетів необхідно з урахуванням як внутрішніх, і зовнішніх чинників. Наприклад, якщо постачальник підвищив ціни або відбулися непередбачені витрати, потрібно врахувати їх в аналізі відхилень. Проводити такий аналіз та вносити коригування слід регулярно: завдяки такому підходу ваші бюджети не будуть відірвані від реальності, а можливість виконання планів збільшиться в рази.

Займатися бюджетуванням Excel може бути складно. Треба постійно перевіряти ще раз статті, стежити, щоб не загубилися показники, і дружити з формулами. Автоматизація рятує від ручної праці та помилок, зумовлених людським фактором. Спробуйте вести БДР та БДДС у Фінтабло: фактичні операції надходять у них автоматично з інших звітів, а планові можна дублювати з місяця на місяць. Перші 7 днів всі функції сервісу будуть доступні безкоштовно.

За 1 годину покажемо, як побудувати фінансовий облік та подвоїти прибуток вашого бізнесу

Отримайте контроль над фінансами та подвійте прибуток за допомогою ефективного обліку, який заощадить ваш час та гроші.

залишити заявку на зустріч

Головне

• БДР — це бюджет доходів та видатків. Він необхідний контролю над виконанням планів з чистого прибутку. Для цього звіту важливими є зобов'язання, а не живі гроші.
• БДДС - це бюджет руху коштів. Він використовується для управління грошовими потоками підприємства. У ньому враховуються саме гроші, а чи не зобов'язання.
• БДР та БДДС використовуються для різних цілей, але тісно пов'язані між собою. Дані з одного можуть перетікати до іншої, але іноді в різні періоди.
• БДР формується методом нарахування, а БДДС - касовим методом.
• Необхідно щомісяця оцінювати виконання бюджетів. Тільки так вони приносять користь. Якщо виявляються відхилення, потрібно визначити їх причину і скоригувати плани наступні періоди з урахуванням.
• Автоматизація через Фінтабло полегшує роботу з бюджетами і дозволяє приділяти більше уваги їх аналізу, а не заповненню.

Дізнайтеся першими про нові статті та читайте лайфхаки з управління фінансами у Телеграм-каналі «Фінтабло»

Відмінність між звітами БДР та БДДС

Чимало підприємців і керівників компаній хочуть отримати відповідь на питання про те, наскільки ефективно буде працювати компанія, чи є резерви для розвитку, які зміни в компанії позначаться на її фінансових показниках?

Для планування розвитку багато компаній використовують бюджетний підхід, який дозволяє відобразити у фінансових показниках усі майбутні зміни в компанії, план її розвитку.

Бюджетування використовується в багатьох організаціях, незалежно від їхнього розміру. При цьому використання бюджетів у малому бізнесі теж затребуване, тому що за відсутності автоматизованих систем управлінського обліку, періодичне, у загальному випадку – щорічне, складання бюджетів компанії дозволяє оцінити адекватність розвитку компанії порівняно із зовнішнім середовищем та внутрішніми змінами у компанії.

Найчастіше використовувані бюджети у малому та середньому бізнесі – Бюджет доходів і витрат (БДР) та Бюджет руху коштів (БДДС).

Що таке БДР та БДДС?

БДР та БДДС – це основні фінансові документи, які допомагають контролювати ефективність роботи підприємства та керувати його фінансовими ресурсами. Ці форми універсальні, мають гнучку структуру і підходять будь-яких організацій.Їх можна адаптувати під специфіку організації та конкретні цілі та завдання менеджерів.

БДР - Бюджет доходів та витрат.

Як випливає з назви – цей бюджет містить розрахунок та планування доходів та витрат підприємства. Одним із основних принципів складання БДР є те, що суми доходів і витрат повинні вказуватися в міру їхнього актування, а не надходження грошей. Результатом формування БДР є оцінка рентабельності (прибутку) підприємства. БДР складається з доходної та видаткової частин, які можуть декомпозуватися за різними аналітиками. Для повноцінної побудови управлінської звітності використовують такі аналітики:

• Статті доходів та витрат (витрат)
• ЦФУ (центри фінансового обліку)

Як ЦФУ, залежно від цілей складання бюджетів, керівники різних рівнів можуть виділяти такі об'єкти:

• Сегменти бізнесу, напрямки діяльності
• Проекти
• Елементи організаційної структури (підрозділи організації, компанії холдингу, ЦФО)
• Групи номенклатури

Ухвалено, що загальний бюджет містить повний перелік статей, частина яких може використовуватися в конкретному ЦФУ. Часто для формування доходної БДР використовується лише кілька статей (за аналогією з бухгалтерським обліком) – «Виручка від реалізації товарів/послуг», «Позареалізаційний дохід». "Позареалізаційний дохід" може у свою чергу ділитися на "Дохід від інвестиційної діяльності", "Дохід від фінансової діяльності", "Інший дохід"

При цьому витрати в БДР мають більш глибоку деталізацію за статтями витрат, і залежно від того, яку інформацію необхідно отримати, можуть бути згруповані в групи:

• Виробничі/Невиробничі
• Основні/Накладні
• Прямі/Непрямі
• Змінні/Постійні

Приклад складання БДР: