На яких документах обов'язковий друк організації?
Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без друку недійсний. Ось і ставимо друк чи не на всіх паперах – каші олією не зіпсуєш. Але чи так це потрібно? На яких кадрових документах справді потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися без нього?
До нас до редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані із правильним використанням відбитку печатки. «Чи потрібна печатка на трудовому договорі?» - Запитує підприємець із Самари. Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток друку? - Цікавиться московський менеджер з персоналу. «Я випадково поставила у трудовій книжці працівника печатку іншої організації. Що ж тепер робити? – нарікає кадровик із Ставрополя. Сьогодні ми вирішимо ці та багато інших проблем.
Спочатку трохи розповімо про те, що є друком. Це кліше з твердої гуми для нанесення відбитків на папір для підтвердження справжності документа. Технічні вимоги до гербових печаток – їхньої форми, розмірів, тексту, що розміщується на них, та символів – викладені в державному стандарті ГОСТ Р 51511-2001*.
* Державний стандарт РФ «Друку з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги» (затверджений постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р. No 573-ст).
Технічні вимоги до печаток без герба у державному стандарті поки що не закріплені. У законодавстві майже нічого не йдеться про правила використання печаток. Неясно, наприклад, які печатки повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми має бути печаток тощо.Усі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Печатки бувають трьох видів: гербові, прирівняні до гербових та прості.
Гербові печатки (із зображенням герба РФ) використовуються лише в органах державної влади та державних установах. Крім того, гербову печатку набувають організації, які наділені державними повноваженнями. Наприклад, приватні нотаріальні контори.
Акціонерне товариство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування та адресу
Комерційні фірми використовують печатки, прирівняні до гербових. На них зображено фірмову емблему, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.
Є свої печатки і приватні підприємці. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербових. Але на такому друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН та реєстраційний номер.
Штампи, датери, факсиміле
Штамп – це тип друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, що підтверджують певну дію. Наприклад, «Оплачено», «Видано вкладку».
Датер – штемпель для автоматичного проставлення дат. Порядок використання штампів та датерів у законодавстві не врегульований, тому організація має визначити його самостійно.
Факсиміле – це печатка або кліше, за допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати лише у встановленому законом порядку.Однак такого порядку поки що не існує. На кадровій та бухгалтерській документації факсимілі ставити не можна – там потрібний лише власноручний підпис посадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях – цілком допустимо.
Гербові та прирівняні до них печатки ставлять на документи, що вимагають особливого підтвердження справжності – договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення тощо.
Простими вважаються печатки структурних підрозділів підприємства, печатки окремих видів документів, штампи. Вони бувають різної форми – круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться ті документи, які вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, пропуску, копії тощо. п.).
Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки що не закріплені
Де розмістити відбиток друку?
Відбиток печатки має розташовуватися внизу документа, поруч із підписом посадової особи. Зверніть увагу: друк ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке означає посаду, але не потрапити на підпис та розшифровку підпису.
На деяких документах стоїть спеціальна позначка «М. П.» (Місце друку). Якщо вона є однією турботою менше: ставте відбиток прямо на неї. Літери «М. П.» присутні на титульному аркуші трудової книжки, бухгалтерських паперах, бланках посвідчень.
Навіщо потрібна друк?
Друк надає документу юридичної сили – вона підтверджує справжність підпису посадової особи. Але далеко не всі кадрові документи потребують цього реквізиту. На жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк та який саме друк.На основі практики, що склалася, ми склали список кадрових документів, що засвідчуються відбитком друку в комерційних організаціях. Він представлений у таблиці на сторінці 33.
Друкуванням засвідчуються як кадрові документи, а й бухгалтерські папери (доручення, реєстри, кошторису), і навіть установчі документи організації, колективний договір, різні угоди. Документи, які не згадані в цьому переліку, засвідчення печаткою не вимагають.
Листи, що виконуються на бланках (крім гарантійних), завіряти печаткою не потрібно
На яких документах які печатки ставити
Завіряємо документи за правилами
Звичайно, нічого страшного не станеться, якщо ви помилково поставите друк на кадровому наказі чи листі. Але якщо ви не завірите печаткою документ, який дійсно цього потребує (наприклад, договір), наслідки можуть бути дуже плачевними. Такий договір не матиме юридичної сили, а суд швидше за все не розглядатиме його як доказ.
Щоб уникнути подібних неприємностей, радимо чітко прописати порядок використання друку на локальному рівні. Спочатку потрібно визначити перелік документів компанії, на яких ви обов'язково ставитимете друк. Потім необхідно скласти інструкцію з використання печаток, в якій написати, коли ставиться печатка, прирівняна до гербової, а коли проста, як використовуються штампи, якщо вони є в організації. Окремо обмовте, де зберігатиметься друк і хто призначається відповідальним за її зберігання (зазвичай це питання вирішує керівник організації).
Цю інструкцію разом із переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкції з діловодства вашої компанії, а якщо такої немає – самостійним документом чи доповненням до статуту.Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не зазначений у локальному акті, керівник організації видає спеціальний наказ. Список документів, які засвідчуються печаткою, можна згодом доповнювати.
В інструкції щодо використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток
Друк у трудовій книжці
Окремо слід сказати про відбитку печатки у трудовій книжці працівника. Порядок заповнення трудових книжок чітко прописаний у двох нормативних актах – Правилах ведення та зберігання трудових книжок* та Інструкції щодо заповнення трудових книжок**, яких слід дотримуватися неухильно. Вивчивши ці документи, робимо висновок: існує лише три випадки, коли у трудовій книжці співробітника ставиться печатка організації або кадрової служби (можна використовувати будь-яку з них):
- при первинному оформленні книжки – на титульному аркуші;
- у разі зміни анкетних даних співробітника – на внутрішній стороні обкладинки;
- при звільненні – після запису про звільнення у розділі «Відомості про роботу».
* Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. No 225.
** Затверджено постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10 жовтня 2003 р. No 69.
Крім того, є один випадок, коли у трудовій книжці потрібно поставити штамп – якщо працівнику видано вкладку. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному аркуші і є прямокутним відбитком зі словами «Виданий вкладиш».
Лариса САНКІНА,
доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:
– На жаль, жоден із нормативних актів, які регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати неправильно поставлений друк (наприклад, друк іншої організації).А тим часом така помилка може викликати питання в органів Пенсійного фонду при призначенні працівнику пенсії. Вважаємо, що виправити її можна у тому порядку, як і неправильний запис у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої організації поставлено помилково. Наприклад: «Друк відкритого акціонерного товариства «Глорія» поставлено помилково». Потім поставте поруч із цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому видайте співробітнику необхідні копії, коли він звільнятиметься.
Друк — пристрій, який містить кліше друку для нанесення відбитків на папір.
Відбиток — зображення кліше друку на папері.
Відбиток печатки (реквізит 25) засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами, а також на інших документах, які передбачають засвідчення справжнього підпису.
Документи засвідчують печаткою організації.
Відбиток друку проставляється на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистий підпис посадової особи. Друк може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ.
У документах, підготовлених з урахуванням уніфікованих форм, відбиток друку проставляється на зазначеному місці.
Мал. 1.
Приклад оформлення реквізиту "Відбиток друку"
Друк із відтворенням Державного герба Російської Федерації – друк, що має в центрі кліше друку дзеркальне відображення Державного герба Російської Федерації.
Державний герб Російської Федерації міститься на печатках федеральних органів державної влади, інших державних органів, організацій та установ, на печатках органів, організацій та установ незалежно від форм власності, наділених окремими державно-владними повноваженнями, а також органів, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану.
Порядок відтворення на печатках Державного герба регламентується постановою Уряду Російської Федерації від 27 грудня 1995 р. № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток та бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації». Технічні вимоги до печаток із відтворенням Державного герба Російської Федерації, їх форму та розміри встановлює ГОСТ Р 51511-2001 «Друк із відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги».
Мал. 2.
Відбиток печатки із відтворенням Державного герба Російської Федерації
Зразковий перелік документів, на яких ставиться головний друк організації, може мати такий вигляд:
- Акти (виконаних робіт, приймання обладнання, списання, експертизи та ін.).
- Довіреності (на ведення справ в арбітражі, на укладання договорів, на одержання товарно-матеріальних цінностей та ін.).
- Договори та угоди (про співробітництво, господарські, трудові).
- Документи щодо касових та кредитних операцій, розрахункові чеки, прибуткові ордери, доручення (банківські, пенсійні, платіжні, у т.ч. на отримання валюти у банку, переказ валюти та ін.), довідка із заробітної плати.
- Висновки та відгуки на проекти документів, дисертації, автореферати та інші наукові роботи.
- Посвідчення про відрядження.
- Норми витрат матеріалів.
- Копії, що вимагають особливого посвідчення їхньої автентичності.
- Зразки відбитків печаток та підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
- Листи гарантійні.
- Подання та клопотання (про нагородження орденами та медалями, преміями тощо).
- Протоколи погодження ціни, термінів постачання та ін.
- Реєстри (чеків, бюджетних доручень тощо).
- Кошториси витрат (утримання апарату управління, виробництва, капітальне будівництво та інших.).
- Довідки (про виплату страхових сум, лімітні та ін.).
- Специфікації (виробів, продукції тощо).
- Статути громадських організацій, релігійних об'єднань.
- Фінансові документи та звіти, що подаються у фінансові, податкові та статистичні органи, фонди.
- Характеристики співробітників, подання та посвідчення про нагородження, почесні звання, грамоти, свідоцтва, різні довідки (про проходження державної служби, архівні, на подання пільг та ін.).
Для впорядкування використання печаток у створенні розробляється інструкція із застосування печаток. Інструкція затверджується керівником організації у зв'язку з особливою значущістю посвідчення на справжність документа. Інструкція може мати такі розділи:
- перелік печаток, які у організації;
- місця зберігання та посади осіб, які мають право користування печатками;
- порядок користування печатками.
Інструкція повинна містити також переліки документів, які засвідчуються печатками, що використовуються в організації.
Коли та навіщо організація ставить печатку на лист
Друк організації є одним із важливих атрибутів офіційного ділового спілкування. Однак, не завжди доречно чи потрібно ставити друк на документи.У цій статті ми розглянемо основні випадки, коли потрібно ставити печатку організації, щоб не допустити помилок та не порушити вимог законодавства.
Відбиток печатки: на яких документах ставити?
Договори та угоди:
- Трудові договори із співробітниками організації;
- Договори з партнерами та постачальниками;
- Угоди про конфіденційність та нерозголошення комерційної інформації.
Документи, що підтверджують право власності:
- Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи;
- Статути та установчі документи організації;
- Документи, що підтверджують право власності на майно підприємства;
- Документи на земельні ділянки та нерухомість, що належать організації.
Фінансові документи:
- Бухгалтерські звіти та звітність організації;
- Рахунки та акти виконаних робіт;
- Фінансові договори та угоди;
- Документи, пов'язані з розрахунками та оплатою співробітників.
Дозвільні документи:
- Ліцензії та сертифікати на провадження діяльності;
- Дозвільні документи від державних та муніципальних органів;
- Висновки та дозволи від професійних асоціацій та об'єднань.
Важливо, що ставити відбиток печатки деякі документи може бути обов'язковою вимогою, встановленим законодавством. У деяких випадках використання друку може бути виключено або замінено на електронний підпис.
Як називається друк на листі?
Існує кілька причин, коли необхідно ставити печатку організації на листах та документах:
- Оформлення офіційної кореспонденції;
- Підтвердження підпису керівника;
- Встановлення правової значущості документа.
Офіційний друк організації містить такі елементи:
- Найменування організації;
- Юридична адреса;
- ІПН (Ідентифікаційний номер платника податків);
- КПП (Код причини постановки на облік у податковому органі).
Використання друку на листі є невід'ємною частиною ділової комунікації та надає документу офіційного статусу. Друк дозволяє підтвердити авторство документа та надати документу правове значення. Таким чином вона є важливим елементом ефективного ділового спілкування.
Чи потрібна печатка на офіційному листі?
Переваги використання печатки на офіційних листах:
- Підтвердження авторства: За стандартами друк організації підтверджує авторство документа. Це дозволяє одержувачу бути впевненим у тому, що лист справді був надісланий від імені цієї організації.
- Зручність для архівації: Друк є одним із способів категоризації офіційних документів. Наявність друку на листі полегшує ідентифікацію та архівування документів для майбутнього використання.
- Підтвердження юридичної значимості: У деяких випадках друк організації може бути доказом юридичної значущості листа. Наприклад, при судових розглядах чи інших правових процедурах.
Аргументи проти використання печатки на офіційних листах:
- Цифровий підпис: З розвитком технологій з'явилися засоби електронного підпису, які дозволяють достовірно встановити авторство та справжність електронних документів. Це може бути зручнішим і безпечнішим способом підтвердження авторства, ніж традиційні печатки.
- Екологічні міркування: Використання друку вимагає витрати паперу та тонера. В епоху цифровізації та прагнення до екологічної стійкості виникає питання про необхідність використання фізичного друку на кожному листі.
- Зниження ризику шахрайства: Використання друку може створити помилкове почуття безпеки та стимулювати шахрайські дії. Кримінальні елементи можуть легко підробити друк та використовувати його у своїх інтересах.
Рішення про необхідність використання друку на офіційному листі має бути обґрунтованим та залежить від конкретної ситуації. Необхідно враховувати фактори, такі як вимоги закону, внутрішні політики організації та ефективність використання печаток для досягнення поставленої мети. У деяких випадках використання цифрового підпису може бути зручнішим та безпечнішим способом підтвердження авторства, проте в інших ситуаціях друк може мати важливе значення для підтвердження юридичної значущості документа. Таким чином, рішення про необхідність друку на офіційному листі має бути прийняте з урахуванням усіх перерахованих вище факторів.
Радимо прочитати: ЗВІТ ВІДПУСТКА ТА ПЕНСІЇ У ФЕДЕРАЛЬНІЙ СЛУЖБІ ВИКОНАННЯ ПОКЛАДІВЧи можна укласти договір без печатки?
Право укладання договорів без друку визначено статтею 160 Цивільного кодексу РФ, яка каже:
Таким чином, законодавство не вимагає обов'язкового використання печатки під час укладання договору. Друк може бути елементом інформаційного характеру і впливає юридичну силу документа. Рішення про необхідність використання друку приймається самою організацією відповідно до її внутрішніх правил та політики.
Переваги укладання договорів без друку
- Прискорення процесу укладання договору. Відсутність необхідності отримання та затвердження печатки скорочує час на підписання договору.
- Спрощення процесу дистанційної взаємодії.При укладанні договорів віддалено необхідність використання друку може викликати певні складнощі, тоді як відсутність друку дозволяє заощадити час та сили.
- Економічний зиск. Іноді організаціям доводиться створювати велику кількість договорів, і використання кожного разу друку потребує витрат на її виготовлення та підготовку.
Обмеження під час укладання договорів без друку
Слід зазначити, що у деяких випадках законодавством встановлено вимоги обов'язкового використання печатки організації укладання договорів. Наприклад:
- При державних та муніципальних закупівлях.
- При здійсненні угод з нерухомістю.
- Під час укладання угод, котрим закон передбачив обов'язкове наявність друку організації.
У цих випадках використання печатки є обов'язковою умовою для укладання договору.
Поради під час укладання договорів без друку
- Надайте партнеру всі необхідні дані про вашу організацію, щоб він міг переконатися у вашій правочинності.
- У разі сумнівів щодо доцільності відмови від друку, проконсультуйтеся з юристом або фахівцем із цивільного права.
Чи ставити друк на супровідному листі
Чому ставити друк на супровідному листі
Однією з причин ставити печатку на супровідному листі є підтвердження справжності документа. Друк організації є своєрідним знаком офіційності та підтверджує, що лист надісланий від імені конкретної організації. Такий друк може бути обов'язковим для виконання певних вимог, наприклад, при надсиланні документів до державних установ.
Коли не ставити друк на супровідному листі
Однак, у деяких випадках друк може бути непотрібним або навіть небажаним на супровідному листі. Наприклад, коли лист надсилається всередині організації або як особисте повідомлення. У таких ситуаціях друк може нести декоративний характер, а не нести функцію підтвердження офіційності.
Як прийняти рішення про ставку друку на супровідному листі
Рішення про ставку друку на супровідному листі приймається у кожній організації окремо з урахуванням її внутрішніх положень та правил. Для прийняття такого рішення слід звернутися до офіційної документації, в якій має бути зазначено, коли та у яких випадках необхідно ставити печатку на супровідних листах.
- Перевірте корпоративні положення.
- Ознайомтеся з вимогами щодо конкретних типів документів.
- Дізнайтеся, чи є додаткові вимоги для надсилання документів до державних чи міжнародних організацій.
Важливо пам'ятати, що правила та вимоги можуть змінюватися з часом, тому регулярно слідкуйте за оновленнями та оновлюйте свої внутрішні положення відповідно до них.
Питання про ставку друку на супровідному листі організації потребує індивідуального підходу та прийняття рішення у кожному конкретному випадку. Основними аргументами для ставки друку є підтвердження офіційності та справжності документа, а також необхідність виконання вимог певних установ. Однак у деяких випадках використання друку може бути непотрібним або небажаним. Перш ніж прийняти рішення, слід ознайомитися з внутрішніми правилами організації та вимогами до конкретних документів та надсилання листів.
Які типи документів обов'язково засвідчуються штампом
Штампи та їх значення
Доказ автентичності: Штамп організації підтверджує, що документ оформлено та видано самою організацією, що підтверджує його справжність та юридичну значущість.
