«ЗАТВЕРДЖУЮ» чи «ЗАТВЕРДЖЕНО»?

Відповідно до п. 52 Інструкції з діловодства у державних органах, інших організаціях при затвердженні документа за допомогою проставлення посадовою особою у грифі затвердження власноручного підпису гриф складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» та ін., а згідно з п. 25-1 Інструкції про порядок розроблення та прийняття роботодавцями локальних правових актів, що містять вимоги з охорони праці, у вигляді інструкцій з охорони праці для професій робітників та (або) окремих видів робіт (послуг) у грифі затвердження зазначається слово «ЗАТВЕРДЖЕНО». Як правильно писати в грифі інструкції з охорони праці — «ЗАТВЕРДЖУЮ» чи «ЗАТВЕРДЖЕНО»?

та через 30 секунд
читайте статті електронного журналу та завантажуйте зразки та форми документів

Чи можна завіряти копії документів за допомогою факсиміле?

Як оформляти справи із терміном зберігання 10 років?

Інструкція з діловодства для заснування загальної середньої освіти

Номенклатура справ УОСВ на 2025 рік

Персоніфікований облік: актуальні зміни

У матеріалі представлена потрібна директору УОСО інформація: • що таке персоніфікований облік (далі – ПУ); • які форми документів ПУ (далі — ДПУ) і коли потрібно.

Вас знімають: обробка персональних даних під час відеоспостереження

Використання систем відеоспостереження нерозривно пов'язане з обробкою персональних даних осіб, які потрапляють до об'єктивів відеокамер. Стаття допоможе: • розробити.

© edsh.by. Використання будь-яких матеріалів сайту без погодження з адміністрацією заборонено, 2025 р. Свідоцтво про державну реєстрацію засобу масової інформації, видане Міністерством інформації Республіки Білорусь 13.12.2011 № 1497 (перереєстровано 15.08.2014).УНП: 191261281. Юридична адреса: Логойський тракт, д.22А, прим. 57, 220090, м. Мінськ. Поштова адреса: Логойський тракт, д.22А, кім. 406, 220090, м. Мінськ. Дата включення відомостей про інтернет-магазин в Торговий реєстр РБ 09.06.2020. Режим роботи: Пн-Пт - з 9:00 до 18:00. Сб-Нд - Вихідний. Способи оплати: безготівковий розрахунок. Вартість передплати включає вартість відправлення та доставки друкованого видання. Уповноважені із захисту прав споживачів Мінського міськвиконкому: Відділ з контролю за рекламою та захистом прав споживачів головного управління торгівлі та послуг Мінського міського виконавчого комітету – тел. 8 (017) 218-00-82.

Ваш тарифний план не передбачає можливості використання продукту "Еталон-онлайн" із комплекту "Еталон. Система Юрист". Просимо Вас увійти під користувачем із відповідними правами або придбати відповідний тарифний план.

як у документах пишеться затверджую у документах

Затвердження документа — це спосіб його посвідчення, надання документу юридичної сили та підтвердження його справжності. Твердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження документа.

У будь-якій організації має бути приблизний перелік документів, що підлягають затвердженню (див. нижче). Він закріплюється в інструкції з діловодства організації.

Гриф затвердження документа проставляється у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

Способи затвердження документа:

Обидва методи мають однакову юридичну силу. Документ, що видається (наказ, розпорядження, рішення, протокол) рекомендується складати в тих випадках, коли потрібні додаткові роз'яснення щодо застосування та виконання затверджуваного документа.

При затвердженні документа посадовцем гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, її класного чину (при необхідності), особистого підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження:

СТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
підпис
31 грудня 2018 р.

Допускається центрувати гриф твердження щодо найдовшого рядка.

При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні, а документ не повинен оформлятися на бланку.

При затвердженні документа, складеного не так на бланку (акт, договір), найменування організації при вказівці посади особи, яка затвердила документ, вказується повністю. Повне найменування організації вказується у тому разі, якщо документ затверджується керівником вищої організації.

При затвердженні документа наказом, рішенням, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), найменування затверджуючого документа в орудному відмінку, його дати та номера:

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом
від № 01-02/75

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом
від № 01-01/35

Датою документа, що затверджується, є не дата його підписання, а дата затвердження.

Зразковий перелік документів, що підлягають затвердженню:

Новий держстандарт для оформлення документів

З 1 липня 2018 року набрав чинності ГОСТ Р 7.0.97-2016. У ньому описано, як оформляти ділові та службові документи: офіційні листи, накази на роботі, довідки для людей та запити до відомств. Росія склала список рекомендацій для всіх і пропонує їх використати, щоб було красиво та зрозуміло.

Цей гост добровільний — його можна використовувати або застосовувати частково. Але якщо у вас немає корпоративних стандартів, дизайнера чи верстальника, а хочеться скласти зрозумілий документ, його варто мати на увазі.Все-таки це держстандарт, він затверджений і діє. Там є здорові вимоги, але є щось дивне і навіть небезпечне.

Ми прочитали його весь — головне.

Як складати документи по госту

Ось кілька порад із стандарту:

Навіщо гост для документів

Кожна компанія і у кожному відомстві можуть мати свої правила оформлення документів. Але коли в країні є про це держстандарт, компанії та відомства можуть засновувати свої правила на ньому, а не винаходити щоразу з нуля.

Цей держстандарт — така опорна точка: ви можете його не дотримуватися, але якщо потрібна відповідь на запитання «Як правильно з погляду Росії?» - Ось він, ця відповідь.

Застосовувати чи не застосовувати держстандарт — вирішуйте самі. Штрафів за це нема. Але якщо ви десь публічно заявите: у нас, мовляв, документи по госту, тоді вже повинні застосовувати обов'язково.

Коли документ на кількох сторінках

Якщо документ із кількох сторінок, починаючи з другої, їх потрібно нумерувати. Номер ставлять посередині верхнього поля. Відступ зверху – мінімум 10 мм. Можна друкувати з двох сторін аркуша, але поля бічні повинні збігатися.

Деякі документи можуть мати титульний лист. Наприклад, статут компанії, звіт або пакет документів для торгів. Якщо бажаєте оформити титульний лист за правилами, у гості є схема.

Шрифти - безкоштовні

Шрифти рекомендують такі:

Або схожі за накресленням та розміром.

У таблицях шрифт може бути дрібнішим. Важливі реквізити можна виділяти жирним: наприклад, адресата заяви або заголовок документа.

Відступи та інтервали

Абзацний відступ - 1,25 см.

Заголовки розділів — з таким же абзацним відступом ліворуч або центром.

Ось вимоги до інтервалів:

Мінімальні поля для всіх документів:

Якщо документ зберігається більше 10 років, ліве поле має бути мінімум 30 мм. Але все це логічно використовувати для паперових документів, тому що їх скріплюють, прошивають, а краї паперу за роки можуть пошматуватися. Для електронних документів це не так важливо, але гост чомусь цього не враховує, хоча для електронних документів він також працює.

Вирівнювання - по ширині

Документи за гостем потрібно вирівнювати за шириною листа.

Якщо реквізити пишуть у кутку, то найдовша строчка має бути не більше 7,5 см. Це приблизно третина формату А4.

Якщо реквізити документа не в кутку, а по центру, їх також не можна розтягувати на всю ширину. Максимум на 12 см - половина ширини листа.

Від редакції: вирівнюючи документ по ширині аркуша, увімкніть перенесення, інакше між словами будуть величезні дірки. Або люди, які складали держстандарт, не знають про цей ефект, або у них немає очей чи смаку.

Реквізити документа

Товарний знак або логотип – вгорі посередині або ліворуч. Можна вказати назву компанії, магазину чи бізнесу — яка неофіційна, але до неї звикла.

У верхній частині документа потрібно написати, яка компанія його склала, її адресу, телефон та електронну пошту, ІПН, ОГРН та інші реквізити з урахуванням призначення документа.

За гостем потрібно написати і назву документа. Це не стосується лише ділових та службових листів. Якщо це наказ, треба так і вказати.

Дату ставлять угорі. Причому, не ту, коли склали документ, а коли підписали. Формати дати такі:

Діловодство: оформляємо наказ за правилами

Накази видаються переважають у всіх організаціях. Як правило, це невеликі за обсягом документи. Проте правил діловодства, яким має відповідати кожен реквізит наказу, чимало.Давайте розберемося у всіх аспектах діловодства, які необхідно врахувати при оформленні наказу.

Єдині правила всім реквізитів наказу

При оформленні наказів необхідно дотримуватися встановлених правил діловодства. реквізитів.

Правило 1. Дотримуємося поля.

У програмі для набору тексту слід встановити такі значення для полів:

- праве - не менше 8 мм;

- Верхнє та нижнє - не менше 20 мм.

Правило 2. Використовуємо правильний шрифт.

Правило 3. Дотримуємося інтервалу між реквізитами.

Увага!
Не слід плутати інтервал між реквізитами наказу та інтервал між рядками самих реквізитів, якщо вони мають 2 і більше рядки. .

Правило 4. Не робимо те, що прямо заборонено.

Отже, у наказі не можна:

— виділяти текст підкресленням, напівжирним шрифтом або курсивом.

- Друкувати врозрядку, тобто з пробілами між літерами (у вигляді «ПРИКАЗ»);

- переносити слова (у вигляді "перевести").

Увага!
Якщо наказ містить таблицю, то за потреби у ній можна :
- переносити слова;
- Зменшувати ліве поле до 20 мм;
- Зменшувати розмір шрифту та міжрядковий інтервал до 11 пунктів.

Далі умовно розіб'ємо наказ на 3 частини та докладно розглянемо правила оформлення реквізитів, які вони містять.

Шапка наказу

Кожен наказ без винятку повинен містити реквізити, що становлять так звану шапку наказу (рисунок 1).

Усі реквізити шапки наказу друкуються:

- Без абзацного відступу (тобто від нульового положення);

- З максимальною довжиною рядка - 73 мм.

До порядкового номера наказу з особового складу додається літера:

"к" - для наказів з терміном зберігання 75 років;

"л" - для наказів з терміном зберігання 3 роки.

Реквізит «Місце складання чи видання»Він містить найменування населеного пункту (місто, селище і т.д.), а не повну адресу організації.

Реквізит "Заголовок до тексту". При його оформленні слід враховувати, що заголовок до тексту:

— має чітко передавати зміст тексту, бути коротким та ємним;

- Не можна укладати в лапки і підкреслювати;

— треба граматично узгодити з назвою документа.

— може містити скорочення слів та словосполучень, які використовуються у держстандартах, загальнодержавних класифікаторах, скорочені найменування організацій та загальноприйняті скорочення (наприклад, ТОВ «Смуга», СТБ 6.38-2016 тощо).

Основна частина наказу

Розглянемо правила оформлення реквізиту «Текст». Він викладається від першої особи однини і, як правило, складається з наступних частин:

- Розпорядчою (рисунок 2).

Розпорядча частина наказу з особового складу має свої додаткові правила оформлення:

— прізвища працівників зазначаються великими літерами (наприклад, ІВАНОВА);

— якщо наказ складається з кількох пунктів, вони розташовуються у логічній послідовності: прийом працювати, переклад (переміщення), звільнення тощо.;

Підстава:	1.	Заява від 07.05.2020.
2.	Додаткова угода від 07.05.2020 № 2 до трудового договору від 14.11.2019.

Підстава: доповідна записка начальника служби доставки від 08.05.2020 р. N 3.

Заключна частина наказу

Тепер розглянемо правила оформлення реквізитів, розміщених наприкінці, після основного тексту наказу (рис. 3).

Деякі з наведених вище реквізитів оформляються в обов'язковому порядку, а деякі — за потреби. Всі вони друкуються:

- Без абзацного відступу (тобто від нульового положення);

Реквізит «Підпис». У наказах він знаходиться відразу після основного тексту. Нагадаємо, що реквізит "Відмітка про наявність програми" у наказах не оформляється. Підпис складається:

- З найменування посади особи, яка підписала документ. Наприклад, "директор", "генеральний директор". До назви посади, зазвичай, додається видове найменування організації (наприклад, «директор суспільства»). Перед найменуванням посади не можна ставити прийменник «за» чи косу межу.

Увага!
Інструкція з діловодства допускає використання скорочення та. о. (виконувач обов'язків) у реквізиті «Підпис» . Водночас це суперечить год. 3 п. 57 Інструкції з діловодства, згідно з якою під час підписання документа необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписала документ. Ні в ОКРЛ 014-2017, ні у випусках ЄКСД не передбачена посада «виконувач обов'язків». Таким чином, оскільки у підписі необхідно вказувати найменування посади особи, яка підписала документ, не слід використовувати скорочення «в. о.», яке не є найменуванням посади;

- Розшифрування підпису (ініціали, прізвище). Ініціали друкуються перед прізвищем без прогалин на рівні останнього рядка найменування посади.

Реквізит «Гриф погодження». Оформляється у разі, коли наказ необхідно узгодити, причому узгодження має бути зовнішнім (при внутрішньому узгодженні оформляється реквізит «Віза», який ми розглянемо далі). Наприклад, така необхідність виникає, коли текст наказу узгоджується із профспілкою (зокрема, у деяких випадках звільнення).

Отже, при одноосібному погодженні у реквізиті вказується найменування посади особи, з яким погоджується документ (включаючи повне найменування організації), власноручний підпис, її розшифровка і дата.

приклад
ПОГОДЖЕНО
Директор товариства з обмеженою
відповідальністю «Смуга»
Підпис П.П.Петров
ДД.ММ.РРРР

приклад
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
профспілкового комітету
ДД.ММ.РРРР N 20

Реквізит «Віза» включає:

— найменування посади особи, яка візує проект наказу;

- Його власноручний підпис;

Якщо у візуючого є якісь зауваження та доповнення, то він їх викладає нижче за дату візування. При значному обсязі зауваження та доповнення викладаються на окремому аркуші, а на проекті наказу зазначається: «Зауваження додаються».

приклад
Начальник юридичного відділу
Підпис Л.Л.Лосєв
ДД.ММ.РРРР
Із проектом не згоден.
Зауваження додаються

Відмітка про ознайомлення. Вона оформляється нижче за реквізит «Підпис»:

- На лицьовій стороні останнього листа наказу або

- На зворотному боці наказу.

Також ознайомлення може оформлятися на окремому аркуші ознайомлення, що додається до наказу. Як правило, такий спосіб застосовується за великої кількості осіб, яких слід ознайомити з наказом.

Читайте цей матеріал у ilex >>
*за посиланням Ви потрапите у платний контент сервісу ilex

Оформлення текстових документів: нові вимоги ГОСТ

Загальні вимоги до текстових документів ГОСТ 2.105-95 та ГОСТ Р 2.105-2019 - це зведення правил, покликаний стандартизувати форму заповнення конструкторської документації. Вони містять норми, яким мають підпорядковуватися структура та склад текстів у сфері будівництва, приладобудування та машинобудування.

Загальні моменти

З 1 липня 2020 року набуде чинності наказ Федерального агентства з технічного регулювання та метрології від 29.04.2019 № 175-ст, яким передбачено два нововведення:

Додатково у цій сфері прийнято:

Насправді при виконанні роботи застосовуються ті стандарти, які виставляє замовник, оскільки вимоги ЕСКД (єдиних систем конструкторської документації) і загалом ГОСТи до вважаються добровільними. Якщо документація оформляється для ринку, використовуйте правила оформлення з національного склепіння. Якщо ви готуєте папери для партнерів із ЄАЕС, варто продовжувати роботу за ГОСТ 2.105-95. У ситуаціях, коли документами користуються компанії з Росії, та з інших країн, вкажіть найменування стандарту, який використаний при їх підготовці.

Способи оформлення

Дозволяється заповнювати документацію:

Додатково у новому національному стандарті передбачені правила підготовки текстових електронних документів (ТДЕ). Їх можна готувати з використанням стандартизованих інформаційних моделей програм. Дані самостійно набираються, або автоматично генеруються за допомогою спеціалізованих програмних засобів із заздалегідь підготовлених фрагментів.

Технічне оформлення: загальні вимоги

Формулювання основних правил ГОСТу оформлення текстових документів дещо відрізняються залежно від того, як затверджено стандарт.Таблиця покаже, у чому різниця та подібність редакцій:

Міждержавний стандарт ГОСТ 2.105-95

Національний стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Висота символів – не менше 2,5 мм

· шрифт Times New Roman або Arial розміром 14 для основного тексту та розміром 12 для додатків, приміток, виносок та прикладів;

· допускається використання шрифту розміром 13 та 11 для основного тексту та розміром 12 та 10 для додатків, приміток, виносок та прикладів відповідно.

Відстань між бічними лініями форми та текстом має становити щонайменше 3 мм.

Абзац починається з червоного рядка, мінімальний відступ - 15 - 17 мм

Абзаци починається з відступу, що дорівнює 12,5 - 17 мм

Від нижньої та верхньої меж слід відступати не менше 10 мм

Інтервал між рядками – не менше 8 мм

· Текст оформляють з використанням полуторного міжрядкового інтервалу;

· Допускається використання подвійного міжрядкового інтервалу.

· Відстань між заголовком і текстом при виконанні документа машинописним способом дорівнює 3, 4 інтервалам, при виконанні рукописним способом - 15 мм;

· Відстань між заголовками розділу та підрозділу - 2 інтервали, при виконанні рукописним способом - 8 мм.

· Відстань між заголовком та текстом, між заголовками розділу та підрозділу – не менше 4 висот шрифту, яким набрано основний текст. Відстань між рядками заголовків підрозділів та пунктів приймають такою самою, як у тексті;

· при виконанні машинописним способом інтервал дорівнює 3 або 4 інтервалам, при виконанні рукописним способом – не менше 15 мм.

При перенесенні частини таблиці на ту чи іншу сторінку найменування поміщають лише над першою частиною таблиці.

Щодо копій у ГОСТ 2.105-95 заявлено, що їх (тут і далі наведено витяги з тексту):

виконують одним із наступних способів:

У національному стандарті щодо цього додані способи виготовлення електронних копій:

Окремо слід виділити встановлені стандартами вимоги до текстових документів щодо структури останніх. Вони можуть складатися з:

Щодо нумерації, ЕСКД при оформленні документів дозволяє зробити її як наскрізною, так і окремою для кожного розділу.

Чого робити не можна

Уважно подивіться вимоги ЄСКД щодо змісту та оформлення документації. У документах міститься вичерпний перелік те, що не можна використовувати у тексті. Так, неприпустимо:

Крім цього, вимоги ЄСКД 2020 забороняють:

Будь-який елемент тексту слід оформляти відповідно до правил, відхилення від обов'язкових вимог не допускається.

Приклад виконання текстового документа

Відкрийте доступ до закритої частини "Клерка" з підпискою "Преміум". Отримайте сотні вебінарів та онлайн-курсів, безлімітні консультації та інший закритий контент для бухгалтерів.

Встигніть передплатити зі знижкою 20% до 15.10.2021. Докладніше про «Преміум» тут.

Як оформити гриф затвердження? Як у тексті посилатися на затверджений документ?

Перше питання пов'язане з оформленням грифа затвердження. Тут необхідно враховувати таку управлінську ситуацію. Керуючий відділенням здійснює розпорядчу діяльність з урахуванням єдиноначальності, тому затвердження документів може оформлятися такими 2 способами:

1) наказом керуючого відділенням з оформленням у грифі затвердження відомостей про дату та номер наказу (Приклад 1);

2) особистим підписом управителя у грифі затвердження, оформленому самому документі, і датою (Приклад 2).

Якщо йдеться про оформлення грифа на документі (наприклад, на локальному нормативному акті), який затверджується наказом керуючого відділенням, то оптимальним є такий спосіб:

Якщо документ безпосередньо затверджується керуючим без видання наказу, то оптимальним способом оформлення грифа затвердження на самому документі буде:

Але при цьому необхідно суворо контролювати, що наказ як основний документ (при 1 способі) та затверджуваний документ (при 2 способі) оформлені на бланках (бланк наказу та загальний бланк), на яких зазначено повне найменування організації-автора з організаційно-правовою формою та найменування відділення. Тільки тоді ці відомості можна не поміщати у гриф затвердження.

Друге питання стосується до згадування затвердженого документа у тексті іншого документа. Коли документ видається або складається «на виконання» нормативного правового акта, наказу, протоколу тощо, посилання на нього оформляється відповідно до вимог ГОСТ Р 7.0.97-2016. Послідовність оформлення реквізитів раніше виданих розпорядчих документів у тексті нових (своєрідних схем опису) ви можете знайти у другому абзаці п. 5.18 цього стандарту:

Перший варіант застосовується, коли оформляється посилання на раніше виданий документ, який не має грифа затвердження (див. Приклади 5 та 6). Але з цього правила є винятки – див. Приклад 7.

На виконання Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ "Про персональні дані".

Відповідно до наказу Федерального архівного агентства від 11.04.2018 № 42 «Про затвердження Орієнтовного положення про архів організації».

Відповідно до Рекомендацій Роскомнагляду від 31.07.2017 «Щодо складання документа, що визначає політику оператора щодо обробки персональних даних, у порядку, встановленому Федеральним законом від 27.07.2006 № 152-ФЗ "Про персональні дані"».

Другий варіант у цитаті з ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, має застосовуватись, коли документ затверджено підписом керівника у грифі затвердження. Але таких видів документів на практиці залишилося зовсім небагато, в основному це: положення про підрозділ, посадова інструкція, штатний розпис, схема оргструктури тощо, а з інших систем документації – документи оперативного характеру, що щодня видаються (тарифи, калькуляції, меню, прейскуранти, вбрання на виконання робіт тощо).

Посилання ними у тексті інших документів оформляються не так часто. Другу схему опису реквізитів ГОСТ Р 7.0.97-2016 не можна визнати вдалою, т.к. згадка найменування виду (чи різновиду) раніше виданого чи затвердженого документа на посиланні нею однаково обов'язково, а найменування посадової особи, швидше, факультативно (Приклади 8 і 9).

На підставі штатного розкладу ТОВ «Овал» на 2019 рік, затвердженого генеральним директором 29.12.2018, …

На підставі Положення про службу ДОП, затвердженого заступником директора із загальних питань 20.12.2018, …

Текст (див. Приклади 5–7), гриф затвердження (Приклади 1–4) та позначка про додаток (у Прикладі 1 позначено «!») – це різні реквізити. Оформляйте та розташовуйте їх за тими основними правилами та прикладами, які закріплені ГОСТ Р 7.0.97-2016, але з урахуванням конкретних управлінських ситуацій вашої організації.

А загальне правило в їх оформленні – послідовність розташування ідентифікаційних реквізитів (дати та номери) у всіх випадках має бути однаковою:

Це закріплено у формулярах-зразках (малюнки Б.1 та Б.2 довідкового додатка Б до ГОСТ Р 7.0.97-2016) та у переліку реквізитів (розділ 4 цього стандарту). Вимоги до оформлення у тексті документа посилання на раніше видані нормативні правові акти, коли першою завжди оформляється дата, сформульовані спеціально, щоб виконавці нарешті виправили «вічну» помилку в порядку вказівки дати та номера документа, що допускається лише у усному спілкуванні:

Виноски 1

Виберіть варіант доступу

Лист із підтвердженням передплати надіслано вам на пошту

Для того, щоб залишити коментар необхідно авторизуватися

Як правильно оформляється стверджую