Приклад листа-підтвердження: як правильно написати у 2021 році

Коректне та професійне написання листів-підтверджень є важливою навичкою у сучасному світі комунікацій. У 2021 році, коли електронна пошта продовжує бути одним з основних засобів спілкування в бізнесі та повсякденному житті, важливо знати правила етикету та дотримуватися їх при написанні листів.

Перше, що слід приділити увагу під час написання лист-подтверждения — це заголовок. Необхідно зробити його зрозумілим та інформативним, щоб одержувач одразу розумів суть повідомлення. У заголовку можна вказати тему листа та ключову інформацію, наприклад: «Підтвердження реєстрації на захід» або «Підтвердження замовлення №12345».

У самому листі слід використовувати ввічливу та професійну формулу привітання, наприклад «Шановний/а», або «Здрастуйте». Після привітання, введення листа має містити коротке повторення інформації, яку робиться посилання у листі-подтверждении. Наприклад, якщо лист підтверджує реєстрацію на захід, можна згадати дату та час заходу, його місце проведення, а також основні вимоги чи інструкції для учасників.

Приклад: Повідомляємо Вас, що Вашу реєстрацію на конференцію «Інновації в бізнесі» успішно отримано. Конференція відбудеться 15 березня 2021 року з 9 ранку до 6 вечора у конференц-залі готелю «Парк». Просимо Вас принести з собою паспорт для реєстрації та орієнтуйтесь на наше посилання для підключення до віртуальної платформи.

У наступних абзацах листа-підтвердження слід надати додаткову інформацію, яка може бути корисною одержувачу, наприклад, контактні дані організатора для зв'язку, посилання на додаткові матеріали або інструкції, а також інформацію про можливість скасування або зміни інформації, якщо це застосовується.

У висновку листа-підтвердження варто використовувати формулу прощання, також ввічливу та професійну, і залишити контактні дані або посилання на офіційний сайт чи ресурси компанії.

Приклад листа-підтвердження: основні складові

Листи-підтвердження є важливою частиною процесу спілкування з клієнтами чи партнерами. Вони підтверджують отримання запиту або замовлення та встановлюють довірчі відносини між відправником та одержувачем.

Ось основні складові листа-підтвердження:

• Тема листа: Тема листа має бути ясною та інформативною. Вона повинна відображати мету листа та бути привабливою для одержувача.
• Привітання: Лист повинен починатися з ввічливого привітання. Це допоможе встановити позитивний тон та створити гарні враження.
• Підтвердження: Основна мета листа-підтвердження – підтвердити отримання запиту чи замовлення. У цій частині листа можна вказати деталі запиту або замовлення для ясності та впевненості клієнта.
• Терміни та умови: Якщо у запиті чи замовленні вказано терміни виконання робіт чи інші умови, їх також слід підтвердити у листі. Це допоможе уникнути непорозумінь та встановити чітку сферу відповідальності.
• Контактна інформація: Додайте свої контактні дані, щоб одержувач міг легко зв'язатися з вами у разі потреби. Переконайтеся, що контактна інформація в листі є актуальною та повною.
• Подяка: Підтвердження запиту або замовлення - це хороший привід подякувати клієнту за довіру та вибір вашої компанії. Наголосіть на важливості клієнта для вас і висловите готовність обслужити його в майбутньому.

Наведений вище приклад листа-підтвердження є загальним посібником, і його можна адаптувати під конкретні потреби вашої компанії чи ситуації. Головне – бути ввічливим, інформативним та точним.

Формат та структура

При написанні листа-підтвердження слід дотримуватись певного формату та структури. Це допоможе вашому листу виглядати професійно та зрозуміло для одержувача.

1. Заголовок: Перед початком листа слід зазначити заголовок, який відображає його суть і дозволяє одержувачу відразу зрозуміти, про що йдеться.
2. Привітання: Далі слід додати привітання, щоб показати ввічливість та відкритість до спілкування.

Короткий опис: У першому абзаці слід дати короткий опис того, навіщо надіслано лист-підтвердження. Наприклад, повідомити про отримання заявки чи оформлення замовлення.

Завершення: Наприкінці листа необхідно подякувати одержувачу за його дії або висловити надію на подальшу співпрацю. Можливо, згадати у тому, що одержувач може звернутися у разі питань.

Дотримання цієї структури листа-підтвердження допоможе вам написати інформативний та професійний лист, який буде зрозумілим і зручним для одержувача.

Основні елементи

Лист-підтвердження це важливий елемент комунікації з клієнтами. Він містить інформацію про замовлення або реєстрацію, а також підтвердження успішного виконання дії.

Основні елементи, які мають бути присутніми у листі-підтвердженні:

• Тема листа: важливо, щоб тема листа була короткою, конкретною та чітко відображала мету листа.
• Привітання: стандартний текст, який говорить про те, що лист є підтвердженням замовлення або реєстрації.
• Деталі замовлення або реєстрації: у цьому розділі вказуються всі важливі деталі замовлення або реєстрації, наприклад, номер замовлення, дата та час, сума та список товарів.
• Інструкції: якщо необхідно, у листі-підтвердженні можуть бути зазначені інструкції щодо виконання певних дій або посилання на додаткову інформацію.
• Контактна інформація: важливо надати контактні дані для зв'язку з клієнтом у разі виникнення запитань чи проблем.
• Завершення: у стандартному завершенні листа-підтвердження можна побажати клієнту доброго дня або подякувати за вибір нашої компанії.

Задоволення цих елементів допоможе створити чіткий і зрозумілий лист-підтвердження, який ясно передаватиме інформацію і демонструватиме професіоналізм вашої компанії.

Приклад підтвердження замовлення

Ключові моменти при написанні листа-підтвердження

• Повідомлення про отримання: Важливо включити інформацію про те, що ви отримали запит або замовлення від отримувача. Це допоможе встановити контакт та підтвердити, що лист був отриманий.
• Деталі замовлення: Якщо лист-підтвердження пов'язаний із замовленням або запитом, переконайтеся, що всі деталі замовлення чи запиту чітко вказані. Вкажіть дату, продукти чи послуги, вартість та іншу важливу інформацію, щоб одержувач міг перевірити та підтвердити коректність даних.
• Терміни та доставка: Якщо є терміни або інформація про доставку, увімкніть їх у лист-підтвердження. Переконайтеся, що одержувач розуміє, коли очікувати на доставку або завершення роботи.
• Контактна інформація: Вкажіть контактну інформацію, щоб одержувач міг зв'язатися з вами, якщо у нього виникнуть питання чи проблеми. Вказуйте адресу електронної пошти, номер телефону або інші способи зв'язку.
• Посилання на подробиці: Якщо є додаткові матеріали або інформація, на яку одержувач може очікувати, надайте посилання на них. Це може бути посилання на веб-сторінку з подробицями замовлення або інструкціями щодо використання продукту.

При написанні листа-підтвердження важливо зберігати ясність та конкретність. Будьте ввічливі та вдячні за замовлення чи запит одержувача. Правильне написання листа-підтвердження допоможе встановити професійні стосунки з клієнтами та партнерами.

Привітання та подяка

Дякую, що звернулися до нашої компанії! Ми раді бачити вас серед наших клієнтів і готові запропонувати вам кращий сервіс і якісні послуги.

Ми розуміємо, що ваш час є цінним, тому цінуємо ваше рішення звернутися до нас і довірити свої потреби нашій команді професіоналів.

Ми намагатимемося зробити все можливе, щоб ви отримали потрібну інформацію або вирішення вашої проблеми своєчасно та ефективно.

Наш досвідчений та кваліфікований персонал завжди готовий допомогти вам у будь-який час. Виникли питання чи потрібна додаткова інформація? Не соромтеся зв'язатися з нашою службою підтримки клієнтів.

Ще раз хочемо подякувати вам за вибір нашої компанії. Ми сподіваємось на довгострокове партнерство і будемо раді допомогти вам у майбутньому.

Команда [Назва компанії]

Уточнення мети листа

Уточнення мети листа — необхідний крок у процесі написання електронного листа, який допомагає одержувачу чітко зрозуміти, у чому основна мета повідомлення. Уточнення мети листа допомагає уникнути непорозумінь та неясностей під час спілкування електронною поштою.

У процесі уточнення мети листа рекомендується використовувати такі прийоми:

1. Короткість та ясність. Лист має бути максимально коротким та інформативним, щоб одержувач одразу зрозумів, про що мова.
2. Чітке формулювання мети. На самому початку листа слід одним реченням вказати основну мету повідомлення. Наприклад: "Я пишу вам, щоб уточнити деталі нашої зустрічі."
3. Виділення ключових слів. При необхідності можна виділити ключові слова або фрази, щоб зробити мету листа очевиднішим.
4. Створення таблиці чи списку. Якщо потрібно уточнити кілька запитань або запитати кілька дій з боку одержувача, можна скористатися таблицею або списком для більш чіткого представлення інформації.

В результаті правильного уточнення мети листа одержувач одразу зрозуміє, що від нього вимагається, і зможе швидко та ефективно відповісти чи виконати необхідні дії.

Корисно знати:

Радимо прочитати: Фонд заробітної плати: формула розрахунку та основні аспекти, які слід знати кадровому менеджеру

Підтвердьте отримання листа

За останнє десятиліття електронна пошта стала, мабуть, одним із найпопулярніших засобів ділового спілкування. Сьогодні досить складно знайти людину, яка у своїй практиці міжособистісних та міжкультурних комунікацій не використовує електронної пошти. Побіжно скануючи поглядом адреси та теми повідомлень, що прийшли, вирішуємо, які листи прочитати, а які видалити не розкриваючи. Залежно від відносин між кореспондентами листування може бути діловим або приватним.Якщо лист приватний, то щодо нього не пред'являється жорстких вимог з погляду етики — стиль листи і манера викладу залежать переважно від ступеня знайомства з адресатом.

Сьогодні досить складно знайти компанію, яка у своїй практиці міжособистісних комунікацій не використовувала електронну пошту. Слід зазначити, що у звичайному діловому листуванні за допомогою e-mail існують загальноприйняті правила, які необхідно знати і якими слід керуватися. Зупинимося докладно найбільш значимих.

Правило 1. Під час оформлення електронного листа обов'язково заповнюйте всі поля. У загальному вигляді структуру ділового електронного листа можна подати у такому вигляді:

1. Адреса та ім'я відправника.
2. Адреса одержувача (або адреси одержувачів, коли є необхідність надіслати листа з одним текстом кільком одержувачам).
3. Важливість листа (при необхідності).
4. Тема листа.
5. Програма.
6. Лист, що складається із привітання; основний текст листа; висновки; та підписи.

Правило 2 Адреса та ім'я відправника повинні бути пізнаваними. Тому коли заводите поштову скриньку, у графі ім'я відправника завжди вписуйте свої ім'я та прізвище. Найбільша довіра викликає адресу, що містить Ваше справжнє ім'я, а також ім'я Вашої організації в назві домену, наприклад: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. У вас повинен бути включений JavaScript для перегляду.

Правило 3 Обов'язково заповнюйте графу "Тема листа". Тема листа — це особливий реквізит листа, який значно полегшує роботу з електронною кореспонденцією. Доля листа дуже часто залежить від його Теми, особливо якщо ім'я та адреса відправника Вам нічого не кажуть.Тема листа має бути короткою – не більше 50 знаків – і по суті. Чим простіше і зрозумілішим буде Тема листа, тим більша ймовірність, що лист буде прочитаний і матиме відгук. Особливо ретельно необхідно подумати над Темою, коли вперше пишете будь-кому.

Правило 4 Використовуйте піктограму (Re:) тільки для відповіді. Використовуючи піктограму , розміщену в полі адреси листа, який відповідаєте, відкриваємо форму для складання відповіді. Ця форма вже містить адресу вашого співрозмовника, текст його листа та Тему. Піктограма (Re) є абревіатурою англійського слова "Reply:" або "Response:" і означає "Моя відповідь на:". Тому якщо тема листа змінюється, зміни теми необхідно вносити, використовуючи стрілку вниз, розміщену праворуч від піктограми Rе. У списку, що відкривається, вибираємо команду «змінити тему».

Якщо відповідаючи на чиїйсь електронний лист, ви змінюєте основну думку діалогу, змінюйте відповідно і Тему, а краще починати обговорення нового питання створенням нового листа.

Правило 5 Щоб запобігти передчасному надсиланню адреси одержувача вставляйте лише тоді, коли лист дописано, перевірено та готово до відправки. Будьте уважнішими з кнопкою «Надіслати»: переконайтеся, що надсилаєте листа тому, кому хотіли.

Правило 6 Обов'язково пишіть привітання, що складається з вітального слова та імені одержувача, перед основним текстом листа. Деякі користувачі вважають, що вітання в електронному листі не потрібно писати, оскільки це нібито безглуздий пережиток паперової пошти, що не несе в собі ніякої значущої інформації і містить чергові слова.

Привітання несе у собі інформацію про вихованість того, хто складає листа.Як привітання використовуйте таку форму звернення: «Добрий день, шановний (шановна) + ім'я, по-батькові адресата!» або «Шановний (шановна) + ім'я, по-батькові адресата, привіт!» і лише після цього переходьте до мети Вашого повідомлення.

В Європі прийнято завжди звертатися «Dear Sir/Madam» або менш формально, особливо якщо Ви знайомі з адресатом, «Dear + ім'я». У США, де темп життя та листування інтенсивніший, електронний лист починається з звернення, що складається з імені та короткого «Hi + ім'я». У російській мові знак оклику ставиться після звернення в письмовій формі в будь-якому жанрі листування: ділової, приватної, офіційної і т. д., у той час як в англійській мові у всіх цих жанрах ставиться кома.

Правило 7 Правильно структуруйте листа. Оскільки читання з екрана монітора набагато складніше, ніж читання паперового носія. Розбивайте текст листа на абзаци логічні. Намагайтеся, щоб речення містили не більше 15-20 слів. Відокремлюйте абзаци один від одного відступом або порожнім рядком.

Правило 8 Будьте короткими та висловлюйте думки по суті. Основний текст листа з першого абзацу повинен привертати увагу читача не менше ніж його Тема. Пам'ятайте про обмежений час потенційного читача. Почніть із мети листа, вона має бути чітко сформульована у першому реченні. Якщо перші пропозиції сформульовані правильно, існує дуже велика ймовірність, що одержувач листа прочитає його остаточно. Електронний лист призначений швидкої передачі інформації. Якщо необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий обсяг, краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а інформацію оформити у вигляді вкладення.

Правило 9 Перш ніж розпочати написання листа, приєднайте вкладення. Скільки разів доводилося отримувати лист, метою якого було пересилання вкладення, без цього вкладення?! Така безтурботність може не найкращим чином вплинути на Вашу ділову репутацію.

Правило 10 Коли Ви пишите будь-кому вперше, не прикріплюйте жодних вкладень. Якщо Ви все ж таки посилаєте якесь вкладення без погодження з одержувачем, то обов'язково напишіть у тексті листа, що це за файл. Не приєднуйте вкладення розміром більше 5Мбайт, оскільки можлива така неприємна ситуація: Ви перешлете свій файл на поштовий сервер за секунду, а Ваш адресат завантажуватиме його цілу годину.

Правило 11 Складаючи лист у відповідь, відповідайте на ВСІ задані Вам питання. Якщо Ви не можете відповісти, то так прямо і напишіть.

Правило 12 Перш ніж надіслати листа, перевірте орфографію, граматику та пунктуацію. Той факт, що електронна пошта — швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що вона має бути недбалою. Будуйте свої фрази якомога грамотніше з погляду орфографії та граматики. Це важливо не тільки тому, що неписьменно написаний лист може зіпсувати враження про Вас, і тому, що дуже важко читати текст без ком і крапок.

Правило 13 На електронні листи обов'язково слід відповідати.

Лист-підтвердження

Електронна пошта - це зв'язок з іншими людьми, і трохи ввічливості ніколи не зашкодить. За правилами етикету на електронні листи обов'язково потрібно відповідати, а час відповіді не повинен перевищувати трьох діб. Якщо не відповідаєте на електронний лист протягом цього терміну, це явна відмова від спілкування. Якщо Вам потрібний більш тривалий час для відповіді на лист, варто пояснити причини затримки.При отриманні листа, що містить вкладення, обов'язково підтвердіть, що вкладення дійшло та нормально відкрилося. При отриманні листів від невідомих можна на них не відповідати. Їх можна видаляти, не читаючи. При отриманні незатребуваного листа з приєднаним файлом слід видалити файл, не розпаковуючи: швидше за все це джерело комп'ютерного вірусу.

Правило 14 Не запитуйте сповіщення про прочитання. Можна після тексту основного листа і перед Вашим підписом написати наступну фразу: «Прошу підтвердити отримання листа у відповідь листом або за наведеними нижче телефонами».

Правило 15 У тексті повідомлення ніколи не потрібно використовувати великі літери. ТЕКСТ, ВИДІЛЕНИЙ ЗАГОЛОВНИМИ БУКВАМИ, сприймається як крик. У разі його відносять до неграмотності у питаннях мережного етикету. Це може спричинити подразнення або іншу небажану реакцію у Вашого читача.

Правило 16 Ніколи не повідомляйте конфіденційну інформацію за допомогою електронної пошти. Будьте обережні при пересиланні номерів своїх банківських карток або іншої конфіденційної інформації в тексті електронного листа. Електронна пошта при пересиланні може бути перехоплена та використана з корисливою метою. Крім того, надісланий Вами електронний лист назавжди залишається в пам'яті комп'ютера.

Правило 17 Не зловживайте абревіатурами та емоційним оформленням. У діловій електронній пошті намагайтеся не використовувати такі абревіатури як BTW (by the way) або LOL (laugh out loud), також так звані смайлики («усміхнені особи»).

Вони недоречні у діловому листуванні, тим паче що одержувач листи може знати їх значення.

Правило 18 Наприкінці листа обов'язково ставте свій підпис.Підпис — це невеликий блок тексту, який додається до кінця Ваших повідомлень, який ідентифікує Вас та містить Вашу контактну інформацію. Робіть підпис коротким: не більше чотирьох-семи рядків. Довгий підпис займає багато місця і може викликати роздратування. Включайте до неї кілька можливих способів зв'язку з Вами (зазвичай це номери телефонів та факсу), а також посилання на сайт Вашої компанії.

За матеріалами статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ Перевірено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Перевірено 20.09.2015.

Матеріал підготовлений Шутіліною Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Це різновид службового листа, у якому висловлюємо той чи інший факт: підтверджуємо отримання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад:

. Шановні панове!

. Дякуємо. Вас за пропозицію поставити (назва товару), її містить. Ваш лист від (дата), якого ми тільки отримали та передали на розгляд до технічного відділу

. Просимо. На вас почекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо. Вам додатково

. Шановні панове! Ібні товари.

. Вибачте, але ми не можемо погодитися. Ваші умови З

. Підтверджуємо одержання товарів, які ми замовляли (№ 186-С від дата). Кількість відвантаженого товару відповідає накладній, а якість — зразкам, які ми отримали минулого місяця

. Шановний пан!

. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо. Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться (дата та місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції

. Оргкомітет конференції забезпечує проживання у готелі на період..

. Реєстрація учасників конференції буде проводитись (дата та час) у приміщенні (назва, адреса)

. Шановні панове!

. Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту та подальшому будівництві металургійного комплексу в (назва міста)

. Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання проектних робіт, будівництво комплексу та підготовку персоналу до експлуатації підприємства

. Наша комісія готова прибути на переговори у зручне для. Вас час. Зі щирою к. Вам повагою.

. Шановні колеги!

. Офіційно підтверджуємо домовленість, якої ми досягли у листі від (дата)

. Бронювання: номери з до (дата) на одну особу та номерів на двох вартістю

конференц-зали на осіб з до (дата) вартості протягом дня. Харчування:

обід у 1230 на осіб, вартість враховує також оплату за надані послуги

. Оплата: у гривнях

. Фірма: (назва). Додаток: проспект засідання

ТИПОВІ оборот

1. Ми з вдячністю підтверджуємо отримання. Вашої пропозиції від (дата)

2. Вдячні. Вам за повторну інформацію про. Вашої спеціальної пропозиції

3. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду та повідомляємо, що

4 міністерства освіти та науки України підтверджує, що

5. З вдячністю підтверджуємо отримання. Вашого запиту і хочемо запевнити, що ми зацікавлені у встановленні взаємовигідного співробітництва. Вами

Як правильно надіслати листа та довести відправку

Ваше замовлення ми отримали (дата) і відразу ж розпочали виготовлення (назва товару)

7. Ми впевнені, що своєчасне виконання. Ваше замовлення від (дата) буде початком взаємовигідної співпраці між нашими фірмами

8. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо. Вам письмове запрошення

9. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари були відвантажені та відправлені без затримки згідно. Вашому коносаменту

10.Для підтвердження нашої телефонної розмови від (дата) просимо. Вас прийняти офіційне замовлення на

11. Просимо. Вас з належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення та у визначений (узгоджений) термін надати (надіслати) нам зразки

12. Експедиторська агенція лише підтвердила прибуття 25 (двадцяти п'яти) ящиків

7110 Супровідний лист

Це службовий лист, який додається до основного документа (накладний, рахунки-фактури, каталог, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його звичай цей невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів. Наприклад:

. Шановні панове!

. У відповідь. Ваше прохання від (Дата) посилаємо. Вам чинний експортний прейскурант до кожного зі зразків (назва товару). Просимо повідомити які саме зразки. Ви замовляти

. Шановні панове! . Вам такі документи:

рахунок-фактуру у двох примірниках:

страховий поліс у сумі рахунки плюс 10%, які покривають інфляційний (банківський, валютний, дефляційний) ризик;

повний комплект коносаменту, написаного (оформленого) на розпорядника за бланковим індосаментом та з позначкою «фрахт оплачений» на суму...

. Просимо підтвердити їх отримання

. Залишаємося з повагою.

1. На. Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару

2. Для того, щоб. Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект

3. Надсилаємо. Вам робочі креслення

4. Додаємо перелік нашої нової продукції

5. Надсилаємо. Вам страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок

6. Надсилаємо. Вам страховий сертифікат

7. На. Ваше прохання надсилається перелік страхових тарифів на повітряні перевезення вантажів

8. Додаємо також інформаційний бюлетень, у якому. Ви зможете прочитати про умови лізингу

9. Брошура, яку ми додаємо до листа, містить інформацію про суми надбавок та зниження.У додатку описані також переваги укладання довгострокового контракту

10. Надсилаємо. Вам копи рахунків, термін оплати яких минув

11. Просимо переглянути останній каталог наших товарів та повідомити, які з запропонованих позицій. Вас зацікавили

12. Сподіваємось, що. Ви зацікавитеся

13. На. Ваше прохання надсилаємо список референтів, які можуть надати. Вам потрібну (детальну) інформацію про якість наших товарів

14. Розраховуємо на початок переговорів (співробітництва) між нашими фірмами

15 буде раді напагодженню взаємовигідних контактів. Вашою фірмою

16. Дозвольте запропонувати. Вам подивитися рекламні проспекти та каталоги, в яких представлені останні зразки обладнання, що виробляється нашою фірмою

Як підтвердити надсилання повідомлення

Перейти до розділу Приклади/зразки ділових листів англійською мовою з перекладом

Ще статті на тему