Як правильно скласти графік роботи працівників

Від того, наскільки грамотно складено графік роботи співробітників, багато в чому залежить ефективність роботи компанії. Помилки при плануванні можуть призвести до переробок та збільшення витрат на ФОП, невдоволення персоналу, штрафів за порушення ТК. Вирішення таких завдань потребує часу та точності.

Дізнаємося, що є графік роботи персоналу і навіщо він потрібен, як правильно складати розклад і які сучасні програмні рішення для цього існують.

Що таке графік роботи

Будь-які трудові відносини регламентуються офіційним законодавчим актом – Трудовим кодексом РФ. У цьому документі зазначено обмеження щодо часу щоденної роботи, регламент щодо вихідних, відпускних та інших умов. До умов праці входить також графік роботи.

У графіку роботи вказано запланований час перебування на робочому місці кожного працівника за певний період. Як правило, розклад складається на місяць або триваліший період.

План робіт оформляється як таблиці. Він створює основу для розрахунку заробітної плати та виключає плутанину у змінах, а також дозволяє дотримуватися норм праці та відпочинку. Документ особливо важливий для великих підприємств із великою кількістю співробітників — як штатних, так і частково зайнятих.

• дати початку та закінчення робочого періоду;

• тривалість трудового дня та перерв;

• кількість робочих днів на тиждень;

• умови роботи (безпосередньо на робочому місці, віддалено);

• додаткові відомості на розсуд керівництва.

Дані персоніфіковані щодо кожного задіяного співробітника.Як правило, таблицю доповнено графою, де стоїть підпис, що підтверджує, що працівник ознайомився з інформацією.

Закон не зобов'язує складати такий документ, особливо щодо стандартного трудового режиму (так званої п'ятиденки). Розпорядок потрібен насамперед роботодавцям та відповідальним особам.

Навіщо потрібен

Організований розпорядок роботи — основа діяльності багатьох структур, зокрема підприємств із позмінним трудовим режимом. Він потрібний великим промисловим виробництвам, заводам, екстреним службам, закладам громадського харчування, заправкам, кол-центрам та іншим організаціям.

Графік виходу працювати співробітників вирішує ряд завдань:

• регламентує режим праці та відпочинку;

• дозволяє коректно розрахувати зарплату;

• допомагає визначати розмір допомоги та соціальних виплат;

• виключає помилки при нарахуванні відпускних;

• є основою для підрахунку трудового стажу.

Правильно складений графік роботи виробничого персоналу знімає безліч питань із боку співробітників та контролюючих структур. З його допомогою відстежують переробки, оскільки вони впливають на нарахування зарплати. Тому слідкувати за дотриманням графіка на користь роботодавця.

Які бувають

Роботодавець самостійно встановлює робочий годинник для співробітників, дотримуючись при цьому вимог ТК. Перерахуємо найчастіші варіанти робочих регламентів.

П'ятиденка або шестиденка

При стандартному режимі 5/2 та невеликій кількості співробітників складати графік не обов'язково. Персонал працює з понеділка по п'ятницю по 8 годин на день плюс годину на обід. На шестиденці персонал працює шість днів на тиждень, при цьому загальна кількість годин (40) зберігається.

Якщо необхідно, щоб співробітник вийшов на роботу у вихідний день, потрібно отримати його згоду у письмовій формі. Надбавка до зарплати за понаднормовий годинник розраховується окремо, мінімум у дворазовому розмірі від звичайної ставки, або компенсується додатковим вихідним.

Змінний графік

За такого розкладу трудовий час розподілено на кілька змін, кожна з яких триває фіксовану кількість годин. Змінний графік застосовують, коли на підприємстві йде цілодобове виробництво чи підвищено інтенсивність праці.

Зміни дозволяють використовувати ресурси в оптимальному режимі і забезпечує безперервну роботу. Тривалість, кількість та графік змін роботодавець визначає відповідно до ТК та письмових домовленостей із співробітниками.

Наприклад, зміна триває 12 годин три дні поспіль, потім стільки днів працівник відпочиває. Можуть бути і 24-годинні робочі дні з перервами на їжу та відпочинок. Нічний час (воно триває з 22 до 6 ранку) розцінюється інакше — цей годинник оплачується не менш ніж на 20% вище стандартного погодинного тарифу.

Часткова зайнятість

За такого графіка співробітник працює неповний робочий день або неповний тиждень. Як правило, таких співробітників залучають при потребі (якщо штат не справляється) або на певні проекти. Часткова зайнятість буває постійною (наприклад, фахівця стабільно залучають кілька разів на місяць) та тимчасовою.

Часткову зайнятість нерідко обирають самі претенденти, коли хочуть працювати за сумісництвом або займаються поряд з роботою іншою діяльністю — навчанням, турботою про дитину, приватним підприємництвом.

Гнучкий графік

Такий розпорядок дня вигідний насамперед претенденту, але якщо фахівець цінний, роботодавець йде йому назустріч.

Співробітник сам обирає дні та тривалість роботи — буває частковий, змішаний або ковзний графік. В один із днів робочий день може тривати 12 годин, в інший 4, в третій 8. Гнучкий графік нерідко практикують аварійні та інші термінові служби.

Вахта

Співробітники працюють на об'єкті та проживають у безпосередній близькості від виробництва. Вахта триває 2-4 тижні, потім працівники повертаються додому та протягом кількох тижнів відпочивають. У цей час на підприємстві працюють інші співробітники, а також у вахтовому режимі.

Такий варіант підходить для видобувної галузі, будівництва, лісозаготівель та інших віддалених виробництв. На самій вахті теж діє позмінний графік, кожна зміна має тривати більше 12 годин по ТК.

Як правильно скласти

Усі зазначені вище методи організації праці вимагають складання графіків, у яких враховуються все значні чинники. Розклад складає відповідальну особу, призначену керівником.

Щоб скласти робочий план недостатньо просто розподілити співробітників по змінах. Потрібно заздалегідь виконати підготовчу роботу:

1. Визначити обліковий період.

2. Розрахувати фонд робочого дня за цей срок.

3. Провести обчислення за нормативною кількістю працівників.

4. Розподілити зміни за обліковим періодом.

5. Провести корекцію з урахуванням відпусток та відгулів.

6. Звірити зайнятість із законодавчими нормативами відпочинку.

7. Розподілити незакриті зміни за домовленістю зі штатними та позаштатними співробітниками.

8. Ознайомити робочий колектив із розпорядком.

Робочий план бажано сформувати заздалегідь, щоб за необхідності встигнути скоригувати.

Часті помилки при складанні графіка

Неправильно складений графік може спричинити прямі чи непрямі збитки. Найчастіше відповідальні особи припускаються таких помилок:

• Складають графік за шаблоном. Розклад має враховувати поточні можливості конкретного виробництва, чисельність штатних та позаштатних співробітників, структури компанії та профіль її діяльності.

• Не використовують наявні дані. Маючи на руках інформацію про те, скільки змін було відпрацьовано у попередніх періодах, можна ефективніше розподілити ресурси. Добре, якщо такі дані зберігаються в оцифрованому вигляді і відповідальні за складання графіка мають до них доступ.

• Забувають узгодити графік із співробітниками. Важливо, щоб персонал ознайомився з графіками та підтвердив згоду працювати за запропонованим розкладом. В іншому випадку можуть виникнути накладки, які доведеться вирішувати за умов обмеженого часу.

Програмні рішення

Складання графіків та управління позмінною роботою — складні завдання, які потребують відповідальності та високого рівня компетенції від виконавців. Щоб полегшити їхнє завдання, використовують технологічні рішення.

Це програмні продукти, які допомагають ефективно розподілити навантаження, оновлювати дані, аналізувати різні показники в автоматичному режимі. Нові системи допомагають сформувати цифровий робочий простір та вести діловодство у програмі.

Важливим параметром для оптимізації графіка на виробництві є облік робочого часу. Цю складну для кожного підприємства проблему вирішують технологічні розробки.

Завдання УРВ можна вирішити за допомогою системи «БОСС Контроль». Вона допомагає отримати необхідну інформацію для складання графіка, а також контролювати його дотримання.

Для впровадження «БОСС Контроль» не потрібно встановлювати спеціалізоване програмне забезпечення або підключати додаткове обладнання Система працює через браузер, їй не потрібен професійний супровід.

Підсумки

Щоб складений розклад був коректним та сприяв зростанню бізнесу, необхідно враховувати безліч різних факторів та особливостей конкретного виробництва.

Для стандартної офісної роботи підходить 5-6-денний робочий тиждень. Виробничі підприємства працюють за змінним графіком. , щоби на підприємстві дотримувалися нормативи ТК.

Впроваджуйте програмні рішення та збирайте дані для обліку робочого часу. Ця інформація допоможе прискорити процес складання графіка та зробити розклад зручнішим як для бізнесу, так і для співробітників.

Складаємо графіки роботи та обліку робочого часу

Роботодавцю необхідно складати графік роботи для співробітників підприємства. Це необов'язково для п'ятиденки, але при змінному розпорядку графік необхідний.

Навігація

Коротко про головне: 5 пунктів

1. Графіки роботи та обліку відрізняються один від одного.
2. Робочий час зазвичай не більше 40 годин на тиждень.
3. У деяких випадках, наприклад, ненормований час, потрібно складати розклад праці.
4. Графіки допомагають роботодавцю стежити за часом роботи та зарплатою співробітників.
5. Якщо вони не ведуться, компанія може отримати штраф.

У кадровому діловодстві існують два подібні за звучанням, але різних за змістом поняття: графік роботи (планований) і графік обліку робочого часу, або табель, що складається після закінчення місяця (з його допомогою підбиваються підсумки). Визначимося з базовими поняттями, розглянемо, як скласти графік чергувань на місяць у вигляді таблиці, як оплачувати роботу у різних режимах.

Відповідно до ст. 91 ТК РФ нормальна тривалість робочого дня має перевищувати 40 годин на тиждень. Планування та облік робочого часу, відпрацьованого кожним співробітником, організує роботодавець. Зазвичай такого обліку користуються уніфікованими формами Т-12 чи Т-13.

Експерти КонсультантПлюс розібрали, як зробити виправлення в табель обліку робочого часу. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

Коли оформлюють графіки

Якщо в організації для всіх працівників прийнято єдиний режим робочого часу (40-годинний робочий тиждень (п'ятиденка) із двома спільними вихідними), то такий документ оформляти не потрібно. Нижче наведено ситуації, коли необхідно запровадити розклад праці та облік робочого часу працівників на підприємстві:

• ненормований робочий час (ст. 101 ТК РФ);
• робота у режимі гнучкого робочого дня (ст. 102 ТК РФ);
• змінний режим роботи (ст. 103 ТК РФ);
• підсумований облік робочого дня (ст. 104 ТК РФ);
• поділ робочого дня частини (ст. 105 ТК РФ).

У цих випадках графік роботи на місяць у вигляді таблиці з днями тижня в Екселі або іншій зручній програмі складається з метою контролю за дотриманням нормальної тривалості робочого часу за обліковий період (місяць, квартал та інші, але не більше одного року). На підставі даних кожного співробітника за певний обліковий період відбувається нарахування заробітної плати, у тому числі з урахуванням годин переробки або недоробки.

Тривалість облікового періоду встановлюється кожною організацією самостійно. Слід враховувати, що місяць доцільно встановлювати як обліковий період, якщо працівник щомісяця працює кількість годин, що відповідає нормальній тривалості робочого часу, або більше годин, ніж це передбачено нормою (тобто спочатку закладено понаднормовий годинник). Це дозволить щомісяця визначати кількість понаднормового годинника та здійснювати відповідну доплату.

Якщо за графіком працівника видно, що в деяких місяцях він працює більше годин, а в деяких менше, ніж слідує за нормою, то справедливо, щоб переробка одного місяця компенсувалася недоробкою в іншому. У цьому випадку допоможе не якась універсальна формула, як скласти графік змінності, щоб не було переробок (її немає), а встановлення тривалості облікового періоду більше одного місяця. Кількість місяців в обліковому періоді слід встановити так, щоб сума робочих годин за обліковим документом збіглася з нормою робочого часу. Визначення кількості понаднормового годинника проводиться не помісячно, а один раз за весь обліковий період.

Види робочих графіків

Розглянемо докладніше зразки, які бувають графіки роботи, чим відрізняються гнучкий графік, ненормований робочий день, змінний режим, підсумований облік робочого часу та роздроблений робочий день.

Гнучкий

Гнучкий робочий режим передбачає самостійне регулювання співробітниками початку та закінчення тривалості зміни.

Перелік посад з таким часом роботи закріплюється колективним договором або внутрішніми правилами організації.

Змінний

Змінна робота передбачає роботу в дві, три чи чотири зміни протягом доби. Такий режим потрібен, коли тривалість робочого циклу перевищує норму для однієї людини.

У компаніях складаються графіки на місяць за шаблоном, наведеним нижче.

Локальний акт затверджується керівником підприємства. Працівники мають підтвердити факт ознайомлення та згоди з роботою за затвердженим розпорядком, поставивши підписи.

Підсумований облік

Підсумований облік робочого часу дозволяє зараховувати більш тривалі терміни роботи.

Допустимо, на тиждень треба відпрацювати 40 годин, зміну ж допустимо встановити і 12 годин, і добу. Так нерідко працюють продавці у цілодобових магазинах, сторожі, прибиральники.Зараз у ТК РФ не регулюється тривалість перерви між двома 12-годинними змінами, але раніше при розподілі навантаження враховували рекомендації Постанови Ради Народних Комісарів СРСР від 24.09.1929, що наказували встановити перерву між 12-годинними змінами не менше подвійної тривалості. щонайменше 24 годин. Наразі ця постанова втратила чинність, але деякі відомчі нормативні документи містять подібні умови. Наприклад, у Наказі Міністерства оборони РФ № 541 від 30.12.2001 «Про відомчу охорону Міністерства оборони Російської Федерації» сказано:

Покажемо на конкретному прикладі, як правильно скласти графік роботи за 12-годинного робочого дня на 4 співробітників. У зразку використані умовні позначення:

• У - робота з 07:00 до 19:00;
• В - вечірня зміна з 19:00 до 07:00;
• * - Вихідний день.

Запропонований приклад універсальний, такий зразок режиму роботи використовують у магазинах, складах, транспортних компаніях, охоронних агентствах.

Ще один зразок для випадків, коли робота будується за графіком через 2 дні:

Поділ дня на частини

Поділ трудового дня на частини допускається відповідно до нормативного локального акту організації та з урахуванням думки профспілки. День ділиться на частини перервою, яка не оплачується. Такий розпорядок використовується у торгівлі, компаніях, що займаються транспортними перевезеннями, держустановами.

Як заповнюється табель обліку часу

Існують дві уніфіковані форми: Т-12 та Т-13. Різниця між ними полягає в тому, що форму Т-12 заповнюють лише вручну або в текстовому редакторі, у ній є спеціальний розділ для розрахунку зарплати.Табель Т-13 допустимо заповнювати за допомогою спеціалізованих комп'ютерних програм та систем контролю доступу, які використовуються з метою обліку присутності співробітників на робочих місцях.

Табель обліку робочого часу є первинним документом, на підставі якого нараховується заробітна плата, виплати з неї та прийняті в організації доплати. уніфікованою формою з 01.01.2013 необов'язково. власний варіант форми в обліковій політиці та простежити, щоб у ньому містилися всі необхідні реквізити, обов'язкова наявність яких у первинних документах встановлено законом 402-ФЗ.

Табель складається в одному примірнику особою, уповноваженою стежити за контролем робочого часу по всій організації або в окремому структурному підрозділі. Перелік осіб, які підписують його, встановлюється внутрішнім розпорядчим актом організації.

Розглянемо порядок заповнення табеля з прикладу форми Т-13.

Покрокова інструкція з оформлення

Крок 1. Оформляємо шапку

У шапці обов'язково вказується найменування організації та структурний підрозділ (при контролі робочого часу у структурних підрозділах).

Крок 2Заповнюємо графи 1-3

Графа 1, що містить порядковий номер, заповнюється за кількістю працівників у табелі. Графи 2–3 містять ідентифікаційні відомості про кожного працівника: ПІБ, посада та табельний номер.

Крок 3. Заповнюємо графи 4–6

Графа 4 містить відмітки про явки та неявки на роботу по кожному числу у відповідному місяці.

У верхньому рядку кожної половини місяця ставляться літерні позначення причин явок та неявок (літерна відповідність причин представлена ​​на титульному аркуші форми Т-12) – це коди явок та неявок до графіка робочого часу.

Відмітки, що пояснюють причини неявок на роботу, відмітки про роботу в режимі неповного або поза нормальною тривалістю робочого часу та інші робляться на підставі документів: листка непрацездатності, довідки про виконання державних або громадських обов'язків, письмового попередження про просте, письмової згоди працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та ін.

Під буквеним позначенням проставляється числовий показник, що дорівнює кількості фактично відпрацьованих кожним співробітником годин та хвилин.

Графи 5 та 6 містять сумарний показник відпрацьованого кожним співробітником часу за кожну половину місяця у годинах, хвилинах та днях (графа 5) та за весь місяць (графа 6) у годинах, хвилинах та днях.

Крок 4. Заповнюємо графи 7–9

Графи 7–9 у формі Т-13 заповнюються під час використання автоматизованої системи обліку.

• якщо всім працівникам організації нарахування зарплати відбувається лише за одним видом оплати праці та з використанням одного кореспондуючого рахунку, то показники «Код виду оплати» та «Кореспондуючий рахунок» можна ставити над графами 7, 8 та заповнювати лише графу 9 — на сумовий показник відпрацьованих днів та годин (у дужках) по кожному співробітнику;
• якщо нарахування здійснюються за декількома видами оплати (від 2 і більше) і з використанням кількох рахунків бухгалтерського обліку, то графи 7 та 8 заповнюються відповідними даними, а в 9 відображається сумовий показник відпрацьованих днів та годин (у дужках) по кожному співробітнику;
• додатковий блок з аналогічними графами передбачено у разі, якщо кількість видів оплати праці перевищить 4.

Крок 5. Заповнюємо графи 10-13

Наводиться інформація про неявки за обліковий період за відповідними кодами у днях та годинах (зазначається у дужках). Два блоки передбачені у разі, якщо кількість причин неявок перевищить 4.

Слід пам'ятати, що до табеля не включаються особи, які працюють за цивільно-правовими договорами. Табель ведуть одним із двох способів, який організація фіксує в обліковій політиці:

• суцільним способом, тобто реєструвати всі явки та неявки на роботу;
• способом обліку відхилень, тобто реєструвати тільки відхилення (неявка на роботу, запізнення, понаднормовий годинник і т. д.).

Після закінчення місяця табель підписують відповідальні особи, перелік яких встановлено у нормативному акті організації, та передають до бухгалтерії для нарахування зарплати та інших виплат.

Якщо в організації зарплата за першу половину місяця (аванс) нараховується за фактично відпрацьований час, то табель дозволено складати окремо за першу та другу половину місяця.

Терміни зберігання та відповідальність за відсутність

Передбачено наступні терміни зберігання графіка обліку:

• як первинний документ відповідно до пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ - 5 років;
• як первинний документ з метою бухобліку - 5 років (закон 402-ФЗ);
• як кадровий документ та документ для оплати праці – не менше 5 років, а за важких, шкідливих чи небезпечних умов праці – не менше 75 років (наказ № 558 від 25.08.2010).

Відповідальність за відсутність:

• відповідно до ст.120 НК РФ відсутність його як первинного документа спричинить накладення штрафу в розмірі від 10 000 до 40 000 руб.
• відповідно до ст.5.27 КоАП РФ за недотримання трудового законодавства для організацій встановлено штраф у розмірі від 30 000 до 70 000 руб.

Безкоштовні шаблони розкладу роботи для Excel

Якщо ви все ще створюєте графіки роботи вручну за допомогою олівця та паперу, ви витрачаєте дорогоцінний час та енергію, які могли б бути використані для навчання співробітників, взаємодії з клієнтами, покращення продуктів та послуг або виконання інших завдань, що сприяють зростанню та успіху вашого бізнесу.

Ось як використовувати шаблон графіка роботи працівників:

На червоній вкладці «Співробітники» введіть імена співробітників, погодинні ставки та обмеження понаднормової роботи (кількість годин, яку співробітник може відпрацювати до початку понаднормової роботи) у кожному рядку.

На жовтій вкладці «Зміни» введіть час початку та закінчення змін.

Після того як співробітники та зміни налаштовані, використовуйте меню, що випадають, щоб призначити зміни для співробітників на кожен день. Щоб змінити тиждень, просто оновіть дату початку у верхній частині розкладу.

Складання розкладу для співробітників може бути складним завданням. Щоб не заплутатися та заощадити час, ви можете скористатися нашими безкоштовними шаблонами робочих графіків. У статті нижче ми розповімо, як використовувати та створювати їх більш ефективно.

Ready to improve your customer experience?

Що таке шаблон графіка роботи працівника?

Шаблон графіка роботи співробітників – це бізнес-інструмент, який спрощує розподіл змін між співробітниками. Типовий шаблон (як платний, так і безкоштовний) включає тижневий або місячний графік з логічною структурою та колірними виділеннями, які допомагають не упустити важливу інформацію, а також функції (наприклад, формули), які запобігають ситуації, коли ніхто не призначений на зміну або одна людина призначена на занадто багато змін поспіль. Ви можете використовувати наші безкоштовні шаблони робочих графіків в Excel, щоб уникнути турбот, пов'язаних зі складанням графіків вручну, і запобігти помилкам у складанні графіків, які можуть вплинути на вашу діяльність.

Що включити до шаблону розкладу співробітників

При створенні шаблону розкладу не забувайте про кінцевого користувача - співробітників. Це означає, що розклад має включати всі необхідні для співробітників дані про зміну:

• Імена всіх співробітників, а також контактну інформацію менеджера, який може відповісти на запитання або допомогти у вирішенні питань, пов'язаних зі зміною.
• чіткі дати початку та закінчення зміни
• Ваш робочий годинник
• Загальна кількість годин або змін, закріплених за кожним працівником.
• Якщо ролі та розташування співробітників можуть змінюватися, чітко вкажіть їх.
• І, звичайно, чіткий календар із зазначенням днів тижня та часу змін.

Така проста структура забезпечує ясність, дозволяючи і співробітникам, і керівникам звертатися до безкоштовного шаблону роботи, коли це потрібно.

Поради щодо створення та використання шаблону розкладу співробітників

Хоча шаблони спрощують складання розкладу, вони можуть замінити фактичну роботу зі складання розкладу. Щоб отримати максимальну віддачу від вашого розкладу:

• Стандартизуйте зміни: Дотримуйтесь єдиного часу початку та закінчення роботи, щоб спростити складання графіка та звести до мінімуму зміни.
• Встановіть протокол відгулів: Запитуйте співробітників про наявність вільних місць, але дотримуйтесь одного часу відбою.
• Використовуйте інструменти планування: Якщо ви розумієтеся на технологіях, інтегруйте свій шаблон Excel з даними касового апарату, щоб оптимізувати розклад на основі тенденцій продажу. Також не забувайте про спеціальні програми, такі як Shifton, які спрощують створення шаблонів розкладу та інформують про зміни співробітників.
• Підготуйтеся до напруженого часу: Аналізуйте історичні дані для прогнозування потреб у робочій силі у пікові періоди, наприклад у свята, щоб забезпечити необхідну кількість працівників без перевантаженості.

Використовувати безкоштовні друковані шаблони робочих графіків дуже просто - вони редагуються в Excel і одразу включають корисні формули.

Друковані та онлайн шаблони розкладів

Вибір між онлайн або офлайн розкладом залежить від типу вашого бізнесу.

• Друк шаблонів робочого графіка. Безкоштовні друковані шаблони розкладу ідеально підходять для підприємств, яким потрібна паперова копія розкладу. Їх легко повісити у кімнаті для персоналу або роздрукувати та роздати копії. Головна перевага друкованих шаблонів у тому, що їх легко створювати, ними легко ділитися і вони не вимагають підключення до Інтернету.
• Онлайн-шаблони розкладу роботи. З іншого боку, онлайн-шаблони розкладу динамічніші. Їх можна оновлювати в будь-який час та переглядати з телефону чи комп'ютера. Багато компаній віддають перевагу онлайн-шаблонам, тому що вони дозволяють співробітникам отримувати доступ до свого розкладу в будь-який час і в будь-якому місці. Онлайн-шаблони також можуть бути більш інтерактивними, з такими функціями, як зміна змін та оновлення в режимі реального часу.

Щоб визначитися між цими двома варіантами, ви можете спробувати безкоштовно скачати наш шаблон робочого графіка і надати його своїм співробітникам як онлайн, так і друкованому вигляді.

Як скласти графік роботи працівників?

1. Виберіть шаблон: Почніть із вибору безкоштовного зразка шаблону графіка роботи. Виберіть той, який відповідає потребам вашого бізнесу, щоденний, щотижневий або щомісячний.
2. Введіть кількість співробітників, їхні імена, переваги та, можливо, контактну інформацію.
3. Призначайте зміни залежно від наявності співробітників, вимог компанії та обсягу роботи.
4. Двічі перевірте розклад щодо можливих конфліктів, таких як подвійне бронювання співробітників або пропущені зміни.
5. Переконайтеся, що всі бачили графік чи отримали його фізичну копію.

Як створити графік змінності в Excel?

В Excel є вбудовані інструменти, які ідеально підходять для створення безкоштовних шаблонів графіків роботи.

1. Відкрийте Excel: Запустіть Excel та створіть нову робочу книгу.
2. Виберіть шаблон: Знайдіть безкоштовний шаблон графіка робочих змін, який відповідає потребам вашого бізнесу.
3. Введіть потрібну інформацію: Введіть всі необхідні дані, такі як імена співробітників, зміни та час.
4. Використовуйте формули: Ви можете використовувати вбудовані формули Excel для розрахунку загальної кількості відпрацьованих годин, доступності співробітників або тривалості зміни.
5. Налаштуйте свій шаблон: Налаштуйте стовпці та макет відповідно до ваших вимог.
6. Зберегти та роздрукувати: Збережіть документ та роздрукуйте його за потреби.

Перевірка шаблону розкладу співробітників

Після того як розклад буде готовий, не забудьте перевірити його на чіткість та зручність використання:

1. Переконайтеся, що інформація відображається правильно, а формули працюють коректно.
2. Попросіть одного зі співробітників переглянути розклад та перевірте, наскільки швидко він зможе розібратися у всіх необхідних деталях — наприклад, у кількості змін та днях. Якщо пошук потрібної інформації займає понад 30 секунд, графік потребує спрощення.

Бажаємо вам безпроблемного та ефективного керування змінами за допомогою нашого безкоштовного шаблону графіка роботи співробітників в Excel.