Діловий лист: приклад, зразок та особливості написання

Ви коли-небудь замислювалися, скільки часу витрачаєте на день на ділове листування електронною поштою? Згідно з дослідженнями, у середньому це 28% робочого часу працівника. Вміння правильно складати ділові листи – критично важлива навичка для будь-якого фахівця. Читайте нашу статтю - тут ви знайдете все, що потрібно знати про ділову кореспонденцію: визначення, види, приклади, правила та типові помилки. Пишіть грамотно і досягайте результату!

Що таке діловий лист і навіщо він потрібний

Діловий лист - це офіційне звернення, яке відправляється від імені компанії іншої компанії чи приватної особи. Мета такого листа – вирішити будь-яке робоче питання, домовитися про співпрацю, поінформувати отримувача.

Основні цілі написання ділового листа:

• Запропонувати товари/послуги
• Відповісти на запит партнера чи клієнта
• Подякувати за співпрацю
• Нагадати про домовленості
• Висловити претензію

У порівнянні з телефонною розмовою лист має ряд переваг:

1. Дозволяє донести більший обсяг інформації
2. Дає можливість ретельно продумати текст
3. Створює документальне підтвердження угоди чи домовленості

За допомогою ділових листів можна вирішувати такі завдання:

• Встановити нові ділові контакти
• Підтримувати партнерські відносини
• Інформувати про нові товари та послуги
• Координувати спільну роботу
• Вирішувати питання оперативно

Існує кілька основних типів ділових листів:

• Комерційна пропозиція
• Запит
• Супровідний лист
• Подяка
• Рекламація

Кожен тип листа має свої особливості та вирішує конкретні завдання бізнес-комунікації.

Які бувають види ділової кореспонденції

Існує безліч різновидів ділових листів. Розглянемо основні їх.

Гарантійний лист

Такий лист містить обіцянки чи гарантії виконати будь-які умови. Наприклад, гарантується оплата поставленого товару в обумовлений термін.

Комерційна пропозиція

Лист із пропозицією товарів, робіт чи послуг потенційному клієнту чи партнеру. Мета - зацікавити одержувача та домогтися співпраці.

Повідомлення

Повідомляє адресата про важливі обставини, наприклад, про зміну реквізитів компанії або ціни на продукцію.

Оферта

Фактично пропозиція щодо укладання угоди на певних умовах. Містить суттєві умови договору.

Супровідний лист

Такого листа додають до основних документів, щоб пояснити мету відправлення.

Інші види ділових листів:

• прохання
• запрошення
• рекламація
• нагадування
• рекомендація
• привітання

Кожен тип листа має свою структуру та особливості написання.

Як оформити діловий лист

Існують певні правила оформлення ділової кореспонденції. Діловий лист може складатися з низки реквізитів.

Вимоги до зовнішнього вигляду

Зазвичай діловий лист оформляють на фірмовому бланку організації. Зазначають реквізити відправника, дату, адресата, тему листа. Текст пишуть шрифтом Times New Roman, 12-14 кегль, міжрядковий інтервал – 1-1,5. Наприкінці ставлять підпис та друк.

Структура листа

Класичний діловий лист включає:

1. Звернення
2. Вступ
3. Основна частина
4. Висновок
5. Прощальна фраза
6. Підпис

Електронні листи

В електронних листах суворе оформлення є необов'язковим. Головне - вказати тему, дані про відправника, звернення, заклик до дії та підпис.

При надсиланні електронного листа важливо:

• Поставити коротку та конкретну тему
• Зробити зрозумілим зміст листа
• Прикріпити згадані файли

Таким чином, формальні вимоги до ділового листування залежать від того, як саме надсилається лист - на папері або в електронному вигляді.

Приклади ділових листів російською

Розглянемо приклади листів російською для різних ситуацій.

Приклад гарантійного листа

Шановний Іване Петровичу!

Наша компанія дякує Вам за співпрацю та гарантує оплату поставленої Вами партії товару (накладна No 123 від 05.05.2020 р.) не пізніше 20.05.2020 р.

З повагою,
Директор ТОВ "Ромашка" Сидоров І. І.

Приклад комерційної пропозиції

Наша компанія пропонує Вам постачання нової партії офісних меблів власного виробництва зі складу у Москві. При замовленні від 10 комплектів діє 10% знижка.

Будемо раді розпочати співпрацю. Дайте відповідь на цю пропозицію, і ми надішлемо Вам каталог і прайс.

З повагою, Іванов Іван Менеджер з продажу ТОВ "Меблі"

Інші приклади ділових листів російською мовою:

• приклад сповіщення
• приклад оферти
• приклад супровідного листа
• приклад підтвердження
• приклад прохання
• приклад запрошення
• приклад рекламації
• приклад нагадування
• приклад рекомендації
• приклад вітання

Вивчаючи зразки ділових листів, можна навчитися правильно будувати бізнес-комунікацію.

Правила написання ділового листа

Щоб діловий лист був ефективним, при його написанні слід дотримуватись певних правил.

1. Вказувати конкретну тему. Тема листа має відбивати його суть. Наприклад, "Пропозиція про постачання комплектуючих" або "Запит додаткової інформації про товар".Це дозволить одразу зрозуміти, про що йтиметься, скоротить час.
2. Формулювати мету. Чітко позначте, навіщо ви пишете цей лист і який результат хочете отримати. Це допоможе співрозмовнику зрозуміти ваші наміри. Стислість - плюс ділового листування.
3. Вказувати вигоду для одержувача. Опишіть, яку перевагу чи вигоду отримає адресат, якщо відповість на вашу пропозицію чи прохання. Це зацікавить його у співпраці.
4. Дотримуватись структури. Лист повинен включати: звернення, вступ, основну частину, висновок, прощання та підпис. Кожен реквізит є важливим для структури ділового листа.
5. Використовувати офіційно-діловий стиль. Викладайте думки максимально конкретно, уникайте розмовних виразів. Витримуйте нейтральний, ввічливий тон.

Типові помилки при написанні ділових листів

Щоб уникнути поширених помилок, враховуйте таке:

1. Немає конкретики.Не пишіть загальні фрази на кшталт "пропонуємо розпочати співпрацю". Вкажіть точні умови: асортименти, ціни, терміни. Акцентуйте увагу на важливих деталях.
2. Неправильне оформлення. Слідкуйте за структурою листа, поділом на абзаци, відступами. Перевіряйте орфографію та пунктуацію. Це підвищує довіру до вас та звертає увагу на головне.
3. Некоректний тон. Уникайте фамільярного стилю, емоційних фраз. Будьте ввічливі та коректні.

Корисні поради щодо написання ділових листів

Щоб ваші листи були ефективними, дотримуйтесь цих рекомендацій:

• Ставте себе місце одержувача, думайте про його вигоді
• Використовуйте ясну, просту мову
• Намагайтеся писати лаконічно
• Наводьте конкретні факти та цифри
• Перечитуйте написане перед відправкою

Дотримуючись цих порад та основних правил, ви навчитеся складати ефективні ділові листи.

Корисні інструменти для написання ділових листів

Існують різні інструменти, які допоможуть вам писати ділові листи швидше та ефективніше.

1. Листів шаблонів. Готові шаблони для типових ситуацій (комерційна пропозиція, запит, подяка) прискорять написання.
2. Онлайн-конструктори. Сервіси, що дозволяють створювати структуровані листи в онлайн-режимі, зберігати шаблони.
3. Перевірка орфографії. Використовуйте програми чи онлайн-сервіси для автоматичної перевірки тексту на помилки. Наявність помилок відразу знижує рівень довіри до співрозмовника, псує його репутацію.
4. Граматичні конструкції. Корисно мати під рукою готові ділові фрази та вирази для різних випадків.
5. Перекладачі. При написанні листів іноземною мовою користуйтеся онлайн-словниками та перекладачами, щоб уникнути помилок.

Рекомендації щодо надсилання ділових листів

Після написання листа важливо правильно його надіслати. Рекомендації:

• Перевірте тему та адресу одержувача
• Прикріпіть згадані файли
• Переконайтеся, що текст не містить помилок
• Надсилайте з надійного поштового сервісу
• За потреби запитайте сповіщення про прочитання
• Зберігайте копії надісланих листів

Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете уникнути помилок під час надсилання важливих ділових листів.

Альтернативи діловим листам

Крім листів, для комунікації у бізнесі можна використовувати:

• Телефонні переговори
• Відеоконференції
• Особисті зустрічі
• Месенджери та чати
• Соціальні мережі

Кожен канал має свої переваги. Наприклад, для обговорення деталей зручніше зустрітись особисто.А для інформування про стандартну пропозицію підійде розсилка листів. Головне - вибирати спосіб комунікації залежно від мети та аудиторії.

Діловий лист: що це таке та як його правильно написати

Усередині будь-якої великої комерційної організації ведеться офіційне ділове листування. Вона потрібна для зв'язку співробітників, які займають керівні посади, з контрагентами, партнерами, клієнтами та рядовими виконавцями. До бізнес-кореспонденції застосовуються специфічні вимоги та правила, які необхідно дотримуватися, щоб створювати правильне враження. Інакше потенційні партнери не розглядатимуть ваші пропозиції всерйоз. Ділове лист дозволяє створювати правильне перше враження при знайомстві з брендом. Його можна порівняти з холодним обдзвоном, який складеться вдало тільки в тому випадку, якщо співробітник повною мірою дотримується вимог корпоративної етики.

Що таке діловий лист?

• Лаконічність та простота викладу. Корпоративне листування не повинно вестися складними та пишномовними оборотами. Виключіть будь-які потенційні непорозуміння. Викладайте свої думки максимально точно, інакше повідомлення може трактувати по-різному залежно від кваліфікації людини, якій вона адресована.
• Використання юридичної, економічної, маркетингової чи будь-якої іншої офіційної термінології. Вона необхідна лише у разі, якщо тема повідомлення передбачає вказівку працювати з якимись конкретними показниками ефективності бізнесу.
• Короткі та чіткі формулювання, що дозволяють адресату швидко прочитати повідомлення та зрозуміти його зміст. Чим оперативніше доставляються офіційні листи, то вища швидкість реакції відповідальних співробітників.Правильний підхід до організації корпоративного листування виключить усі потенційні втрати, пов'язані з повільною реакцією на динамічні зміни ринку.
• Використовуйте лише нейтральний та об'єктивний стиль викладу. Утримайтеся від зайвої художності чи емоційності. Писати слід коротко і суворо у справі.
• Дотримання субординації. Незалежно від того, кому адресований діловий лист, не слід використовувати сленг, складні синтаксичні конструкції або епітети. Все це характерно для художнього стилю написання та неприйнятно у діловому листуванні. Виключіть навіть натяки на панібратство, грубість чи сарказм. Інакше, рано чи пізно, ви зіткнетеся з непорозуміннями та помилками фахівців.

Що стосується ділових листів?

Ділова листування - зовсім не точна наука. Тому певної єдиної класифікації таких листів немає. Якщо розглядати корпоративне спілкування з погляду конкретної сфери діяльності, то варіанти змісту постійно змінюватимуться. Тому що деякі напрямки бізнесу втрачають свою актуальність, а їм на зміну приходять нові. Тим не менш, існує кілька стандартних видів ділових листів, які найчастіше знаходять застосування та досить поширені.

Інформаційне

Містить у собі відомості про якусь значну подію. Вони розсилаються як усередині організації, і її клієнтам. Інформаційні листи можуть припускати принципово різний зміст, залежно від призначення:

1. Повідомлення – повідомлення адресатам про якусь зміну в роботі компанії. Як правило, їх масово розсилають контрагентам у разі зміни корпоративної фінансової політики.
2. Нагадування – універсальна форма інформаційного листа. У нагадуваннях містяться відомості про швидке настання терміну. Їх використовують для повідомлення про: наближення дати проведення платежів, закінчення терміну дії договору або завершення розпродажів та акцій.

Гарантійне

Включає у свій зміст обов'язкові гарантії виконання будь-яких домовленостей. Відповідальність приймається у прямій формі зі словами на кшталт: «Зобов'язуємося провести оплату в строк до…». При цьому важливо звертати увагу на автора листа та посаду, яку він займає. Тому що гарантії, що їм надаються, повинні укладатися в рамки його службових повноважень.

Супровідне

Найбільш яскравим прикладом супровідних ділових листів можна вважати резюме, що розсилаються здобувачами, які бажають влаштуватися на вакантну посаду. Вони прикладають власне бачення себе на робочому місці та певний опис причин, через які саме вони гідні його зайняти.

Як ще один приклад служить опис вкладень, що складається при надсиланні посилки або пакета паперів.

Комерційна пропозиція

Офіційна пропозиція однієї юридичної особи іншій. Найчастіше у них висловлюється зацікавленість у укладанні договору співробітництва. Такі ділові листи покликані розширити базу клієнтів, залучити нових постачальників або знайти шляхи на нові ринки збуту продукції.

Оферта

Якщо пускатися у подробиці юридичних документів, то оферту можна з упевненістю вважати діловим листом, у якому розкриваються подробиці умов, у яких надаються ті чи інші послуги.

Оферта досить часто зустрічається у Глобальній мережі, тому що саме на підставі цього документа працює переважна більшість комерційних онлайн-проектів.

Запрошення

Будь-які офіційні листи, які запрошують одержувачів відвідати конференцію, виставку, майстер-клас, семінар або будь-який інший захід, належать до категорії ділового листування. Такі інструменти дуже добре показують себе, якщо компанії необхідно нагадати про себе і викликати інтерес до заходів, що проводяться.

Відгук

Послання з відгуками знаходять своє застосування незалежно від обсягу компанії. Керівник відділу може складати подібні послання для дирекції, включаючи характеристики на своїх підлеглих з підтвердженням професійних навичок та заявленої кваліфікації.

Ще одним прикладом є листи з перерахуванням заслуг співробітника надання додаткових матеріальних чи інших форм заохочень.

Документ фіксації

Використовуються у випадках, якщо, наприклад, до умов співробітництва було внесено якісь корективи. Тобто деталі договору зазнали певних змін і вимагають від зацікавлених сторін якнайшвидшої реакції. Фіксація важливої ​​інформації допомагає не втратити з уваги ключові моменти.

Прохання

Форма корпоративного листування, що включає звернення до конкретного співробітника для отримання від нього якоїсь інформації. Проханням вважаються різні запити: бухгалтерської документації, нових поставок товарів, каталогів, пробників чи інших форм офіційних паперів.

Зворотній зв'язок

Ділові листи розсилаються певній контрольній групі клієнтів, думку яких слід враховувати для формування чи коригування базової політики роботи зі споживачами. Як правило, зворотний зв'язок збирають у найбільш лояльних верств аудиторії, готових регулярно робити покупки.

Підтвердження

Юридичний документ, що є доказом проведення оплати чи надання послуги. Це може бути звичайний чек чи квитанція. Найчастіше, діловий лист з підтвердженням не обов'язково, але він виступає як демонстрація гарного тону. Дотримання подібних негласних правил стає своєрідною заявою про серйозність намірів.

Презентація

Часто використовується компаніями для представлення своєї продукції корпоративним клієнтам та потенційним партнерам. До складу повідомлення при цьому входить повноцінний опис товару чи послуги, оформлений у візуальному редакторі із застосуванням сучасних інструментів та технік. Барвиста презентація дозволяє досягати куди більш високих результатів, порівняно з сухим текстовим описом переваг продукту.

Вимога

Діловий лист, який є відповіддю на невиконані зобов'язання. Як правило, воно пов'язане зі зривом строків виконання робіт або, освітою внаслідок несплати, заборгованості. У текст з вимогою включається опис суті проблеми, що виникла, і можливі шляхи для її успішного вирішення.

Як розпочати діловий лист?

Перед тим, як починати складати текст ділового листа, зверніть увагу на такі його атрибути, як вибраний шрифт та електронну або фізичну адресу.

Розсилку слід здійснювати з корпоративної пошти. Тому утримайтеся від використання особистих адресних даних.Якщо можливості оформити розсилку з офіційної адреси у вас немає, обов'язково вкажіть власні ім'я та прізвище у назві електронної пошти, щоб уникнути будь-яких непорозумінь.

Ще одним важливим елементом ділового листування стане шрифт, що використовується. Великі компанії, як правило, вибирають один або два легкочитаних шрифти для корпоративного застосування і використовують як офіційні.

Наприклад, об'ємні матеріали зручніше оформляти шрифтом із засічками, таким як Georgia або Times New Roman. Що стосується коротких повідомлень, то краще використовувати компактніші варіанти без засічок: Arial або Calibri.

Заповнення ділового листа починається із вказівки в кутку листа контактної інформації:

• назва компанії;
• юридичну адресу;
• ІПН;
• КПП;
• БІК;
• номер розрахункового рахунку:
• контактні дані;
• офіційна електронна адреса;
• дата та номер.

Будь-який лист, незалежно від призначення та змісту, слід оснащувати вітанням. Це банальна ввічливість та правило гарного тону. Ділова кореспонденція передбачає офіційну форму звернення. Тому виключіть будь-які форми слова «Привіт» та скористайтесь формальним тоном.

Як можливі варіанти зверніть увагу на:

• Шановний(а) [ім'я, по батькові].
• Здрастуйте, [ім'я, по батькові].
• Доброго дня, [ім'я, по батькові].

Всі вони можуть використовуватися в діловому листуванні та відповідають його голосним та негласним вимогам.

Як написати діловий лист?

Після того, як ви привіталися з адресатом, потрібно переходити до основного тіла листа. Підготуйтеся заздалегідь та складіть зручний структурований текст. Для цього доведеться підходити до процесу ґрунтовно та поетапно.

Продумайте тему

Дуже важливо дотримуватись певної теми, а не перескакувати з одного на інше. Сформулюйте чітку мету, з якою було написано лист, і розкрийте їх у тілі тексту. Для цього доведеться вигадати короткий заголовок, що містить у собі всі ключові аспекти повідомлення. Якщо адресат вважатиме ваш лист спамом, то може взагалі його не відкрити. Тому звертайте найпильнішу увагу як на зміст, так і на оформлення.

Пишіть коротко

Ділова листування притаманна бізнесу, а значить витрачати час даремно ніхто не стане. Завантаженість на робочому місці може взагалі не дозволити одержувачу ознайомитися з важливою інформацією через її надмірний обсяг. Намагайтеся висловлювати думки максимально чітко і коротко. Тоді реакція настане негайно.

Не забувайте про форматування тексту. Він вимогливий до наявності абзаців, маркованих списків та виділенням ключових моментів жирним або курсивним шрифтом. Суцільні сторінки тексту складніше сприймаються і впливають на читача.

Як закінчити діловий лист?

Заключна частина ділового листа вимагає такого ж формального звернення, як його початок. Тому використовуйте один з офіційних варіантів прощання, таких як:

• Дякую за час.
• З повагою.
• Дякую за відповідь.
• Гарного дня.
• До зустрічі.

Як варіант складання листа для партнерів по бізнесу можна розглянути ділові побажання продуктивної подальшої співпраці. Але такі мовні звороти краще використовувати лише на адресу постійних партнерів, з якими вас уже пов'язує успішний досвід кількох проектів.

Як підписати діловий лист?

Як підпис краще використовувати особисту інформацію автора листа. Це може бути:

• Прізвище Ім'я По-батькові.
• Актуальна контактна інформація, така як номер телефону або акаунти в популярних месенджерах.
• Офіційний бренд логотип. Він виступає у ролі своєрідного герба компанії.
• Посилання на облікові записи співробітника в соціальних мережах . Вони до певної міри підтверджують заявлені повноваження автора листа.

Найчастіше краще зробити підпис коротшим і не розписувати в ньому все до єдиної можливості зв'язатися з вами. Обмежтеся основними каналами та відокремте їх один від одного, щоб вони не зливались у суцільний текст.

Хто пише та підписує ділові листи?

У будь-якій організації присутні офіційні особи, які мають повноваження представляти бренд і говорити від його імені. Відповідно, як автор листа повинен виступати співробітник, посадові обов'язки якого дозволяють спілкуватися зі співробітниками та партнерами, аж до найвищого рівня. Наприклад, це може бути представник відділу продажів, який займається реалізацією готової продукції або розсилками з пропозиціями співпраці. При цьому офіційна кореспонденція вимагає запевнення керівництва компанії.

У дуже поодиноких випадках діловий лист може бути відправлений клієнтом компанії. Сьогодні переважна більшість споживачів вибирають дзвінок на гарячу лінію, і до послуг пошти, як правило, вдаються лише тоді, коли необхідно заявити про свої претензії до якості продукції або наданого сервісу. Хоча великі компанії почали записувати всі розмови співробітників колл-центру, тому, у разі потреби, можна використовувати такий запис з метою захисту інтересів бренду чи споживача.

Приклади

Зверніть увагу на такі типові ділові листи, що містять більшість характерних особливостей кореспонденції такого типу:

А ось стандартний акт рекламації, який може бути швидко заповнений та наданий співробітником, у разі потреби прямо під час виклику на місце проведення технічного обслуговування:

Діловий лист: норми, стандарти, класифікація

На першому етапі складання якого-небудь текстового документа людина робить у плані складання того чи іншого ділового паперу розумову роботу, яка дозволяє йому визначити форму та зміст майбутнього листа.

1. Спочатку друкарський орієнтується у що склалася офіційно ділової ситуації. Вона диктує йому вибір жанру документа: якщо потрібно попросити про щось підприємство, необхідним документом виявляється заява; якщо потрібно, щоб організація сплатила виконану роботу, необхідно пред'явити рахунок.

Отже, на першому етапі друкар усвідомлює характер офіційно-ділової ситуації та обирає відповідний їй документ.

2. Вибір жанру документа зумовлює знання форми (схеми) відповідного документа.

Будь-який документ можна розглядати як ряд чи сума постійних елементів змісту – про реквізитів. До них належать такі дані:

1. 1) про адресату: кому адресовано документ; про адресанта: хто є автором документа – заявником, прохачем тощо;
2. 2) найменування жанру документа: у деяких документах назва обов'язкова (наприклад, заява, доповідна записка, довіреність, а в деяких вона не ставиться, наприклад, у ділових листах);
3. 3) опис документальних додатків (якщо вони є);
4. 4) дата;
5. 5) підпис автора документа та ін.

ГОСТом 6.30-97 встановлюється максимальний набір реквізитів документів управління, їх – 29. Кожен тип документа (акт, наказ,
лист) має певний набір реквізитів. До найважливіших реквізитів документів, що використовуються в сучасній практиці, належать:

1 – державний герб Російської Федерації;
2 – герб суб'єкта Російської Федерації;
3 – емблема організації;
4 – код організації (автора документа) – проставляється за загальноросійським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО);
5 – код документа – вказується за Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД);
7 – довідкові дані організації;
8 – найменування виду документа;
9 – дата документа;
10 – реєстраційний номер документа;
11 – посилання на реєстраційний номер та дату вхідного документа;
12 - місце складання або видання документа;
13 – гриф обмеження доступу до документа;
14 – адресат;
15 – гриф затвердження документа;
16 – резолюція;
17 – заголовок до тексту;
19 – текст документа;
21 – підпис;
22 – гриф погодження документа;
23 – візи погодження документа;
24 – друк;
28 – відмітка про надходження документа до організації;
29 – позначка автоматичного пошуку документа.

Особливо важливим є правильне оформлення таких реквізитів, як дата, підпис, друк, гриф затвердження, які надають документу юридичної чинності.

Кожен документ можна розділити на 3 основні частини:

• - Заголовна частина (до неї входять реквізити, розташовані до тексту);
• – основну частину (реквізити «текст» та «додатки»);
• – оформляючу частину (реквізити, розташовані нижче тексту та додатку).

Таким чином, під формою документа розуміються сума його реквізитів та змістовно-композиційна схема їхнього розташування.

Класифікації ділових листів

Листи - одна з найважливіших частин ділової документації. Вільне володіння діловим листом: вміння чітко викласти суть питання, стан справ, однозначно сформулювати пропозицію, прохання, вимогу, переконливо обґрунтувати свої висновки – входить до пріоритетних професійних навичок ділової людини.

Діловими листами називають всі документи, які є зв'язку організації із зовнішніми структурами.

Основні фактори, що впливають на текст та форму ділового листа:

• • хто пише листа (адресант);
• • одержувач (адресат);
• • тема;
• • ціль;
• • функція листа;
• • скільки питань буде обговорено у листі;
• • яким чином його буде відправлено;
• • чи існують суворо регламентовані форми (вимоги ДСТУ) для цього виду листів.

Принципи класифікації ділових листів дуже різні. Кожен діловий лист потрапляє до декількох класифікацій і складається з
врахуванням різних аспектів.

За темою листи поділяються:

Комерційні листи використовуються при організації комерційної угоди, укладанні та виконанні контрактів; складаються від імені юридичних та нерідко мають правову силу.

До комерційної кореспонденції відносяться комерційний лист-запит, лист-пропозиція (оферта), лист-претензія (рекламація) та
відповіді на ці листи.

Власне ділові листи вирішують організаційні, правові питання, проблеми економічних відносин кореспондентів, тому
вони дуже різноманітні за формою та змістом. Це може бути і розписка, і запрошення, і протокол зборів та інших.

За функцією листа поділяються:

Ініціативні, у свою чергу, поділяються на листи, що вимагають відповіді (комерційний ініціативний лист, лист-запит,
лист-пропозиція, лист-рекламація, лист-прохання, лист-звернення), та листи, які не потребують відповіді (лист-нагадування, лист-попередження, лист-повідомлення, лист-заява, супровідний лист).

За ознакою адресата листи поділяються:

Циркулярні листи – це листи, що надсилаються одним адресантом кільком одержувачам, як правило, підпорядкованим організаціям. Звичайні листи надсилаються одному одержувачу.

За композицією листи поділяються:

У одноаспектних листах розглядається одне питання. Останнім часом вони домінують у діловому листуванні. Якщо необхідно звернутися в організацію відразу з кількох питань, рекомендується скласти окремий лист по кожному з них, особливо в тому випадку, коли питання, що розглядаються, не пов'язані між собою.

Багатоаспектні листи складають у тому випадку, коли вони торкаються кількох взаємопов'язаних питань, які розглядатимуться в одній організації (одним адресатом). Наприклад, це може бути лист, що одночасно є і листом-пропозицією, і листом-нагадуванням.

За формою відправлення листи поділяються:

1. 1) на традиційні поштові відправлення (зазвичай це листи, мають юридичне значення, наприклад: договори, оферта, рекламація);
2. 2) електронні листи;
3. 3) факси.

Останні два види листів використовуються, коли необхідно терміново вирішити питання, але юридичної сили вони мають.

За метою листи поділяються:

1. 1) на інформаційні, які створюються з метою передачі інформації;
2. 2) рекламні (тексти, покликані вплинути адресата).

За структурою ділові листи поділяються:

1. 1) на регламентовані, форму яких суворо обумовлено ГОСТом;
2. 2) нерегламентовані, тобто такі, що не вимагають спеціального бланка або строго певного формату паперу.

Так, наприклад, комерційний лист-запит за своєю функцією є ініціативним, за адресатою – звичайним, за композицією може бути як одноаспектним, так і багатоаспектним, за структурою – найчастіше регламентованим, за метою – інформаційним.

Таким чином, складаючи комерційний лист, слід звернути увагу на два основні моменти: 1) оформлення листа відповідно до правил діловодства; 2) текст самого листа.