Прес-конференція Види прес-конференцій. Правила підготовки та проведення. Робота із журналістами. Прес-реліз - Теорія та практика зв'язків із громадськістю

Прес-конференція - спеціальний захід, призначений для здійснення прямого усного контакту PR з представниками ЗМІ. Суть і мета прес-конференції у донесенні до журналістів необхідних відомостей з певного інформаційного приводу, повідомлення важливої новини, а також бесіда та відповіді на запитання, що цікавлять.

? Сценарій (де будуть прописані основні ідеї). Таймінг (у ньому відбито приблизний час кожного пункту сценарію), ? Прес-реліз акції та анонс прес-конференції. Рекомендований термін: щонайменше за 2 тижні до заходу! ? Мова ведучого та спікерів прес-конференції (якщо вони відомі) Не менше 6 питань з метою викладення основних пунктів позиціонування об'єкта PR (питання перед прес-конференцією розподіляються серед "своїх" і задаються першими, відразу ж після того, як за сценарієм прес-конференції переходять до питань).Рекомендований термін: щонайменше за 1 тиждень до заходу!

На цьому етапі необхідно пам'ятати і про підготовку прес-пакету. Він (бажано оформлений в окрему папку) повинен містити такі матеріали (залежно від ситуації може змінюватись):

? текст анонсу, який надсилався (бажано), ? прес-реліз на тему прес-конференції, ? анонс майбутньої події (якщо прес-конференція проводиться напередодні його); цифри та факти (за потребою), ? список спікерів з короткою інформаційною довідкою про кожного, ? додаткові інформаційні матеріали (фото/аудіо/відео), ? візитка прес-менеджера (прес-релізи можуть викинути, а візитки, як правило, усі зберігають), ? програма прес-конференції, ? ручка, Блокнот, сувеніри. 6. Розподіл функцій. У день напередодні конференції відповідальний прес-менеджер проводить загальні збори з усіма учасниками конференції з боку організаторів. На зборах промовляються сценарій прес-конференції, дрес-код, розподіляються обов'язки кожного працівника, який працює на заході, та час приходу на місце проведення конференції. Тут же призначається людина, яка відповідає за роботу із мікрофонами. Йому даються чіткі вказівки на тему того, як і що робити (запитувати, яке видання і яке питання, тощо). Також призначається людина, яка контролюватиме розташування фотографів (вони повинні знаходитися не менше ніж на 2 метри від спікерів). Список ексклюзивних інтерв'ю повинен бути на руках задовго до початку конференції, найголовніше - "ексклюзиви" повинні бути чітко розподілені за часом! Серед відповідальних мають бути люди, які відповідатимуть за доступом до різних зон, включаючи гримерки.Слід не забути про такі дрібниці, як таблички для спікерів із зазначенням ПІБ та посад, бейджів. Рекомендований термін: 1 день. 7. Проведення попередніх медіа-тренінгів із учасниками прес-конференції. На них відпрацьовується прес-реліз, позиціонування, вміння говорити та відповідати на запитання. Рекомендований термін: щонайменше з моменту підписання прес-релізу. 8. Репетиція прес-конференції. У всіх учасників заходу (керівництва, спікерів, відповідального прес-менеджера, технічних людей тощо) під час репетиції має бути актуальний план прес-конференції. Як правило, такі "пробні заходи" дозволяють знайти слабкі місця в організації, після чого можна все відпрацювати та виправити. Рекомендований термін: за 1,5-2 години до початку прес-конференції.

1. На вході (під час акредитації), як мінімум, має стояти 2 особи та відзначати у списках тих, хто прийшов, запитувати контакт та видавати прес-пакети. 2. На прес-конференції обов'язково має бути присутнім співробітник із чинним диктофоном. Під час ексклюзивних інтерв'ю він повинен знаходитися поряд з інтерв'юваним. Якщо учасників, у яких одночасно беруть інтерв'ю, кілька, з кожним має бути співробітник із диктофоном. 3. Перед початком прес-конференції (або акредитації) необхідно чітко пояснити журналістам порядок проведення конференції (коли можна брати " ексклюзиви " , фотографувати тощо. буд.). 4. Робота з мікрофонами. Перш ніж дати мікрофон людині, яка бажає поставити запитання, необхідно дізнатися у нього, що за видання він репрезентує, і яке питання збирається поставити.

Підбиття підсумків Прес-конференція

? Після закінчення прес-конференції потрібно проаналізувати успіхи та помилки, допущені під час її проведення. ? Підготовка постфактуму. Необхідно не забути про цей важливий пункт PR. ? Розміщення пост-фактумів та прес-кліпінг за підсумками прес-конференції. ? Коригування документації за проектом (прес-релізів, позиціонування) відповідно до заходу.

Ідеальна прес-конференція має "явити" собою виконання наступних завдань:

? максимальна кількість розгорнутих (!) анонсів із правильним позиціонуванням, ? створення та реалізація запам'ятовується "фішки" (унікальність!), ? бездоганно підготовлені за допомогою попередніх медіа-тренінгів спікери прес-конференції (як мінімум, знання прес-релізу та позиціонування), ? висвітлення підсумків прес-конференції у ЗМІ відповідно до розвитку позиціонування.

1. ОПЕРАТИВНІ прес-конференції проводяться в спішному порядку, на місці події (пригоди), слідом за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів та ін. секретар (або відповідальний за цей захід співробітник прес-центру чи ПР-агентства). 3. БРИФІНГ - Коротка, стисла в часі інструктивна зустріч журналістів із представниками офіційної структури (державної установи) називається зазвичай брифінгом. Головні цілі брифінгу пов'язані із задоволенням інформаційних потреб аудиторії повідомленням відомостей, фактів від імені офіційної влади, вищого керівництва.При цьому чітко зіставляються різні підходи учасників подій до оцінки того самого питання, заявляється офіційна точка зору, коротко мотивується вироблена позиція.

Робота з журналістами у Прес-конференції.

Прес-конференція – це захід для журналістів, присвячений певному інформаційному приводу. Таким приводом може стати практично будь-яка подія: візит відомого політика, запуск нового фірмового поїзда, завершення гастрольного турне театру, оприлюднення результатів гучного розслідування. Зазвичай про прес-конференцію журналістів повідомляють представники прес-служби організатора прес-конференції. Вони або дзвонять до редакції, або надсилають так званий прес-реліз. Це повідомлення для журналістів, у якому загалом викладено привід, за яким збирають пресу, а також час, місце проведення заходу та контактні телефони. Як правило, цей прес-реліз є досить зв'язним текстом. Тому деякі журналісти не ходять на всі поспіль прес-конференції, а роблять інформаційні матеріали на основі інформації з прес-релізу.

Однак це припустимо, якщо ти працюєш, наприклад, у щоденній газеті, коли в тебе постійно цейтнот і коли новина "тягне" лише на інформаційну нотатку. У цьому випадку можна скористатися даними з прес-релізу, переклавши інформацію своїми словами і зробивши дзвінок до прес-служби, якщо виникли питання. Але такий спосіб роботи має бути скоріше винятком, ніж правилом. У журналістському середовищі про колегу, який не бажає "турбуватися", іронічно кажуть, що він "переписує прес-релізи".

Перед прес-конференцією прізвища журналістів, що прийшли, заносять до певного списку.Це потрібно для того, щоб прес-секретар згодом міг провести так званий моніторинг преси, а простіше кажучи – відстежити, хто та що написав з приводу їхньої новини. Іноді за результатами написаного у прес-службі складають списки "хороших" та "поганих" журналістів. Перших запрошують на подальші прес-конференції та інші заходи, інших ігнорують чи проводять із ними "виховну роботу". Як проводитиметься ця "робота", залежить від дипломатичності прес-секретаря. Це можуть бути і ввічливі умовляння "більше так не писати, а то в мене будуть проблеми з шефом", і відверта лайка, і погрози подати до суду.

Спершу журналістам розповідають про новину, заради якої їх усіх зібрали. Як правило, ця розповідь - усне перекладення прес-релізу. Потім настає час питань. На деяких прес-конференціях вимагають, щоб журналіст, ставлячи запитання, називав своє прізвище та видання, яке він представляє.

Як правило, прес-конференція триває не більше півгодини. Однак є знаменитості, які люблять у хорошому настрої поспілкуватися з пресою, особливо якщо їм треба "заповнити вікно". Дуже лагідно, з полемікою поспілкувався з журналістами Микита Міхалков, коли привозив свого "Сибірського цирульника". Чудову прес-конференцію дала Людмила Гурченко, коли приїжджала до Нижнього Новгорода на 40-річчя Бориса Нємцова. Не проти поміркувати Олег Табаков, Валерій Золотухін. Із задоволенням відповідають на запитання журналістів такі "зоряні" пари як Вишневська – Ростропович, Плисецька – Щедрін. Але це, мабуть, приємні винятки. Більшість знаменитостей особливою любов'ю до преси не палає, відповіді дає формальні, аби відстали.Коли завершується офіційна частина прес-конференції, мало хто поспішає розходитись. "Зірку" оточує натовп журналістів, які прагнуть поставити їй своє, "ексклюзивне" питання. Щоб не почули колеги, журналіст часто переходить на шепіт. Але "зірці" невтямки, наскільки журналісту важлива конфіденційність, і вона, на задоволення всіх інших журналістів, голосно відповідає на "цікаве" питання. І часто буває так, що "твоє" питання постає у щоденній газеті твого колеги, а ти, співробітник щотижневого видання, думаєш, на чому ж тобі тепер будувати матеріал.

Загалом прес-конференція - це не місце для отримання ексклюзивної інформації. Такі відомості здобуваються лише на особистих інтерв'ю, через третіх осіб тощо.

Прес-релімз - повідомлення для преси; інформаційне повідомлення, що містить у собі новину про організацію (можливо й приватну особу), що випустила прес-реліз, виклад її позиції з будь-якого питання та передається для публікації у ЗМІ.

Як правило, містить офіційну позицію організації у вигляді реакцію той чи інший інформаційний привід. Офіційні державні органи іноді випускають прес-релізи у вигляді " відповідей питання " . Перший прес-реліз в історії був випущений 30 жовтня 1906 "батьком" сучасного PR Айві Лі (Ivy Lee) і пов'язаний з досить трагічною подією на залізниці Пенсільванії. Прес-реліз є головним PR-документом в будь-якої організації. Прес-реліз дозволяє організації інформувати ЗМІ про важливі події, що відбулися в організації та є цікавими або необхідними для висвітлення їх широкого загалу та/або конкретної цільової аудиторії.Прес-релізи поширюються серед журналістів на брифінгах та прес-конференціях або розсилаються через засоби зв'язку. Прес-реліз не повинен містити оціночних даних або інформації рекламного характеру, він повинен бути невеликим за обсягом (не більше двох сторінок) і містити в собі інформацію лише про одну-єдину новину. Інформація у пресі-релізі має відповідати вимогам того видання, куди було відправлено прес-реліз.

Прес-релізи бувають кількох різновидів.

1. Прес-реліз-анонс - інформація в такому прес-релізі повідомляє про подію, яка тільки має відбутися. Розісланий такий прес-реліз забезпечить присутність представників преси на події. Окрім викладу суті майбутньої події у цьому прес-релізі можна дати відповідну передісторію цієї події, яка допоможе зацікавити пресу. 2. Прес-реліз-новина (ньюс-реліз) - несе в собі інформацію про подію, що вже відбулася. Тут можна додати і стислі коментарі чинних або зацікавлених осіб. 3. Інформаційний прес-реліз - інформує про поточну, ще не завершену подію. У цьому прес-релізі дається лише звіт про поточні зміни або новий поворот подій, припускаючи, що суть цієї події вже відома.

Найпоширенішим методом написання прес-релізу є прив'язка новини до певної дати, в тому числі реально не існуючої. Це може бути День народження компанії, День 100-го покупця, День 100-денного існування фірми тощо.

Схожі статті

Основні тенденції зміни сучасної інформаційної ситуації - Теорія та практика зв'язків із громадськістю У системі засобів масової інформації Росії відбуваються суттєві перетворення. Одні друковані видання та телерадіопрограми припиняють своє.
Прес-конференції та PR-кампанії очима учасників, Ділова прес-конференція - Прес-конференція як основна форма відносини з пресою в ході проведення PR-кампанії. Вони пропонують компаніям.
Суспільні слухання. Види слухань. Правила підготовки та проведення. Оцінка результативності - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Проведення громадських слухань можливе за будь-яким проектом, що стосується інтересів суспільства, і обов'язково в тих випадках, коли потрібно.
Кампанії у сфері зв'язків із громадськістю. Методика підготовки та проведення - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Організація спеціальних подій при організації та проведенні кампаній зі зв'язків з громадськістю відіграє чи не важливішу роль, ніж комунікація с.
Процес представлення замовника. Підготовка та проведення публічного виступу. Аудіо та візуальні способи представлення - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Публічне виступ - це усне монологічне висловлювання з метою впливу на аудиторію. У сфері ділового спілкування найчастіше.
Методика роботи із замовником послуг у сфері зв'язків із громадськістю - Теорія та практика зв'язків із громадськістю Консультант або агентство, що надають послуги у сфері зв'язків із громадськістю, повинні дотримуватися чесного та відвертого підходу у відносинах зі.
Організація та проведення прес-конференції - Прес-конференція як основна форма відносини з пресою в ході проведення PR-кампанії Як уже зазначалося вище, існує три основні способи забезпечити популярність бізнесу та пропонованим товарам та послугам у газетах, журналах та будь-яких.
Ділові зустрічі (прийом, бізнес-ланч, переговори) - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Ділові переговори є засобом взаємозв'язку між людьми та призначаються для досягнення угоди за умови, коли дві сторони мають.
Малобюджетні PR - проекти - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Малобюджетний PR - це спосіб зробити PR - кампанію результативнішою при зниженні витрат на неї. Такий підхід не тільки можливий, а й має бути.
Місце "Зв'язків із громадськістю" у системі споріднених видів діяльності - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Паблік рілейшнз безпосередньо пов'язані з цілим рядом близьких видів комунікативної діяльності. До них належать: прес-посередництво, промоушн.
Нормативні основи діяльності зі зв'язків із громадськістю - Теорія та практика зв'язків із громадськістю Правові норми найчастіше зачіпають зовнішні сторони діяльності зі зв'язків із громадськістю. Іноді виникають ситуації, коли використовувані засоби ПР.
Професійна етика журналіста.Роль та вплив публікацій на судову практику та ставлення суспільства до резонансних судових рішень, Етичні стандарти та етичні особливості в роботі журналіста із судовою інформацією - Особливості висвітлення журналістами політичних процесів у СРСР та в сучасній Росії журналіста – правила професійної моралі, моральні.
Прес-конференція в рамках PR-кампанії, Робота з пресою та журналістами - Прес-конференція як основна форма відносини з пресою під час проведення PR-кампанії Робота з пресою та журналістами Американські PR-фахівці пропонують наступні правила роботи з пресою Шомелі Ж., Уїсман Д. Зв'язки із громадськістю.
Прес-конференція – Зв'язки з громадськістю Прес-конференція – це ПР-захід, метою якого є прямий особистий контакт об'єкта паблік рілейшнз із представниками ЗМІ для демонстрацій.
Загальна характеристика російських ЗМІ та рекомендації по роботі з ними – Зв'язки з громадськістю Одна з головних особливостей вітчизняної інформаційної інфраструктури – відсутність справді незалежних ЗМІ в Росії. Жодне ЗМІ не має.
Методологія підготовки матеріалу до сюжету - Особливості роботи провідного розважальних жанрів у телевізійній журналістиці у Росії Телебачення - як ЗМІ, а й вид творчості. Специфічна художня мова кожного виду творчості - це сукупність технічних прийомів та.
Виставкова діяльність - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Участь у виставках та ярмарках є дієвим засобом комунікаційної політики у маркетингу, що стимулює продаж товарів та послуг на закордонних.
Зв'язки з громадськістю у політиці - Теорія та практика зв'язків із громадськістю Максимальний розвиток політичний напрямок PR отримав із формуванням інституту виборів. Це означало, що десь у більшій, а десь у меншій.
Більшість малих підприємств зовсім мало приділяють увагу зв'язкам з громадськістю (PR) для просування свого бізнесу. Причини цього дуже зрозумілі. Ні.
Історичні аспекти розвитку зв'язків із громадськістю як професії. Становлення та еволюція PR у США та Росії - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Вперше офіційно сам вираз "public relations" вжив американський президент Томас Джефферсон у 1807 у Сьомому зверненні до Конгресу. У 1830-ті.
Проектування діяльності зі зв'язків із громадськістю. Технологія розробки PR-проектів - Теорія та практика зв'язків з громадськістю З точки зору менеджери з PR більшу частину часу витрачають на нездійсненну справу. Адже будь-яка PR-кампанія починається із написання PR-проекту, а.
Специфіка роботи тележурналістів у зоні збройного конфлікту, "Бекграунд" та спеціальна підготовка журналіста до роботи в зоні збройного конфлікту - Сучасна журналістика гарячих точок "Бекграунд" та спеціальна підготовка журналіста до роботи в зоні збройного конфлікту "Військовий кореспондент" – для молодого журналіста.
Радіоінформація. Особливості сприйняття та запам'ятовування. Виразні засоби та їх поєднання - Теорія та практика зв'язків із громадськістю Радіомовлення відкриває величезні можливості впливу на аудиторію. Логіка матеріалу; внутрішні взаємозв'язки між фрагментами літературного тексту.
Висновок - Прес-конференція як основна форма відносини з пресою під час проведення PR-кампанії Правильно спланована та реалізована PR-акція може дати не менш ефективну віддачу, ніж повномасштабна рекламна кампанія. У цьому витрати.
Проведення відео-прес-конференцій через Інтернет - Прес-конференція як основна форма відносини з пресою під час проведення PR-кампанії Ідея проводити прес-конференції через Інтернет - не нова Сенцов М. І. "Особливості ведення PR-кампанії в Інтернеті". "PR у Росії". №3. 2006 р.
Вимоги до якостей і функціональної підготовки фахівця зі зв'язків з громадськістю - Теорія і практика зв'язків з громадськістю Входячи в таку складну професійну область, що швидко розвивається, як зв'язки з громадськістю, людина може вибрати безліч шляхів своєї кар'єри.
РАБОТА ЖУРНАЛІСТА НАД СТВОРЕННЯМ РАДІОПЕРЕДАЧІ РАБОТА ЖУРНАЛІСТА НАД СТВОРЕННЯМ РАДІОПЕРЕДАЧІ Радіожурналіст має на озброєнні слово сказане, що звучить у всьому багатстві інтонацій, смислових і.
Прес-релізи - Зв'язки з громадськістю За визначенням А. Кривоносова, прес-реліз - "офіційне повідомлення, яке випускається для публікації в пресі або розповсюдження каналами мовних.
Понятійна робота та понятійний апарат професії Зв'язки з громадськістю - Теорія та практика зв'язків з громадськістю Понятійний апарат PR запозичує значну кількість термінів з англійської мови, таким чином, запозичення є одним з найпродуктивніших.
Етика діяльності зі зв'язків із громадськістю - Теорія та практика зв'язків із громадськістю Етичні норми, які мають враховуватися у роботі зі зв'язків із громадськістю, складаються з кількох елементів.Насамперед, це загальнолюдські.
Структура та функції прес-служби - Прес-служба у структурі відділу зв'язків із громадськістю Родоначальником діяльність прес-агентів можна назвати англійського журналіста, "батька зв'язків із громадськістю" Айві Лі, оскільки саме він вперше взяв.
Функції та завдання ПР-фахівця у роботі з каналами ЗМІ (media relations) - Зв'язки з громадськістю Основні функції ПР-фахівця: 1) сприяння створенню та зміцненню позитивної громадської думки щодо організації; 2) участь у антикризовому.
Зв'язки з громадськістю у громадських організаціях - Теорія та практика зв'язків з громадськістю В наш час PR - наука стала обов'язковою для всіх сфер виробництва та громадської діяльності. Відразу слід було б дати конкретне визначення PR.
Предметно-речове середовище як джерело журналістської інформації, Система інформування журналістів – Основні джерела інформації для ЗМІ та методи їх використання Система інформування журналістів Під Предметно-речовим середовищем розуміється обстановка, яка нас оточує. Предмети та речі можуть розповісти про події.
Структура журнальних видань – Фінансовий журнал, як вид видання. Аналіз редакторської підготовки Для журналу питання формі публікацій, формі подання інформації безпосередньо пов'язані з питаннями інформативності періодичного видання. Знання теорії.
Тренінги організаторів та виконавців PR – акцій. Імітаційні ігри - Теорія та практика зв'язків з громадськістю На думку фахівців, хороший професіонал у цій галузі повинен: Ь мати журналістський талант і творче мислення; Ь мати налагоджені зв'язки.
Нижче покажемо приблизну послідовність дій при розробці антикризової програми: 1) визначення проблем, які здатні призвести до кризи.
Процес та правила комунікації - Зв'язки із громадськістю Елементи процесу комунікації. 1. Відправник (комунікатор). 2. Кодування – процес подання інформації чи ідеї у наочній формі – текст.
Специфіка роботи журналіста ділових ЗМІ - Підготовка програм для масової аудиторії на спеціалізованих економічних радіостанціях Співробітникам ділових видань доводиться нелегко, особливо спочатку, адже від них потрібні досить специфічні навички, причому як практичні, так і.
Управління ПР-процесом. Правила розробки комунікаційних та інформаційних технологій. Створення спеціальних подій - Зв'язки з громадськістю Два підходи до управління ПР-процесом: 1) управління самими ЗМІ та 2) управління інформацією як такою. З цих двох варіантів перший більш реальний.

Прес-конференція Види прес-конференцій. Правила підготовки та проведення. Робота із журналістами. Прес-реліз - Теорія та практика зв'язків із громадськістю

Конференції: їх види та правила підготовки

Конференції – збори різні за формами, своїм призначенням, чисельністю, складом учасників, способами та особливостями підготовчих етапів, проведення, тематичної спрямованості, рівнем впливу на зацікавлені групи, громадськість.

Збори бувають наступних видів:

асамблея;
конгрес;
конференція;
семінар;
симпозіум;
з'їзд;
фестиваль;
круглий стіл;
майстер-клас;
семінар-презентація;
тренінг.

Конференція є зборами чи нарадою представників наукових організацій, окремих осіб, груп чи організацій, проведення якої ставить за мету обговорення великої наукової роботи або певних тем.

Наукові конференції та принципи їх проведення

Наукові конференції є великими зборами або нарадами, в яких беруть участь представники різних установ, груп та країн.

Види наукових конференцій:

міжнародні;
з міжнародною участю;
всеросійські;
регіональні;
міжвузівські;
студентські;
круглий стіл;
з'їзд (науковий);
конгрес;
колоквіум;
симпозіум;
веб-конференції.

Міжнародні конференції проводяться спільно з іноземними навчальними закладами (або організаціями), що входять до співорганізаторського складу заходу. При організації таких конференцій виробляються основні вимоги, які пред'являються потенційним учасникам, визначається обмеження за кількістю країн-учасників, яким має бути мінімальний відсоток зарубіжних учасників, яка кількість учасників та який мінімальний відсоток у складі оргкомітету чи програмного оргкомітету мають становити представники зарубіжних країн. Визначається, які мови (наприклад, російська та англійська) обрані як робочі мови на даній конференції, відповідно і матеріали конференції повинні друкуватись на цих мовах. Визначається також: чи будуть в наявності запрошені закордонні доповідачі на Пленарній сесії чи сесіях, на яких інформаційних порталах, яких має бути не менше двох здійснюватиметься реєстрація, який формат її проведення: очний або заочний (тобто дистанційна участь).

Конференції з міжнародною участю передбачають участь у роботі представників зарубіжних країн.Тут також визначаються робочі мови конференції, якими публікуватимуться матеріали конференції. Визначається наявність зарубіжних доповідачів, запрошених на Пленарну сесію чи секції. Так само, як і на міжнародних конференціях, визначаються інформаційні портали (також не менше двох) для реєстрації конференції та формат її проведення.

Всеросійські конференції припускають, що їхнє проведення буде плодом зусиль вітчизняних вищих закладів та охопить усі регіони Росії. Робочою мовою для них є російська і всі інформаційні матеріали, безумовно, повинні публікуватися російською мовою. Проводитися вони також можуть у очному та заочному форматі.

Кожен вид конференцій передбачає наявність спільних та індивідуальних особливостей, обмежень та умов, які необхідно враховувати як їхнім організаторам, так і можливим учасникам.

Правила підготовки конференцій

Для початку необхідно визначити мету, з якою проводитиметься конференція. Такою метою може бути обговорення протягом короткого проміжку часу будь-якої важливої теми, що цікавить, або поточної проблеми в колі досить великої кількості фахівців. Однією із цілей може бути проведення обміну думками між колегами. Не менш важливими причинними для проведення конференції є отримання цінної інформації в концентрованому вигляді у максимально стислий термін нової важливої інформації, що стосується власної роботи, знайомство з новими технологіями та ідеями, проведення дослідження та поширення нової інформації.

Початкова підготовка передбачає вибір керівника проекту та створення робочої групи, формування організаційного комітету як головного керівного органу конференції.Далі слід визначення загальних цілей (постановка завдань), які можуть бути перевірені ще раз у міру того, як буде розгортатися план. Необхідно сформулювати назву конференції, яка має відображати її суть і бути гранично незабутнім, яскравим і яскравим. Слід визначити, якою буде цільова аудиторія конференції та склад виступаючих на ній осіб. Також необхідно вибрати підходяще приміщення. Необхідно уточнити, чи не збігається чи дата проведення конференції з датами інших запланованих заходів, щоб не допустити зменшення розміру своєї аудиторії. Доречним буде планування дій у разі непередбачених (надзвичайних) обставин. Необхідно виявляти передбачливість, але не виявляти зайвого занепокоєння, при цьому враховувати обставини, які можуть спричинити проблеми (наприклад, проблеми з приміщенням або раптова хвороба одного з промовців).

Ближче до дати початку проведення конференції необхідно заздалегідь повідомити цільову аудиторію інформацію про конференцію, яка може бути цікавою фахівцям, які на неї запрошені. Бажано розписати сценарій заходу по хвилинах, що допоможе легко відслідковувати правильний перебіг подій.

Матеріали повинні бути роздруковані заздалегідь, за один-два місяці, для того, щоб було достатньо часу для підготовки всіх заходів. У цих матеріалах мають бути перевірені усі відповідні дати. Необхідно заздалегідь продумати, наскільки можлива публікація статей у фахових журналах за результатами проведеної конференції та видання доповідей.

Слід забезпечити підготовку необхідного технічного супроводу, попрацювати з ораторами, переконатися в тому, що їх та ваші очікування щодо виступів збігаються.

Напередодні заходу необхідно востаннє перевірити найважливіші моменти, а саме готовність приміщення, промовців (ораторів) та обладнання.

Для зниження робочої напруги в день проведення конференції, який є чималим стресом, необхідно зробити так, щоб була можливість для відпочинку та розслаблення. Хороша підготовка до заходу підвищить здатність до вирішення важких завдань та подолання можливих проблем.

Які бувають прес-конференції

Прес-конференція Види прес-конференцій. Правила підготовки та проведення. Робота із журналістами. Прес-реліз - Теорія та практика зв'язків із громадськістю

Схожі статті

Конференції: їх види та правила підготовки

Наукові конференції та принципи їх проведення

Правила підготовки конференцій

Схожі статті

Недавні статті