Адаптація персоналу

Кожна організація стикається з плинністю кадрів. Новий співробітник – лише частина робочого процесу. Але важливо, щоб він швидко влився до колективу організації. Від цього багато в чому залежатиме його працездатність та робота підприємства загалом.

Що таке адаптація персоналу

Вперше адаптацію почали згадувати як пристосування організму до зовнішнього світу. Термін використовувався виключно у фізіології. Сьогодні до питання адаптації підходять набагато ширше. Будь-яка зміна у житті супроводжується виходом із зони комфорту. Кожній людині потрібно перебудуватися, звикнути, прийняти нові правила гри, тобто пройти адаптацію. Це безпосередньо впливає на професійну діяльність кожного працівника, його ефективність, і навіть психологічний настрій. Страх, побоювання, невпевненість лише посилюють ситуацію. Грамотно впоратися з цим допомагає адаптація персоналу в організації.

Це ціла система з різних заходів, які націлені на те, щоб співробітник пристосувався до нових умов праці, роботи в згуртованому колективі організації швидше та легше міг виконувати свої обов'язки максимально ефективно. З правильною адаптацією досягти цього можна у рази швидше.

Для чого в організаціях використовують систему адаптації персоналу

Потрапляючи в злагоджений колектив, новий співробітник часто стикається зі стресом, викликаним усім новим, починаючи від обстановки та комунікації, закінчуючи умовами праці та завданнями, що виконуються.

Якщо співробітнику не допомогти в цей час пройти адаптацію, він може не зосередитися на нових обов'язках і якісно їх виконувати, а змушений самостійно звикати до нової обстановки, налаштовувати контакти з колективом організації, справлятися зі стресом. Це негативно вплине на його трудову діяльність, і загрожує збитками для всієї компанії. Тому багато організацій запроваджують систему адаптації персоналу. Наслідуючи чітку схему, співробітник повністю адаптується вже через кілька тижнів після вступу на нову посаду, завдяки чому зможе виконувати свої функції максимально ефективно.

Загалом адаптаційні заходи вигідні роботодавцю з таких причин:

1. Суттєво скорочується час звикання нового співробітника до своїх функціональних обов'язків, персонал може вийти на потрібний професійний рівень. За рахунок цього підвищується продуктивність у цілому.
2. Імовірність виникнення серйозних проблем, пов'язаних з помилками молодих фахівців, які лише розпочали трудову діяльність, зведена до мінімуму.
3. Досвідченим фахівцям не потрібно довгий час опікуватись новачків, вони можуть повноцінно виконувати свої професійні обов'язки.

Використовуючи правильну адаптацію, можна значно зменшити плинність кадрів.

Пройти адаптацію персоналу також вигідно щодо самих працівників організації. Розроблена методика дозволяє як швидше освоїтися на новому місці, а й отримати необхідні знання, навички. Позбавившись тривожності, відчуваючи підтримку компанії, кожен фахівець переконається у своїх можливостях і зможе краще виконувати обов'язки для досягнення спільних цілей.

Завдання системи адаптації персоналу

Якщо правильно навчити персонал у ході адаптаційного періоду, можна досягти таких цілей:

1. Зменшити тривожність новачка, невпевненість у своїх силах. Новому співробітнику важливо отримувати психологічну підтримку. Так він почувається впевненіше, зменшується ризик помилок. Фахівець починає краще орієнтуватися у нестандартних ситуаціях.
2. Скоротити початкові витрати. Якщо новий персонал відчуває деякі проблеми з вливанням у колектив, це негативно позначається на продуктивності, дохід підприємства падає. Успішно пройшовши адаптацію, співробітник швидше зможе зрозуміти та прийняти стандарти. роботизбільшуючи ефективність своєї праці.
3. Скоротити плинність кадрів. На будь-якому підприємстві плинність кадрів – неминучий процес. Деякі помилково вважають, що якщо масово звільняються не менеджери середньої/вищої ланки, а прості працівники, нічого критичного у ситуації немає. Якщо грамотно підійти до відбору, закріпити кожного фахівця на своєму місці, можна підвищити ефективність роботи кожного окремого співробітника та компанії в цілому. Якщо фахівець та менеджери перестануть йти з підприємства, а стабільно виконуватимуть свої функції, не потрібно буде постійно витрачати час на навчання нових співробітників. З грамотною адаптацією персоналу досягти цього легко.
4. Заощадити час досвідчених спеціалістів. Чим довше новачок перебуватиме на етапі «стажера», боятися серйозної роботи, виконувати всі поставлені перед ним завдання, тим довше колеги та безпосередній керівник допомагатимуть робити йому його роботу.

Також важливо забезпечити новачкові позитивний настрій. Він має отримувати почуття задоволеності від своєї роботи.Також важливо, щоб кожен працівник сприймав компанію позитивно, лояльно ставився до неї. Якщо грамотно впровадити систему адаптації співробітника, людина на початковому етапі вже зрозуміє, як він освоюватиметься в колективі, як відбуватиметься адаптаційний процес загалом. Якщо адаптацію провести правильно, працівник та компанія зможуть максимально пристосуватися один до одного. Це допоможе кожному працівнику показувати чудові професійні результати.

Різновиди та методи адаптації персоналу

Прийнято виділяти такі види адаптації:

• професійна – новачок освоюється, застосовує свої знання відповідно до нових завдань;
• виробнича – орієнтуючись безпосередньо на своє нове робоче місце, працівник звикає до нових норм та правил, знайомиться з документацією, регламентом, робочими інструментами та механізмами, іншими виробничими факторами;
• соціальна – у будь-якому новому колективі треба навчитися правильно взаємодіяти з іншими членами команди, стати «своїм»;
• психофізіологічна – освоєння нового режиму, графіка роботи, спецодягу та іншого;
• фінансова – тут треба враховувати як нові джерела та фактори доходу, так і витрати (як приклад, витрати на проїзд).

Кожен із видів адаптації може використовуватися окремо або в комплексі. Також існує ще одна класифікація адаптації персоналу в організації – первинна та вторинна. Перший вид використовується, коли молодий фахівець приступає до своїх обов'язків без будь-якого професійного досвіду, а другий – при зміні новим працівником робочого місця та професії.

У адаптаційної системі є як види, а й кілька методів.Кожен із них вважається ефективним, але максимальний результат вони дають у комплексі.

Впроваджуючи для підприємства адаптацію персоналу, можна використовувати такі методы:

1. Наставництво. Досвідчений співробітник допомагає новачкові влитися у колектив, вводить у курс всіх справ, консультує на початкових етапах роботи.
2. Розмова. Керівник, менеджер з персоналу та інші фахівці при необхідності проводять з новим співробітником особисту бесіду, відповідають на новачка, що виникли, розвіюють його можливі сумніви.
3. Ознайомча екскурсія. Новачку показують територію підприємства, всі його структурні підрозділи, знайомлять із співробітниками, коротко розповідають історію компанії, її корпоративну культуру.
4. Анкетування. Після завершення адаптаційного періоду та випробувального терміну, новачкові дають заповнити анкету, що дозволяє отримати зворотний зв'язок та вдосконалити систему у майбутньому.
5. Тренінги та семінари. Проводяться у спеціаліста певних навичок. Наприклад, ораторське мистецтво, розвиток стресостійкості, вирішення конфліктних ситуацій та інші.
6. Інші методи. Сюди можна також віднести навчання персоналу, тестування, атестацію, корпоративні заходи та інше.

Також важливо контролювати індивідуальну комунікацію новачка та керівника. Фахівець завжди повинен знати, що думає начальник про його роботу. Важливо, щоб комунікація у разі працювала у двох напрямах. Співробітник зі свого боку повинен правильно реагувати на зауваження, прислухатися до них, не боятися ставити уточнюючі питання.

Етапи адаптації нового співробітника

Адаптаційна система кожному підприємстві включає кілька етапів.Насамперед необхідно оцінити, наскільки новий фахівець підготовлений у професійному плані, дізнатися, чи працював він раніше у цій сфері, чи знайомий з вимогами і специфікою робочого процесу, чи розуміє схему організації праці, яка використовується у цій компанії. Це дозволить подати реальні терміни адаптаційного періоду та розробити відповідний план.

Наступний етап адаптаційного періоду – загальна орієнтація. Співробітника потрібно познайомити з чинним порядком, історією компанії, її традиціями, корпоративною етикою та правилами. По можливості новачка рекомендується уявити колективу в неформальній обстановці. Закінчити цей етап потрібно пізніше першого тижня співробітника на новому місці роботи.

Наступний крок – ефективна орієнтація. Настав час застосувати практично отримані знання. Новачок включається в роботу та активне життя колективу. Щоб напевно знати, чи правильно він усе зрозумів і запам'ятав, чи успішно застосовує практично, від фахівця отримують зворотний зв'язок. Це також допоможе зрозуміти, чи знайшов новачок спільну мову з колегами, керівництвом, чи поділяє цінності компанії та інше.

Завершальний етап адаптаційного процесу – функціонування. Якщо було виявлено якісь труднощі у співробітника шляху виконання його обов'язків, саме у цьому етапі їх треба все подолати, щоб новачок розібрався із роботою на 100%.

Які помилки робить керівництво під час адаптації нового співробітника

Багато керівників несерйозно сприймають адаптацію, вважаючи деякі її кроки безглуздими або такими, що не потребують уваги. В результаті всі старання менеджерів та колег новачка зводяться нанівець. Ось основні помилки:

1. Не провели екскурсію офісом.Хтось із керівників може вважати це дрібницею, припустити, що хтось інший покаже все новачкові. В результаті працівник довго почувається ніяково, соромлячись запитати, де вбиральня, як пройти до кімнати відпочинку.
2. Новачка не познайомили з колегами. Деякі керівники можуть вважати, що працівник може і сам представитися колективу. У найкращому разі це може призвести до сухого спілкування на відстані, у гіршому – до повного ігнорування новачка. Працювати за таких умов йому навряд чи буде приємно.
3. Новачку не підготували робоче місце. Наймаючи нового працівника, важливо продумати все до дрібниць. Якщо перший робочий день фахівець проводить на ресепшені, у їдальні, в кабінеті співробітника, який тимчасово відсутній, або в будь-якому іншому місці, тільки не на своєму робітнику, у нього можуть виникнути сумніви, а чи потрібен він тут.
4. Працівника не ознайомили з мотиваційною схемою, не розповіли про можливі тренінги, систему навчання, кар'єрне зростання. Прийшовши на роботу, новачок має одразу розуміти, скільки і за що йому платитимуть, за які порушення можуть відняти якусь суму із зарплати, які існують преміальні, як їх заробити. Важливо вчасно розповісти, які навчальні заходи передбачені у компанії, особливо у вихідні дні, щоб потім це не стало сюрпризом для фахівця та причиною його звільнення.
5. Новачка не ознайомили з неформальними традиціями в колективі. Наприклад, кожен понеділок усі збираються за годину до початку робочого дня та обговорюють цілі на майбутній тиждень. Якщо новенький пропускатиме такі зустрічі, його можуть вважати зазнайкою і не приймати до свого колективу.

Також погано позначається на роботі новачка, якщо керівництво перевантажує його новою інформацією, ставить труднодосяжні завдання, коли між начальником та працівником немає зворотного зв'язку. Грамотно побудована система адаптації співробітника допоможе уникнути всіх цих помилок, отримати у свої лави цінного працівника та допомогти йому досягти своїх найкращих професійних результатів.

Адаптація персоналу: поняття, види та методи

Зміст поняття «адаптація персоналу»

Термін «адаптація» (від латів. adapto – пристосовую) був запозичений з біології, де під адаптацією прийнято розуміти процес пристосування організму до умов довкілля. Що стосується сфери управління персоналом адаптація є пристосування, звикання співробітника до нової організації, колективу, умов праці.

Тривалий час вчені розглядали адаптацію як односторонній процес пристосування особистості нових соціальних умов. Однак сучасні дослідники виходять з того, що особистість також здатна перетворювати вплив на соціальне середовище. Приступаючи до роботи у новій організації, працівник займає певну позицію (посада), приймаючи встановлені вимоги, норми, правила поведінки та узгоджуючи власні інтереси з цілями завданнями організації. Поряд з цим, працівник також має сформовану систему цілей, цінностей і норм. У процесі реалізації працівник впливає на організацію, тому адаптацію персоналу розглядають як взаємне пристосування працівника та організації.

Основні визначення адаптації стосовно сфери управління персоналом представлені у таблиці 1.

Таблиця 1 - Основні визначення поняття "адаптація"

Важливість розробки та реалізації програм адаптації персоналу підтверджується даними різних досліджень. Так, понад 80% працівників, які звільнилися протягом першого року, приймають таке рішення вже в перший день роботи в новій організації, насамперед через відсутність спеціальних процедур введення нового співробітника на посаду.

Формування ефективної системи адаптації персоналу включає комплекс заходів, дозволяють співробітнику успішно пристосуватися до нових умов із мінімальними втратами, як самого працівника, так організації. Ця система формується для подолання труднощів у процесі адаптації, а також підвищення ефективності процесу пристосування до умов діяльності. Успішна реалізація адаптаційних заходів дозволяє вирішити низку завдань, як організації, так самого працівника.

1. Для організації:

• забезпечення ефективності роботи співробітника та прискорення процесу його виходу на відповідний рівень продуктивності;
• підтримка позитивних відносин у колективі;
• запобігання помилкам, яких можуть допустити нові працівники, та мінімізація пов'язаних із цим втрат;
• підвищення задоволеності працею;
• зниження рівня плинності кадрів і, скорочення витрат на пошук і найм нових співробітників.

2. Для працівника:

• формування нормальних міжособистісних взаємин із колегами;
• набуття професійних знань та навичок, необхідних для нової посади;
• зниження рівня стресу та психологічного навантаження.

Таким чином, успішної адаптації працівника на підприємстві зацікавлені обидві сторони. Відповідно дії, спрямовані на адаптацію нового співробітника в трудовому колективі повинні мати комплексний і цілеспрямований характер.

Етапи адаптації

Базаров Т. Ю. поділяє процес адаптації персоналу на чотири основні етапи:

Перший етап передбачає оцінку рівня підготовки нового співробітника, його професійних здібностей.

Другий етап (етап орієнтації) включає ознайомлення працівника з посадовими обов'язками та вимогами з боку організації.

Третій етап полягає у пристосуванні нового працівника до свого статусу в організації та включення його до міжособистісних відносин з колегами.

Четвертий етап є заключним і передбачає подолання міжособистісних та виробничих проблем із поступовим переходом до стабільної роботи.

Дейнека А. В., розглядаючи зміст процесу адаптації персоналу, також виділяє чотири його етапи:

• ознайомлення - отримання новим працівником інформації про організацію, норми поведінки в ній, критеріях оцінки його діяльності;
• пристосування – засвоєння працівником основних цінностей організації і натомість збереження більшості власних установок;
• асиміляція - повне пристосування працівника до групи;
• ідентифікація – ототожнення своїх цілей працівника з цілями організації.

Процес адаптації персоналу прийнято вважати успішним за умови досягнення наступних основних результатів:

• працівник оволодів необхідними знаннями та навичками для успішного виконання службових обов'язків з нової посади;
• робота стала звичною і не викликає у працівника почуття невпевненості та напруження;
• поведінка працівника відповідає встановленим в організації правилам та нормам;
• показники продуктивності відповідають встановленим нормативам та очікуванням безпосереднього керівника.

Правильно організований процес адаптації має бути завершено після закінчення випробувального терміну, передбаченого у трудовому договорі.

Види адаптації персоналу

Для поділу адаптації персоналу види використовують різні критерії класифікації.

За рівнем адаптацію поділяють на первинну та вторинну.

Первинна адаптація – це адаптація молодих працівників, які не мають досвіду роботи та вперше приступають до професійної діяльності.

Вторинна адаптація – це адаптація працівників, які мають досвід професійної діяльності, які з різних причин змінили місце роботи або посаду.

За відносинами суб'єкт – об'єкт адаптація поділяється на активну та пасивну.

Активна адаптація передбачає, що людина прагне впливати на нове соціальне середовище з метою її зміни. Іншими словами, адаптаційні заходи стимулюють активність нового працівника до самостійного входження до організації.

Пасивна адаптація передбачає, що працівник немає прагнень зміни середовища, і тому виступає ролі пасивного об'єкта адаптаційних заходів.

За змістом адаптацію прийнято розділяти на чотири основні види:

1. Організаційна адаптація.
2. Соціальна адаптація
3. Професійна адаптація.
4. Психофізіологічна адаптація.

Організаційна адаптація полягає у прийнятті працівником організаційного механізму управління підприємства, усвідомленні свого місця та ролі свого підрозділу в загальній системі цілей та організаційної структури.Організаційна адаптація передбачає отримання новим працівником вичерпних відповіді всі питання, пов'язані з діяльністю організації, куди він прийшов. Працівника необхідно ознайомити з історією розвитку організації, результатами її роботи, розповісти про основних клієнтів та партнерів. У процесі організаційної адаптації новий працівник повинен вивчити всі внутрішні документи, що регламентують його роботу та діяльність структурного підрозділу (посадову інструкцію, організаційну структуру управління, положення про відділ тощо). Правила та стандарти різних галузей економіки суттєво відрізняються, тому всі особливості життєдіяльності організації мають бути доведені до відома нових працівників.

Соціальна (соціально-психологічна) адаптація передбачає пристосування нового працівника до нових умов соціального середовища: знайомство з організаційною культурою та засвоєння її цінностей, встановлення контакту з керівником та колегами, включення працівника до системи взаємовідносин колективу з його нормами, традиціями та ціннісними орієнтаціями. Успішна соціальна адаптація вимагає від активної участі особистості та наявності особливих якостей, таких як комунікабельність, дружелюбність, шанобливе ставлення до старших і досвідченіших колег, повага групових інтересів, уміння прислухатися до думки колег.

Професійна адаптація – це поступове пристосування працівника до професії, активне засвоєння дій, що входять до її структури, відповідно до технологічного процесу (посадових обов'язків), формування готовності до прийняття рішень та дій у стандартних виробничих ситуаціях, удосконалення професійних навичок на основі набуття нових знань та умінь. Результатом професійної адаптації є доведення професійних навичок до певного рівня, який буде необхідний виконання новим співробітником своїх функціональних обов'язків. Перелік необхідних навичок визначається посадовою інструкцією. На професійну адаптацію впливають чинники середовища, у якому відбувається адаптація (робоче місце, технологічний процес тощо); індивідуально-особистісні фактори (такі, що пов'язані з особливостями самого працівника); фактори керування процесом адаптації. У сучасних умовах професійна адаптація найчастіше здійснюється за допомогою інструктажу, спеціального welcome-тренінгу для новачків або залучення наставника – досвідченого колеги, який здійснюватиме всебічну допомогу в адаптації нового співробітника.

Психофізіологічна адаптація є пристосування працівника до сукупності умов, що надають психічний і фізіологічний вплив на працівника у процесі виконання службових обов'язків.До таких умов відносять: рівень монотонності праці, фізичні та психічні навантаження, санітарно-гігієнічні норми трудового середовища, зручність робочого місця, ритм праці (змінний графік роботи, ненормований робочий день, тривалі відрядження, проектна робота), зовнішні фактори впливу (температура, шум , освітлення, вібрація, загазованість тощо). Цей вид адаптації, як правило, не становить особливих труднощів для співробітника та завершується досить швидко. При цьому швидкість та результат психофізіологічної адаптації залежить від стану здоров'я людини та природних реакцій на нові умови праці.

Кібанов А. Я. як самостійні види адаптації персоналу виділяють також економічну адаптацію (пристосування нового працівника знайомство до системи оплати праці та матеріального стимулювання) та санітарно-гігієнічну адаптацію (Звикання до нових вимог трудової, виробничої та технологічної дисципліни).

Методи адаптації персоналу

Вітчизняні підприємства найчастіше використовують такі методи адаптації як наставництво та інструктаж на робочому місці.

Інструктаж – пояснення та демонстрація прийомів роботи безпосередньо на робочому місці; провадиться, в основному, для персоналу робітничих професій начальниками цехів. p align="justify"> Основними особливостями даного методу є його орієнтація на ознайомлення з конкретними операціями, що входять до складу професійних обов'язків працівника. Інструктаж на робочому місці є недорогим та ефективним методом розвитку простих технічних навичок.

Наставництво - Найбільш затребуваний та ефективний метод адаптації.Його суть полягає в тому, що до нового працівника на певний термін прикріплюється досвідчений наставник, який знайомить його з робочими процесами, допомагає влитися до колективу, курирує роботу, за необхідності навчає, відповідає на запитання, надає необхідну допомогу та підтримку.

Зарубіжні компанії застосовують ширший спектр методів та технологій адаптації персоналу. Зокрема, можна виділити такі ефективні персонал-технології адаптації, як метод занурення, job-shadowing, buddying та tell-show-do.

1. Метод занурення використовується під час адаптації працівників керівних посад різного рівня та передбачає повне занурення у практичну діяльність з першого ж дня роботи. Основна мета методу - швидке входження нового співробітника у трудовий процес. Найчастіше така адаптація застосовується для випробувального терміну керівників, яким необхідно з перших днів роботи показати здатність самостійно приймати рішення, виявляти відповідальність і демонструвати професійний управлінський рівень, на який розраховував роботодавець.

2. Job-shadowing – метод адаптації застосування якого передбачає, що новий працівник стає «тінью» досвідченішого співробітника, супроводжує його протягом робочого дня, обговорює з ним виробничі ситуації, отримує реальний досвід та якісний зворотний зв'язок. Метод job-shadowing успішно застосовується у компаніях США. Він продемонстрував високу ефективність для фахівців у галузі високих технологій, причому будь-якого рівня.

3. Buddying – є метод, що передбачає адаптацію нового працівника через встановлення рівних приятельських відносин із досвідченим колегою.Це, перш за все, підтримка, допомога, певною мірою керівництво та захист однієї людини іншою для того, щоб були досягнуті результати та цілі адаптації. На відміну від наставництва тут немає ієрархії, відносини будуються на наданні об'єктивного та чесного зворотного зв'язку у виконанні службових обов'язків та освоєнні нових навичок.

4. Метод tell-show-do (tell – розкажи, show – покажи, do – зроби) допомагає правильно вибудувати роботу між досвідченим працівником та новачком, швидко та якісно засвоювати нові навички. На кожному етапі tell-show-do наставник пояснює завдання працівнику, який учився, попередньо визначивши послідовність виконання по кроках:

• Tell (розкажи). Великі завдання розбиваються кілька частин і виробляються окремими сесіями. Наставник запитує співробітника, щоб переконатися, що той засвоїв інформацію. Співробітник своїми словами переказує зміст завдання.
• Show (покажи). Наставник показує, як потрібно виконувати завдання, коментуючи по ходу справи, який він виконує. Після закінчення він питає, чи все було зрозуміло.
• Do (зроби). Новий співробітник сам виконує завдання. Наставник може попросити співробітника зробити той чи інший крок наново, якщо він не задоволений якістю виконання роботи. Після закінчення наставник дає зворотний зв'язок новому співробітнику та домовляється з ним, за якими критеріями в майбутньому оцінюватимуться набуті навички.

Список використаної літератури

1. Базаров, Т.Ю. Управління персоналом: підручник для студ. установ середовищ. проф. освіти/Т. Ю. Базаров. - 13-те вид., Перероб. та дод. - М.: Видавничий центр «Академія», 2015. - 320 с.
2. Дейнека, А. В. Управління персоналом: Підручник/А. В. Дейнека.- М.: Видавничо-торговельна корпорація «Дашков і К °», 2010. - 292 с.
3. Зайцева, Н. А. Управління персоналом у готелях: навч. посібник / Н. А. Зайцева - М.: ФОРУМ, 2012. - 415 с.
4. Кібанов, А. Я. Управління персоналом організації: підручник / за ред. А. Я. Кібанова. - 4-те вид., Дод. та перероб. - Москва: ІНФРА-М, 2021. - 695 с.