Документи для особової справи працівника та його формування

Усім відома приказка у тому, що кадри вирішують все. Кадровий ресурс є найважливішою частиною будь-якої організації, тому таке велике значення має доступність та повнота інформаційної бази про кожного співробітника. Кадрова служба формує цю інформацію у вигляді спеціальної збірки документів – особистої справи. Оскільки спеціального законодавчого регламенту, що зумовлює порядок формування та зберігання особових справ, не існує, можливі плутанина та різночитання у цьому питанні. Постараємося внести ясність у цю сферу ведення кадрової документації.

Що являє собою особиста справа

Терміном «особиста справа» у діловодстві прийнято називати зібрані під однією обкладинкою документи, які супроводжують людину в її трудовій та/або навчальній діяльності та найбільш повно її відображають. Ці документи накопичуються протягом період зайнятості співробітника (чи навчання).
Особиста справа є частиною документації з особового складу організації. Чи є особисті справи джерелом персональних даних працівників?

Чи обов'язково вести особисті справи

Більшість підприємців вважають особисті справи обов'язковим компонентом кадрової документації. Однак закон говорить про те, що це вірно лише щодо державних службовців.

Особисті справи для працівників держорганізацій

Інформація про державні та муніципальні службовці повинна в обов'язковому порядку систематизуватися у встановленій формі (Указ Президента РФ від 30 травня 2005 року № 609).Особисті справи таких співробітників покликані відображати весь їхній послужний список, щоб можна було ясно побачити, як саме змінювалися їхні персональні дані.

Якщо працівник переходить з однієї структури в іншу, його особиста справа має бути за ним. На новому місці роботи легше буде скласти враження про нову особу, а також отримати додаткову інформацію про джерела доходу, зв'язки, коло професійного спілкування, а також іншу інформацію, що полегшує контроль.

Федеральний закон N 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» від 27.07.2004 р. у частині 3 статті 42 розкриває порядок усіх дій із особовими справами цієї категорії співробітників. Як скласти акт приймання-передачі особової справи муніципального службовця?

Особисті справи у підприємців

Ні в Трудовому кодексі, ні в інших нормативних актах Російської Федерації не міститься обов'язкової вимоги вести кадрову документацію виключно за допомогою особових справ, які заводять кожного співробітника. Тому таке оформлення даних про персонал зовсім не є обов'язковим або навіть рекомендованим. ВАЖЛИВО! Законами РФ для юридичних або індивідуальних підприємців ведення особових справ на своїх співробітників не забороняється. Якщо керівництво організації чи ІП ухвалили рішення запровадити обов'язковість заповнення особових справ, це треба закріпити в обліковій політиці, прописавши процедуру у внутрішніх нормативних актах. Як правило, діловоди не «винаходять велосипед», а користуються регламентом, розробленим для державних службовців.

Плюси системи особових справ для підприємця

• своєчасний облік усієї документації про співробітника;
• відстеження кар'єрної динаміки;
• облік даних про можливі пільги;
• оцінка перспектив професійного зростання;
• збереження та впорядкованість особистої документації;
• оперативний доступ до всієї сукупності кадрової інформації.

На кого заводять особисті справи

Однозначно можна відповісти на це питання лише щодо державних службовців: на всіх, оскільки цього вимагає закон.

Оскільки для приватних підприємців ведення особових справ не є обов'язковим, вони самі можуть вирішувати, на яких працівників вести цю документацію, а які можуть обійтися і без такого детального кадрового обліку. Частина керівників, які практикують цю систему, вважає за краще вести особистий облік на весь персонал, щоб систематизувати дані кожного співробітника. Але деякі з метою економії часу організовують ведення особових справ лише деякі категорії співробітників.

На співробітників яких посад зазвичай заводять особисті справи:

• керівна ланка;
• заступники керівників різних рівнів;
• ключові спеціалісти;
• співробітники, які мають матеріальну відповідальність;
• кадровий резерв та ін.

ДО ВІДОМОСТІ! На таких співробітників доцільно завести особисту справу незалежно від форми та часу його працевлаштування – за сумісництвом або на основній роботі він працює, за строковим трудовим договором або на постійній основі.

Рідше забезпечуються особистими справами посади, для яких не передбачено освітніх, кваліфікаційних чи інших спеціальних вимог, наприклад, прибиральниця, вахтер, двірник тощо.

Термін оформлення особистої справи

Як правило, вперше особиста справа заводиться на співробітника після підписання наказу про його працевлаштування та його ознайомлення з цим наказом.

Особиста справа ведеться, поповнюється документацією, оновлюється протягом усього часу роботи співробітника цього роботодавця. На відміну від особових справ на державній службі, у приватних підприємців не прийнято зраджувати особисті справи при зміні робочого місця. Актуальність особової справи триває до передачі в архів внаслідок звільнення співробітника.

Особливості формування особистої справи

Коректне оформлення особових справ значно полегшує роботу з кадровою документацією. Практика виробила низку рекомендацій щодо ефективного формування особових справ:

Документи збираються під однією обкладинкою, найчастіше це папка, рідше просто файл або швидкозшивач. Для кожного працівника вони мають бути окремими.

ПАМ'ЯТАЄТЕ! Архіви приймають на зберігання особисті справи лише у картонних папках. Швидкозшивачі та файли для цієї мети неприйнятні, вони можуть бути лише для внутрішнього використання.

Які документи включаються до складу особистої справи

Склад особових справ, як і порядок формування, для приватного підприємництва не закріплено на законодавчому рівні, але він має бути належним чином прописаний у локальному акті фірми.

Документи, які зазвичай належать до особистої справи, умовно можна поділити на кілька груп:

1. Первинна документація прийому працювати. До такої відносяться ті документи, які співробітники надають при працевлаштуванні, та ті, що заповнюються та заводяться безпосередньо при оформленні. Це можуть бути:
   • резюме;
   • документи про освіту та кваліфікацію;
   • копії документів, що засвідчують (паспорти, СНІЛЗ, ідентифікаційного коду, якщо він є);
   • рекомендації чи відгуки від попередніх роботодавців (за потреби);
   • документ або його копія про військовий облік (якщо є);
   • довідка про відсутність судимості (необхідна прийому певні посади);
   • дані медогляду;
   • заповнена анкета (якщо передбачено);
   • заяву про працевлаштування;
   • копія наказу про прийом;
   • укладений трудовий договір тощо.
2. Папери, що з'явилися у процесі роботи на цій посаді. Вони можуть відбивати професійні досягнення працівника чи його соціальну динаміку.
   • різні кваліфікаційні посвідчення;
   • права водія;
   • свідоцтво про шлюб чи розлучення, якщо ці події мали місце під час зайнятості;
   • свідоцтва про народження дітей (те саме обґрунтування);
   • посадова інструкція;
   • укладені додаткові угоди (якщо це робилося);
   • копія договору про матеріальну відповідальність (якщо посада його передбачає);
   • акти про проходження атестації;
   • дані чергових медоглядів;
   • документи про встановлення медобмежень чи інвалідності (якщо це сталося під час роботи);
   • копії наказів про внутрішню зміну посади (переведення, підвищення, зниження та ін.);
   • дані про дисциплінарні стягнення та робочі заохочення;
   • заяви на відпустку;
   • доповідні, пояснювальні, службові записки тощо.
3. Документи, що закривають трудові відносини з цим роботодавцем. Перш ніж справа буде припинена, її треба належним чином завершити.
   • заяву на звільнення;
   • копія наказу про звільнення;
   • документи про звільнення у зв'язку із зовнішнім переведенням;
   • свідоцтво про смерть працівника.

Прийом від працівника фотографій для зберігання в особистій справі не вважається обробкою біометричних персональних даних.Адже кадровик не по фото встановлюватиме особистість людини, це просто елемент анкети. Отже, отримання фото для цих цілей розглядається як обробка (збір) звичайних персональних даних, таких як: паспортні дані, адреса та інше. Чи потрібно отримувати згоду на обробку у цьому випадку?
Переглянути відповідь

Як правильно оформити особисту справу

ВАЖЛИВО! Рекомендації щодо ведення особових справ від КонсультантПлюс доступні за посиланням

Ділова документація повинна вестись відповідно до загальноприйнятих вимог, нехай навіть вони не закріплені законодавчо, це підвищує ефективність її використання. Ця відповідальність внутрішнім нормативним актом доручається певного співробітника, найчастіше представника кадрової служби підприємства.

Його обов'язки становлять:

• первинний заклад особової справи;
• внесення до нього нових записів та документів;
• вилучення документів тимчасового зберігання зі строком, що минув, або вже недійсних;
• за необхідності засвідчення копій;
• внутрішній опис документів, що входять у справу;
• планова перевірка стану особових справ;
• щорічне ознайомлення співробітника з особистою справою під його розпис;
• зберігання справ;
• поміщення неактуальних справ до архіву.

ВАЖЛИВО! Співробітник, який веде особисті справи, повинен мати дозволений доступ до персональних даних працівників.

Обкладинка особистої справи

Особиста справа є сукупність великої кількості документів, що диктує обов'язковість будь-якого способу легкого пошуку потрібної інформації. Ухвалено систематизувати відомості з особової справи на титульному листі (обкладинці). Зручно користуватися вимогами до оформлення обкладинки, які залишилися незмінними з 17.07.1972 (ГОСТ17914-72):

• згори залишається місце для майбутнього архівного штампу;
• зверху центром розташовується повне і скорочене найменування організації;
• нижче вказується структурний підрозділ (потрібно залишити кілька рядків для відображення інформації про можливу зміну відділу);
• номер справи (за номенклатурою, прийнятою у фірмі);
• прізвище, ім'я та по батькові співробітника, на якого заводиться справа;
• правий нижній кут несе інформацію про терміни ведення справи: дату відкриття, тобто дня прийому на роботу, та дату закриття (наказу про звільнення);
• тут же пишеться кількість аркушів у справі на даний момент опису;
• термін зберігання справи.

Опис складу особової справи

Усі документи, які потрапляють у ту папку, повинні нумеруватися та підшиватись, а також займати своє місце у переліку документів.

Опис документів особового справи може розташовуватися на внутрішній стороні картонної обкладинки папки або підшита останньої.

Зверху аркуша, призначеного для цієї мети, пишеться назва («ОПИС документів особистої справи»), далі пишеться ПІБ співробітника в називному відмінку. Опис зручно вести у вигляді наступної таблиці.

Після таблиці словами і цифрами пишеться кількість документів і листів, що входять до опису. Наприкінці ставиться дата проведення опису та підпис виконавця з розшифровкою.

Ведення особових справ

Порядок ведення кадрової документації має бути докладно викладено у відповідному Положенні, прийнятому на фірмі.Він може передбачати низку облікових процедур:

1. Реєстрація. У великих організаціях обліку особових справ заводиться спеціальний журнал чи книга. Кожна нова справа вноситься до неї під певним номером (шифром), ця ж послідовність цифр проставляється на папці зі справою. Також у журналі може бути така інформація про особисту справу:
   • ПІБ працівника;
   • дата закладу;
   • дата закриття;
   • дата передачі до архіву.
2. Коригування. Потрібна, якщо у процесі зайнятості у працівника відбулися значні зміни персональних даних: змінилося місце проживання, соціальний статус внаслідок шлюбу чи розлучення, зміна прізвища тощо. Зміни вносяться на підставі додатків відповідних документальних підтверджень (копії свідоцтва про шлюб, від народження тощо). На внесення змін має право лише відповідальний співробітник, який призначається спеціальним наказом, або інший, офіційно уповноважений його замінити.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо виправляється помилка, неточність чи наслідок зміни, це потрібно робити за аналогією з трудовими книжками: закреслювати невірне однією рисою, зверху писати правильний варіант, а на полях ставити відмітку про вірність виправлення та його дату.

Кому можна видати особисту справу

На відміну від трудових книжок, особисті справи під час звільнення не повертаються і взагалі не видаються на руки працівникам. Співробітники тільки можуть перегорнути його раз на рік і поставити свій підпис про те, що все в ньому відображено правильно.

За спеціальним запитом особисті справи можуть одержати лише представники правоохоронних органів чи органів державного контролю.

Особиста справа: які документи не включаються до його складу

Особиста справа включає документи, що відображають відомості про працівника та його трудову діяльність. Як правило, особиста справа формується протягом тривалого часу (ввесь час роботи). Про те, які документи не включаються до складу особистої справи, читайте у статті.

Особиста справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника та його трудову діяльність. Особисті справи ведуться на керівників та спеціалістів, науковців, державних службовців, а також інших працівників у випадках, визначених законодавством РБ.

Порядок ведення особових справ працівників встановлено Інструкцією про порядок формування, ведення та зберігання особових справ працівників, затверджену постановою Комітету з архівів та діловодства при Раді Міністрів РБ від 26.03.2004 № 2 (далі – Інструкція № 2).

Формування, ведення та оперативне зберігання особових справ здійснює кадрова служба організації (фахівець з кадрів). Контроль за оформленням та зберіганням особових справ покладається на керівника організації.

Спочатку в особисту справу включаються документи, що фіксують процес надходження на роботу, а потім усі документи, що виникають у період роботи, у хронологічній послідовності.

На практиці досить часто при формуванні особистої справи у працівників кадрових служб виникає питання: чи треба включати до його складу копії паспорта та військового квитка працівника, який приймає?

Почнемо з того, що законодавством не передбачено зберігання копій паспорта та військового квитка в особистій справі працівника.

Особиста справа формується після укладання трудового договору (контракту) та видання розпорядчого документа про прийняття на роботу або призначення посаду (п. 5 Інструкції № 2).

Склад документів особової справи при оформленні на роботу (призначенні на посаду) залежить від того, до якої організації, на яку роботу приймають працівника, якою буде специфіка його трудової діяльності.

При формуванні особової справи документи включаються до неї у наступній послідовності (п. 6 Інструкції № 2):

- Внутрішній опис документів особової справи;

- Доповнення до особистого листка з обліку кадрів;

- Особистий листок з обліку кадрів;

– копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовку;

- Заява про прийом на роботу;

– копія (витяг) наказу (розпорядження, рішення, постанови) про прийняття на роботу (призначення на посаду).

При формуванні особових справ окремих категорій працівників до них додатково включаються такі документи (п. 7 Інструкції № 2):

- Декларація про доходи (для осіб, уповноважених на виконання державних функцій, та осіб, прирівняних до них, а також інших працівників у випадках, передбачених законодавством);

– зобов'язання щодо виконання заходів щодо запобігання корупції;

– копія (витяг) протоколу засідання вченої ради (для науковців та викладачів вищих навчальних закладів, які пройшли конкурсний відбір на заміщення вакантних посад);

- копія (витяг) протоколу загальних зборів трудового колективу (для керівників, які обираються на посаду трудовим колективом);

– копія (витяг) рішення засновників про призначення на посаду керівника організації;

– договір про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб);

- Направлення на роботу (службою зайнятості для молодих фахівців після закінчення державних навчальних закладів, направлення по броні для військовослужбовців термінової служби, звільнених зі Збройних Сил РБ, та ін.).

У процесі ведення особової справи до нього включаються документи, що характеризують ділові, суспільно-політичні, наукові та особисті якості працівника (п. 8 Інструкції № 2):

– характеристики та атестаційні листи;

– списки наукових праць та винаходів;

– заяви працівника про переведення, звільнення, інші документи, які стали підставою для переведення, звільнення працівника;

– копії (виписки) наказів (розпоряджень, рішень, постанов) про переведення, звільнення, нагородження, зміну прізвища, присвоєння класів, кваліфікаційних категорій, розрядів, звань тощо;

- Інші документи, передбачені законодавством РБ.

За рішенням кадрової служби (фахівця з кадрів) до складу особових справ включають трудові договори (контракти) із працівниками.

У сформовану особисту справу документи включають у хронологічній послідовності.

В особисту справу не включають (п. 9 Інструкції №2):

– копії документів про надання відпусток, накладення дисциплінарних стягнень (за винятком випадків звільнення працівника як міра дисциплінарного стягнення);

– довідки про місце проживання, склад сім'ї, розмір заробітної плати;

- Інші документи, що мають термін зберігання до 10 років включно.

Особистий листок з обліку кадрів заповнює вступник на роботу власноруч в одному примірнику без помарок та виправлень на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту та інших особистих документів. Повноту та правильність заповнення особистого листка перевіряє працівник кадрової служби (фахівець з кадрів), який звіряє відповідність записів, зроблених в особистому листку, записів у документах (п. 11 Інструкції № 2).

Таким чином, законодавством не передбачено зберігання копій паспорта та військового квитка в особистій справі працівника.Разом з тим під час укладання трудового договору наймач зобов'язаний вимагати, а громадянин повинен пред'явити наймачеві документ, що посвідчує особу; документи військового обліку (для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу) (п. 1 частини першої ст. 26 Трудового кодексу РБ).

На підставі вищевказаних документів оформляється особистий листок з обліку кадрів, який зберігається в особовій справі працівника, а оригінали паспорта та військового білета повертаються власнику.

Перелік документів в особистій справі співробітника

Перелік документів в особистій справі співробітника — це список кадрової документації, пов'язаної з його трудовою діяльністю та обов'язковою для зберігання у відділі кадрів. Розкажемо, який порядок формування та склад особової справи працівника у 2024 році, та запропонуємо актуальні зразки.

Навігація

Коротко про головне: 5 пунктів

1. Заклад особових справ співробітників — це ініціатива компанії, яка не потрібна законом, але важлива для порядку в кадровій документації.
2. Незважаючи на відсутність прямого обов'язку, неправильне ведення особових справ може призвести до адміністративної відповідальності.
3. В особисту справу включаються документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника, такі як трудовий договір та накази.
4. Зберігання персональних даних не пов'язаних з роботою, наприклад копій паспортів, може порушувати закон про персональні дані.
5. Особисті справи повинні зберігатися окремо та відповідно до встановлених правил, щоб уникнути порушень та штрафів.

Чи обов'язково вести справи на співробітників

У багатьох організаціях кадровики проводять кадрову документацію на працівників, але не завжди знають, як правильно оформлювати персональні справи. І не дивно: закон не зобов'язує заводити їх. Це ініціатива відділу роботи з персоналом. І на перший погляд кадровики самі вирішують, які папери вимагати.

Але така думка помилкова. Спеціаліст відділу кадрів зобов'язаний знати склад особової справи співробітника у 2024 році, інакше роботодавця притягнуть до адміністративної відповідальності. Роструд дав роз'яснення ще у звіті за другий квартал 2017 року. Але на практиці все ще нерідкі порушення, і щоб організація уникла штрафу, перевірте склад документації, що зберігається, щоб оцінити, наскільки у вашій компанії правильне оформлення особових справ працівників у 2024 році.

Які документи входять до особистої справи співробітника

Відповіді питанням, що має бути у особовому справі співробітника організації за законом 2024 року, немає у Трудовому кодексі РФ, федеральних законах і підзаконних актах (є лише держслужбовців). Чинне законодавство не зобов'язує роботодавця вести таку документацію на всіх співробітників. Обов'язковий для виконання порядок складання та склад особової справи встановлено лише для держслужбовців (закон № 79-ФЗ від 27.07.2004, Указ Президента № 609 від 30.05.2005). На решту співробітників юрособи та ІП ведуть подібну документацію за своєю ініціативою, порядок, форми, склад затверджуються у локальних нормативних актах.

У Положенні, затвердженому Указом Президента РФ № 609, сказано, які документи мають бути в особистій справі співробітника у 2024 році, якщо він є державним службовцем (п. 16):

• заяву про прийняття на роботу;
• анкета;
• копія паспорта;
• копії актів громадянського стану;
• копії документів військового обліку;
• копія ІПН і т.д.

Звичайний роботодавець немає права вимагати персональні дані, які пов'язані з трудової діяльністю (на думку Роскомнадзора, підтвердженому судової практикою). Щоб уникнути порушення закону відділ кадрів вправі зберігати ті папери, що стосуються конкретного працівника, створених у цій компанії. Ось що можна зберігати в особистій справі співробітника (не держслужбовця):

• трудовий договір та додаткові угоди до нього;
• накази про прийом на роботу, про внутрішні переклади;
• накази про заохочення або накладення стягнень;
• договір про індивідуальну матеріальну відповідальність (якщо посада її передбачає);
• угоду про нерозголошення відомостей, що належать до таємниці;
• доповідні та пояснювальні записки;
• акти порушення трудової дисципліни;
• наказ про звільнення.

Кожен додатковий папір кадровик підшиває в папку, дотримуючись хронологічного порядку, і складає опис.

Документи у папці з метою відсутності претензій з боку трудової інспекції доповнюються згодою на обробку персональних даних. Обов'язковий внутрішній опис із зазначенням повного переліку вмісту.

Експерти КонсультантПлюс розібрали, як вести особисті справи працівників, не порушуючи Закону про персональні дані. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

Які документи не можна зберігати в особистій справі співробітника

Відповідно до роз'яснень Роструда під заборону підпадають будь-які офіційні папери, не пов'язані з трудовою діяльністю:

• сторінки паспортів;
• свідоцтва про присвоєння ІПН;
• картки СНІЛЗ;
• свідоцтва про шлюб та народження дітей;
• військові квитки.

Наявність в папці — це порушення конституційного права громадянина на недоторканність приватного життя.Роскомнагляд вважає їх зберігання порушенням ст. 10 Федерального закону № 152-ФЗ від 27.07.2006 «Про персональні дані» навіть за наявності письмової згоди працівника. Обсяг оброблюваної інформації у разі, як вважає контролюючий орган, перевищує встановлений у ст. 86 ТК РФ.

За це передбачено адміністративний штраф за ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ від 2000 до 6000 руб. на громадян, від 10000 до 20000 руб. - На посадових осіб і від 60 000 до 100 000 руб. - На юридичних осіб. І, як показує судова практика, навіть згоду на обробку персональних даних у цьому випадку не є виправданням.

Що допускається зберігати у справі за згодою працівника

Вказавши те, що має бути в особистій справі співробітника у 2024 році, необхідно сказати про медичні книжки, хоча вони у папці і не зберігаються. Якщо робота передбачає контакти з дітьми, харчовими продуктами чи медикаментами, то наймач зобов'язаний її зажадати. Зберігати її можна, але за умови згоди на обробку персональних даних від працівника.

Те саме стосується і документів:

• про освіту;
• підвищення кваліфікації;
• про відсутність судимості;
• атестаційних листів;
• характеристик з попередніх місць роботи.

Трудові книжки слід тримати окремо від іншої кадрової документації. Під них виділяють надійний сейф, до якого має доступ лише кадровик.

Як правильно вести особисті справи працівників

Сформувати папку один раз і назавжди не вдасться. Інформація рекомендується своєчасно оновлювати. А робити це дозволяється лише за письмовою заявою працівника. За своєю ініціативою кадровик жодних коректив вносити не має права.

Видавати папку комусь відділ кадрів має право лише за наказом керівника. Причому це стосується й того, на кого воно заведено.Ознайомитися з матеріалами співробітник має право у будь-який час, а ось виносити їх за межі кабінету без відповідного дозволу керівництва не можна.

Скільки зберігати документи в особистій справі співробітника

Вочевидь, термін зберігання різних документів, зазначених у переліку, відрізняється. Встановлюється окремий термін для всієї папки загалом.

Відповідно до статті 22.1 Закону № 125-ФЗ від 22.10.2004, документи за особовим складом зберігаються 50 або 75 років (залежно від дати закладу або закінчення — до або після 2003 року). Папір короткострокового зберігання (менше п'яти років) підшивати в спільну папку не рекомендується. Бажано затвердити, скільки зберігаються особисті справи працівників з нової номенклатури справ (розробленої у зв'язку з ухваленням нових термінів зберігання кадрової документації). З метою дотримання Закону про персональні дані рекомендується зберігати папки, складені на різних співробітників, окремо та не об'єднувати їх при здачі до архіву. Зберігання папки на звільненого співробітника є порушенням ФЗ-152 (зберігання здійснюється, поки цього необхідно з метою обробки персональних даних).

Кожен роботодавець затверджує порядок складання папок, що рекомендується правильне оформлення особових справ працівників (за нормами діловодства):

• кожного співробітника заводиться окрема папка;
• кожен лист нумерується;
• документи підшиваються у хронологічному порядку;
• спочатку йдуть документи про прийом: трудовий контракт, копія наказу про прийом тощо;
• максимальна кількість аркушів в одному томі – 250;
• кожен документ, що підшивається фіксується в описі.

Усі наявні документи відділ кадрів враховує у журналі. Вести його дозволяється у довільній формі, головне, щоб збігалася нумерація на обкладинці папки та у відповідній графі журналу.