Порядок проведення та оформлення інвентаризації майна
У кожній організації в обов'язковому порядку потрібно проводити періодичні перевірки матеріальних активів та різних зобов'язань, тобто фіксацію наявності та аналіз стану. є неодмінною процедурою для всіх власників бізнесу. проводять інвентаризацію? За якими правилами проводиться ця операція, і які нюанси характерні для її документального оформлення, ми розповімо нижче.
Інвентаризація та її об'єктивна важливість
- природні на певні матеріальні цінності, що можуть вплинути на зміну їх кількості, ваги, обсягу, залишкової цінності (усушка, втрати при транспортуванні, псування внаслідок зберігання, випаровування тощо);
- виявлення зловживань обліку матеріальних ресурсів (неправильні виміри, припущення обважень, вчинення розкрадань тощо);
- проблеми, що виникли при внесенні записів до бухгалтерської документації (описки, помилки, помилки, виправлення, неточності та інші двозначності).
Тому регулярне проведення інвентаризації має виняткову важливість будь-якого підприємства.
Практичні функції інвентаризації
- Вона дає змогу об'єктивно оцінити дотримання умов складського зберігання товарів.
- Нею можна об'єктивно судити про порядок ведення первинної та облікової документації.
- Відбиває практику ведення складського господарства.
- Свідчить про ступінь повноти та достовірності бухобліку.
- Профілактика правопорушень та зловживань.
Повинні проводити згідно із законом
Обов'язковість цієї процедури затверджено федеральним законодавством нашої країни. Підприємців зобов'язують регулярно інвентаризувати власне, збережене чи орендоване майно та свої фінансові зобов'язання два нормативні документи:
- Федеральний закон від 06 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»;
- Методичні рекомендації щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань (затверджені Наказом Міністерства фінансів Росії від 13 червня 1995 р. № 49).
Приводи призначення інвентаризації
Відповідно до законодавчих документів інвентаризація неодмінно призначається до проведення організаціями незалежно від їхньої форми власності за таких обставин:
- під час реалізації, купівлі чи здачі у найм матеріального майна;
- якщо організація реорганізується чи офіційно ліквідується;
- коли на тій чи іншій ділянці змінюється особа, яка несе матеріальну відповідальність;
- у випадках, коли муніципальна організація чи держпідприємство перетворюються на іншу форму власності;
- при констатації вчинення фактів крадіжки (розкрадання), порушення умов зберігання, переміщення та відпустки товарів, виявлення зловживань тощо;
- після закінчення дії екстремальних умов, що раптово настали, – аварійних подій, стихійних лих, катастроф, інших надзвичайних ситуацій;
- за будь-яких обставин, щонайменше 1 раз на рік перед оформленням річного звіту з бухгалтерії (якщо інвентаризацію проводили після 01 жовтня поточного року, цього достатньо).
ДО ВІДОМОСТІ! Якщо матеріальну відповідальність несе не окрема особа, а група, наприклад, бригада, то приводом для інвентаризації може стати зміна керівника цієї групи (бригадира) або більше половини її складу, так і прохання будь-якого члена групи.
Хто встановлює порядок процедури?
Крім вимог закону, викладених у Методичних рекомендаціях, решта нюансів інвентаризації залишаються у веденні керівництва організації. Звісно, їх необхідно зафіксувати у локальній документації підприємства. Дирекції слід прояснити такі вопросы:
- скільки інвентаризацій потрібно проводити протягом робочого року;
- у який саме час це слід здійснювати;
- перерахування видів активів, що підлягають перевірці;
- призначення голови та членів інвентаризаційної комісії;
- можливості вибіркової (раптової) інвентаризації
Що саме перевіряється
Залежно від того, які саме активи входять до переліку для інвентаризації, розрізняють ту чи іншу її форму:
- суцільна інвентаризація – весь майновий фонд, що відповідає правам власності фірми, орендовані та/або взяті на відповідальне зберігання матеріальні цінності, плюс можливі невраховані активи та підприємницькі зобов'язання;
- вибіркова (раптова) інвентаризація – переобліку піддається зазначена частка майна (наприклад, лише активи у віданні конкретної особи, яка несе матеріальну відповідальність, або об'єднані територіально).
Об'єктами інвентаризації у тому чи іншому поєднанні визнаються такі групи матеріальних цінностей та комерційних зобов'язань.
- Основні засоби фірми.
- Товари.
- Нематеріальне майно
- Грошові інвестиції.
- Незакінчене виробництво.
- Заплановані витрати.
- Готівка, цінні документи, бланки суворої звітності.
- Розрахунки.
- Резерви.
- Тварини, насадження, посівний матеріал тощо. (У відповідній сфері підприємництва).
Орган, який здійснює перевірку та облік
Оскільки інвентаризація згідно із законом визнана обов'язковою та регулярною акцією, доцільно існування на підприємстві постійної інвентаризаційної комісії, яка несе такі обов'язки:
- профілактичні заходи, створені задля збереження матеріальних активів;
- участь у вирішенні проблем, що стосуються управління питаннями зберігання та можливого псування майнових фондів;
- контроль документального супроводу динаміки матеріальних цінностей;
- забезпечення процесу інвентаризації у всіх її аспектах (інструктаж членів комісії, здійснення самої перевірки, підготовка відповідної документації);
- оформлення наслідків інвентаризації.
Склад комісії затверджується керівництвом організації, реєструється у наказовому порядку та фіксується у Журналі обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) щодо проведення інвентаризації (форма № ІНВ-23). До нього можна включити:
- адміністративних працівників;
- співробітників-бухгалтерів;
- внутрішніх аудиторів чи незалежних експертів;
- представників будь-якої спеціальності, які працюють на підприємстві.
Якщо обсяги майнових активів невеликі, то функцію інвентаризаційної комісії допускається покласти на ревізійну комісію у випадках, коли вона діє на підприємстві.
ВАЖЛИВО! Якщо за фактичної перевірки зафіксовано неприсутність навіть одного члена комісії, то інвентаризація не визнається дійсною.
Інвентаризація на підприємстві крок за кроком
Розглянемо покроковий порядок інвентаризації.Процедура ні в чому не повинна суперечити згаданим вище Методичним вказівкам.
- Підготовка. Перед початком інвентаризації необхідно вжити низку обов'язкових заходів:
- оформлення керівником наказу проведення інвентаризації для підприємства;
- контроль готовності інвентаризаційної комісії (чи її первинне призначення, якщо інвентаризацію проводять уперше);
- встановлення дат перевірки;
- затвердження переліку фондів, що інвентаризуються;
- вручення інвентаризаційної комісії найсвіжіших даних щодо обліку майнових активів у формі розписок від осіб з матеріальною відповідальністю.
- Фактичне проведення перевірки. Члени інвентаризаційної комісії у повному складі перевіряють (заміряють, виявляють, аналізують) фактичну наявність, кількісне вираження, становище майнових цінностей та/або комерційних домовленостей. Для цього комісії створюються всі необхідні умови (роботу підприємства допустимо призупинити на строк до 3 днів, керівник зобов'язаний видати всі необхідні прилади, інструментарій та тару для обміру, зважування та інших методів перевірки, за необхідності надати робочу силу для практичної допомоги, наприклад, у переміщенні майна). При процесі має бути матеріально відповідальний за цю ділянку співробітник. Якщо перевірка розтягується кілька днів, то, залишаючи місце інвентаризації, комісія має опечатати його.
- Опис. Занесення одержаних результатів до інвентаризаційних актів (вони складаються у кількох примірниках, мінімум у 2). Окремо фіксуються результати за власним, орендованим або майном, що зберігається.
- Документальний аналіз. Порівняння задокументованої інформації з наявної в паперах бухгалтерії. Фіксація відповідності або встановлення різночитань.
- Оформлення результатів. За підсумками контрольної перевірки бухгалтерські дані потрібно привести до повної ідентичності з реальними.
- залік коштів (взаємозалік);
- списання втрат;
- оприбуткування надлишків;
- віднесення на винних осіб.
Правила проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей
Правила проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей регламентовані наказом Мінфіну РФ від 13.06.1995 № 49. Розглянемо, як правильно провести.
Коли проводити інвентаризацію ТМЦ?
За загальним правилом, інвентаризація ТМЦ в обов'язковому порядку має проводитись перед формуванням річної бухотзвітності (крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року). Керівник підприємства має право самостійно затвердити періодичність проведення інвентаризації.
Проте, існує низка причин, у яких компанія має виконати цю перевірку, незалежно від цього, наскільки давно проводилася остання інвентаризація.
До таких обставин належать:
- передача сторонній особі майна, що перебуває на балансі підприємства, - продаж, викуп, здавання в оренду;
- зміна матеріально відповідальної особи (інвентаризація проводиться на день приймання-передачі справ);
- виникнення обставин непереборної сили – стихійного лиха, екстремальних ситуацій, аварій, пожежі та ін;
- реорганізація чи ліквідація підприємства;
- виявлення фактів розкрадань, зловживань та псування цінностей.
Мета проведення інвентаризації матеріальних цінностей — це перевірка щодо відповідності фактичної наявності ТМЦ обліковим даним, відбитим у бухотчетности (виявлення недостач чи надлишків).
Інвентаризація матеріальних цінностей для підприємства
Учасники інвентаризації зобов'язані дотримуватися порядку її проведення та подальшого оформлення її результатів.
Перед початком інвентаризації бухгалтерія надає членам комісії видаткову документацію з обліку ТМЦ в останній версії (із залишками на початок поточного періоду). Відповідно до облікових даних проводиться інвентаризація ТМЦ на складі, у коморі, в секції або в інших місцях зберігання на підприємстві.
Об'єктом перевірки інвентаризаційної комісії є:
- виробничі запаси (основні та допоміжні) - сировина, предмети праці та ін.;
- готова продукція, що випускається підприємством, що зберігається на складах;
- товари, куплені для перепродажу;
- інші матеріальні активи, які не можна зарахувати до основних засобів, до капвкладень.
Оформлення та порядок проведення інвентаризації ТМЦ
Інвентаризація ТМЦ, порядок її проведення та облік її результатів мають встановлений законодавством РФ регламент.
Перший документ, який є підставою для перевірки наявності та відповідності ТМЦ у підзвітних осіб, є наказом керівника організації про проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Зразок цього акта затверджено наказом Держкомстату (ІНП-22).
У наказі проведення інвентаризації ТМЦ зазначаються:
- період, протягом якого проводиться інвентаризація ТМЦ;
- склад інвентаризаційної комісії, у тому числі її керівник (як правило, це головний бухгалтер або заступник директора);
- об'єкт, що підлягає інвентаризації (ТМЦ), а також причину її проведення;
- дату здачі у бухгалтерію.
Оскільки документи на підприємстві підлягають податковій перевірці з боку ФНП, наказ на проведення інвентаризації слід складати за встановленою законом формою. І тому доцільно використовувати бланк наказу інвентаризацію ТМЦ, який можна завантажити тут. Проте, можна розробити свою форму наказу, але із зазначенням обов'язкових реквізитів зі ст. 9 закону РФ від 06.12.2011 № 402-ФЗ, та закріпити її в обліковій політиці.
Правила проведення інвентаризації ТМЦ встановлюють коло осіб, які залучаються до проведення цієї перевірки. Так, інвентаризація ТМЦ здійснюється інвентаризаційною комісією та в присутності особи, під матеріальну відповідальність якої передано ТМЦ (наприклад, завідувача складу або комори).
Порядок проведення інвентаризації ТМЦ передбачає необхідність складання інвентаризаційних описів фактичної наявності (ІНВ-3) та актів. Після закінчення роботи комісії вони передаються до бухгалтерії для подальшої обробки та формування порівнювальної відомості.
У якому порядку проводять інвентаризацію тих матеріальних цінностей, що у інших лиц ? Відповідь на це питання є в КонсультантПлюс. Якщо у вас немає доступу до довідково-правової системи, отримайте пробний демодоступ та безкоштовно переходьте до Готового рішення.
Інвентаризація ТМЦ - особливості
Інвентаризація ТМЦ для підприємства може бути повною чи вибірковою. Це залежить від того, що зазначено у наказі директора компанії.
Так, інвентаризація всіх ТМЦ, що є у розпорядженні підприємства та переданих на відповідальне зберігання уповноваженим на це особам, проводиться у тому випадку, якщо у наказі керівника організації є таке формулювання: «провести інвентаризацію майна підприємства».
Вибіркова інвентаризація ТМЦ проводиться у випадках, коли у наказі є, наприклад, таке формулювання: «провести інвентаризацію складу № 3». У цій ситуації проводиться звіряння відповідності наявності ТМЦ на конкретному складі (об'єкті).
Як правило, вибіркова інвентаризація ТМЦ проводиться у міжінвентаризаційний період у компаніях з великою номенклатурою матеріальних цінностей. Дані цінності перевіряються у місцях їх зберігання та переробки.
Документообіг інвентаризації
У ході проведення інвентаризації ТМЦ комісія використовує та складає такі документи:
- Опис ІНВ-3 — у ньому зазначаються залишки ТМЦ станом на день перевірки. Опис передається членам комісії, які під час інвентаризації вносять дані про фактичні залишки до графи «Фактична наявність». Перевірка фактичної наявності майна здійснюється за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.
- Порівняльна відомість ІНВ-19 складається за підсумками інвентаризації ТМЦ.
- Акт ІНВ-6 складається на ТМЦ, що знаходяться на момент інвентаризації в дорозі.
- Опис ІНВ-5 — у ньому відображаються дані про цінності, прийняті, відповідно до облікових документів, особами на відповідальне зберігання.
- Акт ІНВ-4 - оформляють за ТМЦ, які відвантажені, але за договірними умовами ще не сплачені, або які відвантажені, але оплата за ними прострочена.
- Акт ТОРГ-16 - для списання товарів.Оформляється при виявленні під час інвентаризації псування, втрати якості товарів, які не підлягають подальшій реалізації.
У разі потреби та за розпорядженням керівника організації здійснюється контрольна перевірка правильності проведення інвентаризації ТМЦ.
За підсумками інвентаризації оформляється наказ про затвердження результатів інвентаризації. Також може бути оформлена відомість ІНВ-26 (якщо за підсумками перевірки виявлено надлишки, недостачу).
Підсумки
При інвентаризації ТМЦ необхідно дотримуватись порядку її проведення, встановлений Мінфіном РФ. Проте, з 1 квітня 2025 року наказ Мінфіну від 13.06.1995 № 49 втратить чинність і почне діяти ФСБО 28/2023 "Інвентаризація". Як правильно провести інвентаризацію ТМЦ та які описи (акти) необхідно оформити, розказано вище у статті.
Більш повну інформацію на тему ви можете знайти в КонсультантПлюс.
Безкоштовний безкоштовний доступ до системи на 2 дні.
Як правильно провести інвентаризацію товарів на складі та в магазині?
Створити прибутковий магазин онлайн чи офлайн – складний процес, який під силу не кожному. Навіть якісний товар - це не завжди запорука успіху, тому багато хто бере саме кількістю. Широкий асортимент тягне за собою більше покупців та доходів, але водночас власники отримують ще більше роботи. Чого варто провести підрахунок товару, тобто інвентаризацію в магазині.
Для багатьох інвентаризація товару – це скрутна та довга справа, яка займає багато часу та сил, але варто розуміти, що без цього, на жаль, якісної роботи не буде. У цій статті ми поговоримо про те, якою буває інвентаризація та як її правильно провести.
Навіщо потрібна інвентаризація товарів?
Почнемо з того, що інвентаризація у магазині - це свого роду перевірка наявності товару, що дозволяє зіставити фактичні дані із даними бухгалтерського обліку.
Адже не варто уникати інвентаризації таким чином, ви страхуєтеся від можливих надлишок або недостач. І якщо надлишки ще не так лякають підприємців, то із недостачами можуть виникнути серйозні проблеми.
Чим частіше проводиться інвентаризація, тим більше шансів уникнути помилки та легше з'ясувати усі нюанси щодо товарів.
Коли проводити інвентаризацію?
Кожна фірма самостійно визначає частоту та дати проведення інвентаризацій залежно від кількості товару, його цінності та темпів продажу. Проте існують деякі певні випадки, коли проведення інвентаризації на складі чи магазині обов'язково:
- на початку продажу, переїзду, купівлі чи продажу бізнесу;
- при зміні головного, що відповідає за складом (комірника);
- у разі пограбування, розкрадання чи зловживання товаром;
- у разі надзвичайних обставин, внаслідок яких можливі проблеми із порушенням якості товару тощо.
Ми радимо проводити різні види інвентаризації протягом усього року. Так ви можете бути впевненими у вашому бізнесі. Існують такі методи інвентаризації:
1. Повна інвентаризація проводиться 1-2 рази на рік та охоплює абсолютно весь асортимент товарів на складі або в магазині.
2. Часткова інвентаризація проводиться приблизно 1 раз на місяць, щоб перевірити категорії товарів високого ризику, тобто тих, у яких можуть бути виявлені недостачі.
3. Вибіркова інвентаризація проводиться у залежності від ситуації, іноді навіть щодня. Для цього аналізують позиції, які мають більший попит.
Як провести інвентаризацію?
Тепер почнемо головне питання цієї статті. Інвентаризація на складі або в магазині повинна проводитись за певним алгоритмом та правилами, щоб не упустити важливих деталей.
Але для початку потрібно зрозуміти, що інвентаризація може бути різною залежно від того, як ведеться складський облік у вашому магазині. Є два способи - через товарооблікову систему або через Excel, у паперовому вигляді. Їх треба враховувати у всьому алгоритмі. Давайте крок за кроком визначимо, що ви повинні зробити.
Крок 1. Створюємо та видаємо наказ про інвентаризацію
Так, як ви вже зрозуміли, зазвичай для початку інвентаризації потрібно видати указ, в якому обов'язково прописується форма проведення інвентаризації, хто її проводитиме, дати та строки проведення.
Пам'ятайте, що указ видається хоча б за кілька днів до проведення інвентаризації для підготовки та запобігання поспіху.
В указі також можна зазначити склад інвентаризаційної комісії. Вона може складатися як із співробітників вашої фірми, так і із незалежних експертів. Тут важливо розуміти, що деякі працівники можуть бути зацікавлені у результатах певної перевірки, але найм незалежних експертів платний і потягне витрати.
Більшість магазинів все ж таки вважають за краще проводити інвентаризацію самостійно.
Крок 2. Визначення виду інвентаризації
Існує два основні види інвентаризації - повна та часткова. Кожна з них виконується у певних умовах та несе свою мету.
Повна інвентаризація - це один із типів інвентаризації, який дозволяє охопити перевіркою весь товар чи майно. Вона займає більше часу, але показує реальну картину наявності товару.
Часткова чи вибіркова інвентаризація - це такий вид інвентаризації, коли він охоплюється лише кілька товарів. Наприклад, тільки швидкопсувні товари або колекція одягу за минулий сезон.
Важливо одразу визначити вид інвентаризації, щоб оцінити її обсяг, підготувати потрібну кількість працівників та виділити достатньо часу.
На перших двох етапах розбіжностей між інвентаризацією в Excel і товарообліковій системі особливої різниці немає, адже це тільки планування.
Крок 3. Фіксація залишків початку чи кінець робочого дня
Незважаючи на те, що багато хто радить на період інвентаризації закрити магазин, якщо ваш товар у більшості знаходиться на прилавку. Втрачати прибуток не хочеться, а організувати процес якнайшвидше, не завжди виходить.
У разі дуже важливо зафіксувати реальні залишки спочатку чи наприкінці робочого дня, коли проводитиметься інвентаризації.
- Для користувачів товарооблікової системи - автоматична фіксація на платформі у зв'язку з скоєним продажем.
- Для обліку в Excel - самостійне внесення даних до таблиці Excel згідно зі звітами за вказані дні.
Крок 4. Вибір способу інвентаризації
Залежно від цього, які товари ви реалізуєте, інвентаризація проходитиме по-різному. Це може бути зважування, перерахунок, виявлення фактичної наявності товарів.
Кожен підприємець сам вибирає для себе зручний спосіб інвентаризації. Давайте розберемо кілька основних.
1. Спосіб «За роздруком». Він підійде і для товарооблікової системи, і Excel. Ви заздалегідь готуйте список залишків, які, відповідно до обліку, у вас мають бути. Потім його друкуєте.У цьому списку по ходу інвентаризації ви робите позначки та вписуєте реальну кількість товару. Отримані дані можуть бути внесені в Excel або платформу.
2. Спосіб «В Excel». Якщо ви працюєте з цією програмою, то зручніше одразу внести інформацію до таблиці. Це заощадить ваш час та ресурси. Ще одна перевага – зазвичай списки товарів уже заздалегідь готові.
3. Спосіб «У товарообліковій системі» є одним з найзручніших та найшвидших. До того ж, існує чотири варіанти проведення інвентаризації та розвантаження цих даних:
- Товар за товаром - сканування одиниці товару та внесення до системи його кількості.
- Через картотеку - Вивантажуються всі доступні товари картотеки і напроти кожного вказується фактична кількість.
- Через роздруківку - аналогічно другий варіант, але при цьому списки друкуються, отримана інформація записується, а потім вносяться в систему.
- Через Excel-файл - експорт та імпорт списків товарів після інвентаризації можна внести до системи за кнопкою «Експорт»/«Імпорт».
Якогось одного універсального способу немає. Багато залежить від ваших можливостей та уподобань. Рекомендуємо спробувати інвентаризацію через товарооблікову систему Skynum. Це допоможе зменшити кількість помилок через людський фактор і зробити все швидко.
Крок 5. Порівняння бухгалтерського обліку із фактичними даними
Після проведення інвентаризації потрібно провести аналіз з усіх товарних позицій.
Якщо ви користуєтеся програмою з автоматизації магазину типу Skynum, то даний етап частково спрощується, адже звірювальна відомість формується автоматичнотому вам не потрібно буде витрачати час на зіставлення даних.В іншому випадку - на вас чекає тривала монотонна робота.
Є три варіанти розвитку подій:
1. Інформація відповідає один одному - Тобто у вас немає жодних проблем, і ваші працівники на «ура» справляються.
2. Надлишки - Тобто товару фактично більше, ніж має бути.
3. Нестачі - тобто фактичного товару менше, ніж відповідно до бухгалтерського обліку.
При другому чи третьому варіанті важливо знайти причину та розібратися із ситуацією.
Крок 6. Вирівнювання залишків
Якщо у вас виявлено розбіжності в залишках, потрібно знаходити причину і вирішувати цю проблему.
Звідки беруться надлишки під час інвентаризації?
- неправильно проведена інвентаризація (помилки, людський фактор тощо);
- невраховані постачання товару;
- надлишкові поставки товару;
- помилки під час ведення обліку після продажу;
- невраховані повернення.
Звідки беруться недоліки під час інвентаризації?
- неправильно проведена інвентаризація (помилки, людський фактор тощо);
- не внесені дані після продажу;
- помилки у складському обліку;
- неврахований товар з деформаціями, що минув терміном придатності;
- крадіжки у торговому залі чи серед персоналу.
Всі ці причини є найчастішими. Якщо ви знайшли розбіжності, то радимо повторно перерахувати та переглянути. Зазвичай помилка у поспішній інвентаризації.
