Що таке УПД і коли його використовують

Щоб проводити угоди з клієнтами згідно із законом, бізнесу необхідно оформляти документи, що закривають. Наприклад, під час продажу товарів, матеріалів та продукції — накладну, а під час надання послуг — акт виконаних робіт. Якщо компанія працює з ПДВ, до цього списку додається рахунок-фактура.

Для зручності всі ці бланки можна поєднати в один — він називається УПД. У статті розповімо, коли його використовувати та як правильно підготувати, а також покажемо зразок заповнення 2023 року.

Що це таке

УПД - це універсальний передавальний документ, який може замінити:

• Рахунок-фактуру - в ній зазначаються дані про угоду: перелік товарів, ціна, податки та інші відомості
• Товарну накладну за формою ТОРГ-12 - вона містить інформацію про продукцію та підтверджує передачу товару
• Акт виконаних робіт — до нього вносяться відомості про надані послуги, їх обсяг та вартість

УПД та товарна накладна або акт повністю замінюють один одного, а ось рахунок-фактуру в деяких випадках потрібно готувати окремо — про це розповімо нижче.

Універсальний бланк зменшує кількість паперів, а також знижує ризик розбіжності у назвах операцій, сумах та інших реквізитах, тому що все це прописують на одному аркуші.

Для яких операцій застосовують

Повний список операцій, для яких використовують УПД, наведено в Додатку № 2 до листа ФНП. Наведемо кілька із них:

• Відвантаження товарів
• Здача-прийомка робіт чи послуг
• Передача прав на майно
• Угода при агентській торгівлі

На УПД можуть перейти компанії із будь-якою організаційною формою, а також ІП. Ось як це зробити:

1. Відобразити зміну в обліковій політиці для податкового обліку та затвердити форму, яка використовуватиметься у компанії.
2. Закріпити використання нової форми у договорі з контрагентом та додати зразок бланка у додаток.

Які є різновиди

Універсальний передавальний документ буває двох видів:

• Паперовий. Бланк заповнюють в обліковій програмі, роздруковують та ставлять підписи відповідальних осіб.
• Електронний. Готують за форматом, затвердженим Наказом ФНП Росії від 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, підписують посиленим кваліфікованим електронним підписом (УКЕП) та обмінюються за електронним документообігом (ЕДО).

Компанія може вибирати самостійно, який вид УПД у бухгалтерії використати. Виняток — товар, який потрапляє до системи простежуваного. Це імпортна продукція, наприклад, професійна техніка або спецтранспорт. Документацію на такі товари формують лише в електронному вигляді.

Що таке статус УПД та від чого він залежить

Статус - один із обов'язкових реквізитів. Він залежить від того, чи виконуватиме документ функції рахунка-фактури чи ні. Розглянемо докладніше, ніж відрізняються в УПД статус «1» та «2».

Форма УПД: зразок заповнення 2024 року

УПД – абревіатура універсального передавального документа. Форма УПД замінює накладну та рахунок-фактуру. У статті далі розглянемо що це за документ та як його заповнювати, плюси та мінуси застосування УПД, функції, порядок оформлення та застосування форми, а також зразок заповнення.

УПД: що це таке у бухгалтерії?

Розшифровка УПД – універсальний передавальний документ.

Напевно, найочевидніший плюс форми УПД-2024 – це скорочення документообігу та економія на папері.

Навіть не будучи платником ПДВ, ви маєте право оформляти документ для відображення відвантажувальних операцій. Компанія має можливість затвердити власну форму або використовувати рекомендовану ФНП (додаток до листа ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/96).

Якщо вирішите доопрацювати форму, яку запропонувала ФНП відмовитися від рахунків-фактур, то пропишіть рішення в обліковій політиці. Як додаток до облікової політики мають бути зразки розроблених форм.

Як розробити форму УПД, докладно роз'яснили експерти "КонсультантПлюс". Якщо у вас немає доступу до довідково-правової системи, отримайте пробний демодоступ та безкоштовно переходьте до Готового рішення.

Як виглядає УПД, дивіться далі.

УПД підтверджує витрати з податку на прибуток, відрахування з ПДВ, дані бухобліку. Тому, щоб не було претензій з боку податківців за можливих перевірок, облікову політику затверджуйте до початку року.

Статуси УПД

Залежно від статусу 1 або 2, змінюється використання документа.

УПД зі статусом 1 – це первинний документ (наприклад, накладна на відвантаження) та рахунок-фактура.

Пам'ятаємо, що УПД – це рахунок-фактура.

Лист ФНП від 22.08.2018 № АС-4-15/16298 говорить нам про те, що якщо виписуєте окрему накладну для відображення факту відвантаження, додатково виписуєте рахунок-фактуру, а не УПД.

УПД статусу 2 – первинний документ на відвантаження.

У листах ФНП від 23.09.2016 № ОД-4-15/17910 та від 10.08.2018 № АС-4-15/15570 пояснюється, що в одному УПД можна показати різні операції: відвантаження товару та послуги з його доставки чи монтажу. Якщо здійснюєте доставку вантажу та оформляєте УПД на послуги, не забудьте оформити ТН.

УПД чи рахунок-фактура при отриманні авансу від покупця? На отриманий аванс виписується тільки рахунок-фактура за формою, встановленою постановою Уряду від 26.12.2011 № 1137. З 01.07.2021 діє форма у редакції постанови Уряду РФ від 02.04.2021 № 534. Цей бланк став використовуватися для операцій з товарами, що простежуються. та обов'язковий для застосування усіма платниками податків.

Бланк УПД 2024 та зразок заповнення – 2024 можна завантажити на початку цієї статті.

Форму електронного УПД затверджено наказом ФНП від 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.

Правила заповнення УПД

Якщо оформляєте УПД зі статусом 2, він є первинним документом і необов'язково заповнювати всі рядки.

УПД статусу 1 – це первинка та рахунок-фактура. У цьому випадку обов'язково заповнення всіх реквізитів, а саме:

• реквізити товарної накладної та ТТН заповнюються за правилами, встановленими для оформлення цих документів (ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• реквізити рахунки-фактури оформлюйте за правилами оформлення рахунків-фактур (п. 5 ст. 169 НК РФ).

З 01.07.2021 в УПД має бути новий рядок (5а) та графа (1).

Використовувати форми документа, що діяли до 01.07.2021, не можна.

Завантажити бланк УПД нового зразка можна надалі.

Як правильно заповнити УПД

У рахунку-фактурі на відвантаження у рядку 5а вказуйте реквізити первинного документа, на підставі якого виставляєте рахунок-фактуру. У рахунку-фактурі на аванс у рядку 5а проставте прочерк або залиште порожній рядок. В електронних рахунках-фактурах на аванс цього реквізиту немає.

Якщо вказуєте у рахунку-фактурі кілька операцій, скоєних на підставі різних первинних документів, у рядку 5а слід перерахувати реквізити всіх цих документів (пп. 4 п. 5 ст. 169 ПК та пп. «з_1» п. 1 Правил заповнення рахунків-фактур ).

Заповнюйте УПД за загальними правилами, якщо продаєте або купуєте через відокремлений підрозділ (листи ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 та від 17.10.2014 № ММВ-20-15/86).

У чому різниця в оформленні УПД та рахунки-фактури?

У формі є необов'язковий реквізит “М. П.», у рахунку-фактурі його взагалі немає. Покупець може прийняти УПД як документ-підтвердження для відрахування ПДВ та витрат з податку на прибуток, навіть якщо продавець не поставить на документі печатку. Якщо продавець поставить на документі печатку, у відбитку якої є інформація про повне найменування організації – укладача документа, рядки 14, 19 можуть бути не заповнені.

Хто підписує УПД

При заповненні форми важливо, хто підписує УПД.

Згідно з роз'ясненнями ФНП у листа від 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910, підписувати документи з боку продавця та покупця можуть як різні особи, так і особи, наділені комплексом повноважень. Не вважатиметься порушенням, якщо підписуватиме документ одна людина, головне, щоб було видано наказ керівника чи довіреність від імені організації на право підпису в документі.

Причому в листа Мінфіну від 03.07.2013 № 03-07-15/25437 дається роз'яснення, що не є помилкою підписання першого та другого примірника форми різними особами, головне, щоб вони мали повноваження на підпис. Покупець у разі не втрачає права відрахування.

Зазначимо, як уповноважені особи можуть підписувати документ:

1. До бланку вносяться додаткові рядки із зазначенням прізвищ та посад уповноважених осіб.
2. У рядках «Керівник організації або інша уповноважена особа» та «Головний бухгалтер або інша уповноважена особа» розписуються уповноважені особи та ставлять свої ініціали у розшифровці П.І.Б.

Пам'ятаємо! Підписи керівника, головного бухгалтера, відповідальних осіб обов'язково мають бути розшифровані (додаток 1 до постанови Уряду від 26.12.2011 № 1137). В іншому випадку не уникнути претензій з боку податкових органів щодо фіктивності угоди, оскільки документи вважатимуться підписаними невстановленими особами.

З боку покупця право підпису електронного УПД може бути не лише у працівника підприємства, а й у будь-якої особи, уповноваженої довіреністю. Наприклад, це може бути експедитор, водій перевізника, з яким покупець уклав договір на доставку вантажу.

Що ще потрібно пам'ятати під час підписання УПД:

1. Не можна підписати документ факсом підписом.

Прийняти до відрахування ПДВ за таким документом не вдасться (лист Мінфіну від 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постанова Президії ВАС від 27.09.2011 № 4134/11).

2. Не можна роздрукувати електронний первинний документ та власноруч у ньому розписатися.

Первинні документи повинні підписуватись обома сторонами або живими, або електронними підписами (ст. 6 Закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ, лист ФНП від 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

УПД-1 в електронному вигляді підписується лише посиленою КЕП (п. 6 ст. 169 НК РФ).

УПД статусу 2 означає, що це первинка, його можна підписати КЕП (ч. 5 ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

3.УПД індивідуального підприємця підписується або ним самим або уповноваженою за його довіреністю особою.

Електронний УПД ІП підписує своєю посиленою КЕП.

Як виправити помилки в УПД

Обов'язково підлягають виправленню суттєві помилки в документі, якщо вони спричиняють відмову у відрахуваннях з ПДВ та витратах з податку на прибуток (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, листи Мінфіну від 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, від 04.02.2015 № 03-03-10/4547, ФНП від 12.02.2015 № ГД-4-3/20).

Ці помилки заважають перевіряючим в ідентифікації:

• продавця чи покупця;
• найменування, вартість товарів, робіт, послуг;
• податкової ставки, суми податку.

Спосіб виправлення помилки залежить від виду, статусу УПД та суттєвості самої помилки.

Помилки у показниках у рамках рахунку-фактури виправляємо шляхом оформлення нового рахунку-фактури.

У новому УПД у рядку 1а вказуємо номер та дату виправлення (підп. 1.1 п. 1 додатка 7 до листа ФНП від 17.10.2014 № ММВ-20-15/86). Правильні відомості оформляємо з таким самим номером та датою.

Помилки у показниках поза рамками рахунку-фактури виправляємо за ФСБО 27/2021. Не можна виправити помилки у первинному документі шляхом складання нового виправленого документа.

Закреслюємо неправильні дані, зверху вписуємо новий текст. Засвідчуємо підписами осіб, які внесли виправлення. Ставимо позначку «Виправлено». Замазування маркером, підчищення, стирання неприпустимі.

Оформляємо повернення товарів

Покупець може повернути товар, частину товару продавцю як зворотну реалізацію або як коригування кількості та вартості відвантажених товарів.

У першому випадку продавець та покупець змінюються ролями та оформляється звичайний УПД статусу 1.

У другому випадку продавець оформляє покупцю коригувальний рахунок-фактуру або УКД зі статусом 1.

УПД реєструється у продавця у книзі продажів, у покупця у книзі покупок.

Які проводки роблять у бухобліку продавець та покупець під час виставлення та отримання УПД? Для простоти будемо брати до уваги лише собівартість товарів, робіт, послуг без додаткових витрат на продаж, оплату товару не беремо до уваги.

Проведення по УПД

Проводки у продавця:

Дп 62 Кт 90 субрахунок Виторг - відбито виторг від продажу товару;

Дт 90 субрахунок Собівартість Кт 41 (20, 29 ...) - Списана собівартість відвантаженого товару, виконаних робіт, наданих послуг;

Дт 90 субрахунок ПДВ Кт 68 субрахунок Розрахунки з ПДВ – нараховано ПДВ із вартості проданих товарів, наданих послуг, виконаних робіт.

Проведення у покупця:

Дп 10 (20, 23…) Кт 60 (76) – відбито покупна вартість товарів, наданих послуг, виконаних робіт без ПДВ;

Дп 19 Кт 60 (76) – враховано ПДВ з оприбуткованих цінностей, послуг, робіт;

Дп 68 субрахунок Розрахунки з ПДВ Кт 19 – прийнято до відрахування ПДВ з оприбуткованих товарів, робіт, послуг.

УПД у податковому обліку

Відповідно до роз'яснень у листі ФНП від 05.03.2014 № ГД-4-3/3987, Приймаються до бухгалтерського та податкового обліку витрати, підтверджені УПД, при застосуванні будь-якої системи оподаткування.

Доходи та витрати враховуються незалежно від статусу УПД.

У покупця дата визнання доходу відповідає рядку 16 "Дата отримання (прийомки)".

У продавця дата отримання виручки визнається так:

• дата оформлення сторонами акта приймання-передачі робіт, послуг (найпізніша з дат у рядках 1, 11 або 16);
• дата оформлення отримання вантажу під час переходу права власності на нього після вручення покупцю (рядок 16);
• дата оформлення відпустки товару при переході права власності на нього в момент передачі покупцю, перевізнику (пізніша з дат у рядках 1 або 11).

Розглянемо оформлення УПД конкретному прикладі.

Між ТОВ «Абріс» (покупець, платник ПДВ, є відокремлений підрозділ) та ЗАТ «Дифузіон-Інструмент» (покупець, без відокремлених підрозділів) укладено договір постачання № 25 від 09.01.2023. Згідно з договором, сторони використовують УПД у паперовому вигляді.

01.09.2023 ТОВ «Абріс» відвантажило продукцію – ворота металеві з двома хвіртками за ціною 30 000,00 грн. з урахуванням ПДВ у кількості двох штук – зі складу свого відокремленого підрозділу у м. Ярцевому.

Продавець оформив УПД №3 від 01.09.2023.

У графі Продавець вказано ТОВ «Абріс».

У графі Вантажовідправник та його адреса вказано найменування та адресу відокремленого підрозділу.

В УПД зазначено одну операцію з одного первинного документа, тому у рядку 5а вказується № п/п 1 № 3 від 01.09.2023.

В екземплярі продавця свої підписи та розшифровки поставили директор, головбух, особи, відповідальні за відвантаження та правильність відображення госпоперацій, тому продавець печатку не поставив. Помилки в цьому немає, але допущена інша суттєва помилка – не вказано ІПН покупця.

У продавця виручка визнається під час переходу права власності на товар у момент передачі покупцю. У нашому випадку у рядку 1 зазначено дату 01.09.2023, а у рядку 11 – 02.09.2023, обираємо пізню – 02.09.2023. У покупця дата визнання доходу – рядок 16 – 02.09.2023.

У другому примірнику УПД № 3 від 01.09.2023 за керівника та головбуха розписалася уповноважена особа. У відповідних графах ця особа поставила свій підпис, розшифровку ініціалів, номер та дату наказу на право підпису у документах на відвантаження за перших осіб. Таке оформлення також є помилкою.

У себе в обліку сторони зробили проводки.

Дп 62 субрахунок Розрахунки з покупцями та замовниками Кт 90 субрахунок Виторг - 60 000,00 р. - Відбито виторг від продажу товару;

Дп 90 субрахунок Собівартість Кт 41 – 35 000,00 грн. - Списано собівартість відвантаженого товару;

Дп 90 субрахунок ПДВ Кт 68 субрахунок Розрахунки з ПДВ – 10 000,00 грн. – нараховано ПДВ із вартості проданих товарів.

Дп 10 Кт 60 – 50 000,00 грн. – відображено покупну вартість товарів, наданих послуг, виконаних робіт без ПДВ;

Дп 19 Кт 60 – 10 000,00 грн. – враховано ПДВ щодо оприбуткованих товарів;

Дп 68 субрахунок Розрахунки з ПДВ Кт 19 – 10 000,00 грн. – прийнято до відрахування ПДВ з оприбуткованих товарів.

Оскільки при оформленні було допущено помилку, що перешкоджає ідентифікації покупця, продавець склав новий коригувальний УПД. У рядку 1 залишилися дані первинного документа, у рядку 1 а – номер виправлення – 1 – та дата виправлення – 22.09.2023.

При оформленні виправленого документа знову було допущено суттєву помилку: уповноважена підписувати документи особа не вказала розшифровку своїх ініціалів. Тож склали ще один виправлений документ. У рядку 1 залишилися дані початкового УПД, у рядку 1а – номер виправлення – 2 – та дата виправлення – 23.09.2023. Слід звернути увагу, що в цьому УПД найменування покупця зазначено великими літерами, що не є помилкою, яку потрібно виправляти.

Виправлений УПД покупцю треба відобразити у книзі покупок за 3-й квартал (у якому цей документ надійшов від постачальника).

Початковий документ потрібно сторнувати у книзі покупок. Якщо організація отримала первинний та виправлений УПД у різних кварталах, то доведеться доплатити податок та пені, а виправлений документ зафіксувати у додатковому аркуші книги покупок у періоді отримання. У нашому випадку зміни відбулися у межах одного кварталу – доплат не виникло.

Аналогічні дії продавця з книгою продажів.

Ще приклад, сторони угоди самі.

ТОВ «Абріс» відвантажило покупцеві ворота металеві 2300*3650 у кількості трьох штук за ціною 34 680,00 рублів з урахуванням ПДВ, а також надало транспортні послуги з доставки вантажу та монтажу дверей.

Продавець оформив УПД №4 від 06.09.2023. Оскільки в документі вказано три операції з одного первинного документа, то у рядку 5а вказується № п/п 1–3 № 4 від 06.09.2023.

Оскільки транспортні послуги зробив продавець на своєму транспорті, то в комплекті з УПД склав транспортну накладну.

ПІДСУМКИ:

1. Компанія сама вирішує, якими документами відображати господарські операції, головне – відобразити це рішення в обліковій політиці.
2. Закон не забороняє одночасно використовувати накладні на відвантаження, акти виконаних робіт як первинку та рахунки-фактури як документ, що підтверджує відрахування з ПДВ чи УПД зразка 2024 р.
3. При оформленні УПД особливу увагу треба приділити тим реквізитам рахунки-фактури, суттєві помилки у заповненні яких можуть призвести до зняття відрахувань з ПДВ та витрат з податку прибуток у покупця.
4. При переході на ЕДО продавець та покупець оформляють операції за допомогою електронних УПД.

УПД: що це таке в бухгалтерії, навіщо потрібне і як заповнити

Якщо компанія чи ІП здійснюють господарську операцію, вони мають оформити документи. Наприклад, під час продажу товарів необхідно виписати счет-фактуру і накладну. Замість цих двох документів можна виписати УПД - універсальний передавальний документ.

Що це за документ? Хто може його оформляти? Як його заповнювати? Коли не можна використовувати УПД? На ці запитання відповіли у статті.

1. Що таке УПД
2. Хто може використати УПД
3. За якими угодами можна використовувати УПД
4. Форма УПД: яку використовувати
5. Паперовий чи електронний УПД
6. Як перейти на УПД
7. Заповнення УПД: як оформити
8. Коли не можна застосовувати УПД
9. Коли потрібно оформляти УКД
10. Підсумуємо

Що таке УПД

За законом кожен факт господарського життя необхідно оформляти первинним обліковим документом ( п. 1 ст. 9 закону № 402-ФЗ ). Він підтверджує, що сторони виконали зобов'язання одна перед одною. З первинних документів враховують доходи і витрати під час розрахунку податків і ведуть бухгалтерський облік.

Часто однієї угоди потрібно кілька документів. Наприклад, продавці на ОСН виписують покупцю рахунок-фактуру та накладну чи акт. Замість цих двох документів можна створити УПД — універсальний документ.

Універсальний передавальний документ (УПД) - Це первинний обліковий документ, який об'єднує відразу кілька документів по угоді та спрощує документообіг компанії або ІП.

Для тих, хто з Еватором

Обмінюватись документами з контрагентами легше через ЕДО від Евотора. Усередині всі основні оператори, а приймати та підписувати документи можна прямо на касі.

На правах реклами ТОВ «Евотор» 2RanynkjNAc

Хто може використати УПД

УПД можуть застосовувати ІП та підприємства всіх організаційно-правових форм на будь-якому податковому режимі. На ОСН універсальний передавальний документ замінить рахунок-фактуру та накладну або акт, а на спецрежимі – первинний документ.

Якщо компанія чи ІП вирішили перейти на УПД, це питання слід узгодити з контрагентом. Залежно від домовленості з ним можна продовжувати виписувати рахунки-фактури та первинні документи або перейти на УПД, тобто оформляти лише один документ. Застосування УПД замість рахунку-фактури та первинного документа – це право, а не обов'язок бізнесу.

Плюси та мінуси УПД:

✅ Заощаджує час та ресурси на оформлення документів.

✅ Зменшує кількість документів.

❌ Виставити УПД можна лише за згодою контрагента. Якщо він не погодиться прийняти УПД, доведеться застосовувати звичайні рахунки-фактури та первинні документи.

За якими угодами можна використовувати УПД

УПД можна застосовувати, наприклад, під час відвантаження товарів, передачі результатів виконаних робіт, підтвердження факту надання послуг, передачі майнових прав.

Цей перелік відкритий, УПД можна застосовувати і в інших випадках (лист ФНП від 05.06.2017 № ОД-4-15/10623).

Форма УПД: яку використовувати

Оскільки компанії та ІП не зобов'язані використовувати УПД, суворої форми документа немає — можна розробити свою. Головне, щоб УПД містив усі реквізити рахунку-фактури та первинного документа (ст. 169 НК РФ, ст. 9 закону № 402-ФЗ, лист податкової від 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Можна використовувати форму УПД, рекомендовану податковою (лист податкової від 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Але з 2013 року вона не оновлювалася, тоді як у форму рахунку-фактури внесли зміни ( постанова Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137).Тому, перш ніж використовувати форму податкової, її потрібно привести у відповідність до чинної форми рахунка-фактури. Наприклад, щоб сформувати УПД , який замінює счёт-фактуру і первинний документ, форму необхідно доповнити рядком 5а, де відбивають реквізити документа про відвантаження.

Так виглядає форма універсального передавального документа, яку податкова рекомендувала у 2013 році.

Паперовий чи електронний УПД

Електронні УПД є в облікових програмах. Формат УПД в ЕДО затверджено наказом податкової від 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Електронний УПД обов'язково оформляють при операціях з маркірованими товарами (п. 2 правил маркування взуттєвих товарів, п. 2 правил маркування тютюнової продукції, п. 2 правил маркування молочної продукції).

На правах реклами ТОВ «Евотор» 2RanymjBKUk

Якщо УПД замінює собою рахунок-фактуру і первинний документ, потрібно дотримуватися правил виставлення рахунків-фактур. Так, УПД оформляють в електронному вигляді:

• при реалізації товарів, які повинні простежуватися (п. 1.1 ст. 169 НК РФ) - це імпортні товари зі спеціального переліку;
• якщо сторони угоди домовилися про електронний обмін і вони мають при цьому технічні повноваження ( п. 1 ст. 169 НК РФ ).

Якщо УПД замінює лише первинний документ, то електронному вигляді його оформляють за домовленістю з контрагентом, якщо він має технічна можливість.

В інших випадках оформляють паперовий УПД.

Як перейти на УПД

Щоб почати використовувати УПД:

1. Визначтеся з формою УПД. Якщо вирішите використати паперову, то актуалізуйте форму, рекомендовану податковою, або розробіть свою.
2. Закріпіть форму УПД в обліковій політиці (ч. 4 ст. 9 закону № 402-ФЗ, п.4 ПБО 1/2008 «Облікова політика організації»).
3. Погодьте з контрагентом та пропишіть використання УПД у договорі. Якщо договорі буде написано, що з угоді оформляють счет-фактуру і накладну чи акт, то виставити УПД не можна.

Якщо з одним із контрагентів компанія або ІП використовує УПД, це не означає, що решті вона теж має відправляти УПД. З іншими контрагентами вона може працювати без УПД: оформляти рахунки-фактури та первинні документи. Все залежить від домовленості із конкретним контрагентом.

Заповнення УПД: як оформити

Продавець заповнює універсальний передавальний документ та віддає його контрагенту, який заповнює частину УПД покупця. Статус УПД буває двох видів: 1 та 2. (додаток 2 до листа ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Статус УПД впливає правила заповнення УПД: у ньому мають бути реквізити тих документів, що він замінює.

УПД із статусом 1 замінює рахунок-фактуру та первинний (передаточний) документ. Його оформлюють компанії та ІП на ОСН для операцій, які оподатковуються ПДВ. Якщо продавець оформить УПД зі статусом 1, йому не доведеться виставляти счет-фактуру. А покупець на підставі такого УПД зможе прийняти ПДВ до відрахування та врахувати витрати з податку на прибуток.

У УПД 1 заповнюють всі реквізити, які є обов'язковими для рахунку-фактури та первинного документа (ст. 169 НК РФ, ст. 9 закону № 402-ФЗ). Заповнювати їх слід у тому порядку, як і реквізити счёта-фактуры. Правильне оформлення УПД важливе для покупця, адже на підставі УПД він прийматиме ПДВ до відрахування. Тобто це УПД із ПДВ.

УПД зі статусом 2 замінює лише первинний (передаточний) документ. Його оформлюють, наприклад, компанії та підприємці на УСН — вони не сплачують ПДВ.Тобто це УПД без ПДВ.

В УПД 2 заповнюють лише реквізити, обов'язкові для первинного документа: накладної або акта (ст. 9 закону № 402-ФЗ). Решту реквізитів УПД заповнювати не потрібно.

Коли не можна застосовувати УПД

УПД не можна застосовувати:

1. Тільки як рахунок-фактуру. УПД бувають лише двох видів, у кожному з яких є передавальний документ. Використовувати УПД тільки як рахунок-фактуру, коли передавальний документ не потрібен, не можна. У такому разі застосовують звичайний рахунок-фактуру, а не УПД (лист ФНП від 22.08.2019 № АС-4-15/16298@).
2. При отриманні продавцем передоплати, авансу.
3. При постачанні алкогольної продукції. У цьому випадку оформляють товарно-транспортну накладну (ст. 10.2 закону № 171-ФЗ, інформація з сайту Федеральної служби контролю за алкогольним та тютюновим ринками).
4. Якщо у договорі з контрагентом прописано, що сторони застосовуватимуть рахунок-фактуру, товарну накладну чи інший первинний документ, але з УПД .

Коли потрібно оформляти УКД

Бувають ситуації, коли потрібно відправити покупцеві коригувальний УПД — універсальний коригувальний документ, скорочений УКД (додаток № 2 до листа податкової від 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

Зміна ціни чи обсягів поставки. Якщо продавець вирішив змінити ціну, кількість відвантажених товарів, робіт, послуг чи майнових прав. Неважливо, питав він згоду покупця на такі зміни чи ні.

Припустимо, продавець відвантажив 100 стільців по 5000 ₽ за стілець та оформив УПД № 123 від 10.06.2024, а потім вирішив дати покупцеві знижку та знизив ціну до 4500 ₽ за стілець та оформив УКД № 24.

Претензія покупця. Якщо продавець отримав від покупця претензію про те, що при прийомі виявили розбіжності за кількістю чи якістю, та погодився з нею. Двосторонній акт про розбіжності сторони не підписували.

Наприклад, продавець поставив 200 віконних блоків та оформив УПД № 257 від 01.06.2024. Покупець при прийомі виявив дефекти у 15 віконних блоків та направив продавцю претензію. Продавець знизив вартість продукції та направив покупцю УКД №380 від 30.07.2024.

Підсумуємо

👉 Універсальний передавальний документ поєднує в собі рахунок-фактуру та первинний документ або замінює лише первинний документ.

👉 УПД можуть застосовувати всі ІП та компанії незалежно від організаційно-правової форми та системи оподаткування.

👉 Компанії та ІП можуть використовувати рекомендовану податкову форму УПД або розробити свою.

👉 Форма УПД повинна відповідати вимогам до рахунку-фактури та первинного документа.

👉 УПД бувають двох видів:

1. УПД статус 1 - замінює рахунок-фактуру та первинний документ.
2. УПД статус 2 – замінює лише первинний документ.

👉 УПД можна оформляти на папері або в електронному вигляді.