Службова записка. Зразок написання

Службова записка - Найбільш поширена форма спілкування між співробітниками всередині підприємств та організацій. Можна сказати, це свого роду інформаційно-довідковий документ, покликаний полегшити взаємодію співробітників із різних підрозділів один з одним, дозволяючи оперативно вирішувати будь-які питання, наприклад, господарські, виробничі, трудові, правові тощо.

Хто може писати службову записку

Службову записку може писати будь-який працівник підприємства, який зіткнувся з проблемою. Адресатом записки також може виступати кожен співробітник організації, включаючи керівника, начальника підрозділу або рядового працівника. Однак треба враховувати, що вирішення озвученого у записці питання входить саме до його компетенції.

• Бланк та зразок
• Онлайн перегляд
• Безкоштовне завантаження
• Безпечно

Навіщо потрібна службова записка

Що ж до видів службових записок, всі вони поділяються залежно від типу проблеми. Наприклад, документ може мати такий характер:

• аналітичний, коли співробітник аналізує поточну обстановку, повідомляючи про результати;
• доповідна, коли працівник повідомляє, наприклад, про результати попереднього заходу;
• пояснювальний, коли співробітник коротко чи докладно викладає ситуацію, що відбувається всередині організації;
• пояснювальний, коли співробітник визначає причини того, що сталося;
• матеріальний, коли працівник вимагає кошти на вирішення проблеми.

Таким чином, службова записка потрібна для підтвердження того, що працівник підприємства бачить, усвідомлює і доводить до уповноважених осіб виникла складність.Водночас цей же співробітник перекладає відповідальність за вирішення питання на уповноважених фахівців. І якщо виникнуть спірні ситуації, документ допоможе швидко врегулювати суперечку.

Службова записка може містити як опис проблеми, а й список заходів, які можуть допомогти у врегулюванні питання.

Ще одна важлива роль деяких службових записок у тому, що є документами первинного бухгалтерського обліку. Зокрема, вони є обґрунтуванням витрат, вироблені на потреби підприємства, наприклад, при закупівлі обладнання, витратах на рекламу, транспорт і т.д. У разі службові записки після написання необхідно зберігати так само довго, як будь-які інші первинні документи.

Основні правила написання службової записки

Законодавчо закріпленого поняття «Службова записка» немає, тому немає суворо встановленої форми з її написанню. Кожен співробітник може складати її у вільному вигляді або за шаблоном, розробленим та затвердженим на підприємстві. Писати документ можна як від руки, так і друкувати на комп'ютері, але в обох випадках він має містити живий підпис автора.

Іноді керівники організацій вимагають, щоб службові записки були написані на фірмових бланках та обов'язково засвідчувалися підписами відповідальних осіб. Зазвичай цей документ пишеться в одному примірнику, але при необхідності можна зробити його копію.

Проте порядок заповнення документа таки законодавчо регулюється у ГОСТ Р 7.0.97-2016. Зокрема, влада рекомендує звернути увагу на три розділи: загальні вимоги до формування документів, реквізити та їх оформлення у подібних документах.

Головна вимога – у записці завжди повинні бути відомості:

• найменування підприємства;
• дата її складання;
• про співробітника, який пише записку;
• про посадову особу, якій вона направляється.

Також у записці обов'язково має бути точно позначено конкретну проблему та можливі шляхи її вирішення.

Якщо службову записку пише рядовий співробітник, то її бажано запевнити у керівника підрозділу, який так свідчить про те, що з проблемою знайомий і погоджується з запропонованими варіантами щодо її усунення.

Після написання службову записку необхідно зареєструвати в журналі обліку внутрішніх документів, щоб її сліди не загубились у потоці документообігу.

Інструкція з написання службової записки

Попри те, що записка немає уніфікованого зразка, з погляду діловодства оформлення цілком стандартно.

1. У правому верхньому кутку документа слід спочатку позначити адресата: кому вона направляється (посада, повна назва підприємства, прізвище, ім'я, по батькові співробітника). Потім аналогічно необхідно вписати відомості про співробітника, який є автором записки.
2. По центру слід вписати найменування документа, а також поставити дату його складання та номер за внутрішнім документообігом. Тут треба вказати населений пункт, у якому зареєстровано підприємство, співробітник якого пише записку. Проте це необов'язково.
3. Після цього слід коротко назвати документ, тобто. тезово позначити проблему, якій він присвячений.
4. Друга частина записки має бути присвячена суті проблеми. Описувати її потрібно докладно із зазначенням причетних посадових осіб.Далі в записці необхідно запропонувати варіанти вирішення питання.

На закінчення записка має бути підписана автором (з обов'язковим розшифруванням підпису) та за необхідності передана для затвердження керівнику підрозділу.

Загальні поняття та вимоги до будь-якої службової записки.

Службова записка – офіційний документ, прийнятий у внутрішньому документообігу компанії. Правильне її складання важливо для настроювання успішної комунікації.

• точні цифри, наприклад, розмір зарплати, премії;
• дати, наприклад, дата відправлення співробітника у відрядження;
• перелік підстав для заходів, зазначених у службовій записці;
• перелік матеріальних об'єктів, які присутні у проханні відправника;
• дані про всіх осіб, які фігурують у записці.

Починається записка «шапкою», в якій прописуються дані про осіб, які беруть участь у комунікації, найменування організації. Потрібно також прописати інформацію в компанії.

Останнім часом практикуються службові записки, які надсилаються через електронну пошту. Проте класичним варіантом є письмове складання.

Можна сказати, що складання таких записок — спосіб комунікації між працівниками одного рівня. Наприклад, вони можуть відправлятися від керівника відділу генеральному директору. Записки залежить від того, чи будуть прийняті запити відправника.Одержувач має добре розуміти, що в нього просять і чому. Потрібно прописувати всю офіційну інформацію, але робити це коротко та ємно.

Службова записка: коли та як її складати

Службові записки можуть стати важливим інструментом у комунікаціях усередині компанії, а можуть лише ускладнити всім життя, збільшивши паперову тяганину. Розберемося, як обійтися без зайвого офіціозу та ефективно використовувати цей інструмент.

Що таке службова записка

Службова записка – це документ, яким, з одного боку, користуються десятки тисяч службовців щодня, а з іншого, в жодному законі чи іншому нормативному акті не сказано, що це таке, як має виглядати і для чого потрібно. Тож у найширшому сенсі можна сказати, що службова записка – це інструмент обмінюватись інформацією всередині компанії чи організації.

Зазвичай пишуть такі записки підлеглі та адресують їх своїм керівникам, хоча автором такого документа може стати будь-який працівник компанії. За допомогою службовки, наприклад, керівник підрозділу може запропонувати преміювати співробітника, що проявив себе з кращого боку, а, скажімо, шофер звернути увагу, що настав час замінити гуму на службовому авто на літню. А ось вищий посібник до службових записок звертається нечасто, у нього в арсеналі є інші методи – накази та вказівки.

У Трудовому кодексі Російської Федерації (ТК РФ) немає прямих вказівок необхідність складання службових записок. Так що взагалі ніхто не зобов'язаний їх писати. Але такі вимоги можуть бути у внутрішніх документах організації.Практика показує, що невеликі компанії обходяться листуванням електронною поштою або в робочих чатах, а ось чим структура більша, тим витонченішим стає документообіг.

Систематизувати роботу та реалізовувати найамбіційніші проекти підприємцям допомагають сервіси для бізнесу, які пропонує компанія reg.ru.

Службові записки зазвичай складаються з декількох частин.

• Ціль документа. Спочатку необхідно чітко вказати, навіщо службовка пишеться. Це може бути запит інформації, пропозицію проведення заходу, звіт про виконану роботу тощо.
• Актуальність. Важливо пояснити, чому ця тема чи питання є актуальними.
• Докази чи факти. Для більш переконливого обґрунтування можна навести статистику, факти чи приклади з практики, які підтверджують важливість чи необхідність запропонованого рішення чи запиту.
• Поради. У заключній частині можна запропонувати конкретні дії чи рішення, які необхідно ухвалити у зв'язку з порушеним питанням.

Джерело: Shutterstock. Службові записки використовуються для передачі інформації про поточні справи, завдання, ситуації та проблеми в організації

Навіщо і коли потрібно писати службову записку

«Служниця» може бути написана з різних причин. Перерахуємо основні ситуації, коли можна скласти цей документ.

1. Співробітник потребує додаткових відомостей або роз'яснень з якогось питання.
2. Співробітник має ідею чи пропозицію щодо поліпшення роботи, оптимізації процесів або змін в організації. На відміну від висловленої вголос на нараді ідеї, так у працівника буде підтвердження того, що саме він вигадав той чи інший раціоналізаторський хід. Аж раптом потім премію забудуть призначити.
3. Виникають труднощі, які потребують втручання начальства, такі як технічні неполадки, кадрові питання чи конфлікти.
4. Службові записки можуть використовуватись для звітування. Наприклад, з допомогою фіксують результати виконаної роботи, завершення проектів чи досягнення певних цілей.
5. Необхідність взяти відпустку, направити запит на відрядження, попросити преміювання. Відрядження - найпоширеніший привід для службовок, коли потрібно отримати добро на поїздку від начальства. А от узгоджувати відпустку, згідно з трудовим законодавством, працівник не зобов'язаний, але в багатьох організаціях прийнято проводити цей процес за допомогою службових записок.
6. Фіксування обговорень та рішень, прийнятих на нарадах, для подальшого обліку та виконання.
7. Підтвердження виконання вказівок керівництва та запиту уточнень.
8. Службові записки застосовують, щоб зажадати ті чи інші ресурси. Керівник відділу чи проекту може повідомити, що йому не вистачає людей, та запропонувати залучити додаткові людські сили. А, скажімо, завгосп – зажадати кошти для ремонту на складі.

Важливо розуміти, що керівник не зобов'язаний відповідати на службу підлеглого і робити по ній будь-які дії, це лише його право. Тобто він має право не реагувати на неї зовсім.

Види службових записок

Ситуацій, коли потрібно написати службову записку, може бути безліч, отже й видів таких документів чимало. Зосередимося на основних.

1. Докладна. У ній міститься інформація про якусь діяльність, подію чи проблему, призначена для керівництва або певних співробітників. Пишеться така службовка, щоб повідомити всіх зацікавлених колег про те, що відбувається.
2. Пояснювальна. Ця службова записка готується для роз'яснення будь-якого питання, ситуації чи дій, а також для надання додаткових даних, які можуть бути актуальними для розуміння проблеми.
3. Пояснювальна. Найчастіше використовується для роз'яснення ситуації, пов'язаної з дисциплінарними порушеннями чи помилками працівників. Документ пояснює причини та обставини події.
4. аналітична. Призначена для аналізу поточної ситуації, дослідження проблеми та розробки рекомендацій.
5. Матеріальна. Потрібна, щоб запросити ті чи інші ресурси, а також задокументувати передачу, прийняття чи облік матеріальних цінностей та ресурсів на підприємстві.

Як написати службову записку

Ще раз зауважимо, що немає будь-якого закону, в якому вказувалося б, як і коли потрібно писати службовки. Можна орієнтуватися на ГОСТ для документів у загальному вигляді, але він має рекомендаційний характер. Отже, якщо на підприємстві немає чітко встановленого власними правилами шаблону, службову записку можна скласти у вільній формі. Але все ж таки є кілька правил ділового листування, про які не варто забувати.

У верхньому правому кутку службовки вказується, кому вона адресована.Посаду слід писати в давальному відмінку (наприклад, директору або начальнику), далі необхідно вказати прізвище та ініціали одержувача документа записки. Після цього у центрі документа вказується його назва. Нижче за бажання пишеться заголовок, який відображає суть записки та пояснює її тематику.

Потім слідує основний текст службовки. У ньому йде роз'яснення, чому ви пишете. Вказується причина чи контекст. Після цього формулюється саме прохання чи повідомлення. У самому низу документа автор вказує своє прізвище та ініціали, а також дату написання. Якщо потрібно – свою посаду та контакти. Якщо до записки додаються будь-які документи, слід вказати про це в кінці тексту, додавши позначку «Додаток».

Джерело: Shutterstock. Службові записки можна писати у вільній формі, але не варто забувати про правила ділового листування

Правила оформлення службової записки

Якщо чітко зафіксованих єдиних правил немає, ще означає, що це дозволено. У службовці, з якого приводу вона не була написана, варто вказувати наступні відомості:

• найменування підприємства;
• дата складання документа;
• дані про автора записки;
• дані про одержувача.

Більшість служебок досі пишуться на папері, у цьому випадку варто подбати про те, щоб ваш почерк можна було розібрати без особливих зусиль. Якщо ж практика документообігу компанії це допускає, можна надіслати послання керівнику та в електронному вигляді. Законодавство не потребує певного виду електронного підпису електронних службових записок. У якомусь сенсі просте повідомлення керівнику в месенджері теж можна вважати службовою запискою.

Яким би не був привід, не варто писати надто багато, рекомендуємо обмежити змістовну частину службовки 8-10 рядками. Якщо потрібно, адресат запросить у укладача документа необхідні додаткові відомості.

Джерело: Shutterstock. Службові записки можуть містити запити та пропозиції від співробітників

Зразки службових записок

про затримку у виконанні проекту

Шановний Олексію Петровичу!

У зв'язку із затримкою виконання проекту «Розвиток» повідомляю, що причиною стали технічні збої у роботі програмного забезпечення. Ситуацію вирішено, і ми плануємо завершити проект до кінця жовтня. Вжито заходів щодо покращення контролю над процесом.

Начальник відділу розробок Кузнєцова О. П.

Оскільки менеджер Купріянов Ігор Дмитрович перевиконав план продажу за червень у півтора рази, прошу розглянути підвищення преміальної винагороди.

Заступник директора Столбов М. П.

Порядок поводження зі службовими записками

Не забуватимемо, що службовка - це документ, нехай і, як ми з'ясували, досить специфічний. А значить, його стосуються всі правила документообігу, які можуть бути дуже вибагливими і включати кілька етапів.

1. Реєстрація. Після отримання службової записки секретар чи відповідальний співробітник фіксує її вхідний номер та дату. Усі службові записки повинні заноситись до реєстру вхідних документів, де зазначаються відправник, дата отримання, тема та короткий зміст. Це дозволяє відстежувати та контролювати рух записок усередині компанії.
2. Просування. Зареєстрована записка передається начальнику чи відповідному відділу для подальшого розгляду.Виходячи зі змісту записки, вона може бути спрямована на розгляд різним фахівцям, щоб отримати необхідні думки чи дані.
3. Розгляд. У трудовому праві немає правил щодо цієї частини. Термін розгляду службової записки зазвичай встановлюються внутрішніми регламентами підприємства. Як правило, це від 3 до 10 робочих днів, залежно від складності питання та необхідності додаткових консультацій. Керівник чи відповідальний співробітник аналізує зміст записки, приймає рішення та формулює відповідь.
4. Відповідь та повідомлення. Після рішення оформляється службова у відповідь, у якій фіксуються результати розгляду, обґрунтування прийнятого рішення та наступні дії, якщо вони необхідні. Відповідь передається назад відправнику службової записки.
5. Зберігання документації. Усі службові записки, і навіть відповіді ними зберігаються у архіві компанії певний термін.
6. Контроль за виконанням. При необхідності відповідальний співробітник може контролювати виконання прийнятих рішень та заходів, зазначених у службовій записці.

Строк зберігання службової записки

Щодо того, як довго зберігати службовки, існує наказ Росархіву. Термін варіюється від року до 5 років, залежно від змісту документа. Час зберігання записок, оформлених у електронному вигляді, можна визначити внутрішніми документами компанії.

Організації можуть також розробляти власні правила та регламенти, що визначають термін зберігання службових записок. Якщо в них містяться важливі відомості, пов'язані з проектами, фінансами або іншими важливими питаннями, термін зберігання може бути збільшений.Передача службових записок до архіву чи їх знищення зазвичай оформляється відповідними актами.

Службова записка: правила написання, приклади, зразки

Службова записка — внутрішній документ, який використовують як основу прийняття рішення. Це найлегший, а тому найефективніший спосіб донести до керівництва проблему або розповісти про ситуацію, що склалася.

Навігація

Що являє собою службова записка

Службова записка – це документ для внутрішнього ділового листування. Особливо популярний такий інструмент у компаніях, де багато підрозділів різного рівня, та контролювати все досить складно. Але й на невеликих підприємствах такі записки часто використовують. Тому секретареві та працівникам кадрових служб необхідно розуміти, як правильно писати службову записку керівнику, щоб коректно донести інформацію.

Подібний офіційний документ є важливим не тільки для роботи всередині компанії. Він знадобиться при взаємодії з контролюючими органами або судом. Так, службова записка про регулярні запізнення стане підставою для винесення догани або навіть наказу про звільнення за прогули. А службовка про поломку комп'ютера доведе необхідність витрат на виклик майстра або купівлю нової техніки.

Хто і коли складає записки

Написати службовцю має право будь-який співробітник. Її пишуть, якщо необхідно отримати реакцію на якісь екстраординарні події. У документі повідомляють не лише про погане, а й роблять раціональні пропозиції щодо вдосконалення роботи підприємства.

Взятися за ручку варто, якщо:

• були допущені порушення, які стали причиною будь-яких непередбачених дій, або які могли призвести до таких;
• необхідно втручання керівництва, наприклад, не вистачає матеріально-технічних засобів на завершення якогось проекту;
• хтось із співробітників не з'явився на роботу або з'явився у стані наркотичного, токсичного чи алкогольного сп'яніння;
• з'явилася пропозиція про преміювання певних працівників за визначні результати чи інші досягнення;
• необхідно відправити когось у відрядження;
• потрібно викликати працівника з відпустки чи законного вихідного;
• Будь-яка інша ситуація, рішення щодо якої прийняти без керівника не можна.

Загалом службова записка — це доказ того, що працівник належним чином відреагував на виявлену ним проблему в діяльності підприємства. Вона підтверджує, що співробітник не не діяв, а вжив необхідних заходів: інформував керівництво та оперативно ухвалив рішення щодо проблеми. Складання доповідної не є правом, а обов'язком конкретного фахівця.

Різновиди службових записок

Найбільш поширені види службових записок - інформаційні, пояснювальні та пояснювальні, аналітичні - в залежності від інформації, що міститься. Зазвичай з їх допомогою:

• запитують дані, відомості, які відсутні у працівника;
• повідомляють про порушення, допущені працівником під час виконання посадових обов'язків;
• повідомляють про направлення у відрядження;
• пропонують додатково преміювати;
• інформують про проблеми в робочому процесі тощо.

Як оформити службову записку за ГОСТом

Уніфіковану форму службової записки законом не встановлено.Тому комерційні компанії мають право вводити і використовувати різні шаблони для повідомлення про будь-які події або питання організаційно-фінансового характеру, які вимагають втручання керівництва.

Але на федеральному рівні затверджено ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» (див. Наказ Росстандарту від 08.12.2016 № 2004-ст), який рекомендує включати до службових записок такі реквізити:

• найменування організації або структурного підрозділу, зазначення особи, якій надсилається звернення;
• назва документа;
• текст - що необхідно повідомити керівництво;
• дата, підпис та обов'язкова посада автора.

Обов'язкові вимоги визначили, тепер покажемо зразок службового листа, підготовлений з урахуванням рекомендацій Держстандарту щодо розміщення обов'язкових реквізитів.

Приклад 1

Такий вид розташування реквізитів у документі називають кутовим. Але їх дозволяється розмістити на аркуші та по-іншому.

Приклад 2

На зображенні — поздовжнє розміщення реквізитів. І обидва варіанти правильні.

Є й третій варіант.

Приклад 3

Але навіть якщо у вашій компанії прийнято оформляти документи в інший спосіб, не переживайте, це теж правильно, оскільки обов'язкової форми чиновники не передбачили.

Правила складання службової записки

Зазвичай у документі дві частини. У першій повідомляють про якийсь факт чи подію, а в другій містяться прохання, пропозиції, будь-які інші звернення працівника до вищого. Розглянемо детально підготовку службовки.

Написання шапки документа майже ні в кого не викликає складнощів. Треба уточнити, кому адресується документ: його посада та прізвище, ініціали (дозволяється вказувати ім'я та по батькові повністю). Письмове звернення який завжди адресується директору, його направляють й особі, до посадових обов'язків входить розгляд конкретного питання. Нижче вказуємо укладача, і якщо звертається група працівників, треба перерахувати їх посади і П.І.Б.

Наступне – вказати назву документа: службова чи доповідна записка, залежно від того, як запроваджено в організації (ІП).

Перша фраза, з якої часто починають основний текст, «доводжу до Вашого відома». Для працівника це зручно тим, що він одразу переходить до предмета свого повідомлення, для керівника — скорочення часу на вивчення листа.

Писати слід коротко, сутнісно, ​​з обов'язковим перерахуванням конкретних дат, часу, обставин, відомостей. Це допоможе адресату швидше розібратися у питанні, взяти до уваги, перевірити та відреагувати на звернення підлеглого.

Завершують звернення особистим підписом, датою складання. Якщо є програми, вказують їх наявність та перераховують.

Зразки для різних випадків

Документ складається на стандартному аркуші формату А4. Якщо текст великий і не міститься на одному аркуші, скористайтеся іншим. Писати на обороті не рекомендується, але це допустимо. Якщо кількість аркушів більша за один, всі інші нумеруються. Крім того, бажано скріпити всі аркуші, щоб вони складали спільний документ.

Розглянемо кілька зразків, як писати службові записки керівництву різних ситуаціях.

Підтвердження відрядження

Преміювання

Працівники мають право повідомити керівництво як про проблеми, що виникають у процесі діяльності, так і про досягнення конкретних фахівців. У прикладі нижче безпосередній начальник клопочеться перед вищим колегою про збільшення преміальної винагороди.

Петрову Петру Петровичу

від начальника відділу продажу

Пепетешина Петра Петровича

Про збільшення преміальної винагороди

Доводжу до Вашого відома, що менеджер відділу продажів Карева Інна Ігорівна перевиконала план продажу у червні 2024 року більш ніж удвічі. У зв'язку із чим прошу збільшити їй преміальну винагороду.

Начальник відділу продажу Пепетешин П.П.

Відсутність на робочому місці

Нерідко доповідну пишуть через порушення дисципліни. Перед вами приклад написання службової записки, з якого видно, що безпосередній начальник як повідомляє про порушення, а й пропонує вжити заходів.

Списання товарно-матеріальних цінностей

Якщо у товарно-матеріальних цінностей закінчився термін служби, вони стали непридатними, їх списують і утилізують. У пакет документів включають і поданий документ.

Необхідність ремонту обладнання

За допомогою доповідної часто повідомляють керівництво про наявні технічні, технологічні проблеми, що вимагають втручання осіб, які приймають рішення.

Відгук із відпустки

Переклад на віддалену роботу

Дедалі частіше організації переводять співробітників на віддалений формат роботи. Якщо керівник сам поки що не хоче цього робити, співробітник має право попросити про зміну формату роботи на певний термін або постійно.

Чи складають службовки в електронному вигляді

Кількість компаній, які переходять на електронний документообіг, постійно зростає, і треба сказати кілька слів про електронні доповідні. Правила їхнього оформлення не відрізняються. Хіба що користувачі не прописують адресата та відправника, оскільки програми надсилання повідомлень роблять це автоматично. Плюс необхідно підписувати звернення цифровим підписом будь-якого виду (див. лист Мінфіну від 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).

Бажано, щоб документи для внутрішнього ділового листування у самій компанії якимось чином відокремлювалися від загального потоку листів, і було зрозуміло, де особисті, а де робочі матеріали. Існують спеціальні програми, які дозволяють в автоматичному режимі надсилати, реєструвати в журналі обліку, надсилати відповіді та резолюції. У такому разі на всі електронні документи проставляється електронний підпис і відправника, і одержувача після прийняття рішень.

Якщо спільної системи немає, звернення пишуть на корпоративну пошту, яку зазвичай перевіряє секретар. Він має переслати лист кінцевому адресату. Щоб переконатися в доставці листа, необхідно надіслати повідомлення про отримання.

Термін зберігання

Будь-яка документація, що має безпосереднє відношення до діяльності підприємства чи комерційної організації, має термін зберігання. Відповідно до переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, та термінів їх зберігання (документ затверджений Наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236), необхідно забезпечити зберігання бланків від року до 5 років в архіві організації чи підприємства.

При визначенні термінів зберігання орієнтуйтеся на документ.На підставі п. 434 Наказу Росархіву № 236, записки до наказів та розпоряджень з особового складу про кадрові зміни, оплату праці, атестацію, підвищення кваліфікації, відпустки з догляду за дитиною та без збереження зарплати слід зберігати 50 років. А службові записки про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку чи службового розпорядку зберігають лише 1 рік (п. 382 наказу).

На підставі рішення та підтверджуючого його наказу директора підприємства термін зберігання окремих документів продовжується. Це робиться, якщо є необхідність зберігати конкретні документи довше (наприклад, при тривалому розгляді справи в судових органах).