Як зробити електронний підпис, коли можна використовувати і як перевірити на справжність

Дедалі більше важливих дій можна зробити дистанційно: великі покупки, укладання договорів, подання заяв йдуть онлайн. Для комфортної роботи може знадобитися електронний підпис. Що це таке, навіщо вона потрібна і як зробити підпис в електронному вигляді, розповімо у цій статті.

Що таке електронний підпис

Електронний підпис — інформація в електронному вигляді, вона дозволяє ідентифікувати людину без її особистої присутності, а також підтвердити справжність та незмінність документа, який нею підписують.

Електронний підпис зараз використовується у багатьох випадках оформлення документів та договорів, у тому числі на офіційних сайтах типу Держпослуг, mos.ru, і так далі.

Види електронних підписів

Існує кілька різновидів. Види електронного підпису:

1. Простий електронний підпис.

Це комбінація логіну, пароля та коду підтвердження. Важливою особливістю використання такого підпису є те, що документ, підписаний нею, не прирівнюється повною мірою до паперового. Простий електронний підпис — підтвердження того, що особа відповідає умовам угоди. Щоб документ мав юридичну силу, необхідно оформити додаткову угоду про визнання простого електронного підпису аналогом власноручним, поставленим очно.

2. Посилений некваліфікований електронний підпис.

Є дві унікальні послідовності символів, пов'язані між собою: це ключ електронного підпису та ключ перевірки електронного підпису. Для формування такої зв'язки необхідні засоби криптографічного захисту інформації.Посилений підпис — більш захищений, ніж простий.

Посилений некваліфікований електронний підпис означає, що документ був підписаний певною особою і з того часу не змінювався. Щоб вона була прирівняна до власноручного підпису, поставленого очно, необхідно укласти угоду про визнання її аналогом власноручним.

Посилений некваліфікований електронний підпис видається посвідчувальними центрами (акредитованими та неакредитованими). Її можна також оформити у додатку Держключ.

3. Посилений кваліфікований електронний підпис.

Для її оформлення використовуються засоби криптографічного захисту інформації, що підтверджується ФСБ РФ. Акредитований центр посвідчення видає кваліфікований сертифікат ключа перевірки електронного підпису, і він є гарантом справжності посиленого кваліфікованого підпису.

Цей підпис вже є аналогом власноручним, поставленим очно. Її можна використовувати у всіх випадках, коли допустиме оформлення електронних документів.

Ключі електронного підпису можуть бути поміщені на сертифікований USB-носій, а для їх використання може знадобитися додаткове програмне забезпечення.

Як отримати посилений кваліфікований електронний підпис

Отримати її можна в акредитованому центрі, на сайті mos.ru (при отриманні окремих послуг) або у додатку Держключ.

У другому та третьому випадку потрібно мати підтверджений обліковий запис на Держпослугах та документ, який потрібно підписати. З акредитованим центром дещо складніше, бо треба надати пакет документів.

• Документ, що засвідчує особу.
• СНІЛС.
• ІПН.
• Реєстраційний номер запису про державну реєстрацію фізичної особи як ІП (якщо він ІП).
• Документи, що підтверджують повноваження дії від імені юридичної особи (якщо виходить підпис представника юридичної особи).

Захист та термін дії електронного підпису

Перевірити електронний підпис на документі (її автентичність) можна на офіційних сайтах: Держпослуги, mos.ru.

Електронний підпис може мати термін дії (зазвичай становить рік). Перевірити свої підписи можна в особистому кабінеті на порталі Держпослуг.

Важливо! Багато хто турбує питання, чи можуть шахраї використовувати електронний підпис. Так, звісно, ​​можуть. Ошукани можуть використовувати електронний підпис для того, щоб оформити кредит або вкрасти кошти. Тому необхідно ретельно стежити за своїм електронним підписом: придумати хороший пароль, тримати флешку у надійному місці, отримувати підпис лише в акредитованому та надійному центрі. Як і будь-який документ вона вимагає підвищеної уважності з боку власника.

Слідкуйте за новинами, підписуйтесь на розсилку.

При цитуванні даного матеріалу активне посилання джерело обов'язкове.

Як оформляється електронний підпис?

Незабаром писатимете про шахраїв, які платно оформлюють "ецп" пенсіонеркам.

Навчання

Матеріали на тему

Установка програми Банки.ру

Наведіть камеру свого телефону на QR-код і перейдіть за посиланням

ТОВ ІА «Банки.ру» використовує файли cookie для підвищення зручності користувачів та забезпечення належного рівня працездатності сайту та сервісів. Cookie називаються невеликі файли, які містять інформацію про налаштування та попередні відвідування веб-сайту. Якщо ви не хочете використовувати файли cookie, ви можете змінити налаштування браузера. Умови використання дивіться тут.

© 2005-2025 ТОВ ІА «Банки.ру».При використанні матеріалів гіперпосилання на Banki.ru є обов'язковим.

Свідоцтво на товарний знак №445945 від 18.10.2011р.

* На основі досліджень OMI (Online Market Intelligence) у 2024 р., ТОВ «Тібурон» та АТ «ІОМ Анкетолог» у 2023 р.

Чи діє електронний підпис після звільнення генерального директора

Чи потрібно змінювати ЕЦП при зміні директора — так це обов'язково. Ось як відбувається оновлення електронного підпису:

1. Оформляється наказ призначення нового керівника.
2. Вносяться зміни до ЄДРЮЛ.
3. Випускається ЕП.

Як відкликати ЕЦП

Існує два варіанти, як відключити електронний підпис: особисто та онлайн. Якщо замовник звертається до ТОФК особисто, він формує заяву на паперовому носії та показує співробітнику паспорт, що засвідчує центру. Якщо ж до УЦ звертається не власник сертифікату, а його представник, знадобиться довіреність.

При поданні заяви онлайн паспорт заявника не вимагається.

Покрокова інструкція, як відкликати сертифікат на електронний підпис під час звільнення онлайн:

Крок 2. Знаходимо сервіс онлайн подачі документів для отримання ЕП: система автоматично відправить користувача на Портал заявника.

Крок 3. Заходимо до розділу «Отримання та зміна статусу сертифіката».

Крок 4. Переходимо до блоку «Зміна статусу сертифіката». Заповнюємо заявку та вказуємо підставу для відкликання.

Крок 5. Зберігаємо, підписуємо та надсилаємо запит.

Працівник центру, що посвідчує, перевіряє та обробляє заявку. Суть перевірки – відповідність інформації із заяви відомостям із реєстру. Якщо звернення сформовано коректно, приймається позитивне рішення та відкликається ключ ЕЦП. Заявнику надішле повідомлення з результатами перевірки та рішенням УЦ.

При відкликанні ЕЦП через зміну реквізитів або адміністративних повноважень, поломку носія, закінчення терміну дії ключа, ліквідацію замовника діє аналогічний алгоритм. Відповідальний фахівець формує заявку, вибирає необхідну підставу та передає запит про закриття ЕП у центр, що засвідчує.

Як вчинити з ЕЦП при зміні директора

Підготовляється документ для податкової інспекції за формою Р14001. Додатково його потрібно завірити у нотаріуса.

На підставі нових даних ЄДРЮЛ директор отримує в Центрі, що засвідчує, електронний підпис на себе, як на посадову особу організації.

Пам'ятайте! Повідомити інспекцію у тому, що відбулася зміна генерального директора, необхідно протягом 3 робочих днів (п. 5 ст. 5 Федерального закону № 129-ФЗ).

Незважаючи на те, що на посаду гендиректор вступає з моменту його затвердження, здійснювати юридично значущі дії керівник може лише після вписання його до ЄДРЮЛу. Інакше генеральний директор немає права діяти від імені організації. Недійсна угода не тягне за собою юридичних наслідків. А її учасники повинні повернути отримане у грошовій чи натуральній формі (ст. 167 ЦК України).

Які підстави для відкликання

Зазвичай ЕЦП анулюють користувачі (керівник чи спеціаліст замовника), але іноді закриття ініціює і Федеральне казначейство. У наказі №11н зазначено, чому засвідчуючий центр відкликає сертифікат в організації:

• закінчення терміну дії;
• поломка чи несправність носія ЕЦП;
• закриття або ліквідація територіального органу ФК (ТОФК), а разом з ним і центру, що посвідчує, який випустив ключ.

А ось у яких випадках ініціатива виходить від замовника:

• звільнення власника ключа ЕП;
• зняття з користувача повноважень адміністратора з ЕЦП;
• поломка носія;
• несправність системи шифрування та криптографічного захисту ключа;
• закриття чи ліквідація замовника.

Несправну чи недійсну ЕП відкликають. Ключ закривають за заявою власника, на вимогу ТОФК або за рішенням суду. Ініціатор надсилає заявку про несправність та невідповідність відомостей, а спеціаліст центру ТОФК, що посвідчує, відкликає ЕП і вносить інформацію до спеціального списку.

Можливі ризики використання старої ЕП

Колишній управлінець немає права затверджувати цифровим сертифікатом документи суспільства, навіть якщо ЕП ще замінили. У законодавчих нормативах зазначено, що буде, якщо не змінювати ЕЦП після зміни директора:

1. Визнання вчинених угод недійсними.
2. Внесення компанії до реєстру несумлінних постачальників.
3. Невизнання держструктурами звітності компанії, яка затверджена ЕЦП звільненого директора, що спричинить додаткові наслідки — пені, штрафи тощо.
4. Несанкціоновані витрати. Сертифікат наділяє власника широким спектром повноважень, зокрема можливістю розпоряджатися грошовими ресурсами. І тут оскаржити банківські операції дуже важко.
5. Кримінальна відповідальність. У практиці виникають спірні ситуації, особливо із заподіянням шкоди, коли використання підпису колишнього керівника призводить до порушення справи про шахрайство.

Взаємодія з податковою

Декларації, підписані неуповноваженою особою, ІФНЗ може не визнати. А звідси будуть штрафи, пені, податкові санкції.

Як оформити електронний підпис на співробітників

Оскільки найбільшу частину кадрових документів працівники можуть підписувати за допомогою УНЕП, вибір такого підпису для працівників може стати найдоцільнішим. Для отримання такого підпису необхідно звернутися до центру, що посвідчує. При цьому середнім та великим компаніям, які використовують КЕДО, потрібно не лише масово оформити ЕП для своїх працівників, а й регулярно замовляти підписи для нових працівників.

Ідеальним вирішенням цього питання є дистанційний випуск УНЕП через замовлення із своєї інформаційної системи. Реалізувати це можна за допомогою технології API, яка дозволяє інтегрувати різні онлайн-сервіси з інфосистемами. ДК «Астрал» розробила спеціальний сервіс API УНЕП, що дозволяє замовляти масовий випуск некваліфікованих електронних підписів для співробітників безпосередньо в інформаційній системі роботодавця та відстежувати статус їхньої готовності. Щоб замовити інтеграцію API УНЕП, заповніть заявку на нашому сайті.

Таким чином, існує два шляхи, залежно від ситуації.

Керівника звільнено і більше не значиться в штаті компанії. І тут оформляється нова ЕЦП нового директора. При цьому ЕЦП звільненого директора не повинна використовуватися!

Керівника усунуто з посади, але залишається у штаті організації. На власника ЕЦП (колишнього керуючого) видається доручення на право користування підписом від імені компанії доти, доки новий співробітник не отримає свою ЕП.

Слід знати! Отримати ЕЦП, зокрема посилену кваліфіковану, можна протягом одного робочого дня.

Машиночитані довіреності

Щоб роботу уповноваженого співробітника у межах організації було регламентовано, нею створюватиметься доручення від імені керівника організації. Вона представлена ​​в електронному форматі та може бути декодована комп'ютером. Машиночитані доручення можна застосовувати вже з 30 серпня 2021 року.

До кінця цього року електронні підписи на керівника організації або її співробітника видаються як на організацію. З наступного року порядок зміниться: підписи для керівників видаватимуться у податковій та в її довірених осіб, а для фізичних осіб — в акредитованих центрах, що посвідчують.

Важливо: кожен співробітник для використання ЕП ФО від імені організації повинен мати машиночитану доручення з 1 січня 2022 року.

Кадровий електронний документообіг у Росії

Можливість вести документи в «цифрі» було передбачено російським законодавством і раніше, тому у багатьох організаціях застосовувався внутрішній електронний документообіг. Так, за результатами дослідження консалтингової та аудиторської компанії «Делойт», у 2020 році кадровий ЕДО у своїх бізнес-процесах використали 44% російських компаній.

Проте перехід на ЕДО був повноцінним, оскільки деякі документи потрібно дублювати на папері. Наприклад, документацію, пов'язану з прийомом на роботу та звільненням, а також з дисциплінарними стягненнями та матеріальною відповідальністю.

У період пандемії бізнесу довелося адаптуватися до вимог щодо переведення працівників на дистанційну роботу. Згодом дистанція стала нормою для багатьох компаній, тому організації почали охоче наймати працівників з інших регіонів.

Наприкінці 2020 року з ініціативи Мінпраці стартував експеримент із запровадження КЕДО, у якому взяли участь 375 великих організацій. Результати цього експерименту були враховані при розробці закону, який став нормативною основою кадрового електронного документообігу. Також з 1 січня 2021 року набрав чинності Федеральний закон № 407-ФЗ, який дозволив вести документообіг із співробітниками, які працюють у дистанційному режимі, лише в електронній формі.

Перехід на кадровий ЕДО дозволяє не лише прискорити документообіг зі штатними співробітниками, а й спростити процес працевлаштування претендентів. Організації з КЕДО можуть провести співбесіду віддалено та укласти електронний трудовий договір. До плюсів КЕДО також можна віднести стандартні переваги електронного документообігу: скорочення витрат на оформлення документів, спрощення доступу до документів, забезпечення безпеки документообігу та збереження документів.

Які електронні підписи необхідні для КЕДО

Законодавством передбачено три види електронних підписів:

• простий електронний підпис;
• посилений некваліфікований електронний підпис (УНЕП);
• посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП).

Проста ЕП є зв'язкою «логін-пароль» і використовується для аутентифікації власника. Цей вид ЕП є найменш захищеним.

УНЕП має середній ступінь захисту та використовується в основному у внутрішньому, кадровому та зовнішньому ЕДО з контрагентами. За допомогою такої ЕП можна встановити особу підписувача та дізнатися, чи вносилися зміни до документа після його підписання.

УКЕП — найбільш захищений електронний підпис, який є гарантом юридичної сили документа.Вона використовується в електронних торгах, при складанні електронної звітності, а також при роботі на державних порталах. Отримати такий підпис можна лише в акредитованих центрах, що посвідчують. КЕП для керівників організацій та ІП випускає лише УЦ ФНП, а також довірені особи податкової.

Електронний підпис роботодавця

Юридично значущий електронний документообіг можливий лише з кваліфікованим електронним підписом, тому керівники організацій та ІП, які виступають як роботодавець, використовують УКЕП.

Електронний підпис для співробітника кадрового відділу

Співробітникам, які відповідають за кадровий облік персоналу в організації (наприклад, начальник відділу кадрів або головного бухгалтера), для роботи необхідна КЕП. Тільки з таким електронним підписом можна укладати договори та складати кадрову звітність у ФСС, ПФР та Росстат.

Електронний підпис працівника

Працівники можуть використовувати кваліфікований та некваліфікований електронний підпис. Щоб підписувати кадрові документи, працівникові достатньо УНЕП. Якщо немає угоди про порядок перевірки підпису, використовуватиметься лише посилений кваліфікований електронний підпис працівника.

Для підписання деяких документів застосовуються посилений кваліфікований електронний підпис роботодавця та посилений некваліфікований електронний підпис працівника. До таких документів входять:

• учнівський договір;
• трудовий договір;
• повідомлення про зміну умов трудового договору;
• ознайомлення із повідомленням про зміну умов трудового договору;
• договір про матеріальну відповідальність;
• внесення змін до договорів;
• наказ про застосування дисциплінарного стягнення;
• ознайомлення із наказом про застосування дисциплінарного стягнення;
• згоду на переведення;
• договір на здобуття освіти без відриву або з відривом від роботи;
• заяву про звільнення та його відкликання.

Електронний підпис дистанційного працівника визначається за тими самими правилами: учнівський договір, додаткова угода, договір про матеріальну відповідальність та угоду про розірвання трудового договору підписуються віддаленим співробітником за допомогою УКЕП або УНЕП. Інші документи можна підписувати за допомогою простого електронного підпису, проте можливість підписання кадрових документів електронним підписом такого виду має бути закріплена у спеціальному локальному акті чи трудовому договорі.

Як отримати електронний підпис на нового управлінця

Покрокова інструкція, як отримати ЕЦП на нового директора, якщо його немає в ЄДРЮЛ, за новими правилами:

Крок 1. Підготуйте документи для податкової:

• наказ про призначення чи колегіальне рішення;
• форма Р13014 для ФНП, яку завіряють у нотаріуса (бланк затверджений наказом ФНП № ЕД-7-14/617@ від 31.08.2020).

Крок 2. Зверніться до ФНП і внесіть зміни до ЄДРЛ.

Крок 3. Визначтеся з областю застосування нового сертифікату (для подання звітності, участі в тендерах тощо).

Крок 4. Подайте заявку на виготовлення цифрового підпису до ФНП або акредитований центр посвідчення. У нових правилах роз'яснюється, чи можна подати заяву на зміну генерального директора електронно з ЕЦП фізика — так, з 01.01.2022 допускається підписання робочої документації особистої ЕП фізичної особи. Але використовувати особистий підпис дозволяється лише за наявності спеціальної електронної довіреності.

Крок 5. Оплатіть рахунок за послуги центру, що посвідчує (до 01.07.2021).ФНП та довірені організації надають безкоштовну КЕП з 01.07.2021 для юридичних осіб, ІП та нотаріусів.

Крок 6. Підготуйте пакет документів для оформлення сертифіката відповідно до вимог центру:

• паспорт, ІПН та СНІЛС управлінця;
• документи, що підтверджують його повноваження, - статут, наказ про призначення (рішення або протокол);
• виписку з ЄДРЮЛ;
• заяву на оформлення сертифікату;
• документи, що підтверджують оплату послуг центру.

Крок 7. Отримайте кваліфікований електронний підпис на нового керівника на знімному носії. У 63-ФЗ немає прямої відповіді, чи підходить ЕЦП на юрособу, якщо змінився директор, але за логікою, при зміні особи, яка має право підпису від імені організації, використовувати КЕП попереднього керівника заборонено. Для подальшої роботи доведеться оформити нову ЕЦП.

За новими правилами, керівник сам приїжджає до ФНП за першим підписом. Це необхідно для посвідчення особи. Представник за дорученням не має права отримати першу КЕП для керівництва, а ось для наступних ЖП дозволено дистанційне посвідчення особи через діючу ЕП або за біометричними даними (п. 25 наказу ФНП № ВД-7-24/982@ від 30.12.2020). Для отримання першої КЕП керівнику необхідно взяти до ІФНС паспорт, СНІЛЗ та захищений носій із супровідною документацією на нього.

Наприкінці 2021 року Президент РФ Володимир Путін підписав Федеральний закон №377-ФЗ, який дозволяє вести кадрові документи в електронному форматі та встановлює порядок ведення електронного документообігу (ЕДО) та прийому на роботу до роботодавців, які використовують ЕДО.У статті ми розповімо, які кадрові документи можна оформляти в електронному вигляді та які електронні підписи потрібно використовувати для їхнього підписання.

Яка ЕП потрібна співробітнику

Оскільки електронний підпис уповноваженого співробітника повинен виконувати функції візування документів, кращим вибором буде посилений кваліфікований підпис. Співробітник зможе не лише працювати з внутрішніми та зовнішніми документами, а й надсилати звітність, працювати з державними порталами та брати участь у торгах. Крім того, такий підпис має найвищий рівень захисту, а значить скомпрометувати його буде складно, якщо тільки власник не передасть носій з нею в руки іншій людині.

Простий підпис також не можна використовувати ні для підписання документів, ні для держспорту, ні для участі в торгах. Вона підходить лише авторизації на ресурсах. Проста ЕП зазвичай є парою логін-пароль або функцію одноразових паролів. Це мінімальний рівень захисту.

Участь у держзакупівлях

Якщо підписати держконтракт ЕП колишнього керівника, то фактом вийде підписання контракту неуповноваженою особою. Компанія може потрапити до реєстру несумлінних постачальників.

Компрометація ЕП

Підпис повинен бути відкликаний та заблокований у день зняття повноважень не лише на користь компанії, а й для безпеки колишнього гендиректора. Вчинені з такою ЕП дії можуть бути визнаними шахрайськими.

І це, на жаль, не всі негативні наслідки, які можуть очікувати на організацію. Щоб уникнути подібних проблем, не можна допускати використання ЕЦП звільненого співробітника, а слід вчасно оформити електронний підпис новому гендиректору.

У разі знищення ЕЦП складається Акт знищення закритих ключів електронного підпису. При цьому ФСБ розробила спеціальний регламент знищення ключів ЕЦП, згідно з яким фірма повинна дотримуватись процедури та правил оформлення її результатів.

Замовте нову ЕЦП при зміні директора організації у нашому центрі, що засвідчує. Ми врахуємо особливості вашого бізнесу, організувавши отримання підпису та сертифікату, у найкоротші терміни. Надамо консультаційну юридичну допомогу. Телефонуйте нашим фахівцям прямо зараз!

Роботодавець може оформити ЕЦП на співробітника, який має право підписувати документи від імені організації. Важливо, щоб це був його особистий підпис, а не підпис керівника, нижче ми розповімо чому.

Вже з січня 2022 року юридичні особи та індивідуальні підприємці отримуватимуть підписи у податковій, а фізичні особи – в акредитованих центрах, що посвідчують.

Як перевірити, що підпис відкликаний

Усі відкликані сертифікати казначейство заносить до спеціального списку. Список анульованих сертифікатів розміщений у відкритому доступі в інтернеті.

Про автора цієї статті

Олександра Задорожнева Бухгалтер, експерт проекту Бухгалтер-практик.
Працюю з початку навчання у ВНЗ. Є досвід роботи і у комерції, і у бюджеті. З 2006 по 2012 працювала бухгалтером-касиром та кадровиком. З 2012 року — головний бухгалтер у бюджетній установі. Крім прямої бухгалтерії займаюся закупівельною та планово-економічною діяльністю. 4 роки пишу тематичні статті для профільних видань.

Можливі ризики використання старої ЕЦП під час зміни директора

Банківські ризики

У разі списання коштів із рахунку організації (ТОВ) за допомогою ЕЦП колишнього гендиректора збитків компанія відшкодувати не зможе. Відповідно до закону про електронний підпис та, виходячи з типових договорів з банками, ризики, пов'язані з порушенням конфіденційності ЕП, несе клієнт.

Що робити з електронним підписом під час перестановок у посібнику

Запам'ятайте: зміна ЕЦП при зміні директора є обов'язковою. Призначення нового керівника оформляється всередині організації наказом, протоколом загальних зборів чи рішенням єдиного учасника. Після оформлення факту перестановок у посібнику слідує:

• звернутися до посвідчувального центру, щоб відкликати електронний підпис при зміні керівника;
• подати заявку до УЦ, щоб оформити ЕП новому директору на підставі документів, що підтверджують його повноваження.

Термін, протягом якого повідомляють ФНП про перестановки в керівництві, - 3 робочі дні (п. 5 ст. 5 129-ФЗ). З 01.07.2021, навіть якщо відбувається зміна директора через особистий кабінет юридичної особи, отримати ЕП дозволяється лише у ФНП або у довіреної особи податківців — у центрі, що посвідчує, пройшов акредитацію за новими правилами.

Колишній керівник перестає затверджувати документи, навіть якщо перестановки в керівництві ще не відображені в ЄДРЮЛ, але ЕЦП нового директора, якого немає в ЄДРЮЛ, оформити не вийде (п. 3 ст. 40 14-ФЗ). Підпис новому керівнику видають на підставі оновлених відомостей у реєстрі юридичних осіб.

Експерти КонсультантПлюс зробили огляд нововведень щодо роботи з електронним підписом з 01.07.2021. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

У ситуації, коли ЕП нового директора ще не оформлена, але є термінова необхідність затвердження документів, рекомендуємо кілька варіантів вирішення питання:

• визначити, хто повинен підписувати ЕЦП при зміні директора, та використовувати для підпису документів сертифікат співробітника, який має право другого підпису (наприклад заступника директора);
• оформити ЕП за терміновим тарифом центру, що посвідчує, акредитованого за новими правилами.

Якщо колишній управлінець залишився у штаті компанії, деякі організації призначають його виконувачем обов'язків голови організації на час оформлення сертифіката. Але це варіант призводить до порушення, тобто. до. дані, які містять сертифікат, не ідентичні до реальних фактів. Наприклад, там зазначено, що співробітник — директор, а насправді головний інженер, який тимчасово виконує обов'язки голови компанії.

А от як бути з електронним підписом, якщо в організації помер директор, — подати заяву про відкликання ЕЦП, вказавши причину такої процедури. Потім слід призначити співробітника, який має тимчасове право підписання документів (поки не призначать нового керівника), і оформити йому ЕП фізичної особи. Нагадуємо, що з 01.01.2022 співробітники та уповноважені особи використовують особистий підпис як для робітників, так і для особистих документів (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ від 27.12.2019).

Використання КЕП керівника

У деяких організаціях працівники використовують електронний підпис керівника, але це небезпечно. У цьому випадку керівник нестиме відповідальність за будь-яку дію, вчинену співробітником за допомогою його КЕП. Наприклад, він може підписати не ті документи або навіть використовувати підпис у своїх особистих цілях.

Підпис уповноваженої особи повинен бути оформлений на нього самого, тоді він нестиме відповідальність за дії, вчинені з її використанням. Якщо він підпише якийсь документ, то у підписі цю інформацію буде запечатано і завжди можна довести, що документ підписаний саме цим співробітником.

Для користувачів можливе скасування електронного підпису щодо внутрішнього та зовнішнього документообігу, закупівель, здавання звітності до контролюючих відомств. Але анулюється не електронний носій (ключ ЕЦП), а сертифікат. Він є основою верифікації, запуску та роботи підпису.

Новий регламент, як закрити електронний підпис, наведено у наказі Казначейства Росії №11н від 16.03.2020. У нормативі описується порядок дій власника ЕЦП та спеціалістів посвідчувального центру ФК.

Слідкуйте за змінами у закупівлі за допомогою КонсультантПлюс!

Які кадрові документи можна вести в електронному вигляді

У процесі експерименту із запровадження КЕДО учасникам дозволялося вести у електронному форматі без дублювання на папір всі види кадрових документів. Після набрання чинності Федеральним законом №377-ФЗ дублювати на папір необхідно лише наказ про звільнення, акт про нещасний випадок на виробництві, а також інструктаж з охорони праці.

Компанії, які брали участь у експерименті, мають повернутися до паперового формату зазначених документів до 1 липня 2022 року. Крім того, нові правила не розповсюджуються на електронні трудові книжки. Їхнє ведення регулює Федеральний закон №439-ФЗ.