Аутсорсинг: що це та навіщо делегувати роботу стороннім фахівцям

Делегування завдань компанії профільним організаціям – поширена практика у сучасних умовах ведення бізнесу. У сьогоднішній статті розповімо, що таке аутсорсинг, яким компаніям він підходить і чи довіряти роботу стороннім виконавцям у спробі заощадити на утриманні своїх співробітників.

Головне не передавати компанії-аутсорсеру ключові функції організації, тому що в цьому випадку сам бізнес втрачає сенс, а його власник – прибуток.

Як працює аутсорсинг

Говорячи загальними словами, суть роботи кадрового аутсорсингу полягає в наступному:

• підбір аутсорсера, що надає послуги у певній сфері;
• узгодження умов та вартості співробітництва;
• укладання контрактного договору;
• контроль дедлайнів та якості виконання поставлених завдань (для цього можна залучити штатного менеджера).

Приклад роботи аутсорсингу

Наприклад, компанія виробляє м'які меблі і для активного продажу їй необхідні сайт (інтернет-магазин) і реклама в мережі. У цьому випадку розробку сайту та рекламної стратегії слід довірити аутсорсеру, якою може виступити рекламне агентство повного циклу.

Яскравим прикладом успішного IT-аутсорсингу є Ощадбанк, який передає проектні документи провайдерам медійного обладнання, тим самим розширюючи мережу своїх філій.

Лукойл також вдається до послуг підрядників з медіапланування та організації рекламних акцій.

Nike давно делегувала процеси виробництва до аутсорсу. Зараз компанія займається виключно розробками дизайну та стратегіями продажів у своїх магазинах.Саму ж продукцію фірми виробляє мережу підрядних організацій азіатській регіоні, де вартість праці значно нижча.

Види аутсорсингу кадрів

Найбільш популярними видами аутсорсингу в Росії є:

• IT-аутсорсинг - створення сайтів, розробка програмних забезпечення та IT-інфраструктури, а також технічна підтримка та обслуговування комп'ютерних систем;
• складський - прийом та відповідальне зберігання товарів, їх маркування, обробка та комплектація, включаючи надання логістичних послуг;
• юридичний - підготовка юридичних документів відповідно до законодавства, захист інтересів замовника у державних структурах та судах;
• бухгалтерського обліку — бухгалтерський облік, аудит та консалтинг, оподаткування, розрахунок та нарахування зарплат;
• кадрового діловодства - Найм, підбір та аналіз ефективності персоналу, онбординг, навчання нових співробітників, оффбординг;
• адміністративних функцій - Супровід роботи офісу (наприклад, сторонній спеціаліст на ресепшен), документообіг, управління офісними закупівлями, взаємодія з постачальниками послуг тощо;
• виробничих процесів - Виконання декількох етапів, а іноді і повного виробничого циклу при створенні тих чи інших продуктів.

Яким компаніям підходить аутсорс

Аутсорс тією чи іншою мірою підходить практично всім видам бізнесу:

• Малим та середнім підприємствам, яким з фінансових міркувань невигідно утримувати у штаті IT-відділи, бухгалтерію, юристів, маркетологів тощо;
• Стартапам, яким на стадії запуску підприємства складно з високою точністю прогнозувати успіх.Простіше кажучи, немає сенсу витрачати фінанси на комплектування повного робочого штату, а також закупівлю обладнання та програмного забезпечення для нього, доки бізнес не почав приносити очевидний дохід;
• Підприємствам з нерівномірним сезонним чергуванням високого навантаження та простоїв, коли також немає сенсу утримувати постійний персонал у непрофільних напрямках.

Плюси та мінуси аутсорсингу

Аутсорсинг персоналу має безліч переваг, як для замовників, так і для виконавців:

• роботу виконує досвідчений спеціаліст вузької галузі;
• практично виключено ситуації, пов'язані з виходом співробітника на лікарняний або його звільненням;
• економляться кошти на пошук та навчання кадрів, а також організацію робочого простору для додаткових штатних працівників;
• зменшуються витрати на податки та страхові виплати;
• оплата послуг здійснюється за фактом виконаних робіт.

Однак аутсорс все ж має свої недоліки:

• не можна делегувати стороннім фахівцям екстрені завдання, не зазначені у договорі;
• якщо ринку бракує підрядників у сфері послуг, можуть виникнути ситуації із завищеними цінами чи неякісним виконанням зобов'язань;
• є ризик витоку конфіденційної інформації;
• ускладнюється контроль за якістю та статусом виконання завдань, якщо сторонній співробітник працює віддалено;
• відсутня чітка законодавча база, яка повноцінно регулює аутсорсингові послуги.

У чому різниця між аутсорсингом, аутстаффінгом та фрілансом

Тепер розглянемо різницю між схожими, але все-таки різними поняттями — фріланс, аутстаффінг та аутсорсинг:

• Фріланс — це форма зайнятості для індивідуальних фахівців, які безпосередньо спілкуються із замовником та працюють самостійно.Сфера фрілансу спеціалізується на виконанні конкретних послуг, але не на підтримці процесів — наприклад, фрілансер зробить сайт, але не підтримуватиме його роботу.
• Аутстаффінг — передача окремих процесів чи розв'язання завдань зовнішнім фахівцям, які є співробітниками компанії-замовника. Простими словами – це оренда співробітника.
• Аутсорс — на відміну від попередніх категорій, це закріплена договором безпосередня передача завдань або процесів окремій організації, що спеціалізується на наданні послуг у конкретній галузі.

Як скласти договір на аутсорсинг

Наразі на законодавчому рівні аутсорсинг персоналу практично не регулюється. Проте, існує кілька підзаконних актів, що фіксують аутсорс, як одну з можливостей діяльності організації.

У будь-якому разі, щоб убезпечити свій бізнес, перш ніж делегувати виконання бізнес-завдань стороннім фахівцям рекомендується скласти докладний договір, де будуть ретельно прописані обов'язки та відповідальності сторін.

У договорі аутсорсингу слід зазначити:

• предмет угоди;
• термін договору;
• вартість виконуваних робіт;
• права, обов'язки та відповідальність сторін.

Зразок договору аутсорсингу

Для укладання договору аутсорсингу можна використовувати онлайн-конструктор договорів – dogovor.ru.

Резюме

Аутсорсинг кадрів — зручний та вигідний інструмент для успішної співпраці та оптимізації бізнес-процесів. Завдяки таким послугам можна успішно делегувати другорядні функції компетентним спеціалістам і зосередитися на вирішенні стратегічних завдань свого бізнесу.

Аутсорсинг для бізнесу: моделі, інструкція та секрети успішного впровадження

Аутсорсинг - це одна з управлінських стратегій, що передбачає передачу окремих завдань або проектів сторонньої компанії. Простіше кажучи, аутсорсинг — це коли компанія не має людей, навичок чи часу займатися якимось проектом і вона просить іншу компанію зробити це за неї.

Зазвичай на аутсорсинг віддають другорядні послуги або бізнес-процеси, що не належать до основної діяльності: наприклад, ресторанний бізнес залучає на аутсорс ІТ-компанію і віддає їй у роботу проект зі створення додатка або банк, у якого в штаті лише один юрист, залучає юридичну компанію щоб та представляла його інтереси в суді з якоїсь справи.

У статті ми розповідаємо, як працює аутсорсинг, чим він відрізняється від фрілансу та аутстафінгу, як вибрати модель аутсорсингу та впровадити у власний бізнес. На прикладах російських та зарубіжних компаній показуємо, яких результатів можна досягти за допомогою аутсорсингу.

Не маємо часу читати статтю? Знайдіть її у нашому телеграм-каналі і збережіть собі у «Вибраному» на майбутнє.

Як працює аутсорсинг?

У тому чи іншому вигляді аутсорсинг використовує більшість бізнесів. Коли невелика компанія бере замовлення та передає його виконання третій стороні на контрактній або постійній основі, це вважається аутсорсингом.

Наприклад, рітейлери передають на аутсорсинг оформлення своїх магазинів чи рекламне агентство, що друкує листівки малими тиражами, може передавати на аутсорсинг до друкарні печатку чогось великого — багатосторінкових буклетів тиражем від 500 штук.

Є багато причин, через які бізнес віддає те чи інше завдання на аутсорсинг. Головна з них – економія.Бізнес може використовувати трудові, фінансові та виробничі потужності іншої компанії, а заощаджені на цьому кошти він може направити на розвиток основного бізнесу, що приносить більшу частину прибутку.

Що можна віддавати на аутсорсинг?

На аутсорсинг можна передавати робочі завдання з будь-яких сфер — бухгалтерії, юриспруденції, адміністрування, маркетингу, менеджменту, ІТ-послуг тощо. буд. Теоретично будь-яка функція бізнесу може бути передана зовнішньому підряднику.

Наприклад, Альфа-банк залучив розробників російської платформи з управління електронними документами LANIT Document Management, щоб упровадили в банку систему безпаперового офісу.

Для цього команда платформи оцифрувала всі паперові документи, вигадала систему архівного зберігання даних, розіслала, зібрала та формалізувала дані від потенційних постачальників, а також підготувала проект рішення про створення центру компетенції з цифрового архіву.

Віддаючи цю роботу на аутсорсинг, Альфа-банк мав на меті знизити витрати: банку не потрібно було наймати власну команду для розробки та впровадження ПЗ, за нього це зробила інша команда.

Альфа-банк передав проект на аутсорсинг, щоби не витрачати внутрішні ресурси. Натомість банк зосередився на тих напрямках, які приносять дохід зараз

Аутсорсинг, аутстаффінг та фріланс: у чому відмінності?

Основна відмінність у тому, що ви «замовляєте»: при аутсорсингу клієнт отримує результат роботи, при аутстафінгу - самих працівників. При аутсорсингу ви віддаєте проект зовнішній команді, при аутстафінгу - пускаєте чужих працівників усередину своєї компанії. Незрозуміло? Пояснюємо.

Аутсорсинг необхідний ведення якогось проекту.Компанія, яку залучають (виконавець) бере на себе виконання цього проекту. Ця компанія сама вирішує, хто виконуватиме роботу — це може бути один фахівець чи кілька. При аутсорсингу:

• Клієнту потрібний результат.
• Саму діяльність клієнт не контролює – йому надають звіти про роботу.
• Клієнт зазвичай платить погодинні ставки.

Аутстаффінг - Це «оренда» персоналу. Клієнту потрібні люди, щоб виконувати роботу. Тому він звертається до компанії, яка надає працівників (аутстафер). Ці співробітники працюють на користь, під управлінням та контролем клієнта, але працевлаштовані вони в аутстаффінговій компанії. При аутстафінгу:

• Клієнту потрібний саме персонал.
• Клієнт не лише контролює всю роботу, а й каже, що треба робити.
• Клієнт сплачує місячну зарплату.

Аутсорсинг та аутстаффінг відрізняються навіть юридично. Для аутсорсингу укладається договір надання послуг. Для аутстафінгу - договір про надання персоналу або праці працівників.

Аутсорсинг обирають ті компанії, які хочуть весь проект повністю віддати іншій команді виконання. Причин може бути кілька: у компанії взагалі немає відділу, здатного виконати цю роботу, або в іншої компанії більше досвіду у цьому питанні.

Аутстаффінг обирають ті компанії, які мають внутрішні співробітники, просто зараз їх не вистачає. Але все ж таки в компанії налагоджені внутрішні процеси для виконання цієї роботи і є менеджмент, здатний стежити за роботою найнятих співробітників — проводити інструктажі, знайомити з внутрішніми актами, контролювати робочі процеси. Тому логічніше залучити людей усередину компанії, а не віддати проект поза її.

Аутсорсинг

Аутстаффінг

У чому фішка?

Компанія-замовник повністю віддає роботу з якогось проекту іншої компанії

Компанія-замовник «орендує» людей в іншій компанії, щоб ті допомогли з якимось проектом.

Як відбувається?

Замовник не контролює роботу за проектом

Замовник не лише контролює всю роботу, а й каже, що і як потрібно зробити

Що зрештою?

Замовнику потрібен виконаний проект = результат роботи

Замовнику потрібен саме персонал = він не вимагає від цих людей якогось результату

Як домовляються?

Замовник і компанія-аутсорсер укладають договір надання послуг.

Замовник та компанія-аутстаффер укладають договір про надання персоналу

Є ще фріланс. Фрілансер – це приватна особа, яка може надавати замовнику якусь послугу. Працюючи з фрилансером компанія платить за фактично витрачений час фахівця. Компанія знаходить фрілансерів на спеціальних біржах або натикається на сайти-резюме в Інтернеті.

Зазвичай фрілансери працюють сам на себе, не залучають сторонніх фахівців, не мають доступу до передових і дорогих розробок і вирішують проблему так, як уміють.

Терміну «фрілансер» у законодавстві немає; найближче поняття - самозайнятий. Фрілансер зазвичай працюють за договорами надання послуг, підряду або авторського замовлення або взагалі без договору.

Навіщо бізнес дає процеси на аутсорсинг?

Бізнес передає завдання на аутсорсинг, щоб знизити витрати, розширити свою присутність на ринках і сконцентруватися на важливих питаннях, а також стати гнучкішими, швидше вирішувати ключові завдання та підвищувати ефективність роботи співробітників.

Консалтингова компанія Deloitte щороку аналізує розвиток ринку аутсорсингу у світі. На зображенні дані за 2022 рік. Зображення: Deloitte

Зниження витрат

Apple, передавши на аутсорсинг складання айфонів, домігся зниження витрат відразу за декількома напрямками: заощадив на навчанні, утриманні та зарплаті власного персоналу.

Замість того, щоб будувати завод в Америці, компанія Apple використовувала готові виробничі лінії Hon Hai Precision Industry Co. та інших заводів, а також встановила змінну оплату праці для персоналу з інших країн (ставку за кількість зібраних телефонів). Якби компанія розмістила виробництво в США, їй довелося платити фіксовану зарплату своїм співробітникам.

Hon Hai Precision Industry Co., розташований на Тайвані, в 2021 році щомісяця фіксував зростання доходів - зростання на 20% підтверджує, що попит на iPhone, ігрові консолі та сервери зростає пропорційно. А аутсорсинг вирішує головне завдання — зниження витрат. Зображення: Bloomberg

Концентрація на ключових завданнях

IKEA передала на аутсорсинг все, що могла, — виробництво меблів, логістику, службу підтримки, бухгалтерію. У Росії її всю бухгалтерію вів один аутсорсер. Перепоручивши бухгалтерські операції, IKEA спромоглася зосередитися на важливіших процесах — відбудові від конкурентів та підвищенні задоволеності клієнтів.

Досягнення кращих результатів у непрофільних функціях

Аутсорсингові компанії зазвичай мають більше ресурсів, ніж середньостатистичний бізнес. Для вирішення своїх і клієнтських завдань вони можуть використовувати нові розробки та професійніших співробітників.

Так, «Стрічка» використала потужності GlowByte для вимірювання ефективності всіх маркетингових кампаній. Раніше маркетологи «Стрічки» могли оцінити ефективність кожного окремого каналу, але не могли розрахувати ефект всього просування в цілому.GlowByte змінив систему – впровадив нове ПЗ, оптимізував методики оцінки. Ці зміни дозволили оцінювати довгостроковий вплив від рекламних активностей кожного клієнта окремо. А вже цю інформацію маркетинговий відділ може використовуватиме вдосконалення шляху клієнта.

Розширення глобальної присутності

Деякі аутсорсингові компанії можуть цілодобово обслуговувати клієнтів у різних країнах за рахунок передачі на аутсорсинг клієнтських служб.

Наприклад, клієнти звертаються до аутсорсингової компанії WNS Global, оскільки та спеціалізується на управлінні бізнес-процесами та має 60 центрів обслуговування по всьому світу. Для клієнтів така співпраця означає міжнародну експертизу та світові бізнес-рішення.

Регіони, де працює WNS Global. Зображення: WNS

Підвищення гнучкості компанії

Тютюнова компанія JTI віддала на аутсорсинг провайдеру Orange Business Services усі проекти, пов'язані з цифровою трансформацією та комунікаціями - керовані сервіси, програми, голосові помічники, комунікативні сервіси та контакт-центр.

JTI також використовує IoT у цехах, що дозволяє їй збирати та обробляти дані набагато більш упорядкованим чином. Це допомагає компанії мінімізувати збитки від будь-яких проблем, підвищити гнучкість компанії та скоротити час простою машин, полегшуючи шлях до того, щоб бізнес став ще більш цифровим.

Перевищення швидкості та ефективності

СберСервіс працює з держкорпорацією «ВЕБ.РФ». Компанія обслуговує серверне та мережеве обладнання, корпоративну мережу, телефонію та супроводжує користувачів. Передача на аутсорсинг дозволила ВЕБ.РФ заощадити час, підвищити точність роботи та налагодити процеси, пов'язані з обслуговуванням користувачів.

10 моделей аутсорсингу

Є різні моделі аутсорсингу і кожна з них може допомогти бізнесу досягти поставленої мети. У статті ми виділили 10 основних.

1. Професійний аутсорсинг

Професійний аутсорсинг передбачає надання будь-яких спеціалізованих послуг: бухгалтерського обліку, закупівель, адміністрування, юридичних послуг, цифрового маркетингу тощо. буд. Приклад: розробка або юридична допомога при відкритті нової компанії.

2. Аутсорсинг бізнес-процесів

Аутсорсинг бізнес-процесів (Business Process Outsourcing, BPO) - один із найпоширеніших видів аутсорсингу. Бізнес наймає стороннього постачальника для обробки конкретного бізнес-процесу: найчастіше якесь завдання, що повторюється, — підтримки клієнтів або адміністрування.

3. IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг пов'язаний з розробкою нових програм та додатків, підтримкою та обслуговуванням застарілих систем, тестуванням та контролем якості, а також з різними мережевими послугами. Приклад: Сберсервіс.

4. Аутсорсинг виробництва

Аутсорсинг виробництва підходить компаніям, які займаються проектуванням та виробництвом фізичного продукту. Постачальник може виробляти ваші товари за нижчою ціною. Приклади: Apple, H&M та IKEA.

5. Процесний аутсорсинг

Аутсорсинг процесів – це передача третій стороні роботи над конкретним процесом. Розрізняють:

• Аутсорсинг процесів знань (Knowledge Process Outsourcing, KPO) більше пов'язаний з делегуванням непрофільних бізнес-операцій в інші регіони. Використовують для покращення продуктів та послуг за допомогою досліджень та аналізу даних.
• Аутсорсинг юридичних процесів (Legal Process Outsourcing, LPO), що охоплює дотримання нормативних вимог, судові провадження та інші юридичні запити.
• Аутсорсинг процесу найму (RcO), що охоплює все, що пов'язано з наймом. Бізнес може отримати допомогу з розміщення вакансій, складання списку кандидатів та оцінки кандидатів.

6. Операційний аутсорсинг

Операційний аутсорсинг зазвичай пов'язаний з обробною промисловістю. Це коли на аутсорсинг передають деякі операційні завдання та кроки, щоб забезпечити якість кінцевого результату.

7. Проектний аутсорсинг

Можна віддати на аутсорсинг повністю весь проект або його частину.

8. Мультисорсинг

Мультисорсинг - це надання відразу кількох послуг однією компанією. Як правило, мультисорсинг забезпечує поєднання різних IT-операцій та інших бізнес-функцій.

9. Офшорний аутсорсинг

Офшоринг чи офшорний аутсорсинг — це передача частини якогось бізнес-процесу іншій компанії, що у іншій країні.

• Amazon віддав обслуговування клієнтів та логістику аутсорсингової компанії на Філіппінах - так бізнес заощадив на зарплатах операторів.
• American Express найняв аутсорсерів в Індії та на Філіппінах для клієнтської підтримки.

10. Оншоринг

Оншоринг - це передача компанії-клієнта на аутсорс бізнес-операцій компаніям, розташованим у тій же країні, де головний офіс клієнта - протилежність офшорингу - бізнес не виводить за кордон частину операцій, а, навпаки, повертає їх назад.

Переваги та недоліки аутсорсингу

Аутсорсинг не можна вважати за універсальне рішення. Залучення третіх осіб до бізнес-операцій може посилити бізнес або, навпаки, призвести до багатьох нових проблем. Ми виділили основні переваги цієї моделі та ризики її використання.

Переваги

Ризики

• Зниження витрат на персонал та розвиток внутрішньої інфраструктури.
• Залучення до роботи професійніших кадрів.
• Підвищення продуктивності.
• Доступ до інновацій, інтелектуальної власності та інтелектуального лідерства аутсорсера.
• Прискорений час виходу ринку.
• Концентрація на покращенні основних процесів.
• Зниження потенційних ризиків та розширення горизонтів планування.
• Можливість працювати над проектом цілодобово.
• Можливість збудувати правильні робочі відносини, засновані на простих домовленостях (ставиться до малого бізнесу).
• Можливість планувати та проводити більш ефективні, цілеспрямовані кампанії та проекти, на реалізацію яких зазвичай не вистачає навичок

• Можливі додаткові витрати, наявність яких з’ясовується після підписання договору з компанією.
• Неможливість завершити проект через фінансову неспроможність аутсорсера.
• Втрата управлінського контролю та нездатність контролювати дії чи процеси, передані на аутсорсинг.
• Відсутність контролю за якістю, якщо неправильно вибрати виконавця. Деякі компанії орієнтовані отримання прибутку, а чи не хорошу роботу.
• Неможливість швидко зреагувати на зміни у бізнес-середовищі.
• Загроза витоку конфіденційних даних та інтелектуальної власності.
• Негативна реакція персоналу передачу частини процесів інший компанії.
• Негативна реакція із боку суспільства.Віддаючи роботу на аутсорсинг, бізнес позбавляє регіон робочих місць та демпінгує вартість оплати праці

Як впровадити аутсорсинг у компанію?

Незалежно від того, з якою метою ви використовуєте аутсорсинг, важливо вибрати правильну модель аутсорсингу та правильного виконавця. Тільки так ви зможете реалізувати всі переваги цієї моделі.

Крок 1. Вирішіть, чи вигідний аутсорсинг

Незважаючи на явну вигоду від впровадження аутсорсингу, ця стратегія підійде далеко не всім.

• Спочатку проаналізуйте операції вашої компанії, щоб зрозуміти, де ви дієте недостатньо ефективно.
• Проаналізуйте ефективність своїх співробітників і їхня здатність досягати поставленої мети. Аутсорсинг потрібен, якщо працівники не справляються з поставленими KPI або роблять роботу неякісно, ​​а бізнес не має ресурсів на залучення більш професійних кадрів.
• Як тільки ви визначите, які відділи та завдання можуть виграти від аутсорсингу, вам слід вивчити компанії, які спеціалізуються на цих завданнях, щоб визначити вартість та характер послуг, а також принципи роботи аутсорсера.
• Визначте критерії відбору та виберіть 1–2 компанії, які найбільше вам підходять.
• Проведіть опитування серед своїх співробітників та спробуйте з'ясувати, як аутсорсинг може на них вплинути.

Якщо передача частини проектів на аутсорсинг є економічно доцільною і не зашкодить роботі компанії, переходьте до наступного етапу.

Крок 2. Опишіть завдання, яке віддасте на аутсорсинг

Гайди з описом — це документи, за допомогою яких можна обґрунтувати необхідність запровадження аутсорсингу заінтересованим сторонам та сформулювати очікування співпраці.

Зазвичай у документі вказують навички, які потрібні аутсорсеру до виконання завдання, і навіть очікувані цільові показники його продуктивності.

Наприклад, якщо компанія віддає на аутсорсинг просування нового продукту, вона може шукати виконавця, який глибоко знається на продукті, вміє розробляти і впроваджувати стратегії просування в соцмережах. Плюсом буде, якщо аутсорсер має доступ до новітніх розробок або унікальне ПЗ, які допоможе досягти мети в більш стислий термін.

Крок 3. Розрахуйте бюджет та умови оплати

Вирішіть, за що ви платитимете аутсорсеру — за готовий продукт, час або за кожен проект. Визначте графік платежів та способи розрахунку, штрафи чи санкції іншого характеру за недотримання термінів.

Розробіть план, хто і в який термін затверджуватиме бюджет, якщо виділених коштів не вистачить. Постарайтеся врахувати всі форс-мажори і закладіть 5-10% на непередбачувані обставини.

Крок 4. Призначте відповідальну особу

Хоча аутсорсинг частково знімає відповідальність із внутрішньої команди, для повноцінної комунікації потрібно призначити відповідального менеджера з аутсорсингу, який візьме на себе спілкування між компанією та аутсорсером.

Ця людина відповідатиме за комунікацію: вона доносить зміни до проекту до третьої сторони, розповідає внутрішній команді про хід проекту, відповідає на будь-які питання, які можуть виникнути у підрядника. Він також перевіряє роботу аутсорсера.

В ідеалі менеджер з аутсорсингу повинен мати гарні навички спілкування та управління проектами. Зображення: Narrative для Unsplash

Крок 5. Захистіть свої дані та інтелектуальну власність

При аутсорсингу ви ділитеся конфіденційною інформацією з виконавцем. Переконайтеся, що ваш аутсорсер підписав угоду про нерозголошення конфіденційної інформації перед тим, як ви передасте йому дані.

Крім того, перевірте, чи проводить аутсорсингова фірма регулярні перевірки мережі та безпеки на своєму робочому місці. Дізнайтеся, чи вони використовують спеціальні інструменти, які захистять усі ваші дані та запобігають їх попаданню в чужі руки.

Крок 6. Запросіть пропозиції від підрядників

Цей етап контролює обраний менеджер – він розсилає опис проекту аутсорсинговим компаніям та запитує від них комерційні пропозиції.

На цьому етапі компанія може провести співбесіди із підрядниками, щоб краще зрозуміти, як вони можуть допомогти бізнесу. При виборі слід врахувати, в якому регіоні працює аутсорсер:

• Якщо послуга не вимагає постійного контролю з боку замовника, можна обрати офшорну компанію, якщо вона повністю відповідає вашим вимогам.
• Якщо важливим є прямий контакт, краще вибирати оншорний аутсорсинг.

Крок 7. Виберіть компанію, яка найкраще підходить та практикує гнучкий підхід

Після розгляду пропозицій та проведення співбесід менеджер з аутсорсингу може вибрати компанію, що найбільш відповідає поставленим цілям. При необхідності можна попросити переглянути умови контракту до його підписання.

Вибраний вами аутсорсер повинен мати гнучкість для досягнення результатів у найкоротші терміни. Особливо, якщо виконавець працює в іншому часовому поясі. Він повинен мати необхідні ресурси для обслуговування ваших невідкладних потреб.

Крок 8. Моніторуйте результати та процеси аутсорсера

Оцініть якість роботи фірми, щоб переконатися, що вона відповідає стандартам компанії та вашим внутрішнім правилам. Якщо третя сторона не виправдає очікувань компанії, менеджер з аутсорсингу може заявити про свої побоювання вищому керівництву та запропонувати план щодо вирішення ситуації.

8 секретів успішного аутсорсингу

1. Чітко визначте, чого ви хочете і чому, як вимірятиметься успіх, перш ніж почнете збирати пропозиції від аутсорсерів. Залучіть до опрацювання проекту працівників вашої компанії. Опрацювання проекту підвищить зацікавленість вашої команди та допоможе виявити проблеми на ранній стадії проекту.
2. Зберігайте гнучкістьособливо якщо проект тривалий. Згодом потреби вашого бізнесу можуть змінитися - вам потрібно швидко зреагувати на зміни та попередити про це аутсорсера.
3. Ставтеся до аутсорсерів як до постійних членів команди. Не тільки дивіться, що вони роблять у рамках поставленого завдання, а й цікавтеся їхньою думкою щодо проекту. Вони можуть бути ідеї про те, як зробити деякі процеси ефективнішими.
4. Почніть із малого. Якщо ви вперше користуєтесь аутсорсингом, рекомендуємо розпочати з простого проекту, який відносно легко визначити та швидко реалізувати.
5. Призначте відповідального менеджера. Важливо розуміти, хто за що відповідає на будь-якому етапі проекту. По можливості встановіть програмне забезпечення для управління проектами, де ви і аутсорсер можете стежити за тим, хто, що і коли повинен робити.
6. Домовтесь про післяпродажний сервіс. Ця рада актуальна для компаній, які передають на аутсорсинг великий проект.Після його завершення може бути потрібна допомога аутсорсера у навчанні персоналу або вирішенні поточних проблем, що виникають під час адаптації. Включіть ці умови до договору на етапі переговорів.
7. Заздалегідь залучіть свою команду. Так ви знизите негативний ефект від аутсорсингу та отримаєте важливу інформацію.
8. Вибирайте аутсорсера не за вартістю, а за можливостями.
9. Працюйте із експертами. Вони не лише реалізують проект, а й зможуть проконсультувати вас щодо того, які ідеї будуть найефективнішими.